IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

JAIRO RODRÍGUEZ VARGAS

Desde el comienzo de la civilización se evidenció la importancia de almacenar, consultar y

codificar la información, es así como las civilizaciones antiguas (egipcia, romana, griega,
arcadios, sumerios y babilonios), sentaron los principios de la archivística, ya en el siglo
XV se cuanta con archivos bien estructurados que almacenaban los datos de la actividad
comercial y de negocios de la Europa de la época, en los siglos posteriores se da un
estudio más científico de los archivos y se generaron normas que rigen hasta la
actualidad.
Es así como en la actualidad y aplicando los avances tecnológicos se dinamiza la función
y objetivos de los archivos y los profesionales que los manejan, dando la importancia que
tienen dentro del proceso no solo en la economía de un país sin también en el desarrollo
socio cultural de cualquier país.
Teniendo en cuenta su función y características los archivos se pueden clasificar así:

Según su organización: corresponde al control ejercido sobre el archivo.

o Centralizados
o Descentralizados
o Descentralizado con control descentralizado
o Descentralizado con control centralizado

Según tu uso: corresponde al tiempo que se determina en las etapas

documentales.
o Archivo activo
o Archivo semiactivo
o Archivo inactivo

Según su naturaleza: corresponde al tipo de entidad que procesa el archivo.

o Archivo público
o Archivo privado de interés público
o Archivo privado

Según su ciclo vital: según su frecuencia de uso

o Archivo de gestión
o Archivo central
o Archivo histórico
La anterior clasificación demuestra el campo de acción de los archivos, que es de
relevancia para las entidades que los generan y consultan, para que ello suceda, el
archivo debe cumplir con unas cualidades:

 Económico
 Simple
 Funcional
 Exactos
 Técnicos
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

JAIRO RODRÍGUEZ VARGAS

Esto refiere que las entidades y los archivos cumplen con una serie de requisitos para
garantizar la efectividad en las funciones propias del archivo, pero las personas que
administran los archivos también deben cumplir con unas características las cuales son
complemento para garantizar el óptimo aprovechamiento de este recurso:

 Orden
 Responsabilidad
 Prontitud
 Cordialidad
 Sigilo profesional
 Concentración
Como se ha venido observando la estructura del archivo y de las personas que lo
manejan se determinó de manera que garantizara el uso adecuado de esta herramienta
importante y se fundamenta en la ley general de archivos de Colombia (Ley 594 de 2000),
establece la división teniendo en cuenta:

 Art. 7 desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia

o Archivo general de la nación
o Archivo general del departamento
o Archivo general del municipio
o Archivo general del distrito

 Art. 8 desde el punto de vista territorial:

o Archivo de entidades de orden nacional
o Archivo de entidades de orden departamental
o Archivo de entidades de orden distrital
o Archivo de entidades de orden metropolitano
o Archivo de entidades de orden municipal
o Archivo de entidades de orden local
o Archivo de nuevas entidades territoriales que se creen por ley
o Archivo de territorios indígenas, que se crean cuando la ley los desarrolle

 Art. 9 desde el punto de vista de la organización del Estado

o Archivos de la rama ejecutiva
o Archivos de la rama legislativa
o Archivos de la rama judicial
o Archivo de los organismos de control
o Archivos de los organismos autónomos
Como se evidencio a través de este documento la importancia y los campos de aplicación
de esta disciplina son incontables es por ello que debemos ser conscientes que con los
avances tecnológicos es claro que la forma de archivar cambiará, por los documentos
digitales y archivos digitales, pero su esencia e importancia nunca será relegada así
mismo la de las personas que los administran.