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629.248 2-G948p-CAPITULO II SISTEMA PDF
629.248 2-G948p-CAPITULO II SISTEMA PDF
CAPÍTULO II
1. SISTEMAS
Los sistemas son un conjunto de recursos que se interrelacionan y coordinadamente
facilitan el proceso para el logro de un fin propuesto, siendo este un proceso
ordenado de partes que interactúan entre si, y que constituyen un todo de
funcionamiento.
5
Declaraciones de Normas de Auditoría Interna Nº1
22
sus informes, con lo cual indican que no han cumplido sus metas de ventas),
cambios en las condiciones que se habían presupuestado (un proveedor confiable no
cumple con las fechas de entrega) o el comportamiento anterior (las cantidades de
las ventas del año anterior.) Por regla general, cuanto mayor es la cantidad de
proyecciones confiables y oportunas, tanta más confianza puede tener el
administrador cuando proyecta el rendimiento.
6
Administración, James A.F. Stoner- Edward Freeman – Daniel R. Gilbert Jr., 6ª Edición, 1996, Pág.614
24
2. CONTROL
El control es un proceso en el cual los gerentes se aseguran que sus actividades
reales correspondan a lo planeado. A continuación se enuncian diferentes aspectos
relacionados con el control.
7
Administración una perspectiva global, Harold Koontz, Heinz Weihrich, 11ª Edición, 1998, Pág.636.
25
d. El control puede definirse como el proceso de monitorear las actividades con el fin
de asegurarse de que se realicen de acuerdo a lo planificado y corregir todas las
desviaciones significativas. Todos los gerentes deben participar en la función de
control, aunque sus unidades se estén desempeñando de acuerdo con lo planificado.
En realidad, los gerentes no pueden saber si sus unidades tienen un buen
rendimiento sin evaluar primero qué actividades se han realizado, sin comparar el
rendimiento obtenido con el estándar deseado. Un sistema de control eficaz
garantiza que las actividades se llevarán a cabo en formas conducentes al logro de
las metas de la organización. El criterio que determina la eficacia de un sistema de
control es hasta qué punto resulta útil para facilitar el logro de metas. Cuanto más
ayude a los gerentes a alcanzar las metas de la organización, tanto mejor será el
sistema de control.9
8
Administración, James A. F. Stoner - Edward Freeman - Daniel R. Gilbert Jr., 6ª Edición, 1996, Pág.610.
9
Administración; Stephen P.Robbins, Mary Coulter; 6ª Edición, 2000; Pág 554.
26
10
Presupuestos Planificación y Control de Utilidades, Glenn A. Welsch, 5ª Edición, 1995
11
Administración Moderna, Agustín Reyes Ponce, 1ª Edición, 1996, Pág.440.
27
con exactitud es muy importante para el control, pues por regla general son diversas
las personas que desempeñan roles en la planeación y el control.
En las industrias de servicios, los parámetros y las normas podrían incluir el tiempo
que los clientes deben esperar en la fila de un banco, el tiempo que tienen que
esperar antes de que se conteste el teléfono o la cantidad de clientes nuevos que
capta una campaña publicitaria renovada. En una empresa industrial, los parámetros
y las normas podrían incluir los objetivos de ventas y producción, las metas de
asistencia al trabajo y los registros de seguridad.12
El proceso de control supone que las normas ya existen. Estas normas son los
objetivos específicos contra los cuales podrá medirse el avance. Se crean durante el
proceso de planificación. Si los gerentes emplean la APO (Administración por
Objetivos), los objetivos son entonces, por definición, tangibles, verificables y
medibles. En tales casos, estos objetivos son las normas contra los cuales se mide el
desempeño y se les compara. Si no se practica APO, entonces las normas son los
indicadores de desempeño específicos que define la gerencia. El punto aquí es que
estas normas se desarrollan durante el proceso de planificación; la planificación debe
preceder al control.
12
Administración, James A. F. Stoner - Edward Freeman - Daniel R. Gilbert Jr., 6ª Edición, 1996, Pág.611.
13
Administración una perspectiva global, Harold Koontz, Heinz Weihrich, 11ª Edición, 1998, Pág.637.
28
Los sistemas de control se basan cada vez más en normas de desempeño (metas de
desempeño). Existen muchos tipos posibles de normas de desempeño, entre las
cuales, las siguientes son ejemplos de cuatro áreas funcionales diferentes.
14
Administración, Stephen P.Robbins, Mary Coulter, 6ª Edición, 2000, Pág.557.
29
Productividad de ventas. El valor en dinero de las ventas por vendedor debe ser
superior en mil dólares al del mes comparable del año anterior y en doce mil dólares
en la escala anual.
Desperdicio de Producción. El desperdicio no debe ascender a más de
cincuenta dólares al mes por trabajador de producción de tiempo completo, o a más
de 600 dólares al año por trabajador de producción de tiempo completo.15
Una de las razones por las que se requiere el control es porque el mejor de los
planes se puede desviar. Pero no sólo eso: el control también ayuda a los
administradores a hacer el seguimiento de los cambios ambientales y las
repercusiones que éstos producen en el avance de la organización. Dado el ritmo del
entorno registrado en años recientes, este aspecto del control ha ido adquiriendo
importancia.
Algunos de los cambios más apremiantes del entorno son el cambio en la naturaleza
de la competencia, la necesidad de acelerar el ciclo pedido-entrega, la importancia
de “agregar valor” a los productos y a los servicios como manera para crear
demanda por parte de los clientes, los cambios de las culturas organizacionales y de
los trabajadores, así como la necesidad, cada vez mayor, de delegar y trabajar en
equipo en las organizaciones.17
15
Administración, Don Hellriegel, John W. Slocum, Jr. 7ª Edición, 1998, Pág.661-662
16
Administración una perspectiva global, Harold Koontz, Heinz Weihrich, 11ª Edición, 1998, Pág.636
17
Administración, James A. F. Stoner - Edward Freeman - Daniel R. Gilbert Jr., 6ª Edición, 1996, Pág.612
30
18
Administración, Stephen P.Robbins, Mary Coulter, 6ª Edición, 2000, Pág.556.
19
Administración Moderna, Agustín Reyes Ponce, 1ª Edición, 1996, Pág.441.
31
20
Administración una perspectiva global, Harold Koontz, Heinz Weihrich, 11ª Edición, 1998, Pág.758-762
21
Administración, Stephen P.Robbins, Mary Coulter, 6ª Edición;; año 2000; Págs.566
34
2.7.1. CONCEPTUALIZACIÓN
Procedimiento que consta de varios pasos y se aplica a diversos tipos de actividades
de control.
La aplicación del control, de gestión formal conlleva a la implantación de un conjunto
de acciones, procedimientos, técnicas y procesos que configuran lo que se denomina
el sistema de control.
22
Sistemas y procedimientos contables, Fernando Catacora Carpio, Pág.21.
35
3. CONTABILIDAD
La contabilidad nació prácticamente con el desarrollo del mercado, entendiéndose
este, como intercambio de mercancías. La contabilidad es el registro o control de lo
que se ha dado u ofrecido y de lo que se ha recibido, actividades que
automáticamente generan los dos conceptos centrales de la técnica contable: el
debe (aquello que se recibe o de lo que se dispone como propio.) y el haber (o lo que
se adeuda o tiene que darse en un plazo determinado). A continuación se presentan
aspectos relevantes.
3.1. CONCEPTOS
Según el Comité Interamericano de Contadores, es el arte de registrar, clasificar y
resumir de una manera significativa y en términos monetarios, las transacciones y
36
eventos (o sucesos) que son, cuando menos en parte, de carácter financiero, así
como de interpretar sus resultados. Sin embargo, ya sea que a la contabilidad se la
considere como un arte o una ciencia, o se reconozca que tiene aspectos de uno y
de otra aún en discusión, no puede establecerse por definición. Asimismo, no
consideramos necesario- y en efecto no lo es- resolverlas en una definición. A su
vez, lo que se intentó decir en la frase “de una manera significativa” no fue explicado;
asimismo, los significados de las expresiones “en términos monetarios”, “eventos (o
sucesos)” y de “carácter financiero”, se interpretan en función de las ideas implicadas
en el término transacción, con cuyo reconocimiento y definición como una palabra
más fundamental que “contabilidad”, habría hecho innecesario el empleo de estos
tres términos, en cierta forma vagos e indefinidos. Por último, “interpretar” se
considera generalmente como una función administrativa o que debe ser realizada
por personas ajenas a la ejecución o registro de la misma. A la contabilidad se la
limita a la revelación o explicación de la información que facilita o permite la
interpretación y las opiniones y conclusiones por parte de otras personas. 23
23
Diccionario para contadores, Eric L. Kohler, 1981, página 110
37
Función Histórica: Se manifiesta por el registro cronológico de los hechos que van
apareciendo en la vida de la empresa; por ejemplo la anotación de todos los cobros y
pagos que se van realizando por orden de fechas.
Función Legal y Fiscal: es conocer las diferentes leyes, códigos (de comercio,
tributario, ley de impuesto sobre la renta, ley de impuesto a la transferencias de
bienes muebles y a la prestación de servicios, etc.) que deben considerarse en las
transacciones comerciales que la empresa realiza diariamente, otorgándoles
beneficios y responsabilidades ante el Estado y los diferentes usuarios de los
estados financieros.
Debe utilizar una unidad estable de medida, aunque esto es difícil de alcanzar por
el fenómeno económico de la inflación. Los estudios de contabilidad superior
recomiendan procesos para compensar sus efectos.
24
Código de Comercio, año 2002.
39
Los principios que abarcan las clasificaciones anteriores como requisitos generales
del sistema son: importancia relativa y consistencia.
Este juicio debe estar temperado por la prudencia al decidir en aquellos casos en que
no haya bases para elegir entre las alternativas propuestas, debiéndose optar,
entonces, por la que menos optimismo refleje; pero observando en todo momento
que la decisión sea equitativa para los usuarios de la información contable25.
25
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, Instituto Mexicano de Contadores Públicos, 1998, Páginas 6-11
41
26
Normas Internacionales de Contabilidad 2001, Páginas 49-50
42
COMPRENSIBILIDAD
Una cualidad esencial de la información suministrada en los estados financieros es
que sea fácilmente comprensible para los usuarios. Para este propósito, se supone
que los usuarios tienen un conocimiento razonable de las actividades económicas y
del mundo de los negocios, así como de su contabilidad, y también la voluntad de
estudiar la información con razonable diligencia. No obstante, la información acerca
de temas complejos que debe ser incluida en los estados financieros, a causa de su
relevancia de cara a las necesidades de toma de decisiones económicas por parte
de los usuarios, no debe quedar excluida solo por la mera razón de que puede ser
muy difícil de comprender para ciertos usuarios.
RELEVANCIA
Para ser útil la información debe ser relevante de cara a las necesidades de toma de
decisiones por parte de los usuarios. La información posee la cualidad de la
relevancia cuando ejerce influencia sobre las decisiones económicas de los que se la
utilizan, ayudándoles a evaluar sucesos pasados, presentes o futuros, o bien a
confirmar o corregir evaluaciones realizadas anteriormente.
Las dimensiones predictiva y confirmativa de la información están interrelacionadas,
por ejemplo, la información acerca del nivel actual y la estructura de los activos
poseídos tiene valor para los usuarios cuando se esfuerzan al predecir la capacidad
de la empresa para aprovechar sus oportunidades y su capacidad para reaccionar
ante situaciones adversas. La misma información juega un papel confirmatorio
respecto a predicciones anteriores sobre, por ejemplo, la manera en que la empresa
se estructuraría o sobre el resultado de las actividades planificadas.
FIABILIDAD
Para ser útil, la información debe también ser fiable. La información posee la cualidad
de fiabilidad cuando esta libre de error material y de sesgo o prejuicio, y los usuarios
pueden confiar en que es la imagen fiel de lo que pretende representar, o de lo que
puede esperarse razonablemente que represente.
44
La información puede ser relevante, pero tan poco confiable en su naturaleza, que su
reconocimiento pueda ser potencialmente una fuente de equívocos, por ejemplo, si
se encuentra en disputa judicial la legitimidad e importe de una reclamación por
daños, puede no ser apropiado para la empresa reconocer el importe total de la
reclamación en el balance general, auque pudiera no ser apropiado para la empresa
reconocer el importe total de la reclamación en el balance general, puede resultar
apropiado, sin embargo, revelar el importe y circunstancias de la reclamación.
no siempre es consistente con lo que aparenta su forma legal o trama externa. Por
ejemplo, una empresa puede vender un activo a un tercero de tal manera que la
documentación aportada de a entender que la propiedad ha pasado a este tercero.
Sin embargo, pueden existir simultáneamente acuerdos que aseguren a la empresa
el continuar disfrutando de los beneficios económicos incorporados al activo en
cuestión. En tales circunstancias, presentar información sobre la existencia de una
venta, podría no representar fielmente la transacción efectuada.
Integridad: Para ser fiable, la información en los estados financieros debe ser
completa dentro de los limites de la importancia relativa y el costo. Una omisión
puede causar que la información sea falsa o equivoca, y por tanto no fiable y
deficiente en términos de relevancia.
COMPARABILIDAD
Los usuarios deben ser capaces de comparar los estados financieros de una
empresa a lo largo del tiempo, con el fin de identificar las tendencias de la situación
financiera y del desempeño. También deben ser capaces los usuarios de comparar
los estados financieros de empresas diferentes, con el fin de evaluar su posición
financiera, desempeño y cambios en la posición financiera en términos relativos. Por
tanto, la medida y presentación del efecto financiero de similares transacciones y
otros sucesos, deben ser llevadas a cabo de una manera coherente por toda la
empresa, a través del tiempo para tal empresa y también de una manera coherente
para diferentes empresas.
También es inapropiado para una empresa conservar sin cambios sus políticas
contables cuando existen otras más relevantes o fiables.
Puesto que los usuarios desean comparar la situación financiera, desempeño y flujos
de fondos de una empresa a lo largo del tiempo, es importante que los estados
financieros muestran la información correspondiente a los periodos precedentes27.
27
Normas Internacionales de Contabilidad 2001, Páginas 57-62
48
b. Que la empresa ha cumplido en todos sus extremos significativos con las Normas
Internacionales de Contabilidad aplicables, salvo en lo que respecta a la Norma que
ha abandonado para lograr la presentación razonable;
c. La Norma que la empresa ha dejado de cumplir, la naturaleza de la disensión
sobre la misma, con el tratamiento que la Norma requeriría, las razones del
abandono de ese tratamiento en la circunstancias actuales y el tratamiento
alternativo adoptado;
d. El impacto financiero que ha supuesto el abandono descrito en los resultados
netos de la empresa, en los activos, pasivos, patrimonios netos y flujos de efectivo
para cada periodo sobre el que se presente información
Las políticas o prácticas contables son los principios, métodos, convenciones, reglas
y procedimientos adoptados por la empresa en la preparación y presentación de sus
estados financieros
Cada partida que posea la suficiente importancia relativa debe ser presentada por
separado en los estados financieros. Las partidas de importes no significativos deben
aparecer agrupadas con otras de similar naturaleza o función.
Las partidas de ingresos o gastos deben ser compensadas cuando, y solo cuando:
a. Lo exija alguna Norma Internacional de Contabilidad; o bien
b. La ganancias, las pérdidas y los gastos correspondientes surgidos de la misma
transacción o suceso, o bien de un conjunto similar de ellos, no resulten
individualmente significativas.
Es importante que tanto las partidas de activo y pasivo, como las de gastos e
ingresos, cuando sean de importancia relativa, se presenten por separado. La
compensación de partidas ya sea en el balance de situación o en el estado de
resultados resta capacidad a los usuarios para comprender las transacciones
realizas por la entidad y para evaluar sus flujos futuros de efectivo, salvo en el caso
de que refleje exactamente la sustancia de la transacción o suceso en cuestión. La
presentación de los activos netos de correcciones valorativas, como por ejemplo
cuando se presentan los inventarios netos de las rebajas de valor por obsolescencia
y las deudas de clientes netas de las rebajas de valor por deudas incobrables, no
constituye un caso de compensación de partidas.
51
28
Norma internacional de Contabilidad Nº1, 2001, páginas 94-103
52
3.8.1. CONCEPTOS
Consiste en la clasificación de las cuentas y de los libros de contabilidad, formas,
procedimientos y controles, que sirven para contabilizar y controlar el activo, pasivo,
entradas, gastos y los resultados de las transacciones30.
29
www.lafacu.com/apuntes/contabilidad/conta_siste/default.htm
30
Diccionario para contadores, Eric L. Kohler, 1981, página 484
31
Términos y Procedimientos Contables, Diane Houghton, Ralph G. Wallace, Pág. 253.
53
4. CRONOMETRIZACIÓN
La palabra cronometrización etimológicamente se extrae de dos vocablos griegos:
“Crono” y “Metria”, el primero se puede definir como un prefijo del griego Khronos
que significa tiempo y el segundo que significa medición.
32
Normas Internacionales de Auditoria, IFAC, 4ª Edición, NIA 400, Pág. 118 párrafo 7.
33
Declaraciones Sobre Normas de Auditoría ( SAS 1 ), Instituro Mexicano de Contadores Públicos, 1995, Pág.29-30
54
4.1. CRONÓMETRO
Reloj de gran precisión para determinar la posición (longitud) en el mar y los tiempos
empleados en pruebas deportivas y experimentos científicos.
La aplicación del cronómetro es la de un reloj que mide con gran precisión, un tiempo
determinado. Se usa también en competiciones deportivas, y en medición de tiempos
en carreras de animales.
Los cronómetros son relojes mecánicos de alta precisión y eran empleados por los
navegantes para determinar la longitud geográfica y calcular su posición en alta mar.
Asimismo eran usados por astrónomos y joyeros para calibrar instrumentos de
55
medida. El primer cronómetro eficaz fue construido en 1761 por el relojero británico
John Harrison. Era un instrumento portátil montado sobre balancines para mantener
el delicado mecanismo en posición horizontal34.
4.2. CRONOMETRÍA
El término cronometría se define como la técnica de la medición exacta del tiempo.
5. MEDICIÓN
La medición se puede realizar a través de la observación, los informes financieros,
otros informes, y datos estadísticos.
34
Enciclopedia Microsoft Encarta 2002.
56
Los resultados de la medición del desempeño nos permiten planear, realizar, verificar
y mejorar:
Conocer la situación real
Evaluamos la necesidad de cambio
Controlamos los procesos críticos de la organización
Fijamos prioridades
Establecemos metas claras y alcanzables
Decidimos cuándo incrementar responsabilidades
Determinamos cuándo proporcionar capacidad adicional
Evaluamos el cumplimiento de las expectativas de los grupos de interés
Monitoreamos la mejora en el nivel de operación y servicio.
57
35
Introducción a la Incertidumbre de las Mediciones, Centro Nacional de Metrología de Panamá, 1999 Páginas 2-3.
36
Dirección y Administración de la Producción y de las Operaciones, Chase Aquiliano, 6ª Edición, 1998, Pág.511.
37
Administración de la Producción y las Operaciones, Everett E. Adam, 4ª Edición, 1991, Pág.346-347.
61
6.1. CONCEPTO
Las cuentas por cobrar son importes pagaderos que proceden generalmente de la
venta de bienes o servicios. Pueden representar igualmente importes devengados
como alquileres, intereses y otros; los efectos a cobrar suponen una prueba más a
cobrar, del endeudamiento contraído, pero esta característica no los hace más
fácilmente cobrables que las cuentas a cobrar. En general los efectos a cobrar se
negocian y pignoran para préstamos más fácilmente que las cuentas a cobrar y en
consecuencia, son considerados más líquidos que ellas. Sin embargo en la práctica
esta distinción es superficial.
Las cuentas por cobrar representan el total de las cuentas pendientes de cobro
originadas por operaciones comerciales de las empresas. Se deduce del total de una
reserva para deudas cuyo cobro es dudoso, con el objeto de fijar la cantidad neta
que la empresa tiene probabilidad de cobrar. 38
Las cuentas por cobrar son, al igual que cualquier activo recursos económicos
propiedad de una empresa que le generarán un beneficio en el futuro. Forman parte
del activo corriente. Entre las principales cuentas que están incluidas en este rubro
se encuentran: Clientes, documentos por cobrar, funcionarios y empleados, deudores
38
Análisis de Estados Financieros, Leopold A. Bernsten, 2ª Edición, 1997, Pág.133.
62
diversos, así mismo pueden existir otras cuentas tales como intereses por cobrar,
dividendo por cobrar y otros conceptos más por cobrar.
Para registrar la cuenta por cobrar por la venta de una mercancía o servicio a crédito,
se hace un cargo a “Clientes” y se abona a “Ventas” o “Ingresos por Servicios.”39
39
Contabilidad Financiera, Gerardo Guajardo Cantú, segunda edición, 1999, Pág.383
64
elementos que debemos considerar para situarnos en un punto adecuado dentro del
plano de competencia en el mercado.
Ella nos proporciona los lineamientos para planificar nuestras cuentas por cobrar de
cuyos objetivos principales podemos mencionar:
Lograr una recuperabilidad eficiente que nos permita cumplir con nuestros
programas financieros proyectados: El objetivo de liquidez para la empresa es
alcanzable únicamente si logramos eficiencia en la recuperabilidad de nuestras
cuentas por cobrar. Pues solo así cumpliremos con nuestras obligaciones y
podremos realizar satisfactoriamente nuestros presupuestos de efectivo ya
establecidos.
Para lograr éxito en la planificación de las cuentas por cobrar, tenemos que valernos
de medios de control adecuados que nos permitan evaluar los resultados obtenidos y
ajustarnos a nuestra programación.
40
Adecuado Manejo de Cuentas por Cobrar, Tesis UCA, Peña Meléndez, año 1998, Páginas 95-103.
66
Este índice se obtiene relacionando las ventas al crédito anuales o las ventas netas
con el saldo o saldo promedio de las cuentas por cobrar, que se obtiene sumando el
saldo inicial con el saldo final de cuentas por cobrar y dividiendo entre dos.
El resultado representa las veces que se recupera la inversión en cuentas por cobrar,
durante el año. Así por ejemplo:
$80,000.00
=4
$20,000.00
El resultado indica una rotación de 4 veces. Esto significa que en un año se rescatan
las cuentas por cobrar 4 veces, es decir cada 3 meses.
Se puede obtener un dato más preciso sobre el periodo medio de cobro a través de
la rotación diaria, así:
360
= 90
4
El atraso en la recuperación de las cuentas por cobrar puede ser motivado por:
a. Análisis incompleto para el otorgamiento de los créditos
b. Inoportunidad del departamento de cobros en la recuperación de las cuentas por
cobrar
c. Situación económica del cliente.
Cualquiera que sea el motivo, este tipo de control da la señal para investigar a fondo
la causa real de tal situación y tomar las medidas pertinentes del caso.
La obtención de éste índice de control de las cuentas por cobrar, sirve para medir la
eficiencia interna en el otorgamiento y recuperación del crédito, agilizar las gestiones
para hacer efectiva las cuentas pendientes de pago y establecer la posición de la
empresa en relación con la competencia. Esto último se obtiene comparando el
promedio de recuperación del crédito con el promedio vigente de la actividad del
ramo.
Tendencia en el Índice de Rotación de las Cuentas por Cobrar
Utilizando los índices de rotación de las cuentas por cobrar se puede también
detectar qué tendencias puedan estar generándose en la empresa. Este tipo de
análisis es muy importante porque una empresa que actualmente esté rindiendo
utilidades, puede al mismo tiempo estar generando tendencias desfavorables.
Cuando se establecen políticas de créditos flexibles, la lógica indica que sus ventas
se incrementarán y consecuentemente la probabilidad de que algunas de estas
cuentas no se cobren, se incrementa. La gerencia o departamento de créditos debe
tratar por todos los medios a su alcance, de evitar que las cuentas no sean pagadas,
por lo tanto debe ejercer un control estricto sobre las mismas
El establecer las reservas para cuentas incobrables como una prevención contra
pérdidas es conveniente, porque de esta manera se contabilizará la pérdida en el
período que corresponde.
70
7.1. CONCEPTO
Es un área del departamento administrativo cuya magnitud va de acuerdo al tamaño
del establecimiento o empresa, organizado y determinado de acuerdo al giro de
estas. Estructurado tomando en cuenta la clase de clientes y cuantía de los mismos,
capaz de coordinar esfuerzos con el departamento de contabilidad, a fin de
establecer métodos prácticos para descubrir deficiencias que estén sucediendo al
conceder y recuperar los mismos.
7.2. IMPORTANCIA
La importancia de este departamento estriba en la utilidad de recopilar y proporcionar
la información necesaria para el otorgamiento de créditos.
71
CONTROL DE ENVÍOS
El sistema de envíos actualmente es muy utilizado en las empresas, pues este
documento permite agilizar el despacho de las mercaderías, ganando valioso tiempo
que es muy importante en la intensa actividad comercial en que se vive. Con su uso
no tenemos que esperar hasta que la facturación se ha realizado para poder
despachar la mercadería, lo cual significaría demora adicional. Permite además
presentar la facturación del mes en forma conjunta a la fecha de vencimiento que
puede ser a los 30 ó 60 días según lo convenido.
41
Adecuado Manejo de Cuentas por Cobrar, Tesis UCA, Peña Meléndez, 1998, Pág.62.
72
REGISTRO DE FACTURAS
Toda venta realizada origina una factura que contiene los datos principales de la
operación. En el caso de las ventas al crédito, la factura representa el documento
principal que nos permite obtener el pago de las mercaderías enviadas.
73
OTROS REGISTROS
Además de los registros principales mencionados anteriormente la empresa necesita
otros registros complementarios que le permitan ejercer un control más eficiente de
sus operaciones crediticias.
Es muy importante el registro de datos para efectuar análisis estadísticos, así como
la preparación de reportes que permitan detectar cuentas atrasadas que ameritan
una atención especial a fin de evitar pérdidas ocasionadas por cuentas
irrecuperables.
atrasados. Una forma de estado de cuenta utilizado para este fin, es incluido en los
anexos.
Una empresa que es atenta y firme en la exigencia de sus pagos, es respetada por
sus deudores, pues la mayoría de personas evitan el recordatorio o cobro de sus
75
Para el manejo de estas cuentas debemos implantar un sistema que nos permita
detectarlas eficientemente y adoptar un procedimiento práctico para su recuperación.
Siempre habrá casos particulares que requerirán un tratamiento especial.
a. FASE DE RECORDATORIO:
Esta fase consiste en enviar al cliente un recordatorio haciéndole ver que su cuenta
ya esta vencida y que se espera el pago correspondiente.
Este primer recordatorio debe ser amable y sin mayor formalidad para mantener la
buena voluntad del deudor. Si no se obtiene ningún resultado positivo será necesario
76
Las técnicas empleados más frecuentemente en nuestro medio son las siguientes.
c) ETAPA EJECUTORIA:
Cuando las etapas de recordatorio e insistencia han fracasado, a la persona
encargada de la cobranza no le queda más alternativa que recurrir a la acción
drástica, en donde únicamente puede escoger en realizar el cobro por medio de un
abogado o bien a través de una agencia de cobranzas.
La presión que ejercen estos agentes de cobro suelen ser muy efectivas pues el
cliente procura evitar el desprestigio personal de su crédito.
8. EFECTIVO
Es el activo con mayor liquidez y por tanto es el primer activo del rubro corriente del
balance general, en la mayor parte de las empresas se presentan en una sola
78
8.1. CONCEPTO
El término efectivo incluye monedas, papel moneda, cheques, giros, y dinero en
depósitos disponible para retiros sin restricción en bancos y otras instituciones
financieras.
Por lo general, se puede considerar que el efectivo es cualquier cosa que un banco
aceptaría para depósitos en cuenta. Por ejemplo: un cheque extendido a nombre de
usted puede depositarse normalmente en un banco y por tanto se considera efectivo
Es la disponibilidad constituida por el dinero que se encuentra en caja general, caja
chica, cuentas bancarias (cuentas corrientes y cuentas de ahorros), también los
valores de fácil conversión de la cual disponen las empresas para usos de las
operaciones de éstas mediante el cual obtienen más ingresos.
42
Principios de Administración Financiera, Lawrence J. Gitman, 8ª Edición, 2000, Página 189