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X Funciones BD
X Funciones BD
Excel dispone de un conjunto de funciones que comienzan con las iniciales BD y que sirven para
trabajar con bases de datos. Se usan de un modo similar a los criterios de selección en las Consultas de
Access. A los lectores que conozcan Access les resultará familiar su manejo.
Sintaxis: FUNCIÓN_BD(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)
base_de_datos: Es la tabla o base de datos.
nombre_de_campo: Es el nombre de la columna de la tabla sobre la que se va a realizar el
cálculo.
criterios: Es el rango de celdas que contiene las condiciones que se van a utilizar en el cálculo.
El rango de criterios puede colocarse en cualquier lugar pero, para permitir la adición de nuevos datos,
se desaconseja situarlo debajo de la tabla.
Vamos a emplear la función BDCONTAR para ilustrar cómo se usan las funciones BD. Utilizaremos una
base de datos ficticia que colocaremos en el rango B9:F41, dejando las filas 1 a 7 para situar los
criterios. La fórmula la pondremos en H10.
Primer ejemplo
Contar las veces que la Empresa Ascensores J & C ha hecho Aportaciones comprendidas entre 150
y 300, teniendo, al mismo tiempo, algún valor en la columna Devolución.
Copiamos los encabezamientos de la base de datos en B2:F2. Como el criterio que vamos a emplear
requiere hacer dos comprobaciones en el campo Aportación, necesitamos dos celdas con este título.
Por tanto, escribimos Aportación en G2.
En C3:
>150
En G3:
<300
Los tres criterios están en la misma fila. Esto significa que están vinculados mediante el operador Y.
Dicho de otra forma: (El campo Empresa contiene Ascensores J & C) Y (Aportación es mayor que
150) Y(Aportación es menor que 300).
Como queremos contar el número de celdas no vacías de la columna Devolución que cumplen los tres
criterios, la fórmula que pondremos en H10 será:
En H10:
=BDCONTAR(B9:F41;D9;B2:G3) [Resultado: 2]
El primer argumento es el rango que ocupa la base de datos; el segundo, es el campo sobre el que
vamos a aplicar la función (contar registros); el tercero, el el rango que ocupa los criterios. El segundo
argumento, D9, podemos sustituirlo por el nombre del campo. Si lo hacemos así, la fórmula
sería: =BDCONTAR(B9:F41;"Devolución";B2:G3)
Segundo ejemplo
Contar las veces que Ascensores J & C ha hecho Aportaciones mayores que 300 o menores
que 200 y haya algún dato en la columna Devolución.
En H10:
=BDCONTAR(B9:F41;D9;B2:C4) [Resultado: 2]
Tercer ejemplo
Contar las veces que cualquier empresa distinta de Ascensores J & C haya
hecho Aportaciones mayores que 200 y haya algún dato en la columna Devolución.
En H10:
=BDCONTAR(B9:F41;D9;B2:C3) [Resultado: 8]
Cuarto ejemplo
Contar las veces que cualquier empresa, excluidas Ascensores J & C y Decoraciones Eder, haya
hecho Aportaciones mayores que 200 y haya algún dato en la columna Devolución.
En H10:
=BDCONTAR(B9:F41;D9;B2:H3) [Resultado: 8]
Quinto ejemplo
En H10:
=BDCONTAR(B9:F41;"Devolución";B2:G6) [Resultado: 6]
Sexto ejemplo
Es mejor utilizar el segundo método: poner una fórmula en la zona de criterios. Sin embargo, antes hay
que conocer una serie de condiciones de obligado cumplimiento (extraídas de la ayuda de Excel):
La fórmula se debe evaluar como VERDADERO o FALSO.
Puesto que está utilizando una fórmula, escriba la fórmula como lo haría normalmente, pero no
la escriba de la forma siguiente: =''=entrada''
No utilice rótulos de columnas para los rótulos de los criterios; deje los rótulos de criterios en
blanco o utilice uno que no sea un rótulo de columna incluido en el rango.
Si en la fórmula utiliza un rótulo de columna en lugar de una referencia relativa a celda o un
nombre de rango, Excel presenta un valor de error, como por ejemplo #¿NOMBRE? o #¡VALOR!, en la
celda que contiene el criterio. Puede pasar por alto este error, ya que no afecta a la manera en que se
filtra el rango.
La fórmula que utilice con el fin de generar los criterios debe utilizar una referencia relativa para
hacer referencia a la celda correspondiente de la primera fila.
Todas las demás referencias usadas en la fórmula deben ser referencias absolutas.
A la nueva columna de la zona de criterios le llamaremos Auxiliar y la fórmula será:
En H3:
=F10<PROMEDIO($F$10:$F$41) [Resultado: FALSO]
F10 es la primera celda de la columna con la que vamos a hacer el cálculo (en nuestro caso la media
aritmética). Debe ser una referencia relativa (no lleva signo $). Todas las demás referencias deben ser
absolutas (llevan signo $).
En H10:
=BDCONTAR(B9:F41;"Devolución";B2:H3) [Resultado: 14]
Séptimo ejemplo
Contar celdas no vacías de la columna Devolución de las empresas que sean sociedades anónimas
(S.A.) o sociedades limitadas (S.L.)
En este caso tendremos que usar caracteres comodín: asterisco (*) e interrogación (?). El asterisco
sustituye a un número indeterminado de caracteres; la interrogación, solamente a uno.
Si entre los elementos buscados hay una interrogación o un asterisco, para incluirlo en la búsqueda
debe ir precedido de la tilde (~).
En H10:
=BDCONTAR(B9:F41;"Devolución";B2:B3) [Resultado: 6]