Conceptos básicos de Excel.

La celda

Partamos con un concepto fundamental. La celda. Cada uno de estos

rectángulos de aquí, se llama celda. Aunque parecen pequeñas, pueden
contener mucha información. Incluso párrafos enteros.
Las celdas están organizadas en columnas y filas. Las columnas son las
que tienen letras en los encabezados y las filas son las que tienen
números.
Cada celda tiene un nombre predefinido. El nombre viene dado por la
letra de la columna donde está, seguido del número de la fila. Es un
sistema de coordenadas.

Por ejemplo, el nombre de esta celda es C2, puesto que está en la columna
C y en la fila 2.
Podrás advertir que los encabezados cambian de color respecto de los
demás. Esto nos facilita saber dónde estamos ubicados.
Los nombres de las celdas son fundamentales. Cuando realicemos
operaciones nos referiremos por su nombre.

La celda Activa

Unido al concepto de celda, tenemos el concepto de celda activa. En la

imagen podemos ver muchas celdas pero sólo una celda activa. La
podemos reconocer por el borde verde.
La celda activa nos indica cuál de todas es la que está lista para que
ingresemos un dato o una fórmula.

Ojo, cuando seleccionamos varias celdas, sólo una es la celda activa. Y es

la que está de color blanco.
El conjunto de líneas que permite distinguir una celda de otra se llama
cuadrícula. Más adelante en el curso verás cómo ocultar estas líneas.
La hoja

Todas estas celdas que vez aquí están organizadas en la que se llama una
hoja. El nombre de esta hoja es Hoja 1. Cada hoja tiene más de un millón
de filas y más de dieciséis mil columnas. O sea que cada hoja tiene más de
dieciséis mil millones de celdas. Una cifra desorbitante. Puedes modificar
el nombre de la hoja haciendo doble clic en esta pestaña y luego
escribiendo el nuevo nombre.

El libro

Así como al conjunto de celdas se le llama hoja. Al conjunto de hojas se le

llama libro. El libro es el archivo donde estarán contenidas todas las
hojas. A veces utilizamos la palabra archivo como sinónimo de libro.
Podemos ver el nombre de este libro (o también llamado archivo) en la
parte superior de la ventana. Se llama “Libro 1”. Es el nombre que Excel
usa por defecto cuando no hemos guardado nuestro archivo. Cuando lo
hagamos podremos modificar su nombre.
Dentro de un libro podemos tener una o más hojas. Para agregar otra
hoja a nuestro libro pulsamos este signo más. Ahora mi libro se compone
de dos hojas. Para moverme de una hoja a otra basta pulsar el nombre.
Para eliminarla pulsamos sobre ella el botón derecho del mouse y
elegimos “Eliminar”.
Cuando guarde este libro, se guardarán también las hojas dentro de él y
podré modificar su nombre.
Para hacerlo voy a la pestaña “Archivo”, elijo “Guardar como” y escojo una
ubicación. Aquí puedo cambiar el nombre. Voy a escribir “Mi primer
libro”. En la parte superior podrás ver que ha cambiado el nombre.
¿QUE ES EXCEL?

Excel es una aplicación para crear hojas de cálculo que está divida en
filas y columnas, al cruce de estas se le denomina celdas sobre las cuales
se almacena información (letras o números) que podemos usar para
realizar operaciones, tales como sumas, restas, multiplicaciones,
divisiones, cálculos financieros, estadísticos, de ingenieria,
amortizaciones, etc.
La ventana de la hoja de trabajo

1. Barra de título: Muestra el nombre del libro y el nombre de la

aplicación en este caso Microsofr Excel, por ejemplo cuando se inicia
Excel el nombre es Libro1.
2. Filas: cada uno de los espacios horizontales en los que se divide una
hoja de cálculo. Se identifican con números.
3. Columnas: cada uno de los espacios verticales en los que se divide una
hoja de cálculo. Se identifican con letras.
4. Etiquetas de hojas: cada libro de Excel 2010 presenta tres hojas de
cálculo. Cada hoja se identifica con una etiqueta que, de forma
predeterminada, recibe el nombre de Hoja1, Hoja2 y Hoja3,
respectivamente, aunque podemos modificar estos nombres, así como
agregar o eliminar hojas.
5. Barras de desplazamiento: Permite moverse dentro de la hoja de
calculo.
6. Celda activa: Es la celda seleccionada. Cada celda representa una
posición específica dentro de la hoja de cálculo que indica la intersección
entre una columna y una fila. La celda activa se identifica porque cuando
está seleccionada se muestra con un recuadro doble.
7. Vistas del libro: Hay varias maneras diferentes de ver las hojas de
trabajo en Excel. Cada una de ellas lo ayuda a trabajar en distintas
situaciones. Tres se encuentran en el menú Ver. Dos están en el menú
Ventana y una más en el menú Archivo.
8. Herramientas Zoom: Sirve para aumentas o disminuir el tamaño de
lo que se ve en la pantalla.
9. Barra de fórmulas: muestra el contenido de la celda activa. Si el
contenido de esa celda se obtuvo a partir de una fórmula, muestra la
fórmula. Desde aquí también podemos escribir y editar fórmulas y
funciones.
10. Cinta de opciones: La cinta de opciones se ha diseñado para ayudarle
a encontrar fácilmente los comandos necesarios para completar una
tarea. Los comandos se organizan en grupos lógicos, que se reúnen en
fichas. Cada ficha está relacionada con un tipo de actividad (como escribir
o diseñar una página). Para reducir la confusión, algunas fichas sólo se
muestran cuando es necesario.
11. Cuadro de nombres: muestra la referencia a la celda activa, como
por ejemplo,
A1. Desde aquí también podemos asignar nombres personalizados para
identificar las diferentes celdas con las que estemos trabajando.
12. Selector: Si hacemos clic con el mouse aquí, se seleccionará la hoja de
cálculo en su totalidad, es decir, completa.
Elementos de la interfaz

1. Ficha Archivo: abre la Vista Backstage, que nos permite administrar

documentos y datos relacionados sobre ellos, como crear, guardar y
enviar
documentos, inspeccionar documentos para comprobar si tienen
metadatos
ocultos o información personal, o establecer opciones específicas.
2. Barra de herramientas de acceso rápido: es una barra de
herramientas
personalizable que contiene un conjunto de comandos independientes de
la
ficha de la Cinta de opciones que se muestra.
3.Fichas: funcionan como indicadores generales que contienen grupos y
comandos específicos para ejecutar determinadas acciones.
4. Botones de control: permiten minimizar, maximizar, restaurar o
cerrar la
aplicación que se está ejecutando.
5. Botones de control del libro activo: al igual que los botones de
control de la
ventana en la que se ejecuta la aplicación, los botones de control del libro
permiten minimizarlo, maximizarlo, restaurarlo o cerrarlo.
6. Ayuda: abre la página de Ayuda de Microsoft Office.
7. Botón de control de la Cinta de opciones: muestra u oculta la Cinta
de opciones.
Si la Cinta de opciones está oculta, sólo se muestran los nombres de las
fichas.
8. Grupos lógicos: dentro de cada ficha, los grupos lógicos se organizan
agrupando
a los comandos que tienen funciones similares o relacionadas.

Rango: Se refiere a un grupo de celdas. Por ejemplo en esta hoja se ha

seleccionado el rango C3:D6.

¿Para qué sirve Excel?

Excel ofrece muchas interfaces de usuario ajustadas a las más nuevas

hojas de cálculo electrónico, sin embargo, la esencia sigue siendo el
mismo que en la hoja de cálculo original, VisiCalc: el programa muestra
las celdas organizadas en filas y columnas, y cada celda contiene datos o
una fórmula, con relativas o absolutas referencias a otras celdas.

Excel fue la primera hoja de cálculo que permite al usuario definir la

apariencia de las hojas de cálculo (las fuentes, atributos de carácter y
apariencia de las celdas). También introdujo re computación inteligente
de celdas, donde celdas dependientes de otra celda que ha sido
modificada, se actualizan al instante (programas de hoja de cálculo
anterior recalculaban la totalidad de los datos todo el tiempo o esperaban
para un comando específico del usuario). Excel tiene una amplia
capacidad gráfica, y permite a los usuarios realizar la combinación de
correspondencia.

¿Qué es una hoja de cálculo?

Una hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos

numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas (la cual es la
unión de filas y columnas). Habitualmente es posible realizar cálculos
complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.
Debido a la versatilidad de las hojas de cálculo modernas, se utilizan a
veces para hacer pequeñas bases de datos, informes, gráficos estadísticos,
clasificaciones de datos, entre otros usos. Las operaciones más frecuentes
se basan en cálculos entre celdas, las cuales son referenciadas
respectivamente mediante la letra de la columna y el número de la fila,
por ejemplo =B1*C1.
¿Cuántas filas y columnas puede tener una hoja electrónica?
Hoja Electrónica
• Consta de 65536 Filas
• Y Las columnas están en forma de letras de A hasta IV

¿Cómo movernos a través de una hoja de cálculo?

Para moverse y desplazarse por una hoja de cálculo o un libro

Presione Para
CTRL+ tecla de dirección Ir hasta el extremo de la región de datos actual
CTRL+INICIO --- Ir hasta el comienzo de una hoja de cálculo
CTRL+FIN ------ Ir a la última celda de la hoja de cálculo, que es la celda
ubicada en la intersección de la columna situada más a la derecha y la fila
ubicada más abajo (en la esquina inferior derecha) o la celda opuesta a la
celda inicial, que es normalmente la celda A1
ALT+AV PÁG ---- Desplazarse una pantalla hacia la derecha
ALT+RE PÁG ---- Desplazarse una pantalla hacia la izquierda
CTRL+AV PÁG --- Ir a la siguiente hoja del libro
CTRL+RE PÁG --- Ir a la hoja anterior del libro
CTRL+F6 o CTRL+TAB ---- Ir al siguiente libro o a la siguiente ventana
CTRL+MAYÚS+F6 o CTRL+MAYÚS+TAB ----- Ir al libro o a la ventana
anterior
F6 ---- Mover al siguiente panel de un libro que se ha dividido
MAYÚS+F6 ------ Mover al anterior panel de un libro que se ha dividido
F5 ---- Mostrar el cuadro de diálogo Ir a
MAYÚS+F5 ------ Mostrar el cuadro de diálogo Buscar
MAYÚS+F4 ------ Repetir la última acción de Buscar (igual a Buscar
siguiente)
FIN, tecla de dirección Desplazarse un bloque de datos dentro de una fila
o columna

Sugerencia Si desea conservar la selección mientras se desplaza a través

de la hoja de cálculo, en primer lugar, active la tecla BLOQ DESPL. Para
desplazarse nuevamente a la celda activa presione CTRL+RETROCESO

¿Qué es libro de trabajo?

Los documentos en Excel se denominan libros. Un libro está compuesto

por varias hojas de cálculo. En la parte inferior izquierda de la ventana del
libro existen unas etiquetas que permiten seleccionar la hoja de cálculo
deseada. Cada vez que abrimos un nuevo libro de trabajo este se abrirá
con tres hojas de cálculo. La hoja activa aparece con el nombre en negrita
y con un fondo blanco.

Abrir un nuevo libro:

1. Clic sobre el botón de Microsoft Office en Excel 2007 o menú Archivo
para versiones anteriores.
2. Seleccionar la opción Nuevo.
Abrir un libro existente:
1. Clic sobre el botón de Microsoft Office en Excel 2007 o menú Archivo
para versiones anteriores.
2. Seleccionar el opción Abrir.
3. Aparecerá un cuadro de dialogo en el cual debe buscar el libro dentro
de su respectiva ubicación.
4. Presione el botón Abrir.

Guardar un libro:
1. Clic sobre el botón de Microsoft Office en Excel 2007 o menú Archivo
para versiones anteriores.
2. Seleccionar el opción Guardar.
3. Aparecerá un cuadro de dialogo en el cual debe indicar donde guardara
el libro.
4. Escriba el nombre con el que guardara el libro.
5. Presione el botón de Guardar

¿Cuántas hojas puede tener un libro de trabajo?

Predeterminadas son 3, y como máximo las que te permitan la memoria

disponible.
Eso de que puede variar entre 1 y 255

¿Qué errores se presentan cuando una fórmula no se introduce

correctamente?
ERRORES MÁS FRECUENTES!
Cuando una fórmula no se introduce correctamente, Excel presenta un
mensaje de error que indica cuál es el fallo cometido; a continuación se
muestra los mensajes mas comunes que suelen presentarse en las celdas.

# ¡VALOR!
En el primer caso hay que considerar que se han incluido en la fórmula
algunos caracteres de texto, o bien se ha hecho referencia a una casilla en
la que no hay un valor numérico sino de texto.

Por ejemplo, suele aparecer este error cuando hacemos referencia a

celdas con contenido decimal. Excel y sus formatos numéricos tienen
establecidos algunos caracteres para separar, por ejemplo, la parte entera
de un número de la decimal, que dependen de la versión en uso. Emplear
otros caracteres supone introducir valores distintos y que la aplicación
lea como texto lo que debería ser un número.
Para solucionar este problema hay que asegurarse de cuál es la forma
correcta para la versión en uso, y asegurarse de que, en las opciones, está
especificado el idioma correcto para formatos numéricos, teclado, etc.

# ¡DIV/0!
El segundo caso se corrige cambiando la fórmula, considerando que
hemos hecho referencia en un denominador a una casilla donde el valor
no existe, o es cero, o es una casilla en blanco.

# ¡REF!
Este quiere decir error en la referencia: Indica que, al actualizar una
fórmula con referencias relativas, se están tomando celdas que no existen
porque la referencia sale de la hoja de cálculo.

Almohadillas (###)
Si después de una operación aparecen los símbolos llamados almohadillas
en las celdas es indicativo de que el resultado no cabe en ese ancho. Basta
con ampliar la anchura de la columna para conseguir ver bien los
resultados.

OTROS MENSAJES DE ERROR

En algún momento puede producirse el hecho de que nos equivoquemos
en la realización de una fórmula y que ésta intente realizar cálculos con
datos erróneos. Por ejemplo, podemos intentar =C1+C2 habiendo un texto
en C1 y un número en C2, por lo que Excel devolverá un mensaje de error.
Observa los siguientes mensajes de error y su causa:
#N/A Valor no disponible
# ¿NAME? Se ha utilizado un nombre que Excel no reconoce
# ¿NULL! Intersección no válida de dos áreas
# ¡NUM! Número utilizado de forma incorrecta

¿Qué es Referencia absoluta y referencia relativa?

Referencias relativas

Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la posición

relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace
referencia. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se
cambia la referencia. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la
referencia se ajusta automáticamente. De forma predeterminada, las
nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia una
referencia relativa de la celda B2 a la celda B3, se ajusta automáticamente
de =A1 a =A2.

Referencias absolutas

Una referencia de celda absoluta en una fórmula, como $A$1, siempre

hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la
posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta
permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la
referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas
fórmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a
referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la
celda B2 a la celda B3, permanece invariable en ambas celdas =$A$1.

Referencias mixtas

Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una
fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta
adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la
forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posición de la celda que contiene la
fórmula, se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta
permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la
referencia relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no
se ajusta. Por ejemplo, si se copia una referencia mixta de la celda A2 a B3,
se ajusta de =A$1 a =B$1.