Gestion de Materiales

Manual usuario gestión de materiales
Instituto de Salud Pública y Laboral de Navarra

y
Servicio Navarro de Salud – Osasunbidea
www.ieci.es
Manual de usuario Gestión de Materiales SAP INFORMÁTICA EL CORTE INGLÉS
Este documento contiene información y material confidencial propiedad de Informática El Corte Inglés S.A.. Los materiales,
ideas y conceptos contenidos en esta propuesta serán utilizados exclusivamente para evaluar las capacidades de
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mencionados. No está permitido su reproducción total o parcial ni su uso con otras organizaciones para ningún otro
propósito, excepto autorización previa por escrito.
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ÍNDICE DE CONTENIDOS
1 . INTRODUCCIÓN 6
2 . ESTRUCTURA ORGANIZATIVA 7
3 . DATOS MAESTROS 9
3.1Grupos de Compras 9
3.2Materiales 10
3.2.1 Clasificación básica de los materiales: Tipos de material y Grupos de artículos 10
3.2.2 Como comprobar si un material o servicio está dado de alta 12
3.2.3 Como crear un material para un Centro Logístico 17
3.3Proveedores 33
3.3.1 Datos de Compras 34
3.3.2 Funciones de Interlocutor: 35
3.3.3 Creación/Modificación de proveedor TERC para Compras: 37
3.3.4 Creación/modificación proveedor COMP 40
3.4Registros Info de compras 43
3.4.1 Transacciones estándar para acceder a los registros info 44
3.4.2 Transacciones de actualización masiva de datos cliente de registros info 49
3.4.3 Transacción de carga de datos cliente de registro info a través de fichero de texto:
52
3.5Libros de Pedidos 52
3.5.1 Actualización masiva de libro de pedidos 54
3.6Centros de Coste 55
4 . DOCUMENTOS DE COMPRAS 58
4.1Peticiones de oferta y oferta 58
4.2Solicitudes de compra 58
4.3Contratos Marco 63
4.3.1 Carga masiva de Contratos marco 67
4.4Pedidos de compra 69
4.4.1 Pedido de compra sin referencia a Contrato Marco 70
Integración presupuestaria de la gestión de compras 76
4.4.2 Tratamiento de solicitudes de compra 78
4.4.3 Pedido de compra con referencia a Contrato Marco 89
4.4.4 Pedido de compra copia de un pedido 97
4.4.5 Pedido de compra con posiciones de devolución 98
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4.4.6 Pedido de compra con posiciones gratuitas 99

4.4.7 Pedido de compra por proveedor desconocido 100
4.4.8 Parametrizaciones personales 104
4.4.9 Obtención del impreso del pedido 105
5 . PLANIFICACIÓN DE NECESIDADES 108
5.1Características de Planificación de necesidades y Tamaños de lote 108
5.1.1 Característica VB/Tamaño de lote HB 108
5.1.2 Característica VB/Tamaño de lote FX (tamaño de lote fijo) 109
5.1.3 Otras características de planificación de necesidades 110
5.2Ejecución de la planificación de necesidades individual 112
5.3Ejecución de la planificación de necesidades global 118
5.4Visualización individual de la planificación 121
5.5Visualización colectiva de la planificación 122
6 . GESTIÓN DE RESERVAS INTRANET 124
6.1Reservas 124
6.2Resumen de la operativa de gestión de reservas desde la Intranet 127
6.3Actualización de usuarios de la Intranet 128
6.3.1 Creación de nuevo usuario 128
6.3.2 Ampliación de autorizaciones de usuario 130
6.3.3 2.1.3. Borrado de usuarios 131
6.3.4 2.1.4. Modificación de datos usuario132
6.4Actualización de catálogos para un Centro de Coste 132
6.4.1 2.2.1. Crear o ampliar el catálogo de un centro de coste 132
6.4.2 Copiar catálogo de productos 133
6.4.3 Modificar un catálogo 133
6.4.4 Borrar un catálogo de productos 133
6.4.5 Visualizar un catálogo de productos 134
6.5REPARTO PROPORCIONAL ENTRE LOS CENTROS DE COSTE 134
6.5.1 Actualización del calendario de repartos para Cecos 134
6.5.2 Crear el calendario para un Centro de coste o varios Centros de 134
6.5.3 Trasladar el día de reparto de un centro de coste 134
6.5.4 Borrar el calendario de repartos para un centro de coste 135
6.5.5 Reparto proporcional entre los centros de coste 135
7 . MOVIMIENTOS DE MERCANCÍAS 137
7.1Entrada de mercancías137
7.2Traspasos 140
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7.2.1 Traspasos entre almacenes 140

7.2.2 Traspasos de material a material 142
7.1Salidas de material desde Almacén 144
7.1.1 Salida de mercancías a Centro de Coste 144
7.2Inventario 146
7.2.1 Inventario en 3 pasos146
7.2.2 Inventario en 2 pasos, contabilización de diferencias 152
7.2.3 Inventario en 1 paso, contabilización de diferencias 154
7.2.4 Contabilización de diferencias de inventario (carga fichero) 156
8 . FACTURAS LOGÍSTICAS 158
8.1Factura preliminar logística 158
8.2Facturas con periodo de devengo 160
8.3Factura contabilizada 162
9 . INFORMES Y LISTADOS 163
9.1Listados de Documentos de Compras 163
9.1.1 Listados de Contratos Marco164
9.1.2 Informes de consultas por referencias 166
9.1.3 Pedidos de compra retenidos 168
9.1.4 Informe de pedidos de compras pendientes de recibir 170
9.1.5 Informe de pedidos de compras 172
9.2Listados de stocks 173
9.2.1 Resumen de Stocks 174
9.2.2 Stock de almacén: 176
9.2.3 Listado de fecha de caducidad: 177
9.2.4 Stock en fecha contable: 178
9.2.5 Informe de listado de reservas: 180
9.2.6 Informes de consumos de Centros de Coste: 182
9.3Listado de facturas 183
9.4Sistema de Información Logística: Análisis Estándar 184
9.4.1 Análisis material 184
9.4.2 Análisis proveedor 186
10. lista de transacciones 187
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1 . INTRODUCCIÓN
Revisaremos en este documento las distintas actividades de la Gestión de Compras y Almacenes,
tanto de Instituto de Salud Pública y laboral de Navarra como de Servicio Navarro de Salud-
Osasunbidea.
Las actividades que vamos a revisar son las siguientes:
● Estructura Organizativa
● Datos maestros: Materiales, Registros info de compras, Proveedores, Libro de pedidos
● Documentos de Compras: Contratos marco, Solicitudes de Compras, Pedidos de Compras
● Movimientos de mercancías
● Planificación básica de necesidades
● Verificación de facturas logísticas
● Consultas de documentos e informes
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2 . ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
A modo informativo, para todos los usuarios del módulo de Gestión de Materiales de SAP, es
importante conocer que todas las gestiones de compras y almacenes que se van a reflejar en el
sistema, se apoyan en 2 conceptos muy importantes:
 Estructura Organizativa
 Datos Maestros
La estructura organizativa se define durante la implantación del sistema como sistema de gestión de
una organización. Los usuarios finales, no deben cocer como generar una estructura organizativa,
pero sí conocerla, puesto que la van a utilizar en las distintas tareas que van a hacer en el sistema.
Por este motivo, nos parece importante dedicar un primer apartado para presentar cuales son las
Estructuras Organizativas de ambos Organismos a día de hoy (esta Estructura es algo vivo, puede
cambiar en el tiempo, por lo tanto, en este documento vamos a plasmar las Estructuras
Organizativas actuales).
La imagen que a continuación se ve, representa una Estructura Organizativa genérica:
Si particularizamos en las Organizaciones siguientes:
SERVICIO NAVARRO DE SALUD – OSASUNBIDEA
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INSTITUTO DE SALUD PÚBLICA Y LABORAL DE NAVARRA
SAP MM, módulo de gestión de materiales de SAP, está integrado con el sistema Económico
Presupuestario, Financiero y de Costes de Gobierno de Navarra.
La relación viene dada en la Contabilidad Financiera por la Sociedad FI.
En el sistema de Costes, Controlling, por la Sociedad CO.
La relación con la Contabilidad presupuestaria la veremos en apartados siguientes.
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3 . DATOS MAESTROS
Los datos maestros del sistema son la fuente central de información en una organización. Se
consideran Datos Maestros los siguientes:
 Grupos de compras
 Materiales
 Proveedores
 Registros info de compras
 Libros de pedidos
 Centros de Coste
Vemos uno por uno.
3.1 Grupos de Compras

El grupo de compras, es una forma de clasificar las compras que se realizan en un Centro,
normalmente corresponde a que dependiendo del material que se compra, esta gestión la realizan
unos usuarios compradores u otros.
Esto también permite definir comportamientos del sistema en función del grupo de compras que
realiza el pedido, y también obtener información para cada grupo de forma independiente.
SNS-O
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ISPLN
3.2 Materiales
En ambas Organizaciones (SNS-O e ISPLN, los materiales utilizados en SAP, se dividen en
materiales de suministros y servicios.
Los materiales de suministros tienen codificación numérica, y los servicios tienen codificación
alfanumérica.
3.2.1 Clasificación básica de los materiales: Tipos de material y Grupos de artículos

Los materiales y servicios se clasifican por Tipo de Material y Grupo de Artículos.
Esto no es, más que una forma de clasificación de los materiales, para poder definir formas de
comportamiento comunes, en función de la clasificación de los materiales, o explotación de la
información, también en función de dicha clasificación.
Todos los materiales y servicios utilizados se clasifican en las siguientes familias:
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COD. FAM. FAMILIA
1 PRODUCTOS ALIMENTACIÓN
2 FARMACOS
3 MANTENIMIENTO
4 PRÓTESIS E INJERTOS
5 MATERIAL SANITARIO
6 MATERIAL LABORATORIO
7 MAT OFICINA E IMPRESOS
9 MAT. LIMPIEZA Y ASEO
10 UTILLAJE E INSTRUMENT.
11 ROPAS Y VESTUARIO
12 ARRENDAMIENTOS
13 MANTENIMIENTO
14 REPARACIONES Y CONSERVACIÓN
15 COMUNICACIONES
16 SUMINISTROS
17 MATERIALS Y GASTOS DIVERSOS
18 MATERIALS HOTELEROS
19 ASISTENCIA CONCERTADA
20 PRESTACIONES
21 SUBVENCIONES
Estos son algunos Grupos de artículos:
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Siempre, los 4 primeros caracteres del código de un material, coinciden con su grupo de artículos.
Por ejemplo:
Material: 34010001 tiene un grupo de artículos = 3401
3.2.2 Como comprobar si un material o servicio está dado de alta

Cuando desde un Centro Logístico, tanto en SNS-O, como en ISPLN, se va a usar un material o
material determinado, debemos comprobar primero que está codificado en SAP.
Los datos de un material o servicio se dividen por pestañas, y encontramos:

 Datos generales, que afectan a todos los Centros, independientemente de la Organización
de Compras.
 Datos de Centro
 Datos de Almacén
Para ello, podemos ir a la transacción de visualización de materiales/servicios:
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Entramos a la transacción (doble clic) y llegamos a la siguiente pantalla:
Buscamos el código del material para el que comprobar si está dado de alta. Usamos el matchcode
y con él podemos buscar por los distintos criterios que nos ofrece SAP. Por ejemplo, por el texto
breve del material, ponemos entre asteriscos una palabra que sepamos que está contenida en su
descripción.
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También podemos buscar por el campo texto ampliado del material, que es el que contiene la
descripción completa de éste (el texto breve puede tener abreviaturas de algunas palabras).
Existe una pestaña de búsqueda por texto largo. Si le damos al icono de lista, de la parte superior
derecha de la pantalla:
Aparecen todas las posibilidades de búsqueda, seleccionamos Búsqueda por texto largo:
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Y nos aparece la siguiente pantalla, en la que en el campo Texto ampliado podemos poner entre
asteriscos una de las palabras de la descripción del material:
Pueden suceder dos cosas, que aparezca el material que buscamos o que no aparezca.
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◊ Si no aparece, debemos solicitar su creación según procedimiento establecido.

◊ Si aparece en el resultado, lo seleccionamos, haciendo doble clic sobre él o nos situamos
encima de él y luego le damos al icono de continuar:
Una vez que lo hemos elegido, le daremos al botón: “Selección de Vistas”:
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Seleccionamos todas y le damos al icono continuar:
Aparece la pantalla de los Niveles de Organización:
Desplegamos el matchcode del campo Centro y nos aparece la lista de los Centros para los que ese
Material está dado de alta:
En el caso del ejemplo, el material está dado de alta para el Centro 6000 y el 8000.
Si vemos que en esa lista está nuestro Centro, entonces podemos usar ese material, en caso de que
no sea así, debemos darlo de alta nosotros.
3.2.3 Como crear un material para un Centro Logístico

Siempre desde el árbol de menú:
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Entramos en la transacción:
Introducimos el material que queremos dar de alta y le damos a Enter, el sistema nos mostrará el
Ramo y el tipo de material que el material ya tiene asociados y que no se modifican en las distintas
altas.
Botón seleccionar Vistas o enter y aparecen las distintas pestañas de datos. Marcamos todas y le
damos a continuar.
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Una vez seleccionadas las vistas aparece la pantalla de Niveles de Organización, es decir, el Centro
y Almacén para el que vamos a dar de alta el material. Los seleccionamos:
Centro:
Almacén:
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El sistema nos lleva directamente a la primera pantalla en la que tenemos que rellenar datos:
En el caso de materiales no es necesario seleccionar todas las vistas, para realizar pedidos solo es
necesario seleccionar las vistas:
Podemos grabar esas vistas seleccionadas en la Parametrización Previa y siempre saldrán

marcadas por defecto.
Y a continuación le damos al icono de continuar:
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De esta forma el sistema sólo nos llevará por las pestañas seleccionadas y la creación del material
será más rápida.
Veremos que hay datos de las pestañas que vamos a ir completando, que ya tienen información y
que nosotros no hemos introducido.
Estos son los Datos generales, válidos para toda la organización de SNS-O, y que son dados de
alta desde Servicios Centrales.
Esos datos son los datos de clasificación del material, tipo de material, grupo de artículos,
descripción del material, texto de pedido de compras, y Unidad de Medida Base.
Un material tiene distintas Unidades de Medida:
 Unidad de medida base: es la unidad en la que se gestiona el material en el almacén. Debe
ser la mínima unidad de medida en la que se puede gestionar ese material.
 Unidad de medida de pedido: Es la unidad de medida en la que se pide al proveedor.
 Unidad de medida de salida: Es la unidad en la que el material se suministra desde el
almacén.
La Unidad de medida base, es muy importante. Una vez asignada al material, no puede modificarse.
Unidades de medida de pedido, y de salida, puede haber diferentes.
En la cabecera de la pantalla, vemos algunos botones, y opciones de menú:
Si vamos al botón de Datos Adicionales:

Accedemos a la pestaña de Unidades de Medida, asociadas al material.
El primer registro que se ve, es la Unidad de Medida Base(SOB).
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Aquellas que empiezan por L, corresponden a las Unidades de Medida de Salida para los
distintos centros:
LT1: Unidad de medida de salida para el centro 1000.
LT2: Unidad de medida de salida para el centro 2000.
Y así sucesivamente.
El registro C02, es una Unidad de Medida de Pedido de ese material, corresponde a Cajas de 2.
Las unidades de medida genéricas existentes son:
 Caja
 Envase
 Paquetes
 Rollo
Dependiendo de la Unidad de Medida Base, el material podrá tener Unidades de Medida de
Pedido de Caja, Envase….
En la pestaña de Compras rellenamos el campo Grupo de Compras correspondiente:
Adicionalmente, el campo Susceptible bonificación en especie, es necesario rellenarlo, si

queremos poder definir un acuerdo con un proveedor para una bonificación en especie para un
material.
Y vamos pasando de pestaña.

El texto de pedido de compras se introduce desde Servicios Centrales y no puede modificarse:
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Siguiente pestaña:
Planificación de necesidades 1 (Se trata para materiales pero no para servicios)
En estas pestañas se rellenan los datos para realizar la planificación del material en el almacén.
En un apartado posterior, veremos lo que es la Planificación de Necesidades y algunas de las
formas más básicas de planificar los materiales.
Si se va a realizar una planificación de necesidades por punto de pedido (por debajo de un valor
de stock que el sistema emita una orden de compra). Si se va a realizar una planificación en
base a las necesidades o reservas de material creadas en el sistema.
El campo Característica de planificación de necesidades, determina el tipo de planificación que
se realiza, y una vez seleccionado, el sistema pide una información necesaria u otra.
Si un material no se planifica, la característica de planificación de necesidades es ND:
No entramos en la explicación detallada de los tipos de planificación de necesidades, puesto que

esto es objeto de un curso individual. Existe un manual de Planificación de necesidades para
consultar.
Áreas de Planificación de Necesidades: Como hemos comentado, en un apartado posterior se
ve la funcionalidad de Planificación de Necesidades. En ese momento se verá que en las
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implantaciones normales de SAP, éste contempla que la planificación de necesidades se realice

por Centro Logístico, teniendo en cuenta todos los Almacenes que ese Centro Logístico tenga
asociados.
En caso de que se requiera hacer una planificación diferente, por Almacén, por ejemplo, se
deben crear Aéreas de Planificación e necesidades, en ese caso, corresponderían a los
Almacenes, y así, podrán planificarse los almacenes por separado.
Este es el caso de ISPLN, el Centro 8100, tienen asignados los Almacenes:
8101 y 8102, y ambos están creados como Áreas de Planificación de necesidades, y pueden
planificarse de forma independiente.
Por este motivo, los datos maestros de materiales, pestaña de Planificación de Necesidades,
son diferentes en el caso de ISPLN.
Si vemos esta pestaña en uno de los materiales definidos para el Centros 8100:
Entrando en el botón Áreas de planificación de necesidades a la derecha:

Vemos el que existen datos de planificación para un Área de Planificación de necesidades:
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Podemos ver los datos de planificación de necesidades para esa Área de Planificación:
Si en el campo Área de Planificación de necesidades, vamos a la lista desplegable, vemos que

existen definidas ene l sistema 2 áreas de planificación de necesidades, A8101 y A8102, y
corresponden cada una de ellas al Almacén correspondiente:
8101 y 8102
En este caso, para este material sólo hay datos creados para una de las Áreas de Planificación.
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Pestaña de Planificación de Necesidades 2: Obligatorio rellenamos el Almacén de

Aprovisionamiento Externo, que debe ser el mismo, que el almacén para el que estamos
creando el material.
Existe más información que puede introducirse, relacionada con la planificación de necesidades:
plazos de entrega del material, stock de seguridad..
En la pestaña de Planificación de necesidades 4, que se define a nivel e Almacén, se puede
indicar al Sistema, que cuando se planifique un Centro, no se tenga en cuenta los datos de un
Almacén concreto de ese centro:
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En este caso, en la planificación, no se tendrá en cuenta el stock del material en ese almacén,
en función del Indicador seleccionando.
En la pestaña de Datos Generales de Almacenamiento 1, introducimos la Unidad de Medida
de Salida, en caso de que exista:
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Para el caso del Complejo Hospitalario de Navarra, existe una integración con un sistema
externo (software GALYS).
Los datos maestros de materiales, deben estar actualizados en algunos casos, en dicho sistema
externo. El campo Código WS, que vemos en esta pestaña, indica si esos datos se han
actualizado o no en el sistema destino.
En la pestaña de Datos Generales de Almacenamiento 2, no introducimos ningún dato.
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En la pestaña de Contabilidad 1 vemos datos importantes: Económico y Categoría de

valoración y precio.
Esta pestaña, almacena la información que permite realizar la gestión financiera y

presupuestaria, de las compras de materiales/servicios.
El campo categoría de valoración va a determinar las cuentas contables que van a utilizarse en
las distintas operaciones que se realicen con ese material.
El campo Económico, determina la partida presupuestaria que el sistema determina en los
pedidos de un material para un Centro.
La partida presupuestaria queda determinada en un pedido de compras, en base a 2 criterios:
Económico del Material, y Centro del pedido.
Una vez que hemos completado los datos de todas las pestañas, ya podemos grabar el material
y ya estará dado de alta para nuestro Centro. Lo podemos utilizar en documentos de compras.
Para el caso de Servicios, debemos seleccionar las siguientes vistas:
Se pueden grabar también con la parametrización previa y la información que se introduce en

estas pestañas es la misma que hemos visto para los materiales.
Clasificación (Lotes y Fecha de Caducidad)

Merece especial atención, la pestaña Clasificación dentro del maestro de materiales.
SAP permite crear criterios de clasificación para los materiales. Actualmente, tanto en SNS,
como en ISPLN, se está utilizando la clasificación por Lotes, con fecha de caducidad.
Es decir, un lote de un producto corresponde a una fecha de caducidad.
Para que un material en el sistema se gestión por lotes, esto significa que el sistema sepa que
para un material siempre hay que indicar cuándo se realizan entradas de mercancía, que el
usuario debe indicar un lote y una fecha de caducidad, se necesario indicar en el maestro de
materiales, 2 cosas:
1. A nivel de Centro, en la pestaña de Compras, que ese material se gestiona por lotes:
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2. Además de las pestañas que hemos ido comentando, para que un material pueda
gestionarse por lotes, debemos seleccionar una nueva pestaña que hasta ahora no
estamos actualizando, es la pestaña: CLASIFICACION.
Al acceder a esa pantalla, el sistema presenta la siguiente pantalla:
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Hay que seleccionar el registro Lote (doble clic).

En el campo Clase, metemos el valor FECHALOTE:
Y le damos a Enter, aparece en la parte inferior de la pantalla, en la característica Fecha de

caducidad.
No metemos ningún dato, con esto ya estaría actualizada la información para que el sistema
sepa que se va a trabajar con ese material, con clasificación de Lotes, y la característica de
estos lotes va a ser la fecha de caducidad.
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Es importante tener en cuenta lo siguiente, una vez que se ha creado un material, y s e ha

trabajado con él, realizando pedidos, de compras, entradas de mercancía, pasar de la gestión
con lotes a gestión sin lotes, o viceversa, no es trivial.
El sistema exige, que no existan stocks de ese material, en ninguno de los periodos logísticos
abiertos (normalmente el actual, y el anterior), y además que no existan documentos pendientes
de ese material.
Transacciones asociadas al tratamiento de los Datos Maestros de Material:
En SAP, siempre que no se haya actualizado los datos de una pestaña, si queremos
actualizarlos, será necesario acceder mediante la transacción de Crear material.
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 32 de 187]

3.3 Proveedores
Los datos de proveedor, se clasifican en los siguientes apartados:
 Datos generales
 Datos de la sociedad
 Datos organización de compras
Al inicio del manual hemos dicho que SAP es un sistema integrado. El módulo de MM, está
integrado con la contabilidad financiera, y por ello, los Proveedores de cualquier organización de
compras, deben estar definidos previamente para la Sociedad Financiera correspondiente, como
Acreedores.
Para poder utilizar un proveedor en un pedido de compras, previamente tiene que estar creado
como Acreedor de la Sociedad, y sin eso, no podremos utilizarlo.
Dentro de Gobierno de Navarra, esta tarea es una tarea que se realiza desde Tesorería de GN.
En ese momento, se actualizan los Datos Generales y Datos de Sociedad.
Las organizaciones de compra correspondientes deberán actualizar los Datos de Compras, pero
una vez creados los datos Generales, y de Sociedad.
Todos los proveedores válidos para las gestiones de compras, se clasifican como acreedores del
grupo de cuentas TERC (Terceros de Gobierno de Navarra).
Sólo estos acreedores, pueden utilizarse como proveedores de compras, una vez que tengan
creados los Datos de Compras.
Estos datos son los siguientes:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 33 de 187]

Vemos primero los datos de Dirección (los actualizan desde Tesorería de GN):
3.3.1 Datos de Compras

Los Datos de Compras, se actualizan desde cada Organización de compras, de forma
independiente, es decir, en SNS, tiene que actualizar sus propios datos de compras de
proveedor, y desde ISPLN, los suyos.
Datos fundamentales a actualizar, son las condiciones de pago (por defecto 0001), y el flag de
Verificación de Facturas en base a entrada de mercancías.
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 34 de 187]

Existen otros datos, como Condición de bonificación en especie, utilizada sólo para aquellos
proveedores con los que se llega a un acuerdo de bonificación de especie.
Este flag, deberá esta marcado, si queremos que para un proveedor y un material, se aplique
una bonificación en especie definida.
Anteriormente, en el material, hemos dicho que también había que indicarlo.
3.3.2 Funciones de Interlocutor:
Asociadas a un proveedor de compras, existen las funciones de interlocutor, que son alternativas
a ese proveedor, por ejemplo, la función de interlocutor EF, Emisor de Facturas, para indicar, el
proveedor que va a emitir la factura, que normalmente coincide con el proveedor original, pero
puede haber casos en que no es así:
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Si nos fijamos en estas funciones de interlocutor, en el caso de la función DP, Dirección de

pedido, el número de proveedor, es diferente.
Además de los proveedores, del grupo de cuentas TERC, que hemos dicho se actualizan desde
Tesorería de GN, y son los únicos válidos para las gestiones de compras, existen otros
proveedores, los proveedores con grupo de cuentas COMP, creados y actualizados sólo desde
las Organizaciones de compras, que no tienen datos de Sociedad, y que no pueden utilizarse en
las gestiones de compras, como proveedores, de pedidos.
Estos proveedores, nacieron de la necesidad de tener una Dirección del proveedor, diferente a la
que se actualizaba para Gobierno de Navarra.
Por este motivo, para cada proveedor del grupo de cuentas TERC, y una vez que se han
actualizado los datos de compras de estos proveedores, se crea un proveedor del grupo de
cuentas COMP, en el que se indica como Dirección general, la dirección de compras, la dirección
a la que se enviaría el pedido.
Una vez que tenemos estos 2 proveedores, se asocian de la siguiente forma.
En el proveedor TERC, dentro de las funciones de interlocutor, en la función de interlocutor DP,
se incluye en proveedor COMP creado.
Dentro del proveedor COMP; en los datos de dirección, en el campo concepto de búsqueda, se
incluye el proveedor TERC correspondiente:
Proveedor TERC 10010132:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 36 de 187]

Proveedor COMP asociado 9000000008
Todos estos pasos se realizan de la siguiente forma.

Dentro del menú de usuario:
3.3.3 Creación/Modificación de proveedor TERC para Compras:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 37 de 187]

Entramos a crear los datos de compras de un proveedor TERC:
Si no conocemos el código SAP del acreedor, podemos buscarlo por el matchcode, por ejemplo,
por el NIF:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 38 de 187]

Por defecto, en las funciones de interlocutor, el sistema indica para todas el propio acreedor:
Grabamos.
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 39 de 187]

A continuación, vamos a crear el proveedor COMP correspondiente:
3.3.4 Creación/modificación proveedor COMP
Accedemos a la siguiente pantalla, actualizamos los datos:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 40 de 187]

Y continuar:
Si ahora visualizamos los datos de acreedor:
Vemos que el sistema ha creado el proveedor COMP 9000002206, y ha realizado la asignación

entre uno y otro:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 41 de 187]

Visualizamos el proveedor COMP:
Este proceso, puede realizarse en un paso, directamente con la transacción:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 42 de 187]

Ene se caso, el sistema, nos da el siguiente log de proceso:
3.4 Registros Info de compras

Son datos maestros del sistema, en los que se almacena información del material en relación
con un proveedor que lo suministra.
Un registro info almacena la siguiente información relevante para el SNS-O:
 Referencia del material

 Indicador de impuestos que le aplica el proveedor al material
 Pecio unitario
 Unidades de Medida de Pedido
Dentro de un registro info, los datos se almacenan a 3 niveles:
 Datos generales
 Datos de la organización de compras importante, permite tener datos separados para
ISPL, y SNS. No es como los materiales, que son comunes, no se definen por
Organización de Compras(pueden definirse por Centro)
 Datos de la organización de compras, específicos de Centro.
Los datos almacenados a nivel general y de la organización de compras (puede ser SNS o
ISPL), son comunes para todos los centros de esa organización.
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 43 de 187]

Los datos de organización de compras, específicos de centro, solo van a afectar al centro
concreto.
La utilización de los registros info trata de facilitar la gestión de compras posterior. Si un registro
info está actualizado, en el momento de crear el pedido de compras mucha información se
hereda del registro info, y el usuario ya no tiene que introducirla.
En la creación de los pedidos, el sistema “propone” utilizar los datos del registro info, no obliga.
Dentro de un pedido, se puede modificar estos datos propuestos.
El sistema da prioridad a los datos específicos de Centro. Si no existen, buscará los datos de la
Organización de Compras, que serán los propuestos en el documento de compas.
En este caso, la información se actualiza por organización de compras, por lo tanto, el sistema
permite tener datos separados para la Organización SNS, y la Organización ISPL.
3.4.1 Transacciones estándar para acceder a los registros info

En el menú de usuario:
Datos generales
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 44 de 187]

Datos de la organización de compras (especifico de centro o no)
Dentro de estos datos, es obligatorio rellenar el indicador de impuestos. Los indicadores de

impuestos utilizados por SNS-O, son los que empiezan por N o por Z.
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 45 de 187]

La mayoría de los materiales de SNS-O, llevan el IVA incluido dentro del precio unitario. Hay
excepciones, que no lo llevan incluido y es en el pedido de compras, donde el sistema calculará
el importe final de la posición en función del indicador de IVA que se aplica.
Los indicadores de impuestos: N*, aplican el porcentaje de IVA correspondiente en los pedidos
de compras.
Los indicadores de impuestos Z*, no aplican ningún porcentaje. Son sólo informativos.
Dentro de los datos de la Organización de compras, existe un botón de Datos Cliente:
Accedemos a la siguiente pantalla:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 46 de 187]

Introducimos en esta pantalla, la información de Referencia, Unidad de medida de pedido,

código EAN…
Se pueden introducir más de un registro, siempre, marcando uno como Predeterminado.
Esta información, como ya hemos dicho, se hereda en el pedido de compras. Por defecto, se
proponen los datos del registro marcado como predeterminado, aunque el usuario podrá
modificarlos.
Igualmente, dentro de los datos de organización de compras, existe un botón de Condiciones:
Aparece la siguiente pantalla, en la que el sistema nos da a elegir, la Unidad de Medida de

Pedido, para la que vamos a introducir el precio unitario.
Por cada Unidad de Medida de pedido, el sistema permite introducir un único precio unitario.
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 47 de 187]

Todas las Unidades de Medida deben estar definidas en el material, y pueden o no tener
condición definida.
Por eso en la columna de Material, todas las casillas están marcadas, y en la columna
Condición, solo aquellas Unidades de medida que tienen un precio unitario definido.
Haciendo doble clic sobre una UMP, podemos acceder al precio unitario:
Las condiciones o precios unitarios, están definidas por periodos de validez.

Si hacemos doble clic sobre un periodo, podemos ver el valor de la condición:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 48 de 187]

3.4.2 Transacciones de actualización masiva de datos cliente de registros info
Z02_MM_ACT_REG_INF
Ejecutamos la transacción, y accedemos a la pantalla de selección de datos:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 49 de 187]

Se indica la selección de datos a actualizar y se accede al ALV en el que el sistema presenta al

usuario la información actual grabada, para actualizar:
Dentro del menú de herramientas:
 Insertar Filapermite añadir un nuevo registro
 Añadir Filas Varias filas a la vez
 Borrar FilaElimina registros
 Chequear Nuevas Entradas Verificación previa a la grabación de datos, no es

necesario ejecutarlo, el botón grabar, mostrará el log de errores en caso de existir.
 Carga masiva  Utilizar un fichero como origen de la carga
 Grabar Para grabar los cambio
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 50 de 187]

Log de grabación:
Una vez corregidos los errores, se graba.

Desde esta transacción si se quiere realizar una carga masiva, el fichero debe ter formato .csv, con
los siguientes campos:
 Material
 Proveedor
 Centro
 Referencia
 UMP
 Marca
 Modelo
 EAN11
 Campo propio
3.4.3 Transacción de carga de datos cliente de registro info a través de fichero de

texto:
Z02_MM_DATCLIENTE_RI - Carga desde Fichero de texto:
Formato de fichero:
Fichero .txt separado por tabuladores, con los siguientes campos:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 51 de 187]

 Material
 Proveedor
 Centro
 Referencia
 Unidad de medida de pedido
 Marca
 Modelo
 EAN11
 Camp propio
3.5 Libros de Pedidos

El libro de pedidos, permite priorizar la utilización de la fuente de aprovisionamiento para un material
y un centro logístico.
Desde el menú de usuario:
Entramos en la transacción estándar ME01:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 52 de 187]

Se indica para un periodo de validez, la fuente de aprovisionamiento (proveedor), y puede ser un

Contrato marco y posición, o ningún Contrato Marco.
 El flag de Fijo, obliga en pedidos de compra a pedir a ese proveedor. Nos e podrá pedir ese
material a otro proveedor, si aquí hay un registro vigente, con ese flag marcado.
 El campo Planificación de Necesidades = 1, hace que en la propuesta de planificación de

necesidades, el sistema automáticamente, indique como proveedor, el que esté indicado con
el valor 1 en esta transacción.
Las actualizaciones del libro de pedidos se pueden realizar desde la transacción estándar ME01, o
desde la transacción siguiente:
3.5.1 Actualización masiva de libro de pedidos

Transacción Z02_MM_T_ACT_LIB_PED
Accedemos a la pantalla de selección de dato a actualizar:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 53 de 187]

El sistema muestra un ALV, con la información del libro de pedidos según los criterios indicados:
En el menú de herramientas:
 Borrar línea: Borra el registro

 Crear entrada: Crear un registro nuevo en el libro de pedidos
 Grabar cambios: hay que utilizar el botón antes de salir, para garbar los cambios
 Carga masiva: Se puede realizar una carga desde un fichero.
El formato del fichero de carga debe ser un .csv con los siguientes campos:
● Centro
● Material
● Fecha desde
● Fecha hasta
● Proveedor
● Org.Compras
● Centro desde el que se aprovisiona (vacío siempre)
● Unidades de Medida
● Contrato marco
● Posición de contrato marco
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 54 de 187]

● Fuente de aprovisionamiento fija

● Fuente de acopio bloqueada (siempre vacía)
● Planificación de necesidades
Adicionalmente, los campos modificables se puede cambiar (fechas, Unidades…)
3.6 Centros de Coste

El sistema SAP de Gestión de Materiales, está integrado con la Contabilidad de Costes.
Uno de los objetos sobre los que se contabilizan costes son los Centros de Coste. Y estos objetos
de coste, se utilizan en la gestión de materiales tanto en ISPLN como en SNS-O.
Existen otros objetos de Coste, pero desde este módulo no se utilizan.
En la gestión de compras que se realiza desde cualquiera de las 2 organizaciones de compras,

SNS, INSL, se crean pedidos de material:
- Almacenable: La entrada de mercancía aumenta el stock del almacén, se actualizan las

cuentas de existencias en la Contabilidad Financiera.
- No almacenable: No se almacena, s pide directamente para un departamento, por ejemplo.
En el caso de la compra de material no almacenable, es necesario imputar al gasto a un objeto de
costes, el Centro de Coste.
Visualizamos un Centro de Coste.

Desde el menú, en este caso, el menú debe ser el de Administrador:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 55 de 187]

Centro de coste = 48610
Jerarquía de Centros de Coste:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 56 de 187]

15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 57 de 187]

4 . DOCUMENTOS DE COMPRAS
Existen distintos documentos de compras en SAP, unos se utilizan en SNS-O y otros no:
 Peticiones de ofertas
 Ofertas
 Solicitudes de compra
 Pedidos de compras
 Contratos marco
…
4.1 Peticiones de oferta y oferta

Estos documentos no se utilizan en SNS-O, y tampoco en ISPLN, pero existen, y corresponden, a
los documentos de petición de ofertas a proveedores, y posterior oferta de proveedor.
4.2 Solicitudes de compra

Estos documentos corresponderían a una petición de compra que un departamento de un Centro,
realizaría a los gestores de compras, para que ellos ejecutasen la compra.
Son los gestores de compras, los que asignan las fuentes de aprovisionamiento, fijan la dirección de
entrega…
Además, cuando se realiza una planificación de necesidades de un almacén, el sistema, en base a
los parámetros de planificación de necesidades de los matariles, detecta si es o no necesario
realizar una aprovisionamiento del material. EN caso de que sí lo sea, el sistema genera solicitudes
de compra, que propone al departamento de compras, para que ejecuten o no finalmente el
aprovisionamiento.
En el menú de trabajo, vemos las transacciones de Solicitudes de compra:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 58 de 187]

Entramos a visualizar una Solicitud de compra:
Todos los documentos de compras se estructuran de la misma forma:

 Cabecera
 Resumen de posiciones
 Detalle de posición
Las solicitudes de compra se pueden generar:

- De forma manual
- Desde el MRP
- Mediante la carga desde lectura de códigos de barras8es objeto de otro curso.
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 59 de 187]

Campos importantes en una solicitud de compra:
Número de la solicitud de compra:

En la cabecera está esa información, durante la creación del documento está vacío.
Dentro del resumen de posición:
Haciendo doble clic en cada posición, podremos ver en la parte inferior de la pantalla todos los datos
de esa posición de la solicitud, organizados por pestañas.
Repasamos las pestañas para ver los datos más relevantes en una solicitud de compras:
Datos de material:
El campo Lote que vemos en esta pestaña, no es el campo Lote que lleva asociada una fecha de
caducidad.
Existen 2 conceptos de Lotes (adicionalmente al lote de salida como Unidad de medida de Salida):
- Lote del proveedor (sin fecha de caducidad)

- Lote de proveedor(con fecha de caducidad)
Cantidades y Fechas
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 60 de 187]

Valoración:
Imputación:
Fuente de aprovisionamiento: Esta es una de las pestañas más importantes de la solicitud de

compra, en la que se puede comprobar, si esa solicitud tiene asignada o no una fuente de
aprovisionamiento, si adicionalmente, tiene un contrato marco de referencia, y además si tiene una
presentación o unidad de medida de pedido concreta:
Status:
Cuando esta solicitud de compra, se tramita, y se realiza el pedido correspondiente, se puede ver el
número de pedido relacionado con la solicitud.
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 61 de 187]

Persona de contacto:
Es el nombre del usuario SAP que ha creado el documento
Textos:
El texto pedido de material se hereda del texto del maestro de materiales
Dirección de entrega:
Comportamiento de la determinación de las direcciones de entrega.
El sistema siempre determina la dirección de entrega de la siguiente forma:
1. La dirección del Almacén
2. La dirección del Centro, si no hay almacén
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 62 de 187]

Finalmente el sistema permite siempre que el usuario modifique la dirección de entrega.
Datos de cliente:
Son datos no estándar de SAP. Información adicional, específica de los Servicios de Salud.
4.3 Contratos Marco

Cuando se llega a un acuerdo con un proveedor, para el suministro de un material, bajo unas
condiciones determinadas, en unas fechas concretas, este acuerdo se refleja en el sistema en un
documento de compras, que se llama Contrato Marco, o Pedido abierto.
En este documento se fijan las condiciones pactadas con el proveedor para los materiales que
suministra.
Este documento posteriormente se va a utilizar de referencia en el momento de ejecutar la compra al
proveedor, y crear los pedidos de compras.
Los concursos públicos, se introducen en SAP, en forma de Contratos Marco.
En ellos se fijan las referencias que suministran el proveedor, el precio unitario, la vigencia del
acuerdo…
Hasta el momento, todos los documentos de compras mencionados, no suponen ningún
compromiso con el proveedor, no se ha realizado ninguna petición a éste que vaya a derivar en una
recepción de mercancía.
El pedido de compras, es el documento de compras más importante, por eso, lo vamos a tratar en
un apartado diferente.
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 63 de 187]

Vemos un pedido abierto:
Revisamos los datos relevantes de un Contrato marco, o pedido abierto:
Cabecera del contrato marco:
Accedemos a la cabecera del contrato marco, desde el icono señalado en la imagen anterior:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 64 de 187]

- Proveedor
- Periodo de vigencia al pedido abierto
- Fecha del concurso Público
- Concurso Público
Accedemos a los datos de una posición del Contrato marco, para volver al resumen de posiciones,
utilizamos el siguiente icono:
Haciendo doble clic en cualquiera de las posiciones:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 65 de 187]

Dentro de los datos de posición, los datos más importantes son:
- Material
- Referencia del proveedor
- Indicador de impuestos
- Unidad de medida de pedido
Y finalmente, los datos de los precios, que SAP llama condiciones, se actualizan y consultan como
viene indicado en la imagen siguiente:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 66 de 187]

Por periodo de validez, pueden indicarse el precio del material en el contrato marco.
4.3.1 Carga masiva de Contratos marco
Existe una transacción para facilitar la cara de contratos marco, permitiendo generar un documento
de este tipo desde un fichero de texto, con el siguiente formato:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 67 de 187]

Los campos incluidos en el fichero son los siguientes:
 Concurso público 10 caracteres

 Proveedor 10 caracteres
 Centro 4 caracteres
 Grupo de compras 3 caracteres
 Fecha fin periodo de validez  formato ddmmaaaa (8caracteres)
 Importe total estimado 10 caracteres
 Material  18 caracteres
 Precio unitario  12 caracteres
 Cantidad base del precio unitario  5 caracteres
 Referencia del proveedor 22 caracteres
 Perfil de redondeo(no se utiliza, siempre vacío) 4 caracteres
 Indicador de impuestos2 caracteres
 Indicador de actualización del reg.info (no se utiliza, siempre vacío) 1 carácter
 Unidad de Medida de Pedido 3 caracteres
Este fichero de texto, con ese formato, es necesario dejarlo en el servidor vía FTP:
\\GE21GNP\CARGAS\INTERFASES\COMPRAS\
Esta transacción, se utiliza para crear contratos marco nuevos, y para cerrar antiguos. Por lo tanto,
tal como vemos en la imagen, siempre debe haber también en el servidor, y posteriormente indicarlo
al ejecutar la transacción un fichero .txt de contratos marco a cancelar, aunque este esté vacío,
porque no se vaya a cancelar ningún contrato marco.
Al ejecutar la transacción:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 68 de 187]

Se accede a la siguiente pantalla:
En la que debemos sustituir el * por el nombre del fichero que se ha guardado en el servidor ftp, y se
ejecuta.
El sistema además de crear un nuevo contrato marco, actualiza el libro de pedidos, marcando como
fijo, y como fuente de aprovisionamiento para la planificación de necesidades el registro
correspondiente al proveedor, y contrato marco que se acaba de generar.
4.4 Pedidos de compra
Vamos a ver las siguientes posibilidades de creación de pedidos de compra:

Pedidos con referencia a un documento anterior(Contrato Marco)
Pedidos con modelo(un pedido anterior)
Pedidos con posiciones de devolución.
Pedidos con posiciones gratuitas
Periodo de devengo en pedidos
Asignación de Partidas Presupuestarias
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 69 de 187]

Parametrizaciones personales
Impresión de pedidos
Proceso automático de creación de pedido, entrada de mercancía y factura preliminar
4.4.1 Pedido de compra sin referencia a Contrato Marco

Para crear un pedido con referencia a un Contrato Marco, igual que en el apartado anterior,
accedemos desde la transacción ME21N, que está situada en el árbol de menú:
Un pedido de compra consta de 3 partes, cabecera, resumen de posiciones y detalle de

posición.
Podemos abrirlas y cerrarlas con los iconos que aparecen a la izquierda y que son como el que
sigue:
Si está en gris, bien, la cabecera, resumen de posiciones o detalle de posición, está
abierta.
Si está en azul, esa zona de la pantalla está cerrada y para abrirla debemos darle al
icono.
Vamos a rellenar los siguientes datos:
Proveedor, en la cabecera del pedido. Si no lo sabemos, podemos buscarlo ayudados del
matchcode del campo.
◊ Organización de compras, SNS, o ISPL
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 70 de 187]

◊ Grupo de compras: XXX

◊ Sociedad, siempre es SNS o ISPL
◊ Material que pedimos(Material)

◊ Cantidad de Pedido
◊ Precio unitario (precio neto)
◊ Unidad de medida de pedido
◊ Referencia
Al ver los registros info de compras, se ha comentado, que la información que en ellos se
almacena, pasa a los pedidos de compra.
Hemos visto que en los registros info de compras, se almacena la siguiente información:
 Referencias
 Unidades de medida de pedido
 Precios unitarios
 Indicador de impuestos
Si revisamos el registro info de este material y proveedor, podemos ver que como
predeterminados tiene los siguientes datos:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 71 de 187]

Unidad de medida de pedido = C2C, tal como vemos en el pedido de compras.

Referencia = REFERENCIA1, tal como vemos en el pedido:
Indicador de impuestos = Z0
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 72 de 187]

Precio unitario en el registro info:
En el pedido:
Como hemos dicho, estos valores, son valores de propuesta, y pueden modificarse. Para eso, en
la pestaña Datos Cliente, en el detalle de posición:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 73 de 187]

Existe un botón de Importar desde Registro Info:
Si le damos a ese botón:
Seleccionamos si queremos ver los datos a nivel de centro o de Organización de compras, y ver
posibles:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 74 de 187]

El registro que está en color azul, es el que se ha determinado originalmente, podemos

seleccionar otro:
Y si le damos a Importar:
El sistema modifica los datos de Unidad de medida de pedido, referencia, e importe.

Más campos a rellenar en el pedido de compras:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 75 de 187]

◊ Imputación: Define si el pedido es de mercancía que va a almacenarse o si es un pedido

para un Centro de Responsabilidad. En el caso de que sea un pedido de almacén el valor
de ese campo es vacío y si es un pedido a Centro de Responsabilidad es “K”.
◊ Centro de Coste, sólo en caso de que el pedido sea un pedido imputado.
Integración presupuestaria de la gestión de compras

Todas las compras de SNS-O, y de ISPLN, deben asignarse al presupuesto.
Esta asignación se realiza en los pedidos de compras. Es en este momento, en el que decimos a
que partida presupuestaria se va a imputar el gasto que se realiza.
En un pedido de compras se realizan 2 tareas presupuestarias importantes:
 Determinación de la partida presupuestaria correspondiente al material/servicio que se está
pidiendo.
 Control de disponibilidad de la partida presupuestaria.
Partida Presupuestaria: Una partida presupuestaria, está compuesta de Centro Gestor y Posición
Presupuestaria. Estos conceptos, no son logísticos, pero de gran importancia a la hora de realizar
las compras.
Dentro de un pedido, esta información está en la pestaña de Imputación del detalle de las posiciones
de pedido:
El sistema determina las partidas de forma automática en base a los siguientes criterios:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 76 de 187]

 Económico del material: Hemos visto que en los datos de contabilidad 1 del maestro de
materiales, se almacena el valor del económico para un material.
Dentro de la Posición presupuestaria de la partida:
G/540000/2269/311102 , el valor central, 2269, es el económico de la partida, y debe
coincidir con el económico del material en sus datos de contabilidad.
 Centro Logístico del pedido: EL centro gestor de una partida, en el ejemplo, 52230, viene
determinado por el centro logístico del pedido: hospital de Navarra, Hospital Virgen del
Camino…
Cada Centro, tiene asignados unos centros gestores determinados, y la partida
presupuestaria, debe tener un centro gestor del centro para el que estamos haciendo el
pedido.
Cada partida presupuestaria, al comienzo de ejercicio, tiene un crédito inicial, o importe para
gastar.
Conforme se van realizando compras, u otro tipo de “reservas de crédito”, el importe
disponible que tiene la partida presupuestaria, va disminuyendo.
En el caso en que exista más de una partida que cumpla estas dos condiciones, el sistema
determina, por defecto, la partida presupuestaria, con mayor importe disponible.
Nunca se podrá realizar una compra, sin una partida presupuestaria a la que imputar el
gasto.
Esta asignación que hace el sistema, es sólo una propuesta. De forma manual se puede
modificar este valor, y asignar otra partida diferente, siempre, que se cumplan los criterios de
Centro y Económico.
Centro gestor de cabecera: Existe en la pestaña de Datos cliente de la cabecera de los
pedidos un campo, centro gestor. Este campo permite introducir un valor de centro Gestor,
antes de insertar posiciones del pedido, de forma, que la partida determinada
automáticamente por el sistema, sea la correspondiente a ese centro Gestor.
Control de Disponibilidad: una vez asignada la partida presupuestaria en un pedido, el sistema,
antes de grabar el pedido, realiza un control de disponibilidad, que va a verificar si en la partida
existe importe disponible suficiente para realizar el gasto del pedido que estamos grabando.
El sistema no permite grabar un pedido, si en la partida presupuestaria no hay disponible Logístico.
 Disponible Logístico: Importe libre en una partida presupuestaria para hacer pedidos de
compra.
 Disponible contable: Importe libre en una partida presupuestaria para contabilizar las facturas
pendientes.
Es importante tener en cuenta estos 2 conceptos, es posible que una partida presupuestaria tenga
importe disponible contable distinto de 0, y en cambio, el sistema no permita crear pedidos nuevos
contra esa partida porque no hay disponible logístico suficiente.
La diferencia entre el disponible contable y el disponible logístico, son aquellos pedidos pendientes
de contabilizar factura.
En el último punto del manual, veremos informes que nos permiten saber que pedidos de compra
existen para una partida presupuestaria determinada, y los pedidos pendientes de facturar.
Nota: En el control de disponibilidad el sistema permite a algunos usuarios hacer uso de un importe
de tolerancia por encima del disponible existente.
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 77 de 187]

Pedidos de compra contra documento presupuestario:

Dentro de la integración con la gestión presupuestaria, hay otra posibilidad, son los pedidos
realizados contra un documento presupuestario de reserva o disposición de crédito.
Sobre una partida presupuestaria, puede hacerse una reserva de crédito. Y posteriormente realizar
pedidos contra esa reserva.
Se utiliza fundamentalmente para servicios. En estos casos, la partida presupuestaria que determina
el sistema es la del documento presupuestario introducido en el pedido.
Este documento se inserta en la pestaña de Datos cliente de la posición del pedido de compras:
En un mismo pedido, no es posible hacer referencia a distintos documentos presupuestarios, si a

posiciones diferentes de un mismo documento.
En este caso, el control de disponibilidad que el sistema aplica al grabar el pedido, no es sobre el
importe disponible de la partida presupuestaria, sino sobre el disponible del documento.
4.4.2 Tratamiento de solicitudes de compra

Una operativa habitual de trabajo, es que desde distintos puntos:
- Planificación de necesidades (Compras sin imputación a Centro de Coste)
- De forma manual (compras imputadas a Centro de Coste)
- A través de funcionalidades específicas de códigos de barras (Compras imputadas a Centro
de Coste)
Se generen Solicitudes de compra, en las que están reflejadas las necesidades de compra finales.
Los gestores de compra son los responsables de realizar el tratamiento de todas esas demandas
individuales, para realizar las compras correspondientes, de la forma más eficiente:
- Agrupando cantidades por proveedor

- Asignando la fuente de aprovisionamiento más adecuada
Para facilitar esta labor, el sistema cuenta con una herramienta de tratamiento de Solicitudes de
compra.
Se accede a esta herramienta a través de la siguiente transacción:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 78 de 187]

Desde esta transacción es necesario realizar 2 actividades:
1. Asignar fuente de aprovisionamiento

2. Generar pedido de comprar
Accedemos a la transacción, y nos encontramos con la siguiente pantalla de selección:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 79 de 187]

Debemos añadir los criterios de selección para listar aquellas solicitudes que queremos tratar:
Por ejemplo, si vamos a tratar las solicitudes de compra creadas ayer:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 80 de 187]

Indicamos la fecha de ayer, en el campo que aparece a la derecha de la pantalla:
Filtramos también por Centro:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 81 de 187]

Quitamos de la selección aquellas que ya están concluidas, que son las que ya tienen su pedido de
compras correspondiente.
Y ejecutamos en el reloj:
El sistema nos muestra, la lista de solicitudes de compra, pendientes, según los criterios indicados
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 82 de 187]

Primer paso: Asignar fuente de aprovisionamiento

Seleccionamos las solicitudes a tratar:
Y le damos al siguiente icono:
A continuación, veremos que el sistema modifica el resumen de solicitudes que estamos viendo
en pantalla, ahora la vemos así:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 83 de 187]

Las que tienen el cuadrado en verde:
Son aquellas en las que el sistema ha tenido criterios suficientes para determinar esa fuente de
aprovisionamiento:
1. Si hay más de un registro info para el material, es decir, si hay más de una fuente de
aprovisionamiento, el sistema va a ir al libro de pedidos a ver si hay alguna marcada como
prioritaria.
2. En caso de que no sea así, no puede determinar ninguna fuente de aprovisionamiento
3. En caso de que sólo exista un registro info, es decir, el sistema sólo hay un proveedor que
suministra ese material, entonces, el sistema asigna ese proveedor.
En el resto de solicitudes, existe más de un fuente de aprovisionamiento, y el sistema no ha tenido
criterios para determinar por defecto una única, así que tendremos que decidir nosotros cuál debe
ser.
Para eso, por ejemplo, la solicitud:
100290898
Esta solicitud, en lugar de un cuadrado verde, tiene otro icono.
Vamos a darle a ese icono:
Aparece en la parte inferior de la pantalla la lista de proveedores posibles para ese material, con sus
posibles presentaciones.
Hay que seleccionar uno de ellos, al que vamos a hacer el pedido.
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 84 de 187]

Lo marco:
A continuación, aparecerá el cuadro verde:
Que indica que se ha asignado esa fuente de aprovisionamiento a esa solicitud:
Una vez que hemos hecho esto con todas las solicitudes que queremos tratar para realizar el pedido
al proveedor, podemos ver el resultado que nos muestra el sistema en la parte superior de la
pantalla:
Botón: Asignaciones:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 85 de 187]

Lo que nos dice este resumen, es el número de solicitudes para cada proveedor. En caso de que en
alguno de los libros de pedidos, se hubiera indicado un Contrato marco, figuraría también en el
resumen, en la columna contrato marco.
El siguiente paso, es grabar las modificaciones que acabamos de realizar de las fuentes de
aprovisionamiento.
Veremos que el sistema nos da un mensaje:
Podemos consultar en la parte inferior el resultado en las solicitudes de compras, las modificaciones
realizadas.
A continuación, para realizar el 2º paso de la transacción: Creación de pedido por proveedor.

Seleccionamos el proveedor:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 86 de 187]

Y tenemos que dar a la bola de color rojo y blanco:
El sistema siempre obliga primero a grabar las modificaciones realizadas. Si no lo hemos hecho,
aparece un mensaje de error, y no se puede generar el pedido:
Una vez grabado, el sistema una vez que hemos dado a Crear Pedido, nos lleva directamente a la
transacción de crear pedido:
A la izquierda de la pantalla, está la o las solicitudes que estoy tratando de ese proveedor.
En la parte derecha, solo vemos el proveedor, por el momento.
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 87 de 187]

Selecciono la o las solicitudes que quiere transformar en pedido y le doy a tomar:
Y en ese momento, se rellenan los datos en la derecha de la pantalla:
El sistema ha determinado la Unidad de Medida de pedido seleccionada, y a partir de ahí, a

determinado la referencia correspondiente a esa Unidad de medida:
Completamos si falta algún dato del pedido, y grabamos.
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 88 de 187]

4.4.3 Pedido de compra con referencia a Contrato Marco

Cuando creamos un pedido de compra con referencia a un Contrato Marco, veremos que hay
muchos datos del pedido que directamente se toman del Contrato Marco previo, que ha sido
creado desde Servicios Centrales.
Para crear un pedido con referencia a un Contrato Marco, igual que en el apartado anterior,
accedemos desde la transacción ME21N, que está situada en el árbol de menú:
La explicación del uso de esta transacción nos servirá para el caso de la ejecución del proceso
automático.
En todo, la creación del pedido en el proceso automático será igual que en este caso, con la
salvedad de los datos a rellenar cuando queramos que el sistema realice el proceso automático
y que se verán en un apartado posterior.
Para crear un pedido con referencia a un Contrato Marco, usaremos el botón de Resumen de
Documento Activo.
Le damos al botón de resumen de documento activo y aparece una ventana nueva en la
izquierda de la pantalla:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 89 de 187]

Si pinchamos en la lista que se ve en el primer icono marcado, aparecen todos los documentos
que podemos buscar. En nuestro caso, queremos buscar Contrato Marco, que ya hemos dicho
que también se llama Pedido abierto.
Si seleccionamos Pedido abierto, aparece una pantalla con distintos criterios de búsqueda.
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 90 de 187]

Además de estos criterios, encontramos más si vamos al icono:
Aparecen 3 carpetas que podemos abrir y aparecen más campos para seleccionar. Por ejemplo,
si queremos buscar por el nombre del Concurso público, seleccionamos de la carpeta cabecera
el nombre el campo Oferta que es el que almacena el nombre del concurso público:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 91 de 187]

Y así, se inserta como un nuevo criterio en la pantalla:
Ahí metemos el nombre del Concurso Público:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 92 de 187]

Le damos al icono de ejecutar:

Y aparecen todos los Contratos Marco que cumplen esas condiciones, en el ejemplo, todos los
que tienen como nombre de Concurso Público 2007/1:
Seleccionamos el que queremos usar, y le damos al icono de las dos hojas en blanco:
Así, los datos aparecen en la parte derecha de la pantalla, rellenando datos del pedido que
estamos creando.
Aparecen en la pantalla del pedido los siguientes datos:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 93 de 187]

Por defecto aparecen los siguientes datos que vienen del Contrato Marco:
◊ El Proveedor
◊ El Material o Servicio
◊ El Precio unitario
◊ El Centro y el Almacén
◊ La referencia del proveedor
Qué datos debemos completar:

En la cabecera del pedido de compra, en la pestaña Datos de Organización.
◊ Organización de compras
◊ Grupo de compras: XXX
◊ Sociedad
En las posiciones del pedido de compra.
◊ Pedido imputado o no imputado
◊ Centro de Coste en caso de que el pedido sea imputado.
◊ Cantidades de los materiales que pedimos
◊ Partida presupuestaria: Igual que en el apartado anterior, el sistema la introduce
automáticamente, siempre que exista una adecuada a los criterios de Centro, y
Económico del material.
Mientras vamos creando un pedido de compra, podemos encontrarnos con mensajes que nos va
dando el sistema:
◊ Mensajes de información, son azules
◊ Mensajes de advertencia, son amarillos
◊ Mensajes de error, son rojos
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 94 de 187]

Tanto los primeros como los segundos hay que leerlos pero no impiden grabar el pedido,
daremos a enter cuando aparezcan para continuar.
Los mensajes de error impiden grabar el pedido y debemos conocerlos para poder corregirlos
antes de grabar el pedido. Nos podemos encontrar los siguientes mensajes de error al crear un
pedido:
1. Si hacemos referencia a un CM el precio del material no puede modificarse:
2. Si un material no está definido para el Almacén X000, no podrá ser pedido para ese
Almacén, y por lo tanto para el centro
3. Si borramos una posición de pedido debemos desmarcar antes el flag de factura final.
4. Si no metemos Centro de Coste.
5. Coherencia de la partida presupuestaria con el económico del material y el centro logístico

del pedido de compra.
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 95 de 187]

6. Todas las posiciones del pedido deben tener el mimo Doc. Presupuestario en caso de lo
lleven.
7. Disponibilidad en el Doc. Presupuestario en caso de que lo lleven:

En los Pedidos de servicios se realiza un chequeo del importe disponible del documento
presupuestario y nunca se podrán hacer pedidos por importe mayor al de ese documento. Si al
realizar un pedido el sistema ve que el importe de ese pedido sumado al importe total de otros
pedidos realizados contra ese documento y su posición va a superar el importe del documento
presupuestario se generará un error y no podrá grabarse.
El consumo del importe se realizará en la contabilización de la factura.
Importante:
Hablamos de 2 conceptos de Importe Disponible de un documento Presupuestario:
El disponible chequeado en los pedidos, que es la diferencia entre el importe inicial del
documento y la suma de todos los importes de pedidos creados contra ese documento y
posición.
El disponible real del documento que es todo lo que todavía no se ha consumido mediante la
contabilización de las facturas.
Puedo no haber consumido una cantidad porque todavía no he contabilizado la factura pero si
existe ya el pedido esa cantidad está reservada.
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 96 de 187]

4.4.4 Pedido de compra copia de un pedido

El proceso de copia de un pedido, es muy parecido al caso de creación de pedido con referencia
a un Contrato Marco.
Desde la misma transacción de creación de pedido, ME21N:
Vamos a usar el botón Resumen Documento Activo.
Si pinchamos en la lista que se ve en el primer icono marcado, aparecen todos los documentos
que podemos buscar. Ahora, vamos a seleccionar “Pedidos”:
A continuación, aparece la misma pantalla que hemos visto para el caso de Contratos Marco, en
este caso buscaremos igualmente un pedido.
Si conocemos ya el número de pedido, lo podemos meter directamente en el campo Documento
de Compras de la pantalla de selección:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 97 de 187]

Si no, usaremos el icono:
Aparecen las tres carpetas con todos los campos de un pedido, para poder realizar una
búsqueda por cualquiera de ellos.
Una vez que hemos seleccionado el pedido modelo, le damos al icono e igual que en el
caso de Pedido con referencia a Contrato Marco, completamos el pedido hasta grabarlo.
4.4.5 Pedido de compra con posiciones de devolución

Para realizar un pedido con materiales que vamos a devolver al proveedor, debemos entrar a
realizar un pedido estándar como en los apartados anteriores, desde la transacción ME21N:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 98 de 187]

Iremos completando el pedido de la misma forma que hacemos un pedido de mercancía que
vamos a recibir, y antes de grabarlo, fijaremos la posición como posición de devolución, para
eso, existe una casilla a seleccionar indicando al sistema que la posición es de devolución y no
de recepción.
El tratamiento posterior que se hace de estos pedidos es exactamente igual al de los pedidos
normales.
4.4.6 Pedido de compra con posiciones gratuitas

Para realizar un pedido con materiales gratuitos, debemos entrar a realizar un pedido estándar
como en los apartados anteriores, desde la transacción ME21N:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 99 de 187]

Iremos completando el pedido de la misma forma que hacemos un pedido de mercancía que
vamos a recibir con importe, y antes de grabarlo, fijaremos la posición como posición gratuita,
para eso, existe una casilla a seleccionar indicando al sistema que la posición es gratis:
El tratamiento del pedido será igual al de un pedido normal, con la salvedad de que estas
posiciones no se van a facturar, si se reciben y entran al almacén pero no se facturan.
Sí debemos tener en cuenta que al recibir la mercancía, como en cualquier caso, se modifica la
valoración del material teniendo en cuenta que esa mercancía entra con valor 0.
4.4.7 Pedido de compra por proveedor desconocido

Hasta el momento, hemos estado viendo distintas posibilidades de la creación de pedidos de
compra, y para todas ellas, hemos creado los pedidos desde la transacción de Crear pedido:
Proveedor/Centro suministrador conocido.
Hay otra posibilidad de crear pedidos que es la opción de Crear Pedido: Proveedor desconocido.
Transacción ME25. Desde el árbol de menú:
Esta transacción facilita la selección del proveedor a la hora de realizar un pedido. Vemos como
se usa:
Entramos y accedemos a la siguiente pantalla:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 100 de 187]

Rellenamos los datos básicos de Centro, almacén y Grupo de Compras del pedido.
Vemos en la parte superior de la pantalla una casilla:”Determ.fuente aprov.”.
Si la seleccionamos, en el caso en que un material solo tenga una fuente de aprovisionamiento o
proveedor al que se le haya realizado un pedido, el sistema le va a asignar ese proveedor
directamente.
Si no la seleccionamos, tenga las fuentes de aprovisionamiento que tenga, una o varias, es
decir, ese material haya sido pedido para uno o varios proveedores con anterioridad, el sistema
te va a dar a elegir el o los proveedores, no te asigna nunca uno por defecto.
Le damos al icono , continuar y llegamos a la pantalla:
Rellenamos el material y la cantidad que queremos pedir y a continuación, seleccionamos la

línea y le damos al botón de Asign.fuente aprovisionamiento, aparece la siguiente pantalla:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 101 de 187]

Le damos a continuar y el sistema muestra los posibles proveedores que podemos elegir. Si
quisiéramos pedir ese material a otro proveedor, deberíamos acceder por la transacción ME21N,
crear pedido proveedor desconocido.
Botones:
◊ Visualizar fuente de aprovisionamiento, nos lleva al registro info de ese material y
proveedor.
◊ Proveedor: nos lleva a visualizar el proveedor.
◊ Simulación de precio: Para el proveedor en el que estamos situados, el sistema hace una
simulación del importe de la cantidad pedida.
◊ Simulación precio (todos), presenta una simulación del importe total de todos los
proveedores.
◊ Evaluación de proveedores no lo usamos.
Una vez que ya sabemos cuál de estos proveedores queremos, nos situamos encima y le damos
al botón de seleccionar:
Volveremos a la pantalla anterior, y ya podemos generar el pedido de compra, dando al botón de
Crear pedido
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 102 de 187]

A continuación llegamos a la pantalla:
Es la pantalla de crear pedido pero tiene una parte nueva a la izquierda que nos muestra, los
pedidos del día de ese proveedor y además nos muestra otra línea que es la que acabamos de
crear nosotros. La seleccionamos y le damos al icono Tomar:
Se rellenará la parte derecha de la pantalla (el pedido), con los datos que habíamos metido:
cantidad, precio…
Simulamos para verificar que está completo y grabamos.
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 103 de 187]

Podemos asignar fuentes de aprovisionamiento y crear pedidos de unas líneas si y de otras no.
Seleccionando las líneas que queremos, asignamos la fuente de aprovisionamiento, creamos
pedido, y tras crear pedido el sistema nos llevará de nuevo a la pantalla en la que nos quedan
las posiciones pendientes para asignarles fuente de aprovisionamiento y generar otro pedido:
4.4.8 Parametrizaciones personales

Es posible fijar, como valores predeterminados, algunos datos que siempre repetimos en
nuestros pedidos, como el centro, o el Almacén, el grupo de compras…
Para ello, en la barra de herramientas, vemos que hay un botón de Parametrización Personal:
Si le damos a este botón, aparece la siguiente pantalla:
Pasamos directamente a la pestaña “Valores de Propuesta”:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 104 de 187]

Vemos que hay otras dos pestañas más, una de campos de cabecera que pueden fijarse y otra
de campos de posición que podemos rellenar.
4.4.9 Obtención del impreso del pedido

Cuando creamos un pedido, se genera un impreso. El usuario puede imprimirlo por primera vez,
si éste no se genera de forma automática, imprimirlo por segunda vez o simplemente consultarlo.
Podemos obtener el impreso de dos formas:
1. Directamente desde la transacción de visualización de pedido(ME23N):
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 105 de 187]

Botón: Visualización de impresión, en la parte superior de la pantalla y aparece:
Seleccionamos el registro, que SAP llama Mensaje y le damos al icono:
Con esto el impreso sale por la pantalla.
2. Directamente desde la transacción de Editar Mensaje (ME9F). En el árbol de menú:
Entramos en la transacción y en el campo Nº de Documento, insertamos el número de pedido

que queremos imprimir.
En el campo Modo de tratamiento pondremos un 0 o un 1 dependiendo de si ya hemos sacado
el impreso alguna vez o no.
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 106 de 187]

Llegamos a la pantalla:
Le damos a ejecutar, al reloj:
Seleccionamos la casilla izquierda al lado del mensaje ZNEU y le damos al botón “Impresión de
prueba”:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 107 de 187]

5 . PLANIFICACIÓN DE NECESIDADES
5.1 Características de Planificación de necesidades y Tamaños de lote
Característica de planificación de necesidades: Determinan el cuándo va a crear el sistema una
propuesta de pedido.
Tamaño de lote: determinan cuánto va a proponer pedir el sistema.
Vemos los casos más habituales en SNS-O:
5.1.1 Característica VB/Tamaño de lote HB
Al lanzar la Planificación de necesidades, el sistema calcula 2 cosas:

 Cuándo se pide: Para saber cuándo se pide el sistema utiliza la característica de planificación
de necesidades.
En este caso, por ser la característica VB, cuando el stock menos la cantidad en reservas
pendientes de suministrar, es menor que el punto de pedido.
En el caso en que existan también, solicitudes de pedido pendientes, y pedidos pendientes, el
sistema también tendrá en cuenta esas cantidades.
Si se cumple que:
Stock libre utilización Centro - Ctd. reservas pendientes + Ctd.Solicitudes de Compra + Ctd.
Pedidos de Compra < Punto Pedido (independientemente de que haya o no stock de
seguridad)
 Cuánto se pide: Para calcular cuánto se pide, el sistema utiliza el tamaño del lote.
En el caso en que existan también, solicitudes de pedido pendientes, y pedidos pendientes, el
sistema también tendrá en cuenta esas cantidades.
Al haber indicado como tamaño de lote HB, el sistema siempre pide hasta alcanzar el stock
máximo. Es decir:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 108 de 187]

Ctd. Solicitud Compra = Stock máximo – (Stock libre utilización Centro - Ctd. reservas
pendientes suministrar + Ctd.Solicitudes de Compra + Ctd. Pedidos de Compra)
5.1.2 Característica VB/Tamaño de lote FX (tamaño de lote fijo)

 Cuándo se pide: En este caso, por ser la característica VB, cuando el stock menos la cantidad
en reservas pendientes de suministrar, es menor que el punto de pedido.
Si se cumple que:
Stock libre utilización Centro - Ctd. reservas pendientes + Ctd. Solicitudes de compra + Ctd.
Pedidos de compra < Punto Pedido (independientemente de que haya o no stock de seguridad)
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 109 de 187]

 Cuánto se pide: Al haber indicado como tamaño de lote FX, el sistema siempre pide el lote
exacto, es decir.
Ctd. Solicitud Compra = Stock máximo – (Stock libre utilización Centro - Ctd. reservas
pendientes suministrar + Ctd. Solicitudes de Compra + Ctd. Pedidos de compra)
5.1.3 Otras características de planificación de necesidades

Característica de planificación = PD, tamaño de lote HB, hasta el stock máximo
En este caso, no se utiliza Punto de Pedido.
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 110 de 187]


 Cuándo se pide: En este caso, por ser la característica PD, cuando con el stock libre de
utilización, descontando el stock de seguridad, y teniendo en cuenta los pedidos y solicitudes de
compra, no se puede dar salida a las reservas pendientes.
Si se cumple que:
Stock libre utilización Centro – Stock de Seguridad -Ctd. reservas pendientes + Ctd. Solicitudes
de compra + Ctd. Pedidos de compra < 0
 Cuánto se pide: El sistema pide según el tamaño de lote, siguiendo las mismas pautas que las
descritas en el apartado 2.
Característica de planificación = V1
Esta característica de planificación de necesidades es la misma que VB, pero sin tener en cuenta las
reservas.
Hasta que el stock real libre de utilización, o está por debajo del punto de pedido, el sistema no
lanza una propuesta de solicitud de compra.
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 111 de 187]

Nota importante:
1. El MRP es un programa estándar, utiliza el estándar de SAP, que no ha sufrido ninguna

modificación.
El MRP, nunca determina la UMP en las solicitudes de compra que se generan.
El MRP sí determina la fuente de aprovisionamiento, pero nunca la Unidad de medida de pedido.
Es decir, que aunque en el libro de pedidos esté marcado un proveedor, con la UMP, marcado
como fijo, el sistema sólo incluye en la Solicitud el proveedor, No la UMP.
2. Es el en tratamiento posterior, transacción ME57, que tiene que hacer el usuario en el que, el
propio usuario que trata las solicitudes de compra, debe hacer la asignación, automática, de la
UMP y grabar la solicitud.
3. A continuación, al generar el pedido de compras, el sistema determina correctamente la

Referencia del material.
5.2 Ejecución de la planificación de necesidades individual

Desde la transacción del árbol de menú siguiente:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 112 de 187]

Accedemos a la siguiente pantalla, en la que vamos a introducir el material que vamos a planificar.
A continuación, en el caso de que para nuestro centro existan Áreas de Planificación de
necesidades, introducimos el área de planificación de necesidades y el Centro. (Ejemplo, ISPLN)
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 113 de 187]

Ejemplo SNS, Complejo hospitalario de Navarra:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 114 de 187]

En las opciones que vienen en la misma pantalla a continuación, hay 2 parámetros importantes:
Crear solicitudes de pedido: Indica que las propuestas del sistema serán en forma de solicitud de
pedido.
Modo de planificación: Normalmente indicamos 1, en caso de que queramos borrar los datos de
planificación anteriores, que no hayan sido tratados, seleccionaremos la opción 3.
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 115 de 187]

A continuación ejecutamos.
Si queremos ver los datos, pero que no se graben, mantenemos marcado el flag que hay en la parte
inferior de la pantalla:
Le damos a enter, y el sistema muestra el resultado de la planificación:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 116 de 187]

RepPed_: Pedidos de compra con fecha de entrega anterior o igual a la fecha de la planificación
SolPed: Solicitudes de compra con fechas de entrega anteriores o iguales a la fecha de planificación
ResMAt: reservas de material para consumos de material desde almacén.
En este caso, el sistema ha generado una propuesta de compra, de 929, que corresponde a la
ultima solicitud del día 15/05/2014, día en el que estamos ejecutando la solicitud de compra.
Estos datos no se han grabado, para grabarlo, si queremos, debemos darle al botón:
En el caso en el que al acceder, hayamos desmarcado el flag:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 117 de 187]

Cuando accedamos a la pantalla del resultado de la planificación de necesidades el sistema ya

habrá grabado los datos
5.3 Ejecución de la planificación de necesidades global

Desde el árbol de menú:
Accedemos a la transacción, y vemos que en esta transacción no se puede seleccionar un material

concreto, el sistema va a planificar todos los que sean susceptibles de planificación, es decir, todos
los que en el maestro de materiales, en los datos de planificación de necesidades tengan valores de
planificación.
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 118 de 187]

A continuación, Continuar:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 119 de 187]

El sistema nos puede presentar mensajes de aviso, que deberemos pasar si es lo que queremos,
dando a enter:
Al final, el sistema muestra el resultado de esta forma:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 120 de 187]

5.4 Visualización individual de la planificación
Transacción MD05:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 121 de 187]

5.5 Visualización colectiva de la planificación
Entramos, y añadimos los siguientes criterios de búsqueda:
 Centro
 Planificador de necesidades
 Fecha de planificación
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 122 de 187]

A continuación damos a enter:
El sistema muestra la lista de materiales planificados, haciendo doble clic, accedemos al resultado
individual de cada uno de ellos.
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 123 de 187]

6 . GESTIÓN DE RESERVAS INTRANET

6.1 Reservas
Desde el menú:
Podemos acceder a la creación, visualización , y modificación de resrevas.

Si visualizamos una reserva:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 124 de 187]

Podemos ver en los datos de cabecera, la clase de movimiento de la reserva, en este caso, es un
movimiento 201, salida de material de almacén a centro de coste.
Y un resumen de las posiciones, con los materiales y cantidades que se van a suministrar desde el
almacén.
Si queremos crear una reserva, accedemos a la transacción de creación de reserva:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 125 de 187]

Indicamos la clase de movimiento, que posteriormente se va a ejecutar:
Y a continuación, indicamos los materiales sus cantidades y unidades de medida base:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 126 de 187]

Y grabamos.
6.2 Resumen de la operativa de gestión de reservas desde la Intranet

En su afán por mejorar los procesos de aprovisionamiento, el Servicio Navarro de Salud –
Osasunbidea (SNS-O) ha desarrollado un proyecto que permite la creación informatizada vía
Intranet de reservas de material por los diferentes centros de responsabilidad.
La creación de estas reservas se realizará en la página creada a este efecto dentro de Intranet del
Gobierno de Navarra, desde donde se podrán:
1. Crear reservas de material por un centro de responsabilidad. La reserva a crear podrá ser
de tipo:
 Urgente
 Predefinida o programada.
2. Solicitar artículos del catálogo de productos asignado a cada centro de responsabilidad,

dentro del conjunto de materiales definidos para el almacén correspondiente.
El proceso de creación de reservas a través de Intranet será del siguiente modo:
El usuario accederá al sistema SAP R/3 a través de la página de creación de reservas de Intranet,
desde donde podrá visualizar el catálogo de productos.
El usuario seleccionará un grupo de artículos del catálogo; pudiendo visualizar todos los materiales
pertenecientes al grupo de artículos.
El usuario seleccionará los materiales; pudiendo visualizar los datos detallados de dicho material.
El usuario especificará la cantidad de material deseada.
El usuario introducirá dicha información en la lista de reservas de aprovisionamiento.
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 127 de 187]

El proceso de selección de otros materiales puede continuar de forma análoga hasta completarse el
pedido.
El proceso concluirá con la grabación de la reserva en el sistema SAP R/3.
Una vez grabada la reserva normal, la gestión de salidas de mercancías se realizará dentro del
sistema SAP R/3 utilizando para ello el programa de repartos proporcionales de la reserva
desarrollado a tal efecto, y el movimiento 201(salidas de mercancías a centros de coste) que se
genera automáticamente.
El jefe de aprovisionamiento de un almacén puede generar de forma manual reservas urgentes a
través de Intranet, gracias al movimiento ZUR (salidas urgentes a centros de coste).
Si la necesidad del material es muy urgente y no se puede grabar el valle de Reserva Urgente, el
jefe de aprovisionamiento del almacén podrá actualizar directamente el movimiento ZUR sin
referencia a la reserva urgente.
6.3 Actualización de usuarios de la Intranet

Menú SAP Logística Ampliación Logística Centros Catálogo de
Intranet 
Actualización de Usuarios
Transacción /IECI/MM_USU
La actualización de usuarios de Intranet permite actualizar los datos de los usuarios que han sido
dados de alta para trabajar con Intranet, pudiendo modificar el Centro de Coste (Centro de
Responsabilidad), Almacén, clase de movimiento y número de la reserva modelo.
Cada responsable de almacén podrá modificar los usuarios para su centro y almacén.
Una vez se han introducido los datos de centro y almacén se debe pulsar el botón ejecutar (F8).
El sistema mostrará la pantalla de usuarios, donde se podrán visualizar todos los usuarios dados de
alta para ese centro y almacén.
6.3.1 Creación de nuevo usuario

Cabe la posibilidad de que se necesite crear una nueva entrada en la tabla, para lo cual se debe
pulsar el botón:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 128 de 187]

 Usuario: nombre del usuario nuevo en Intranet, es imprescindible que

 haya sido dado de alta por el departamento de Sistemas y notifiquen el
 nombre al responsable del almacén.
 Centro: hospital al cual pertenece el centro de coste que se da de alta.
 Sociedad CO: sociedad de control de costes (por defecto: SNS).
 Centro coste: centro de responsabilidad que va a realizar sus vales de
 pedido de material a través de Intranet.
 Almacén: almacén donde el centro de responsabilidad realiza sus
 peticiones (almacén que abastece al Centro de Coste).
 Cl. movimiento: por defecto 201 (salida de mercancía para centro de
 coste)
 las cargas iniciales. Si no tiene vale predefinido se deja en blanco.
 Última Reserva: campo que se rellena de forma automática cada vez que
 el usuario realiza una reserva
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 129 de 187]

Una vez cumplimentados todos los datos se debe pulsar el botón grabar.
6.3.2 Ampliación de autorizaciones de usuario
Puede darse el caso en el que se deban ampliar las autorizaciones de un usuario, bien porque se le
permite generar reservas para otro Centro de Coste, bien porque se le permite realizar un
movimiento urgente o por cualquier otro motivo.
En este caso se deben ampliar las autorizaciones para dicho usuario. La forma más sencilla de
ampliar las autorizaciones de un usuario es copiando el usuario en cuestión y añadiendo los datos
adicionales que desean ampliarse.
Para ello se deberá marcar el usuario que se quiere ampliar y pulsar el botón copiar entradas (F9).
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 130 de 187]

En esta nueva pantalla se puede modificar el Centro de Coste, el almacén, la clase de movimiento y
borrar la reserva modelo (caso de que fuera de otro Centro de Coste diferente).
Una vez modificados los campos se pulsa el botón Intro y a continuación se graba el registro
pulsando el botón grabar.
6.3.3 2.1.3. Borrado de usuarios

En el supuesto de que se deba dar de baja un usuario de Intranet el responsable del almacén
deberá marcar el usuario en cuestión (ver caso anterior) y pulsar el botón borrar entradas (Shift +
F9) , pulsando a continuación el botón grabar para registrar la baja.
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 131 de 187]

6.3.4 2.1.4. Modificación de datos usuario

En el caso de que se deba modificar alguno de los datos de un usuario, por ejemplo una reserva
modelo, doble clic sobre el usuario. En la pantalla de modificar entrada se modificarán los ampos
deseados, por ejemplo la reserva modelo, y posteriormente se debe pulsar el botón grabar. .
6.4 Actualización de catálogos para un Centro de Coste

Menú SAP Logística Ampliación Logística Centros Catálogo de
Intranet
Transacción /IECI/MM_CAT_CECO
A través de esta transacción el usuario podrá modificar, ampliar, borrar copiar y visualizar el catálogo
de materiales por centro de coste (actuales centros de responsabilidad).
6.4.1 2.2.1. Crear o ampliar el catálogo de un centro de coste

En el caso de que se desee crear un catálogo o ampliar uno ya existente (introducir nuevos
materiales en el catálogo) se deberán rellenar los siguientes campos:
 Centro: centro al que se desea ampliar el catálogo (6000 Atención Primaria).

 Centro de coste: centro de responsabilidad al cual se va a crear o ampliar el catálogo (26702:
Consult. Olazagutia)
 Almacén: código del almacén que va a suministrar la mercancía (6000: General).
 Material (opcional): código de los materiales que van a formar parte del
Catálogo de productos del centro de coste.
Si se desconoce el código de alguno de los campos se podrá utilizar pulsar el botón
matchcode. Al pulsar este botón se mostrará una ventana de diálogo desde donde se podrá
seleccionar el Centro, Material, Centro de Coste, etc. En el caso de querer realizar una
selección múltiple se deberá pulsar el botón de selección múltiple en la línea de material o
Centro de Coste.
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 132 de 187]

En la pantalla de selección múltiple se indicaran los intervalos de rangos de números o bien los
valores individuales y se pulsará el botón tomar (F8).
A continuación se pulsa el botón.

En la columna cantidad máxima se deberá indicar el valor máximo por pedido. Si el campo se deja
en blanco el sistema asume que ese material no se puede pedir. A continuación se pulsa el botón. .
6.4.2 Copiar catálogo de productos

El objetivo de esta opción es la de copiar el catálogo de productos y cantidades de un centro de
coste en otro centro de responsabilidad.
Para copiar un catálogo de productos deberemos rellenar los siguientes campos:

 Centro de coste modelo: es el número de centro de coste o responsabilidad del cual vamos a
copiar el catálogo de productos.
 Centro de coste: es el número de centro de responsabilidad al cual vamos a crear un
catálogo de productos como copia de del catálogo original del centro de coste que funciona
como modelo.
 Almacén: número de almacén que va a suministrar los materiales.
A continuación pulsamos el botón de y aparece un resumen de todos los materiales y cantidades
que vamos a crear como catálogo del centro de coste (en nuestro ejemplo del CR: 20900 , aparece
en la columna de CeCo)
También podemos marcar algunos materiales, situándonos sobre la línea del material y pulsando el
botón de para que borre esos materiales del catálogo y no formen parte de él.
A continuación pulsamos el botón de y ya lo tenemos copiado y generado en nuestro centro de
coste.
6.4.3 Modificar un catálogo

Con esta opción lo único que podemos modificar son las cantidades máximas autorizadas a pedir de
cada material para un centro de coste.
Si queremos ampliar el catálogo con nuevos materiales deberemos pulsar el botón de
Si queremos suprimir o borrar materiales del catálogo deberemos pulsar el botón de Campos a
rellenar para modificar el catálogo de productos:
 Centro de coste
 Almacén
Pulsar el botón de y una vez dentro iremos modificando las cantidades máximas autorizadas a pedir
por material. Finalmente debemos pulsar el botón de para registrar todas nuestras modificaciones.
6.4.4 Borrar un catálogo de productos

Con esta opción podremos borrar el catálogo de productos de un centro de coste.
Los campos a cumplimentar serán:
 Centro de coste
 Almacén
A continuación pulsamos el botón de . El sistema nos presenta un resumen del catálogo de
productos. Si marcamos alguna línea y pulsamos el botón de , estos materiales no serán borrados
del catálogo de productos ya que los suprimimos de la selección de catálogo a borrar.
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 133 de 187]

Pulsamos el icono de y todo el catálogo de productos es borrado.
6.4.5 Visualizar un catálogo de productos
Con esta opción podremos visualizar el catálogo de productos de un centro de coste. Los campos a
cumplimentar serán:
 Centro de coste
 Almacén
A continuación pulsamos el botón de . El sistema presenta un resumen de todos los materiales y
cantidades máximas a pedir por producto para ese centro de coste.
Para salir de la pantalla, pulsar el botón y accedemos a la pantalla de selección principal.
6.5 REPARTO PROPORCIONAL ENTRE LOS CENTROS DE COSTE

6.5.1 Actualización del calendario de repartos para Cecos
Menú SAP Logística Ampliación de logística Reparto proporcional 
Calendario de repartos
Transacción Z02_ZRESER
El objetivo de esta transacción es la actualización del calendario de repartos de materiales a los
distintos centros de coste o responsabilidad. A través de esta transacción se puede introducir un
nuevo centro de coste en el calendario de repartos, trasladar el día de repartos para los centros de
coste, borrar un centro de coste del calendario de repartos para no volver a mandarle mercancía y
visualizar el calendario.
6.5.2 Crear el calendario para un Centro de coste o varios Centros de
Los campos obligatorios a rellenar para poder actualizar en el calendario de repartos un centro de
coste o varios centros de coste son:
 Centro de coste: centro/s de responsabilidad que van entrar en el
 calendario para el reparto proporcional de material.
 Día actual: día de la semana que fijamos para repartir a ese centro/s de
 coste. No es el día en que nos encontramos nosotros actualizando esta
 transacción si no el día que le fijamos al centro de coste para repartirle la
 mercancía solicitada.
 Almacén: lugar que va a suministrar la mercancía.
A continuación pulsamos el botón , aparece un resumen de todos los centros de coste que vamos a
fijar como día de reparto el indicado en la casilla de día actual:
Si no queremos que alguno de los centros de coste seleccionado tenga como día de reparto el fijado
en la pantalla, deberemos marcarlo en la columna de No tratar. Para grabar los datos deberemos
pulsar siempre el botón de que es crear. Si queremos salirnos sin grabar los datos deberemos pulsar
el botón.
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 134 de 187]

6.5.3 Trasladar el día de reparto de un centro de coste

Con esta opción podremos trasladar el día de reparto de un centro de coste o de varios; esto puede
ser útil cuando coincide que ese día es fiesta y queremos repartir mercancía al centro de coste antes
de la fiesta. Es imprescindible para trasladar el día, que previamente esté dado de alta en el
calendario de repartos.
Hay que tener en cuenta que cuando trasladamos el día de un determinado grupo de centros de
coste porque es fiesta , el nuevo día elegido se mantiene y si queremos que vuelva a la situación del
principio deberemos volver a trasladar el día con esta misma función; el sistema no vuelve
automáticamente a la situación original.
Campos a rellenar de manera obligatoria:
 Centro de coste: número de centro de responsabilidad o grupo de centros de coste que

queremos trasladar el día de reparto.
 Día actual: día de la semana que tiene fijado ese grupo de centros de responsabilidad para
hacerles el reparto ( si no nos acordamos podemos utilizar la opción de poniendo en día
actual, el día y nos sacará todos los centros de coste que tienen para ese día el reparto).
 Nuevo día: nuevo día de la semana que queremos que tenga este grupo de centros de coste
para repartirles.
 Almacén: lugar que abastece a los centros de coste.

A continuación pulsamos el botón, se presenta un resumen de cómo va a quedar la nueva situación:
Si estamos de acuerdo, pulsamos el botón de trasladar.
6.5.4 Borrar el calendario de repartos para un centro de coste

Con esta opción podremos borrar del calendario de repartos el día fijado para un centro de coste o
grupo de centros de coste.
Los campos a cumplimentar serían:
 Día actual: se indica el día de la semana que se quiere borrar como día de reparto de
algunos centros de coste.
 Almacén: lugar que hace el reparto No hace falta cumplimentar el centro de coste, porque va
a ser el sistema el que
Me facilite la información. Pulsamos el botón.
Al pulsar el botón de borrar no significa que estemos borrando directamente, deberemos

posteriormente afirmar nuestra decisión tras los datos mostrados de que realmente queremos borrar.
Dentro del resumen de centros de coste que el día que hemos puesto en la casilla de día actual,
podemos decidir no borrar a todos los centros de coste ese día como día de reparto; para ello
deberemos marcar todos aquellos que no queremos borrar en la columna de No tratar y dar al botón
de para que si se borre el día a los Cecos no marcados.
Todos aquellos centros de coste que hemos marcado para no tratar en el borrado de día fijado
permanecen inalterados; es decir siguen manteniendo el día de reparto original.
6.5.5 Reparto proporcional entre los centros de coste

Menú SAP Logística Ampliación de logística Reparto proporcional
Reparto
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 135 de 187]

Proporcional
Transacción ZREPARTO
El objetivo de esta transacción es el reparto proporcional de cantidades de productos, entre los

diversos centros de responsabilidad, teniendo en cuenta la cantidad disponible de ese material en el
almacén menos el stock de seguridad si lo tuviera y el calendario de reparto ( si lo ejecutamos un
Martes tiene en cuenta todos los centros de coste que tienen fijado en el calendario de reparto el día
Martes). El sistema propone en función de la unidad de medida de salida del almacén (lotes) la
cantidad que se le puede dar a cada centro de coste; es una
Propuesta.
Cada jefe de almacén ( en principio el programa está creado para ejecutarse para el almacén
general de cada uno de los centros hospitalarios) rellenará el almacén para el cual se va a realizar el
reparto; a continuación pulsará el botón de ejecutar . Si en algún caso, el volumen de datos es
considerable, es posible que transcurrido unos minutos el programa se cancele; se recomienda
utilizar por menú:
RESUMEN DE LA PANTALLA:
A nivel de cabecera indica el centro y el almacén para el que propone el reparto proporcional.
El resumen se presenta jerarquizado por centro de coste o responsabilidad, las reserva que tiene
ese centro de coste y las posiciones; el material y su descripción .
A nivel de columna: la cantidad pedida o solicitada de un material por centro de coste, la cantidad a
repartir ( cantidad de material en el almacén en libre utilización menos el stock de seguridad si lo
tuviera), cantidad entregada (cantidad que le corresponde tras el reparto proporcional y teniendo en
cuenta el lote o unidad de medida de salida del almacén y que le será entregada si el jefe de
almacén pulsa el botón de conformidad) , débitos ( es la diferencia entre la cantidad pedida ( en
unidades de medida básicas) y la cantidad entregada ( en unidades de salida o lote) especificada en
unidades básicas.
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 136 de 187]

7 . MOVIMIENTOS DE MERCANCÍAS
7.1 Entrada de mercancías
Recibimos el material, sea de almacén, sea para un centro de responsabilidad, debemos realizarla
entrada de mercancías.
Para los pedidos de servicios, la entrada de mercancía corresponde a la aceptación del servicio.
En este paso ya se realiza un asiento contable, hasta ahora el pedido de compra, el contrato
marco.., eran sólo documentos que se guardan en el sistema pero sin ninguna consecuencia
contable. Al realizar la entrada de mercancías hay un asiento contable por detrás que modifica la
cuenta de existencias.
Como la realizamos:
Entramos a la transacción:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 137 de 187]

En la parte superior izquierda seleccionamos lo que queremos hacer, vemos en la imagen que
tenemos seleccionado Entrada de Mercancía, Pedido.
Desde esta misma transacción también podríamos visualizar un documento ya contabilizando
seleccionando Visualizar, Documento de material.
Si continuamos haciendo la Entrada de Mercancías, metemos nuestro número de pedido y le damos

a entre:
El sistema trae todos los datos del pedido al que queremos dar entrada:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 138 de 187]

Rellenamos el campo Nota de entrega, es un campo texto, destinado al albarán.

Además, podemos modificar la cantidad si no se recibe toda la cantidad del pedido sino una parte.
Las líneas del pedido a las que vamos a dar entrada deben estar marcadas como OK.
Es posible que nos encontremos la pantalla de la siguiente forma:
En este caso vemos que la posición está en azul, esto significa que tenemos el detalle de la posición
abierto en la parte inferior de la pantalla y no podemos modificar ni la cantidad ni marcar o
desmarcar el OK. Para ello debemos cerrar ese detalle, mediante el icono seleccionado:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 139 de 187]

En la parte superior de la pantalla, cabecera del documento, vemos que hay una casilla para marcar
o desmarcar, es la casilla “vale colectivo”. Esta casilla se marca cuando queremos que al grabar la
entrada de mercancías se impriman documentos de entrada. Si no queremos imprimir nada,
podemos desmarcarla.
Ya podemos grabar la entrada de mercancías.
7.2 Traspasos
7.2.1 Traspasos entre almacenes
Transacción de SAP a utilizar:
MB1B-Traspaso
La situación de partida es el material almacenado en el Almacén 8103 del Centros 8100, Instituto
de Salud Pública y Labora.
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 140 de 187]

A partir de aquí, si se requiere hacer un traslado de material, al Centro 8000, almacén 8102, para
proceder posteriormente al suministro a Centros de Coste, se debe realizar la siguiente operativa.
Entramos a la transacción anteriormente citada:
MB1B-Traspaso
Indicando la clase de movimiento 301, y el centro y almacén origen: 8100 y 8103:
Enter y aparece la siguiente pantalla, en la que se debe introducir, el Centro y almacén destino, el
material, la cantidad y el lote en el caso en el que el material requiera esta información:
A continuación grabamos:
El sistema puede indicarnos un mensaje de modificación de la valoración del material en el

almacén destino, hay que darle a continuar:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 141 de 187]

Así, el traspaso queda contabilizado.

Si ahora consultamos el stock en los almacenes:
8100/8103 y 8000/8002:
7.2.2 Traspasos de material a material

Dentro del almacén, se cambia un código de material por otro.
En el árbol de menú:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 142 de 187]

Seleccionamos la clase de movimiento 309, y el centro y almacén para en el que ejecutamos el

traspaso.
Accedemos a la siguiente pantalla en la que vamos a introducir los datos del material origen y
destino, y la cantidad traspasada.
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 143 de 187]

7.1 Salidas de material desde Almacén
7.1.1 Salida de mercancías a Centro de Coste
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 144 de 187]

Seleccionamos la clase de movimiento 201, centro y almacén origen del material.

L
A continuación rellenamos los datos de material, cantidad, y si el material tuviera lote, el lote.
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 145 de 187]

Y finalmente grabamos.
7.2 Inventario
Las transacciones de inventario se encuentran en el árbol de menú:
7.2.1 Inventario en 3 pasos

Los 3 pasos a realizar son:
1. Documento de inventario
2. Recuento de inventario
3. Diferencias de inventario
1. Documento de inventario
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 146 de 187]

En este caso, se crea en SAP un documento con la lista de materiales del almacén que se van a
inventariar, que se van a contar.
Esa lista debe imprimirse, y se traslada a las personas que va a contar físicamente el conteo del
material.
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 147 de 187]

Se van metiendo los materiales:
Y se graba:
Imprimir documento de inventario:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 148 de 187]

2. Registro de inventario
Una vez que el responsable del inventario indica las cantidades reales contadas, es necesario
registrar esas cantidades en el sistema:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 149 de 187]

Entramos en la transacción:
Se rellenan las cantidades y se graba.
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 150 de 187]

3. Contabilización de diferencias
Es en este paso, en el que se genera el documento de diferencias, que lleva asociado el documento
contable correspondiente.
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 151 de 187]

7.2.2 Inventario en 2 pasos, contabilización de diferencias

Sólo se realizan los pasos 2 y 3 del apartado anterior.
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 152 de 187]

15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 153 de 187]

7.2.3 Inventario en 1 paso, contabilización de diferencias

Sólo se realiza el paso 3 del apartado anterior, sin tener en cuenta un documento previo:
Transacción MI10
Al entrar en la transacción el sistema solicita indicar e Centro y Almacén del que se va a realizar le
inventario:
Por ejemplo, Centro 80000, y Almacén 8000:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 154 de 187]

Al dar a enter, se accede a la siguiente pantalla:
En el campo:
 Texto breve del material: Debe insertarse el código SAP del material que estamos
inventariando.
 Cantidad: LA cantidad real existente en el Almacén
 UMA: Las unidades de medida
 RC: En caso de que la cantidad real del material contado es igual a 0, es
necesario marcar este flag.
Así iremos indicando todos los materiales y cantidades, y finalmente, presionando el botón grabar:
El sistema contabiliza las diferencias.
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 155 de 187]

7.2.4 Contabilización de diferencias de inventario (carga fichero)

Transacción:
Z02_MM_ETIQ_INVENT
Ejecutando la transacción, se accede a la pantalla de selección, en la que hay que introducir el

Centro, Almacén, y seleccionar el fichero que se va a cargar:
El fichero a cargar debe tener el siguiente formato, y llevar la siguiente información:

Formato: Fichero .txt :
Con el formato de la imagen, en el que la información corresponde a los siguientes campos:

 Almacén
 Material
 Cantidad
Al ejecutar la transacción, el sistema presenta una pantalla de resumen con el inventario que se va a
contabilizar:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 156 de 187]

Permite al usuario modificar datos, si fuera necesario, y a continuación se contabiliza:

Botón en la parte inferior de la pantalla:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 157 de 187]

8 . FACTURAS LOGÍSTICAS
8.1 Factura preliminar logística
Es un documento previo a la factura contabilizada, que no generan asientos contables en el sistema,
ni ejecutan el consumo de dinero de las partidas presupuestarias y tampoco ejecutan el consumo de
los documentos presupuestarios.
Hasta ahora, ha sido para nosotros transparente el concepto de Clase de Documento de factura. El
sistema permite clasificar los documentos como pedidos, facturas…, y para ello usa las clases de
documentos.
Para los pedidos siempre utilizamos la misma, NB.
Y para las facturas de MM, en el caso de materiales, siempre utilizaremos como clase de factura RE.
Para el caso de servicios, usamos otras clases de documentos: TM, OM, ON
En este caso, en función de la clase del documento presupuestario del pedido, la clase de
documento de factura será una u otra. Aunque por defecto siempre aparecerá la clase de factura
RE, al grabar la factura preliminar el sistema revisa si esa es la clase de documento correcta y si no
lo es nos dirá qué tenemos que poner.
Sí debemos saber que en caso de que estemos contabilizando una Resulta, la clase de documento
es TM.
Como grabamos una factura preliminar. Desde el árbol de menú:
Entramos en la transacción.
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 158 de 187]

En la parte superior de la pantalla, cabecera de la factura, en la pestaña datos básicos vamos a

rellenar los siguientes campos:
◊ Fecha de factura: fecha de la factura enviada por el proveedor
◊ Fecha de contabilización: normalmente será la fecha del día.
◊ Referencia: es el código de factura del proveedor
◊ Importe de factura: Importe total de la factura.
Y en la parte inferior de la factura introducimos el número de pedido o el número de albarán que

queremos facturar. Le damos a enter.
En el caso de querer seleccionar el albarán, en la casilla en la que vemos Pedido/Plan de entregas,

seleccionamos Nota de Entrega:
En el caso en que haya diferencias entre el importe de las posiciones de la factura y el importe total
de factura, el sistema no nos dejará grabarla. Podemos ver si hay diferencias o no las hay revisando
el campo “Saldo”, que está en la parte superior derecha de la factura:
Ya podemos grabar la factura y así ya tenemos nuestra factura preliminar.
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 159 de 187]

En ese momento es cuando el sistema nos va a decir cual es la clase de documento que
deberíamos hacer seleccionado.
En caso de que estemos facturando un pedido directamente contra partida presupuestaria la factura
se habrá grabado.
En el caso de que estemos trabajando con documentos presupuestarios, el sistema nos dará un
mensaje como el que vemos a continuación:
En este momento si estamos contabilizando una resulta deberemos añadir como clase de
documento TM y sino, OM.
Para ello, en la cabecera de la factura, en este caso, vamos a la pestaña Detalle:
En el campo clase doc. Ahora vemos que por defecto el sistema siempre pone RE. Modificamos ese
valor y ponemos el correcto, OM o TM:
Y ahora sí podemos grabar la factura.
8.2 Facturas con periodo de devengo
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 160 de 187]

Este caso, se produce cuando tenemos un pedido de servicios imputado con varios repartos,
pedido programado.
Conforme recibimos las facturas, realizamos la entrada de mercancía de cada reparto y
grabamos la factura preliminar.
Este pedido ha sido creado desde la transacción estándar de crear pedidos (ME21N), no desde
la transacción automática, por lo tanto no hemos rellenado el Periodo de devengo de sus
repartos.
Cuando vamos a introducir la factura preliminar:
Una vez hemos rellenado los datos:
Si grabamos al factura preliminar, aparece de forma automática la pantalla que nos pide rellenar
el campo periodo de devengo del reparto/s que estamos facturando:
Una vez que lo rellenamos:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 161 de 187]

Si le damos a continuar, la factura preliminar se graba:
8.3 Factura contabilizada

Al contabilizar la factura, el sistema va a grabar el consumo en el documento presupuestario, se
generará el asiento contable, el expediente y a continuación se tramitará el pago de dicha factura.
Este proceso es un proceso de contabilidad por eso no se explica en el manual de usuario.
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 162 de 187]

9 . INFORMES Y LISTADOS
9.1 Listados de Documentos de Compras
Transacciones ME2M, ME2L, ME2K, todas muestran listados de pedidos de compras.
Listados de pedidos de compras
En cada carpeta de los documentos de compras, hay una carpeta de Visualizar Lista, en la que
podemos obtener listados de documentos:
Por ejemplo, para el caso de Pedidos por Centro de Coste:

Árbol de menú:
Accedemos a la pantalla de selección, y filtramos por Centro de Coste, y por fecha (por ejemplo):
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 163 de 187]

Siempre en el Alcance de Lista, indicamos ALV, y en Condiciones de Selección, podemos elegir, el

estado de los pedidos que queremos seleccionar:
 RECHNUNG: Facturas pendientes

 WE101: Entradas de mercancía pendientes
 ZFACTPEND: Facturas pendientes (entrega>factura)
9.1.1 Listados de Contratos Marco

Adicionalmente a los listados estándar, que se pueden ejecutar en la carpeta Visualizar Lista:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 164 de 187]

Contamos con algunos listados adicionales de Contratos marco, por ejemplo, el siguiente informe:
Árbol de menú:
Filtramos, por ejemplo, por material:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 165 de 187]

Obtenemos la lista de contratos marcos existentes en el sistema y vigentes en ese momento
9.1.2 Informes de consultas por referencias

Dentro del árbol de menú:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 166 de 187]

Accedemos al informe, indicamos los criterios de selección que nos interesen:
Y a continuación, obtenemos el siguiente resultado, en el que el sistema muestra, toda la

información almacenada en el registro info para los criterios de selección indicados.
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 167 de 187]

9.1.3 Pedidos de compra retenidos

Para obtener una lista de pedidos retenidos, desde la transacción de evaluaciones generales, en el
árbol de menú:
Entramos y podemos usar el icono de colores para seleccionar el estatus INCOMPLETO para los
pedidos:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 168 de 187]

Como hemos hecho en otras ocasiones, hacemos doble clic sobre ese campo para que pase a la
derecha y poder usarlo como criterio de selección. Metemos el valor X para que nos muestre los
pedidos incompletos.
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 169 de 187]

9.1.4 Informe de pedidos de compras pendientes de recibir
Accedemos y filtramos por grupo de compras, además de los criterios que vienen fijados en la
pantalla de selección:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 170 de 187]

Este informe también nos permite saberlo que hay pendiente de recibir de aquellos pedidos que
tienen un documento presupuestario de referencia.
Nos sirve para comprobar si tengo algún pedido obsoleto, contra un documento presupuestario, que
está consumiendo importe de dicho documento.
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 171 de 187]

9.1.5 Informe de pedidos de compras
Accedemos y filtramos por material, proveedor, grupo de compras, además de los criterios que
vienen fijados en la pantalla de selección:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 172 de 187]

Este informe también nos permite conocer la mayoría de los datos interesantes sobre los pedidos.
9.2 Listados de stocks

Los localizamos en el árbol de menú siguiente:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 173 de 187]

9.2.1 Resumen de Stocks
Muestra el stock de un solo material.
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 174 de 187]

Resultado del informe:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 175 de 187]

9.2.2 Stock de almacén:
En este caso, se pueden seleccionar listas de materiales:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 176 de 187]

9.2.3 Listado de fecha de caducidad:
Indicando el tiempo a futuro en el que el sistema debe revisar las fecha de caducidad de los
productos:
El sistema muestra los productos que caducan o no en ese periodo de tiempo, y cuando:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 177 de 187]

9.2.4 Stock en fecha contable:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 178 de 187]

Nos permite saber el stock en fechas pasadas.
Resultado:
En las opciones de selección, podemos modificar el formato de salida del informe:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 179 de 187]

9.2.5 Informe de listado de reservas:
Entramos y podemos seleccionar las reservas que buscamos:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 180 de 187]

En la parte superior de la pantalla podemos seleccionar más campos para filtrar:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 181 de 187]

Por ejemplo, fecha de necesidad, que es la fecha del día, normalmente:
9.2.6 Informes de consumos de Centros de Coste:

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Por ejemplo, ejecutamos uno de ellos, el ZSNS_SALCECOMA
Muestra los consumos por meses:
9.3 Listado de facturas
Transacción MIR5/MIR6
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 183 de 187]

Accedemos y seleccionamos según los criterios que nos interesen: fecha de contabilización,
usuarios que ha creado al factura…
9.4 Sistema de Información Logística: Análisis Estándar
9.4.1 Análisis material

Nos muestra en un periodo seleccionado la cantidad de un material determinado en pedidos de
compra, cantidad EM, cantidad facturada….
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 184 de 187]

Si queremos añadir algún campo mas, usaremos el icono:
Por ejemplo, puedo añadir la cantidad facturada:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 185 de 187]

Para que el sistema nos presente, no solo la descripción del material o el material sino también su
código:
Opciones Representación de característicasClave y denominacion
Para que podamos ampliar el tamaño de la columna del material en este caso, de nuevo:
OpcionesAncho de columna: le damos el ancho que queramos.
9.4.2 Análisis proveedor

Igual que en el caso anterior podemos hacer un análisis por proveedor. Todos estos análisis los
vemos en el árbol de menú:
15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 186 de 187]

10. LISTA DE TRANSACCIONES
Se incluye hoja Excel con listado de transacciones
Gestión de
Materiales SAP ISPLN y SNS 2014_v2.xlsx
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Manual usuario gestión de materiales

Instituto de Salud Pública y Laboral de Navarra

15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 2 de 187]

15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 3 de 187]

4.4.6 Pedido de compra con posiciones gratuitas 99

15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 4 de 187]

7.2.1 Traspasos entre almacenes 140

15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 5 de 187]

● Documentos de Compras: Contratos marco, Solicitudes de Compras, Pedidos de Compras

● Planificación básica de necesidades

● Verificación de facturas logísticas

● Consultas de documentos e informes

15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 6 de 187]

La imagen que a continuación se ve, representa una Estructura Organizativa genérica:

Si particularizamos en las Organizaciones siguientes:

SERVICIO NAVARRO DE SALUD – OSASUNBIDEA

15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 7 de 187]

INSTITUTO DE SALUD PÚBLICA Y LABORAL DE NAVARRA

15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 8 de 187]

Vemos uno por uno.

3.1 Grupos de Compras

15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 9 de 187]

3.2.1 Clasificación básica de los materiales: Tipos de material y Grupos de artículos

15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 10 de 187]

COD. FAM. FAMILIA

7 MAT OFICINA E IMPRESOS

9 MAT. LIMPIEZA Y ASEO

17 MATERIALS Y GASTOS DIVERSOS

Estos son algunos Grupos de artículos:

15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 11 de 187]

3.2.2 Como comprobar si un material o servicio está dado de alta

Los datos de un material o servicio se dividen por pestañas, y encontramos:

Para ello, podemos ir a la transacción de visualización de materiales/servicios:

15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 12 de 187]

Entramos a la transacción (doble clic) y llegamos a la siguiente pantalla:

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◊ Si no aparece, debemos solicitar su creación según procedimiento establecido.

encima de él y luego le damos al icono de continuar:

Una vez que lo hemos elegido, le daremos al botón: “Selección de Vistas”:

15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 16 de 187]

Seleccionamos todas y le damos al icono continuar:

Aparece la pantalla de los Niveles de Organización:

3.2.3 Como crear un material para un Centro Logístico

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Podemos grabar esas vistas seleccionadas en la Parametrización Previa y siempre saldrán

Y a continuación le damos al icono de continuar:

15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 20 de 187]

Si vamos al botón de Datos Adicionales:

El primer registro que se ve, es la Unidad de Medida Base(SOB).

15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 21 de 187]

Adicionalmente, el campo Susceptible bonificación en especie, es necesario rellenarlo, si

Y vamos pasando de pestaña.

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No entramos en la explicación detallada de los tipos de planificación de necesidades, puesto que

15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 23 de 187]

implantaciones normales de SAP, éste contempla que la planificación de necesidades se realice

Entrando en el botón Áreas de planificación de necesidades a la derecha:

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Si en el campo Área de Planificación de necesidades, vamos a la lista desplegable, vemos que

15/04/2019. Versión 1.0 [Pág. 25 de 187]