Cuestionario para la Recopilación de Información para Mapeo de Procesos

Proceso:
Nombre del Proceso

1. Describir las principales expectativas que tiene del proyecto.

2. Describir los objetivos del proceso y procedimientos bajo su responsabilidad.

3. Describir el entorno o medio ambiente en el que se desenvuelve la organización dentro del cual se
deben cumplir los objetivos.

4. Describir las fortalezas y debilidades de la función y/o los procesos y procedimientos bajo su
responsabilidad, así como describir bajo su perspectiva las oportunidades y las amenazas que pueden
beneficiar o impactar el desempeño del proceso.

5. Principales áreas de oportunidad a mejorar en el desarrollo de los procesos y procedimientos.

6. ¿Qué es lo principal que su cliente aprecia con respecto a las salidas (productos/servicios) de su
proceso?.

7. ¿Cuál es el impacto a los objetivos estratégicos de la empresa que aporta el proceso en el que participa?

8. ¿Qué documentos o entregables son los que contienen estos atributos que el cliente recibe de su
proceso?

9. ¿Los roles y responsabilidades para la ejecución del proceso están claramente definidos y en su caso,
asumidos por los actores involucrados?

10. ¿Todos los actores involucrados con la ejecución del proceso lo realizan de manera estandarizada?

11. ¿Cuál es el disparador del proceso? (Proveedores y entradas –insumos)

12. ¿Qué actividades realiza para lograr estas salidas o entregables de sus procesos? Describa.

13. Dentro de estas actividades y otros elementos clave ¿Cuáles son los factores críticos de éxito que,
estando bajo control, las salidas y la satisfacción de los clientes está asegurada?

14. A lo largo de su ejecución, ¿Cuenta con puntos de control para asegurar un proceso efectivo?

15. ¿Existen indicadores que sirvan para medir la efectividad del proceso, desde la perspectiva del cliente,
la del dueño del proceso y de LA EMPRESA?

16. ¿Los indicadores están relacionados con los objetivos de satisfacción del cliente, excelencia en el
servicio y los objetivos estratégicos de LA EMPRESA?

17. ¿Los indicadores de desempeño son claros para los actores involucrados con la ejecución del proceso?
¿Es claro para ellos el objetivo que persiguen?

18. ¿Qué documentos se utilizan para el desarrollo de las actividades del proceso? Formatos y otros
documentos asociados, impresos y electrónicos.
19. ¿Qué otros actores interactúan con su proceso, ya sea como proveedores, consultados o informados y
son claves para su efectividad?

20. ¿Existen niveles de servicio establecidos y acordados con los Clientes del Proceso y/o con los
proveedores?

21. ¿Existen acuerdos de servicio con otros procesos internos clave de La empresa? Cuáles son, describa.

22. ¿Se tienen metas establecidas para el proceso? ¿Cuáles son? ¿Existen plazos definidos? ¿Cómo se
reportan los resultados?

23. ¿Se tienen documentados los procesos y son representativos de su ejecución?

24. ¿Cuáles son los problemas principales del proceso? Establezca un enfoque bajo la herramienta de las 6
M’s: Recursos Materiales, Maquinaria y Equipo, Métodos de Trabajo, Mano de Obra (Capacidades y
habilidades), Medio Ambiente (clima organizacional), Mediciones (Indicadores y métricas)

25. ¿Cuáles son los riesgos principales a los que está sometido el proceso?

26. ¿Cuáles son las virtudes del proceso que lo mantienen funcional?

27. ¿Existen programas de mejora y/o corrección desarrollados para la mejora continua del proceso?
¿Cuál ha sido el resultado de estas acciones?

28. En caso de los programas de corrección y/o mejora, ¿se realizan acciones de seguimiento de la
ejecución e impacto que generan?

29. ¿Cuál es la relación de los sistemas informáticos con el proceso y a cuáles actividades apoya el
sistema? Describa

30. ¿Cuáles son los principales incidentes que son ocasionados en el proceso con relación a la
infraestructura de TI?

31. ¿La información que recibe y fluye en el proceso cumple con los niveles de calidad definidos por: a)
Completitud, b) Exactitud, c) Oportunidad y, d) Orden?

32. ¿Existen procedimientos alternos para mantener la integridad y funcionalidad del proceso ante un
incidente mayor que degrade la operación normal del proceso?

33. ¿Existen algunos otros aspectos importantes bajo la perspectiva del entrevistado para integrar en el
presente cuestionario?

34. ¿Cuál sería el proceso ideal para obtener los resultados deseados del proceso bajo la perspectiva del
entrevistado? Descríbalo.

35. Describir los volúmenes operacionales del proceso o procedimiento.