Republica Bolivariana de Venezuela

Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre”

Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías”
Núcleo Guarenas

Profesora: Integrantes:
Patricia Borges Luis Jesús Reyes Exp. 2014100143
Alejandra Jiménez Exp.2014200153
Gladines Martínez Exp.2015200159
Asignatura: Adrian Figueroa Exp. 2015200152
Computación II

Guarenas, 28 de Septiembre de 2017

Nociones básicas para entender Excel
Uno de los programas más temidos por la mayoría de las personas que trabajan
con computadoras o que tienen un contacto con la tecnología, es Microsoft Excel.
Y es fácil de entenderlo, desde su presentación en una temida hoja de cálculo, las
aterradoras fórmulas y sobre todo, la idea que se ha construido de que Excel es
una de las aplicaciones más pavorosas y complicadas, han contribuido a que por
regla general, no se quiera tener ningún trato con la aplicación.

Sin embargo, ¿te gusta la idea de tenerle miedo a una aplicación? ¿Estás
consciente de todas las horas de trabajo que Microsoft Excel te puede ahorrar?
¿Sabes que el conocimiento de las fórmulas de Excel y sus funciones puede dar
como resultado un trabajo de mayor calidad?

Permítenos mostrarte que en el mundo de Excel no hay nada que temer y sí

mucho que agradecer. El propósito de este blog es, entrada por entrada, mostrarte
cómo hacer más fácil el trabajo y cómo con práctica y mucha paciencia, puedes
llegar a comprender, trabajar y dominar Excel.

Empezaremos por lo primero y más importante: ¿Qué es Excel?

Microsoft Excel forma parte de un paquete de herramientas denominado Office,

desarrollado por la compañía Microsoft, por lo que también suele ser llamado
“Office Excel” o “Microsoft Office Excel”. Excel es un programa que consiste en
una herramienta que te permite desarrollar tablas, además de hacer cálculos y
análisis de datos. Es decir, con Excel, puedes crear hojas de cálculo electrónicas.

Y en este punto, posiblemente te preguntarás: ¿Qué es una hoja de cálculo

electrónica?

Una hoja de cálculo electrónica es un programa informático que te da la

posibilidad de manipular datos numéricos y alfanuméricos (o sea palabras y
números en un solo dato). Está compuesta por espacios denominados celdas,
filas y columnas. A continuación, te presentaremos una breve explicación de cada
uno de esos conceptos.

Las celdas son los lugares en donde puedes introducir datos y realizar los cálculos
necesarios. A simple vista, las puedes identificar como la unión entre filas y
columnas. Cada una de estas celdas es única e irrepetible y todas reciben un
nombre específico y están presentadas alfabética y numéricamente en orden
ascendente. Por ejemplo B4 o E5 (la letra corresponde al nombre que tiene la
columna y el número corresponde a la fila).
Una columna se puede definir como el conjunto de celdas que se agrupan de
manera vertical descendente en el libro de trabajo (así se le conoce también a los
archivos de Excel). Y como mencionábamos anteriormente, cada una es
identificada por una letra, ubicada en la parte superior de la misma. Esta letra es
conocida como cabecera de columna, van desde la A, B, C, D hasta la AA, ZZ.
Para la versión de Microsoft Excel 2010, se cuenta con 16,384 columnas.

Las filas son definidas como un grupo de celdas agrupadas de manera horizontal y
que van de izquierda a derecha en el libro de trabajo. Como ya habíamos dicho,
cada una de las filas es identificada por un número. Este número es conocido
como cabecera de la fila y va desde el 1 hasta el 1, 048,576 en la versión de
Excel 2010.
Es importante mencionar que el número de columnas y filas es fijo y no hay nada
que podamos hacer para aumentar ese número. En artículos posteriores te
mostraremos algunos trucos para el manejo interactivo de filas y celdas. Te
sorprenderás de todo lo que se puede lograr con funciones que aparentemente
son muy básicas.

Y por último, pero no menos importante, tenemos los libros de trabajo. De manera
muy simplificada podemos considerar que un libro de trabajo es un conjunto de
hojas de cálculo. Se trata de un archivo en el que se organiza toda la información
relacionada con un solo tema. Cada una de las hojas de este libro se diferencia
por medio de la etiqueta de hoja, recibiendo el nombre automático de hoja 1, hoja
2 y hoja 3. Estas hojas se pueden rebautizar y también se pueden añadir o
suprimir de acuerdo a la necesidad.
Como podrás observar, una vez que conocemos un poco más la estructura física
de Microsoft Excel, resulta mucho menos atemorizante. Y posiblemente te sientes
muy interesado en saber más sobre el amplio mundo de Excel.

Cuando has escuchado a personas que tienen un conocimiento mucho más

avanzado sobre Excel, notas que ellos utilizan un gran número de términos que
para nosotros podrían resultar desconocidos. Ya hemos dado un rápido repaso
por algunos de los mencionados y en los siguientes artículos, iremos ampliando
cada vez más las definiciones y lo más importante, te enseñaremos algunos trucos
y te daremos los consejos que harán tu experiencia con Excel mucho más fácil.

Hay que tener siempre presente que Excel te puede ahorrar muchísimo tiempo en
el trabajo. Considéralo… ¿No te gustaría un poco de tiempo libre?

¿Cómo movernos por Excel?

En ocasiones vamos a tener varias hojas de cálculo y cada una muy grande, por lo que en
nuestra pantalla no se van a ver todas la hoja en su totalidad y para no perdernos o
desperdiciar mucho tiempo, debemos aprender a movernos por Excel para ir rápidamente
a la hoja o celda que nos necesitamos posicionar.

Movernos en la hoja de cálculo

Vamos a ver las teclas para movernos rápidamente en Excel y las veremos a detalle.

Teclas Acción

Flecha abajo Desplazamos una celda hacia abajo

Flecha arriba Desplazamos una celda hacia arriba

Flecha izquierda Desplazamos una celda hacia izquierda

Flecha derecha Desplazamos una celda hacia derecha

AvPág Desplazamos una pantalla hacia abajo

RePág Desplazamos una pantalla hacia arriba

Alt + AvPág Desplazamos una pantalla a la izquierda

Alt + RePág Desplazamos una pantalla a la derecha

Alt + Flecha abajo Nos muestra el autocompletar

Teclas Acción

Ctrl + Inicio Nos lleva a la celda A1

Ctrl + Flecha abajo Nos posiciona en la siguiente celda con datos

Ctrl + Flecha arriba Nos posiciona en la celda anterior con datos

Nos posiciona en la siguiente celda a la izquierda con

Ctrl + Flecha izquierda
datos

Nos posiciona en la siguiente celda a la derecha con

Ctrl + Flecha derecha
datos

Ctrl + B Nos muestra el cuadro de diálogo Buscar

Sabemos que varias de estos movimientos no quedan muy claro, por eso vamos a ver
cada una.

Flechas arriba, abajo, izquierda y derecha

Con las flechas nos movemos por las celdas una a una, ya sea a la izquierda, derecha,
arriba o abajo.
Ya sea AvPág o RePág o en ingles Page Down o Page Up

Al presionar AvPág vamos a avanzar una pantalla hacia abajo, como vemos en la imagen
la pantalla llega al renglón 23 y al presionar AvPág nos lleva a la fila 24.
Al presionar RePág vamos a retroceder una pantalla, como vemos en la imagen la
pantalla llega al renglón 42 y al presionar RePág nos lleva a la fila 19
Alt + AvPág y Alt + RePág o en ingles Alt + Page Down y Alt + Page Up

Muy parecido al anterior, pero la diferencia es que con Alt + AvPág nos mueve una
pantalla a la derecha y con Alt + RePág nos mueve hacia la izquierda.

Como te darás cuenta, estos movimientos nos van a ser muy útiles cuando tengamos
hojas de gran tamaño, podemos movernos por páginas y esto se va a ajustar
dependiendo del tamaño y resolución de lo que veamos en pantalla.
Alt + Flecha Abajo

Esto es bastante útil, imaginemos que tenemos una gran lista de datos y los estamos
capturando, a veces es necesario introducir exactamente el mismo dato en otra celda.

Con esta combinación de teclas nos va a mostrar una lista de lo que hemos capturado en
esa columna, con esto podemos introducir exactamente el mismo texto y nos va a servir
para filtrar la columna con los valores.
Ctrl + Inicio o en ingles Ctrl + Home

Aunque no lo creas es muy útil, independientemente de donde estemos posicionados nos

lleva a la celda A1, asi que si te encuentras perdido y quieres irte al inicio de tu hoja, solo
presiona este par de teclas.
Ctrl + Flecha Abajo y Ctrl + Flecha Arriba

Con esta combinación de teclas, nos podemos mover por una columna únicamente a las
celdas que contengan datos. Cuando tengamos columnas en donde entre los datos haya
celdas vacías, nos moveremos directamente hacia la siguiente celda que tenga datos.

Como podemos ver en la imagen tenemos dato en la celda B1, B6 y B16 y si presionamos
Ctrl + Flecha Abajo o Flecha Arriba solo nos posicionamos en las celdas con datos.

Si después de la última celda con datos volvemos a presionar Ctrl + Flecha Abajo, nos va
a llevar hasta el final de la hoja de cálculo, para el caso de Excel 2013 la última columna
es la 1,048,576, pero no te preocupes, si presionamos Ctrl + Flecha Arriba, nos lleva a la
última celda que contenga datos.
Ctrl + Flecha Izquierda y Ctrl + Flecha Derecha

Es lo mismo que el anterior, solo que esta vez nos movemos por filas hacia las celdas que
solo tengan datos.

La diferencia es que si presionamos Ctrl + Flecha Derecha en la última celda con datos,
nos va a llevar a la última fila que en Excel 2013 es la XFD y de igual manera si
presionamos Ctrl + Flecha Izquierda nos va a llevar a la última celda con datos.
Ctrl + B

Nos despliega el diálogo de búsqueda, las búsquedas es un tema muy amplio y en

entradas posteriores vamos a cubrir todas las opciones de búsquedas.

Pero por el momento te puedo decir que en esta ventana podemos buscar cualquier texto
en nuestra hoja de cálculo y nos posiciona en la celda donde coincide el texto de
búsqueda.
Movernos por nuestro libro

Un libro en Excel es un conjunto de hojas de cálculo en un mismo archivo, por lo que si

tenemos un libro de Excel con varias hojas vamos a aprender a movernos entre estas
hojas.

Para moverse entre las hojas solo usamos:

Teclas Acción

Ctrl + AvPág Sirve para movernos a la hoja de la derecha

Ctrl + RePág Sirve para movernos a la hoja de la izquierda

Como puedes darte cuenta, al saber los movimientos básicos en Excel nos va a servir
mucho cuando tengamos hojas muy grandes y nos va a ahorrar tiempo al trabajar con los
datos.

Esperamos que encuentres muy útil esta información y no olvides dejarnos un comentario
o sugerencias para ofrecerte las entradas que te puedan interesar. No dejes de leernos ya
que seguiremos publicando nuevos trucos y consejos.
Microsoft Excel es, sin lugar a dudas, una de las herramientas más prácticas y
utilizadas del mundo. Esto se debe a muchas razones siendo la principal,
probablemente, la facilidad con la que se pueden crear formas que permiten
obtener los resultados que necesitamos de la información en forma de valores que
se introducen en sus celdas. Las fórmulas de Excel son muy variadas y, a partir
de ellas, se pueden realizar diversos cálculos aritméticos que ayuden a ahorrar
mucho tiempo y esfuerzo.

1. La suma.

Como no podía ser de otra manera, la suma es la primera de las fórmulas de

Excel avanzado 2010 que tienes que saber. Aunque pueda parecer otra cosa, el
saber cómo realizar este sencillo cálculo aritmético te ayudará a ahorrar una gran
cantidad de horas en tu trabajo. Para realizarla, tan solo tienes que escribir en el
campo ‘fx’ de la parte superior la fórmula el comando ‘SUMA’ más las celdas que
quieres sumar. En todas las fórmulas de Excel con ejemplos vamos a utilizar de la
A1 a la A10, así que este caso habría que poner:

=SUMA(A1:A10)

2. Contar

Esta fórmula de Excel hace posible la tarea de contar las celdas de una selección
en las que se ha escrito un número. Esto es muy útil para aquellas hojas de
cálculo que poseen datos incompletos que se han de ignorar, siendo válidos
únicamente aquellas que están rellenas. Para utilizarla es necesario escribir:

=CONTAR(A1:A10)

3. Contara

Igual que en el caso anterior, pero también computa aquellas celdas en las que se
haya escrito texto, no sólo números. Quedaría así:

CONTARA(A1:A10)

4. Contar.si

Esta fórmula, parecida a las anteriores, posee una importante peculiaridad, ya que
sólo cuenta las celdas que cumplen con un criterio previamente establecido. Por
ejemplo, que el valor que alberga sea menor o mayor a otro, que sean iguales, etc.
Hay que decir que sólo tiene en cuenta aquellas que poseen una cifra superior a
cero:
=CONTAR.SI(A1:A10;”>0″)

5. Si

Esta es una de las fórmulas de Excel básicas que más útiles resultan. Su gran
cualidad es que permite obtener un valor u otro según una condición determinada
con anterioridad. Puede parecer igual a Contar.si pero no es así. Por ejemplo, un
profesor que esté introduciendo las notas de los exámenes de sus alumnos puede
hacer que aparezca automáticamente la palabra ‘aprobado’ o ‘suspenso’ según el
valor introducido. La fórmula resultaría tal que así:

=SI(A1>4, “Aprobado”, “Suspenso”)

6. BuscarV

Esta fórmula permite buscar y encontrar un valor específico en una columna y, si

se desea, llevarlo a otra fila de una columna diferente. Siguiendo con el ejemplo
del profesor y las notas, imaginemos que quiere buscar las notas que obtuvo su
alumno llamado Juan en la primera evaluación. La fórmula de Excel a utilizar
sería:

=BUSCARV(“Juan”, A1:A10, 10. FALSO)

7. BuscarH

Igual que la anterior, pero utilizando filas en lugar de columnas.

8. Sumar.si y promedio.si

La gran facultad de estas funciones es que hacen posible realizar un promedio o

una suma para aquellas cifras que cumplan una determinada condición. El
resultado sería:

=SUMAR.SI(A1:A10; “>0”) y =PROMEDIO.SI(A1:A10; “>0”)

9. Concatenar

Gracias a esta función podrás, de forma muy rápida, fácil y cómoda, unir varias
celdas con texto en una sola. Volviendo una vez más al ejemplo del profesor y sus
alumnos, imagina que este posee en su hoja de cálculo una columna con los
nombres y otra con los apellidos y desea crear una tercera que reúna el contenido
de ambas. Sería algo tan sencillo como escribir:
=CONCATENAR(A1;” “;B1)

10. Aleatorio.entre

Puede parecer algo no muy útil pero la realidad es que, en muchas ocasiones, es
necesario llenar las celdas de una tabla con cifras diferentes de forma rápida
aunque estos no posean ningún sentido ni relación entre sí. Un ejemplo rápido
sería si, por ejemplo, quieres asignar un número a varias personas para realizar
un sorteo. Para no tener que escribirlos uno a uno basta con redactar en la función
de una celda:

=ALEATORIO.ENTRE(1, 1000)