2018

Manual de Usuario

SGCTC
Sistema de Gestión para la Cooperativa
de Transporte “Calderón”

Responsables

Carolina Cevallos

Alexander Coronel

Fabio Enríquez

Pamela Pachacama

Marco Parco

2018
Contenido

Introducción 2
Objetivo del manual 2
Manual de Usuario 3
Inicio de sesión 3
Ingreso al sistema 3
Módulo Socio 4

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Introducción
El manual de usuario describe los objetivos e información clara y concisa de cómo utilizar
el Sistema de Gestión para la Cooperativa de Transporte “Calderón” SGCTC. Esta empresa
se encuentra ubicada en la parroquia de Calderón, Panamericana Norte Km 14, dedicada a
ofrecer servicio de transporte público en la Ciudad de Quito.

SGCTC fue creado con el objetivo de permitir a la empresa automatizar el control y

registro de Socios, la disponibilidad de unidades con las que cuenta la cooperativa,
programación de rutas, dar seguimiento del mantenimiento de las unidades y la
administración de la caja común diaria que genera cada una. Con el fin de manejar la
información de la cooperativa de manera más organizada para que sus actividades se
desarrollen con eficiencia para dar un mejor servicio en la comunidad.

Este manual resulta muy necesario para que el usuario antes y/o durante el uso del sistema,
ya que guiará paso a paso en la utilización de las funciones de la aplicación. Además, para
explicar su funcionamiento, se incluye las capturas de pantalla de cada interfaz, facilitando
de este modo la comprensión del manual.

Objetivo del manual

El presente documento pretende mostrar al usuario el funcionamiento del Sistema de

Gestión para la Cooperativa de Transporte “Calderón” con la finalidad de ayudar y servir
de guía durante el manejo de la aplicación.

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Manual de Usuario

Inicio de sesión
El sistema comienza con un inicio de sesión, en el cual, el usuario debe digitar su usuario y
contraseña de acceso correspondientes en el login. Para continuar se presiona el botón
ingresar y si los datos ingresados fueron correctos, ingresará exitosamente al sistema. La
ventana de inicio de sesión se muestra en la Fig. 1.

Fig. 1. Ventana de inicio de sesión al Sistema

Ingreso al sistema
A continuación, se le presenta la ventana principal del Sistema de SGCT, como se muestra
en la Fig.2, en la cual se muestra la barra de menú que se encuentra dividida en siete
opciones:

● Socio
● Bus
● Ruta
● Mantenimiento
● Caja Común
● Administración
● Ayuda

Cabe destacar que todo usuario puede ver las siete vistas, restringiendo algunas actividades
que se despliegan dentro de cada opción según la función que el usuario desempeña en la
empresa.
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 Fig. 2. Ventana principal del sistema

Módulo Socio
El sub menú Socio se divide a su vez en cinco operaciones que usted como usuario puede
realizar en el sistema, tal como se muestra en la Fig. 3.

● Registrar nuevo Socio

● Consultar Información de Socio
● Modificar Información de Socio
● Registrar venta de acción
● Dar de Baja a Socio

En este módulo usted podrá registrar un nuevo socio, consultar la información de un socio
identificado por su número de cédula y poder modificar sus datos, registrar la venta de
acción y dar de baja a un socio según sea el caso.

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 Fig. 3. Menú Socio

Registro de un nuevo Socio

El proceso de Registrar un nuevo Socio le permitirá realizar el ingreso de los datos a
definirse, los cuales, se puede visualizar con más detalle en la Fig. 4.:

Campos obligatorios:
● Número de Socio. - Es el número que se genera automáticamente en el sistema,
como un código de socio para mayor control.
● Cédula de Identidad.- Es la cédula de ciudadanía. El sistema permite validar que
el número de cédula sea un número correcto. como se puede observar en la Fig.
5.
● Nombres.- Nombres completos del socio.
● Apellidos.- Apellido Paterno y Materno de socio.
● Fecha de Nacimiento.- Fecha de nacimiento de socio. El sistema permite
seleccionar y buscar la fecha requerida.
● Fecha de Ingreso: la fecha en que un nuevo socio se afilia a la cooperativa. ésta
fecha se establece por predeterminado la fecha actual.
● Pago de Afiliación: Es el pago en dólares que realiza el socio a la cooperativa su
afiliación .

Campos opcionales
● dirección domiciliaria.- Dirección de la vivienda del socio.
● correo Electrónico.- correo electrónico del socio en caso de que tuviera.

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● teléfono Móvil.- campo de 10 dígitos pertenecientes al número telefónico móvil
del socio
● teléfono Fijo.- campo de 9 dígitos pertenecientes al número telefónico de casa
del socio

Fig. 4. Ventana de registro de un nuevo Socio.

Fig. 5. Ejemplo de validación de cédula.

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Si todos los campos ingresados cuplen con el tipo de dato y especificaciones, aparecerá un
visto en cada uno, dando a conocer que los datos son correctos. Así como, se muestra en la
Fig. 6.

Fig. 6. Registro de socio con datos correctos.

Después del ingreso de los datos solicitados se selecciona el botón Guardar, si los campos
ingresados están correctos, el registro se guarda sin ninguna complicación mostrando un
mensaje “Socio ingresado exitosamente”, tal como se muestra en Fig 7.. Caso contrario se
desplegará el mensaje “Uno o más datos están incorrectos”, ver Fig. 8.

Fig. 7. Mensaje de ingreso exitoso

7
 Fig. 8. Mensaje de ingreso fallido.

Consultar Información de un Socio

Para consultar los datos de un Socio existente en el sistema, como primer paso se debe
ingresar el número de la cédula de ciudadanía. El programa permite la búsqueda automática
de los datos de los socios que coincidan con ese número de cédula, así como se visualiza en
la Fig. 9.

Fig. 9. Ventana de consulta de la información de socio

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Está pantalla también cuenta con una opción adicional que facilita la búsqueda de la
información de los socios, y es gracias al botón ver lista de socios,el cual al seleccionar
muestra una nueva ventana como se muestra en la Fig. 10.

Fig. 10. Ventana lista de socios

Modificar Información de Socio

Para modificar los datos de un socio se debe ingresar el número de cédula del socio. Y al
seleccionar buscar la información del Socio se desplegará en la pantalla, con el privilegio
de modificar algunos caracteres, según el cargo que tenga el usuario.
Para el usuario Gerente de la cooperativa, que será el administrador podrá editar los campos
nombres, apellidos, fecha de nacimiento, dirección domiciliaria, correo electrónico, y
números telefónicos. Como se muestra en la Fig. 11.
.

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 Fig. 11. Ventana de modificar Información del Socio

En caso de ingresar un número de socio no existente en la compañía le mostrará un mensaje

como se puede visualizar en la Fig. 12. Caso contrario de no haber ningún problema con la
edición de datos aparecerá el mensaje de confirmación, ver Fig.13. Y a continuación el
mensaje “Los datos del socio se han actualizado exitosamente”, ver Fig.14.

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 Fig. 12. Mensaje de Socio no encontrado en el sistema

Fig. 13. Confirmación de la modificación de Datos del socio.

Fig. 14. Mensaje de Actualización de Datos del Socio modificados

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Registrar venta de acción

El registro de una venta de acción se realiza cuando un socio vende su puesto a otra
persona, entonces, se procede con el cambio en el sistema de los datos del socio actual.
Para lo cual, primero ingresamos el número de cédula del socio saliente y se procede a
consultar la información correspondiente. Cuando la información del socio se ha
encontrado en el sistema se desplegará su información y se activará los campos para el
registro del nuevo socio. Manteniendo el código generado por el sistema. Se puede verificar
el registro de la venta de acción en la Fig. 15.

Fig. 15. Ventana de registro de Venta de acción

Dar de Baja a Socio

Esta acción se realiza cuando el socio ha decidido abandonar la compañía, o ha sido
expulsado debido a conductas inapropiadas dentro de la cooperativa. Para dar de baja a un
socio es necesario ingresar el número de cédula del socio correspondiente y confirmar sus

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datos que se desplegarán en la ventana, como se puede observar en la Fig. 16. A
continuación seleccionaremos el botón de eliminar.

Fig. 16. Ventana de Dar de Baja a un Socio.

Antes de su eliminación el sistema le pide confirmación de la eliminación del socio, así

como se puede observar en la Fig.17.

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 Fig. 17. Mensaje de confirmación para eliminar información de un Socio.

Módulo Bus
El sub menú Buses se divide a su vez en cuatro operaciones que usted como usuario puede
realizar en el sistema, tal como se muestra en la Fig. 18 .

● Registro de nueva unidad.

● Consultar información de unidad.
● Registrar cambio de Bus.
● Eliminar Bus

En este módulo usted podrá registrar una nueva unidad perteneciente a un socio, consultar
la información de una unidad identificada por su número de unidad, registrar cambio de
unidad en el caso de que un socio adquiera una nueva y eliminar una unidad.

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 Fig. 18. Menú Bus

Registro de Nueva Unidad

El proceso de Registro de nueva Unidad le permitirá realizar el ingreso de la información a

definirse, los cuales, se puede visualizar con más detalle en la Fig. 19:

Campos obligatorios:
● Cédula de Socio.- Es la cédula de ciudadanía, identifica al socio a quién se va
ingresar el bus.
● Número de Unidad.- Número único que identifica a cada unidad dentro de la
cooperativa.
● Registro Municipal.- Número que identifica a la unidad dentro de los registros
del municipio de Quito. Es otorgado por la Secretaría de Movilidad de Quito.
● Placa.- Es una combinación de caracteres alfabéticos o numéricos que identifica
e individualiza el vehículo respecto a los demás.
● Estado. - Si está o no en operación.

Campos opcionales:
● Modelo.- Representación de una categoría o tipo de cosas definidas por ciertas
características.
● Marca.- Nombre comercial, especialmente de un tipo de productos.
● Chasis.- Conjunto de caracteres que identifican al chasis.
● Motor.- cosa que proporciona la energía o el estímulo para hacer que algo se
realice o desarrolle.
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 ● Capacidad de pasajeros.- Capacidad que tiene el bus de transportar pasajeros.
● Año: año que se fabricó en bus.
● Clase.- Clase que pertenece el bus, si es articulado o no.

Fig. 19. Ventana de Registro de Bus

Si todos los campos ingresados cuplen con el tipo de dato y especificaciones, aparecerá un
visto en cada uno, dando a conocer que los datos son correctos. Así como, se muestra en la
Fig. 20.

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 Fig. 20. Registro de Bus con datos correctos.

Después del ingreso de los datos solicitados se puede presionar el botón Guardar, si los
campos ingresados están correctos, el registro se guarda mostrando un mensaje “Bus
ingresado exitosamente”, tal como se muestra en Fig 21. Caso contrario se desplegará un
mensaje de error en el ingreso, ver Fig. 22.

Fig 21. Registro de un bus con éxito.

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 Fig. 22. Caso en el que existe errores en el ingreso de información.

En el caso de que se quiera ingresar un bus con el mismo número de unidad que ya
ha sido registrado previamente, el sistema desplegará un mensaje de error como se
muestra en la fig. 23. Lo mismo sucede con un registro municipal ya registrado en el
sistema. La fig 24. muestra este caso.

Fig 23. Error: ingreso de un número de unidad ya existente en el sistema.

Fig 24. Error: Registro municipal ya registrado en el sistema.

Consultar Información de Bus

Esta operación permitirá al usuario consultar la información de un bus previamente
registrado en el sistema. El proceso en si se realiza con el ingreso del número de
unidad, después el usuario debe hacer click en el botón “Buscar”. si existe dicho bus se

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despliega la información tal como se muestra en la fig 25. Caso contrario se desplegará
una ventana notificando que no se ha encontrado el bus, tal caso muestra la fig 26.

Registrar Cambio de Bus

Esta operación permitirá al usuario registrar el cambio de un bus, es decir, si un socio
adquiere un nuevo bus, éste deberá ser registrado en el sistema en reemplazo al bus
anterior perteneciente a dicho socio. Para esto se debe consultar primeramente el bus
anterior y de ahí realizar el correspondiente registro del nuevo bus. La fig 27. muestra
un ejemplo de registro de una unidad con la información correcta. En cambio Fig 28.
muestra el caso que no se encontró registros de un bus a cambiar.

Fig. 27 . Registro de cambio de bus exitoso.

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 Fig 28. Búsqueda de un bus a cambiar, no existen registros.

Eliminar Bus.
Para eliminar un bus en el sistema, el usuario debe digitar el número de bus, si existen
registros se mostrará información correspondiente a dicho bus, luego se procede a
eliminar usando el botón eliminar. Un ejemplo muestra la Fig 29. y las fig 30 y fig 31
muestran las ventanas indicando que si se desea eliminar y eliminación exitosa en el
caso que se seleccione la opción “Sí” en la ventana de la fig 30.

Fig 29. Búsqueda de un bus a eliminar.

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 Fig. 30.Ventana que permite al usuario si realmente desea eliminar el bus.

Fig. 31. Ventana que indica al usuario que se ha eliminado correctamente el Bus.

Módulo Rutas
El sub menú Rutas se divide a su vez en cuatro operaciones que usted como usuario puede
realizar en el sistema, tal como se muestra en la Fig. 32.

● Asignar Bus a Ruta

● Consultar Asignación
● Modificar Asignación
● Eliminar Asignación

En este módulo usted podrá asignar un bus a una ruta, consultar la información de la
asignación, modificar una asignación o eliminar la asignación.

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 Fig. 32. Menú Ruta

Ingresar Planificación de Cobertura de Rutas

El proceso de planificar una ruta permitirá ingresar la información sobre qué bus recorrerá
una ruta específica en una fecha definida Fig. 33.:
Para cargar el documento de rutas presione en el botón examinar y seleccione el documento
a importar, a continuación ingrese el mes y año de la ruta que se va a registrar. La ruta está
cargada tal como se muestra en la Fig. 33.

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 Fig. 33. Ventana Importar plan de cobertura de rutas.
Consultar plan de Cobertura de Rutas
Para consultar el plan de cobertura se puede buscar por mes o año según se requiera. Así por
ejemplo, se selecciona la casilla mes y se ingresa el número del mes requerido, y a continuación
seleccione buscar y se desplegará una vista tal como se muestra en la Fig. 34.

Fig. 34. Ventana de Consulta de Cobertura de Rutas.

Actualizar registro de Ruta de la Unidad

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Para actualizar un regis registro de Ruta es necesario conocer el número de Unidad o si el
usuario requiere buscar registro por fecha. Así como se muestra en la Fig. 35.

Fig. 35. Ventana de actualizaciòn de Rutas

Módulo de Mantenimiento
El sub menú Mantenimiento se divide a su vez en cuatro operaciones que usted como
usuario puede realizar en el sistema, tal como se muestra en la Fig. 36 .

● Registrar Mantenimiento
● Consultar Mantenimiento.
● Actualizar Mantenimiento.
● Eliminar Mantenimiento.

En este módulo usted podrá registrar un nuevo Mantenimiento perteneciente a un bus, esta
sección nos permite registrar información de un mantenimiento realizado a una unidad,
realizar consultas, modificar y eliminar según sea el caso

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 Fig. 36.Menú Mantenimiento

Registrar Mantenimiento

El proceso de registrar un bus en mantenimiento le permitirá ingresar la información sobre

un bus que ha entrado en mantenimiento Fig. 51.:

Campos obligatorios:

● Número de Bus.- identificador del bus en mantenimiento

● Fecha de Salida.- Fecha de fin del mantenimiento
● Próximo Cambio.- Fecha del próximo mantenimiento
● Kilometraje.- Kilometraje del bus al momento del mantenimiento
● Tipo de Mantenimiento.- Tipo de mantenimiento realizado
● Detalle de Mantenimiento.- Descripción del mantenimiento
● Responsable.- Persona responsable del mantenimiento
● Costo.- Costo final del mantenimiento

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Consultar Mantenimiento

Para consultar los datos de un Mantenimiento existente en el sistema, como primer paso se
debe ingresar el código del bus y la fecha. El programa permite la búsqueda automática de
los datos de los que coincidan con esta información, así como se visualiza en la Fig. 58.

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actualizar Mantenimiento

Para modificar los datos de un mantenimiento se debe ingresar el código del bus. Y al
seleccionar buscar la información del mantenimiento se desplegará en la pantalla, con el
privilegio de modificar algunos caracteres

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Eliminar Mantenimiento

Para eliminar un mantenimiento en el sistema, el usuario debe digitar el número de

bus, si existen registros se mostrará información correspondiente a dicho bus, luego
se procede a eliminar usando el botón eliminar. Un ejemplo muestra la Fig 64. y las fig
y fig 31 muestra las ventanas indicando que si se desea eliminar y eliminación exitosa
en el caso que se seleccione la opción “Sí” en la ventana de la fig 30.

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Módulo Caja Común.

El sub menú Caja Común se divide a su vez en cuatro operaciones que usted como usuario
puede realizar en el sistema, tal como se muestra en la Fig. 3.

● Registrar Caja Común de la Unidad

● Consultar Caja Común de la Unidad
● Modificar Caja Común de la Unidad
● Eliminar Caja Común de la Unidad

En este módulo usted podrá registrar un recaudo realizado a la caja común, consultar los
buses que se encuentran en mantenimiento.

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Registrar Caja Común

El proceso de registrar un recaudo le permitirá ingresar la información sobre el recaudo que

se encuentra

30
Consultar Caja Común

Para consultar los datos de un Recaudo existente en el sistema, como primer paso se debe
ingresar el código del bus y la fecha. El programa permite la búsqueda automática de los
datos de los que coincidan con esta información.

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Módulo Administración.
El submenú Administración se divide a su vez en cuatro operaciones que usted como
usuario puede realizar en el sistema, tal como se muestra en la Fig.xx .

● Registrar nuevo Usuario

● Actualizar Usuario
● Eliminar Usuario
● Lista de Usuarios

En este módulo usted podrá registrar los usuarios del sistema, consultar los usuarios
registrados, modificar o eliminar los usuarios del sistema.

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Registrar Nuevo Usuario

El proceso de registrar un bus en mantenimiento le permitirá ingresar la información sobre

un bus que ha entrado en mantenimiento Fig. 4.:

Campos obligatorios:

● Cédula.- identificador del bus en mantenimiento

● Nombre de Usuario.- Fecha de fin del mantenimiento
● Cargo.- Fecha del próximo mantenimiento
● Contraseña.- Kilometraje del bus al momento del mantenimiento

33
Después del ingreso de los datos solicitados se selecciona el botón Guardar, si los campos
ingresados están correctos, el registro se guarda sin ninguna complicació.,

Actualizar Usuario
Para modificar los datos de un usuario se debe ingresar la cédula. Y al seleccionar buscar la
información del usuario se desplegará en la pantalla, con el privilegio de actualizar algunos
caracteres.

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 .

En caso de ingresar una cédula de usuario no existente en la compañía le mostrará un

mensaje. Caso contrario de no haber ningún problema con la edición de datos aparecerá el
mensaje de confirmación. Y a continuación el mensaje “Los datos del usuario se han
actualizado exitosamente”,

Eliminar Usuario

Para eliminar un usuario en el sistema, el usuario debe digitar la cédula del usuario a
eliminar, si existen registros se mostrará información correspondiente a dicho
usuario, luego se procede a eliminar usando el botón eliminar. Un ejemplo muestra la
Fig 29. y las fig 30 y fig 31 muestra las ventanas indicando que si se desea eliminar y
eliminación exitosa en el caso que se seleccione la opción “Sí” en la ventana de la fig
30.

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 Búsqueda de un usuario a eliminar.

Módulo de Ayuda.

Este módulo sirve para que el usuario tenga accesos a información y tutoriales del uso de SGCTC

Acerca de la cooperativa Calderon

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