Foro “importancia de la documentación “

¿Con qué fin se realiza la documentación de un sistema de gestión?

Es importante documentar la información porque permite verificar si se están realizando bien las
cosas una vez sea registrada y efectuar así acciones de mejora. Adicional a ellos brinda control y
organización, es más fácil demostrar que lo que se dice se hace porque al documentar existe
evidencia. Y finalmente su fin es estandarizar todo lo que se realiza en la organización. Tal como lo
mencionan en el video “documentación de un sistema de gestión de calidad”, las organizaciones
que cuentan con un sistema de gestión basado en la ISO 9001 deben garantizar que este bien
documentado a fin de normalizar procesos y dejar constancia de la sistemática de la organización,
logrando así que toda las personas que realizan una tarea o actividad, la hagan siempre de la misma
forma.

¿Cuál considera que es la importancia de la documentación del sistema de gestión?

Hoy por hoy el entorno exige a las empresas el establecimiento de una planeación que indique lo
que se quiere lograr y una metodología del cómo, que mejor herramienta de gestión que la
adopción de un sistema de gestión y este debe contar con una buena documentación.

Es importante documentar el sistema porque permite optimizar el tiempo, hacer verificaciones y

seguimiento a los registros o recopilaciones de cada proceso y actividad desarrollada. En el video
“documentación de un sistema de gestión de calidad”, mencionan que “La iso 9001 requiere que
el sistema de gestión incluya una serie de procedimientos y registros además de una manual de
calidad el cual constituye un excelente documento para la formación del personal de nueva
incorporación e incluso para entregar a cualquier parte interesada que desee conocer la actividad
y funcionamiento general de la organización”. Es decir, que la adecuada documentación del
sistema termina siendo una valiosa herramienta que busca la mejora continua hacia el
cumplimiento de objetivos, porque a medida que se opera y controla todo lo que se realiza en las
organizaciones exige cambios positivos para continuar competitivos y satisfaciendo a las partes
interesadas.