TRABAJO 7 – SEMANA 7 1

La comunicación en las organizaciones para la mejora de la productividad: El uso de los

medios como fuente informativa en empresas e instituciones andaluzas

Curso de Octavo de PSO de la materia Comunicación Organizacional

Carrera de Psicología Organizacional – Octavo “A”

Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Ambato

La Península, Ambato

Portal de la Viña, casa 153

0987536856

cristina.e.aguirre.e@pucesa.edu.ec

Gonzalo Pazmay, Mg.

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La comunicación en las organizaciones para la mejora de la productividad: El uso de los

medios como fuente informativa en empresas e instituciones andaluzas

En el presente ensayo se abarca el tema de la comunicación en las organizaciones para

mejorar la producción. Los seres humanos para poder llevar a cabo sus tareas de una forma

eficaz experimenta diferentes necesidades de información tanto en el terreno personal, como en

el profesional, por lo que resulta prioritario estar al tanto de cualquier novedad que afecte al

desarrollo de dichas actividades. Es por esta razón, que la necesidad de obtener información

del entorno, como elemento para reducir la incertidumbre para la toma de decisiones, está

presente en todas y cada una de las actividades realizadas por el ser humano.

A lo largo de la historia organizacional, existieron varias escuelas y teorías de conducta

organizacional mencionadas a continuación. La teoría clásica de la organización se basa en tres

áreas de estudio. La dirección científica que establece una serie de principios por medio de los

cuales los administradores podrían llegar a determinar los métodos más eficaces y científicos

para que los obreros realizaran su trabajo. Teoría administrativa que se desarrolla como una

serie de normas establecidas para la dirección de las organizaciones industriales, de acuerdo

con reglas y autoridad estrictas tales como: la división del trabajo, autoridad y responsabilidad,

disciplina, unidad de mando, unidad de dirección, subordinación del interés individual al

general, la remuneración del personal, centralización, jerarquía, equidad, estabilidad del

personal, iniciativa y espíritu de grupo. Y, teoría de la burocracia que sugiere que las

organizaciones se deben gobernar por ‘grupos firmes de reglas abstractas’ concebidas para

asegurar la predictibilidad de la ejecución y la coordinación de las tareas. Con respecto a lo

antes mencionado se puede inferir que, la teoría clásica enfatiza la importancia de la

planificación y la estructura en el desempeño de las organizaciones, favorece las estructuras

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piramidales altamente jerarquizadas y excesivamente preocupadas por la proliferación de

normas y principios, con el fin de conseguir una mayor productividad al más bajo coste.

Por otro lado, la teoría de las relaciones humanas promovió un modelo de

comportamiento humano basado en la autorrealización, un proceso por el cual el ser humano

desarrolla conocimiento, destrezas y habilidades individuales. Mientras que, la escuela

Behaviorista manifiesta que los miembros de la organización comparten intereses y objetivos

comunes y su consecución es responsabilidad de todos. La teoría de las motivaciones sugiere

que el hombre debe satisfacer necesidades para llegar a la motivación en el trabajo. Dichas

necesidades están organizadas en niveles: necesidades fisiológicas, necesidades de seguridad,

necesidades sociales, necesidades del yo y necesidades de autorrealización. Según, la teoría de

sistemas un sistema es un conjunto de partes o elementos interrelacionados, que formando una

unidad compleja actúan para alcanzar objetivos comunes. Sus principales características son:

propósito u objetivo el cual toda organización consta de uno o varios, globalismo o totalidad el

cual indica que un cambio en una de las unidades del sistema, con probabilidad producirá

cambios en las otras, entropía que es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a desintegrarse

y homeostasia que es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Existen dos tipos de

sistemas predominantes que son: sistemas cerrados los cuales no presentan intercambio con el

medio ambiente que los rodea y sistemas abiertos los cuales presentan intercambio con el

ambiente.

Como nos explica el artículo las organizaciones se manejan con un sistema abierto en

donde ejercen influencia sobre los miembros y la organización factores externos del entorno

como pueden ser los flujos de información, energía y materiales que proceden del mismo. Una

organización debe estar constante interacción con el entorno de esta se manera se consigue una

retroalimentación positiva. Como se sabe un sistema abierto está en constante cambio en

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función a los cambios externos especificando que la sensibilidad de una organización es

diferente a otra por lo que en un caos existirá ms permeabilidad que en otro.

Teoría de la Contingencia

Explica gracias a investigaciones que tipos de organización son las más eficaces y con mejores

resultados económicos, en este caso se obtuvo como efecto que las organizaciones que más se

adaptan a los cambios de su entorno son las más eficaces debido a que están alertas a cualquier

tipo de cambio externo.

En años pasados las organizaciones se manejaban con sistemas estables poco cambiantes

debido a que se tenía el pensamiento que a menos cambios y rigiéndose a un sistema ya

propuesto todo el tiempo se evitaba problemas pero esta idea fue cambiando a medida que la

tecnología fue tomando campo.

Tomando el término organización tiene diferentes definiciones de acuerdo a su contexto,

sin embargo en este caso tomaremos un concepto principal que es la asociación de personas

unidad con un fin u objetivo general, se manejan casi en todos los casos con sistemas abiertas

es de decir sistemas de interacción e intercambio con el entorno. Dentro de las organizaciones

es de suma importancia que existan una división de responsabilidades y diversidad de roles y

tareas, de esta manera cada departamento se encargara de la actividad y función específica que

se debe realizar, todo esto con la meta de que los objetivos propuestos por la organización se

cumplan en el tiempo previsto.

En ocasiones cuando las empresas son pequeñas no se necesitan formalizar su estructura

sin embargo cuando esta se ve en vía en desarrollo es necesario la designación de

responsabilidades, divisiones entre otros aspectos relevantes, por lo mismo que ya es necesario

empezar con una estructuración a la organización por parte de un profesional que lo haga de

una manera correcta. Hablando de tipos de estructura de una organización podemos nombrar a
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la adhocracia que es una organización flexible, propone u sistema de estructuración menos

detallada y formalizada en comparación al burocrático que es lo contrario.

El diseño organizativo está relacionado como lo menciona Gómez (2007), a la función

de organización para configurar la estructura eficiente de la organización. Los autores definen

las bases de la estructura como eficiencia y unidades de objetivos, si son sostenibles con el

menor costo de recursos y esfuerzos, incluyendo los objetivos organizacionales y de los

miembros que forman el área laboral; que ayuden en general a alcanzar los objetivos de la

institución mediante la comunicación establecida en la organización. Este diseño debe ser eficaz

para lograr lo establecido previamente y tener un seguimiento acorde al caso por la persona

responsable.

Gómez (2007) menciona que es necesario, “conferir la autoridad necesaria para

desarrollar su función; diseñar y procurar los mecanismos de coordinación, mando y

comunicación en la estructura”. Considerando el contexto que vive la organización y su entorno

social. Es por eso que el autor establece que es esencial el establecer una estrategia basándose

en los medios que son necesarios y con los que se cuentan. El ambiente de la organización y

los cambios que puedan generarse estos influyen en el contexto de forma directa; además de

que podrá influir en el futuro. El entorno relevante es otro término que se relaciona con el tema

y estos son el conjunto de componentes que integran la organización de forma directa como los

recursos humanos y la estructura que deben ser adecuados para cada sistema. Los diseños como

la departamentalización son útiles de acuerdo a la actividad de cada miembro de la

organización, pequeñas de preferencia es un diseño funcional que facilitara el control general

de cada área.

Por el contrario, la departamentalización por territorios es útil para las empresas

dispersas como menciona Gómez (2007), “su función consiste en agrupar a todas las actividades

que se desarrollan o afectan a un área geográfica determinada bajo un responsable del área”.
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Debe ajustar a zonas definidas, que no coinciden exactamente con los territorios. Así como, la

departamentalización por clientes es utilizado en la proximidad con el cliente y sus exigencias.

Es aplicable en servicios públicos con la desventaja de que puede desviarse su adecuado uso.

En cuanto a la departamentalización matricial, los departamentos nacen de la agrupación

funcional y productos. La departamentalización de equipos de trabajo Gómez (2007), incluyen

varias funciones y que son asignados permanentemente para resolver problemas o realizar

actividades de forma autónoma. Es el modelo más seguido por medianas y grandes empresas.

La departamentalización en red como dice el autor, se fundamenta en desagregar las funciones

principales que desempeña la empresa, asignándoles en su mayor parte, a otras empresas. La

empresa queda con un central reducido, se convierte en enlace y coordinador de las operaciones

de otras organizaciones, sin olvidar que siempre debe estar presente la autoridad y jerarquía.

Las organizaciones responden al solucionar problemas y tareas difíciles de analizar y

resolver de manera individual. Gómez (2007) menciona que, Weick adopta tres fundamentos

teóricos como: la teoría evolutiva sociocultural, la teoría de la información y la teoría de

sistemas. La teoría de sistemas, se amolda a los conceptos de sistemas de jerarquía, partes

interdependientes, retroalimentación y no sumatividad. Este concepto de entorno no se refiere

al aspecto físico que encuentran los miembros de la organización, sino la información hacia la

cual reaccionan. La comunicación es vital para las organizaciones. Organización y

comunicación forman un todo integral, y ambas son indisolubles. Dentro de una empresa o

institución la comunicación no es algo que afecte tan sólo a unas cuantas personas, sino que por

el contrario es una labor que afecta todos los miembros de la organización. Su principal función

será coordinar, dirigir, dinamizar y dar cuerpo a todo el organigrama.

Se menciona que las relaciones públicas, surgen a finales del siglo XVIII, principios del

XIX y su expansión se produce en el XX, más concretamente en 1920 cuando comienza el

despegue de esta actividad y su profesión. Según Piñuel las relaciones públicas son el conjunto
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de medios y técnicas utilizado por una organización, pública o privada, para comunicarse con

sus diferentes públicos como socios, personal, accionistas, consumidores, proveedores,

comunidades locales, poderes públicos, administración, con el objetivo de acrecentar su

notoriedad o de mejorar su imagen. Otro autor menciona que las relaciones públicas son

acciones de comunicación planificadas y dirigidas a públicos definidos con el fin de

predisponerlos favorablemente, creando actitudes positivas hacia una empresa o institución.

En cuanto a las funciones que desempeñan las relaciones públicas, se encuentran tres

principales que son: Crear y mantener la identidad y reputación organizacional enviando

constantemente información a los públicos. Ayudar a asegurar la supervivencia de la

organización identificando amenazas potenciales, diseñando estrategias que ayuden a defender

y resistir esas amenazas, y consiguiendo una mayor cooperación por parte de los agentes

externos con respecto a la organización. Aumentar la eficacia de la organización así como sus

habilidades, es así que en todas estas funciones está presente la idea de crear una imagen

favorable de la organización.

Por otra parte al hablar de Identidad e imagen corporativa se menciona que la identidad

se entendía como la actividad organizada de difundir en el mercado informativo la esencia de

la organización, y la imagen reflejaba la intelección de dicho acto por los públicos. La identidad

institucional es el resultado de tres componentes: La misión de la entidad, la cultura

institucional, la comunicación, es decir el binomio identidad e imagen corporativa no resuelve

las necesidades comunicativas de las instituciones en el mercado de la información, como

resultado de la comunicación, la imagen, presenta caracteres ambiguos y a través de ella no se

logra demostrar que la institución justifique socialmente su existencia, ya que puede

manipularse con facilidad.

Mencionamos también la problemática de la denominación Comunicación

organizacional, la comunicación en empresas e instituciones recibe muchas acepciones

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distintas: comunicación organizacional, empresarial, institucional, organizativa y corporativa.

Las denominaciones que sirven para definir un mismo fenómeno. José Luis Piñuel menciona

que hace una distinción entre comunicación empresarial y comunicación institucional. En

cuanto a la comunicación empresarial la define como dispositivos de gestión encaminados a

promover la comunicación de una empresa con sus públicos externos o comunicación externa

,tratando de asentar su notoriedad social o de mejorar su imagen, su propio personal o

comunicación interna tratando de organizar sus relaciones de trabajo o de promover su cohesión

interna y su rendimiento, por otro lado se refiere que la comunicación institucional la define

como el conjunto de operaciones de comunicación llevadas a cabo por instituciones empresas,

asociaciones, administraciones públicas, partidos políticos, tratando de hacerse conocer o de

mejorar su imagen. Cuando se trata de una empresa, se habla mejor de comunicación

corporativa. La comunicación institucional se opone a la comunicación comercial o de

producto, que aspira a poner de relieve, mediante mensajes comerciales, un producto o servicio

comercial o de producto, que aspira a poner de relieve, mediante mensajes comerciales, un

producto o servicio.

1945 en Europa se desarrolla la comunicación de tipo institucional basada en la

experiencia y doctrina manejada en Norteamérica, cambiando así, el estilo tradicional del

manejo de la comunicación, ligado directamente a la propagan y publicidad vinculada incluso

a la política, que, desde luego, generaban mayor porcentaje de conflicto.

En 1946, el Reino Unido permite la creación de la COI, Central Office of Information,

el mismo que era un departamento encargado de manejar la comunicación perteneciente al país

para dar a conocer realmente la situación de dicha nación a cada uno de sus ciudadanos.

Arrojando como resultados la fuente de trabajo que se creó y que impulso a varias personas a

trabajar en servicios de información pública y/ o privada y también a crear o formar parte de

empresas y agencias externas que se manejaran con este mecanismo. A la par, se destaca el
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aporte de Francia al evolucionar en ideas estratégicas no solo administrativas, sino visualizando

a la organización como un ente cultural que debe trabajar a la par de la visión de los líderes y

el bienestar de los trabajadores, usando como herramienta vital la comunicación.

Por otra parte, en España, se debe mencionar la influencia que ha tenido este estilo de

comunicación, ya que, durante la transición democrática de dicho país, surgieron nuevas fuentes

de investigación de carácter político que dieron importancia a la comunicación institucional en

la sociedad, generando así los primeros gabinetes de prensa que se interesaron en brindar un

información necesaria referente al estado de su país y se pudo visualizar el papel fundamental

que ejercía la comunicación institucional y que con el transcurso del tiempo se ha ido

convirtiendo en un trabajo mejor pulido, atractivo y complicado.

Aquí se evidencia el origen de los primeros periodistas del país, los mismos que se

dividían en dos grandes grupos, periodistas de instituciones, los mismos que cubrían novedades

en ministerios, parlamentos, embajadas y demás organismos sociales y culturales. Y los de

empresas, ubicados en departamentos de generación de publicidad para los productos que se

ofrecían al público. En cuanto a la relación con la administración pública, se debe reconocer

que el objetivo fundamental es la transparencia obligatoria que debe tener cada administración

pública, debido a que fueron aprobadas por los ciudadanos y que son a ellos a quienes se les

debe rendir cuentas, terminado cada periodo político. Este tipo de administración debe cumplir

ciertos requerimientos como estar orientados al ciudadano, contextualización, tener la

obligación de informar y destacar su importancia.

Dentro de las empresas, se ha otorgado la importancia necesaria para considerar que la

comunicación aporta un valor estratégico para cada organización, es considerado incluso como

una herramienta que permite definir la personalidad de dicha empresa, para guiar en el proceso

de adaptación de las exigencias tanto internas como externas que dependen para la continuidad

de la misma agrupación productiva.

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Se relaciona el texto, con la responsabilidad social que debe ser obligatoria en cada

organización, a dicho tipo de responsabilidad se lo puede definir como un constructo que sume

las aportaciones del aspecto social, empresarial y medioambiental, generalmente cercana a la

ubicación de la empresa, cuyo fin es buscar beneficios para las tres partes. Denominando a las

partes implicadas como el valor clave de las actuaciones, garantía de desarrollo y principal

activo, respectivamente. Independientemente de verlo como una obligatoriedad, las

investigaciones han demostrado que la responsabilidad social puede ser vista como un aspecto

que permita fortalecer el crecimiento económico y aumentar la competitividad y productividad

de cada organización.

Tras una investigación realizada en Andalucía en el 2000, se determina que la necesidad

de una comunicación institucional transparente es necesaria y fundamental para cada

organización, se espera también que, a futuro, con el paso de los años se fomente de mejor

manera la accesibilidad de trabajo para profesionales preparados dentro de esta profesión y que

permitan generar un aporte importante en las organizaciones, independientemente de su

carácter público o privado.

La comunicación organizacional está compuesta por comunicación interna y externa;

las mismas se distinguen por el tipo de público al cual está dirigido. Los empleados deben

conocer de las políticas, los planes de la organización y la normativa para poder plantear

sugerencias y opiniones para la dirección de la organización puesto que tiene una necesidad de

información. La organización debe establecer canales de comunicación para que las áreas se

aseguren que es lo que deben hacer y la razón. Además, las empresas tanto públicas como

privadas deben asegurarse de acuerdo a la gestión de las necesidades del personal, instrumentos

de evaluación de rendimiento, programas de formación y retribuciones que los trabajadores se

sientan comprometidos y motivados para que de esta manera mejoren su desempeño para lo

cual se deben tener en claro los objetivos de la organización. La satisfacción de los empleados
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evidencia clientes satisfechos y un aumento de rentabilidad. La comunicación interna permite

establecer vínculos entre los miembros puesto que busca el desarrollo de proyectos en común.

Por consiguiente, las organizaciones se manejan con relaciones internas que permiten conectar

a los empleados con herramientas que faciliten el cumplimiento de sus funciones.

Los interlocutores internos son los empleados que se encargan exclusivamente de

labores informativas y empleados que participan en la comunicación. Las teorías sobre

comunicación corporativa plantean que la dirección de comunicación que se define como el

seno de la organización el cual está compuesto por el departamento de políticas y de

operaciones de comunicación, pero se deben adaptar de acuerdo a las necesidades y tamaño de

la empresa. El director de comunicación es el encargado de difundir la información, dirigir el

desarrollo de la identidad visual, administrar la comunicación interna, proporcionar servicios

de comunicación a otras áreas de la organización, organizar la representación de altos cargos y

participar en la política pública. El modelo de comunicación mantiene el equilibrio entre la

labor propia de la función informativa y la necesidad de servir a la institución. La comunicación

interna se lleva a cabo desde la cúpula directiva hasta el empleado recién llegado. Además, a

los destinatarios se les debe motivar y hacer que se identifiquen con la empresa. Por

consiguiente, los interlocutores facilitan la comunicación entre empleados y directivos puesto

que pasa por todos los puestos y la escala de responsabilidad.

El personal de la organización debe crear canales de comunicación y herramientas que

sean fáciles de utilizar. Las formas de comunicación son email, boletines periódicos, revista

interna y reuniones informativas. Además, otras formas de comunicación son salidas en grupo,

cenas, viajes y actividades recreativas entre compañeros de trabajo; las mismas actividades que

permiten que el grupo se cohesione. Las tácticas y herramientas de comunicación dependen de

la estructura, el tamaño, perfil de los empleados y la cultura de la organización. Los nuevos

métodos que se pueden utilizar son el tablón de anuncios, buzón de sugerencias, reuniones,
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intranet, entre otros. Por otra parte, la intranet está facilitando el proceso de comunicación

interno de las organizaciones puesto que permite mejorar la productividad, ayuda a la

retribución de comunicación, etc. Por consiguiente, el uso de herramientas que faciliten la

comunicación corporativa es importante ya que permite obtener información más rápido y

mejora la productividad pero se deben tener en cuenta factores como la estructura, el tamaño y

la cultura.

La comunicación y su gestión van a la par de todos los procesos organizacionales, pero

reconocemos que la comunicación es la esencia de todo proceso en cualquier instancia. La

formación inicial de todo ser humano en base a la comunicación es menester en cada aspecto

de formación a lo largo de su vida. La educación y la formación profesional y específica van a

afectar de forma muy directa a las empresas e instituciones. Los estudiantes no sólo pueden ser

en el futuro miembros de su plantilla, sino también futuros accionistas. El desarrollo del mundo

empresarial y de los diversos campos especializados (sobre todo el tecnológico) es muy rápido

y a menudo resulta difícil para los estudiantes y para los profesores mantenerse al día sobre los

últimos adelantos o estar al tanto de las últimas tendencias del mercado. Por consiguiente, el

clima para contactar con nuestra empresa suele ser bastante favorable. La empresa pueda

proporcionar ayudas a la enseñanza. Las empresas y organizaciones tienen gran cantidad de

material que ha sido producido para la formación interna, el marketing, las ventas, o los

accionistas. Gran parte de este material puede ser utilizado como material educativo realista.

Puede ser utilizado tal cual o bien con algunos ajustes. La sociedad es su esencia busca la

comunicación como herramienta clave para su organización, social, política, económica, etc.

Hay grupos que se toman más interés que otros. La mayoría de estos grupos no suelen estar del

lado de la empresa. Ésta es la principal razón para mantenerse en contacto con ellos. Por

ejemplo, los grupos por fuera como activistas, asociaciones barriales e incluso grupos

ecológicos.
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La comunicación financiera requiere niveles educativos y de experticia específicos la

comunicación financiera es aquella que va “dirigida a todos los públicos con los que hay que

contar para que la empresa disponga en cada momento de los recursos financieros necesarios

para su crecimiento y alternativamente para su supervivencia en las mejores condiciones de

mercado posibles, la comunicación financiera surge, en origen, como una obligación legal para

todas las sociedades que cotizan en el mercado de valores. El objetivo central de la

comunicación lo ha de constituir la estrategia de la compañía a medio y a largo plazo, huyendo,

inicialmente, de toda información asociada a una operación financiera concreta. Esta

información ha de ser globalizadora respecto a la empresa y deberá establecer cuál será la

estrategia empresarial de la compañía. La comunicación financiera debe realizarse y contar con

el mismo estilo que el resto de las comunicaciones corporativas. El mensaje ha de ser adecuado

a la función que cumple y al receptor al que va dirigido, utilizando para ello un lenguaje sencillo

y alejado de tecnicismos comprensibles sólo para expertos. “El mensaje financiero debe ser

armónico desde una triple dimensión: la conceptual, la formal y la funcional.

La edición financiera por excelencia es el informe anual, la tradicional memoria, en la

que las compañías que cotizan en bolsa dan cuenta a los accionistas sobre los resultados anuales.

El informe es uno de los instrumentos de imagen corporativa más decisivos de una empresa.

Los informes anuales han evolucionado desde su obligatoriedad legal hacia una acción de

comunicación corporativa orientada a consolidar una imagen positiva de las empresas,

recogiendo otras informaciones de especial interés para y sobre la empresa. De esta forma, sus

destinatarios finales también han aumentado y ya no se limita a aquellos establecidos por ley;

así entre los públicos podemos incluir a los accionistas, analistas financieros, clientes,

distribuidores, proveedores, líderes de opinión económica, entidades financieras, medios de

comunicación, periodistas económicos, administración central, administraciones autonómicas

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y locales, centros de enseñanza etc. El informe anual debe ser fácil de comprender, tanto en el

texto, diagramas y cuadros.

En el presente ensayo se hablara sobre diversos temas que son fundamentales para la

comunicación en las organizaciones para la mejora de la productividad, y estos temas son:

información necesaria en una organización, información proporcionada en las organizaciones,

destinatarios y usuarios finales de la información y el entorno organizacional en la toma de

decisiones, a continuación se dará una explicación de cada subtema.

Información necesaria en una organización.

Se utilizan cinco tipos de información: la información – prensa, que está vinculada a la

actualidad y es proporcionada por los medios; la información – servicio, que puede ser servicio

público o privado; la información – datos, la que se obtendrá de fuentes como libros, revistas,

etc.; información – entrenamiento. Por otro lado si se centrara concretamente en el ámbito

organizacional, Señala que cada entidad en particular requiere de una combinación concreta

de estos componentes: información científica, técnica, tecnológica, técnico – economía, jurídica

y reglamentaria, de entorno y seguridad, e información cualitativa y general.

Información proporcionada en las organizaciones.

El tipo de información que hasta ahora se le suministra a los usuarios (en este caso

excluimos a los directivos y altos ejecutivos) es una información ‘instrumental’, que tal y

como apuntábamos en la introducción es de tres tipos: información personal relacionada con su

trabajo en la organización; información sobre su actividad específica con objeto de que ellos

sepan lo que deben hacer y cómo tienen que hacerlo; y por último, información sobre la

empresa, la organización o el grupo.

Destinatarios y usuarios finales de la información.

Hasta ahora, muchos autores sostenían que los únicos que necesitaban estar al tanto de

lo que ocurría fuera de la organización y de lo que le afectaba directa e indirectamente eran

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los dirigentes y altos ejecutivos. Mediante estudios realizados, la información que se ha logrado

obtener es que su puede definir al usuario de información como aquel individuo que necesita

información para el desarrollo de sus actividades. Los usuarios pueden ser potenciales o reales,

los primeros son aquellos que necesitan información para el desarrollo de sus actividades, y

esto hará que origine en la persona necesidades.

El entorno organizacional en la toma de Decisiones.

Para esta toma de decisiones debe estar basada en la información que proviene del

entorno externo de la organización, siendo considerada como un sistema abierto, donde

cualquier organización interactúa constantemente con individuos, colectivos e instituciones y

de igual manera las organizaciones se encuentran en un complejo entorno social donde forman

una red de relaciones con proveedores, clientes, competidores, gobierno y otras instituciones.

El Uso de la Información como Toma de Decisiones

El fin de las empresas y organizaciones es ser netamente productivas sin importar el fin

que se esté buscando; buscar la excelencia en sus acciones es primordial para ser competitivos

y no perder de vista al mercado. Por todo lo antes mencionado es importante que la información

se dirija de manera efectiva dentro de las organizaciones. Por consiguiente, la organización

debe entender el entorno que lo rodea. Ver adentro de la empresa, que valores la constituyen.

Es una mirada obligatoria para que la toma de decisiones por las gerencias no sea en vano y

puedan dirigir la información para el uso efectivo de la misma.

Para reconocer el entorno se debe profundizar en varios aspectos como los son los

factores económicos, socioculturales, político legal y la tecnología todos estos demuestras

enclaves para que la empresa ejerza una actividad en un determinado espacio y tiempo, para

todo aquello necesita de información explicita de lo que sucede en el contexto, para poder

absorber todo ese conocimiento se requiere de personas que produzcan esa información.
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Las organizaciones tienen que tener en cuenta que no existe dentro de un vacío, sino que

están incluidas en un contexto determinado según la perspectiva de la teoría de sistemas. Es por

ello las organizaciones deben ser abiertas a su entorno relevante y poder extraer información de

cómo los cambios pueden influir sobre su dinámica y poder adaptarse al cambio, El entrono

relevante es lo que se necesita para poder visualizar la información, en este entorno se puede

observar la estructura interna, el sector al que está perteneciendo la empresa y la situación

tiempo espacio, Se puede observar varios estímulos que conforman al entorno relevante como

fuentes de información ellos son los clientes a quienes se intenta satisfacer las necesidades,

proveedores con quienes hay que mantener una estrecha relación interpersonal, la comunidad

que es la primera en proveer de materia prima. Y por último por el contrario aparecen los

competidores, que ofrecen los mismos productos o servicios en donde la empresa debe

sostenerse en productividad para no perder especio en el mercado. Comentando sobre el mil

usos que se da a la información, se menciona que es una ayuda principal que reducir las

incertidumbres, pues el tener el conocimiento y causa puede ayudar a los propios miembros de

una empresa a poder redirigir sus acciones, no solo a nivel operario sino desde la planificación

y organización de las altas gerencias, en definitiva, es lo que podemos decir como la toma de

decisiones.

Las empresas necesitan tomar decisiones a diario es por ello que requieren de varias

fuentes de información. Este tema no es tan novedosos como parece, pero si lo es necesario en

toda las organizaciones, si vemos como antecedentes en la historia encontramos muchos

ejemplos en el arte de la guerra, espías ayudaron a grandes potencias a descifrar las acciones de

los enemigos, así fue como Inglaterra gano la batalla contra el invencible imperio español, o un

ejemplo más próximo a nuestro tiempo fue como la tecnología nuclear paso la frontera de

Estados Unidos a la Unión Soviética dramatizando aún más la guerra fría. En la actualidad se
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retienen una gran cantidad de información, las gerencias ahora cuentan con sistemas

informáticos como lo son el SIA, SAD entre otros, pero siempre hay que tener un análisis previo

de todas las fuentes de información, tanto fuentes grises como las más accesibles como lo son

los medios de comunicación.

En definitiva hay que desarrollar competencias dentro de la empresa para poder extraer,

manejar y utilizar la información para una adecuada toma de decisiones, se vive en un mundo

dinámico y cambiante, la credibilidad de la información puede ser vital para estar a la

vanguardia de la acometividad que exige el mercado.

Las fuentes de información secundarias son un material organizado mediante un esquema,

que está relacionado a los documentos primarios, con el fin de hacerla más accesible. Su

principal característica es informar sobre los temas de interés o conducir a la recuperación de

información de su preferencia. Entre ellas se encuentran:

- Directorios. – Se emplea para verificar el nombre de la organización

- Anuarios y manuales. – Proporciona información acerca de eventos, países, etc.

- Diccionarios. – Pueden ser generales y específicos

- Enciclopedias. – Proporciona una revisión de temas selectos.

- Fuentes geográficas. – Usadas para contestar preguntas de localización

- Índices y resúmenes. - Listas de obras de donde pueden ser localizadas.

- Revista de resúmenes. – Son referencias bibliográficas completas y resúmenes de los

documentos

- Índices bibliográficos. – Son referencias bibliográficas, no presenta un resumen de cada

documento

- Índices permutados KWIC. – Se trata de un índice de todas las palabras del título o

texto, todos los títulos aparecen alfabetizados.

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- Índices KWOC. – Índice de las palabras significativas, incluyendo todos los títulos que

contienen.

- Índices de contenido. – Reproducción de las páginas del índice de las revistas

seleccionadas, permite localizar rápidamente un documento.

- Índices de citas. – Se trata de un índice de autores, con sus correspondientes trabajos.

Las fuentes de información terciaria son fuentes que contienen información de las

secundarias, contiene información original estructurada de forma que el usuario pueda utilizarla

como nuevo documento.

Las fuentes de información dentro de las organizaciones se dan múltiples fuentes

informativas, para contrastar y cubrir cualquier tipo de noticia, articulo, reportaje, etc. Entre

ellas se encuentran: fuentes bibliográficas, fuentes públicas, fuentes privadas y medios de

comunicación.

Otra fuente de comunicación son las publicaciones periódicas las cuales tienen mayor

aceptación para transmitir y obtener información, ya que permiten consultar trabajos originales

en el terreno de interés. Existen tres tipos básicos de publicaciones: revistas divulgativas para

entretener e informar; revistas científicas que informan sobre recientes investigaciones;

periódicos dan información de actualidad.

Por su parte, la prensa especializada es considera como la segunda fuente de información,

debido a sus características y en la medida en que se adaptan a las necesidades informativas de

los usuarios. Está constituida normalmente por revistas de periodicidad amplia, dirigidos a

profesionales o especialistas.

Debido al extenso volumen de información y la menor capacidad de analizarla y comprenderla,

aparece el periodismo especializado. Para Martínez Albertos el periodismo especializado es

aquel que se canaliza a través de los diarios de información general, dentro de secciones
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tipificadas por su alto grado de especialización, ayudando a satisfacer el interés del público por

conocer los avances en las distintas zonas científicas y técnicas.

Al hablar de información periodística se puede mencionar que es una disciplina que

busca dar respuesta a las necesidades de las personas, acerca de los temas que son de interés

propio y que les llega a afectar de manera directa. Se debe tomar en cuenta que la

especialización periodista permite establecer una comunicación fluida y eficaz entre los

lectores. Es importante conocer cuántas organizaciones cuenta con la información organizada

dentro de sus empresa ya que según una encuesta realizada el 64% cuenta con un archivo

escrito, el 60% con un archivo fotográfico mientras que el 44% cuenta con estas dos variables.

Por otro lado tenemos la información audiovisual, la misma que abarca la televisión y

la radio que son medios muy utilizados tanto por las personas como organizaciones, es por este

motivo que se recomienda realizar un examen profundo de los contenidos para la utilización

correcta de la información. De igual forma es importante mencionar que esta información se

degrada con el tiempo y por este motivo es necesario realizar un almacenamiento especial.

El Internet aparece como una potente fuente de información que consigue eliminar t las

barreras tanto físicas como temporales, facilitando así la libre circulación y difusión de la

información. Es necesario mencionar que en las redes se puede encontrar una gran variedad de

información, pero he ahí la importancia de saber buscar y no encontrarnos con información

basura. De igual forma al asignar al internet como un modelo de comunicación nos encontramos

con que la información puede ser almacenada de distinta manera como por ejemplo: un portal,

el mismo que cuenta con demasiada información que impide al usuario conseguir lo necesario.

También contamos con buscadores como GOOGLE que cuenta con procesos automatizados

que permiten la búsqueda en la página web y al mismo tiempo en páginas específicas. Entre

otro modelos contamos con la página web de instituciones y empresas, los cuales cumplen una
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doble función que es la de proporcionar información al público y de igual forma a los miembros

internos de la empresa.

Por otra parte contamos con una investigación que se ha realizado a lo largo del tiempo

acerca de las necesidades informativas de los miembros de las empresas y a partir de esto se ha

procedido a la elaboración de boletines electrónicos con la respectiva información. Con el

objetivo de proveer a todo el personal la información que requieren y sobre todo para aquellos

que necesitan consultar sobre temas habituales o de desarrollo dentro de sus trabajos. Con este

programa implementando se ha logrado establecer un servicio que permite solventar las

deficiencias antes detectadas en cuanto a la información. El lugar adecuado para realizar dicho

servicio recae en las manos del departamento de comunicación, el mismo que se encargara de

difundir la información necesaria al personal.

Recogida de información

Cualquier tipo de formato es válido (papel, vídeo, sonoro, multimedia, etc.). Se debe tener

acceso a todas las fuentes de información del exterior, ya sea por suscripción o adquisición

directa, a aquellos diarios y revistas más representativos, tanto nacionales, internacionales,

regionales o locales; de información general o especializada, y de los que se hará un análisis

diario y riguroso. También es imprescindible dar entrada a todo tipo de información que

provenga del resto de medios de comunicación (radio, televisión, Internet) ya sean noticias,

entrevistas, opiniones, encuestas. La obtención y recuperación de la información ofrecida por

este tipo de medios ha sido bastante complicada hasta la llegada de Internet y la inclusión de

todo tipo de programas tanto televisivos como radiofónicos en la Red. A través de las webs de

las distintas emisoras de radio y cadenas de televisión podemos tener acceso y posibilidad de

descarga de aquellos programas, reportajes, entrevistas o declaraciones más destacados, tanto

en formato sonoro como audiovisual. Además, la mayoría de estos medios cuentan con un
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archivo histórico. Igualmente es indispensable la recesión de todo tipo de boletines, últimos

libros publicados, publicaciones oficiales, estudios, actas de congresos, etc.

Sistematizar el contacto con las fuentes informativas, es decir establecer relaciones con aquellas

instancias externas a la empresa que puedan suministrar información. •Sistematizar y gestionar

la información interna de la propia empresa. Establecer relaciones con todos aquellos

departamentos de la entidad susceptibles de proporcionarlos información. Efectuar un

seguimiento constante de la actualidad a través de los medios de comunicación y de cualquier

otra fuente de información.

Existe una notable diferencia entre el personal más joven y el más veterano en el uso y manejo

de las distintas fuentes de las que obtener información. Aunque ambos sectores señalan la

prensa y las publicaciones especializadas como su principal fuente, el formato que manejan

unos y otros es diferente. Mientras que, los jóvenes recurren principalmente a la versión on line

de las publicaciones periódicas, los empleados más veteranos, siguen acudiendo al tradicional

formato impreso.

Para concluir se puede inferir que las organizaciones modifican periódicamente procesos,

servicios y productos objeto de su actividad y, como consecuencia, las funciones y tareas de

sus miembros. Esto obliga a estar permanentemente informados de todos los cambios

producidos tanto dentro como fuera de la entidad. Por ello la información al servicio de las

organizaciones ha pasado, en los últimos años, a ocupar un papel preponderante. Las empresas

dedican una parte importante de su tiempo y de sus recursos económicos y humanos a la

obtención, proceso, aplicación y proyección de información. Por esta razón, la información

interna juega un papel decisivo en la empresa y se convierte en su principal patrimonio. La

información es el eje “vertebrador” de toda organización que necesite tener un alto nivel de

competitividad y desarrollo. Además la preponderancia de la información obedece a la

complejidad del entorno, y por tanto, a una mayor necesidad de gestión. La aplicación del
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concepto “sistema” y “subsistema” al ámbito empresarial, permite analizar cada actividad

funcional y operativa, facilitando información de y sobre las mismas. También el

establecimiento de organizaciones donde la toma de decisiones es menos piramidal y donde los

directivos delegan parte de su responsabilidad y tareas en los distintos departamentos (liderazgo

democrático-laissez-faire), hace que estos necesiten a personas mucho más formadas y con un

mayor conocimiento de su entidad y del entorno que rodea a la misma. Han de saber qué

factores influyen en realización efectiva de su trabajo, así como en la toma de decisiones. La

información sobre el entorno relevante, así como sobre la organización misma, no debe ser

privativa y exclusiva de los dirigentes de las entidades, la información es patrimonio de todos

los miembros en sus distintas escalas de responsabilidad. Finalmente el gran desarrollo

tecnológico surgido en los últimos años permite controlar más y mejor los flujos de

información, cada vez más complejos. El uso de Internet y de sus distintas herramientas de

comunicación para la distribución de la información, incide en un ahorro considerable de

tiempo y de dinero. Además, las enormes posibilidades que ofrecen hacen que los distintos

usuarios puedan manifestar sus opiniones, recibir la información cuando y donde la necesiten,

posibilidad de almacenamiento en el mínimo espacio, disponibilidad de distintos tipos de

formato (texto, fotografía, video, etc.), reenvío de información a otros compañeros, posibilidad

de compartir la información.
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Lista de Referencia

Gòmez, M. (2017). La comunicación en las organizaciones para la mejora de la productividad:

El uso de los medios como fuente informativa en empresas e instituciones andaluzas.

Universidad de Màlaga, España. Recuperado 14 mayo, 2018, de

http://moodle.pucesa.edu.ec/pluginfile.php/6928/mod_resource/content/1/art%C3%A

Dculo.pdf.