Gestión del Alcance del Proyecto

Primera Sesión:
PMO
Lima, Octubre 2012
Agenda

1.Introducción
2.Que es Gestión del Alcance del Proyecto
3.Procesos de la Gestión del Alcance del Proyecto
3.1. Recopilar Requisitos
3.2. Definir el Alcance
3.3. Crear EDT
3.4. Verificar el Alcance
3.5. Controlar el Alcance
 1.
1.Introducción
Introducción

 Uno de los factores de éxito de un

proyecto es una adecuada gestión
del alcance.

 Muchos proyectos tienen serios

problemas e incluso han fracasado
debido a la inadecuada definición de
los requerimientos del producto o
inadecuada gestión del alcance del
proyecto, lo que agrega trabajo no
autorizado y esto a su vez altera el
tiempo y presupuesto inicialmente
estimado en el proyecto.
1.
1.Introducción
Introducción

 Es responsabilidad del Gestor del Proyecto gestionar los

cambios en el proyecto, para modificar, agregar o eliminar
requisitos y al mismo tiempo permanecer enmarcados dentro de
la Declaración del Alcance inicialmente aprobado y de esta
manera alcanzar los objetivos del proyecto.

 Mediante la gestión de cambios, el Gestor del Proyecto controla

el balance entre alcance, tiempo, presupuesto y otras áreas de
conocimiento.
2.
2.Que
Quees
esla
laGestión
Gestióndel
delAlcance
Alcance??

Que es la gestión del alcance ?

 La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los
procesos necesarios para garantizar que el proyecto
incluya todo (y únicamente todo) el trabajo requerido
para completarlo con éxito.

Objetivo de la gestión del alcance ?

 El objetivo principal de la Gestión del Alcance del
Proyecto es definir y controlar qué se incluye y qué no
se incluye en el proyecto.
2.
2.Que
Quees
esla
laGestión
Gestióndel
delAlcance
Alcancedel
delProyecto
Proyecto??

Tener bien claro que:

Alcance del producto

 Refiere a las características y funciones que definen un
producto, servicio o resultado.

Alcance del proyecto

 Refiere al trabajo que debe realizarse para entregar un
producto, servicio o resultado con las características y
funciones especificadas.
3.
3.Procesos
Procesosde
dela
laGestión
Gestióndel
delAlcance
Alcancedel
delProyecto
Proyecto

 Los Grupos de Procesos de la Gestión del Alcance son:

 Recopilar Requisitos
 Definir el Alcance
 Crear WBS
 Verificar el Alcance
 Controlar el Alcance
3.1.
3.1.Recopilar
RecopilarRequisitos
Requisitos

 Los requisitos se identifican a partir de

necesidades, deseos y expectativas del
patrocinador, cliente y otros interesados.

 Estos requisitos deben ser recopilados,

analizados y registrados a un nivel de detalle
suficiente, que permita medirlos una vez que
se inicia el proyecto.

 Por tanto, recopilar requisitos significa definir

y gestionar las expectativas del cliente.
3.1.
3.1.Como
Comohacerlo
hacerlo??

Las herramientas que nos permiten recopilar requisitos, son:

 Entrevistas
 Grupos de opinión, reúne a los interesados y expertos en la materia
para conocer sus expectativas respecto al producto, servicio o resultado
propuesto.
 Talleres facilitados, reúne a los interesados funcionales y técnicos
claves para definir los requisitos del producto
 Técnicas grupales de creatividad, tormenta de ideas, técnicas de grupo
nominal, técnica delphi, mapa conceptual/mental, diagrama de afinidad
 Cuestionarios y encuestas
 Etc.
3.2.
3.2.Definir
Definirel
elAlcance
Alcance

 Definir el Alcance es el proceso que consiste en identificar todo

el trabajo que se realizará en el proyecto para alcanzar sus
objetivos. Es decir, se realiza una descripción detallada del
proyecto y del producto.

 La preparación de una declaración detallada del alcance del

proyecto es fundamental para su éxito ya que propicia un
entendimiento común entre los interesados del proyecto. Su
contenido puede incluir:
 Objetivos del proyecto
 Justificación del proyecto
 Descripción del alcance del proyecto
 Beneficios
 Supuestos
 Restricciones
 Exclusiones
 Dependencias con otros proyectos
3.2.
3.2.Definir
Definirel
elAlcance
Alcance

 La declaración del alcance es una herramienta que

ayuda a controlar los cambios al proyecto, puesto que
definen los límites para aceptar o rechazar cambios.

 Durante el proceso de planificación, el alcance del

proyecto se define y se describe de manera más
específica conforme se va recabando mayor
información sobre el proyecto.
3.2.
3.2.Como
Comohacerlo
hacerlo??

 Juicio de Expertos

 Análisis del Producto, incluye técnicas tales como

el desglose del producto, el análisis de sistemas,
el análisis de requisitos, la ingeniería de sistemas,
la ingeniería del valor y el análisis del valor.

 Identificación de alternativas, incluye técnicas

tales como la tormenta de ideas, el pensamiento
lateral, la comparación entre pares, etc.

 Otros
3.3.
3.3.Crear
CrearEDT
EDT

 La estructura de desglose del trabajo (EDT) es la descomposición

jerárquica descendente de todo el trabajo del proyecto en
componentes más pequeños y fáciles de manejar hasta llegar a un
nivel mas detallado conocido como paquetes de trabajo.

 La EDT organiza y define el alcance total del proyecto y representa

el trabajo especificado en la declaración del alcance del proyecto
aprobada y vigente.

 El propósito de la EDT es desarrollar una lista de todas las tareas

requeridas por el proyecto para cumplir el objetivo deseado. A partir
de la identificación de las tareas será posible estimar el tiempo,
costo, recursos, etc. Es decir, la EDT sirve de base para generar el
cronograma del proyecto y otros documentos de planificación.
3.3.
3.3.Crear
CrearEDT
EDT

 La Estructura de Desglose del Trabajo tiene la forma de un árbol

invertido y ayuda a visualizar todo el proyecto y sus principales
componentes.
 No existe fórmula para calcular el nivel de profundidad de la
EDT, esto dependerá del tamaño y complejidad del proyecto.
Comúnmente tenemos:
• El primer nivel es la meta/objetivos del proyecto,
• El segundo nivel son las fases del proyecto
• El tercer nivel son los entregables del proyecto
• El cuarto nivel, el paquete de trabajo

 Una Estructura de Desglose del Trabajo bien diseñada hace fácil

asignar cualquier tarea, actividad u entregable del proyecto a uno
y sólo un componente de la estructura..
3.3.
3.3.Crear
CrearEDT
EDT

 Un paquete de trabajo es un resultado; una regla básica para

determinar el nivel más bajo de la EDT es usar la regla 80/8,
la cual especifica que un paquete de trabajo no debe durar
más de 80 horas ni menos de 8 horas.

 La EDT necesita ser construida con la ayuda del equipo del

proyecto y/o personas de la organización que participaron en
proyectos similares.

 Otro componente de la EDT es el sistema de numeración

utilizado para seguir cada elemento con un número único,
esto es útil para desarrollar el cronograma del proyecto.
Ejemplo
Ejemplode
deEDT,
EDT,desglosada
desglosadahasta
hastaelelnivel
nivelde
depaquete
paquetede
detrabajo:
trabajo:

Nivel 1: Objetivo del Proyecto

Nivel 2: Fases

Nivel 3: Entregables

Nivel 4: Paquete de Trabajo

3.3.
3.3.Resultado
Resultadodel
delEDT:
EDT:

Como resultado de este proceso tenemos:

 EDT

 Diccionario de la EDT

 Línea base del Alcance, la que

incluye la declaración del
alcance del proyecto, la EDT, el
diccionario de la EDT
 Actualizaciones a los documentos
del proyecto
3.4.
3.4.Verificar
Verificarel
elAlcance
Alcance

 Verificar el alcance es el proceso que consiste en

formalizar la aceptación de los entregables del
proyecto que se han completado por parte del
cliente.

 Verificar el alcance incluye revisar los entregables

(resultados de los trabajos y servicios) con el cliente
o el patrocinador para asegurarse de que se han
completado satisfactoriamente y para obtener de
ellos su aceptación formal.

 Verificar el alcance implica ejecutar actividades de

inspección, validación, medición y comprobación que
los entregables cumplan los criterios de aceptación
acordados.
3.4.
3.4.Verificar
Verificarel
elAlcance
Alcance

 La verificación del alcance difiere del control de

calidad ya que el primero está enfocado
principalmente a la aceptación formal de los
resultados del proyecto y el segundo comprueba
que se cumplan los requisitos de calidad acordados
en el proyecto.

 La gerencia de la calidad es ejecutada generalmente

antes de la verificación del alcance, pero estos dos
procesos pueden ser ejecutados en paralelo
3.4.
3.4.Resultado
Resultadode
deVerificar
Verificarel
elAlcance
Alcance

Como resultado de verificar el alcance tenemos:

 Entregables aprobados

 Solicitudes de cambio, las cuales se procesan para

su revisión y tratamiento por medio del proceso
Control Integrado de Cambios

 Actualizaciones a los documentos del proyecto

3.5.
3.5.Controlar
Controlarel
elAlcance
Alcance

Ya que los cambios en el proyecto son inevitables es necesario

controlarlos.

 El Control del Alcance es el proceso por el que se monitorea el

estado del alcance del proyecto y del producto, y se gestionan
cambios a la línea base del alcance.

 El Control del Alcance del proyecto asegura que todos los cambios
solicitados o las acciones preventivas o correctivas recomendadas se
procesen a través del proceso Realizar el Control Integrado de
Cambios
3.5.
3.5.Como
Comohacerlo?
hacerlo?

Análisis de Variación

 Para controlar el alcance del proyecto realizamos el Análisis de

Variación a partir de las medidas de rendimiento del proyecto, las
que permiten evaluar el grado de variaciones respecto a la línea
base del alcance creado.

 A partir de la identificación de las variaciones, es posible enfocarse

en algunos puntos para determinar las causas de los problemas o
restricciones que impiden el progreso planificado del proyecto.
Finalmente se tomará decisiones de aplicar acciones correctivas o
preventivas, si fuera necesario.
3.5.
3.5.Resultado
Resultadodel
delControlar
Controlarel
elAlcance
Alcance

Como resultado del control del alcance, tenemos:

 Mediciones del Desempeño del Trabajo
 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización,
pudiendo actualizar:
 Las causas de las variaciones
 Las acciones correctivas seleccionadas y la razón de su selección
 Otros tipos de lecciones aprendidas procedentes del control del alcance del
proyecto

 Solicitudes de Cambio
 Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Gracias
PMP Mercedes Gavilán
Analista
mercedesgavilang@gmail.com
http://www.scmsupport.com/home.html