“Guía práctica para implementar un

Sistema de Gestión en su empresa”

23 DE SEPTIEMBRE DE 2013
ING. ROCÍO GUTIÉRREZ DÁVILA
¿Qué es un Sistema de Gestión?

3.2.1 3.2.2
sistema sistema de gestión
conjunto de elementos sistema (3.2.1) para establecer la
mutuamente relacionados o política, los objetivos y para lograr
que interactúan. dichos objetivos.

NOTA: Un sistema de gestión de una organización (3.3.1) podría incluir diferentes

sistemas de gestión, tales como un sistema de gestión de la calidad (3.2.3), un sistema de
gestión financiera o un sistema de gestión ambiental.
¿Qué es un Sistema de Gestión (SG)?

Un SG es una forma de trabajo en la que se requiere la mejora continua de las políticas, los
procedimientos y procesos de la organización; esto le permite a la empresa aprovechar y
desarrollar su potencial.

Un SG formaliza una estructura operacional de trabajo, documentada e integrada a los

procedimientos técnicos y gerenciales; apoyados de los siguientes elementos:

1. Estrategias;
2. Estructura organizacional;
3. Recursos;
4. Procesos y
5. Documentos (internos y externos)
¿Qué es un Sistema de Gestión (SG)?

- Políticas, objetivos y lineamientos del SG

aplicable a la organización.
1.Estrategias
- Alineadas a los resultados que la organización
desee obtener.
¿Qué es un Sistema de Gestión (SG)?

2. Estructura - Definir y establecer una estructura de

Organizacional responsabilidades, autoridades y de flujo de la
comunicación dentro de la organización.

DG

STAFF

Gerencia de
Gerencia de Gerencia de
Administración y
Operaciones Ventas
Finanzas
 ¿Qué es un Sistema de Gestión (SG)?

• Definir asignaciones claras del personal,

• Equipo y/o maquinarias necesarias para la producción o
prestación del servicio,
3. Recursos
• Determinar el ambiente de trabajo y
• Identificar y asignar el recurso financiero necesario para apoyar
la implementación, mantenimiento y mejora del SG.
¿Qué es un Sistema de Gestión (SG)?

- Determinar e implementar los procesos, actividades y

procedimientos requeridos para la realización del producto /
servicio.
4. Procesos
- Alineados al logro de los objetivos
- Definir las actividades de seguimiento y control para la
operación eficaz de los procesos.
 ¿Qué es un Sistema de Gestión (SG)?

- Manual del SG;

- Procedimientos,
- Mapeos de proceso,
- Planes de control,
5. Documentos - Instrucciones de trabajo,
(internos y externos) - Registros y
- Normas
- Leyes
- Reglamentos
¿Por qué son necesarios los
Sistemas de Gestión ?
Rentabilidad Globalización

Porque permiten a la Crecimiento Competitividad

organización, aprovechar
y desarrollar su potencial
para enfrentar los retos y
desafíos del mercado Capacidad
Tecnología de
actual. adaptación

Velocidad de
los cambios
La implementación eficaz de un sistema de gestión puede ayudar
a la organización a:

Aumentar la satisfacción
Mejorar la eficacia
Reducir costos de clientes y partes
operativa
interesadas

Lograr mejoras Proteger la marca y la

Potenciar la innovación
continuas reputación

Gestionar los riesgos

sociales, Eliminar las barreras al Aportar claridad al
medioambientales y comercio mercado
financieros
La implementación eficaz de un sistema de gestión permite a la
organización actualizar:

1. Estrategias,
2. Operaciones,
3. Calidad del producto y
4. Mejorar el nivel del
servicio.
¿Qué necesitamos para implementar un Sistema de Gestión (SG)?
Contratación de consultoría de un
consultor externo
Capacitación en la(s) norma(s) del
sistema de gestión.
Capacitación al equipo auditor.
Contratación del organismo de 3ª-
parte.
1. Decisión y compromiso de la alta dirección
para implementar el SG
2. Autoevaluación o Diagnostico externo Nombramiento del líder o
Coordinador del SG
3. Conocimiento en la(s) norma(s) del SG
aplicables a la organización
4. Planeación del Proyecto Integración del comité de trabajo
5. Inicio del Proyecto
Selección y capacitación del
6. Implementación y medición del SG
equipo auditor
7. Auditoría interna del SG
8. Revisión del SG
9. Auditoría de certificación del SG
¿Qué necesitamos para implementar un Sistema de Gestión (SG)?

1. Decisión y compromiso de la alta dirección

para implementar el SG

 Estar convencido de las ventajas de tener una

herramienta administrativa que ayude al negocio a
mejorar continuamente.
 Estar informado de que es un sistema de gestión y
los retos que conlleva implementarlo en su
organización.
¿Qué necesitamos para implementar un Sistema de Gestión (SG)?

2. Autoevaluación o Diagnostico externo

 Determinar el estado que tiene la

organización vs. el sistema de gestión que se
desea implementar (calidad, ambiental,
seguridad en los alimentos, seguridad en la
información, seguridad y salud en el trabajo,
etc.)
¿Qué necesitamos para implementar un Sistema de Gestión (SG)?
3. Conocimiento en la(s) norma(s) del SG aplicables a la organización

Ayuda a
prevenir y
Identifica y controlar
Identifica y controla su los riesgos
controla impacto y en el lugar ISO 50001
Productos y los riesgos comportamiento de trabajo . Gestión de la
servicios de ambiental. ISO 27000 energía
cumplen con seguridad Sistema de
los alimentaria ISO 18000 Gestión de
requerimientos Sistema de seguridad de la El uso eficiente de
del cliente ISO 14000 Seguridad y Información la energía ayuda
Sistema de Salud en el a:
ISO 22000 Gestión Trabajo - ahorrar dinero y
Sistema de Ambiental Identifica - -conservar los
Gestión de riesgos,
ISO 9001 recursos y
Seguridad amenazas y
Sistema de - hacer frente al
Alimentaria vulnerabilidad
Gestión de la cambio
Calidad es en el climático
manejo de la
información.
¿Qué necesitamos para implementar un Sistema de Gestión (SG)?

4. Planeación del Proyecto:

 Objetivo del proyecto,

 Alcance
 Duración
 Recursos
 ¿Quién, Qué, Cómo,
Cuándo, Dónde?
¿Qué necesitamos para implementar un Sistema de Gestión (SG)?

 Programa de concientización- Compromiso y

5. Inicio del proyecto liderazgo de la dirección:
 ¿Qué resultados hemos obtenido?
 ¿Porqué es necesario implementar un SG?
 ¿Qué sistema vamos a implementar?
 ¿Qué necesitamos?
 ¿Qué nos toca hacer?
 ¿Cuál es la meta?
 ¿Lo podemos lograr?
 ¿Cómo nos mantendremos informados?
¿Qué necesitamos para implementar un Sistema de Gestión (SG)?
 Programa de desarrollo y validación de los
documentos del SG
 Política, objetivos e indicadores de los procesos.
 Identificar los procesos
5. Inicio del proyecto  Estructura organizacional, responsabilidades, autoridad y
comunicación
 Desarrollar los documentos y registros
 Difundir los documentos del SG
¿Qué necesitamos para implementar un Sistema de Gestión (SG)?

 Monitoreo de la aplicación de los procedimientos,

6. Implementación y
 Medición de los objetivos e indicadores de los
medición del SG procesos,
 Generar acciones correctivas y preventivas
¿Qué necesitamos para implementar un Sistema de Gestión (SG)?

7. Auditoría interna del SG

 Planear las auditorías internas,

 Evaluación objetiva e imparcial,
 Identificar las áreas de oportunidad del SG,
 Implementar acciones preventivas y correctivas
¿Qué necesitamos para implementar un Sistema de Gestión (SG)?

8. Revisión del SG

Información
relacionada al Análisis de los
desempeño del SG resultados

Mejora continua
del SG.
¿Qué necesitamos para implementar un Sistema de Gestión (SG)?

9. Auditoría de certificación del SG

 Cotización y selección del organismo de certificación

 Revisión documental
 Auditoria de certificación
 Auditoria de mantenimiento
 Recertificación
Conclusiones

El sistema de gestión es una herramienta administrativa que debe ser parte de las
estrategias de la dirección para ayudar a su negocio a:

 Enfrentar los retos del mercado actual.

 Asegurar que las operaciones comerciales sean lo más eficientes posible,

 Aumentar la productividad y

 Mejorar continuamente.
Gracias por su atención

Ing. Rocío Gutiérrez Dávila

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