EJERCICIO DE CIRCULOS DE CALIDAD

CIRCULOS DE CALIDAD

Fábrica El Zeppelín es una empresa manufacturera textil con 51 años en el

mercado, es una empresa familiar que cuenta con 350 empleados y su planta de
producción está ubicada en la ciudad de Quetzaltenango.
Los productos que fabrica están dirigidos a toda la familia y actualmente es líder
en la línea de ropa para bebes, niños y niñas.

La junta Directiva preocupada por:

1.- La Rotación de Personal.

2.- La falta de Motivación.
3.- Problemas de inventario.
4.- Demoras en la entrega de pedidos.
5.- Maquinaria obsoleta.
6.- Competencia Agresiva
7.- Globalización (apertura de fronteras) TLC.
8.- Falta de Delegación.
9.- Problemas de Comunicación.

Por lo anteriormente expuesto se ha visto en la necesidad de contratarlos para

implantar el método de círculos de calidad con el objeto de aumentar su productividad
y por ende su rentabilidad para poder mantenerse a la vanguardia de la industria textil.

IMPLANTACION

OBJETIVOS:

1) Capacitar a los participantes en el manejo de círculos de calidad.

2) Que el participante administre técnicamente un equipo y resuelva problemas
o planifique proyectos de mejora.

CONTENIDO:

1.- Planeación de los Equipos.

2.- Selección de los Proyectos.

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3.- Guía de una Reunión efectiva.

4 Reglas de la Reunión.
5 Metas de la primera reunión
6 Preparación de la primera reunión y desarrollo de proyectos.

Objetivos.
Participación del personal (autodesarrollo)
Colaboración con la empresa.
Beneficios Tangibles (Sinergia)

En primer lugar se debe considerar que los equipos utilizarán las

herramientas de mejoramiento, para los cuales nadie es un experto... pero es
necesario tomar en cuenta que cada persona en su área sí lo es.

Cada grupo se ajusta a su propio ritmo de trabajo, y cada miembro puede

hacer de éste una agradable contribución al trabajo de conjunto en toda la
organización.

La empresa El Zeppelín debe ver a los equipos de mejoramiento como una

herramienta de apoyo a su gestión no como un fin ni como una competencia.

Los equipos de mejoramiento ayudan al trabajo cotidiano en la resolución

de problemas por ser eminentemente prácticos y, finalmente generan beneficios
tanto para la empresa como para el trabajador.

1.- PLANEACION DE LOS EQUIPOS

1.1. Compromiso Gerencial

Antes de hablar de equipos de mejoramiento, debe evidenciarse el

compromiso gerencial hacia el trabajo en equipo y es tarea del facilitador
(coordinador) dejar en la gerencia el concepto claro. La gerencia debe
apoyar y definir el papel del equipo en el proceso de calidad, también debe
tener mucha paciencia y saber escuchar.

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1.2. Planeación

Una vez que se tiene el apoyo de la gerencia se procede a decidir dónde y

cuando transmitir el concepto a todo el personal. Se debe planear la
publicidad, promoción, entrenamiento, apoyo económico y sistemas de
reconocimiento.

1.3 Publicidad
Ya establecido el plan se deben utilizar los medios de la empresa para
transmitir el programa, éxitos del equipo, comunicaciones etc. Para ello
se sugiere el uso de carteleras, creación de afiches, periódico interno etc.

1.4 Obtención de Voluntarios

El primer equipo debiera ser a nivel gerencial (equipo guía) el cual, con su
ejemplo, será el iniciador del programa. Ya iniciado con ellos, el trabajo
en equipo se puede involucrar a otras gerencias o diferentes mandos que
entrarán en acción. El equipo gerencial coordinará las actividades con el
facilitador (educación, presentaciones etc.)

1.5 Entrenamiento y oportunidad

Es muy importante que el facilitador y el grupo gerencial seleccione un
equipo de lideres a quienes capacitar con todas las herramientas,
dinámicas de grupos etc. con el fin de formarlos como facilitadores. Pero
sobre todo hay que encontrar el momento oportuno para la capacitación
así como la formación del equipo de trabajo en el futuro.

1.6 Expectativas
Siendo los equipos de mejoramiento un apoyo a la gestión empresarial, es
importante dejar visible las expectativas internas del equipo. El
facilitador encauzará ambas en todos los equipos.

1.7 Medición de resultados

Mediante mecanismos propios a la empresa, el equipo gerencial y el
facilitador, establecerán los mecanismos de medición de resultados (Q ,
horas hombre ahorradas, etc.) con el fin de medir el trabajo de todos los
equipos.

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1.8 Reconocimiento
Debe hacerse público el reconocimiento del equipo que de acuerdo a la
medición de resultados haya sido el mejor. Se establecerán fechas
especiales para la premiación y se reconocerá el trabajo de cada equipo,
Aún sin ser el mejor.

2.- SELECCIÓN DE LOS PROYECTOS

La selección de un proyecto es únicamente una parte de un gran esfuerzo

para transformar una organización. Los proyectos de mejora son
usualmente hechos porque un gerente o grupo decide que el cambio debe
ocurrir.

Los gerentes involucrados en el proceso de calidad total son los más

calificados para seleccionar proyectos después de consultar con el equipo
líder.

Para la selección de los proyectos se tomará en cuenta lo siguiente:

Qué tenga un impacto directo en los clientes externos de la Empresa
(ejemplo evitar errores en los códigos de Barra).
Los efectos de los cambios producidos se muestren en pocas semanas
(reducción de reclamos)
Se dé el cambio sin sufrir muchas transiciones
Sea simple con puntos claros, definidos y, si es un proyecto complicado, se
dividirá en pequeños proyectos.
Que sea de importancia a cada gerente involucrado.

2.1.- ELECCIÓN DE LOS MIEMBROS

Los roles que se definirán entre los participantes son:

Equipo guía: Es el que dará soporte a las actividades de los equipos de

mejoramiento, brindando los recursos necesarios. Este grupo de personas
(de 3 a 6) tendrá diversas fortalezas y recursos para elegir los procesos a
mejorar y la autoridad final para hacer los cambios en la empresa.

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Equipo Líder: Es el equipo que, arreglando los detalles logísticos y

facilitando reuniones, constituye el punto de contacto entre los equipos y
el resto de la empresa. Este equipo registrará los resultados de las
reuniones, presentaciones, gráficas, etc. Otra función consistirá en
ayudar a resolver los conflictos que se den por falta de cooperación. Cada
4 ó 6 meses llevará a cabo reuniones con el equipo guía.

Facilitador (Coordinador) Será la persona que se entrenará en manejo de

equipos de trabajo. Esta persona tendrá además capacitación tanto en
proyectos gerenciales como en estadística y herramientas de
mejoramiento. No podrá pertenecer a ningún equipo y jugará un papel
neutral limitándose a observar el progreso de los equipos y evaluará como
funcionan.

3.- LINEAMIENTOS DE UNA REUNION

PRODUCTIVA

Reglas para que las reuniones sean productivas:

3.1.- Usar agendas.
3.2- Tener un Facilitador
3.3- Tomar unos minutos
3.4- Establecer la agenda de la siguiente reunión y evaluación de la
reunión.
3.5- Respetar la regla de “100 millas”

3.1 USAR AGENDAS

Toda reunión tendrá una agenda de preferencia trazada desde la reunión
anterior y desarrollada en detalle por uno dos de los miembros. Antes de
la reunión debe entregarse ésta o escribirla visiblemente.
La agenda deberá contener la siguiente información
Tópicos de la agenda (en una oración)
Asistentes.
Guía de tiempo de la reunión
Items a tratar en próxima reunión.
Además deben contemplar las siguientes actividades:
Reunión no mayor de 2 horas.
Evaluación de la agenda.

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3.2 TENER UN FACILITADOR

Cada reunión deberá tener un facilitador que será el responsable de
mantener el enfoque de la reunión. Este rol es apropiado para el líder del
equipo, pero en este caso se rotará la responsabilidad entre sus
miembros.
Responsabilidades del Facilitador:
a) Mantener el enfoque de la discusión.
b) Intervenir en la discusión si existen muchas interrupciones.
c) Prevenir con tacto a los que quieran dominar la reunión.
d) Llevar toda discusión a un acercamiento.
e) Notificar al grupo cuando la reunión haya terminado, tomándose la
decisión si se continúa o se propone una nueva reunión.

3.3 TOMARSE UNOS MINUTOS

Para la reuniones se tendrá un secretario(a) que llevará un registro de los
puntos tratados, decisiones hechas, fechas (qué y cuándo) y los aspectos
que el grupo haya enfatizado en la reunión o para el futuro. Los miembros
del equipo dedicarán unos minutos para reconstruir las reuniones
recordando por si mismos las decisiones tomadas por ellos o acciones que
necesiten ser ejecutadas o revisadas, o si han sido olvidadas.

3.4 ESTABLECIMIENTO DE LA SIGUIENTE AGENDA Y EVALUACIÓN DE

LA REUNION.
Al final de cada reunión se establecerá la agenda para la siguiente
reunión. Es importante evaluar y revisar cada reunión. La evaluación
deberá incluir decisiones para mejorar la próxima reunión y ayudar como
retroalimentación para el facilitador.

3.5 RESPETAR LA REGLA DE LAS 100 MILLAS

Una vez que comienza la reunión, cada miembro deberá poner su completa
atención. Nadie debe ser interrumpido por llamadas telefónicas, u otro
tipo de distracción a lo largo de la reunión a menos que sea urgente.
Hacer de caso que la reunión se hace a 100 millas de distancia. Esta regla
será comunicada a quienes toman mensaje por teléfono (secretarias,
recepcionistas) con el fin de que no se interrumpa el trabajo del equipo
durante 2 horas que dure la reunión.

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4. REGLAS DE LA REUNION
Se establecerán ciertas reglas o normas de cómo se debe proceder en las
reuniones entre ellas estarán las siguientes:

Atención: La atención deberá tener alta prioridad en las reuniones, no se

permitirán ausencias en virtud que se le quita seriedad a las mismas.

Puntualidad: Las reuniones deberán iniciarse y finalizarse puntualmente.

Esto ayudará a no perder el tiempo.

Lugar y hora: Se establecerá un mecanismo de información de hora y lugar

donde se llevará cabo la reunión.

Reunión Mensual: Cada equipo se reunirá mensualmente con el equipo líder

para ponerse de acuerdo cuando y cómo hacer la reunión.

Participación: Respetar todo punto de vista, el cual es valioso. Se evitará

la participación desigual.

Asignación: El trabajo será asignado a cada miembro del equipo

equitativamente.

Cortesía: Escuchar, no interrumpir y no conversar.

Rotación: en cada reunión se rotarán las tareas como: arreglo del lugar,
materiales a necesitar etc.

5.- METAS EDUCACIONALES DE LA PRIMERA REUNION

Para la primera reunión se considerarán algunos conceptos de educación

como primeras metas en la ruta de calidad de la empresa, con el objeto de
que el grupo se vaya conociendo así como para que practiquen las
herramientas que aprendieron.

La Meta: conceptos de calidad

a) Como se ha movido la empresa en la ruta hacia la calidad? Cómo evalúa
su progreso?

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b) Qué es Calidad? Cómo se mide? Cómo utiliza el concepto en su

trabajo?
c) Qué es un equipo? Cómo cree que puedan trabajar en su empresa?
d) Ve usted su trabajo como parte del proceso de calidad total?
e) Al enfrentar un problema, usted se enfoca sólo en corregir?

CONDUCCIÓN DE LA PRIMERA REUNION

1.- Antes que lleguen todos los participantes verifique

que tiene todo el instrumental necesario, como: rotafolios, iluminación,
fotocopias, material a entregar,
etc.
2.- Inicie su reunión a la hora en punto. Esto, le dará seriedad al trabajo
de grupos que se inicia.
3.- Romper el hielo con alguna dinámica es importante en este momento y
se puede utilizar para enfocar al participante a que deje los problemas de
otra índole fuera del grupo.
4.- Finalice presentando formalmente a todos los participantes para que
se conozcan y se interrelacionen.

6.- PREPARACIÓN DE LAS PRIMERAS REUNIONES Y

DESARROLLO DE PROYECTOS

Aparte de afianzar los conocimientos en Calidad , en las siguientes

reuniones se hará el análisis de la Misión de la empresa, como ha sido
declarada , divulgada e intrumentalizada.

Posterior a la primera reunión, se identificarán los roles que van a vivir

dentro del grupo así como las tareas que se realizarán a favor del mismo.

Se trazará un plan de mejora tanto para el grupo, como a nivel de la

compañía, identificando los datos pertinentes, para llevar a cabo dicho
plan.

Se ajustará la agenda a los temas contemplados en ella y si por alguna

eventualidad se hace necesario alguna modificación se hará por consenso.

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Finalmente la agenda deberá contemplar la retroalimentación para el

equipo. Se deberá facultar a este a realizar las mejoras necesarias en las
futuras reuniones.

Como primer paso para implantar los círculos de calidad se programó un

seminario para familiarizar a los ejecutivos con las ventajas, beneficios, y costos
asociados con los círculos de calidad
(sensibilización). (ver sensibilización hojas adjuntas)
Posteriormente se visitaron algunas empresas como Tejidos imperial, Colgate
Palmolive etc. Para observar detalles del funcionamiento de los círculos en acción
(concientización).
En estas empresas informaron que llevar a cabo un Programa de Círculos de
Calidad requiere de un proceso teniendo resultados a largo plazo por lo que requiere
apoyo de la Gerencia General para su implantación.

Luego se acordó con la Junta Directiva de contratar a un experto en

herramientas estadísticas para que se le facilite a las personas la resolución de los
problemas y la presentación de los resultados a través del buen uso de estas
herramientas.(capacitación).

Con el personal capacitado se escogió al encargado de relaciones públicas como el

primer facilitador el cual como requisito debía ser una persona dispuesta y con buena
actitud.

Seguidamente se procedió a evaluar a los jefes, supervisores y operarios de la

aceptación de los círculos de calidad y se invitaron a los trabajadores en general que se
interesaran para la formación del comité de dirección, así también se invitó a los
integrantes del sindicato asegurándoles que en los círculos de calidad no se discutirían
problemas de relaciones obrero- patronales, siendo el objetivo primordial lograr el
crecimiento de la industria textil a nivel Centroamericano a través de trabajar con
eficiencia, y calidad.

Con todo el material disponible se entrenaron a los supervisores voluntarios y se

les motivo para iniciar los círculos de calidad en sus departamentos.

Con el guía y facilitador entrenados se organizaron los círculos de calidad en los

Departamentos de Producción, Ventas y Procesamiento de Datos dejándoles a su

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discrecionalidad que problemas empezarían a avaluar, para lo cual acordaron reunirse una
hora por semana y los grupos quedaron integrados de 3 a 5 personas.

Con los resultados obtenidos de los primeros problemas se dieron a conocer a

todo el personal a través de un boletín informativo, con el objeto de atraer a nuevos
miembros, así mismo se coloco un buzón de sugerencias en la cafetería de la empresa.

Como los resultados que se dieron a conocer resolvieron problemas relevantes que
afectaban la comunicación entre los Departamentos de Producción y Ventas la Junta
Directiva acordó establecer un sistema de incentivos (descuentos en compras,
bonificaciones en salarios) a los círculos que aportaran ideas de beneficio a la empresa y
seguir con la capacitación continua.

Por último se le recomendó a la empresa El Zeppelín continuar con la capacitación

de nuevas técnicas, seminarios, y otras actividades para ayudar al desarrollo de las
personas en este programa.

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