Conceptos de contabilidad

TÉCNICAS CONTABLES

Conceptos de Contabilidad
Entendiendo y simplificando
el proceso de registración

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Conceptos de contabilidad

El desarrollo de contenidos que se presenta a continuación pertenece a

UADE Virtual, es producto del aporte de los docentes de UADE Business
School que han dictado la materia y es actualizado a medida que la
evolución de las normas contables lo requiere.

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ÍNDICE

1.1 Introducción p. 4

1.2 Entendiendo y simplificando el p. 4

proceso de registración

1.2.1 Identificación p. 5

1.2.2 Registración p. 8

1.2.3 Resumen p. 11

1.2.4 Presentación p. 13

1.3 Anexo p. 15

Bibliografía p. 17

Bibliografía complementaria

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1.1 Introducción
En la nota de cátedra “La contabilidad: El lenguaje de los negocios” se
presentó una introducción a la contabilidad y a las reglas básicas de
registración.

Sin ánimo de repetir los conceptos, en la misma se definió la contabilidad como:

“un proceso que consiste en identificar, registrar, resumir y

presentar información económica a quienes toman decisiones”. 1

Y se presentaron las siguientes reglas básicas:

• La partida doble
• La empresa en marcha
• El devengado

El objetivo de esta nota es iniciar desde este punto de partida y estudiar

cómo es ese proceso de identificación, registro, resumen y presentación en la
realidad, a través de lo que se conoce como el proceso de registración, para
luego plantear una simplificación del mismo a los efectos de la materia.

1.2 Entendiendo y simplificando el

proceso de registración

Gráficamente, el proceso de registración puede verse de la siguiente forma:

Hecho Documentos Libro diario Libro mayor

Ajustes

Balance de
comprobación Estados contables

1
Horngren/Sundem/Eliott, Prentice Hall,
“Introducción a la contabilidad financiera”, Séptima edición 2000, Pág. 4.

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Esquemáticamente, el mismo puede dividirse en los siguientes pasos (note

la relación entre éstos y la definición de la contabilidad)
1- Identificación
2- Registración
3- Resumen
4- Presentación

1.2.1 Identificación

Hecho Documentos Libro diario

Ajustes

Como ya se definió en la nota técnica mencionada al inicio, la contabilidad

busca identificar todos aquellos sucesos que modifican en forma cuantitativa
o cualitativa los recursos de la empresa a fin de que quien tome decisiones lo
haga sobre la visión más ajustada a la realidad de la empresa posible.

Estos sucesos, en general, son las distintas transacciones que realiza la

empresa:
• comprar,
• vender,
• cobrar,
• pagar

Son sucesos que de alguna manera representan el nacimiento de un

documento (facturas, remitos, certificado de depósitos, etc.) y deben ser
registradas.

Sin embargo, la existencia de estos documentos no es indispensable para

la identificación y su posterior registración. El mismo paso del tiempo, por
ejemplo, puede modificar estos recursos y por lo tanto, puede existir un
conjunto de sucesos o hechos económicos que aún sin estar originados en
transacciones propiamente dichas, deben ser registrados.
Cada vez que un hecho económico o suceso modifique estos recursos empresariales,
la contabilidad deberá registrarlo independientemente de su origen.

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Una vez identificado este suceso, habrá que identificar también

cuáles son los usos (y por aplicación de la partida doble sus fuentes) de
los recursos que han sufrido cambios a fin de efectuar la registración en
las cuentas que modifiquen precisamente estos conceptos.

Para ello, cada empresa cuenta con el denominado “Plan de cuentas”, que
siguiendo la analogía presentada entre la contabilidad y un lenguaje, sería el
diccionario, conteniendo las palabras (cuentas) de la contabilidad. El mismo
presenta un listado de todas las cuentas necesarias para la registración de
los hechos contabilizables y sirve tanto para la registración como para la
exposición.

Dado que cada registración se realizará en las cuentas de este listado, existen
unas características fundamentales con las que debe contar:
• Ordenado: Debe permitir encontrar en forma rápida la(s) cuenta(s) a utilizar
• Flexible: Debe permitir de manera sencilla agregar o modificar las cuentas
• Completo: Debería contar con el nivel de detalle necesario de acuerdo a la
empresa
• Claro: Las cuentas deben ser claramente identificables con los usos o fuentes

A continuación, y a modo de ejemplo, se presenta una cuenta dentro de un

plan de cuentas de 5 niveles.

Nivel 1: Naturaleza
ej: Activos

Nivel 2: Rubro
ej: Caja y Bancos

Nivel 3: Subrubro
ej: Bancos

Nivel 4: Cuenta colectiva

ej: Bco. Boston

Nivel 5: Cuenta individual

ej: Bco. Boston cta. xxxx

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La registración contable se hace a nivel de la cuenta individual, por

ejemplo, el depósito de dinero en la cuenta corriente xxxx, sin embargo, los
diferentes niveles se utilizan para el resumen y presentación.

Por ejemplo, para cada una de las siguientes preguntas, la respuesta

está dada en un nivel diferente de agrupación ya que cada nivel
representa la suma de las cuentas dentro del nivel inferior. ¿Cuál es
el total de dinero en la cuenta xxx del banco Boston? ¿Cuál es el total
de dinero en todas las cuentas del banco Boston? ¿Cuál es el total de
dinero en cuentas bancarias? ¿Cuál es el total de dinero en efectivo y
en cuentas bancarias? ¿Cuál es el total de recursos?

Definamos entonces un plan de cuenta sencillo para su utilización mediante

ejemplos en lo que queda de la nota técnica. A fin de simplificar vamos a
utilizar sólo tres niveles (Naturaleza, Rubro y Cuenta Individual). Para una mejor
comprensión se colocará entre paréntesis una pequeña definición de cada rubro.

1. Activos
1.1. Caja y bancos (Dinero disponible en efectivo y en cuentas bancarias)
1.1.1. Efectivo
1.1.2. Banco XXX
1.2. Inversiones (Colocaciones de dinero con el ánimo de obtener una renta)
1.2.1. Plazo fijo
1.3. Créditos (Derechos de la empresa contra terceros)
1.3.1. Créditos por ventas
1.3.2. Alquileres pagados por adelantado
1.4. Bienes de cambio (Bienes destinados a la venta en el curso normal del negocio)
1.4.1. Mercadería
1.5. Bienes de uso (Bienes destinados al uso y no a la venta)
1.5.1. Maquinaria
1.5.2. Amortización acumulada maquinaria
1.5.3. Edificio
1.5.4. Amortización acumulada edificio

2. Pasivos
2.1. Deudas (Obligaciones ciertas de la empresa con terceros)
2.1.1. Proveedores
2.1.2. Deudas bancarias
2.1.3. Otras deudas
2.2. Previsiones (Obligaciones inciertas futuras de la empresa con terceros).

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3. Patrimonio neto (Derecho de los propietarios sobre los recursos)

3.1. Capital (Aportes de los propietarios)
3.1.1. Capital
3.2. Resultados (Resultados obtenidos por la empresa y no distribuidos)
3.2.1. Reservas
3.2.2. Resultados acumulados

4. Ingresos (Ganancias)
4.1. Ingresos operativos (Ingresos originados en la actividad principal)
4.1.1. Ventas
4.2. Ingresos financieros (Ingresos originados en actividades de financiación)
4.2.1. Intereses ganados

5. Egresos (Pérdidas)
5.1. Egresos operativos (Egresos originados en la actividad principal)
5.1.1. Costo de mercadería vendida
5.1.2. Gastos de administración
5.1.3. Gastos de comercialización
5.1.4. Amortizaciones
5.1.5. Alquileres
5.1.6. Otros gastos
5.2. Egresos financieros (Egresos originados en actividades de financiación)
5.2.1. Intereses

1.2.2 Registración

Hecho Documentos Libro diario

Ajustes

Una vez identificado el hecho económico y las cuentas a utilizar, la

registración se realiza en el denominado libro diario2 que es sencillamente
el lugar donde se efectúa el registro de cada uno de estos sucesos en orden
cronológico, siguiendo el método de la partida doble.

2
A los efectos de la simplicidad vamos a obviar los subdiarios como los de compras,
ventas, etc. ya que en definitiva son simplemente agrupaciones de transacciones
homogéneas que luego son volcadas al libro diario.

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Este método (como ya se vio en la nota técnica mencionada) consiste

en la aplicación de una idea bastante sencilla. Significa que todo
recurso que tiene la empresa disponible tuvo un origen, por lo que
cualquier registración se hará desde dos visiones distintas, la primera
desde el punto de vista en qué se aplica o utiliza el recurso y la
segunda de dónde vino ese mismo recurso es decir su fuente u origen.

La registración entonces se realizará en el libro diario por medio de la partida

doble en lo que se conoce como asiento contable.
Recuerde
El asiento contable es la unidad mínima de la registración y significa la
expresión por partida doble de un hecho económico que modifica los
recursos (cualitativa o cuantitativamente).

El siguiente es un esquema de un asiento contable:

Cuenta de la aplicación de recurso Importe

Cuenta del origen de recurso Importe
Detalle del hecho económico

Notemos que existen dos columnas, la primera es donde se registran todos

los movimientos que implican un uso o aplicación y la segunda la fuente u
origen y por partida doble la suma de los importes de una debe ser igual a la
suma de los importes de la otra.

Por convención, estas dos columnas reciben los nombres de Debe y Haber
respectivamente.
Vamos a considerar una empresa ficticia “D&H” y realizar unos cuantos
ejemplos de registración para la misma.

Hecho 1:
El 1º de Enero de 2006 se constituye la sociedad por el aporte en efectivo
de dos socios por $ 50.000 cada uno.

Este hecho implica la modificación de los recursos de la empresa. La misma

cuenta ahora con $ 100.000 de recursos en efectivo que provienen del aporte
de capital de los socios. De un rápido vistazo al plan de cuentas presentado
se identifican las cuentas a utilizar en la registración:

1.1.1. Efectivo (Cuenta de activo)

3.1.1. Capital (Cuenta de patrimonio neto)

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Conceptos de contabilidad

A continuación, esto se registrará mediante un asiento contable en el libro

diario de la siguiente manera:
01/01/06
Efectivo $100.000
Capital $100.000
Constitución de la sociedad

Hecho 2:
El 10 de Enero de 2006 la empresa alquila un local, con un alquiler
mensual de $ 1.000, pagando tres meses por adelantado, los gastos de la
operación ascendieron a $ 2.500.
En este hecho tenemos dos partes, la primera es el alquiler de un local
adelantado.

El alquiler del local representa un gasto, sin embargo por el criterio del
devengado, este gasto no debe registrarse hasta el momento en que se
produzca, independiente del momento en que se pague. ¿Cuándo se
produce el gasto de alquiler? Obviamente en la medida en que transcurra el
tiempo.

Por otro lado, la misma firma del contrato deriva en los gastos de la operación
(comisión, etc.) que representan un gasto ya realizado por $ 2.500.

Tenemos entonces conceptos que se modifican: el efectivo que disminuye,

los gastos de la operación y el alquiler pagado por adelantado. La primera es
una cuenta claramente identificable: 1.1.1. Efectivo

La segunda son los gastos de la operación, dado que este gasto es

circunstancial y que no es factible que se repita en el futuro, no sería
conveniente crear en el plan de cuentas una cuenta específica para este tipo
de gastos sólo para una única registración, es por ello que se podría utilizar la
cuenta más genérica “otros gastos”: 5.1.6. Otros gastos

Por último, el alquiler pagado por adelantado representa que la empresa

tiene el derecho de utilizar el local durante los meses que ya fueron pagados,
lo que en definitiva significa que tiene un derecho sobre un tercero de hacer
uso de ese local. Estos derechos se encuentran en el rubro 1.3. Créditos y
dentro del mismo está la cuenta alquiler pagado por adelantado (1.3.2)

El asiento contable sería entonces:

10/01/06
Alquiler pagado por adelantado $3.000
Otros gastos $2.500
Efectivo $5.500
Contrato de alquiler del local

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Notemos que el efectivo se encuentra ahora del lado derecho del asiento ya
que es la fuente con la cual se pagaron los gastos y el alquiler.

Al 10 de Febrero de 2006 ya ha transcurrido un mes desde el contrato de

alquiler por lo que uno de los tres meses pagados por adelantado ya fue
utilizado. Por el criterio del devengado este gasto debe registrarse como
tal y dejar de formar parte de los recursos (Créditos) de la empresa.3
Las cuentas a utilizar son la de alquileres pagados por adelantado y la
cuenta de gastos Alquileres (5.1.5.)

10/02/06
Alquileres $1.000
Alquiler pagado por adelantado $1.000
Devengamiento del alquiler del mes 1

1.2.3 Resumen

Libro Diario Libro Mayor Balance de Comprobación

Una vez realizadas todas las registraciones contamos con un detalle analítico
hecho por hecho asentado en el libro diario, este detalle no es práctico para tener
una visión rápida del estado general de la empresa ni de un recurso en particular.
Es por esto que cada cuenta del plan de cuentas tiene un registro resumido de
todos los hechos que la modificaron a fin de tener en cada momento el estado
de dicha cuenta, este resumen por cuenta se denomina “mayor de la cuenta”.

Definición
El registro donde se coloca este resumen de cada cuenta es lo que se
conoce como libro mayor y dentro de él se encuentran los mayores de
cuentas. Esquemáticamente el mayor de una cuenta se puede asimilar a
una T donde del lado izquierdo se colocan todos los movimientos de uso
o aplicación de recursos y del lado derecho todos los movimientos de
origen o fuente de los mismos.

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Esta registración podría hacerse quincenalmente, semanalmente, diariamente ya que
en definitiva todos los días “se consume” un poco de este crédito. Sin embargo a fines
prácticos la registración mensual es suficiente.

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Conceptos de contabilidad

Por ejemplo, el mayor de la cuenta efectivo, de acuerdo a los asientos ya

realizados se vería de la siguiente manera
Cuenta Efectivo

(1° asiento: Aporte de capital) 100.000 5.500 (2° asiento: Alquiler)

(Saldo) 94.500

El saldo de la cuenta representa la diferencia entre la suma de los

movimientos de un lado y la suma de los movimientos del otro.
Así como la parte izquierda de un asiento es el Debe mientras que la derecha
es el Haber, el saldo de la cuenta puede ser Deudor o Acreedor, de acuerdo a
cual sea el lado dominante de cada cuenta.

En general, las cuentas de activos como así también las de resultados negativos
(pérdidas) tienen un saldo deudor mientras que las cuentas de pasivos,
patrimonio neto y resultados positivos (ganancias) tienen un saldo acreedor.

A continuación se presenta el mayor del resto de las cuentas utilizadas:

Cuenta Capital
100.000
100.000

Cuenta Alquiler pagado por adelantado

3.000 1.000
2.000

Cuenta Alquiler
1.000
1.000

Cuenta Otros gastos

2.500
2.500

Podemos resumir aún más esta información listando el total de cuentas y su

correspondiente saldo y agrupándolas por naturaleza.

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Conceptos de contabilidad

Aplicaciones Orígenes
Activos
Efectivo 94.500
Alquileres pagados por adelantado 2.000
Patrimonio neto
Capital 100.000
Resultados
Alquilar 1.000
Otros gastos 2.500
Total 100.000 100.000

Esto sería lo que se conoce como balance de comprobación y es una prueba

de que se ha respetado la partida doble dado que ambos totales son iguales.

1.2.4 Presentación

Libro Mayor Balance de Comprobación

Estados Contables

Por último simplemente queda reordenar estos saldos en las diferentes

visiones de cada estado contable.

La contabilidad financiera cuenta con 4 estados contables básicos

1. Estado de situación patrimonial
2. Estado de resultados
3. Estado de flujo de efectivo
4. Estado de evolución del patrimonio neto

A modo ilustrativo vamos a armar los dos primeros con la información

resultante de los ejemplos. 4

4
No es el objetivo de esta nota presentar un análisis detallado de la forma y contenido
de los estados contables, es por esto que se presentarán muy sencillamente los dos
primeros para luego ser analizados en otra nota con mayor profundidad.

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Conceptos de contabilidad

A. Estado de situación patrimonial o balance general:

Muestra los recursos de la empresa desde las dos visiones, el uso o aplicación y las
fuentes de los mismos. Es una “foto” de la empresa a un momento determinado.

Activos Pasivos
Caja y Bancos $94.500
Créditos $2.000 Patrimonio neto
Capital $100.000
Resultados ($3.500)
Total Activos $96.500 Total Pasivos + P.N. $96.500

B. Estado de resultados:
Muestra los resultados obtenidos en el ejercicio contable. El total de estos
resultados es lo que se muestra como resultado del ejercicio en el estado de
situación patrimonial.

Alquiler ($1.000)
Otros gastos ($2.500)
Resultado ($3.500)

Simplificando el proceso
Este es el esquema del proceso de registración como se realiza en las diferentes
empresas, a los fines de la materia vamos a utilizar las ventajas de una planilla de
cálculo (Excel) para la resolución de los casos.
El concepto sigue siendo el mismo, sin embargo vamos a utilizar esta
herramienta a fin de simplificar el trabajo, lo que es posible dado que en la
mayoría de los casos la cantidad de cuentas y movimientos es relativamente baja.

El formato de la misma es el que sigue:

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Conceptos de contabilidad

En la primera columna se colocan las cuentas que serán utilizadas en la

registración.
En la segunda columna se colocarán los saldos iniciales de cada cuenta.

En las columnas siguientes bajo el encabezado de aplicaciones y orígenes se

colocarán los movimientos de acuerdo al tipo que se trate.

La última columna en forma horizontal representa el saldo de las cuentas

(como el mayor de la cuenta), mientras que en forma vertical refleja la
situación patrimonial y el estado de resultados.
Ante cada registración esta columna varía y muestra cómo cada hecho ha
modificado los recursos y resultados de la empresa.

Para finalizar, en el anexo A se muestra cómo la planilla se modifica

ante cada uno de los ejemplos presentados.
Obviamente el resultado es exactamente el mismo mediante el
proceso tradicional de registración y la herramienta utilizada para
la simplificación.

En conclusión, esta nota ha hecho un recorrido en lo que es el proceso de

registración y presenta una manera más práctica de implementarlo en el
desarrollo de los casos de estudio.

Anexo

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Conceptos de contabilidad

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Conceptos de contabilidad

Bibliografía
Biblioteca > Horngren/Sundem/Eliott (2000), Introducción a la contabilidad financiera
UADE Prentice Hall.

Bibliografía Complementaria
Biblioteca > Pahlen Acuña, R/Peisci, M./Repila, JC y otros (2006),
UADE Contabilidad: Aplicaciones Básicas Comentadas – 2da ed
Buenos Aires: Temas Grupo Editorial.

> Resolución Técnica F.A.C.P.C.E. 8/87

> Resolución Técnica F.A.C.P.C.E. 9/87

Biblioteca > Telias, A; Smurra R; Pahlen Acuña R; Fano, Diego (2007);

UADE Contabilidad para gerenciar - 1ra ed.
Buenos Aires: Temas Grupo Editorial.

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