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ENSAYO- ACTIVIDAD 3

Elabore un ensayo corto que responda a la pregunta “¿Por qué es importante


evaluar la información documentada?”, en el cual exponga su posición frente a
esta temática y brinde recomendaciones para llevar a cabo la verificación de la
conformidad de los documentos.

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y LA IMPORTANCIA DE EVALUAR SU


DOCUMENTACION

Hoy por hoy el entorno exige a las empresas el establecimiento de una planeación
que indique lo que se quiere lograr y una metodología del cómo, que mejor
herramienta de gestión que la adopción de un sistema de gestión y este debe
contar con una buena documentación. Un sistema de gestión de calidad se
desarrolla por medio del ciclo PHVA (planear, hacer, verificar y actuar) y frente a
esto hay que tener en cuenta que la planificación y el hacer son un proceso
continuo porque va evolucionado a medida que la organización se actualiza y
adapta a las circunstancias generando cambios y por medio de la verificación y el
actuar se logra evidenciar la gestión realizada.
Es muy cierto que las organizaciones que cuentan con un sistema de gestión
basado en la ISO 9001 deben garantizar que este bien documentado a fin de
normalizar procesos y dejar constancia de la sistemática de la organización,
logrando así que todas las personas que realizan una tarea o actividad, la hagan
siempre de la misma forma. La información documentada según la ISO 9001, es la
información que una organización tiene que controlar y mantener en el medio que
la contiene. Esta puede estar en cualquier formato o medio y puede provenir de
cualquier fuente de información. Hace referencia a los sistemas de gestión
incluidos en los procesos relacionados, a la información generada para que la
organización pueda operar y a las evidencias de los logros alcanzados. En estos
documentos se identifican según las necesidades, los responsables de preparar,
redactar, aprobar, actualizar, archivar, distribuir, anular y modificar la diferente
información documentada de la empresa (registros y documentos), con la finalidad
que estén debidamente controlados.
Ahora bien, debemos preguntarnos: ¿Por qué es importante evaluar la
información documentada?, sencillamente porque permite identificar si los
elementos del sistema de gestión cumplen con las normas y requisitos acogidos
por la empresa, además esa evaluación termina siendo una herramienta de
seguimiento, trazabilidad y demostración de las diferentes fases o actuaciones en
cada proceso de la organización. Esta actividad se realiza con base en pruebas o
evidencias documentales que constaten ese cumplimiento y la gestión.