REDACCIÓN DE DOCUMENTACIÓN

ADMINISTRATIVA

1
En la comunicación escrita hay que asegurarse
de:
Que los detalles estén claros.
Tener a mano cualquier documentación que se
necesite consultar.
Dar los detalles con un orden lógico.
Transmitir la información en palabras y
expresiones precisas y apropiadas del oyente.

2
La comunicación escrita se divide en tres partes: la
apertura, el cuerpo y la conclusión.

1. La Apertura del mensaje: Persigue captar la atención

del lector. Trata de dejar una buena sensación. Debe tener
una estructura lógica y un orden secuencial.

2. El Cuerpo del mensaje: Consiste en el desarrollo del

mensaje. Debe despertar el interés.

3. Conclusión: Debe resumir el contenido. Proponer o

resolver algo que se presenta en el documento (objetivo).
Agradecimiento y despedida.

3
Cómo dar buena impresión
Al escribir, mucha gente intenta impresionar. Utiliza
frases largas y complicadas juntamente con palabras
enrevesadas. De hecho, estas frases no impresionan en
absoluto, más bien lo contrario, confunden y crean
desinterés..

Sus lectores desean que la lectura sea fácil y directa,

para así poder concentrarse en el contenido, en lugar de
en el estilo.

El secreto de una buena redacción, pasa por conseguir

una propuesta sencilla y fácil de leer.

4
Solución:
Como regla general, si no emplea una palabra en su
lenguaje diario, no la use en la propuesta.

Si no acostumbra a decir: «Permítame que llame su

atención sobre el punto antes citado...»; no lo escriba.

Simplemente inicie con un: «Como ya he mencionado

antes...»

5
Primera regla de la buena redacción
Escribir de forma sencilla: Párrafos cortos. Frases cortas.
Palabras cortas.

Recomendaciones para una buena redacción:

Utilice un lenguaje normal: Sustantivos concretos que

den una imagen clara de algo específico ( palabras que
denominen cosas: coche, perro, vacaciones, teléfono,
periódico).

Evitar: Términos abstractos, especialmente los que no

aportan una imagen visual. Por ejemplo: situación,
actividades, actuación. A la gente le aburre leerlos, y le
resultan más difíciles de entender.
6
Importancia de una buena redacción:
Todos nos comunicamos utilizando como instrumentos la
lengua oral o escrita; sin embargo una de estos formas de
comunicación exige una mayor formalidad que la otra.
La expresión oral tiene a su disposición de manera
inmediata el lenguaje. Además, cuenta con la posibilidad
de manejar, según convenga, el tono, los matices de la
voz, la acción corporal, las pausas, el ambiente y las
circunstancias, la expresión del rostro, etc; es decir, una
serie de elementos paralingüísticos que contribuyen a la
eficacia de la comunicación oral. Además el emisor puede
repetir, aclarar, hacer preguntas, etc.

7
En cambio, la expresión escrita, está destinada a
quienes no se conocen, o simplemente llevan una
relación laboral o de negocios. Un receptor es
despersonalizado, sus contenidos se enmarcan dentro
de una estructura material rígida, las expresiones son
frías.
El emisor no puede jugar con todos los términos que él
quisiera utilizar para hacer explicito su mensaje,
tampoco tiene la libertad de abundar en reiteraciones y
(en muchos casos) como no conoce al receptor, tendrá
que generalizar sus expresiones dentro de un estilo
estricto y correcto.

8
Condiciones para una buena redacción:
Para que un mensaje escrito logre el fin o fines que se propone debe
responder a las siguientes interrogantes:

¿Para quién voy a redactar?

Tener en cuenta las características del destinatario
¿Para qué voy a redactar?
Tener en cuenta los objetivos que se persigue.
¿Cómo voy a redactar?
Tener en cuenta la forma de expresión a emplear de acuerdo con los
aspectos anteriores.
¿Qué tema voy a desarrollar?
Elegir el asunto teniendo en cuenta los fines, el destinatario y los
objetivos.
¿Qué voy a redactar?
Elegir bien el tipo de documento que será remitido al receptor.
9
Planificación del mensaje comercial:

Como cualquier otra actividad humana, un

mensaje escrito y en este caso, comercial,
requiere la elaboración de un plan anticipado.
Esto evitará la improvisación y el riesgo de afectar
negativamente el prestigio del autor y de la
empresa.
Este mensaje escrito o documento, debe ser
producto de la experiencia, el dominio del idioma
y un plan previo.

10
a) Fases del planeamiento:
Concepción
Es donde se experimenta la necesidad de transmitir un
mensaje con un fin determinado.
Recolección de datos
Consiste en reunir todo el material para elaborar el
mensaje, de acuerdo con el fin que se persigue y para
que el mensaje sea integro.
Bosquejo sintético de ideas
Es la distribución de las ideas afines (teniendo una idea
principal) en los posibles párrafos que tendrá la carta.

11
 Redacción del borrador (según sea el caso)
Teniendo como soporte el bosquejo y como elementos los
datos recolectados, se procederá a la redacción del
borrador observando las características principales o
complementarias.
Autocrítica
Consiste en verificar si el mensaje posee las características
principales y complementarias, es decir analiza las
cualidades que deberán influir positivamente en el
lector.
Redacción del borrador mejorado
Se prepara el texto superando o enmendando cualquier
error que se haya podido detectar en la fase anterior.
Digitación
Elaboración del documentos según su estructura.
12
Presentación formal de los documentos:
Se utiliza en los formatos A-4 y A-5

El papel A-4 se emplea para la redacción de todo tipo

de documentos a excepción de memorandos y
citaciones individuales donde se emplea el papel A-5.

Márgenes para el papel A-4: Superior e izquierdo a

4cm. Del borde. Derecho e inferior a 3cm del borde.
Márgenes para el papel A-5: Superior e izquierdo a
3cm. Del borde. Derecho e inferior a 2cm del borde.

13
Estilos de la redacción:

14
15
16
Tipos de fecha:

Fecha tradicional:
Ilo, 02 de noviembre de 2015

Fecha intermedia:
Ilo, noviembre 02 de 2015

Fecha americana:
Ilo, noviembre 02, 2015

17
La carta comercial:
Este documento se usa en las empresas que se
dedican a la comercialización de sus productos.
Las cartas comerciales facilitan las diversas
operaciones que realiza una empresa.
El objetivo fundamental de este tipo de
redacción es la de captar interés, confianza,
simpatía entre sus lectores; por consiguiente, es
necesario demostrar eficiencia, seriedad,
claridad a cada tema de tener cuidado en su
presentación.

18
Cualidades que debe reunir una carta:
CLARIDAD: a fin de que los pensamientos que se
expresen sean fácilmente comprendidos por quien lea
una carta.

PROPIEDAD: debe emplearse palabras adecuadas para

el tipo de carta que se escribe.

SENCILLEZ: evitar el uso de palabras rebuscadas y

pensamientos difíciles. Debemos emplear el mismo
lenguaje que usamos en nuestras conversaciones con la
personas a la que nos dirigimos.

PRECISIÓN: cuando se trata de cartas comerciales en las

que el asunto no debe dejar dudas.
19
Partes de la carta:
1. Membrete: Es el nombre legal que identifica a
la empresa, se debe indicar la dirección, teléfono,
fax, email, ciudad.
Ejm:
COMERCIAL «ANAPATY»
Calle Callao N° 546
Telefax 456767
Ilo

20
2. Lugar y fecha: Ciudad y fecha donde se escribe el
documento
3. Destinatario: Se indica a quién va dirigido el
documento. Se presentan estos modelos:
Ejm:

Señor:
Luis Alberto Carpio Torres
Presente (cuando es dentro de la localidad)

Señor:
Luis Alberto Carpio Torres
Lima (cuando es fuera de la localidad)

21
Señor:
Luis Alberto Carpio Torres
Av. Ejército N° 457
Presente (cuando el destinatario tiene dirección)

Señor:
Luis Alberto Carpio Torres
Gerente de la Empresa «Cable Club»
Lima (cuando el destinatario ocupa un cargo)

Señores:
Empresa «Cable Club»
Lima (cuando el destinatario es una razón social)

22
4. Vocativo: Es el saludo a la persona a quien nos
dirigimos. Los más comunes son:
Estimado señor:
Señor …………………:
De mi mayor consideración:
De mi especial consideración:

5. Cuerpo o texto: Es el mensaje propiamente dicho, lo

que queremos expresar en el documentos. El número
ideal de párrafos es tres: el primero para la introducción
del tema, el segundo para desarrollarlo y el tercero para
concluirlo.

23
6. Despedida: Los términos más usados son:
Atentamente, (el más usado)
Cordialmente,
Sinceramente,
Afectuosamente,
7. Firma y posfirma: La rubrica es la firma y el nombre,
apellidos y cargo es la posfirma.
8. Pie de páginas: Aquí se escribe la distribución del
documentos, adjuntos y las iniciales del remitente en
mayúsculas y de quien elabora el documentos en
minúsculas; todos estos datos deben anotarse al lado
izquierdo inferior de la hoja. Ejms: Roberto Muñoz Lajo –
Administrador y su secretaria Roxana Ramírez Ulloa:
RML/ADM. RML/rru rru/sec
rru/sec.
24
9. Partes opcionales:
a) Atención: Se consigna el nombre de la persona
a quien directamente se quiere hacer el
documento, siempre y cuando el destinatario sea
una razón social
b) Asunto: es el resumen de lo que se quiere
expresar como mensaje.
c) Referencia: indica uno o más documentos que
han originado el documento, va después del
asunto.

25
 Recomendaciones generales para redactar una carta:
1. No redacte en gerundio: esperando, agradeciendo, etc.
2. No utilice abreviaturas en el texto: Sr. , Srta., Ud.
3. Evite repetir los mismos términos.
4. La comunicación moderna es breve, trate de ir directamente al
asunto.
5. Use expresiones modernas.
6. Si utiliza lenguaje en plural o en singular, considere esto en toda la
carta, unifique su redacción.
7. La presentación de todo documento debe ser impecable: estilo,
puntuación, ortografía, estética, etc.
8. Si personaliza con el nombre del cliente asegúrese de que esté
bien escrito, caso contrario no se arriesgue.
9. Incluir imágenes o ilustraciones es peligroso, puede convertir un
documento en un simple folleto, perdiendo así toda su fuerza.
10. El mejor interlineado es el sencillo; la mejor fuente es la Times
New Roman; el mejor color de letra es negra sobre fondo blanco.
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Ejemplos de frases:
Párrafo de apertura:
- Gracias por su interés en nuestros productos
- Agradecemos su contribución para el desarrollo de la ciudad.
- Sentimos informarle que cancelamos la reunión.
- Agradecemos su valiosa contribución.
- Lo felicitamos por la exitosa campaña ……….. que ha realizado.
- Según sus instrucciones, le acompañamos una copia de …………..
- Somos una empresa dedicada a ….. Y tenemos grande necesidad
de ………..
- Agradecemos su interés en obtener información acerca de …….
- Nos complace proporcionarles la información referente a …………..
- Luego de revisar su catalogo, hemos decidido hacerles el siguiente
pedido.

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 Párrafo de cierre
- Reciba nuestros mejores deseos de éxito.
- Estamos complacidos en seguir prestándoles nuestros
servicios.
- Complacidos esperamos atender sus pedidos.
- Espero que sea de gran utilidad la información adjunta.
- Esperamos sus noticias con gran interés.
- Agradeceremos comprenda este impase ajeno a nuestra
voluntad.
- Sentimos no poderles dar una respuesta favorable.
- En cuanto recibamos la cancelación de su deuda,
atenderemos su pedido.
- Agradeceremos absoluta discreción y reserva de los
informes proporcionados.

28
Redacción administrativa:

La redacción administrativa utiliza comunicaciones

empresariales que son mensajes diseñados para
comunicarse interna y externamente, siendo éstos:
memorandos, informes, oficios, solicitudes,
certificados, constancias, entre otros.

Para confeccionar un documento administrativo se

debe tener en cuenta las recomendaciones,
condiciones, planeamiento y presentación antes
mencionadas para la buena redacción de un
documento, e inclusive las cualidades.
30
El Oficio:
Este un documento es una comunicación escrita de
carácter netamente oficial, protocolar, utilizado por las
autoridades o funcionarios de las diferentes dependencias
públicas y privadas.
Tiene la función de relacionar a los organismos
administrativos de la más alta jerarquía y por consiguiente
debe ir firmado por el máximo representante legal de la
institución.
En algunos casos, puede ir firmado por los jefes, pero eso
conlleva asumir toda responsabilidad que el contenido del
documento requiera, sin comprometer por ello a los de
mayor jerarquía.

31
El oficio sirve para comunicar: disposiciones,
consultas, órdenes, gestiones de acuerdo, de
invitación, de felicitación, de colaboración, de
agradecimiento, nombramiento, etc.

Observación: Quienes no desempeñen cargos

directivos no están facultados para firmar oficios,
ya que no tienen representatividad, salvo
designación interina.

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Clases de oficio
a)Simple: se utiliza cuando el texto o contenido va dirigido
a una sola persona. El número de oficio es diferente para
todos sus destinatarios.
b)Múltiple: se usa cuando un mismo tema o texto va
dirigido a distintos o varios destinatarios y por esta razón,
en muchos casos, las dependencias o instituciones tienen
impresos hasta el numero de oficio, dejando espacio para
colocar el nombre y cargo del destinatario. El número de
oficio es el mismo para todos los ejemplares de un mismo
texto.

33
Partes del oficio:
1. Membrete: Inscripción que identifica al sector
público, institución y la sede. Se imprime a 1cm. del
borde superior en los papeles y sobres.

2. Nombre del Año: Es establecido por ley y debe figurar

en la parte superior central de la hoja, escrito en
mayúsculas y entre comillas. Es renovable cada año.

«AÑO DE LA DIVERSIFICACIÓN PRODUCTIVA Y DEL FORTALECIMIENTO DE LA EDUCACIÓN»

34
3. Lugar y fecha: Se escribe de acuerdo al tipo de fecha,
normalmente es la tradicional. En algunos casos de
utiliza un fechador. Por precaución los 9 primeros días
debe ir precedido de un cero.
4. Código: Individualiza a la institución, identifica a la
dependencia remitente e indica un correlativo. Está
integrado por:
El nombre del documento, la abreviatura de número,
el número correlativo compuesto por tres dígitos
(renovable anualmente), los dos últimos dígitos del
año vigente, las siglas de la institución y/o
dependencia separadas por un guión o barra oblicua,
todo en mayúsculas, subrayado y en negrita: Ejm:
OFICIO N° 009-15-MPI-ADM/RR.HH.
OFICIO MULT. N° 001-15-MPI-ADM/RR.HH.
35
5. Destinatario: Comprende la identificación de la
persona, entidad o dependencia a quien se dirige el
documento.
6. Asunto: Es la síntesis del documento, debe redactarse
en forma clara y precisa, con el menor número de
palabras.
7. Referencial (opcional): menciona los antecedentes del
documento que se elabora. Es obligatorio cuando se
contesta o reitera comunicaciones anteriores. Ejm.

Ref.: OFIC. N° 025-15-IPD-OP

8. Vocativo: En la actualidad NO SE USA

36
9. El texto o cuerpo: comprende el desarrollo ordenado y
lógico del mensaje que se transmite. Se caracteriza por
ser: claro, íntegro, breve, cortes y correcto.
Generalmente conste de tres secciones:

a) Párrafo de inicio: comienza con las expresiones:

Tengo el honor de dirigirme a usted para….

(cuando el destinatario es de mayor jerarquía).

Tengo el agrado de dirigirme a usted para ……

(cuando el destinatario es de jerarquía similar o menor).

37
b) Exposición: Continua el párrafo inicial y desarrolla lo
anunciado en el asunto en forma clara, ordenada y
lógica (se debe evitar el adorno y la redundancia de
palabras).
c) Párrafo de cierre: Está constituido por fórmulas
hechas como:
Aprovecho la oportunidad para testimoniarle los
sentimientos de mi especial consideración.

Aprovecho la oportunidad para reiterarle los

sentimientos de mi especial consideración y estima
personal.

Hago propicia la ocasión para hacerle llegar mi mayor

consideración y estima personal.
38
10. Despedida: palabra de cortesía que se emplea
luego del texto. Ejm:
Atentamente,

11. Firma, posfirma y sello redondo

12. Pie de página: se consignará en la parte

inferior izquierda, donde irá: distribución,
adjuntos e iniciales.

39
El Memorando
Es una comunicación estrictamente interna, y puede ser
utilizado para dar a conocer: un mensaje, un pedido, una
orden, un permiso, una justificación o una amonestación.
El memorando se caracteriza por ser:
- Director y breve
- Funcional y práctico
- Es de acción inmediata
Su circulación es vertical descendente, es decir de
superior a empleado o subalterno, también es de
circulación horizontal, es decir se da entre jefes.

41
Clases de memorando:

1. Memorando simple: Es el que va dirigido a un solo

destinatario, para informar asuntos de trabajo. Este es
un documento que sirve de relación en una
institución entre el jefe y un subalterno, entre
dependencias, entre personal del mismo nivel, rango
o jerarquía.
2. Memorando múltiple: Se usa para dar a conocer
disposiciones o cualquier información en forma
simultánea a varios destinatarios. Es decir se trata del
mismo texto con igual numeración y contenido.

42
Partes del memorando:
1. No lleva membrete (por tratarse de un documentos
interno). Sin embargo, en muchas dependencias o
instituciones sí consignan el membrete, de esta
manera queda a criterio de cada entidad.
2. Código del documento: se especifica la palabra
MEMORANDO con mayúsculas, seguida del número
de expedición, el año vigente y las siglas de la oficina
de procedencia, puede ir también las siglas de la
institución. El código debe ir centrado en la parte
superior de la hoja, subrayado y en negrita. Ejms.
MEMORANDO N° 228-15-RR.HH.-ENERSUR
MEMORANDO MULT. N° 002-15-RR.HH.-ENERSUR

43
3. Información o encabezamiento: En esta parte se
escribe los siguientes datos:

De (Del o De la) : Quien remite el documento

Seguido del cargo

A (Al o A la) : Destinatario a quien se dirige

Seguido del cargo
ASUNTO : Síntesis del documento

FECHA : Se consigna día mes y año

_______________________________________________
Seguido de una línea de separación entre la información y
el texto o cuerpo.
44
4. Cuerpo o texto: Aquí se expresa con claridad y precisión
el motivo del memorando, mencionando lo necesario,
en forma directas, sin rodeos ni palabrerías.

5. Despedida: Generalmente es muy simple, se consigna

la palabra: Atentamente,

6. Firma, posfirma y sello redondo

7. Pie de página: En esta parte se consigna, la distribución

del documentos (Ejm.: c.c. Archivo), los adjuntos o
anexos (Ejm.: Adj. Directiva) y las iniciales de la persona
que firma el documento y de quien redacta.

45
El Informe
Es un documento interno que se utiliza para dar cuenta
detallada sobre asuntos determinados, observaciones que
se puedan hacer y al mismo tiempo sugiere posibles
soluciones para mejorar o aliviar una situación dada.
Tiene por finalidad, como su nombre lo indica, de
informar cualquier asunto, también expone temas
previamente investigados y estudiados.
Su uso es interno y se emplea en todas las instituciones .
Es de circulación vertical ascendente, es decir de
subordinado o empleado a superior. También es de
circulación horizontal, es decir entre el personal de igual
rango, nivel o jerarquía.

47
Clases de informe:

1. Informe simple u ordinario: es el que se usa con más

frecuencia, puede ser diario, semanal, quincenal o
mensual; de acuerdo a las circunstancias del caso.
2. Informe Técnico: su uso de ocasional, cuando se
presenta algún asunto imprevisto y el empleado debe
dar a conocer detalladamente el tema. Generalmente
se da para casos de mantenimiento de maquinarias, o
trabajo especializado de campo.

48
Partes del informe:
1. No lleva membrete (por ser un documento interno),
o en todo caso, es opcional, ya que algunas
instituciones si optan por considerarlo
2. Código del documento: se especifica la palabra
INFORME con mayúsculas, seguida del número de
expedición, el año vigente y las siglas de la oficina de
procedencia, puede ir también las siglas de la
institución. El código debe ir centrado en la parte
superior de la hoja, subrayado y en negrita. Ejms.

INFORME N° 025-15-SEC-SENATI
INFORME TECN. N° 003-15-MANTTO-SENATI

49
3. Información o encabezamiento: En esta parte se escribe
los siguientes datos:

A (Al o A la) : Destinatario a quien se dirige

Seguido del cargo

De (Del o De la) : Quien remite el documento

Seguido del cargo
ASUNTO : Síntesis del documento
REFERENCIA : El documento que da lugar al informe
FECHA : Se consigna día mes y año
_______________________________________________
Seguido de una línea de separación entre la información y el
texto o cuerpo (opcional).
50
4. Cuerpo o texto: Aquí se indica detalladamente el tema
motivo del informe. Va separado en párrafos.
DESARROLLO DEL TEXTO: comprende tres secciones:
a) Párrafo de inicio: se suele utilizar las siguientes frases:
Cuando el informe es enviado por iniciativa propia
Tengo el agrado de dirigirme a usted para hacer de su
conocimiento lo siguiente:
Cuando el informe es solicitado por el superior o jefe
En atención al documento de la referencia, cumplo con
hacer de su conocimiento lo siguiente: o
En atención a lo solicitado mediante ……………. cumplo con
informar lo siguiente:

51
b) Exposición: consiste en el desarrollo objetivo, ordenado
y lógico del asunto que motiva el informe. Si las ideas
son varias, estas deben ir estructuradas en título y
subtítulos o enumeradas. Además en la exposición se
debe considerar un análisis y sugerencias.

c) Párrafo de cierre: generalmente se emplea la frase:

Es cuanto informo a usted para su conocimiento y demás

fines. O
Es todo cuanto tengo que informarle. O
Es cuanto informo a usted para los fines que estime
convenientes.

52
5. Despedida: Generalmente es muy simple, se consigna
la palabra: Atentamente,

6. Firma, posfirma y sello redondo

7. Pie de página: En esta parte se consigna, la distribución

del documentos (Ejm.: c.c. Archivo), los adjuntos o
anexos (Ejm.: Adj. Fotografías) y las iniciales de la
persona que firma el documento.

53
Membrete (opcional)

Código del documento

Destinatario

Información o Asunto
encabezamiento Referencia

Fecha

Cuerpo
o texto

Despedida

Firma y posfirma

c.c. Archivo
Iniciales FTL/GP

ESTILO TRADICIONAL

54
…/
ESTILO MODERNO (tipo
carta) 55
La Solicitud
Es un documento que una persona dirige a otra que ocupa
un cargo, con el objeto de pedir algo que por derecho o
beneficio espera alcanzar.
La solicitud se emplea en casi todas las instituciones y su
relación es entre dos personas (una persona natural a una
autoridad o de un subalterno a su inmediato superior)
El lenguaje habitual, al igual que el oficio, memorando,
carta, etc., debe ser de respeto, cortesía; para lo cual se
empleará vocablos adecuados, claros y precisos.
Casos en los que se usa:
Para solicitar certificado de estudios, inscripciones,
licencias, trabajo, permisos, concesión de becas,
descuentos, entre otros temas.
56
Partes de la solicitud:

1. Sumilla: Se escribe la palabra SOLICITO: seguida del

resumen o síntesis del asunto. Va ubicada en el
margen superior derecho. Ejm.
SOLICITO: Certificado de Estudios

2. Destinatario: Viene a ser el tratamiento que debe

darse colocando el cargo de la personas a quien se
dirige el documento. Ejm.
SEÑOR DIRECTOR DE LA INSTITUCION EDUCATIVA “AMERICO GARIBALDI”

57
3. Datos o referencias personales del solicitante: En esta
parte se consignan los nombres y apellidos del
remitente, documento de identidad, edad, domicilio; y
según sea el caso: estado civil, profesión, año de
estudios, especialidad, sección, tiempo de servicio,
código, etc.; seguidos de la frase: ante usted con el
debido respeto me presento y digo:
Ejm:

Cristian Castro Espinoza, de 21 años de edad, identificado con

DNI N° 70245895, domiciliado en calle Las Casuarinas N° 324
Dpto. 540, de la provincia de Ilo; ante usted con el debido
respeto me presento y digo:

Estos datos varían de acuerdo a las exigencias de cada

caso, no se incluyen todos los mencionados.
58
4. Texto o cuerpo: En esta parte se expone en forma
detallada la razón o el objeto del pedido y por la
naturaleza del tema, a veces, puede dividirse en
párrafos. El cuerpo comienza con la palabra: Que,
Ejm:

Que, habiendo cursado estudios en la institución educativa que

usted dirige, desde el año 2006 al año 2010 en la sección “A”; es
que recurro a su despacho para solicitarle ordene a quien
corresponda se me expida un Certificado de Estudios.

5. Párrafo final: Va precedido por frases conocidas como:

POR LO EXPUESTO: o POR LO TANTO:
Pido a usted acceder a mi petición por ser de justicia. O
Pido a usted acceda a mi solicitud por ser de justicia y necesidad.

59
6. Lugar y fecha.

7. Firma, nombre y número de documento de identidad.

8. Nota de Adjuntos (opcional): Una vez firmada la

solicitud y teniendo que indicar o especificar algo o talvez
adjuntar un documento, se usará una nota.

60
 Sumilla

Destinatario

Datos o referencias
personales

Texto o cuerpo

Párrafo final
Lugar y fecha

Firma, nombre y doc.

Nota de adjuntos

ESTILO MODERNO

61
ESTILO ANTIGUO (NO SE USA)

62
FORMATO DE SOLICITUD EN
INSITUCIONES PÚBLICAS
63
El Certificado y la Constancia
El certificado así como la constancia son documentos que
acreditan la verdad.
Entonces diremos que el CERTIFICADO acredita la
veracidad de un hecho ya concluido y muchas veces sobre
los resultados como producto o prueba de un hecho
realizado, previamente comprobado por una autoridad en
el ejercicio de sus funciones.
Sin embargo la CONSTANCIA acredita actividades o
hechos en plena ejecución, en muchos de los casos aún
cuando esta por concluir.
Si el certificado o la constancia fuera expedido por el
secretario(a) o personal subalterno, deberá ser visado por
el jefe o superior correspondiente.
64
Estos documentos son importantes y útiles para los fines
que persigue una persona, por eso se dice que son
netamente personales y se extienden a pedido del
interesado.

Ambos documentos se usan para acreditar:

Trabajo, asistencia, domicilio, salud, estudios,. Conducta,
propiedad, soltería, supervivencia, defunción, etc.

65
Partes del certificado y la constancia
1. Membrete
2. Nombre del documento: Ejm:
Certificado de Trabajo, Certificado de Estudios,
Constancia de Conducta, etc.
3. Cargo de la autoridad que expide el documento, se le
llama certificante. Ejm.
EL GERENTE DE LA EMPRESA “VILLANUEVA” QUE SUSCRIBE;
4. El termino CERTIFICA para el caso del Certificado y
HACE CONSTAR para el caso de la Constancia.
5. Texto o cuerpo del documento: este se distingue por
tener tres secciones:

66
a) Introducción: la redacción del texto comienza con la
palabra Que, e identifica a la persona objeto de la
certificación o constancia(los nombres y apellidos
deben consignarse en forma completa y bien escritos).
b) Exposición: desarrolla en forma clara y precisa el
motivo del documento. La persona que lo expide da
cuenta de un hecho o situación que le consta, con
absoluta objetividad.
c) Párrafo de cierre: Finaliza la redacción del texto con la
siguiente frase:
Se expide el (la) presente a petición del interesado(a)
para los fines que estime convenientes.

67
6. Lugar y fecha
7. Firma, posfirma y sello redondo
8. Pie de página: va en algunos casos y se coloca las
iniciales de la persona que firma el documento y de quien
redacta.

NOTA: el certificado y la constancia son similares

en su estructura. El Certificado da cuenta de
hechos ya concluidos, resueltos o ya obtenidos;
en cambio la Constancia acredita actividades o
hechos en plena ejecución o que están por
concluirse.

68
CONSTANCIA
 V
CERTIFICADO
EMPRESA “VILLANUEVA”

CERTIFICADO DE TRABAJO

EL GERENTE DE LA EMPRESA “VILLANUEVA”, QUE SUSCRIBE;

CERTIFICA:
Que, Gisela Valcárcel Echandia, identificada con D.N.I. Nº 45545634, ha laborado
en esta empresa, desde el 06 de junio del 2006 hasta el 30 de octubre de 2015, ocupando el cargo
de Jefe del Área de Contabilidad.

Durante el tiempo de su permanencia, ha demostrado puntualidad, honestidad y

responsabilidad en las labores encomendadas. Su trabajo fue eficiente y de buenos resultados.

Se expide el presente documento, a solicitud de la interesada para los fines que crea
conveniente.

Ilo, 13 de noviembre de 2015

Roberto Martínez Vera

Gerente

RMV/G.
phbd/sec.

70
El Contrato y el Convenio
El Contrato: Es un pacto establecido con ciertas
formalidades entre dos o más personas, en virtud del cual
se comprometen o se obligan recíprocamente al
cumplimiento de los acuerdos convenidos o
determinados en el documento.
Mediante este documento se le da un carácter formal y
sobre todo legal cualquier pacto, y como consecuencia se
establecen derechos y obligaciones para los contratantes,
los mismos que se exigen el respeto y seriedad en el
cumplimiento del contrato.

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Clases de contrato:

Entre los mas usados tenemos:

a) Compra venta
b) Alquiler
c) Trabajo
d) Sociedad
e) Construcción
f) Servicios, etc.

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Partes:
1. Título: Es la parte que tipifica la clase de contrato que se celebra.
2. Introducción: Aquí se menciona la naturaleza del contrato y a los
contratantes con sus datos personales.
3. Clausula: Es la parte más importante. Aquí se indica con claridad y
precisión todas las condiciones y las características especificas.
4. Aceptación: Se señala que se conoce el contrato y sobre todo estar
conforme con las cláusulas dadas. Ejm:
En señal de conformidad con todas las clausulas de este
contrato, ambas partes firman de común acuerdo el presente
documento.
5. Lugar y Fecha
6. Firmas de los contratantes.

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El Convenio:
Es un documento mediante el cual se establece un pacto avalado y
formado por instituciones con personería jurídica.
Partes:
1. Introducción: Identifica a las partes interesadas que firman y
confirman el objetivo básico que desean alcanzar. Las personas que
representan a instituciones harán constar el número de su
documento institucional y su domicilio legal.
2. Objetivos: Se señalan qué es lo que se va a conseguir, a dónde se
va a llegar con la firma de este convenio.
3. Clausulas: Se indican las acciones mutuas y unilaterales a las que se
comprometen en forma individual y que deben ejecutar cada una de
las partes.
4. Aceptación
5. Lugar y fecha
6. Firmas
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