METODOLOGÍA PARA LA PRESERVACÍON Y

CONSERVACÍON DE ÍNFORMACÍON GEOGRAFÍCA

2016
Contenido
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................... 4
ALCANCE ..................................................................................................................................................... 5
OBJETIVOS ................................................................................................................................................... 5
Objetivo General ..................................................................................................................................... 5
Objetivos específicos ............................................................................................................................... 5
1. MARCO TEORICO Y NORMATIVO ........................................................................................................ 6
1.1. Normatividad y criterios de aplicación ........................................................................................ 6
1.1.1. Leyes...................................................................................................................................... 6
1.1.2. Decretos ................................................................................................................................ 7
1.1.3. Resoluciones ......................................................................................................................... 8
1.1.4. Acuerdos ............................................................................................................................... 9
1.1.5. Circulares............................................................................................................................. 11
1.1.6. Normas técnicas .................................................................................................................. 11
1.2. Sistema de gestión documental ................................................................................................. 12
1.2.1. Unidades de información .................................................................................................... 13
1.2.2. Normalización ..................................................................................................................... 15
1.2.3. Sistema integrado de conservación .................................................................................... 18
1.2.4. Acceso y recuperación de información............................................................................... 21
2. METODOLOGÍA PARA LA PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE PRODUCTOS GEOGRÁFICOS ........ 30
2.1 procedimiento para el inventario y generación de metadatos geográficos .............................. 30
2.1.1 elaborar diagnóstico documental ....................................................................................... 30

2
 2.1.2 Planeación ........................................................................................................................... 33
2.1.3 ejecución y puesta en marcha ............................................................................................ 40
2.2. Sistema integrado de conservación ........................................................................................... 46
2.2.1 Conservación Documental .................................................................................................. 47
2.2.2 Unidades de Conservación.................................................................................................. 52
2.2.3 Depósitos ............................................................................................................................ 58
2.2.4. Gestión de Desastres ............................................................................................................... 70
2.3. Migración a otros medios de los productos geográficos ........................................................... 73
2.3.1. Proceso para la digitalización de productos geográficos.................................................... 73
2.3.2. Proceso para la microfilmación de productos geográficos ................................................ 76
3. RECOMENDACIONES ......................................................................................................................... 77
4. GLOSARIO .......................................................................................................................................... 78
5. BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................................... 92

3
INTRODUCCIÓN
La información geográfica constituye uno de los activos más preciados al interior de cualquier
organización que produzca, custodie o utilice datos geográficos para cumplir con sus objetivos
estratégicos; en tal sentido, la implementación de programas de gestión documental que ayuden a su
producción, distribución, organización, consulta, conservación y disposición final, constituyen elementos
necesarios para lograr una gestión de información eficiente, razón por la cual, dentro de estos programas
es de vital importancia desarrollar e implementar el Sistema Integrado de Conservación (SIC), el cual
permite a la entidad planificar las actividades y prácticas para salvaguardar los productos geográficos.
Por lo anterior, el documento CONPES N° 3585 de 2009: “Consolidación de la Política Nacional de
Información Geográfica y la Infraestructura Colombiana de Datos Espaciales (ICDE)”, estableció como
meta la generación de la metodología para la preservación y conservación de información geográfica,
documento del cual es responsable el Instituto Geográfico Agustín Codazzi (IGAC), por medio de su
Oficina Centro de Investigación y Desarrollo en Información Geográfica (CIAF).

En ese sentido dicha metodología busca plasmar de manera clara las consideraciones necesarias para la
preservación y conservación de productos geográficos, teniendo en cuenta criterios nacionales e
internacionales, con el fin de servir de instrumento de orientación y apoyo para las entidades miembros
de la ICDE en la planificación y puesta en marcha del SIC, enmarcado en un programa de gestión
documental.

En el desarrollo de la metodología se han adoptado cada una de las directrices y parámetros establecidos
por el Estado Colombiano a partir del Archivo General de la Nación, ente rector en el tema. Así mismo,
se han adaptado algunos criterios y experiencias reglamentados a nivel internacional por la Federación
Internacional de las Asociaciones e Instituciones Bibliotecarias - IFLA y la Organización de las Naciones
Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura –UNESCO, entre otras.

La metodología de preservación y conservación de información geográfica se encuentra dividida en dos

grandes capítulos: el primero orientado a la conceptualización que se debe tener en cuenta para generar
las políticas y actividades del SIC. En la segunda parte, se encuentran cada una de las actividades que
deben realizarse buscando la salvaguarda de los productos geográficos; así mismo, se incluyen dentro
de este capítulo los procesos que deben desarrollarse antes, durante y después de la ejecución del SIC,
relacionando además las actividades de diagnóstico, clasificación y documentación de los productos
geográficos, como estrategia para la planificación de actividades de preservación y conservación, y por
último, se presentan las tecnologías y procedimientos para la migración de la información geográfica
análoga a digital.

4
ALCANCE
El presente documento dicta los lineamientos para la preservación y conservación en lo que se refiere a
uso, distribución y disposición de los productos geográficos análogos que las entidades miembros de la
ICDE producen o custodian de acuerdo con sus obligaciones misionales. En tal sentido, se incorporan las
disposiciones que al respecto dicta el Archivo General de la Nación y las buenas prácticas que se han
originado en iniciativas similares en las diferentes entidades miembros de la ICDE; sin embargo, este
documento no pretende sustituir los programas de gestión documental que las entidades estén
adelantando, por el contrario, busca convertirse en un insumo para facilitar la implementación de
actividades encaminadas a la protección de los productos geográficos entendidos éstos como parte del
patrimonio documental de la nación.

OBJETIVOS
Objetivo General
Identificar y definir las actividades, procesos o procedimientos metodológicos y herramientas necesarias
para garantizar la salvaguarda de los productos geográficos a lo largo del tiempo, teniendo en cuenta
criterios nacionales e internacionales.

Objetivos específicos
 Identificar criterios y lineamientos conceptuales que le permitan a las entidades establecer sus
sistemas integrados de conservación enmarcados en un programa de gestión documental según
sus necesidades.
 Plasmar de manera clara las actividades, procesos o procedimientos metodológicos necesarios
para la preservación y conservación de productos geográficos.
 Analizar alternativas para la implementación de una metodología de preservación, que permita
la conversión y almacenamiento en medios digitales de la información geográfica Como
estrategia para disminuir los volúmenes de Información en forma análoga.

5
 1. MARCO TEORICO Y NORMATIVO
1.1. Normatividad y criterios de aplicación

A continuación se lista la normatividad y demás reglamentaciones vigentes que regulan la gestión

documental y la producción de información geográfica en Colombia. Se describe brevemente el alcance
de cada una para ubicar su pertinencia frente al tema.

1.1.1. Leyes
Tabla 1. Leyes

Ley Descripción
Código de Régimen Político y Municipal (Artículos: 289, 316, 320, 337.
Ley 4 de 1913 Obligación de las entidades oficiales de entregar y recibir
inventariados los documentos de los archivos).
Ley 47 de 1920 Protección del patrimonio documental y artístico.
Ley 40 de 1932 Registros y reformas civiles de las personas.
Aprobación tratado internacional sobre protección del patrimonio
Ley 14 de 1936
cultural.
Medidas sobre defensa y conservación del patrimonio histórico,
Ley 163 de 1959
artístico y monumentos públicos de la Nación.
Ley 39 de 1981 Microfilmación y certificación de archivos.
Ley 23 de 1982 Derechos de autor.
Ley 57 de 1985 Publicidad y acceso a los documentos públicos.
Aprobación del tratado que prohíbe la importación, exportación y
Ley 63 de 1986
transferencia ilegal de bienes culturales.
Ley 80 de 1989 Creación del Archivo General de la Nación de Colombia.
Ley 44 de 1993 Derechos de autor de funcionarios públicos.
Ley 80 de 1993 Estatuto de contratación administrativa (Art. 39 y Art. 55).
Ley 98 de 1993 Normas sobre democratización y fomento del libro colombiano.
Normas tendientes a modernizar la organización y funcionamiento de
Ley 136 de 1994
los municipios.
Ley 190 de 1995 Estatuto anticorrupción. Faltas y delitos en archivos. (Art. 27 y 79).
Conductas sancionables a servidores públicos sobre los archivos (Art.
Ley 200 de 1995
40 y 41).
Estatutaria de la administración de justicia. Sobre uso y valor
Ley 270 de 1996 probatorio de las nuevas tecnologías en los despachos judiciales (Art.
95).

6
 Ley General de Cultura. Por la cual se desarrollan los
artículos 70, 71 y 72 y demás artículos concordantes de la
Ley 397 de 1997 Constitución Política y se dictan normas sobre patrimonio cultural,
fomentos y estímulos a la cultura, se crea el Ministerio de la Cultura y
se trasladan algunas dependencias.
Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos del
Ley 527 de 1999 comercio electrónico y las firmas digitales y se establecen las
entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
Código disciplinario único (Art. 34 Deberes del servidor público y Art.
Ley 734 de 2002
35 Prohibiciones). Faltas y delitos en archivos. (Art. 36).
Acta informe de gestión (proceso de entrega y recepción de los
Ley 951 de 2005 asuntos y recursos públicos del estado Colombiano, al término e inicio
del ejercicio de un cargo público).
Ley anti trámites (Racionalización de trámites y procedimientos
administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los
Ley 962 de 2005
particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios
públicos).
Procedimiento de liquidación de entidades públicas de la rama
Ley 1105 de 2006 ejecutiva del orden nacional y se dictan otras disposiciones (Art. 18,
25 y 26).

1.1.2. Decretos
Tabla 2. Decretos

Decreto Descripción
Decreto 1301 de
Reglamentario de Ley 65 de1939, sobre Catastro
1940
Decreto 2527 de Procedimiento de microfilm en los archivos y valor probatorio de las
1950 copias fotostáticas de los documentos microfilmados.
Decreto 3354 de Restringe adulteración, recorte y dobles de microfilmes y prohíbe la
1954 incineración de documentos microfilmados.
Decretos 2663 y
3743 de 1961, Código sustantivo del trabajo (Artículos 39, 41, 42, 46, 151, 162, 264,
adoptados por la 393, 488, 489).
Ley 141 DE 1961
Decreto 264 de Reglamenta la ley 163 de 1959 sobre defensa y conservación del
1963 patrimonio histórico, artístico y monumentos públicos de la Nación.
Código de procedimiento civil (Artículos 175, 251, 252, 253, 254, 255,
Decreto 1400 de
256, 257, 258, 259, 261, 262, 263, 264, 268, 269, 272, 273, 279, 281,
1970
282).
Decreto 410 de Código de comercio. (Artículos: 19, 27, 28, 43, 44, 48, 49, 51, 54, 59,
1971 60, 68, 69, 70, 619).
Decreto 3496 de Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 14 de 1983 y se dictan
1983 otras disposiciones.

7
 Código Contencioso Administrativo (Artículos 17, 18, 19, 21, 24, 25,
Decreto 01 de 1984
29).
Decreto 2274 de Inventario, patrimonio documental y facultad de inspección a los
1988 archivos.
Decreto 624 de
Uso de medios magnéticos en la información tributaria (Art. 633).
1989
Decreto 1777 de Adopta estatutos y asigna funciones al Archivo General de la Nación
1990 de Colombia.
Decreto 1798 de Conservación de libros y papeles de los comerciantes. (Artículos 31 a
1990 33).
Se reglamenta la Ley 80 de 1989, Tablas de retención documental y
Decreto 1382 de
transferencias al Archivo General de la Nación de Colombia por
1995
entidades del orden nacional del sector central de la rama ejecutiva.
Decreto 1748 de
Archivos laborales informáticos (Artículo 1).
1995
Suprime autenticación de documentos originales y uso de sellos;
prohíbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad
tenga en su poder; prohíbe copiar o retirar documentos de los
Decreto 2150 de
archivos de las entidades públicas; autoriza el uso de sistemas
1995
electrónicos de archivos y transmisión de datos; prohíbe limitar el uso
de las tecnologías de archivo documental por parte de los particulares,
entre otros (Artículos 1, 13, 16, 18, 19, 26 y 29).
Decreto 1094 de
Facturas electrónicas.
1996
Decreto 998 de Transferencia de la documentación histórica de los archivos del orden
1997 nacional del sector central de la rama ejecutiva.
Decreto 1064 de Régimen para la liquidación de las entidades públicas del orden
1999 nacional (Art. 46).
Decreto 1126 de
Se adscribe el Archivo General de la Nación al Ministerio de la Cultura.
1999
Decreto 254 de Régimen para la liquidación de entidades públicas del orden nacional
2000 (Artículos 25, 39 y 40).
Decreto 1049 de
Sistema General de Información Administrativa del Sector Público.
2001
Reglamenta Estatuto de Contratación Ley 80 de 1993, y Decreto
Decreto 2170 de
Reglamentario 855 de 1994, y dicta otras disposiciones en aplicación
2002
de la Ley 527 de 1999.
Decreto 1145 de Disposiciones relacionadas con el desarrollo del Sistema General de
2004 Información Administrativa del Sector Público SUIP.
Decreto Nacional Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras
4124 de 2004 disposiciones relativas a los archivos privados.

1.1.3. Resoluciones
Tabla 3. Resoluciones

Resoluciones Descripción

8
 Por la cual se reglamenta la formación, actualización de la formación
Resolución 2555 de
y conservación del catastro nacional, y subroga la resolución No. 660
1988
del 30 de marzo de 1984.
Resolución 142 de Crea el comité nacional de archivos de la educación superior del
1996 Sistema Nacional de Archivos.
Resolución 147 de Comité de transferencias de la documentación histórica al Archivo
1997 General de la Nación.
Resolución 068 de
Modifica el numeral 7 del artículo 2 de la resolución 142 de 1996
1998
Establece procedimientos de carácter general para determinar el
Resolución 1508 de
carácter científico o cultural de libros, revistas, folletos, coleccionables
2000
seriados o publicaciones.

1.1.4. Acuerdos
Tabla 4. Acuerdos

Acuerdos Descripción
Acuerdo 07 de 1994 Adopta y expide el Reglamento General de Archivos.
Acuerdo 002 de Por el cual se adiciona el acuerdo 12 de 1995, que modifica el acuerdo
1995 7 de junio de 1994.
Transferencia de la documentación histórica de los organismos del
Acuerdo 08 de 1995 orden nacional, al Archivo General de la Nación. Ordenada por el
Decreto 1382 de 1995.
Presentación de las tablas de retención documental al Archivo General
Acuerdo 09 de 1995
de la Nación. Ordenadas por el decreto 1382 de 1995.
Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de
Acuerdo 12 de 1995 1994”Reglamento General de Archivos”, “Órganos de dirección,
coordinación y asesoría.
Acuerdo 02 de 1996 Adiciona el Acuerdo 12 de 1995, que modifica el Acuerdo 7 de 1994.
Acuerdo 06 de 1996 Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación.
Acuerdo 011 de
Criterios de conservación y organización de documentos.
1996
Prorroga el plazo establecido en el Decreto 1382 de 1995 para la de
Acuerdo 02 de 1997 presentación de las tablas de retención documental de los organismos
nacionales.
Por el cual se establecen los requisitos mínimos para las personas
naturales o jurídicas de derecho privado, que presten los servicios de
Acuerdo 05 de 1997 organización de archivos, elaboración de tablas de retención y
almacenaje o bodegaje de la documentación de las entidades
públicas.
Por el cual se reglamenta el procedimiento para la evaluación de las
Acuerdo 09 de 1997
Tablas de Retención Documental.
Acuerdo 022 de Reglamento General de Archivos, órganos de dirección, coordinación
2000 y asesoría".

9
Acuerdo 047 de Acceso a los documentos de archivos, restricciones por razones de
2000 conservación.
Acuerdo 048 de
Conservación preventiva, conservación y restauración documental.
2000
Acuerdo 049 de
Condiciones de edificios y locales destinados a archivos
2000
Acuerdo 050 de Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones
2000 de riesgo.
Acuerdo 056 de
Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de archivo.
2000
Acuerdo 057 de Entrega de documentos y archivos de entidades en proceso de
2000 liquidación o fusión.
Por el cual se deroga el Acuerdo No. 046 del 5 de mayo de 2000: Por
Acuerdo 73 de 2000
el cual se establece el procedimiento para la eliminación documental
Acuerdo 017 de
Estatuto interno del Archivo General de la Nación.
2001
Acuerdo 060 de Pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las
2001 entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.
Especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de los
servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y
Acuerdo 037 de
conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos
2002
13 y 14 y sus parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de
2000.
Acuerdo 038 de
Desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000
2002
Acuerdo 039 de Procedimiento para la aplicación de las Tablas de Retención
2002 Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000.
Entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden,
Acuerdo 041 de
fusionen o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y su parágrafo, de
2002
la ley 594 de 2000
Criterios para la organización de los archivos de gestión en las
Acuerdo 042 de entidades públicas y las privadas que cumplan con funciones públicas,
2002 se regula el inventario único documental y se desarrollan los artículos
21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
Por el cual se adiciona un parágrafo al artículo primero del acuerdo
041 del 31 de octubre de 2002: Por el cual se reglamenta la entrega
Acuerdo 15 de 2003
de documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen
o privaticen.
Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización
Acuerdo 02 de 2004
de fondos acumulados.
Por el cual se modifica el acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
Acuerdo 27 de 2006
Actualización del reglamento general de archivos.

10
 1.1.5. Circulares
Tabla 5. Circulares

Circulares Descripción
Exhortación al cumplimiento de la legislación básica sobre archivos en
Circular 01 de 1997
Colombia.
Parámetros a tener en cuenta para la implementación de nuevas
Circular 02 de 1997
tecnologías en los archivos públicos.
Circular 01 de 1998 Creación y desarrollo del Archivo General del Municipio.
Circular 13 de 1999 Producción documental: Uso de tintas de escritura.
Circular 01 de 2001 Elaboración y adopción de Tablas de Retención Documental.
Transferencias de la documentación histórica de los archivos de los
Circular 03 de 2001
organismos del orden nacional al Archivo General de la Nación.
Organización y conservación de los documentos de archivo de las
Circular 07 de 2002
entidades de la rama ejecutiva del orden nacional.
Circular 01 de 2003 Organización y conservación de los documentos de archivo.
Circular 1 de 2006 Concejos territoriales de archivos.
Cumplimiento de la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos y demás
Circular 1 de 2007
disposiciones reglamentarias.

1.1.6. Normas técnicas

Tabla 6. Normas Técnicas

Normas
técnicas Descripción
Procedimientos de muestreo para inspección por atributos. Parte 1:
NTC-ISO 2859-1 Planes de muestreo determinados por el nivel aceptable de calidad -
NAC- para inspección lote a lote
Micrografía. Microfilmación de documentos sobre películas de tipo
NTC 3723
gelatina y sales de plata de 16 mm y 35 mm. Técnicas de operación
Micrografía. Símbolos gráficos para su uso en microfilme con su
NTC 4080
significado, aplicación y localización. Clasificación de microfilmes.
NTC 4095 Norma General para la Descripción Archivística.
NTC 4611 Información geográfica. Metadato geográfico.
Información y documentación. Papel para documentos de archivo.
NTC 4436
Requisitos para la permanencia y durabilidad.
NTC 5029 Norma sobre Medición de Archivos.
Normas sobre reprografía. Microfilmación Series. Procedimiento de
NTC 5238
operación.
ISO 23081 Metadatos para la gestión de documentos

11
 1.2. Sistema de gestión documental
El Sistema de Gestión Documental, tiene como finalidad normalizar, mejorar y cohesionar los aspectos
administrativos, operativos, regulatorios, archivísticos y de conservación; reflejado en la adecuada
gestión de la información misional y de apoyo de cada institución; y responde al artículo 21 de la Ley 594
de 2000 que establece la necesidad de desarrollar un Programa de Gestión Documental. Se concibe como
un Sistema para que pueda operar dentro del marco del mejoramiento continuo del Sistema de Gestión
de Calidad e igualmente integrarse a él para conformar un Sistema de Gestión Integrado en las entidades.

De acuerdo con la Guía de implementación de un Programa de Gestión Documental del Archivo General
de la Nación, un programa de gestión documental debe considerar tres aspectos para su diseño e
implementación: “Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión
de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la
administración.

Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de documentos,

como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la
racionalización de los recursos destinados para la gestión documental.

Archivísticos: Considerados la base del programa; se refieren a los consignados en la Ley 594 de 2000 y
en la teoría sobre la gestión de documentos. Éstos son: El concepto de archivo total, el ciclo vital del
documento, el principio de procedencia y el principio de orden original”1.

Dentro de la legislación de archivos, se considera que la conservación y preservación de los documentos

se permea en todo el proceso, por lo cual está presente en estos tres aspectos.

Un Sistema de Gestión Documental tiene tres componentes básicos: Sistema Integrado de Conservación
(SIC), Normalización y Unidades de Información.

1 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Guía para la implementación de un programa de gestión documental. Bogotá: AGN, 2005, página 13.
12
 Sistema de Gestión Documental

Sistema Integrado de Unidades de Normalización (N)

Conservación (SIC) Información (UI)
Conservación documental
Archivo Administrativo
Clasificación y Descripción
Unidades de Conservación
Archivo Especializado
Depósitos
Biblioteca Especializada Colecciones bibliográficas
Gestión de Desastres

Ilustración 1. Sistema de Gestión Documental

Fuente: Sistema de gestión documental del Instituto Geográfico Agustín Codazzi – IGAC.

1.2.1. Unidades de información

Se ha identificado que las entidades productoras de información geográfica tienen ARCHIVOS

ADMINISTRATIVOS, ARCHIVOS ESPECIALIZADOS y BIBLIOTECAS ESPECIALIZADAS. Los dos primeros son
producidos por la entidad, están regulados por Tabla de Retención Documental (herramienta
archivística), tienen un ciclo de vida2 y se consideran material de archivo. En cambio el tercero, es
material bibliográfico que se administra con criterios bibliotecológicos y no necesariamente todos son
producidos por la entidad.

Cada una de las unidades de información debe administrarse y custodiarse de forma específica, y con
base en las políticas que se determinen para tales fines.

 Bibliotecas Especializadas

Se componen de las publicaciones bibliográficas y publicaciones periódicas, que producen las

dependencias misionales como resultado de un estudio técnico, investigación o análisis
especializado y propio de la entidad. En ocasiones se fortalecen estas bibliotecas con

2
Ver en Glosario CICLO VITAL DEL DOCUMENTO.
13
 publicaciones adquiridas por compra o donaciones de temas asociados a la información
producida por la entidad. No se constituyen material de archivo, por lo que su administración es
de desarrollo de colecciones.

 Archivos Especializados (Productos geográficos)

El archivo especializado es una unidad de información que reúne, gestiona y difunde la

documentación de un área del conocimiento determinado o la producida por un organismo o
institución a la que se circunscribe, podríamos decir que se trata de unidad de información
especializada adscrita a un organismo (propietario de este centro), donde se encuentran
conservados y almacenados los documentos necesarios para el funcionamiento de un servicio o
una actividad de la propia institución o empresa, y cuya finalidad es servir de referencia y ayuda
a los profesionales o investigadores, de acuerdo con la tabla de retención que regule su contenido.

La unidad de información crítica dentro de la estructura del Sistema de Gestión Documental, es

el ARCHIVO ESPECIALIZADO, ya que son el cúmulo de documentos e información resultado de los
procesos misionales de las entidades. En ellos se refleja el quehacer asociado con la misión, la
visión y los objetivos organizacionales.

Dentro de los ARCHIVOS ESPECIALIZADOS se encuentran los productos geográficos de las

entidades miembros de la ICDE, ya sean considerados como productos finales o como
intermedios y/o generados durante el proceso (dentro de los productos geográficos se
encuentran los mapas, fotografías, imágenes satelitales, gráficos de mediciones de fenómenos
naturales, reportes e informes técnicos, sistemas de información geográfica y en general
cualquier soporte (análogo y/o digital) que represente y difunda la información geográfica). Este
material de archivo, en medio físico e informático, se constituye en el elemento de aplicación de
la presente metodología para la preservación y conservación de productos geográficos.

Para identificar y administrar los documentos que forman parte de los ARCHIVOS
ESPECIALIZADOS, debe tenerse en cuenta lo siguiente:

 Archivos Administrativos

Responde a expedientes y documentos producidos en las entidades para apoyar su

gestión misional. Suelen ser administrados por las dependencias de apoyo.

14
 1.2.2. Normalización

La gestión de la información producida por una entidad, ya sea en medio físico o informático, debe estar
regulada por la normatividad vigente para tales fines, y por medio de procedimientos definidos
internamente en cada institución.

La normalización hace referencia a las políticas y procedimientos que se adopten para que todos los
funcionarios gestionen, produzcan y administren de igual manera la información. Para ello existen
herramientas archivísticas como la Tabla de Retención Documental y los inventarios documentales;
además de lo anterior, existe la normalización para la gestión de información geográfica a partir de los
estándares de datos, destacando entre ellos el de especificaciones técnicas, calidad de información,
catálogo de objetos, los cuales permiten normalizar la producción de los productos geográficos. Dentro
de los estándares se encuentra de igual forma los metadatos geográficos que permiten documentar cada
uno de los productos geográficos de las entidades. El levantamiento de la información que se consigna
dentro de cada metadato se realiza a partir de inventarios analíticos3.

 Tabla de Retención Documental

La Tabla de Retención Documental constituye una herramienta fundamental para la

administración de los archivos en las entidades públicas. Brinda los elementos necesarios para
conservar la información con fines jurídicos, contables, fiscales, de investigación y de
conservación del patrimonio documental de la Nación.

Es conveniente para las entidades productoras de información geográfica, establecer un sistema

de clasificación acorde con la tabla de retención documental de la entidad, de tal forma que esta
información considerada de interés para la Nación, se administre de una forma adecuada y se le
brinden las características de conservación y protección que necesitan.

De igual modo, las decisiones acerca de los tiempos de retención y su disposición final deben
considerar en primera instancia argumentos jurídicos de carácter probatorio, técnico científico,
acorde con la función que les dio origen y en segundo lugar, archivísticos para asegurar la
perdurabilidad, acceso y mantenimiento de la información, así como el beneficio para la
comunidad.

3
Ver en Glosario INVENTARIO ANALÍTICO.
15
 Inventarios documentales

En concordancia con el Acuerdo 042 del 31 de octubre de 2002, expedido por el Archivo General
de la Nación, por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión
en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas; se regula el Inventario
Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594
de 2000.

Las instituciones públicas deben generar y mantener actualizados los inventarios documentales,
acorde con el Inventario Único Documental, con el fin de:

 Administrar de manera eficiente las transferencias documentales, según el ciclo vital del
documento.
 Asignar responsabilidades documentales a las dependencias y/o funcionarios, cuando
sus funciones así lo requieran.
 Brindar condiciones de acceso y seguridad a los documentos.
 Facilitar la búsqueda y recuperación de la información.
 Proveer informes oportunos a partir de la información actualizada.
 Gestionar el préstamo de los documentos y asegurar la integridad de los expedientes.
 Servir como fuente de información para la toma de decisiones.

Los inventarios documentales pueden complementarse y relacionarse con los metadatos que las
instituciones crean pertinentes generar para dar un valor agregado a su gestión y facilitar la
administración y difusión de la información.

1.2.2.1. Inventario estructurado

Es claro que cada entidad debe identificar sus necesidades para diseñar el programa de
preservación de información, pues las condiciones de cada archivo son diferentes. No existen
modelos prediseñados que se puedan aplicar indistintamente en cualquier tipo de entidad.

Para el diseño de un programa de preservación se requieren identificar de forma clara y precisa

las condiciones actuales del material de archivo y de las instalaciones en donde se encuentra
ubicado dicho material. Es así como surge la necesidad de realizar un inventario de productos
geográficos.

16
El inventario de productos técnicos de cualquier entidad, pretende identificar, conocer y definir de
manera estructurada y detallada aspectos relacionados con la clasificación y tipología de los productos,
ubicación física, soportes, tipos de materiales, estado de conservación y valores documentales, entre
otros, para su posterior codificación y marcación.

 Metadatos Geográficos

La generación de metadatos geográficos en Colombia, se encuentra estandarizada por la Norma

Técnica Colombiana NTC 4611 (Metadato Geográfico), la cual suministra los lineamientos de
documentación de conjuntos de datos geográficos y marca la pauta para la gestión documental
de calidad de los datos y conjuntos de datos geográficos.

El estándar de la Norma Técnica Colombiana NTC 4611, define elementos del metadato
geográfico obligatorios, condicionales u opcionales que constituyen el núcleo mínimo requerido
para cumplir los propósitos de localizar datos, determinar su aptitud de uso, forma de acceso y
transferencia; y elementos opcionales que permiten una descripción más detallada de los datos
geográficos .

Los metadatos son parte fundamental de una Infraestructura de Datos Espaciales - IDE. Son
utilizados para facilitar la gestión (acceso, uso e intercambio) de información geográfica al interior
de una organización, dando valor agregado a su inversión en datos georreferenciados.
Igualmente, son útiles para proveer información sobre los productos que dispone la organización
a sus usuarios; para optimizar el manejo y administración de datos geográficos; y para conocer la
información descriptiva de los datos de otras instituciones.

Una buena gestión de metadatos, permite un amplio rango de beneficios a gestores y usuarios
de la información geográfica en general, como:

 Disposición: Permite a los usuarios identificar y determinar qué información existe sobre
un producto geográfico.
 Uso: Proporciona la información necesaria para determinar si el conjunto de datos se
ajusta a un requerimiento específico.
 Acceso a los usuarios: Facilita la difusión de información de los datos, acerca de la
ubicación, tamaño, formato, medio, precio y restricciones de uso, con el fin de identificar
y adquirir un grupo de datos.

17
  Transferencia: Aporta la información necesaria para utilizar, procesar e intercambiar un
conjunto de datos.
 Inventario: Permite identificar el producto por su localización y estado de la información.
 Catalogación: Permite clasificar los productos geográficos para ponerlos a disposición de
los usuarios, por medio de los metadatos de productos y servicios de varias entidades.

1.2.3. Sistema integrado de conservación

La humanidad históricamente ha tenido la necesidad de recuperar y proteger bienes que son íconos de
su identidad particular y colectiva, que suministran información para toma de decisiones, o que son
referentes históricos de una cultura. Dichos bienes se denominan de interés cultural.
La información geográfica reflejada en los productos geográficos que son producidos, usados y
custodiados por las entidades miembros de la ICDE, forman parte de los bienes de interés cultural de
carácter patrimonial documental de la Nación.

Los bienes de patrimonio documental producidos por las entidades adscritas a la ICDE, pasaron con la
Ley General de Cultura a ser inalienables, imprescriptibles e inembargables, al igual que los demás bienes
de interés cultural declarados patrimonio cultural de la Nación. Por esta razón deben ser custodiados,
administrados, preservados y conservados adecuadamente para que su información sea legible,
accesible e inalterable en el tiempo; y los entes rectores en la materia son el Archivo General de la Nación
y la Biblioteca Nacional.

La conservación y restauración de bienes muebles adquiere, entonces, la responsabilidad de recuperar,

salvaguardar y preservar los bienes muebles, a partir del ejercicio de la conservación preventiva,
conservación y restauración. La primera, como su nombre lo indica, son los programas y actividades
encaminadas a evitar el deterioro de los bienes; la segunda, detiene los deterioros existentes; y la tercera,
recupera las calidades estéticas, plásticas e históricas del objeto. Suele utilizarse el término de
preservación para la sumatoria de las actividades de conservación preventiva y conservación; y el
término de restauración, para los procesos de conservación y restauración.
En Colombia, la conservación y restauración del patrimonio documental está enmarcada por la Ley 594
de 2000, donde se establece la necesidad de implementar Sistemas Integrados de Conservación4 y
Programas de Gestión Documental5.

4 Ley 594 de 2000, Título XI, Artículo 46. Conservación de documentos. Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado
de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.
5 Ley 594 de 2000, Título V, Artículo 21.Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos,

pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
18
La ejecución o aplicación de la conservación y restauración en bienes muebles se rige por principios y
criterios como:

Tabla 7. Principios y criterios para la conservación y restauración de bienes muebles

Principios y criterios Definición

De Colección.
Mínima intervención.
Respeto al original.
Compatibilidad de Los materiales empleados en un proceso de intervención deben ser
materiales.
Estabilidad de materiales.
Reversibilidad de materiales.
Compatibilidad con Los procesos y materiales de intervención en el presente no deben interferir
intervenciones futuras.
Integridad del original.
Diferenciación entre
intervención y el original.
Conservación integral.
Todos los bienes culturales que forman parte de una misma colección,
deben intervenirse al mismo nivel y con procedimientos iguales o similares.
Los procesos de intervención en un bien deben ser los mínimos necesarios
para su preservación en el tiempo, y conservarlo en su integridad física y
estética.
Las intervenciones no pueden alterar o modificar la naturaleza físico
química del bien mueble.
compatibles con los materiales del bien mueble intervenido.
Los materiales empleados en una intervención deben ser estables en el
tiempo y a las condiciones ambientales.
Los materiales y procedimientos aplicados en un bien cultural deben ser
reversibles o eliminables.
con intervenciones futuras.
Los procesos de intervención deben proteger el bien mueble de manera
integral, prestando atención a su materialidad e información explícita e
implícita contenida en ellos.
la Los materiales originales y los agregados en el proceso de intervención
deben ser fácilmente diferenciables, sin que altere su estética.
Las intervenciones deben estar precedidas por la estricta documentación
del bien, del examen diagnóstico que fundamenta, sustenta y justifica el
tipo y alcance de las medidas o tratamientos a realizar o del establecimiento
de proyectos y programas de conservación integral. Asimismo deberán
implementarse los seguimientos y controles necesarios para los programas
o procesos ejecutados de acuerdo con los niveles que se plantean alcanzar.

Para dar cumplimiento a la Ley 594 de 2000 y los acuerdos del Archivo General de la Nación, las entidades
gubernamentales deben tener un Sistema Integrado de Conservación (SIC) implementado en todo el
ciclo vital del documento.

En este esquema se presenta el SIC en cuatro módulos y abarcan los temas de conservación que van
desde lo particular hasta lo general:

19

Conservación documental
Sistema Integrado de Conservación (SIC)
Políticas macro que permiten a la Entidad seleccionar los medios físicos y digitales que
garanticen la preservación de la información en el tiempo.
Lineamientos generales para los programas de conservación preventiva, conservación y
restauración

Sistemas de almacenamiento adecuados para la información, teniendo en cuenta

Unidades de Conservación aspectos como: materiales sustentados, soportes, valoración, frecuencia de consulta,
disposición final, formatos, etc.

Condiciones mínimas para que un espacio pueda destinarse como depósito de

Depósitos información.

Programas de prevención y atención de desastres en archivos y biblioteca.

Gestión de Desastres
Políticas de seguridad de la información.

Ilustración 1. Sistema de Gestión Documental

Fuente: Sistema de gestión documental del Instituto Geográfico Agustín Codazzi – IGAC.

A continuación se da un marco general acerca de cada módulo:

 Conservación Documental

La conservación documental está encaminada a las actividades preventivas y correctivas que

afectan directamente al bien cultural en su materialidad y conservación actual y futura.
Donde se debe tener en cuenta:

 La materialidad de los archivos

 La preservación del original: Los procesos de conservación preventiva, conservación y
restauración deben estar enfocados a los archivos originales de los productos geográficos
por su valor patrimonial. Se busca regular la ejecución de actividades indirectas y directas
en los productos geográficos para no alterar el original y conservar en su integridad,
debido a su carácter de patrimonio de interés cultural nacional.

 Unidades de Conservación

20
 El segundo módulo del SIC, hace referencia a los sistemas de embalaje adecuados para la
conservación de los archivos. Existen unidades de conservación específicas y unidades de
conservación generales.

 Depósitos

La mayoría de los deterioros en archivos responden a dos factores extrínsecos: almacenamiento

y antropogénicos. Guardar los archivos en espacios y edificaciones inadecuadas para su
preservación, suele ser la principal causa de alteraciones de tipo físico, químico y/o biológico,
aunado a las inadecuadas prácticas de manipulación y unidades de conservación. Una
construcción segura y bien planeada es en general el principal instrumento para la preservación
y conservación de los productos geográficos.

 Gestión de Desastres

Dentro de las políticas y programas de la conservación preventiva, se hace énfasis en el desarrollo

de un Programa de Prevención y Gestión de desastres, ya que los archivos no están exentos de
un siniestro, desastre o catástrofe, causado por diferentes factores y niveles de magnitud. Con el
programa la entidad consigue los siguientes objetivos:

 Erradicar prácticas o situaciones potenciales peligrosas.

 Prevenir la aparición de desastres evitables.
 Minimizar los daños en la documentación cuando se produce el desastre.
 Reducir los gastos en la reparación de materiales dañados.
 Reducir los gastos en reparación de equipos, mobiliario e infraestructura.
 Garantizar el acceso a la información con la mayor brevedad6.

1.2.4. Acceso y recuperación de información

El acceso y consulta de los documentos en los archivos de las entidades públicas se encuentra regulado
por la Ley 594 de 2000 en el Título VI “Acceso y consulta de los documentos”, en él se describe el derecho
que tienen las personas a consultar los documentos y el deber de las entidades por brindar la

6Fundación Histórica Tavera. Instituto de Seguridad Integral de la Fundación Mapfre Estudios. Manual de Planificación y Prevención de Desastres en
Archivos y Bibliotecas. Madrid: Fundación Mapfre, 2000, pág. 24.
21
información en las condiciones establecidas por la ley, como la reserva legal de los documentos y las
restricciones que deban aplicarse a los documentos que presenten riesgo de pérdida por deterioro físico.

Así mismo, el Archivo General de la Nación, a través del Reglamento General de Archivos, aprobado por
el acuerdo 07 del 29 de junio de 1994, en su Capítulo V “Acceso a los documentos de archivo”, se definen
los criterios y elementos fundamentales para que los ciudadanos puedan acceder a los archivos de las
entidades públicas, de conformidad con el artículo 74 de la Constitución Política.

El Reglamento considera que las entidades públicas deben brindar las condiciones físicas, tecnológicas,
de servicios y procedimentales necesarias para garantizar la consulta y acceso a los documentos. De tal
forma, que las personas conozcan sus deberes y derechos para obtener la información que necesitan.
También se considera relevante que las entidades públicas efectúen los análisis pertinentes para
salvaguardar la información garantizando el derecho a la intimidad, honra y buen nombre de las
personas.

Para el caso de los productos geográficos, donde la mayor parte de estos son de acceso libre, las
entidades custodias deben facilitar el acceso a la información, de los productos que se encuentra en
formato digital como los que se encuentra en formato análogo.

Por lo anterior el CONPES 3585, establece la necesidad de migrar los productos geográficos estratégicos
que se encuentran en formato análogo al formato digital. Ello con el fin de facilitar el acceso a la
información geográfica la cual es vital para el desarrollo político, económico y social del país.

Por lo anterior se encuentra a continuación las posibles formas de migrar a otros medios los productos
geográficos.

 Migración a otros medios

Con el fin de permitir a los usuarios un rápido y fácil acceso de los productos geográficos se
recomienda la migración de los productos geográficos análogos a otros medios, por medio de la
digitalización o microfilmación. Es de aclarar que estas dos técnicas, son las únicas aprobadas en
la actualidad por el Archivo General de la Nación. Estas técnicas igualmente, sirven para generar
archivos de preservación de los productos geográficos, pero para ello la institución tiene la
obligación de certificar la autenticidad de estos. Por lo anterior, dichos procedimientos se
convierten en una de las soluciones para conservar y preservar los productos geográficos, ya que
impide que el original sea mal manipulado, uno de los primeros factores de deterioro de los
productos.

22
Para la migración a otros medios de productos geográficos se tiene dos tecnologías las cuales se
explican a continuación:

 Digitalización

Referida a la captación del documento en formato electrónico a través del proceso de

escaneado y digitalización.

El objetivo de esta tecnología es mantener la capacidad de visualizar, recuperar y utilizar

colecciones digitales frente a las infraestructuras y elementos tecnológicos y de
organización que cambian con mucha rapidez.

Patrones de referencia

Hace referencia a establecer los estándares en el proceso de digitalización, lo cual

facilitará el control de calidad de la digitalización, los procesos de reconocimiento de
caracteres, la calidad visual y de impresión aceptable para usuarios, el tamaño de los
archivos digitales y la optimización del tiempo para acceder a ellos.

Los patrones de referencia que deben tenerse en cuenta son:

- Resolución:

Una imagen digital está conformada por puntos o caracteres llamados pixeles, y están
demarcadas por la cantidad de estos en una pulgada. Para la digitalización de
productos geográficos se debe establecer la resolución en términos de puntos por
pulgada “dpi” o píxeles por pulgada “ppi”.

El proceso de digitalización de un producto geográfico tiene la finalidad de capturar los

detalles más pequeños presentes en él, de tal forma que se mantenga un grado de
totalidad de cada uno de los elementos geográficos inmersos; por lo cual se
recomienda realizar pruebas con los productos, para determinar la mejor opción de
resolución; es importante decir que la selección de una buena resolución es el principal
determinante para la calidad de la imagen.

- Bits o profundidad del color:

23
 Por medio de la digitalización de productos geográficos se debe garantizar la fidelidad
visual, es decir la imagen digital generada del escaneo debe reflejar la variabilidad de
tonos presentes en el mismo. Para ello se debe escoger la profundidad del color o
profundidad de bits.

La profundidad del color es determinante en la calidad y el tamaño de una imagen y

está dada por la gama de colores que pueden capturarse. En el proceso de
digitalización se debe escoger entre tres tipos de profundidad: Binario (blanco y negro),
escala de grises (8 y 16 bits) o color (24 y 48 bits). Para la selección de profundidad se
debe tener en cuenta la capacidad de almacenamiento ya que a mayor bits mayor peso
de la imagen.

Por otro lado, es necesario tener en cuenta para qué se está realizando la digitalización
si es para generar archivos de preservación se debe seleccionar altos niveles de bits.
En caso contrario la Biblioteca Nacional de Colombia recomienda lo siguiente:

 1 bits: Textos compuestos por imágenes en negro sobre papel blanco.

 8 bits: documentos con información significativa en escala de grises, por
ejemplo fotografías a blanco y negro, documentos con anotaciones a lápiz,
manchas de oxidación en el papel, manchas de cintas u otros que interfieran
con la información y apariencia estética.
 24 bits: documento que contengan información a color.

Lo anterior, no implica que cada entidad deba seguir las recomendaciones anteriores,
es necesario realizar las pruebas respectivas para escoger la mejor opción de
profundidad.

- Optimización de la imagen

Este proceso consiste en mejorar las condiciones de calidad y uso de la imagen,

resultado del proceso de digitalización, con lo cual se obtiene una mejor visualización
en el momento de su lectura. Es de aclarar que cuando la digitalización se desarrolla
por motivos de preservación, esta práctica alteraría la fidelidad y la autenticidad de la
imagen con respecto al original. La Biblioteca Nacional de Colombia sugiere que cuando
se presentan características en los soportes originales tales como: papel usado, papel
muy fino, papel en blanco (revistas o fotografías), contraste de colores o fondos que

24
 no son blancos, papel con mucha textura, fondos muy pálidos o casi blancos,
impresiones en medios tonos (patrón de puntos), originales con filigranas, entre otros
debe realizarse optimizaciones a los archivos de preservación7.

La optimización de la imagen digitalizada se desarrolla normalmente haciendo ajustes

en la herramienta de edición o del escáner; los principales ajustes que se realizan son:
eliminación de efecto óptico muaré8, alteración de la imagen9, aumento de nitidez
(sharpening), utilización de filtros personalizados, eliminación de polvo, reducción de
grano y restauración de color (profundidad de color).

- Formato de archivo

El formato de almacenamiento de la imagen digital debe permitir su fácil lectura

“Intercambio”, satisfacer características de resolución, profundidad y color y por ser
una copia digital de un producto geográfico, permitir el almacenamiento de la
referencia espacial. Por otro lado, la selección del formato de archivo debe tener en
cuenta que este sea ampliamente usado, durable y de fácil conversión a otros formatos
(preservación digital).

A continuación se presentan las principales características de los formatos más

utilizados en el almacenamiento de imágenes:

Tabla 8. Formatos de archivo para el proceso de digitalización

Nombre u Profundidad del Archivo de

versión actual Extensión color Compresión correlación comentarios
Opcionalmente es
Bitonal a 1 bit; escala de Descomprimido
TIFF 6.0 (Tagged capaz de almacenar la
grises o color de paleta de sin pérdida:
Image File tif, .tiff twf referencia espacial en
4 u 8 bits; hasta color de ITU-T.6, LZW, etc.
Format) el archivo tif o en un
64 bits Con pérdida: JPEG
archivo de correlación.
JPEG (Joint Se puede reemplazar
Photographic Escala de grises a 8 por PNG; Soporte de
Jpeg, jpg. Sin pérdida: LZW jgw
Expert bits; color a 24 bits entrelazado y
Group)/JFIF (JPEG transparencia a través

7 Biblioteca Nacional de Colombia. Conservamos No. 7: Pautas para la digitalización de documentos en papel y audio. Bogotá. Enero –
febrero de 2007. Páginas 19 y 20.
8 Consiste en un dibujo perceptible que reduce la nitidez de la imagen digital; tiene apariencia de espiga, sombreado, tablero de ajedrez,
lunares o puntos, resultado del proceso original de impresión.
9 Incluye limpieza de defectos que posee el original tales como manchas, faltantes, rayas, etc.

25
File Interchange de la mayoría de los
Format) navegadores Web.
JPEG genera un archivo
de imagen con
extensión jpg y un
archivo de correlación
universal World File
con extensión jpw para
su referencia espacial.
Bitonal a 1 bit; escala de
JPEG2000 and grises o color de paleta de Imagen comprimida de
jp2
GeoJP2 4 u 8 bits; hasta color de rápido despliegue
16 bits
Bitonal a 1 bit; escala de
Windows and grises o color de paleta de
bmp bpw
OS/2 BMP 4 u 8 bits; hasta color de
64 bits
MrSID 3.0.26
Escala de grises a 8 Imagen comprimida de
Compressed sid sdw
bits; color a 24 bits rápido despliegue
Rasters (SID)
Bitonal a 1 bit; escala de
Imagen generada por el
grises o color de paleta de
PCIDSK (PIX) pix software PCI
4 u 8 bits; hasta color de
Geomatica
64 bits
Bitonal a 1 bit; escala de
grises o color de paleta de Imagen generada por el
ER Mapper Raster ers
4 u 8 bits; hasta color de software ERMapper
64 bits
Bitonal a 1 bit; escala de Imagen comprimida de
ER Mapper's
grises o color de paleta de rápido despliegue
Compressed ecw
4 u 8 bits; hasta color de generada por el
Raster 2.46
64 bits software ERMapper
Bitonal a 1 bit; escala de
Erdas Imagine grises o color de paleta de Imagen generada por el
img
(.img) 4 u 8 bits; hasta color de software ERDAS
64 bits
Imagen generada por el
Bitonal a 1 bit; escala de software Arc/Info. La
Arc/Info ASCII grises o color de paleta de imagen se almacena en
Grid 4 u 8 bits; hasta color de directorio y tiene
64 bits asociada el directorio
INFO
Bitonal a 1 bit; escala de
Arc/Info ASCII grises o color de paleta de Imagen generada por el
grd
Grd 4 u 8 bits; hasta color de software Arc/Info
64 bits
Bitonal a 1 bit; escala de
rgb, .cot, grises o color de paleta de Imagen generada por el
Intergraph Raster
and .cfl 4 u 8 bits; hasta color de software Intergraph
64 bits
Bitonal a 1 bit; escala de
ENVI raster files grises o color de paleta de Imagen generada por el
.hdr
(.hdr) 4 u 8 bits; hasta color de software ENVI
64 bits

26
 Bitonal a 1 bit; escala de
ILWIS 2.x Raster grises o color de paleta de Imagen generada por el
mpr
images (.mpr) 4 u 8 bits; hasta color de software ILWIS
64 bits

Fuente: Metodología de preservación de productos del Institutode Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales de Colombia – IDEAM.

Para la digitalización de productos geográficos uno de los formatos más usados son el
TIFF y el JPEG, ya que por medio de archivos de extensión se almacena la referencia
espacial.

- Compresión

El proceso de selección consiste en determinar el método de compresión, el cual pide

tener dos resultados: “con pérdida de información”, es decir en el proceso de
compresión sufren perdida de información y baja su calidad y “sin pérdida de
información” no se altera el contenido ni la calidad de la imagen. Si la digitalización es
usada como método de preservación se debe escoger una técnica sin pérdida de
información.

A continuación están los atributos de las técnicas más comunes de compresión:

Tabla 9. Métodos de compresión de archivos digitales

ITU-T.6 JBIG/JBIG2 JPEG LZW De flate Wavelet ImagePac

(Grupo
Nombre 4CCITT)
Estándar o
Estándar/patentado Estándar Estándar Estándar Patentado Estándar Patentado
Patentado
Sin pérdida/con Sin pérdida o Con Sin pérdida o
Sin pérdida Con pérdida Sin pérdida Sin pérdida Con pérdida
pérdida pérdida Con pérdida
Profundidades de Típicamente de 1 Típicamente de 1 8, 16, and 24
1 bit 8 bits o 24 bits 24 bits
bits soportadas bit hasta 6 bits bit a 8 bits bits
Resolución múltiple No No No No No Sí Sí
Formatos de JPEG/JFIF, TIFF, JP2, LuraWave,
Zip, TIFF, GIF,
Archivo y Tiff, PDF, fax TIFF, PDF, fax FlashPix, SPIFF, PNG, Zip, PDF MrSID,
PDF, Postscript
Aplicaciones PDF ERMapper, DjVu
Desde
Conexión o Conexión o Conexión o Aplicación Java o
Desde Explorer 2, Desde Explorer 3, Explorer 4,
Soporte Web aplicación de aplicación de aplicación de aplicación de
Navigator 2 Navigator 2 Navigator
ayuda ayuda ayuda ayuda
4.04
Fuente: Biblioteca Nacional de Colombia, Conservamos No. 7: Pautas para la digitalización de documentos análogos en papel y en audio.
Enero – febrero de 2009.

27
 Dispositivos para la captura de imágenes

Además de los patrones de referencia, es necesario seleccionar el dispositivo (escáner)

con el cual se va a desarrollar la digitalización, para la elección de este se debe tener en
cuenta los materiales de los productos geográficos que se van a digitalizar y el tamaño de
estos, además de las utilidades adicionales que ofrecen los escáneres que pueden servir
a futuro a la institución, como son: reconocimiento automático de caracteres (OCR),
eliminación de los colores de fondo de un formulario, reconocimiento de códigos de
barras e impresión para control en los documentos, entre otros.

- Microfilmación

La microfilmación es una técnica fotográfica, aplicada a la reducción de documentos

análogos. Fue la primera técnica que se empleó con este objetivo y a pesar del
surgimiento de nuevas tecnologías, aún se utiliza con alguna frecuencia.

Las principales ventajas del microfilm son:

 Durabilidad: En condiciones de almacenamiento adecuado (depósitos,
mobiliario, luz, condiciones ambientales, etc.), los microfilmes pueden durar
100 años o más sin que se altere su composición física y química.
 Versatilidad: Puede manejar diferente tipo de documentación con excelente
calidad de reproducción.
 Capacidad: Permite reducir hasta en un 99% los espacios destinados a los
mismos.
 Seguridad: seguridad derivada, ya que al ser de menor volumen es más sencillo
y económico asegurar la documentación contra robos, incendios, insectos y
roedores, etc. Seguridad en la conservación de la información y documentos,
ya que estos en el microfilm son inalterables.

Las desventajas son:

 Lentitud en la búsqueda: aun partiendo de documentación organizada y con
apoyo de bases de datos, la recuperación de un documento microfilmado
puede ser hasta 100 veces más lenta que en los sistemas informáticos.
 Imposibilidad de mejorar la imagen por su carácter fotográfico, el microfilm no
puede mejorar la legibilidad de la información que tiene problemas en soportes
28
 como el papel. Es de resaltar que esta debilidad se convierte en fortaleza, en el
momento de hablar de preservar ya que al no permitir su modificación se
convierte de carácter probatorio.
 Consulta: un microfilm sólo puede ser consultado por un usuario a la vez.
 La calidad de la imagen se puede determinar sólo después que se ha terminado
la filmación.

- Digitalización Vs. Microfilmación

Tanto la digitalización, como la microfilmación capturan la imagen en función de las

capacidades y limitantes de la tecnología del equipo utilizado, en el siguiente cuadro
se presentan las características de cada uno de estos métodos:

Tabla 10. Digitalización Vs. Microfilmación

Características Digitalización Microfilmación

Velocidad de conversión del físico Rápida Lenta
Peso de los archivos en los servidores y De acuerdo a la cantidad de rollos de
Espacio físico de almacenamiento
espacio físico para estos últimos. microfilm resultantes
Desde cualquier computador con un
Facilidad de acceso Únicamente en equipos especializados
visualizador básico de imágenes
Se puede modificar según las
necesidades del usuario, si es desde el
punto de vista de preservación no se
Posibilidad de modificación No es posible
debe modificar ya que la imagen debe
ser de carácter probatorio, pero si es
para acceso sí.
Para productos geográficos se
Formato de almacenamiento Rollos de Microfilm
recomienda TIFF y/o JPEG.
De acuerdo a las necesidades del
Resolución No se conoce
usuario.
De 8 a 24 bits y superiores (de acuerdo
Profundidad de color al equipo utilizado), 16,7 millones de Bitonal (Blanco y Negro)
tonos.
Depende del tipo de película y la
Costos Bajo
cantidad de imágenes
Fuente: Metodología de preservación de productos del Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales de Colombia
– IDEAM.

Según la comisión europea “¡2010: bibliotecas digitales!” del 30 de septiembre de 2005,

sobre digitalización y accesibilidad en línea a los materiales culturales y preservación,

29
 recomienda que los procedimientos utilizados para preservar los documentos deben
permitir el acceso a la memoria colectiva contenida en ellos.

La referida comunicación constata que la digitalización es un medio importante para

ampliar el acceso al material cultural y temático; “en algunos casos el único para
asegurar el acceso a las generaciones futuras”. Asimismo constata que, aunque se
recomiendan algunos procesos como la microfilmación y la duplicación análoga; la
digitalización se presenta como el más adecuado para la conservación de documentos
temáticos, que permitan la consulta, modificación y actualización de la información
que contienen.

2. METODOLOGÍA PARA LA PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE

PRODUCTOS GEOGRÁFICOS

Para formular y adoptar los procedimientos necesarios de conservación y preservación de productos

geográficos es necesario realizar un inventario estructurado, el cual, permitirá determinar la cantidad de
productos de la entidad, su estado de conservación, las condiciones de almacenamiento y algunas otras
variables que se establecerán a lo largo de este capítulo, ello con el fin de tomar las medidas necesarias
de conservación y preservación de información geográfica, a partir del diseño del sistema integrado de
conservación.

2.1 procedimiento para el inventario y generación de metadatos geográficos

2.1.1 elaborar diagnóstico documental

Se debe establecer si la entidad cuenta con herramientas que le permitan conocer el estado actual de
sus productos geográficos. Estas herramientas deberán proporcionar como mínimo la siguiente
información:

30
  El tipo de información y productos existentes en cada área técnica y oficinas y su tipificación o
clasificación existente.
 La ubicación física y lugares de depósito existentes.
 Los soportes y formatos de los productos geográficos producidos por la entidad.
 Las condiciones actuales de almacenamiento y factores de deterioro que presente la
documentación.
 La importancia y valores primarios y secundarios de la información.
 Las facilidades para el acceso y consulta de los productos.
 Los responsables de la administración y custodia de la información.
 Existencia de metadatos de los productos geográficos, o aplicativos con información de
inventario de estos mismos.

Si las herramientas con las que cuenta la entidad no contienen la información adecuada o no existe, será
necesario realizar el levantamiento de la información; para ello se aconseja elaborar herramientas tales
como encuestas, cuestionarios, entre otros y se sugieren las siguientes actividades:

Levantamiento de información

 Diseñar y establecer los instrumentos de recolección para levantar información acerca de la

tipificación y clasificación de los productos geográficos, su ubicación y localización dentro de la
institución, los soportes sobre los cuales están, las condiciones almacenamiento, acceso y
seguridad de los productos, su valor e importancia dentro y fuera de la entidad y la forma de
documentación y control; a partir de las de fuentes primarias y fuentes secundarias.
 Levantar la información de fuentes primarias, por medios de entrevistas y encuestas
estructuradas a informantes claves, correspondiente a los funcionarios de la entidad, quienes
tienen el conocimiento o manejo directo de la información, o son los responsables directos de
producir, almacenar, custodiar y/o administrar la información en cada una de las dependencias
de la entidad.
 Levantar la información de fuentes secundarias para conocer la estructura orgánico – funcional
de la entidad, según su misión y estructura técnica, administrativa y jurídica para la generación
de productos geográficos. La información básica es la siguiente:

31
  Historia institucional, desde su creación hasta la actualidad.
 Disposiciones legales y actos administrativos que han regulado las funciones y los
cambios estructurales de la entidad a través de su existencia.
 Normatividad interna como externa que afecta el desarrollo de las actividades propias
de la institución.
 Manuales de procedimientos que condicionan la aplicación real de las funciones, la
circulación interna y externa de los documentos durante su producción, trámite y
servicios.
 Tablas de retención documental.
 Tablas de valoración documental.

 Identificar los lugares donde se encuentra almacenada la información, copias de seguridad,

depósitos y mobiliario usado para el almacenamiento de productos geográficos.
 Evaluar las condiciones de almacenamiento de los productos geográficos, de acuerdo con las
condiciones mínimas definidas por la normatividad colombiana sobre gestión documental.
 Identificar si la entidad cuenta con algún tipo de base de datos o aplicativo para procesamiento
de información capturada en inventarios. Si no se tiene, es preciso diseñar y establecer un
instrumento de recolección de información sobre los productos geográficos existentes en la
entidad. (Ver capítulo 0 Inventarios Documentales).
 Identificar el esquema de clasificación de los productos geográficos o existencia de las tablas de
retención documental (TRD).
 Levantar información de conservación y seguridad de información para caracterizar los productos
geográficos por tipos de soportes, formatos, aspectos básicos sobre acceso y seguridad de la
información, protecciones, y demás disposiciones y restricciones de acceso de acuerdo con la
normatividad existente para tales fines.
 Dar un valor o importancia a cada tipo de producto geográfico para definir lineamientos en la
ejecución de inventarios, metadatos y migración a otros medios de la información geográfica en
la entidad.

Procesamiento y análisis de información

32
  Realizar la tabulación de la información recolectada en la actividad anterior con el fin de evaluar
aspectos asociados a la producción y administración de los productos geográficos existentes, en
materia de conservación y preservación documental.
 Analizar los resultados obtenidos de la tabulación de los datos y en lo posible hacer un informe
por cada área técnica de la entidad y a su vez, hacer uso de cuadros resumen, fotografías, gráficas
y demás herramientas que faciliten el análisis y entendimiento de la información levantada.
 Elaborar las respectivas conclusiones y recomendaciones generales por área técnica y a nivel
institucional, en cuanto a condiciones de almacenamiento, seguridad de información, tipos de
productos geográficos, etc.

2.1.2 Planeación

Posterior al proceso de diagnóstico de la entidad, y teniendo en cuenta los productos geográficos claves
para el negocio, se debe iniciar la fase de planeación para el levantamiento del inventario, en los cuales
se incluirán metadatos que faciliten su administración.

Dentro de la planeación se deben realizar una serie de actividades de manera ordenada, algunas de las
cuales se definen una sola vez al iniciar el inventario si no se tienen ya, tales como la estructura de
clasificación, codificación, tipo y material del rótulo a emplear y tamaño de fuentes y la definición del
perfil de metadatos geográficos de la entidad.

 Definición de la estructura de clasificación de los productos geográficos

De acuerdo con el Archivo General de la Nación la clasificación “es el primer paso del conjunto
de procesos destinados a la organización de archivos tendientes a controlar, recuperar y
conservar la información contenida en los documentos para su utilización administrativa, jurídica
y técnica. Como proceso archivístico la clasificación permite la identificación y el agrupamiento
sistemático de documentos semejantes con características comunes, teniendo como base la
estructura orgánico – funcional de las instituciones y los trámites administrativos que adelantan
las dependencias en el ejercicio de sus funciones. La clasificación debe reflejar la estructura de
cada entidad de tal manera que las agrupaciones documentales resultantes correspondan a las
subdivisiones que conforman la institución”.

33
 La Tabla de Retención Documental (TRD), la Tabla de Valoración Documental (TVD), según sea el
caso y/o el cuadro de clasificación documental proporcionan a las Entidades el esquema de
clasificación que se debe tener en cuenta para la clasificación de los productos geográficos.

Si es necesaria la generación de una estructura de clasificación (en el caso de que la entidad no

la tenga), esta debe obedecer a la agrupación de los productos y tipos de productos geográficos
identificados en la etapa de diagnóstico, dicha clasificación se determina en diferentes grupos y
categorías documentales, tipificadas por términos que responden a similares características
técnicas o funcionales.

 Definición de la estructura del código

Cada entidad, posterior a la elaboración de la estructura de clasificación o cuadro de clasificación

debe generar un identificador, el cual debe reflejar la clasificación de los productos en las tablas
de retención documental o en la estructura anteriormente diseñada, además de otros elementos
que crea la entidad conveniente incorporar en el código, como puede ser la ubicación física en
los depósitos del producto.

A la codificación generada, producto de la clasificación, se le debe asignar una identificación

mediante el lenguaje de líneas, con el cual es posible realizar la identificación y recuperación de
la información documental del producto. El Instituto Geográfico Agustín Codazzi recomienda
utilizar la categoría Code 128C.

 Definición del rótulo de marcación

Definir los siguientes aspectos para la generación de los rótulos:

 Tamaño de la etiqueta: Se escoge el tamaño de ésta, la cual debe permitir una clara
lectura de la información que contiene, igualmente no debe ser muy grande, para que
en el momento de marcar el producto geográfico no interfiera con su propio contenido.
 Texto que contendrá la etiqueta: Se debe definir que se colocará en la etiqueta, como
mínimo el nombre de la entidad productora, el identificador o código del producto, el
área u oficina que lo custodia, y alguno otro elemento que considere la entidad.
 Fuente del texto que contendrá la etiqueta: Tipo, estilo y tamaño de la letra que se
usara para el rotulo.

34
  Material de la etiqueta: Hace referencia tanto al material propia de la etiqueta como a la
tinta y su forma de impresión. Para ello se recomienda la impresión con el sistema de
transferencia térmica y cinta de resina sobre etiquetas de poleolefina, material utilizado
por la biblioteca Luis Ángel Arango.

 Generación de perfil de metadatos geográficos institucional

Definir el perfil de metadatos geográficos para cada entidad, ello permite la implementación de
la Norma Técnica de Metadatos NTC 4611.

Para definir el perfil se debe tener en cuenta:

 La obligación de las variables de un perfil puede aumentar pero no debe ser menor a las
que se encuentran establecidas en al estándar (NTC4611).
 En los dominios existentes pueden restringirse valores, según sea la necesidad.
 El diseño del perfil debe seguir los comportamientos, condiciones, y características de la
norma.
 El perfil debe ser disponible para todas las personas que acceden a los metadatos
creados en conformidad al perfil.

Debe incluir:

 El conjunto mínimo y básico de elementos de metadatos que se deben recolectar para

el conjunto de datos específico.
 Todos los elementos de metadatos que son obligatorios, de todas las secciones
obligatorias.
 Puede restringir la utilización de valores de dominio.

El perfil de metadatos incluye cada uno de los elementos que son necesarios en la entidad para
la documentación de los diferentes productos geográficos.

Las actividades anteriormente descritas se desarrollan una sola vez en el proceso de inventario.

35
 Priorización de productos geográficos para el levantamiento de inventarios, metadatos y
migración a otros medios

De acuerdo con el diagnóstico levantado, junto con sus respectivas conclusiones y

recomendaciones; se debe definir un esquema de trabajo y prioridades para el levantamiento de
los inventarios, metadatos y migración de productos geográficos físicos e informáticos.

Por lo anterior, es importante calificar los productos geográficos existentes, de acuerdo con sus
valores primarios y secundarios, para definir prioridades en el levantamiento de inventarios y
metadatos, y la migración de información física a informática. Para ello se debe tener en cuenta
los criterios descritos a continuación.

 Criterio técnico
Es el criterio técnico que corresponde al valor de la información dada por el área
productora y es un elemento común en el quehacer de su producción, se recomienda a
las diferentes áreas técnicas y oficinas, seguir las siguientes premisas para la selección
de productos geográficos a inventariarse:
- Que el producto geográfico sea de carácter representativo para el área.
- Que el producto sea resultado de una función otorgada por el Gobierno Nacional a la
entidad.
- Que el producto geográfico sea insumo directo para la producción de otros productos.
- Que el producto geográfico sea de alta consulta interna o externa.
- Productos geográficos que cada área productora considere como fundamental y
estratégico en la situación actual de la entidad, como en lo planteado a futuro, para
satisfacer la demanda de información análoga y digital tanto de usuarios internos como
externos a la entidad. Incluye por tanto los productos geográficos terminados y/o
publicados, como los no publicados pero que generan servicios a la entidad y/o hacen
parte de un desarrollo técnico necesario para alcanzar una meta o un proceso
específico.
 Criterio legal
Los productos escogidos deberán contener carácter probatorio, es decir, que por la
información contenida en los documentos, investigaciones, estudios, etc., pueda ser
utilizada como prueba en cualquier disputa legal.
 Criterio comercial (venta)

36
 Considerar aquellos productos geográficos que poseen una alta movilidad y significancia
comercial para la entidad, por su demanda por parte de los usuarios internos y externos
de los mismos y que además, generan recursos económicos para el ente.
 Criterio histórico
El producto geográfico seleccionado debe tener importancia para la ciencia, la historia y
la cultura.
 Criterio administrativo
Es el valor de la información asignado por la administración a los documentos, estudios e
investigaciones técnicas realizadas en cada entidad y que apoyan la toma de decisiones,
es decir es un producto de gran importancia para los planes estratégicos de la entidad y
del país.

 Definición de las variables básicas para los tipos de productos geográficos a capturar

El desarrollo del inventario de los productos geográficos se encuentra directamente relacionado

con la captura de variables para la generación de los metadatos geográficos, los cuales se rigen
por la Norma Técnica Colombiana 4611, por tal razón, la definición de las variables básicas de
inventario deben contemplar las variables mínimas requeridas en el metadato, más las variables
de identificación y caracterización de cada producto; además de las variables de estado, con las
que resulta posible conocer las afectaciones por deterioro a las que se enfrentan los productos,
ya sea por factores intrínsecos o extrínsecos (biológicos, ambientales, circunstanciales, sociales,
acidez, oxidación, aditamentos, entre otros), con el fin de que se conozcan y tomen medidas de
las afectaciones de los productos geográficos.

La selección de las variables se encuentra en función de cada tipo de producto, existiendo,

siempre, variables de captura obligatorias para todos los productos. Para todos los tipos de
productos no siempre es posible capturar las mismas variables; sin embargo, la estructura de
diligenciamiento de cada variable, para diferentes tipos de productos, debe ser muy similar,
buscando la homogeneidad de la captura.

Las variables básicas obligatorias desde el punto de vista del inventario de los productos
geográficos se describen a continuación:

37
Tabla 11. Variables Básicas del Inventario

Variables Descripción
Identificador o código del producto: Hace referencia al
código definido en el numeral ¡Error! No se encuentra el
origen de la referencia.Definición de la estructura del
código
Título: Nombre mediante el cual se conoce el producto
geográfico. Se recomienda que los títulos contengan el
qué, dónde, cuándo, la escala.
Título alterno: Complemento del título principal.
Fecha de publicación: Fecha de divulgación del producto.
Coordenadas: Determinación de los puntos extremos del
1. Variables de producto.
identificación principal del Autor: Nombre de quien crea el producto.
producto Dueño: Nombre del dueño del producto.
Custodio: Nombre con el que se conoce el cargo de la
persona responsable del producto.
Forma de presentación: Modo de representación del
producto geográfico.
Medio: Análogo o digital.
Escala y/o resolución: Escala y/o resolución a la que se
encuentra el producto (si aplica).
Mueble: Número del mueble y letra de donde se
almacena el producto.
Código alterno: Identificación adicional que se le da al
producto (si aplica).
Soporte: Tipo de material en el que se encuentra el
producto.
Tamaño: En productos análogos alto X ancho X largo
(cms) y en productos digitales corresponde al peso del
archivo.
2. Variables de
Tipo de unidad de conservación: Medio de
caracterización
almacenamiento en el que se encuentra el producto.
Número de unidad de conservación: Identificación de la
unidad de conservación.
Color: Blanco y negro ó color.
Elaboración: Industrial, manual o mixta.

38
 Observaciones: Datos adicionales, que no se encuentren
en las variables anteriores.
Ruta de Archivo: Ruta o dirección específica de los
productos digitales, incluido el nombre del archivo, si
aplica.
Tecnología para la consulta: Programa utilizado para el
despliegue de los productos digitales.
Describen los deterioros por agentes físicos, biológicos
3. Variables de estado del y/o químicos, que presentan los productos geográficos y
producto si ellos afectan o no a la información, debe realizarse esta
evaluación de igual forma a la unidad de conservación.

Fuente: Informe final fase II – Inventario de productos geográficos análogos y digitales del IGAC, Unión Temporal GEOSPATIAL –
SYSDATEC, Noviembre de 2006

Dependiendo del tipo de producto se pueden capturar otra serie de variables, que permiten
documentarlo apropiadamente, además, deben ser incluidos los elementos o variables
obligatorias del metadato según la versión de la NTC que esté vigente.

 Generación plantillas de metadatos

Para la captura de la información que comprende el metadato, es recomendable una vez se haya
definido el perfil de metadato por producto, la creación de las plantillas de los productos
seleccionados, si el número de productos que se va a documentar, es igual o superior a 10
unidades o si el número de producto es menor de 10 unidades pero la producción de este tipo
de productos va a ser constante, contemplando las variables definidas en el punto anterior.

Este proceso se realiza en cada área técnica, analizando los grupos de datos e identificando
características comunes por series de productos, de tal manera que permita la estandarización
de campos según los perfiles, al igual que se deben definir las estructuras de los textos, por
ejemplo la estructura de un título: Imagen fuente Ikonos. Departamento de (diligenciar el nombre
del departamento que cubre la imagen), municipio de (diligenciar el nombre del municipio que
cubre la imagen. Año (Diligenciar el año de publicación).

La creación de plantillas disminuye la trascripción errada de datos comunes, garantiza la

confiabilidad de la información y agiliza el proceso de captura y documentación.

 Diseño del registro de inventario

39
 Es necesario que la entidad diseñe, si no lo tiene, un sistema para registrar los metadatos con los
respectivos elementos definidos en el perfil de metadatos y en las plantillas por tipo de producto,
lo que facilitará la captura de las variables.

Estos sistemas de registro deben garantizar que la información sea confiable, oportuna y que
tenga los controles de calidad apropiados. Además, debe proveer una solución rápida con
mecanismos de captura, actualización, control de calidad, consolidación y consulta adecuados,
con tiempos de respuesta oportunos y aplicando las premisas de seguridad en cuanto a integridad,
disponibilidad y confidencialidad de la información.

El Instituto Geográfico Agustín Codazzi ha diseñado una herramienta de captura de variables de

preservación, inventario y metadatos, denominada Sistema Web de Administración de
Metadatos Institucionales - SWAMI, la cual cumple con todas las condiciones antes mencionadas
y permite a usuarios externos a la institución realizar consultas de los productos generados a
través de la Web. Dicha herramienta, es utilizada en los ejercicios de documentación de
productos geográficos en la unidad de metadatos, contempla las secciones principales y de
soporte de los metadatos, permitiendo además a través del módulo de extensiones incluir las
variables específicas de cada producto y las de estado de deterioro del mismo. La herramienta ha
sido implementada con éxito en otras instituciones gubernamentales que han requerido de un
sistema para la documentación de sus productos de manera ágil y sencilla.

Existe otras herramientas en el mercado que permiten la generación de metadatos como lo son:
GeoNetWork, CatMDedit, ArcCatalog, Isite Metadata Server), MetaScribe, Tk Metadata editor,
GIS Portal Tool Kit, Metadata Enterprise Resourse Management, Metavist, EPA Metadata Editor,
entre otros; sin embargo estas herramientas solo permiten la documentación mediante
metadatos pero no incorporarían los aspectos claves para el inventarios y conservación de la
información Geográfica.

2.1.3 ejecución y puesta en marcha

 Preparación y alistamiento de los productos geográficos

 Ubicar los productos seleccionados para inventariar. Se debe tener especial cuidado
cuando se extraen o insertan los productos de sus unidades de conservación para alterar
su integridad. La correcta manipulación de los productos geográficos garantiza su

40
 conservación en el tiempo, una manipulación incorrecta, echa al traste con los avances
logrados en otros aspectos.
 Identificar los campos a diligenciar en cada tipo de producto, de esta manera, es posible
identificar la heterogeneidad de la información y estructura de los campos de cada
producto, permitiendo definir las diferentes posibilidades de captura para cada campo
propuesto. En esta etapa se puede verificar nuevamente si las variables seleccionadas son
suficientes para documentar el producto o si es necesario excluir o incluir variables.
 Dentro de la preparación de los productos para inventario se pueden incluir aspectos,
como el cálculo o conversión de coordenadas de los productos, determinación de
espacios geográficos que cubre el producto, dimensiones de cada producto, etc.

La preparación de los productos debe realizarse con los profesionales de captura, quienes estarán
al tanto de las estructuras definidas y casos a encontrar durante el inventario, así, se podrá iniciar
el levantamiento de la información con mayor seguridad.

Con el fin de conservar los productos objeto de inventario de agentes externos (sudor, suciedad
u otro tipo de material) que puedan atentar contra la integridad del producto, como proteger la
salud de los técnicos de captura y en general del personal que tiene contacto directo con los
productos, de los altos niveles de material particulado contenido en los productos por su
almacenamiento, resulta de suma importancia el empleo de guantes de algodón, tapabocas y
batas para su manipulación.

 Captura de la información en el aplicativo

Ingresar cada uno de los datos requeridos en el campo correspondiente, teniendo en cuenta las
estructuras definidas en la plantilla. Como se mencionó en párrafos anteriores, los campos a
levantar serán los contemplados en el inventario de productos geográficos (Definición de las
variables básicas para los tipos de productos geográficos a capturar) y los elementos obligatorios
en la NTC 4611 vigente.
Para la captura de variables en el aplicativo se debe:

 Escribir de manera simple pero completa.

 Documentar para una audiencia general, es decir use un lenguaje claro para que sea
entendible para cualquier usuario.
 Sea consistente en estilo y terminología.

41
  No use “jergas”
 Definir los términos técnicos y acrónimos.
 No use símbolos o caracteres que puedan mal interpretarse.

Ilustración 3. . Identificación de las variables de metadato en un producto geográfico del IGAC.

Fuente: Laboratorio de suelos, municipio de Tunja. Año 2006, IGAC

 Rotulación de los productos geográficos

 Imprimir el rótulo con las variables definidas en el numeral 0Definición del rótulo de
marcación, donde se incluye el identificador del producto.
 Pegar el rótulo generado en cada uno de los productos que se encuentran en soporte
análogo, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:

- Evitar que la etiqueta adhesiva cubra información del documento.

- Los productos tipo libro (libretas, estudios, carteras y similares), se marcan
preferiblemente en la cara interna de la tapa anterior, teniendo en cuenta no tapar
información. En caso tal que no sea posible, se marcan en la cara interna de la tapa
posterior. El orden de preferencia de los cuadrantes de la tapa para colocar la etiqueta
adhesiva (rótulo) es:

42
 3 4

2 1

Ilustración 4. Orden de preferencia de los cuadrantes de la tapa para colocar el rótulo.

Ilustración 5. Rotulación de productos tipo libro

- Los productos geográficos que estén impresos en una hoja, se marcan por el reverso,
teniendo en cuenta las mismas consideraciones del libro. No tapar la información, y en
el mismo orden de selección del cuadrante.

Ilustración 6. Rotulación de un mapa

Fuente: Mapa de geoformas de Colombia. Plancha No 5. Año 1996, IDEAM

43
 - Para los productos digitales la rotulación se lleva a cabo en las unidades de
conservación, siempre y cuando no exista más de un producto en cada soporte, de lo
contrario los productos serán codificados, pero no rotulados.

 Seguimiento y Control de Calidad

El control de calidad del inventario se hace a partir de los lineamientos que la Norma Técnica
Colombiana NTC ISO 2859-1, la cual tiene como finalidad la inspección de una serie continua de
lotes para un mismo proceso de producción.

La norma establece modelos de muestreo basados en el NAC. (Nivel Aceptable de Calidad.)

Las actividades básicas para realizar el control de calidad del inventario son:

 Identificar la magnitud del lote (lote homogéneo): Cada lote en tanto sea posible, debe
estar compuesto por unidades de producto elaborados esencialmente bajo las mismas
condiciones durante un periodo de tiempo igual.
Se determina el tamaño del lote de acuerdo a los rendimientos diarios establecidos; se
recomienda generar el lote por fecha de producción y responsable de captura, teniendo
igualmente en cuenta el tipo de producto que se genera, es decir, si dentro de un periodo
de tiempo determinado se generan más de un tipo de producto (mapas de brillo solar,
mapa de monitoreo de la red ambiental, etc.), el lote debe estar conformado por cada
tipo de producto, garantizando de esta forma que la cantidad de productos que
conforman el lote sean homogéneos.
 Seleccionar el nivel de inspección: El número de elementos que conforman el tamaño de
la muestra está determinado tanto por el tamaño del lote como por el nivel de inspección
que se desea realizar, de esta manera se encuentran tres niveles generales de inspección,
el nivel riguroso, el nivel normal y el nivel reducido, siendo el nivel riguroso como su
nombre lo indica el que exige inspeccionar mayor número de elementos. Adicionalmente
existen cuatro niveles de inspección S1, S2, S3, S4, que pueden ser usados cuando sea
necesario tomar tamaños relativamente pequeños de la muestra y cuando se puedan
tolerar riesgos mayores de aceptación de productos defectuosos.
Para garantizar la correcta aplicación del proceso de control de calidad, se recomienda
iniciar por un nivel de inspección general II, teniendo en cuenta que la aplicación y el
44
 cambio de plan de muestreo depende de la calidad encontrada en las muestras así como
del número de lotes que se rechacen continuamente.
 Seleccionar el plan de muestreo a usar: El plan de muestreo consiste en un diseño, según
el cual se toman una o varias muestras con el objeto de obtener información y
eventualmente tomar una decisión.
Para garantizar la calidad del inventario se recomienda el plan de muestreo simple, con
un nivel de inspección general y una inspección normal (II). Es importante aclarar que el
proceso planteado no es definitivo, es posible que haya necesidad de realizar un cambio
entre los niveles de inspección (normal, estricto y restringido); el comportamiento de la
calidad de las muestras determinar este cambio.
 Seleccionar la muestra: seleccionar la muestra tabla de productos geográficos del lote
homogéneo. El tamaño de la muestra a seleccionar depende del nivel de inspección y el
plan de muestreo seleccionado.

Tabla 22. Letra código de tamaño de muestra

Códigos de tamaño de la muestra según MIL STD 105D

Niveles generales de
Niveles de Inspección inspección
Tamaño del lote
S1 S2 S3 S4 I II III
2 8 A A A A A A B
9 15 A A A A A B C
16 25 A A B B B C D
26 50 A B B B C D E
51 90 B B C B C E F
91 150 B B C D D F G
151 280 B C D E E G H
281 500 B C D E F H J
501 1200 C C E F G J K
1201 3200 C D E G H K L
3201 10000 C D F G J L M
10001 35000 C D F H K M N
35001 150000 D E G J L N P
150001 500000 D E G J M P Q
Más de 500001 D E E J N Q R
Fuente: Norma Técnica Colombiana 2859 -1. Procedimientos de muestreo para inspección por atributos. Parte 1: Planes de muestreo
determinados por el nivel aceptable de calidad (NAC) para inspección lote a lote.

45
  Diseñar el formato para realizar el control de calidad: Se debe crear un formato el cual se
pueda documentar los productos geográficos revisados, las variables revisadas y las
inconformidades encontradas.
 Revisar los productos de la muestra seleccionada: consiste en la inspección de los
productos inventariados seleccionados. Se deben validar aquellas variables (elementos)
que son capturados manualmente, no los que se encuentran en la plantilla. Se debe
evaluar que la información contenida en el metadato corresponda con el producto
geográfico. Se debe documentar todas las inconformidades encontradas por cada
variable revisada del metadato geográfico en el formato diseñado en la actividad anterior.
 Seleccionar el nivel aceptable de calidad (NAC): Corresponde a la selección del porcentaje
de no conformidad máximo para aceptar un lote. Este porcentaje no puede ser mayor al
10%.
 Aceptar el lote de metadatos geográficos: A partir de la selección del NAC, se consulta el
número máximo de no conformidades que se pueden presentar en la muestra para
rechazar el lote en las tablas relacionadas anteriormente. Si el lote es aceptado los
metadatos pueden ser dispuestos al público especifico o en general, de acuerdo a las
políticas de cada institución.
En caso contrario se debe proceder a devolver el lote para su corrección y se debe iniciar
nuevamente el control de calidad pero se debe realizar la revisión a partir de un nivel de
conformidad estricto, hasta que el lote sea aceptado.

2.2. Sistema integrado de conservación

Mediante el levantamiento de inventario y metadatos se identifican el estado de los depósitos, de los
productos geográficos, las unidades de conservación de cada uno de los productos, los materiales de las
unidades de conservación, las condiciones de almacenamiento de los productos geográficos,
permitiendo de esta manera a la entidad, reconocer el estado de deterioro y/o conservación en que se
encuentran los productos. Esta información recopilada le permitirá a la entidad, en esta fase tomar de
decisiones con respecto a las actividades de conservación preventiva y restauración que se deben
desarrollar para salvaguardar los productos geográficos.

Así mismo, conociendo el estado de conservación de los productos se debe desarrollar la planeación y
ejecución para el mejoramiento y/o la implementación del Sistema Integrado de Conservación, el cual
debe seguir con las recomendaciones que se dan a continuación para cada módulo:
46
2.2.1 Conservación Documental

En este módulo se busca diseñar e implementar actividades preventivas y correctivas para la salvaguarda
de los productos geográficos, pare ello, es recomendable que se desarrollen algunos programas como:

Tabla 16. Programas de Conservación Documental

Titulo Titulo
Especificaciones técnicas La preservación de los productos geográficos depende en gran
de materiales y medida de las calidades de los materiales, metodología y demás
producción insumos usados para su elaboración. Por esta razón es preciso que
cada una de las entidades se estandarice las materias primas y
procedimientos de producción, de acuerdo con las normas
nacionales e internacionales que apliquen para cada caso.
Diagnóstico y Las entidades deben tener diagnósticos de los estados de
Seguimiento de conservación de sus productos geográficos para definir actividades
Conservación de conservación documental; dentro de los inventarios analíticos se
incluye la captura de variables de estado de los productos
geográficos.

Estos diagnósticos deben tener información como tipos de

alteraciones (físico, químico y/o biológico), tipo de agente o factor
que ocasionó el deterioro (condiciones ambientales,
antropogénicas, etc.), y grado de afectación en intensidad y área; la
cual se debe cruzar con las condiciones de depósito y manipulación
para identificar los aspectos a mejorar.

Además, debe haber medidas preventivas y correctivas

acompañadas de actividades de seguimiento para actualizar los
diagnósticos y los cronogramas de intervención de los acervos
documentales institucionales.
Limpieza documental Se deben instaurar políticas que prohíban el uso de materiales como
superficial grapas metálicas en los productos geográficos, ya que estos
ocasionan deterioros irreversibles. El programa de limpieza debe
contemplar la eliminación de este tipo de materiales, así como de
polvo y hollín que se acumula en la superficie de los archivos.
47
 Restricción de acceso y Los productos geográficos que se encuentran en un alto nivel de
manipulación por deterioro deben estar protegidos por políticas de restricción de
conservación acceso para evitar su pérdida parcial o total. En estos casos debe
ofrecerse otros mecanismos o medios de consulta, como por
ejemplo, microfilms, imágenes o fotografías digitales de estos
productos.

Estos programas deben estar bajo la supervisión de archivistas y restauradores, dando así cumplimiento
a la normatividad vigente. Su diseño y ejecución debe tener en cuenta:

 Materialidad de los archivos

La entidad debe definir y emplear soportes y materiales sustentados (físicos) y medios de

almacenamiento (informáticos) que garanticen que los deterioros o problemas de acceso que se
puedan presentar a futuro, no sean consecuencia de la deficiencia de los materiales o los
procesos de producción.

Ilustración 7. Ejemplos archivos físicos

Fuente: Productos geográficos generados por el IGAC.

48
 Ilustración 8. Ejemplos archivos físicos

Fuente: Productos geográficos generados por el IGAC.

Los soportes, los materiales sustentados, y las unidades de almacenamiento de los productos
digitales; deben contar con características físico – químicas, técnicas y de producción que
garanticen que los productos geográficos se preserven en el tiempo inalterables, estables y
accesibles, bajo condiciones ambientales adecuadas para su conservación. Los referentes
recomendados para el proceso de selección y conservación de los materiales, son los acuerdos y
circulares del Archivo General de la Nación, las normas técnicas colombianas, las normas ISO
internacionales y las especificaciones dadas por los mismos proveedores.

El Acuerdo 060 de 2001 del AGN, en su artículo 9 establece para la conservación documental:
“Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación, para ello
deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos,
pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción. Así,
se requieren adoptar las normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales
como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676 aplicable a los soportes digitales. "Cartuchos de disco
flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas".

Es recomendable la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y

exento de lignina cuyo valor de pH esté en rango de 7.0 a 8.5 de acuerdo con los aspectos
contemplados en la NTC 4436 " Papel para documentos de archivo: requisitos para la
permanencia y durabilidad". Las tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser

49
 insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez
al soporte.

Para la información generada o guardada en medios magnéticos, deben seguirse las instrucciones
de sus fabricantes en relación con su preservación y debe producirse en formatos compatibles,
cuidando la posibilidad de recuperación, copiado y reproducción libre de virus informáticos.

La manipulación, las prácticas de migración de la información y la producción de Backus, serán

adaptadas para asegurar la reproducción y recuperación hasta tanto se estandaricen los sistemas
de almacenamiento y formatos de grabación de la información”.

 Preservación del original

Para garantizar que los productos geográficos originales se conserven en el tiempo por ser bienes
de interés cultural, es preciso tener en cuenta:

 La mayoría de los procesos encaminados a la preservación del original físico, pueden ser
ejecutados por personal debidamente capacitado; exceptuando los que implican la
intervención directa del objeto.

Ilustración 8. Requerimiento Programas de Conservación Documental

Programa Requerimiento Quien lo ejecuta

Limpieza superficial.
Levantamiento de diagnósticos
de estados de conservación.
Seguimiento y control en
conservación documental.
Manipulación, consulta y
restricción de acceso por
conservación.
Conservación y Restauración
Documental.
Un restaurador de bienes muebles
Capacitación y formación no formal
debe diseñar el programa y capacitar
del personal de la entidad.
a los funcionarios.
Solamente pueden ser ejecutados por
Formación universitaria.
un restaurador de bienes muebles.

 Los principios y criterios mínimos para cualquier proceso de conservación preventiva,

conservación y restauración son: criterio de colección, mínima intervención, respeto al
original, compatibilidad de materiales, estabilidad de materiales, reversibilidad de

50
 materiales, compatibilidad con intervenciones futuras, integridad del original,
diferenciación entre la intervención y el original, y conservación integral.

 El acuerdo 048 de 2000, sobre conservación preventiva, conservación y restauración

documental establece:

- Los procedimientos de intervención documental a nivel de conservación preventiva,

conservación y restauración, deben tener en cuenta los criterios definidos en el artículo
1 del acuerdo en mención: unidad del objeto documental, unidad del soporte y de la
imagen gráfica, e integridad física del documento.
- Cualquier proceso de conservación preventiva, conservación y restauración que se
realice para un producto geográfico (patrimonio documental del país), debe darse
dentro de un trabajo interdisciplinario que contemple los productores de la
información, ingenieros de sistemas, historiadores, archivistas y restauradores,
principalmente.
- Los tratamientos de conservación preventiva, conservación y restauración deben
quedar estrictamente documentados, conforme al artículo 4 del acuerdo en mención;
y deben estar avalados por el Archivo General de la Nación (Artículo 5).

 La circular 02 de 1997, establece parámetros a tener en cuenta para la implementación

de nuevas tecnologías en los archivos públicos dice: “las Entidades Estatales podrán
incorporar tecnologías de punta en la administración de sus archivos, pudiendo utilizar
cualquier soporte documental, por medio técnico, electrónico, óptico, informático o
telemático para el cumplimiento de sus funciones, siempre y cuando cumplan los
siguientes requisitos:

- Organización archivística previa de los documentos.

- Las entidades deberán efectuar los estudios técnicos necesarios para la adecuada
decisión, lo que implicará tener en cuenta aspectos como la conservación física,
ambiental y operacional de los nuevos soportes.
- Las entidades deberán justificar el uso e implementación de nuevas tecnologías de
acuerdo a las necesidades y fines propios de cada una.
- Los documentos emitidos o reproducidos por los citados medios gozarán de la validez
y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad,

51
 integridad, inalterabilidad, perpetuidad y el cumplimiento de los requisitos exigidos
por las leyes procesales.
- Los documentos originales que posean valores de carácter histórico, según los registre
la correspondiente tabla de retención, no podrán ser destruidos aun cuando hayan sido
reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio técnico, electrónico, óptico,
informático o telemático.

La actuación administrativa que se desarrolla a partir de soportes de tecnología de punta,

garantizará la conservación operativa, seguridad, perdurabilidad y reproducción de la
información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del
sistema de información”.
Las entidades productoras de información geográfica, que necesiten implementar
tecnologías de punta para la administración de sus archivos, y que reproduzcan los
documentos patrimoniales en otros medios diferentes al original, deben dar
cumplimiento a lo anteriormente expuesto, sin excepción.

2.2.2 Unidades de Conservación

Hace referencia a la selección de los sistemas de embalaje adecuados para la conservación de los
archivos. Existen unidades de conservación específicas y unidades de conservación generales.
Algunas recomendaciones generales para los sistemas de embalaje son:

 La unidad de conservación debe tener un pre impreso (rótulo) para su debida identificación, y
que esté acorde con los inventarios documentales de la entidad. Se recomienda que como
mínimo contenga los siguientes datos: Entidad Productora, Oficina Productora, Serie documental,
Nombre y/o código, fechas extremas de producción.
 Las unidades de conservación deben ser acordes con el mobiliario que se tiene para su
almacenamiento.
 El proveedor debe marcar cada unidad con nombre del fabricante, fecha de producción y
teléfono de contacto.

52
  El proveedor debe entregar fichas técnicas de los materiales de fabricación y certificar la calidad
de los productos.
 La selección de la unidad de conservación depende del tipo de soporte, el tamaño, la técnica
gráfica, los materiales sustentados o la unidad de almacenamiento del producto geográfico.
 Los documentos en su totalidad requieren de sistemas distintos y eficientes de protección,
acordes con las características de tamaño y función.

Unidad de conservación específica

La unidad de conservación específica contiene el objeto para su protección y conservación, y facilita su

almacenamiento e identificación.

El material y el diseño deben estar dimensionados de acuerdo con el peso y tamaño de la documentación
a conservar.

Materiales:

 Los cartones y cartulinas desacidificadas son los más comunes, con superficie lisa que no
desprenden partículas o gases nocivos para el producto almacenado.
 Los materiales deben ser estables y químicamente inertes.
 El gramaje o calibre depende del tamaño y peso del objeto que se quiere almacenar.
Generalmente la unidad de conservación tiene un valor superior al del objeto que se quiere
almacenar, sobre todo cuando son grandes formatos.
 El poliéster (mylar o melinex) en sus diferentes calibres, es una opción de protección cuando debe
evitarse la manipulación del objeto para su consulta.
 Los materiales plásticos e inertes, como el polipropileno u otro polímero químicamente estable,
son viables en algunos casos, siempre y cuando no desprendan vapores nocivos para los objetos.
Su uso más frecuente es en CD y diskettes, y otras unidades de almacenamiento de archivos
informáticos. No se permite el uso de materiales plásticos para almacenar fotografías y negativos
o documentos con soporte papel.
 Cuando el diseño de la unidad de conservación requiere la unión de piezas, se usan elementos
como: Adhesivo de PVA con pH neutro, tela coleta, papeles neutros y cinta doble faz.
 Los rollos de microfilmación deben tener siempre su carrete.

53
  Para las fotografías se considera conveniente que cada ejemplar tenga su propia funda con el fin
de proteger y darle estabilidad; las fundas aceptables para el almacenamiento pueden estar
hechas de papeles libres de ácido o plásticos transparentes de buena calidad que a su vez
permiten ver la imagen sin necesidad de ser manipulada directamente.

Tamaños:
 Las unidades deben tener dimensiones relativamente superiores a las del objeto para almacenar.
Resulta ser igual de perjudicial un embalaje muy grande a uno exacto para la conservación
preventiva del producto geográfico.
 Las entidades deben clasificar los documentos para estandarizar los tamaños y diseños de los
embalajes, ya que facilita su compra y reduce costos. Ejemplo: tamaño oficio, doble oficio, medio
pliego, y pliego.

Diseños básicos:

 Carpetas: Se usan para documentos, mapas, fotografías e imágenes impresas de todos los
formatos. El diseño depende del tamaño, cantidad y tipo de productos geográficos para
almacenar. Es recomendable guardar por separado los objetos altamente deteriorados y utilizar
poliéster en la cara anterior para evitar su manipulación directa durante la consulta.
 De dos tapas: Se puede usar en documentos, mapas e imágenes o fotografías. Las tapas
pueden ser de diferente material, y almacenar los documentos sueltos o legajados.

Ilustración 9. Carpeta de dos tapas.

54
  Carpetas de alas plegadas: Se puede usar en documentos, mapas e imágenes o fotografías.
Los documentos se almacenan sueltos y los protege por sus caras y bordes.

Ilustración 10. Carpeta de alas plegadas.

 Sobres: Se usan para documentos que deben almacenarse uno a uno. Las consideraciones
generales son similares a las de las carpetas.
Las fotografías y negativos se almacenan en sobres individuales.
 Cajas: Se usan para productos geográficos tridimensionales como rollos fotográficos, rollos de
microfilm, CD, diskettes, libros, entre otros. El diseño dependerá básicamente del tamaño y tipo
de producto.

Ilustración 11. Caja para libros

Imagen tomada el 1º de julio de 2009 de: http://images.nitrosell.com/product_images/3/609//thumb-GBXA2F.jpg

55
 Caja de dorso desprendible (drop spine box) y estuche protector (phase box): Se usan para
proteger libros o tomos deteriorados. Resulta altamente costoso implementarlo para el 100% de
libros o tomos que tenga una entidad.

Ilustración 12. Caja para libros

Imagen tomada el 1º de julio de 2009 de:http://www.indiana.edu/~libpres/manual/treatments/px/front.html

 Tubos: Se usan para mapas, imágenes y documentos en general de grandes formatos. Tiene la
ventaja de ofrecer gran protección de los agentes externos, además de su fácil transporte, sin
embargo, tiene el inconveniente que al permanecer largo tiempo en esa forma se dificulta su
estudio. Esta solución aplica para productos en excelente estado de conservación, con soportes
flexibles y una técnica de impresión que permita el enrollado.

La estandarización de las unidades de almacenamiento en pocos tamaños, diseños y materiales, facilita

la adquisición del mobiliario, la distribución de los espacios y reduce los costos de funcionamiento.

Unidad de conservación general

La unidad de conservación general se usa para evitar que el polvo y material particulado se deposite en
la superficie de los objetos y las unidades específicas que los almacenan. Evita la exposición directa a las
condiciones ambientales y de iluminación.

56
Su uso es frecuente para expedientes que se archivan en estanterías. En los casos de mapotecas o
planotecas, no suelen usarse, a menos que sea necesario por el diseño del mueble o la conservación del
objeto.

Los productos geográficos embalados en cajas como unidad específica, no suelen tener unidad general,
exceptuando casos como los CD o diskettes, facilitando su almacenamiento en estanterías.

Materiales:

 El cartón corrugado troquelado es el material más empleado; sin embargo, en algunos casos se
utilizan cartones desacidificados, por ejemplo, para fotografías y negativos.
 La resistencia a la compresión vertical debe ser acorde con el peso y cantidad de unidades de
conservación específicas que va a contener. Por ejemplo, las cajas tipo X200 deben tener una
resistencia de 790 kgf/m.
 El cartón corrugado troquelado debe tener un recubrimiento interior o barrera para que su acidez
no migre a los elementos que contiene. Este recubrimiento no es necesario cuando se emplean
cartones desacidificados.
 Los materiales plásticos e inertes pueden ser viables, siempre y cuando no desprendan gases
nocivos para los objetos.
 Los casos en que el diseño de la unidad de conservación requiera la unión de piezas, se usan
elementos como: Adhesivo de PVA con pH neutro, tela coleta, papeles neutros y cinta doble faz.

Tamaños:

 Las unidades generales deben tener dimensiones levemente superiores al total de las unidades
específicas que almacena, para que estas puedan extraerse fácilmente, sin que queden muy
sueltas en su interior.
 Las unidades generales deben estandarizarse de acuerdo con las unidades específicas para
facilitar su compra y reducir costos.

Diseños básicos:

 Cajas: En el mercado existen dos tipos de cajas para documentos con formatos no superiores al
Oficio:

57
  X 200: Para Archivos de Gestión y Archivo Central
 X 100: Para Archivos Históricos.

Ilustración 13. Caja X100.

2.2.3 Depósitos
A continuación, se relacionan los aspectos básicos a tener en cuenta para garantizar la conservación de
los archivos según las necesidades de cada entidad; y con base en el Acuerdo 049 de 2000 del Archivo
General de la Nación y demás mecanismos que permiten su óptima conservación.

Requerimientos edificación:

 El terreno debe estar sin riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación, y debe
ofrecer estabilidad.
 El edificio debe estar lejos de industrias contaminantes o en zonas de posible peligro por
atentados u objetivos bélicos.
 El edificio debe ser lo suficientemente amplio, de manera que haya espacio para la
documentación acumulada y su natural incremento.

58
  Las placas y pisos deben tener una resistencia de 1200 kg/m2, si se utiliza estantería de 2,20 m
de alto, cifra que debe incrementarse si se va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño
al señalado.

Requerimientos depósitos

 El espacio debe dimensionarse para facilitar la manipulación, transporte y seguridad de la

documentación que se va almacenar.
 Los depósitos deben tener corredores de circulación de mínimo 1,20 metros de ancho. Si se
cuentan con carros para transportar los objetos, los corredores deben ser acordes a sus
dimensiones.
 La adecuación climática debe ceñirse a las normas establecidas para la conservación del material
documental.
 Los depósitos deben prever el crecimiento documental de acuerdo con los parámetros
archivísticos que establezcan los procesos de retención y valoración documental.
 Las áreas deben contar con los elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad
de los acervos.
 Los acabados de pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugos,
de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.
 Las pinturas deben poseer propiedades ignífugas, y tener el tiempo de secado necesario evitando
el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación.
 El sistema hidráulico de la edificación no debe pasar por muros, pisos o techos de los depósitos
de archivo, ya que se constituyen en un riesgo de inundación.
 El sistema eléctrico debe estar aislado y canalizado para evitar incendios por cortos eléctricos.

Requerimientos otros espacios

 Los espacios de consulta, prestación de servicios y trabajos archivísticos, deben cumplir con los
mismos requerimientos de los depósitos.
 Los depósitos solamente sirven como espacio de almacenamiento. Los otros espacios deben ser
independiente y externos a estos, tanto por razones de seguridad, como de regulación y
mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de depósito.

59
  Las áreas técnicas tendrán relación con las áreas de depósito, tomando en cuenta el necesario
aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada; así como las relaciones de éstas
con las zonas de custodia, recepción, organización y tratamiento de los documentos.

Adecuación física y mobiliario

 Distribución:
 El mobiliario no debe ir recostado sobre muros y se debe dejar un espacio mínimo de 20
centímetros entre éstos y el mobiliario.
 El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un mínimo de 70
centímetros.
 El mobiliario debe tener un sistema de identificación visual de la documentación acorde
con la signatura topográfica.
 Materiales:
 Los materiales empleados no deben desprender partículas o gases nocivos, tanto para las
personas como para los archivos almacenados. Los muebles deben estar construidos en
láminas metálicas sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y
recubrimiento horneado químicamente estable. Se recomiendan las láminas coll rolled
con revestimiento de pintura.
 Estantería:
 La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja superior debe ser mínimo
de 4 cm.
 El diseño debe ser acorde con las unidades que contendrá, evitando bordes o aristas que
produzcan daños.
 La altura de los estantes debe ser de 2.20 metros.
 Las bandejas deben soportar un peso de 100kg/ml.
 La estantería total no deberá tener más de 100 metros de longitud.
 Los sistemas de estantería que se compongan de módulos de dos cuerpos deben utilizar
parales y tapas laterales para mayor estabilidad.
 La estantería debe anclarse con sistemas de fijación al piso.
 La balda superior de un estante debe estar a máximo 1.80 metros del suelo, para facilitar
la manipulación y acceso del operario a la documentación.
 La balda inferior debe estar por lo menos a 10 centímetros del piso.
60
  Las baldas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas, permitiendo
una graduación cada 7 centímetros o menos.
 Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar
accidentes.
 El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento.
 El mobiliario empleado para almacenar libros debe tener separadores metálicos con el fin
de evitar el deslizamiento y la deformación de la documentación almacenada.
 La estantería puede ser fija o sistemas de estantería rodante. La selección depende del
área disponible para su instalación y la resistencia de las placas del edificio. Los sistemas
rodantes son más pesados y necesitan menos espacio; caso inverso para la estantería fija.

Ilustración 14. Sistema de estantería rodante y estantería fija

Fuente: Fotografías tomadas en el IGAC.

 Mobiliario para obras de gran formato:

 Las características generales son iguales a las anotadas para estanterías.

61
  El mueble debe dimensionarse teniendo en cuenta el número de obras a contener, el peso
y volumen, facilitando la manipulación.
 Las gavetas de las planotecas deben tener una profundidad de 5 centímetros o menos.
Mientras más profunda es la gaveta, mayor es el peso sobre cada objeto contenido en
ella y mayor es la presión ejercida sobre los mismos al momento de sacarlos.
 Cada una de ellas debe poseer sistemas de rodamiento, ya que abren y cierran más
suavemente, produciendo menos fricción y vibración a los objetos y eliminando, además,
el riesgo de descarrilamiento y atascamiento.
 Las gavetas deben tener protectores para el polvo o tapas posteriores para evitar que los
objetos se dañen en la parte posterior de la gaveta.
 Se recomienda que las planotecas estén compuestas por 13 bandejas, con una altura total
de 1.07m, lo cual permite contar con un espacio en la parte superior de la planoteca para
la consulta del material sin causar daños al soporte.

Ilustración 15. Planoteca para almacenamiento de cartografía

Imagen tomada el 18 de mayo de 2010 de: http://www.mueblescontinental.com/productos_mostrar.asp?id=42

62
  Archivadores verticales
Utilizados como mobiliario de oficina, deben elaborarse en materiales estables para la
conservación y proyectarse de acuerdo con la producción documental.

Ilustración 15. Planoteca para almacenamiento de cartografía

Imagen tomada el 18 de mayo de 2010 de: http://www.inversionesgregal.com/ficha.php?codigo=ARCV-

234&clave=&pagina=0&tipo_producto=01

 Mobiliario para documentos en otros formatos:

Para la documentación de imagen análoga como microfilmación, cintas fotográficas, cintas de
video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros o digital como disquetes, CD
principalmente; se debe contemplar sistemas de almacenamiento especiales como gabinetes,
armarios o estantes con diseños desarrollados acordes con las dimensiones y tipo de soporte a
almacenar y los recubrimientos antioxidantes y antiestáticos a que haya lugar.

Condiciones ambientales

 Las entidades deben propender por la implementación de programas de seguimiento y control

de las condiciones ambientales de los depósitos de archivo y demás áreas que estén destinadas
para almacenar información. Existen equipos de medición que pueden instalarse para hacer el
respectivo seguimiento para tomar decisiones de mejoramiento y adecuaciones de espacios.
63
  Temperatura y humedad relativa (HR):
- Las mediciones y rangos de humedad y temperatura recomendados para algunos
elementos de archivo, son las siguientes:

Tabla 18. Condiciones Temperatura y HR

Soporte Temperatura Humedad relativa

15 a 20 °C. 45% a 60%.
Papel
Fluctuación diaria 4°C. Fluctuación diaria 5%.
Fotografía blanco y Negro 15 a 20 °C. 40% a 50%.
Fotografía Color Menor a 10 °C. 25% a 35%.
Grabaciones 10 a 18 °C. 40% a 50%.
Medios magnéticos 14 a 10 °C. 40% a 50%.
Discos Ópticos 16 a 20 °C. 35% a 45%.
Microfilm 17 a 20 °C. 30% a 40%.

- El principal factor de deterioro en los archivos son las altas fluctuaciones de estas
condiciones ambientales entre el día y la noche; por lo que requiere de mayor atención
la reducción de estas variaciones que los mismos niveles de HR y temperatura.
- Las mediciones de HR y temperatura que permiten analizar las condiciones
ambientales reales de un depósito deben hacerse por largos periodo de tiempo, ya que
estas varían entre el día y la noche, así como entre periodos de lluvia y sequía.
- La temperatura y HR puede regularse por medio de adecuados mecanismos de
ventilación y sistemas de iluminación, e instalación de equipos como
deshumidificadores, entre otros.
- Las condiciones ambientales del entorno pueden ser diferentes a las internas de las
unidades de conservación, por lo que deben diseñarse esquemas de control y
seguimiento para este caso. Cuando las diferencias son muy altas, deben evaluarse los
sistemas de embalaje, el mobiliario y los mecanismos de ventilación para hacer las
respectivas mejoras.

 Ventilación:
- La ventilación reduce los niveles de HR y temperatura de forma natural.
- Los sistemas artificiales de ventilación pueden llegar a ser altamente perjudiciales para
la preservación de los archivos, por lo que deben ser analizados antes de su

64
 implementación. Ejemplo: Mantener encendido el sistema solamente por algunas
horas a la semana crea picos marcados en la temperatura y la HR.
- El caudal debe garantizar la renovación continua y permanente del aire de una a dos
veces por hora. Esto se debe establecer de acuerdo con las condiciones ambientales
internas que se quieren mantener y al espacio.
- La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá permitir una
adecuada ventilación a través de ellos.

 Filtrado de aire:
- Los mecanismos de ventilación que se empleen, deben contar con medios de filtración
del aire de ingreso tanto de partículas sólidas como de contaminantes atmosféricos.
Los niveles de éstos guardan relación con el sitio de emplazamiento de la edificación.
- Los mecanismos naturales de ventilación que no cuentan con filtros de aire,
contribuyen al asentamiento de partículas nocivas para los documentos al interior de
las áreas de depósito.

 Iluminación en depósitos
- La incidencia de la luz en la documentación y sus unidades de conservación debe ser
indirecta para evitar deterioros físico-químicos por calor y/o radiaciones.
- Los balastros no deben estar en el interior de los depósitos.
- Las ventanas deben tener filtros que controlen el ingreso de la radiación visible
lumínica y las radiaciones ultravioleta.
- El sistema de iluminación artificial debe permitir el encendido individual de las
lámparas instaladas al interior del depósito, por ejemplo, por medio de sensores
sensibles al movimiento.
- Las lámparas deben estar ubicadas de manera que se iluminen los corredores de
circulación y consulta de los depósitos.
- Evitar la incidencia de la luz directa sobre documentación y contenedores.
- La iluminación fluorescente es recomendada para áreas de archivo, de baja intensidad
y con filtros ultravioleta.

Tabla 19. Niveles de iluminación recomendados para archivos en papel

Tipo de radiación Niveles permitidos

Visible lumínica Menor o igual a 100 lux.
Ultravioleta Menor o igual a 70
uw/lumen.

65
Administración de depósitos

Las entidades deben tener un inventario actualizado de los depósitos de archivo y centros de cómputo
para:

 Identificar las condiciones actuales y posibles mejoras de cada área.

 Saber la ubicación física exacta de los archivos.
 Planear los programas de evacuación en eventuales siniestros.
 Identificar las necesidades actuales y futuras para almacenar archivo físico e informático. Lo
anterior, requiere conocer la cantidad total de información que custodia la entidad y proyecta
producir en los siguientes años.
 Ubicar físicamente los archivos físicos e informáticos que tienen bajo su custodia.

La administración de los depósitos debe contemplar como mínimo las siguientes actividades:

 Numeración e identificación de depósitos.

Deben identificarse por Dirección - Ciudad; y conformar una base de datos unificada de todos los
depósitos de la entidad. El número del depósito es único e irrepetible por dirección de inmueble,
para evitar inconvenientes con los inventarios documentales.
 Ubicación de depósitos en un plano.
Deben estar referenciados en un plano arquitectónico del inmueble para precisar su ubicación.
 Inventario de depósitos.
Debe tener cada depósito una ficha de identificación que contenga datos como: ciudad, dirección
inmueble, edificio o torre, piso, costado (norte, sur, etc.), No. depósito, fotografía general,
inventario mobiliario, capacidad total de almacenamiento, características constructivas y
acabados, condiciones ambientales, etc.

 Numeración e identificación de mobiliario por depósito.

Se identifica cada mueble de izquierda a derecha con respecto a la puerta, en sentido de
las manecillas del reloj.

66
 Ilustración 27. Numeración muebles en depósito

El mobiliario, sin importar el tipo, será marcado otorgando un número a cada mueble y
una letra a cada entrepaño que lo compone, de esta manera, la división ubicada en la
parte superior extrema de cada mueble obtendrá la letra “A” y se irá aumentando hasta
llegar al entrepaño inferior.
ER

ER
13
14

ER
ER

12
11

ER
ER
10

9
ER
ER

8
7
ER

ER
5
6

ER
ER

4
3

ER
ER

1
2

Ilustración 38. Numeración estantes de un sistema de estantería rodante

67
 Ilustración 49. Ejemplo identificación de cajones de un archivador.

Ilustración 20. Ejemplo identificación de mapoteca.

 Numeración de servidores por centro de cómputo.

Se identifican de igual manera que los muebles con archivo físico para poder dar una
ubicación a los archivos informáticos. Los equipos de cómputo que alberguen productos
técnicos finales, se marcará la caja de la CPU, con un número único de identificación,
siempre y cuando, estos correspondan al inventario propio de la institución.

Si se llega a encontrar información misional almacenada en los computadores de los

funcionarios o contratistas de la entidad, deben realizarse campañas para migrar esta
68
 información a servidores administrados por el área de informática como una medida de
seguridad de la información.

 Otras recomendaciones.

Durante el proceso de numeración de depósitos y mobiliario, puede hacerse evidente la

necesidad de reubicar el mobiliario en los depósitos, ya sea para facilitar la numeración,
la circulación del personal o por razones de seguridad y evacuación. Estas acciones deben
hacerse antes de iniciar la identificación de depósitos y muebles para evitar reprocesos.

Mantenimiento de depósitos

Las actividades relacionadas con el mantenimiento de los depósitos, son medidas de prevención de
desastres. Si la entidad así lo prefiere, puede incluirse como instructivos del Programa de Prevención y
Gestión de Desastres.

 Controles y mantenimiento:
 Los sistemas de seguridad, alarmas, sistema eléctrico, etc. deben ser revisados
periódicamente para programar jornadas de mantenimiento preventivas a las
instalaciones.
 El mobiliario debe tener jornadas de mantenimiento permanente para evitar su deterioro
y que repercuta en la documentación.
 Limpieza:

 La limpieza de instalaciones y estantería debe efectuarse con productos que no

incrementen la humedad ambiental, por ello no es recomendable utilizar agua pura.
 Las unidades de conservación deben limpiarse en seco con una aspiradora que tenga la
boquilla cubierta con un liencillo. Debe evitarse que el polvo y demás partículas se
dispersen durante el proceso de limpieza.

69
  La limpieza de pisos, paredes, techo y mobiliario debe hacerse evitando salpicar o
humedecer los archivos y sus unidades de conservación.
 La frecuencia de las jornadas de limpieza dependerá de las condiciones del depósito y
frecuencia de consulta del archivo.
 Usar paños preferiblemente estáticos o en su lugar paños semisecos para remover el
polvo del mobiliario.
Para limpiar en húmedo los pisos de los depósitos, es importante trabajar en serie con
varias personas, de manera tal que se elimine rápidamente la humedad y el vapor de agua
involucrado en este proceso.

2.2.4. Gestión de Desastres

Para la planeación e implementación de un Programa de Prevención y Gestión de desastres se deben

desarrollar los aspectos que se listan a continuación:

Tabla 20. Programas para la gestión de desastres

Programa
Conformación del Comité
respectivos grupos y brigadas
Descripción
y sus Debe existir una estructura funcional que permita el
desarrollo, funcionamiento y mantenimiento del
programa. Es indispensable la definición de un comité,
y la capacitación permanente de las brigadas y grupos
previamente conformados.

Elaboración del manual de prevención Es un documento que contenga toda la información

de desastres requerida para la ejecución y mantenimiento del
Programa de prevención y gestión de desastres. Este
programa debe estar íntimamente ligado con el plan
de emergencias de la entidad, que suele estar liderado
por el área de talento humano.

Identificación de los elementos a Las temáticas de la información producida deben

proteger clasificarse dentro de una escala de valoración
predefinida por la entidad, que vaya desde el archivo
crítico hasta el archivo de apoyo.

Posteriormente debe ubicarse cada temática

físicamente en los depósitos existentes para poder
priorizar en inversiones de adecuación y

70
 mantenimiento, políticas de seguridad de información,
salvamento, etc.

Mapa de riesgos Se deben identificar los tipos de riesgos existentes y

hacer su actualización periódica. Con ello se pueden
definir los lineamientos en temas de prevención y
gestión de desastres.

Medidas preventivas Se deben analizar constantemente los riesgos

existentes para hacer programas de mejoramiento y
acciones preventivas que reduzcan la posibilidad de
pérdida de información por catástrofe, siniestro o
desastre. Esto incluye desde el mantenimiento
periódico de la edificación (ver punto de 2.2.3.3.7
Mantenimiento de Depósitos), hasta seguridad de la
información por medio de la implementación de un
Sistema de Seguridad de Información (ISO 27000)10 y
programas de prevención.

El nivel de seguridad y preservación varía dependiendo

del tipo de información que se necesita preservar. Por
ello, los documentos esenciales deben tener planes
complementarios al programa de prevención y gestión
de desastres aplicable para toda la información.

Los documentos esenciales permiten el

mantenimiento de los servicios suministrados o la
reanudación de las actividades luego de un siniestro, y
contribuyen a garantizar los derechos fundamentales
de la administración, así como sus obligaciones legales
y financieras. Esta documentación debe contar con un
programa de prevención que se constituye en la
elaboración de un ejemplar de seguridad, idéntico al
original (puede variar el medio o soporte); que debe
almacenarse en un depósito con todas las garantías de
seguridad, acceso y conservación para su preservación
por el tiempo que sea necesario; y debe ser
constantemente actualizado, y administrado por tabla

10 Para el caso colombiano el ICONTEC ofrece la norma NTC-BS 7799-2 “Sistemas de gestión de la seguridad de la información (SGSI).
Establecer, implementar, operar, mejorar un SGSI, documentando riesgos del negocio global para formular controles de seguridad adoptados
por las organizaciones”.
71
 de retención y/o valoración documental para
administrar correctamente los depósitos.

Formación de los funcionarios y Las actividades preventivas y de salvamento deben

contratistas ejecutarlas brigadas de emergencias que han sido
capacitadas y formadas permanentemente.

Cartillas de atención durante y después Las entidades deben realizar manuales o instructivos
de un desastre sencillos que permitan a cualquier persona saber qué
hacer cuando se presente un desastre, y qué hacer
después del evento.

Sistemas de comunicaciones Las comunicaciones son indispensables para la gestión

de un desastre. Implementar un mecanismo de
comunicación permanente entre los diferentes
agentes que participen en un eventual siniestro, agiliza
los procesos de actuación. Lo anterior implica contar
con un listado actualizado de teléfonos y direcciones
para su ubicación rápida.

Abastecimiento de materiales Las entidades deben adquirir y administrar equipos,

materiales, y demás insumos que puedan necesitarse
en un siniestro de cualquier naturaleza. Muchas veces
se pierde la información por no estar debidamente
equipados para atender el desastre. Algunos
elementos básicos definidos en el Acuerdo 049 de
2000 del Archivo General de la Nación, son los
siguientes:

 Disponer de equipos para atención de desastres

como extintores de CO2, Solfaclan o
Multipropósito y extractores de agua de acuerdo
con el material a conservar (archivos, equipos de
cómputo, etc.). Evitar el empleo de polvo químico
y de agua.
 Adquirir la cantidad y tipo de extintores acordes
con las dimensiones del depósito, la capacidad de
almacenamiento y la naturaleza de los materiales
de la información que allí se encuentra.
 Implementar sistemas de alarma contra incendio y
robo.
 Proveer la señalización necesaria que permita
ubicar con rapidez los diferentes equipos para la
atención de desastres, las rutas de evacuación y
rescate de las unidades documentales.

72
  Instalar equipos que midan la Humedad Relativa
(HR) y la Temperatura las 24 horas del día, todo el
año.
 Instalar equipos que regulen las condiciones
ambientales (HR y Temperatura).

Cooperación con agentes locales, Las entidades deben hacer acuerdos y convenios con
regionales y nacionales otras organizaciones que puedan ser de gran ayuda en
el momento de un desastre o siniestro.

Se entiende que las recomendaciones dadas anteriormente tienen un alto costo para la entidad, por lo
cual se sugiere realizar un plan a mediano plazo, el cual permita la adopción de los requerimientos para
la conservación y preservación de productos geográficos.

2.3. Migración a otros medios de los productos geográficos

Posterior a la etapa de inventario, donde se documenta a partir de metadatos geográficos los productos,
se inicia la etapa de migración a otros medios, la cual busca por un lado facilitar el acceso y uso de los
productos geográficos y además permite la preservación por mayor tiempo de los originales.

Se recomienda que la migración de los productos geográficos análogos a otros medios, se realice por
medio de la digitalización o microfilmación11; Donde se da acceso a los usuarios a las copias, para de
esta manera conservar el producto original. Es importante aclarar que al generar una migración de un
producto geográfico, el original no se debe eliminar, ya que éste lo que debe estar sujeto a las actividades
de conservación y restauración cuando sea necesario.

Para la migración a otros medios de productos geográficos se tiene dos tecnologías: digitalización y
microfilmación. Cada uno de estos procesos se explica a continuación:

2.3.1. Proceso para la digitalización de productos geográficos

La digitalización busca facilitar el acceso a los productos geográficos, y además es usada como medida
de preservación, para el segundo uso; se debe tener en cuenta que el archivo digitalizado debe ser

11
Son las dos tecnologías aprobadas por el Archivo General de la Nación.
73
legalmente valido, es decir con valor probatorio, no debe ser modificable, debe ser una copia fidedigna
del original por lo que las características del escaneo cambian.
Para llevar a cabo la digitalización de un producto geográfico se debe llevar a cabo las siguientes
actividades:
 Seleccionar el dispositivo para la captura de imágenes teniendo en cuenta la velocidad de trabajo,
la resolución, el tamaño y materiales de los productos a digitalizar.
 Definir el medio de almacenamiento, es decir, identificar las unidades donde se almacenarán las
imágenes, producto de la digitalización. Se recomienda que sean en servidores dispuestos por la
entidad para almacenar los archivos.
 Realizar pruebas para definir los patrones de referencia, resolución, la profundidad del color, el
color, el formato de archivo y la compresión (Ver ¡Error! No se encuentra el origen de la
referencia. Digitalización).
En la mayoría de procesos de digitalización se usa el formato JPEG (File Interchange Format) ya
que ofrece soporte para color verdadero y es capaz de almacenar hasta 16’777.216 colores.
También se usa el formato TIFF 6.0 (Tagged Image File Format) ya que es capaz de almacenar la
referencia espacial en el archivo tiff o en un archivo de correlación.
Para los archivos de preservación la técnica de compresión seleccionada debe ser “Sin pérdida”.
La Biblioteca Nacional de Colombia recomienda para la compresión: ITU grupo 3 o 4 y JBIG
(imágenes binarias), JPEG/JPEG 2000 o LZW (imágenes multi-bit) sin pérdida. Para el intercambio:
JPEG/JPEG2000 sin pérdida, TIFF 5 o versiones superiores12.
 Limpiar los productos geográficos a escanear.
Una vez el producto geográfico esté en el lugar de trabajo asignado, se coloca sobre una
superficie plana en donde se procede a eliminar el polvo y otras partículas sólidas con brochas
de cerda suave; o manchas de suciedad que pueden obstruir la lectura del escáner, con
borradores en “polvo”, sin utilizar elementos que puedan alterar el estado del producto.
Si el producto geográfico se encuentra con más deterioros y necesita una intervención más
profunda, esta se debe realizar por lo menos un mes antes de la digitalización y por profesionales
en restauración.
Es importante resaltar que en los procesos de digitalización no se debe alterar u ocasionar daños
al original, se debe cuidar tanto el contenido como el soporte.

12
Biblioteca Nacional de Colombia. Conservamos No. 7: Pautas para la digitalización de documentos en papel y audio. Bogotá. Enero – febrero de 2007.
Página 32
74
 Realizar el escaneo del producto geográfico.

Durante esta fase se debe realizar específicamente las siguientes actividades:

 Ajustar el escáner con los parámetros de referencia seleccionados anteriormente.
 Colocar y capturar el documento en el escáner.
 Pre visualizar la imagen capturada para verificar el estado del producto, con el fin de
realizar las modificaciones correspondientes según el caso. Asegúrese que el documento
entero esté visible.
 Escanee el producto cuando esté conforme con la imagen pre visualizada.
 Nombre el archivo preferiblemente con el identificador (código) del producto original y
guárdelo.
 Realizar los procesos de mejoramiento u optimización de la imagen (Ver ¡Error! No se encuentra
el origen de la referencia. Digitalización).
Cuando el propósito de la digitalización sea facilitar el acceso de los productos geográficos se
pueden hacer todos los procesos necesarios para que la imagen sea lo más clara posible. En caso
contrario (propósito de la digitalización es para preservación), se deben tener en cuenta las
recomendaciones de la Biblioteca Nacional de Colombia y el Archivo General de la Nación, donde
orientan los momentos en que se puede realizar los procesos de mejoramiento de la imagen.
 Revisar los productos geográficos escaneados.
Se debe realizar un control de calidad de los productos geográficos escaneados, de tal manera
que se verifique los siguientes parámetros:

 El producto geográfico debe estar completo: Es decir al visualizar el escaneo debe estar
el 100% del producto, no le deben faltar zonas o segmentos a la imagen.
 Los patrones de referencia (resolución, la profundidad del color, el color, el formato de
archivo y la compresión) deben corresponder con los seleccionados con anterioridad.
 El nombre de los archivos producto de la digitalización.
El procedimiento para desarrollar el control de calidad es el descrito en el numeral ¡Error! No se
encuentra el origen de la referencia. Seguimiento y Control de Calidad.
 Enviar al almacenamiento permanente.
Si el escaneo ya está listo se procede a almacenar el producto en el medio seleccionado con
anterioridad.

75
  Guardar los archivos análogos en sus respectivas unidades de conservación y depósitos.

2.3.2. Proceso para la microfilmación de productos geográficos

El proceso descrito a continuación es usado en Colombia por empresas especialistas en el área

documental para la microfilmación de productos.
 Alistar los productos geográficos.
Esta primera etapa consiste en la preparación de documentos para dejarlos listos antes de ser
ingresados en la microfilmadora rotativa o planetaria de acuerdo a las dimensiones solicitadas
del documento. En esta etapa los preparadores de documentos sacan los papeles de los archivos
y unidades de conservación e inician la limpieza de los productos geográficos de la misma manera
que se describió en el capítulo 2.3.1 Proceso para la digitalización de productos geográficos.
Se debe tener especial cuidado cuando se extraen o insertan los productos en los contenedores
o sobres para evitar daños por el roce entre las superficies. La correcta manipulación de los
productos geográficos garantiza su conservación en el tiempo, una manipulación incorrecta, echa
al traste con los avances logrados en otros aspectos
 Microfilmar
En esta segunda etapa se ingresa el rollo y se parametriza el equipo para la magnificación o
reducción de las imágenes.
 Realizar del registro o tabla
Durante esta tercera etapa se lleva a cabo el proceso de relacionar y codificar la información
contenida en los rollos microfilmados para posteriormente ser enviados a revelar y a realizarles
una copia de seguridad.
 Revelar
El rollo capturado producto del proceso de microfilmación se envía al proceso de revelado que
consiste en convertir las imágenes capturadas en negativos.
 Revisar los microfilms
Se debe realizar un control de calidad de los productos geográficos microfilmados.
El procedimiento para desarrollar el control de calidad es el descrito en el numeral ¡Error! No se
encuentra el origen de la referencia. Seguimiento y Control de Calidad.
 Guardar los archivos análogos y rollos de microfilm en sus respectivas unidades de conservación
y depósitos.

76
77
3. RECOMENDACIONES

 La conservación y preservación de productos geográficos exige un gran esfuerzo técnico, al que

se agrega la destinación de recursos económicos y recursos humanos de diferente perfil, por
ende, su implementación infiere el esfuerzo de los altos mandos de la entidad.
 El sistema integrado de conservación debe estar articulado y mantener la dirección con planes
nacionales del mismo contenido o intención y de desarrollo del país.
 El SIC debe ser difundido a todos los funcionarios de la entidad, con mayor énfasis a los que son
responsables de la custodia de los productos geográficos, con el fin de que adquieran los
conocimientos necesarios para la implementación de este.
 La implementación del SIC debe estar precedida por un plan de capacitación para aquellos
funcionarios que están tienen la función de llevar a cabo dicho sistema.
 Es importante realizar seguimiento a la ejecución de lo establecido en el SIC, ello con el fin de
evaluar su pertinencia y efectividad. A partir de esa evaluación la entidad estará en capacidad de
redefinir algunos componentes del SIC, buscando siempre la salvaguarda de los productos
geográficos.
 En vista que el formato de muchos de los productos es análogo, las especificaciones de
digitalización deben ser verificadas y configuradas de acuerdo a cada documento. Se debe
escanear usando el color apropiado para el documento: blanco y negro, escala de grises ó color.
 Los productos digitales deben ser actualizados tanto en formatos como en soportes (hardware y
software), evitando la desactualización de las herramientas tecnológicas cuya función es realizar
el despliegue de los productos.

78
 4. GLOSARIO

Administración de archivos: Operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación,

dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos
de una institución. (Acuerdo 07 de 1994, AGN, artículo 67).

Alteraciones de tipo biológico: Agrupa el daño ocasionado por bacterias, hongos, insectos y roedores.
El deterioro producido consiste en la degradación del soporte, inicialmente superficial, hasta provocar
la pérdida parcial o total, en diferentes áreas del folio del expediente de la unidad de almacenamiento o
de cualquier tipo de soporte en la cual se halla registrada la información.

Alteraciones de tipo químico: Proveniente de los materiales usados en la elaboración del documento
tanto en el soporte, como en la utilizada para el registro de la información. Se percibe como el cambio
de la coloración o la decoloración distribuida en las áreas cercanas al texto escrito o la información
registrada, hasta la pérdida de material, ocasionando menor flexibilidad, fragilidad y fragmentación del
soporte, dependiendo de los materiales constitutivos del mismo.

Alteraciones de tipo físico: Daño producido al documento o a la unidad que lo contiene, por humedad,
manipulación, almacenamiento, intervenciones inadecuadas, vandalismo y desastres. Altera una parte
o la totalidad del soporte provocando pérdida de áreas parciales o totales del soporte o de la información
en él contenida.

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los
produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la
información, la investigación y la cultura.

Archivo administrativo: (Véase Archivo de Gestión).

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Archivo central: Es la segunda etapa del ciclo vital del documento y se conocen también como archivos
intermedios. En él se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad
respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta
por las propias oficinas y particulares en general.

Archivo especializado: Archivos físicos e informáticos producto de la ejecución de procesos alineados

con la misión y visión de la institución. Ejemplo: cartografía básica, fichas prediales, estudios técnicos,
cartografía temática, fotografías aéreas, imágenes.

Archivo de gestión: Es la primera etapa del ciclo vital del documento y corresponde al archivo de las
oficinas productoras de información. Comprende toda la documentación que es sometida a continua
utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o
trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

Archivo histórico: Es la tercera y última etapa del ciclo vital del documento, conocido también como
archivo permanente. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo
de conservación permanente, dado sus valores para la investigación, la ciencia y la cultura (valores
secundarios). Se constituye el patrimonio documental de la Nación.

Archivo informático: Es la información almacenada en un medio magnético, óptico o similar, a la cual

sólo puede tenerse acceso, mediante un soporte lógico adecuado, a través de un computador
electrónico.

Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven
de la prestación de un servicio público por entidades privadas, así como los archivos privados, declarados
de interés público.

Archivo total: Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso integral de la
formación del archivo en su ciclo vital. Producción o recepción, distribución, consulta, retención,
almacenamiento, preservación y disposición final.

Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.

80
Bienes intangibles: Son todas las manifestaciones inmateriales del ser humano, tales como las
costumbres, la tradición oral, la gastronomía y la música, entre otros.

Bienes inmuebles: Son las cosas que no pueden transportarse de un lugar a otro; como las tierras y
minas, y las que adhieren permanentemente a ellas, como los edificios, los árboles. CODIGO CIVIL,
Artículo 656

Bienes muebles: Son las que pueden transportarse de un lugar a otro, sea moviéndose ellas a sí mismas
como los animales (que por eso se llaman semovientes), sea que sólo se muevan por una fuerza externa,
como las cosas inanimadas. CODIGO CIVIL, Artículo 655.

Bienes tangibles: Son todos los objetos materiales y construcciones creados por el ser humano. Estos
pueden ser muebles o inmuebles.

Bit: Es la unidad mínima de almacenamiento empleada en cualquier dispositivo digital.

Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su
almacenamiento y preservación.

Catálogo: Instrumento de consulta que describe unidades documentales.

Certificación de documentos: Acción de constatar la existencia de determinados documentos o datos

en los archivos.

Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción
o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo
permanente.

Code 128c: Código de barras de alta densidad, comúnmente empleado en inventarios e identificaciones;
el conjunto de caracteres admite los primeros 128 caracteres de ASCII, incluyendo letras (mayúscula y
minúscula), números y signos de puntuación.

81
Está disponible para todos los sistemas operativos (Microsoft Windows, Macintosh y Linux/UNIX), y se
pueden usar en todo tipo de aplicaciones de bases de datos (hojas de cálculo, Crystal Reports, etc.), no
es necesario utilizar un software específico para etiquetado.

Codificación: Es el "lenguaje" que utilizará el computador para almacenar y leer la imagen en disco.

Código: Estructura de orden numérica o alfanumérica el cual permite la identificación de los productos,
es como si fuese el número de cédula único.

Compresión: Método de almacenamiento, que permite guardar información a través de un proceso de

reducción, que discrimina los datos no relevantes generando un archivo más pequeño, y se logra un
ahorro en recursos de disco.

Conservación: Conjunto de medidas correctivas que garantizan y estabilizan los documentos de archivo
en su aspecto físico y funcional, sin alterar su contenido. Corresponde a las actividades realizadas
directamente en la documentación.

Conservación preventiva: Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo

orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su
integridad y estabilidad. No implica intervenciones o acciones directas en el documento de archivo.
(Acuerdo 27 de 2006, AGN, articulo 1).
En este concepto de conservación preventiva se recogen los aspectos esenciales a partir de los cuales se
deberán formular las políticas internas de preservación en los diferentes tipos de archivo sea cual sea su
naturaleza. Estas estrategias van dirigidas tanto a garantizar la integridad física como la funcional de los
documentos, objetivos que al tener en cuenta las características de las instituciones y/o de los archivos,
estarán relacionados con aspectos de orden administrativo, infraestructura y las particularidades de la
documentación que se custodia.
También se utiliza el término de salvaguarda para hacer referencia a la conservación preventiva.

Copia: Reproducción exacta de un documento.

82
Copia autenticada: Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el funcionario
competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original.

Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en el

original en caso de pérdida o destrucción del mismo.

Criterios de intervención: Son el marco general que definen cuáles deben ser los procesos de
conservación preventiva, conservación y restauración que se deben realizar sobre un bien particular o
una colección, según sea el caso, siempre bajo la primacía de los principios de: Mínima intervención;
compatibilidad de materiales; reversibilidad de la intervención; estabilidad de la intervención en el
tiempo y ante las condiciones ambientales a las que está expuesto el bien; y conservación integral.

Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona,
que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que
sea su titularidad.

Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la

conservación de los documentos de archivo.

Depuración: Operación dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos
que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.

Descriptor: Término normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza como elemento
de entrada para la búsqueda sistemática de información.

Deterioro: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un material,
causada por envejecimiento natural u otros factores.

Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de

manera analógica (soportes: papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo
puede leerse o interpretarse por computador.

83
Digitación: Es la introducción de los datos de un computador por medio de un teclado.

Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo
vital de los documentos, registrada en la tabla de retención documental o en la tabla de valoración
documental, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación.

Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en
razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico,
económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.

Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones,
que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.

Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y

comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es
producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los
principios y procesos archivísticos.

Documento original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que
permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Empaste: Técnica mediante la cual se agrupan folios sueltos para darles forma de libro. La unidad
producto del empaste se llama “legajo”.

Encuadernación: Técnica mediante la cual se cosen uno o varios cuadernillos de formato uniforme y se
cubren con tapas y lomo para su protección. La unidad producto de la encuadernación se llama “libro”.

Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención
o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y
secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

84
Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades de
conservación.

Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica
y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente,
independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedentes o prueba. Fechas
más antigua y más reciente de un conjunto de documentos.

Foliar: Acción de numerar hojas.

Folio: Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas.

Página es el número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista.

Folio recto: Primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solamente a ésta.

Folio verso: (Véase Folio Vuelto).

Folio vuelto: Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe numeración.

Fondo: Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es
objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o persona.

Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística.

Formato: Es la codificación con la que se almacena la imagen.

Formato único de inventario: Planilla en la que se realiza el inventario documental.

Fuentes primarias (o directas): son los datos obtenidos "de primera mano", por el propio investigador
o, en el caso de búsqueda bibliográfica, por artículos científicos, monografías, tesis, libros o artículos de

85
revistas especializadas originales, no interpretados.
(http://www.monografias.com/trabajos10/formulac/formulac.shtml, 19 de mayo de 2010).

Fuentes secundarias: Son aquellas fuentes que tienen resúmenes, compilaciones o listados de
referencias, generados partir de fuentes primarias.

Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende
desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación,

manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen
hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Información geográfica: Conjunto de datos que posee un componente geométrico o espacial, que
describe la localización de los objetos en el espacio y las relaciones espaciales entre ellos. Igualmente se
entiende por información geográfica el producto de la georreferenciación de bases de datos temáticas
que posean atributos geográficos.

Intervención documental: Hace referencia a la ejecución de procedimientos de conservación preventiva,

conservación y/o restauración, encaminados a la conservación y preservación del bien en toda su
integridad material, funcional y de información. Su ejecución debe estar coordinada o ejecutada
directamente por un profesional en Restauración de bienes muebles. Un proceso de intervención debe
estar enmarcado dentro de unos criterios de intervención definidos por la normatividad vigente.

Inventario: Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo,
siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser esquemático, general, analítico y
preliminar.

Inventario administrativo: Este se caracteriza por el control cronológico de los productos, como un
registro de entrada o de salida y funciona para especificar la localización y ejercer un control sobre las
unidades. Un ejemplo claro sería un fichero para ubicar los libros de una biblioteca.

86
Inventario analítico: Es aquel que analiza y describe destacando los atributos físicos del producto para
proporcionar información detallada, orientado a datos documentales. Este aplica para inventario de
productos geográficos.

Inventario documental: Es la relación de los expedientes conformados por los documentos que se
producen en ejercicio de las funciones, de manera que se asegura el control de los documentos en sus
diferentes fases.

Inventario esquemático: Contiene elementos generales y que no permiten identificar una serie, es decir
información poco detallada de los productos.

Inventario histórico: Inventarios que requieren un tratamiento especial, ya que se trata de documentos
o piezas antiguas que hicieron parte de un periodo histórico.

Inventario sumario: Es un inventario cuyo objetivo principal es la sumatoria y no se tiene en cuenta la

descripción de los productos.

Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación.

Libro: (Ver encuadernación).

Material sustentado: Hace referencia a los materiales usados en las técnicas de registro para consignar
la información. En los documentos físicos corresponde a las tintas empleadas.

Medio: Se emplea este término para hacer referencia a cualquier soporte que sustenta o contiene la
información. Puede ser tangible como el papel o intangible como la información electrónica o digital
(medio físico y medio digital) (ver soporte documental).

Mensaje de datos: La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios
electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos
(EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax. (Artículo 2, ley 527 de 1999)

87
Metadato: Se define por muchos especialistas como los “datos acerca de los datos”. Un metadato
documenta un dato o un conjunto de datos; y contiene elementos relacionados con la semántica de los
datos, su calidad, autor, modo de identificación, restricciones de uso, mantenimiento, entre otros.

Metadato geográfico: Conjunto común de términos y definiciones que describen las principales
propiedades o características de la información geográfica, permitiendo así mismo conocer el Qué,
Quién, Cuándo, Dónde y Cómo de los datos. A través de ellos, tanto productores como usuarios de
información geográfica, pueden disponer de productos documentados, contribuyendo al mejoramiento
en la producción, almacenamiento, actualización y reutilización de productos cuyo insumo son los datos
geográficos.

Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes
en películas de alta resolución.

Microforma: Es una lámina de emulsión gelatinosa sobre un soporte transparente y flexible que sustenta
partículas de nitrato de plata y que está protegida por material permeable y transparente. Al incidir la
luz sobre él, las partículas de nitrato de plata se oxidan y al contacto con un líquido revelador forman
una imagen. La aplicación de un líquido fijador estabiliza la imagen, y el lavado y secado posteriores
permiten que la película quede lista para su uso.

Normalización archivística: Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la aplicación de la

práctica archivística.

Patrimonio cultural: Según el artículo 4 de la Ley 397 de 1997, el patrimonio cultural de la nación está
constituido por todos los bienes y valores culturales que son expresión de la nacionalidad colombiana,
tales como la tradición, las costumbres y los hábitos, así como el conjunto de bienes inmateriales y
materiales, muebles e inmuebles, que poseen un especial interés histórico, artístico, estético, plástico
arquitectónico, urbano, arqueológico, ambiental, documental, literario, bibliográfico, museológico,
antropológico y las manifestaciones, los productos y las representaciones de la cultura popular.

Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural. Es uno
de los bienes tangibles o materiales que conforman el patrimonio cultural de una nación.

88
Perfil de metadatos geográficos: Es un subconjunto de elementos abstraídos del estándar (NTC 4611)
con condiciones definidas dependiendo de la institución, este es creado a partir de reglas preestablecidas
en el estándar, para servir a las necesidades especiales de una cierta comunidad de usuarios.

Plan de muestreo: Indica el número de unidades del producto de cada lote o producción que debe ser
inspeccionado (el tamaño de muestra o serie de tamaños de muestra), y el criterio para la determinación
de la aceptabilidad del lote o producción (los números de aceptación y el rechazo).

Plantilla de metadatos geográficos: Formato para la generación de metadatos, donde se define la

información que resulta ser igual para un grupo de productos a partir del perfil de metadatos geográficos.

Preservación documental: Implica adelantar acciones de conservación preventiva y conservación,

haciendo énfasis en la primera (ver conceptos de conservación y conservación preventiva).

Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se
establece que la disposición final de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los
produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.

Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se

establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse
con los de otras.

Procesos archivísticos: La gestión de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende
procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la
recuperación y la disposición final de los documentos.

Producto geográfico: Es la pieza o unidad con valor para el conocimiento, la historia y la cultura, que se
genera sobre un soporte (papel, cinta magnética, disco, etc.) por medio de un instrumento de escritura
(lápiz, máquina, impresora, etc.) o de un aparato que graba imágenes, datos, sonido y/o voces y que
sirve como fuente de evidencia de un proceso técnico o investigativo con el fin de transmitir información
geográfica.

89
Profundidad de color: Es el número de bits utilizados para representar cada píxel.

Programas de gestión documental: Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de
documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán
observarse los principios y procesos archivísticos.
Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento
original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los
requisitos exigidos por las leyes procesales.

Publicaciones: Corresponde a los documentos de carácter técnico, científico o académico, que pasan
por un proceso de edición para divulgar la información en cualquier medio. Las publicaciones se clasifican
en libros y publicaciones periódicas, se caracterizan por tener el registro del número internacional
normalizado para publicaciones periódicas (ISSN) o el número internacional normalizado para libros
(ISBN).

Resolución: Es la cantidad de puntos por unidad de medida con que se presenta una imagen: en el
monitor, es el número de puntos o pixeles por pulgada lineal (ppi); en el dispositivo de salida, es el
número de puntos impresos por pulgada lineal (dpi); en un escáner, es el número de puntos leídos por
pulgada lineal de la imagen.

Restauración: Conjunto de acciones o intervenciones encaminadas a garantizan y estabilizan el bien

mueble en su aspecto físico y funcional, teniendo especial énfasis en la recuperación artística del mismo.
Se diferencia de la conservación por el gran componente estético de la intervención. En algunos procesos
de intervención puede ser imperceptible la diferencia entre los procesos de conservación y restauración,
ya que son complementarios en su ejecución.

Retención documental: Es el plazo en términos de años en que los documentos deben permanecer en
el archivo de gestión y archivo central, el cual se consigna en la tabla de retención documental.

Salvaguarda: Es cualquier medida de conservación que no implica la intervención directa sobre la obra.

90
Swami: Sistema Web de Administración de Metadatos Institucional. Es una herramienta web de
administración y gestión de metadatos geográficos, compatible con los requerimientos de los directorios
de búsqueda de información geográfica y con el estándar nacional NTC 4611.

Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.

Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental
y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter
representativo para su conservación permanente.

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,

emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas. Ejemplos: Historias laborales, Actas, Informes.

Sistema de información: Se entenderá todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir, archivar o
procesar de alguna otra forma mensajes de datos.

Sistema integrado de conservación: Conjunto de estrategias y procesos de preservación y conservación

que aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, independientemente del tipo de soporte,
garantizando su integridad física y funcional en cualquier etapa del ciclo vital.

Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados.
Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos,
orales y sonoros (ver medio).

Subseries documentales: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,
identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

Tabla de retención documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

91
Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un
tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

Técnicas de registro: Hace referencia a los diferentes mecanismos de impresión o consignación de la

información en un documento, por ejemplo: Impresión, fotomecánico, manuscrito.

Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con
diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y
asignarle categoría diplomática.

Transferencia documental: Traslado y sesión de la responsabilidad de custodia y administración de los

documentos. Existe una transferencia primaria que se da entre el archivo de gestión y el archivo central;
y una transferencia secundaria entre el archivo central y el archivo histórico.

Unidad de conservación: Sistema de embalaje adecuado que contribuye a la conservación de los

documentos de archivo. Pueden ser unidades específicas o generales.

Unidad de conservación específica: Cuerpo que contiene de forma adecuada los documentos de archivo.
Las unidades más comunes son las carpetas en sus diferentes tipos y diseños.

Unidad de conservación general: Cuerpo que contiene varias unidades de conservación específicas, para
proteger la información de las condiciones medio ambientales.

Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios
de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.

Valor primario: Es el valor que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al
iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema o en el asunto.

Valor secundario: Es el valor de interés de los investigadores de información retrospectiva. Surge una
vez agotado el valor primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente y
conforman el archivo histórico.

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