SISTEMA DE INFORMACIÓN DE PERSONAL (SIP) O DE RECURSOS HU

* La finalidad de esta herramienta es facilitar la gestión de las Recursos Humanos en la empresa. Para ello, antes de planificar el departamento de Recu
de tomar decisiones sobre objetivos y estrategias, hay que establecer el tipo de informaciones que se necesitan, así como cuándo, quién y cómo conseg
* El objetivo del SIP es recabar las informaciones necesarias para pronosticar de manera realista, coordinada, evitando duplicidades. Es decir, proporcio
para planificar, tomar decisiones, llevar a cabo y evaluar las medidas que deban tomarse en el área de Recursos Humanos.

* La información que se necesite se decide según criterios de funcionalidad y rentabilidad. En términos generales, la información se puede agrupar en do
personas y datos sobre los puestos de trabajo.

* Los datos obtenidos para el SIP pueden ser tratados de forma manual o mediante ordenadores, dependiendo fundamentalmente del tamaño de la emp
recogidos.

* Generalmente, las pequeñas y medianas empresas suelen utilizar el SIP MANUAL, que consiste en que las informaciones se comunican oralmente o p
técnicas manuales de cálculo.

* Para facilitar la recogida de información, se ponen a disposición del usuario una serie de modelos de documentos que constituyen un conjunto de herra
organizar y estructurar de manera clara la información relativa a los Recursos Humanos de la empresa, tal como se detallan a continuación:

COMENCEMOS…

¿Para qué sirve….?

SIP 1.

SIP 2.

SIP 3.

SIP 4.

SIP 5.

SIP 6.

SIP 7.

SIP 8.

SIP 9.

SIP 10.

SIP 11.
Fuentes consultadas: material de CEF.
RECURSOS HUMANOS (SIRH)

nificar el departamento de Recursos Humanos y por tanto, antes

o cuándo, quién y cómo conseguirlas.
duplicidades. Es decir, proporcionar las informaciones necesarias
os.

mación se puede agrupar en dos categorías: información sobre las

ntalmente del tamaño de la empresa y del volumen de datos

es se comunican oralmente o por escrito y se eleboran con

onstituyen un conjunto de herramientas sencillas y útiles para

lan a continuación:
 FICHA PERSONAL

1. Datos de identificación

Apellidos:
Nombre:
D.N.I.:
Fecha de nacimiento: 1/1/2012 Lugar:
Estado Civil: Nº de hijos:
Domicilio:
Teléfono fijo:
Teléfono móvil:
Dirección de correo electrónico:

2. Formación

Titulación académica:
*
Otros cursos: *
*
Cursos o seminarios desde su ingreso en la empresa con indicación de fecha y
calificación, en su caso:
*
*
*
*

*
Capacidades potenciales: *
*

*
Carencias: *
*

3. Datos profesionales:

Fecha de incorporación a la empresa:

Modalidad del 1er contrato en la empresa:
Modalidad del contrato actual en la empresa:
Empresa de la que procede:
Categoría con la que ingresó en la empresa:
Categoría actual en la empresa:
*
Ascensos y fechas en los que se han producido: *
*
*
Rotaciones (indicar fechas y motivos): *
*
*
Departamentos en los que ha trabajado (indicar duración
de permanencia en cada uno de ellos): *
*
Departamento actual:
Méritos o logros, indicando fechas:
Objetivos sin cumplir y motivos:
Tipo de ocupación previsible para el futuro:
Capacidad de convivencia y apoyo:
*
Ausencias, con fechas y motivo: *
*
*
Retrasos: *
*
Retribución:
*
Horas extraordinarias, indique el mes: *
*
Página inicial

¿Para qué sirve…?

 ESTRUCTURA DE LA PLANTILLA

Rellene solamente las casillas sombreadas en blanco

Estudios Estudios Educación

universitarios de universitarios de Formación
Doble Grado, Grado, Profesional Bachillerato (4) Secundaria
Categorías Sexo Nº % Obligatoria (ESO)
Licenciatura o Diplomatura o Superior (3) (5)
equivalente (1) equivalente (2)

Nº % Nº % Nº % Nº % Nº %
H 1 33.33% 1 100.00% 0 0.00% 0 0.00% 0 0.00% 0 0.00%
Directores
M 2 66.67% 1 50.00% 1 50.00% 0 0.00% 0 0.00% 0 0.00%
H 2 50.00% 0 0.00% 2 100.00% 0 0.00% 0 0.00% 0 0.00%
Jefes
M 2 50.00% 1 50.00% 1 50.00% 0 0.00% 0 0.00% 0 0.00%
H 3 60.00% 1 33.33% 2 66.67% 0 0.00% 0 0.00% 0 0.00%
Técnicos superiores
M 2 40.00% 1 50.00% 1 50.00% 0 0.00% 0 0.00% 0 0.00%
H 3 50.00% 0 0.00% 0 0.00% 3 100.00% 0 0.00% 0 0.00%
Técnicos medios
M 3 50.00% 0 0.00% 0 0.00% 2 66.67% 1 33.33% 0 0.00%
H 4 100.00% 0 0.00% 0 0.00% 2 50.00% 2 50.00% 0 0.00%
Administrativos
M 0 0 0 4 0 0
H 1 100.00% 0 0.00% 0 0.00% 0 0.00% 0 0.00% 1 100.00%
Auxiliares Administrativos
M 0 0.00% 0 0 0 0 0
H 2 66.67% 1 50.00% 1 50.00% 0.00% 0.00% 0.00%
…
M 1 33.33% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00%
 Página inicial

¿Para qué sirve…?

TOTAL

3
 DISTRIBUCIÓN DE LA PLANTILLA POR EDADES

Rellene solamente las casillas sombreadas en blanco

Indicador Año: 201_

Edad Total Hombres Mujeres

Hasta 19 años 0

De 20 a 29 años 0

De 30 a 44 años 0

De 45 a 54 años 0

De 55 a 64 años 0

De 65 o más años 0

TOTAL 0 0 0

Puesto Total Hombres Mujeres

Directores 0

Jefes 0

Técnicos 0

Administrativos 0

Auxiliares / subalternos 0

TOTAL 0 0 0
Página inicial

¿Para qué sirve…?

 ANTIGÜEDAD EN LA EMPRESA

Rellene solamente las casillas sombreadas en blanco

Año: 201_
Número de años
Número %
Hasta 2 años 1 2.56%
Hasta 3 años 1 2.56%
Hasta 4 años 1 2.56%
Hasta 5 años 1 2.56%
Hasta 6 años 1 2.56%
Hasta 7 años 1 2.56%
Hasta 8 años 2 5.13%
Hasta 9 años 2 5.13%
Hasta 10 años 2 5.13%
Hasta 11 años 2 5.13%
Hasta 12 años 2 5.13%
Hasta 13 años 2 5.13%
Hasta 14 años 3 7.69%
Hasta 15 años 3 7.69%
Hasta 16 años 3 7.69%
Hasta 17 años 3 7.69%
Hasta 18 años 3 7.69%
Hasta 19 años 3 7.69%
Hasta 20 años o más 3 7.69%

TOTAL EMPLEADOS 39 100.00%

Antigüedad media (AM)

AM = Σ [(años de antigüedad * nº de trabajadores) / nº total de trabajadores]

Página inicial

¿Para qué sirve…?

 ROTACIÓN DEL PERSONAL

Rellene solamente las casillas sombreadas en blanco

Año n-4 Año n-3 Año n-2 Año n-1 Año n

Dirección
Económica -
Financiera
Plantilla media 2 2 3 3 3
Altas 0 0 1 0 0
Bajas 1 0 1 0 0
Bajas cubiertas 1 0 1 0 0
Rotación 50.00% 0.00% 33.33% 0.00% 0.00%

Dirección de
Control
Plantilla media 3 3 2 2 2
Altas 0 0 0 0 0
Bajas 0 0 1 1 1
Bajas cubiertas 0 0 0 0 0
Rotación 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00%

Dirección
Comercial
Plantilla media 5 5 4 7 5
Altas 0 0 0 3 0
Bajas 0 0 1 0 2
Bajas cubiertas 0 0 0 0 2
Rotación 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 40.00%

Dirección I+D

Plantilla media 1 1 1 1 1
Altas 0 0 0 0 0
Bajas 1 0 0 1 0
Bajas cubiertas 1 0 0 1 0
Rotación 100.00% 0.00% 0.00% 100.00% 0.00%
Dirección Gestión
del Conocimiento
e Informática

Plantilla media 1 1 1 1 1
Altas 0 0 0 0 0
Bajas 1 0 0 1 0
Bajas cubiertas 1 0 0 1 0
Rotación 100.00% 0.00% 0.00% 100.00% 0.00%

Dirección RRHH

Plantilla media 1 2 2 2 2
Altas 0 1 0 0 0
Bajas 1 0 1 0 0
Bajas cubiertas 0 0 1 0 0
Rotación 0.00% 0.00% 50.00% 0.00% 0.00%
Dirección
Servicios jurídicos
Plantilla media 1 1 1 1 1
Altas 0 0 0 0 0
Bajas 0 0 1 0 0
Bajas cubiertas 0 0 1 0 0
Rotación 0.00% 0.00% 100.00% 0.00% 0.00%

Bajas cubiertas por personal externo x 100

Rotación =
Plantilla media
Página inicial

¿Para qué sirve…?

 LICENCIAS ESPECIALES Y JORNADA REDUCIDA AÑO N

Licencias especiales por: Vacaciones Reglamentarias

Comité empresa / Permisos Especiales
Delegado personal
Nombre y Naci-
D.N.I. Bautizo Mudanz
apellidos Matrimonio miento Fallecimientos Fecha inicio Fecha final
Comunión a
hijo

Asc - Otra
Familia Propio Cóny.
Día Hora Mín Des familia Día Día Mes Día Mes Día Hora Mín Día Hora Mín
días días Días Días Días
 1 ENERO
2 FEBRERO
3 MARZO
4 ABRIL
5 MAYO
6 JUNIO
7 JULIO
8 AGOSTO
9 SEPTIEMBRE
10 OCTUBRE
11 NOVIEMBRE
12 DICIEMBRE
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Página inicial

¿Para qué sirve…?

 RELACIÓN NOMINAL DE TRABAJADORES CONTRATADOS

Fecha de alta en la empresa o en la

categoría Categoría
Primer Segundo Nº de profesional /
Nº de D.N..I. Nombre Empresa
apellido apellido afiliación tipo de
Día Mes Año contrato
 1 ENERO
2 FEBRERO
3 MARZO
4 ABRIL
5 MAYO
6 JUNIO
7 JULIO CONTRATO INDEFINIDO
8 AGOSTO CONTRATO INDEFINIDO DE FIJOS - DISCONTÍNUOS
9 SEPTIEMBRE CONTRATO DE MINUSVÁLIDOS
10 OCTUBRE CONTRATO PARA EL FOMENTO DE LA CONTRATACIÓN INDEFINIDA
11 NOVIEMBRE CONTRATO PARA LA FORMACIÓN
12 DICIEMBRE CONTRATO EN PRÁCTICAS
13 1980 CONTRATO TEMPORAL PARA TRABAJADORES DESEMPLEADOS EN SITUACIÓN DE EXCLUSIÓN SOCIAL
14 1981 CONTRATO DE OBRA O SERVICIO DETERMINADO
15 1982 CONTRATO EVENTUAL POR CIRCUNSTANCIAS DE LA PRODUCCIÓN
16 1983 CONTRATO DE INTERINIDAD
17 1984 CONTRATO DE SUSTITUCIÓN POR ANTICIPACIÓN DE LA EDAD DE JUBILACIÓN
18 1985 CONTRATO DE RELEVO
19 1986 CONTRATO A TIEMPO PARCIAL
20 1987 CONTRATO DE INSERCIÓN
21 1988 CONTRATO DE TRABAJO DE GRUPO
22 1989 CONTRATO DE TRABAJO A DOMICILIO
23 1990
24 1991
25 1992
26 1993
27 1994
28 1995
29 1996
30 1997
31 1998
1999
2000
2001
2002
2003
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2013
2014
2015
2016
2017
2018
2019
2020
2021
Página inicial ¿Para qué sirve…?
 PARTE DE INCIDENCIA

A: Dpto RR.HH. De:

Fecha: 3/14/2012 Empresa:
Dpto / área:

Apellidos Nombre Motivo de ausencia Primer día de ausencia Último día de ausencia

3/14/2012 3/15/2012

Observaciones:

Firma Firma Vº Bº jefe Dpto / área

Página inicial

¿Para qué sirve…?

 ABSENTISMO

Empresa: Área: Mes: Año:

Horas perdidas por

Empleado (Nombre y apellidos) Enfermedad Faltas no Conflictos y
Maternidad Accidente Permisos
Con baja Sin baja justificadas huelgas
ENERO 2012
FEBRERO 2013
MARZO 2014
ABRIL 2015
MAYO 2016
JUNIO 2017
JULIO 2018
AGOSTO 2019
SEPTIEMBRE 2020
OCTUBRE 2021
NOVIEMBRE 2022
DICIEMBRE 2023
2024
2025
2026
2027
2028
2029
2030
Página inicial

¿Para qué sirve…?

 INFORME DE AUSENCIAS

Empresa:
Área:
Motivo:
Mes:
Año:

Código Apellidos y nombre Nº de días Nº de horas Fechas

3 21 14/03/2012 - 16/03/2012
 Nº total de horas: 21

ENERO 1980
FEBRERO 1981
MARZO 1982
ABRIL 1983
MAYO 1984
JUNIO 1985
JULIO 1986
AGOSTO 1987
SEPTIEMBRE 1988
OCTUBRE 1989
NOVIEMBRE 1990
DICIEMBRE 1991
1992
1993
1994
1995
1996
1997
1998
1999
2000
2001
2002
2003
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2013
2014
2015
2016
2017
2018
2019
2020
2021
Página inicial

¿Para qué sirve…?

 CUADRO DE MANDOS SOBRE RETRIBUCIONES DEL PERSONAL

Año: 201_

Control de personal EN FEB MAR ABR MAY JUN JUL AG SEPT OCT NOV DIC ANUAL

Sueldos y Salarios, € 0
Horas extras, € 0
Pluses, € 0
0
Cargas sociales, € 0
Otros gastos de personal,
€ 0
Anticipos, € 0
0
Horas de trabajo 0
Horas extras 0
0
Ausencias por
enfermedad 0
Duración media por
enfermedad 0

Ausencias por accidente

0
0

Duración de accidentes
0
Ausencias por
vacaciones 0
0
Ausencias varias 0
Ascensos 0
0
Quejas 0
Sanciones graves 0
Sanciones varias 0
Página inicial

¿Para qué sirve…?

 1. SIP 1: Ficha personal.

Documento en el que se recogen los datos identificativos de cada trabajador/a de manera individual, su
formación así como las capacidades potenciales y carencias identificadas tras la entrevista personal. También
se recaban los datos profesionales desde la incorporación del trabajador/a a la empresa hasta la actualidad.
Este documento debe mantenerse actualizado de manera contínua.

2. SIP 2: Estructura de la plantilla.

En este documento se hace un desglose, por categorías profesionales, del personal según sexo y nivel de

estudios, tanto en términos absolutos como relativos. Es muy útil para controlar la política de paridad de

sexos en la empresa y por categorías profesionales, así como el nivel de cualificación académica.

3. SIP 3: Distribución de la plantilla por edades.

Documento en el que se refleja la distribución por sexos de la plantilla, atendiendo a los criterios de edad y
puesto (categoría profesional).

4. SIP 4: Antigüedad en la empresa.

Documento en el que refleja el número de trabajadores/as según su antigüedad en la empresa (años), tanto
en términos relativos como absolutos.

5. SIP 5: Rotación del personal.

Documento en el que se detalla la rotación experimentada por el personal de cada dirección / área de la

empresa, en los últimos 5 años. Es un documento muy útil en el que se recoge el histórico de las altas, bajas,

plantillas medias y rotación de personal en el horizonte temporal de los últimos 5 años.

6. SIP 6: Licencias especiales y jornada reducida.

Documento en el que se detalla a título individual, para cada trabajador/a de la empresa, los días en los que

se han ausentado del puesto de trabajo y/o en los que se han beneficiado de jornadas reducidas por alguna

de las siguientes causas: matriminio, nacimiento de hijos/s, bautizos /comunión, fallecimientos, mudanzas,

permisos especiales, vacaciones reglamentarias o actos de comité de empresa (delegados de personal).

7. SIP 7: Relación nominal de trabajadores contratados.

Documento en el que se definen para cada trabajador/a, sus datos identificativos (número de D.N.I., nombre y

apellidos), número de afiliación, fecha de alta en la empresa , tipo de contrato y categoría profesional. De

esta manera, para cada trabajador, se tendrán perfectamente detallados: sus datos identificativos y fechas de

alta en las distintas categorías profesionales en las que haya trabajado y tipos de contratos formalizados.

8. SIP 8: Parte de incidencias.

Documento a disposición del trabajador/a a efectos de comunciar, al departamento de RRHH de la empresa,

sus ausencias. Requiere ser firmado por el trabajador/a y la persona responsable del departamento, a efectos
de autorizar el permiso solicitado por la persona trabajadora.

9. SIP 9: Absentismo.

Documento en el que se recaban las horas perdidas por ausencias del puesto de trabajo debido a distintos

motivos: enfermedad, maternidad / paternidad, accidentes, permisos, faltas no comunicadas y huelgas.

10. SIP 10: Informe de ausencias.

Este documento está estrechamente relacionado con el "parte de incidencias", ya que tras cada
comunicación de ausencias firmada por el solicitante y con el visto bueno del responsable, debe haber un
registro de ausencias en la empresa, donde se relacionen: el número de días, número de horas y fechas de
las ausencias producidas.

11. SIP 11: Cuadro de mandos sobre retribuciones de personal.

Consiste en un control de personal, en el que deben quedar reflejados mes a mes y en cómputo anual, todas
las retribuciones, otros gastos asociados al personal, horas extras, horas de trabajo, ausencias, quejas y
sanciones.
Página inicial