Guía para el

Desarrollo
de los Talleres del
Curso

Curso de Gestión de Proyectos

 Propósito de la Guía

El Objetivo de realizar talleres como parte del curso de Gestión de Proyectos es asegurar
que el participante logre aplicar usando información de un proyecto REAL los
conocimientos teóricos adquiridos.

El propósito de la presente Guía es mostrar al participante un conjunto de formatos de los

principales entregables de la gestión de proyectos, de acuerdo al estándar PMBOK, los
cuales deberán ser completados a lo largo del curso y aplicando los conceptos adquiridos.
Asimismo los formatos son susceptibles a poder ser modificados y ajustados a las
características reales del proyecto a fin de lograr una coherencia con la naturaleza,
complejidad y tamaño del proyecto

Metodología de los Talleres

Para el desarrollo de los talleres se deberá:

1.- Definir grupos de trabajo, los cuales se mantendrán hasta finalizar el curso. Será
recomendable que los grupos no sean de más de 5 participantes por grupo.

2.- Cada Grupo nombrará a un coordinador para la comunicación con el instructor

asignado, gestión de cambios, entre otros.

3.- Cada Grupo escogerá un proyecto REAL, al cual tenga acceso y pueda obtener la
mayor información posible. El proyecto debería ser un proyecto finalizado con el propósito
de que se pueda disponer de toda la información completa desde sus inicios hasta el
cierre, y se puedan aplicar todos los procesos de ls gestión de proyecto.

4.- En cada sesión de Taller se avanzarán los formatos de acuerdo al avance programado
del curso. El Instructor deberá guiar y atender las consultas y dudas que surjan durante la
aplicación en cada caso real.

5.- A partir de la segunda sesión de Taller los grupos deberán presentar los avances con
los formatos completos y finalizados a fin de que el instructor pueda evaluar la aplicación.

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Formatos de los Principales Registros
de la Gestión de Proyectos

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 ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO

Título del Proyecto Proyecto de construcción de polideportivo

para 500 espectadores
Gerente del
Jorge Daniel Fuentes Olivares
Proyecto
Patrocinador del
Marleny Arroyo Quispe
Proyecto
Constructora Maesc S.A.C.
Organización
Ejecutora
Marleny Arroyo Quispe
Cliente

Jorge Daniel Fuentes Olivares - Gerente del proyecto encargado de entregar el

polideportivo para 500 espectadores de acuerdo con lo solicitado por el cliente.
Breve Descripción Marleny Arroyo Quispe – cliente, interesada en obtener polideportivo para 500
de Actores espectadores de acuerdo a sus especificaciones.
Involucrados e Raúl Chistean Palian Flores - cliente, interesada en obtener la casa de acuerdo con
Influencia sus especificaciones.

Contar con polideportivo para 500 espectadores

Requerimientos de
los interesados
Deseamos un lugar con especio digno para realizar todo tipo de deporte.
Por ejemplo:
Justificación del
Baloncesto, voleibol, futbol etc-
Proyecto

Un casa de dos pisos de 120 mts2, con cocina, sala, comedor, lavandería, sala de
Breve descripción
estar, cuarto de servicio, cuarto de estudios, cochera, jardín, 1 cuarto principal con
del Producto
baño, 6 cuartos secundarios, 2 baños de visitas, 2 baño principales y pozo a tierra

Asunciones del
Se requiere contar con el terreno, servicios básicos de electricidad, agua y desagüe.
entorno
Licencia municipal
(supuestos)

- Cantidad de personal adecuado disponible

- Equipamiento necesario para el trabajo
Restricciones del
- Dinero para pagar al personal
entorno

Fuentes de Costo Beneficios

Materiales Acabados de calidad
Análisis Preliminar Mano de obra Acabados de calidad
Costo/Beneficio

500 mil soles

Presupuesto
Resumido
Fases Principales Fase Hito
del Proyecto Limpiar el terreno Terreno limpio
Diseñar la casa Casa diseñada

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 Hacer la bases Bases de la construcción

<Ultima Fase> <Hito final>

ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO

Título del Proyecto

Objetivos del
Proyecto de construcción de un casa
Producto
Entregar una casa construida de material noble que tenga dos pisos de 120 mts2,
con cocina, sala, comedor, lavandería, sala de estar, cuarto de servicio, cuarto de
Descripción del
estudios, cochera, jardín, 1 cuarto principal con baño, 6 cuartos secundarios, 2
Alcance del
baños de visitas, 2 baño principales y pozo a tierra
Producto
Sin casa de perro, si piscina, etc….

Límites aceptados (con unidades de

Parámetro
medida)
Criterios de Resistencia del material Xxxxx
Aceptación Medidas del Pozzo a tierra 2 a 5 ohm

Entregar la casa considerando que tenga dos pisos de 120 mts2, con cocina, sala,
comedor, lavandería, sala de estar, cuarto de servicio, cuarto de estudios, cochera,
Objetivos del
jardín, 1 cuarto principal con baño, 6 cuartos secundarios, 2 baños de visitas, 2 baño
Proyecto
principales y pozo a tierra en un plazo no mayor de 6 meses y que no supere el
costo de 500 mil soles.
Terremoto
Lluvias
Riesgos iniciales Falta de electricidad
definidos Falta de agua
Divorcio con boby
Muerte de un trabajador
Costo
Preliminar
Fase Hito
(Unidad
monetaria)
Fases Principales Limpiar el terreno S/ 20,000 Terreno limpio
del Proyecto Diseñar la casa S/ 50,000 Casa diseñada
Hacer la bases S/20,000 Bases de la construcción

<Hito final>

Asunciones Se requiere contar con el terreno, servicios básicos de electricidad, agua y desagüe.
Licencia municipal
- Cantidad de personal adecuado disponible
- Equipamiento necesario para el trabajo
Restricciones
- Dinero para pagar al personal

- No hay casa de perros

Límites del - Piscina no está incluida
Proyecto - No tiene jacuzzy
-
Requerimientos y Requerimientos Productos entregables
productos Cocina Cocina

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 Sala
Comedor
entregables del
proyecto 2 baños de visita

EDT preliminar

Organización inicial
del proyecto

Limitación de
El cliente se quede sin plata
Fondos
Requerimientos de Requerimiento asociados al alcance, entregar el producto como lo desea el cliente.
aprobación del
proyecto

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 ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO (EDT)

El gráfico ejemplo de la EDT es mostrado en la página siguiente página.

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 ESTRUCTURA DETALLADA DE TRABAJO (WBS) - Plantilla

Proyecto: Nombre del

Proyecto

1. Definición de 2. 3. 4. Pruebas y 5. 6. Gestion del

Requerimientos Aceptación Implementación Proyecto
Diseño Programación

2.1Diseño de 3.1 4.1 Migración del 5.1 Migración del 6.1

1.1 Análisis de arquitectura aplicativo a UAT aplicativo a PRD
Procesos del Codificación Iniciación
Negoocio

3.2 Pruebas 6.2

1.2 Unitarias
Especificación 2.2 Diseño de 4.2 Elaboración 5.2 Verificación Planifición
de Requerim. de casos de de Instalación
la Base de prueba y adecuada
Datos escenarios
3.3 4.3 Pruebas de 6.3
1.3 Integraciónde aceptación
Modelamiento 2.3 Diseño de componentes 5.3 Ejecución
de Requerim. Interfase Capacitación
Usuaria
6.4
1.4 Validación
de Requerim. 2.4Diseño de 3.4Documentación Control
Seguridad de Manuales

6.5
Cierre

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 DICCIONARIO DE LA EDT
Código de control <Indicar el código del componente de la EDT donde se piensa gestionar el valor
de cuentas ganado>
Código del
<Indicar el código del paquete de trabajo de la EDT>
paquete de trabajo
Fecha de
actualización

Organización o
individuo
responsable

Descripción del
paquete de trabajo

Entregable (s)

Criterios de
aceptación del <Indicar los parámetros y límites aceptados>
entregable (s)

Asunciones

Recursos

Duración estimada

<Indicar si este entregable es parte esencial del cumplimiento de un hito del

Hitos
proyecto>

Costo estimado

Fecha de término
estimada

Después de este paquete de trabajo

Interdependencias Antes de este paquete de trabajo _____
_____

Aprobación
Gerente de Proyecto _______________ Fecha ________
requerida

LISTA DE ACTIVIDADES Y ATRIBUTOS DE LA ACTIVIDAD

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La lista de actividades y los atributos de la actividad se muestran en la siguiente página.

COD
COD Adelanto/ Tipo de
Paq. Descripción Predecesor Sucesor Duración Resp.
Act. Retrasos Dependencia
Trab.

LISTA DE HITOS

Fase Hitos Principales Fecha Tipo

<opcional u
<Eventos claves de cada fase del proyecto>
obligatorio>

DIAGRAMA DE RED DEL CRONOGRAMA DEL PROYECTO

2.1.1 2.1.2 2.1.3

Inicio Fin

2.1.4 2.1.5 2.1.6

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 REQUISITOS DE RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES
Estructura de Desglose de Recursos (RBS)

COD
COD COD Precio
Paq Descripción Tipo/Modelo Cantidad Rendimiento Adquisición
Act. Recurso Unitario
Trab.

Ejemplo de una representación gráfica del RBS

Proyecto
Implementación de
Software

Personal Equipos

Equipo de
Equipo de Gestión Servidores Computadores
Desarrollo

Jefe de proyecto Técnico de sistemas Servidor Desarrollo

(JP) (TS) (SD)

Coordinadores del Analista Servidor Pruebas

proyecto (CP) programador (AP) (SP)

Analista comercial Analista funcional Servidor Producción

(AC) (AF) (SPd)

Ofimático Operador
(OF) (OP)

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 CALENDARIO DE RECURSOS

Periodos del proyecto (Semanas, meses, etc.)

(Sombrear en periodos de disponibilidad de recursos)

Recursos
Recurs 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 1 1 1 1 1
necesitados
os # 0 1 2 3 4 5
1 <Especificar
recursos>
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

CRONOGRAMA DEL PROYECTO

Ejemplo:

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 ESTIMACIONES DE COSTOS DE LAS ACTIVIDADES

Las estimaciones de costo de las actividades se muestran en la siguiente página.

COD Descripción Personal Equipos Mater./Insum Parcial

Activid. P1 P2 Pi E1 E2 Ei M1 M2 Mi ($)
Tarifas ($)- TPi TEi TMi
A0001 Programación CPi CEi CMi

Totales

CPi = Cantidad del recurso Pi (personal) que está a una tarifa TPi

Costo Parcial de la Actividad = Σ CPi x TPi + Σ CEi x TEi + Σ CMi x Tmi

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LINEA BASE DE COSTO

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 PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD
Sistema de Calidad
Estructura <Organigrama para la calidad del proyecto>
Organizacional

Roles y <Personas involucradas en la gestión de la calidad del

Responsabilidades proyecto>

Procedimientos <Procedimientos estándares de calidad>

<Ver matriz de procesos de calidad en la siguiente hoja. Este

es un ejemplo de una matriz de procesos de calidad para el
Procesos componente de planificación de dirección de proyectos. Dicha
matriz debe ser realizada para todos los componentes de la
EDT>

Recursos <Presupuesto de los recursos asignados a la gestión de la

calidad>
Gestión de la Calidad

<Indicar que entradas, que herramientas y técnicas y que

Aseguramiento de entregables se considera elaborar para este proceso. Por
la Calidad ejemplo: La planificación de la calidad se realizará mediante
análisis comparativos y diseño de experimentos....>

Mejora Continua <Indicar cómo se logrará que los procesos actúen con mayor
del Proceso eficiencia y efectividad>

<Indicar que entradas, que herramientas y técnicas y que

Control de Calidad entregables se considera elaborar para este proceso. Por
ejemplo: el control de la calidad se realizará utilizando las 7
herramientas básicas de calidad....>

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 PLAN DE PUNTOS DE INSPECCION
(PLAN DE CONTROL DE LA CALIDAD- QC)

Req. Proceso/ Especificación Frec./ Protocolo/ Resp.

Product Actividad (Norma /STD Oport Form/Reg C S O
Técnico)

C: Contratista (Ejecutor)
S: Supervisor (QA)
O: Propietario (Owner)

PLAN DE AUDITORIAS
(PLAN DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD -QA)

Procesos Proced. STD Auditor Auditad Requisito Programa.

o s del Mes Mes Mes 3
Proceso 1 2

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 PLAN DE GESTIÓN DE PERSONAL

< Descripción del procedimiento general de obtención del personal.

Proceso general Se puede utilizar un diagrama de flujo para especificar dicho proceso
de obtención del y se puede diferenciar los procedimientos o políticas específicas para
personal la obtención del personal interno y externo>

Horarios < Tabla cronológica de participación del personal. Puede ser

bosquejada como un histograma de recursos>
Criterios para
salida del
personal

Necesidades de < Para cada curso de capacitación necesario para los miembros del
capacitación del equipo de proyecto se debe detallar lo siguiente: Descripción del
personal curso, Fecha de Inicio, Fecha de fin, Número de horas,
Asistentes...etc.>

Políticas de <Criterios objetivos y tangibles para premiar el alto desempeño de

Reconocimientos los miembros del equipo>
y Recompensas

<Las normas son establecidas de acuerdo a las leyes laborales

Normas de peruanas y a las normas internas de la organización ejecutora o el
Cumplimiento cliente>

Estrategias de <Políticas de cumplimiento para garantizar la seguridad del personal

Seguridad el durante el proyecto>
Personal

ORGANIGRAMA DEL PROYECTO

Gerente de Proyecto

PMO

Analista Funcional Líder Administrador de Contratos Jefe de Calidad

Analistas Programadores Programadores Controladores de Calidad

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MATRIZ DE ROLES Y RESPONSABILIDADES

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 PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

Requisitos de <Toda la información que requiere ser comunicada a los interesados.

información de Por ejemplo: Costos, tiempos, estándares de calidad, recursos
los interesados humanos y otros>

Información que <Se incluyen los formatos, contenido y nivel de detalle de información
será a comunicar (entregables). Ver matriz de comunicaciones en la
comunicada siguiente página>
Responsables
de distribuir la <Ver matriz de comunicaciones en la siguiente página>
información
Personas que
recibirían la <Interesados que recibirán la información. Ver matriz de
información comunicaciones en la siguiente página >
Métodos o
tecnologías <Memorandos, correo electrónico, comunicados de prensa...etc. Ver
para transmitir matriz de comunicaciones en la siguiente página >
la información

Frecuencia de <Semanal, quincenal, mensual...etc. Ver matriz de comunicaciones

Comunicación en la siguiente página >

<Se identifican los plazos y la cadena de mando para el escalamiento

Proceso de de polémicas que no puedan resolverse a un nivel inferior. Ver matriz
escalamiento de comunicaciones en la siguiente página >

Método para
actualizar y <Procedimiento para actualizar y afinar el plan de gestión de
refinar el plan comunicaciones>
de
comunicaciones
Glosario de
terminología
común

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MATRIZ DE COMUNICACIONES

Método de
Comunicación a Frecuencia de
Información
Interesados Responsables de ser utilizado comunicación
que será
principales distribuir la (Memorando, (mensual,
comunicada
información correo seminal,
(entregables)
electrónico, actas, quincenal)
etc.)

Cliente

Gerencia
Ejecutiva

Patrocinador

Miembros del
equipo de
proyecto

Empleados

Proveedores

Sindicatos

Agencias del
Gobierno

Prensa

Comunidad

Otros

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 PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS

Métodos

Metodología Herramientas y técnicas

Fuentes de Información

Roles y <Responsables de la gestión de los riesgos durante todo el

Responsabilidades proyecto>

Presupuesto <Recursos costos necesarios para la gestión de los riesgos>

Periodicidad < Define cuándo y con qué frecuencia se realizará el proceso de

gestión de riesgos durante el ciclo de vida del proyecto>

Categorías de <Puede ser bosquejado en la estructura de desglose de riesgos.

Riesgo Ver ejemplo en la siguiente página>

Definiciones de
Probabilidad e <Definición de escalas de impacto para los objetivos del proyecto.
Impacto Ver definición ejemplo en la siguiente página>
Matriz de
Probabilidad e <Ver matriz de ejemplo en la página sub siguiente>
impacto

<Se identifican los plazos y la cadena de mando para el

Formatos de escalamiento de polémicas que no puedan resolverse a un nivel
registro de riesgos inferior. Ver matriz de comunicaciones en la siguiente página >

< Si los procesos serán auditados y como se documentará las

Seguimiento lecciones aprendidas >

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ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE RIESGOS (RBS)

Proyecto

Técnico Externo Organización Dirección de Proyectos

Requisitos Subcontratistas y Proveedores Dependencias del Proyecto Estimación

Complejidad e Interfases Recursos Planificación

Rendimiento y Fiabilidad Priorización Supervisión

Tecnología Comunicación

TABLA DE IMPACTO
Condiciones definidas para Escalas de Impacto de un Riesgo sobre los Principales Objetivos del
Proyecto
Moderado Alto Muy Alto
Objetivos del Proyecto Muy Bajo (0.1) Bajo (0.2) (0.4) (0.6) (0.8)
Aumento del Aumento del
Costo: El presupuesto no exceda
Aumento del Aumento del presupuesto entre 8- presupuesto entre 16 - Aumento del
el presupuesto asignado
presupuesto < 3 % presupuesto < 8 % 15 % 25 % presupuesto > 25 %
Tiempo: El plazo para la Retraso de la Retraso de la Retraso de la
implantación del proyecto no debe Retraso de la Retraso de la implantacion entre 6 a implantacion entre 11 implantacion > 15
pasar de Octubre del 2006 implantacion < 3 días implantacion < 5 días 10 días a 15 días días
Alcance: Cambios en el Alcance Cambios mínimos que Cambios que afectan Cambios que afectan
Inicial del Proyecto, ya sea por no afectan ni al Cambios que afectan al presupuesto y/o al al presupuesto y/o al Cambios que afectan
decisión del Negocio o del presupuesto ni al al presupuesto y/o al cronograma entre 4 - 7 cronograma entre 8 - al presupuesto y/o al
Organismo Regulador cronograma cronograma
Númeroende< 3 % % de
Número 10 % de
Número cronograma
Númeroende> 10 %
Incidencias en los Incidencias en los Incidencias en los Incidencias en los
Número de Incidencias aplicativos entre 6 a aplicativos entre 13 a aplicativos entre 21 a aplicativos > 30 y/o
Calidad: Deben haber pocas
en los aplicativos < 5 y/o 12 y/o tiempos de 20 y/o tiempos de 30 y/o tiempos de tiempos de respuesta
incidencias y un buen tiempo de
tiempos de respuesta de respuesta de 5 respuesta de 7 respuesta de 9 de más de 10
respuesta en las aplicaciones
3 segundos por segundos por segundos por segundos por segundos por
transacción transacción transacción transacción transacción

MATRIZ DE PROBABILIDAD E IMPACTO

Prob. Amenazas Oportunidades
0.9 0.045 0.09 0.18 0.36 0.72 0.72 0.36 0.18 0.09 0.045

0.7 0.035 0.07 0.14 0.28 0.56 0.56 0.28 0.14 0.07 0.035

0.5 0.025 0.05 0.10 0.20 0.40 0.40 0.20 0.10 0.05 0.025

0.3 0.015 0.03 0.06 0.12 0.24 0.24 0.12 0.06 0.03 0.015

0.1 0.005 0.01 0.02 0.04 0.08 0.08 0.04 0.02 0.01 0.005

0.05 0.1 0.2 0.4 0.8 0.8 0.4 0.2 0.1 0.05
REGISTRO DE RIESGOS

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Riesgo Causas de Categorí Prob Imp Record Nivel Reserva
identifica los a de de Contingencia
do riesgos Riesgo Riesgo
(RBS)

PLAN DE RESPUESTA A LOS RIESGOS

Riesgo Categor Due Estrate Síntoma Presupues Planes Posibles

identificad ía de ños gias de sy to y de riesgos
o y tipo Riesgo de Respu señales reservas continge residual
(RBS) los esta de de ncia y de es y
riesg adverten contingen respaldo secunda
os cia cia rios

<Riesgo <Mitigar <$ para <Planes

identificado , implementa de
y si es transfer r las continge
amenaza ir, estrategias ncia si es
(A) u eliminar y para que el
oportunidad (A) y contingenci riesgo
(O)> explotar as> fue
, aceptado
mejorar y planes
, de
compar reserva
tir (O) para los
y otros
aceptar riesgos si
> es que el
plan
principal
falla>

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 PLAN DE GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES
Tipos de
Contratos a <Precio Fijo, Tiempo & Materiales, Costo Reembolsable...etc.>
utilizar
Estimaciones
independientes <Indicar si son requeridas estimaciones independientes>
Responsables
de
estimaciones
independientes
Acciones para < Acciones que el equipo de gestión de adquisiciones puede tomar
gestionar las independientemente del departamento de adquisiciones >
adquisiciones
Documentos de
adquisiciones Referencia a los documentos de adquisición si fuera necesario
estandarizados
Gestión de
múltiples <Indicar cómo serán gestionados múltiples proveedores>
proveedores
Coordinación
de
adquisiciones
con otras áreas
del proyecto
Restricciones y <Restricciones y asunciones que podrían afectar las adquisiciones>
asunciones
Decisiones de
fabricación
propia o
compra
Hitos <Hitos relacionados a las adquisiciones>
EDT del
Contrato
Formato del
SOW Indicar el formato del SOW
Vendedores
pre-calificados Lista de vendedores pre-calificados si los hubieran

Métricas Métricas para gestionar contratos y evaluar proveedores

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ENUNCIADO DEL TRABAJO DEL CONTRATO (SOW)

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Componente de la
EDT a contratar <Componente de la EDT a la cual afectará el trabajo a contratar >

Objetivos

Alcance del
Trabajo

Duración Estimada
Políticas de
Confidencialidad y
Responsabilidades
Civiles
Requerimientos <Requerimientos de los productos entregables a proveer>

Alcance de los <Inclusiones y exclusiones>

Servicios

Entregables <Entregables de nivel contractual, de gestión y de nivel operativo>

<Alcance, descripción del producto, riesgos, metodología,

Plan de Trabajo organización, cronograma de trabajo, hitos, garantías,
capacitación, documentación…etc. >

Equipo de Trabajo <Organización del equipo de trabajo>

Riesgos

Participación del
Cliente
Control de
Cambios al Indicar el formato del SOW
Contrato
Forma de Pago <Forma de pago de los entregables a proveer>
Criterios de
aceptación de <Criterios tangibles de los productos entregables>
entregables
Anexos <Cualquier otra información necesaria>

SOLICITUD DE PROPUESTA (RFP)

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 Descripción del
Trabajo
solicitado <Objetivo, alcance y beneficios>
(a ser llenado por
el cliente)

Información <Descripción de la empresa solicitante, persona de contacto a quien

administrativa enviar la propuesta, compromiso de los proveedores,
(a ser llenado por requerimientos a cumplir para enviar las propuestas, criterios para
el cliente) la selección de mejores propuestas, fecha límite de recepción de
propuestas…etc.>

<Descripción de los requerimientos, metas y objetivos, factores críticos

Requerimientos de éxito, metodología de trabajo y estándares, plan y cronograma de
a cumplir trabajo, condiciones físicas requeridas para el desarrollo del trabajo,
(a ser llenado por necesidades del personal y su calificación, roles y responsabilidades,
el proveedor) control de cambios al producto, procedimiento de entrega del
producto, soporte y mantenimiento, capacitación y documentación>
Referencias y
Calificaciones
del Proveedor <Cartera de clientes, cuota de mercado, calificaciones del proveedor,
(a ser llenado por prácticas y procedimientos gerenciales>
el proveedor)
Información
Complementaria <Esta sección se reserva a los proveedores para que entreguen
del proveedor información, que aunque no es requerida, consideren importante o
(a ser llenado por necesaria>
el proveedor)
Costos y
condiciones de
pago <Detallar la propuesta económica y condiciones de pago>
(a ser llenado por
el proveedor)
Contratos,
licencias, <Acuerdo de compra, contrato de mantenimiento, periodo de
acuerdos y garantía, bonos por alto rendimiento, acuerdos de confidencialidad,
garantías garantías…etc.>
(a ser llenado por
el proveedor)

// fin de documento

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