ARCHIVO ELECTRONICO:

Es un conjunto de datos que se almacenan bajo un determinado formato;

puede ser guardado en el disco duro de la computadora o en algún otro medio de
almacenamiento como disquete, disco compacto, unidad ZIP, etc.

Su función es almacenar la información que ha trabajado el usuario y los

programas informáticos que le permiten a la computadora atender a las solicitudes
de este, como es el caso de Windows, Linux, Word o Netscape Communicator, por
mencionar algunos.

ALMACENAMIENTO DE LOS DATOS EN LOS ARCHIVOS ELECTRONICOS

De acuerdo al tipo de contenido, los datos se pueden almacenar en los siguientes

formatos:

ASCII
Debe su nombre al acrónimo del término inglés
American Standard Code for Information Interchange
y es un formato que almacena los datos a través de
texto simple, es por ello que se utiliza para
 intercambio de datos o bien para generar archivos
modificables por el usuario.
Su contenido se pueden visualizar y editar con
cualquier procesador de palabras, como es el caso
del Bloc de notas de Windows o el Simple Text de
Macintosh.

Binario
A diferencia del anterior, este formato almacena
cualquier información como colores, órdenes, texto,
imágenes, sonidos, etcétera, en un lenguaje
entendible únicamente por la computadora.
Con ello, se obtienen archivos de menor peso a los
generados en formato ascii.
Al mostrar el contenido de un archivo binario con
algún procesador de palabras, únicamente se
visualizará un conjunto de caracteres y símbolos
extraños.

IDENTIFICACION DE LOS ARCHIVOS ELECTRONICOS

La identificación de los archivos electrónicos se realiza con dos elementos:

el nombre y la extensión.

Dependiendo de la plataforma que se utilice (windows, macintosh, unix,

etc.), el número de caracteres que se podrán utilizar son:

 En el nombre, desde 1 hasta 256 (este último para el caso de windows).

 En la extensión, desde 2 hasta 5 (este último para el caso de unix).

El nombre permite la administración del archivo. La extensión indica el formato,

tipo de datos que contiene y el programa que requiere la computadora para
visualizarlo o editarlo. Cabe señalar que la computadora realiza esta asociación de
manera automática, siempre y cuando tenga habilitado el programa de cómputo
requerido por el archivo.

CARACTERISTICAS DE LOS ARCHIVOS ELECTRONICOS

o tiene varios formatos: imágenes, voz y sonido, texto, gráficos

o no tiene soporte físico
o la tecnología digital permite saber, cuantificar y controlar las veces que el
usuario visualiza el contenido informativo
o puede tener licencia de uso o no (por ejemplo las revistas a texto completo),
existe un fenómeno de comercialización de bases de datos
o tiene diferentes características como: falsa gratuidad, personalización de la
oferta, confidencialidad...
o proceso de desintermediación, el usuario final tiene acceso a lo que busca
por la red, no necesita intermediario
o reproducción del contenido de forma idéntica
o distribución del contenido a coste bajo
o acceso al contenido desde cualquier lugar, de forma internacional
o el contenido se vuelve dinámico: hipertexto
o el texto convencional se transforma en hipertexto en un proceso de
expansión multidimensional de sus conceptos implícitos
o el hipertexto es un potente recurso que potencia la intra e intertextualidad,
tratando de difuminar las fronteras entre emisor y receptor
o el receptor se convierte en un agente activo que puede manipular, modificar
y enriquecer los documentos
o el usuario puede personalizar el contenido en función de sus necesidades y
expectativas

VENTAJAS
DESVENTAJAS

INTRODUCCION
 El Archivo Electrónico se ocupa del almacenamiento y conservación de
documentos generados por medios electrónicos.

Con la progresiva modernización de la Administración Pública, cada vez es

más habitual el empleo de sistemas informáticos para la creación y distribución de
documentación como parte de la operativa diaria de las organizaciones. Esta
informatización está originando una sustitución del soporte papel por otros
formatos digitales, lo que supone un cambio en la forma de trabajar de los
empleados públicos.

CONCLUSIÓN
 El archivado electrónico permite la creación de un repositorio de información
en el que todo tipo de información estructurada (COLD) o no estructurada se
puede guardar de forma central o en pools de información distribuidos. En el caso
de SAP, por ejemplo, la gestión conjunta de documentos electrónicos y en papel
permite a los usuarios vincular transacciones SAP con los documentos
comerciales no estructurados correspondientes.

El archivo electrónico garantiza la seguridad prolongada de la información y

permite, según su valor y el ciclo de vida dentro de los procesos comerciales, una
conservación económica, protegida y accesible para futuras consultas y una
gestión eficiente del ciclo de vida de la información.

BIBLIOGRAFIA
AENOR. Información y Documentación. Gestión de documentos UNE-ISO 15489-
Madrid: AENOR, 2006

Agelet Ordoban, Ferran. (2002) Documents electrònics, preservacio i accés.

Revista

Arxius 2002. pp 44-64 [Conservación de los documentos electrónicos]

Asproth, Viveca. (2005) “Information technogy challenges for long-term

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electronic information”. International Journal of Public Information Systems, vol 1 p.
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