MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Gestión del Talento Humano

Procedimiento: Reporte e Investigación de Incidentes y Accidentes de Trabajo.
Código: SO-GTH-PCRIIAT-10 Versión: 01

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Inicia
Se hace la formulación del Procedimiento de
01 30/11/2015
Reporte e Investigación de Incidentes y
Accidentes de Trabajo

AUTORIZACION

Elaboración Revisión y Aprobación Aprobación Metodológica del

Técnica SIG

Firma:
__________________
Nombre: Lorena Rozo
Vargas.
Firma: ____________________
Cargo: Contratista
Firma: ____________________ Nombre: Miguel Ángel Bejarano
Dependencia: Subdirección
Nombre: Susana Casallas Díaz.
Administrativa Y Financiera
García. Cargo: Jefe de Oficina.
– Talento Humano.
Cargo: Subdirectora Dependencia: Oficina Asesora
Administrativa y Financiera. de Planeación.
Dependencia: Subdirección
Administrativa Y Financiera. En calidad de Representante de
Firma: ________________
la Alta Dirección.
Nombre: Luis Eduardo
Pineda
Cargo: Contratista
Dependencia: Oficina
Asesora de Planeación

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1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para desarrollar las actividades para reportar los incidentes e
investigar incidentes y accidentes de trabajo que ocurran en la entidad.

2. ALCANCE

Inicia con la presentación u ocurrencia de un incidente o un accidente laboral y termina con la

notificación y al Área de Talento Humano (en el caso del Incidente) o el reporte a la Administradora
de Riesgos laborales (en el caso de Accidente) y su seguimiento.

3. INSUMOS

 Ocurrencia del Incidente o Accidente de Trabajo.

4. PRODUCTOS

 Reporte del Incidente Laboral (IS)

 Reporte de Accidente de Trabajo (IP)
 Informe de Investigación y Análisis del Incidente (IS)
 Informe de Investigación y Análisis del Accidente (IS)

5. NORMATIVIDAD

Ver Normograma

6. DEFINICIONES

Accidente de Trabajo: Es accidente de trabajo todo suceso repentino que sobrevenga por causa o
con ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación
funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte. Es también accidente de trabajo aquel que se
produce durante la ejecución de órdenes del empleador, o contratante durante la ejecución de una
labor bajo su autoridad, aún fuera del lugar y horas de trabajo. Igualmente se considera accidente
de trabajo el que se produzca durante el traslado de los trabajadores o contratistas desde su
residencia a los lugares de trabajo o viceversa, cuando el transporte lo suministre el empleador.

También se considerará como accidente de trabajo el ocurrido durante el ejercicio de la función

sindical aunque el trabajador se encuentre en permiso sindical siempre que el accidente se
produzca en cumplimiento de dicha función.

De igual forma se considera accidente de trabajo el que se produzca por la ejecución de actividades
recreativas, deportivas o culturales, cuando se actúe por cuenta o en representación del empleador
o de la empresa usuaria cuando se trate de trabajadores de empresas de servicios temporales que
se encuentren en misión.
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Ambiente de Trabajo: Es el conjunto de condiciones que rodean a la persona y que directa o

indirectamente influyen en su estado de salud y en su vida laboral.

ARL: Administradora de Riesgos Laborales. Entidad que administra el Sistema General de Riesgos
Profesionales, previa autorización de la Superintendencia Bancaria para explotar el ramo de
seguros de riesgos profesionales.

Ausentismo: Es la ausencia al trabajo de la persona que lo realiza, ya sea por enfermedad o por
causas variadas y diferentes (sociales, familiares, administrativas, etc.).

Causas básicas: Causas reales que se manifiestan detrás de los síntomas; razones por las cuales
ocurren los actos y condiciones sub estándar o inseguros; factores que una vez identificados
permiten un control administrativo significativo.

Causas inmediatas: Circunstancias que se presentan justamente antes del contacto; por lo
general son observables o se hacen sentir.

COPASST: Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo, es un organismo de promoción y

vigilancia de las normas y reglamentos de Seguridad y Salud en el Trabajo en todos los niveles de
la entidad.

Enfermedad laboral: Es enfermedad laboral la contraída como resultado de la exposición a

factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en el que el trabajador se ha visto
obligado a trabajar. El Gobierno Nacional, determinará, en forma periódica, las enfermedades que
se consideran como laborales y en los casos en que una enfermedad no figure en la tabla de
enfermedades laborales, pero se demuestre la relación de causalidad con los factores de riesgo
ocupacional serán reconocidas como enfermedad laboral, conforme lo establecido en las normas
legales vigentes.

El Gobierno Nacional, previo concepto del Consejo Nacional de Riesgos Laborales, determinará, en
forma periódica, las enfermedades que se consideran como laborales. Para tal efecto, El Ministerio
de la Salud y Protección Social y el Ministerio de Trabajo, realizará una actualización de la tabla de
enfermedades laborales por lo menos cada tres (3) años atendiendo a los estudios técnicos
financiados por el Fondo Nacional de Riesgos Laborales.

Incidentalidad: Ocurrencia de incidentes de trabajo.

Incidente de trabajo: Suceso acaecido en el curso del trabajo o en relación con este, que tuvo el
potencial de ser un accidente, en el que hubo personas involucradas sin que sufrieran lesiones o se
presentaran daños a la propiedad y/o pérdida en los procesos.(resolución 1401)

Investigación de accidente o incidente: Proceso sistemático de determinación y ordenación de

causas, hechos o situaciones que generaron o favorecieron la ocurrencia del accidente o incidente,
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que se realiza con el objeto de prevenir su repetición, mediante el control de riesgos que lo
produjeron.

Licencias en Salud Ocupacional: Se reconocerá la expedición y renovación de las licencias de

salud ocupacional a los profesionales universitarios con especialización en salud ocupacional, a los
profesionales universitarios en un área de salud ocupacional, tecnólogos en salud ocupacional y
técnicos en salud ocupacional, todos ellos con títulos obtenidos en una institución de educación
superior debidamente aprobada por el Ministerio de Educación Nacional.

Panorama de Factores de Riesgo: Herramienta que se utiliza para identificar todos aquellos
factores físicos, químicos, biológicos, ergonómicos psicosociales y de seguridad, que atentan
contra la integridad física de los empleados, la productividad, la calidad y los bienes materiales de
la empresa.

Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de causar daño en la salud de los trabajadores, en
los equipos o en las instalaciones.

Riesgo: Combinación de la probabilidad de que ocurra una o más exposiciones o eventos

peligrosos y la severidad del daño que puede ser causada por estos.

Salud: Es un estado de bienestar físico, mental y social. No solo en la ausencia de enfermedad.

Seguridad y Salud en el Trabajo: Definida como aquella disciplina que trata de la prevención de
las lesiones y enfermedades causadas por las condiciones de trabajo, y de la protección y
promoción de la salud de los trabajadores. Tiene por objeto mejorar las condiciones del medio
ambiente de trabajo, así como la salud en el trabajo, que conlleva la promoción y el mantenimiento
del bienestar físico, mental y social de los trabajadores en todas las ocupaciones.

Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST: Este Sistema consiste en el

desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua y que incluye la política,
la organización, la planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora
con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la
seguridad y salud en el trabajo

Sistema General de Riesgos Laborales: Es el conjunto de entidades públicas y privadas, normas

y procedimientos, destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las
enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo
que desarrollan.

Trabajo: Es toda actividad humana libre, ya sea material o intelectual, permanente o transitoria, que
una persona natural ejecuta conscientemente al servicio de otra, y cualquiera que sea su finalidad,
siempre que se efectúe en ejecución de un contrato de trabajo.

Incidentado: Persona que sufre un incidente.

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Notificación: Documento en el que se notifica o se comunica una cosa de manera oficial.

Reporte: Es un informe o una noticia. Este tipo de documento(que puede ser impreso, digital,
audiovisual, etc.) pretende transmitir una información.

7. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Director General
 Fijar los lineamientos para la administración del talento humano.
 Garantizar el cumplimiento de la normatividad y legislación vigente
 Garantizar los recursos necesarios para implementar las medidas correctivas y preventivas
con respecto a la incidentalidad y accidentalidad laboral.

Subdirector y Jefe de Oficina

 Realizar el seguimiento a los planes de acción y mejoramiento.
 Investigar el incidente o accidente de trabajo en los plazos que determine la legislación
vigente.
 Gestionar, implementar y hacer seguimiento a los planes de acción recomendados por parte
del equipo investigador de los incidentes y accidentes de trabajo.
 Verificar el cumplimiento de los controles resultantes de la investigación incidentalidad y
accidentalidad laboral.
 Hacer seguimiento a la accidentalidad del personal a asignado a la dependencia a su cargo.

Profesional Universitario – Gestión del Talento Humano (SGSST)

 Clasificación del evento en incidente o accidente.

 Reportar los accidentes a la ARL dentro de los Dos (2) días hábiles siguientes a la
ocurrencia del mismo en el formato oficial establecido por el Ministerio de trabajo. Actualizar
las estadísticas de accidentalidad en lo referente a índice de frecuencia, índice de severidad,
índice de lesiones incapacitantes, tasa de accidentalidad y estadísticas de ausentismo.
 Documentar el desarrollo de la investigación del accidente e incidentes de trabajo.
 Informar al comité paritario la ocurrencia de un evento mortal indicando la fecha de
vencimiento de los términos para la investigación
 Convocar al comité investigador en los casos de accidentes graves indicando la fecha de
vencimiento de términos.
 Investigar dentro del periodo los accidentes que no estén clasificados como mortales o
graves.
 Hacer el análisis de causalidad de toda la accidentalidad ocurrida en el periodo, no superior a
un año.
 Remitir la documentación de las investigaciones graves o mortales a la ARL.
 Preservar los documentos que soporten la investigación de los accidentes e incidentes de
trabajo.
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8. LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN

 La Alta Dirección debe garantizar la gestión del riesgo con el propósito de prevenir la
ocurrencia de accidentes e incidentes de trabajo, conforme a los peligros identificados en la
matriz de peligros.
 Es responsabilidad de todo los funcionarios el reporte oportuno de: sus condiciones de salud
particulares; peligros que sean identificados en el desarrollo de sus actividades laborales que
puedan generar un accidente, incidente o enfermedad laborar y finalmente los incidentes o
accidentes que ocurran en su sitio o con ocasión del desempeño de sus actividades
laborales.
 La Subdirección Administrativa y Financiera deben realizar jornadas de capacitación,
sensibilización e información a los funcionarios sobres los riesgos a los que pueden ser
expuestos y acerca de la importancia del reporte y notificación de los incidentes y
accidentes.
 La Subdirección Administrativa y Financiera – Gestión del Talento Humano debe garantizar la
custodia de cualquier material o elemento que pueda ser un elemento o material de prueba
según lo dispuesto en el artículo 288 Ley 600 de 2000.
 La subdirección Administrativa y Financiera – gestión del talento Humano deberá garantizar
verificar que todos los funcionarios se encuentren con afiliación vigente a la ARL.
 Los Supervisores de los contratos de prestación de servicios verificar que el trabajador
independiente (Contratista) se encuentre con afiliación vigente al Sistema de Seguridad
Social.
 Para la investigación del accidente de trabajo clasificado como grave la Entidad deberá
conformar un equipo investigado que integre como mínimo: el Jefe Inmediato o Supervisor
del trabajador accidentado o del área donde ocurrió el evento, un representante del Comité
Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo y al responsable del Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo. Para el caso de trabajadores de una empresa outsourcing
(vigilancia, aseo, mantenimiento, etc.) el supervisor del contrato debe verificar que dicha
empresa entregue el informe del resultado de la investigación documentación relaciónala.
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9. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Área Cargo Punto de

No. Actividad Descripción de la actividad Registros
Responsable responsable Control

Notifica a la Subdirección
Administrativa y Financiera o al
Supervisor del Contrato según
Notificar la corresponda ocurrencia del
ocurrencia del evento del Incidente o
Todas las Todos los
1 Incidente o accidente de trabajo.
Dependencias Funcionarios
accidente de trabajo.
Nota: lo informa el afectado o
un compañero que haya
presenciado la ocurrencia del
evento.
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Área Cargo Punto de

No. Actividad Descripción de la actividad Registros
Responsable responsable Control

Clasifica la ocurrencia del

evento como un incidente o
accidente de trabajo según la
clasificación establecida por la
norma vigente.
Subdirección
Administrativa
Clasificar la ocurrencia En caso de que el evento sea
y Financiera – Profesional
2 del evento y Notificar clasificado como accidente se Notificar ARL
Gestión del Universitario
según corresponda. notifica ARL para activar la red
Talento
de asistencia. Y se continúa
Humano
con el siguiente paso.

En caso de ser clasificado

como incidente pase al punto 5
de este procedimiento.

Diligenciar el formato de
reporte de accidente Subdirección
establecido por el ministerio de Administrativa
Formato de
trabajo y reportarlo a la ARL y Financiera – Profesional
3 Reportar el Accidente Reporte de
dentro de los dos (2) días Gestión del Universitario
Accidente
hábiles siguientes a la Talento
ocurrencia del evento. Humano
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Área Cargo Punto de

No. Actividad Descripción de la actividad Registros
Responsable responsable Control

Diligencia el reporte del

incidente en el formato GHT- GHT-PCRIIAT-
PCRIIAT-FM-01 reporte de Funcionario o FM-01 reporte
–Todas las
4 Reportar el incidente Peligros e Incidentes y lo entrega contratista de Peligros e
dependencias
a la Subdirección Administrativa y accidentado Incidentes
financiera – gestión de talento
Humano.

Conforme al reporte del

accidente y el diagnostico
medico analiza si el accidentes
es mortal, grave u ordinario.
Subdirección
Si el accidente s mortal: Administrativa
Clasificar el accidente convoca al COPASST. y Financiera – Profesional
5
reportado Gestión del Universitario
Si el accidente es grave: Talento
convoca al Comité Investigador Humano

Si el accidente es ordinario: el
responsable de SST programe
y ejecuta la investigación.
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Área Cargo Punto de

No. Actividad Descripción de la actividad Registros
Responsable responsable Control

Investiga el accidente para

determinar las causas básicas
e inmediatas que lo originaron
teniendo en cuenta que:

Se debe investigar todos los

COPASST
incidentes y accidentes de
trabajo dentro de los quince
Comité
(15) días siguientes a su GHT-PCRIIAT-
Investigador
ocurrencia, a través del equipo FM-02
investigador. Todas la Informe de
6 Investigar el accidente Profesional
dependencias Investigación
Universitario
Si el accidente es grave y/o y Análisis del
mortal el COPASST tiene Accidente
quince (15) días calendario
para ejecutar la investigación y
debe ser remitida a la ARL.

Para lo cual se diligencia el

Formato GHT-PCRIIAT-FM-02
Informe de investigación y
análisis del accidente
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Área Cargo Punto de

No. Actividad Descripción de la actividad Registros
Responsable responsable Control

Investiga el incidente para

analizar las causas que lo
originaron registrando la
Subdirección GHT-PCRIIAT-
información el formato GHT-
Administrativa FM-02
PCRIIAT-FM-02 Informe Profesional
y Financiera – Investigación
7 Investigar el incidente Investigación de Incidentes y Universitario
Gestión del de Incidentes
accidentes de trabajo esta Técnico
Talento y accidentes
investigación debe realizar
Humano de trabajo
dentro de los quince (15) días
siguientes a su ocurrencia, a
través del equipo investigador.

Comunicación
oficial
Se remite mediante Verifica la
Subdirección
comunicación oficial escrita el Radicación
Administrativa GHT-PCRIIAT-
Remitir el informe de formato debidamente del
y Financiera – Profesional FM-02 Informe
8 Investigación de diligenciado del informe de comunicad
Gestión del Universitario de
accidentes de trabajo Investigación de Incidentes y o junto con
Talento Investigación
accidentes de trabajo a la el anexo
Humano de Incidentes
Subdirección Administrativa y del informe.
y accidentes
Financiera - Talento Humano.
de trabajo
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Área Cargo Punto de

No. Actividad Descripción de la actividad Registros
Responsable responsable Control

Incorpora y actualizar en la
matriz de peligros las causas
identificadas en la investigación
de incidentes y accidentes,
Matriz de
para que a través de los
Subdirección peligros
Actualizar en la Matriz programas de seguridad, se Verificar la
Administrativa
de Peligros y la base establezcan los controles Profesional actualizació
y Financiera – Base de datos
9 de datos de control de pertinentes. Universitario n de la
Gestión del de control de
los incidentes y Técnico Matriz de
Talento accidentes e
accidentes. Actualiza base de datos de peligros
Humano incidentes de
control de los incidentes y
trabajo.
accidentes con la información
de la investigación y demás
datos requeridos para el
control.

Registra en el plan de trabajo

Subdirección
Registrar en el plan de plan de trabajo del SGSST las
Administrativa
trabajo del SGSST las acciones preventivas,
y Financiera – Profesional
10 acciones preventivas, correctivas y/o de mejora
Gestión del Universitario
correctivas y/o de resultado del análisis de la
Talento
mejora. investigación del accidente o
Humano
incidente.
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Área Cargo Punto de

No. Actividad Descripción de la actividad Registros
Responsable responsable Control
Subdirección
Archiva en el expediente
Administrativa Verificar el
Archivar los registros laboral según tablas de
y Financiera – Técnico archivo de
11 del incidente o retención documental los
Gestión del Operativo los
accidente laboral. registros del incidente o
Talento registros.
accidente de trabajo.
Humano
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10. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

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11. ANEXOS

 GHT-PCRIIAT-FM-01 Reporte Peligros e Incidentes

 GHT-PCRIIAT-FM-02 Informe Investigación de Incidentes y Accidentes de Trabajo
 Reporte de Accidente de Trabajo (documento externo)