LOS AUXILIARES DE LA ADMINISTRACION DE JUSTICIA.

(I)La Fiscalía Judicial.-

La Fiscalía Judicial está organizada como un servicio jerarquizado en cuya
cúspide está el Fiscal de la Corte Suprema, que es el Jefe del Servicio. Se le
concibe como un servicio adscrito Judicial. En el escalafón primario están los
Fiscales junto a los Ministros; pero, no obstante estar en el Escalafón, ejercen sus
funciones en forma independendiente del Poder judicial y del Poder Ejecutivo.
Funciones del Fiscal de la Corte Suprema.-
El Fiscal de la Corte Suprema tiene la más alta jerarquía y es el jefe del
servicio (art.350 COT). Sus funciones primordiales son:
1) Impartir instrucciones a los oficiales de la Fiscalía Judicial (art.350 COT);
2) Vigilar por sí a los ministros y fiscales de las Cortes de Apelaciones, y
vigilar por sí o por medio de cualesquiera de los Fiscales de dichas Cortes la
conducta funcionaria de los demás tribunales y empleados del orden judicial,
exceptuados los miembros de la Corte Suprema (art.353 Nº1 COT).
3) Transmitir y hacer cumplir los requerimientos que el Presidente de la
República formula respecto de la conducta ministerial de los jueces y demás
funcionarios del Poder Judicial. (art.353 Nº3 COT.)
De conformidad a lo dispuesto por el artículo 357 La Fiscalía Judicial debe
ser oída en los casos siguientes:
1º) En las contiendas de competencia suscitadas por razón de la materia de
la cosa litigiosa o entre tribunales de distinta jurisdicción.
2º) En los juicios de responsabilidad de los jueces o de cualquiera empleados
públicos, por sus actos ministeriales.
3º) En los juicios sobre estado civil.
4º) En los juicios que afecten a las corporaciones o fundaciones de derecho
público, siempre que el interés de las mismas conste del proceso o resulte de la
naturaleza del negocio y cuyo conocimiento corresponda a un Ministro de Corte de
Apelaciones.
5º) En general, en todo negocio respecto del cual las leyes prescriban
expresamente la audiencia o intervención del Ministerio Público.

(II)Los Defensores Públicos.-

Funciones:
En cuanto al ejercicio de sus funciones, los defensores públicos, al igual que
la Fiscalía Judicial, pueden actuar como parte, como tercero y como auxiliares del
juez. Les corresponde asimismo, una función fiscalizadora respecto de la conducta
de ciertas personas en lo referente al recto desempeño de determinadas funciones
o encargos (art.368 COT). Los preceptos que se refieren a esta triple actuación de
los Defensores Públicos son:
1º) El art.367 COT da a los Defensores Públicos el carácter de parte
formal, y otro tanto hace al terminar el art.368 del mismo Código. Conforme a este
último precepto, el Defensor Público puede "provocar la acción de la justicia", lo cual
significa que puede requerir la intervención del tribunal, puede ser parte, en
beneficio de ciertas personas que la misma ley señala.
2º) El art.366 del COT determina los casos en que debe ser oído el
ministerio de los defensores públicos., son los siguientes:
a) en los juicios entre un representante legal y su representado;
b) en los actos de los incapaces o de sus representantes legales, curadores
de bienes, menores, para los cuales la ley exija autorización o aprobación judicial, y;
c) en general, en todo negocio en que las leyes prescriban expresamente la
audiencia o intervención del ministerio de los defensores públicos o de los parientes.
En todos estos casos no es parte, sino que actúa como tercero.
3º) Fuera de los casos en que el ministerio de los defensores debe ser
oído, el artículo 369 expresa que puede ser oído en los negocios que interesan a los
incapaces, a los ausentes, a las herencias yacentes, a los derechos de los que
están por nacer, a las personas jurídicas o a las obras pías, siempre que los jueces
lo estimen conveniente.
4º)Los defensores públicos ejercen una función fiscalizadora
consistente en velar por el recto desempeño de ciertos cargos tales como los
guardadores de incapaces, curadores de bienes, representantes legales de
fundaciones de beneficencia, etc., conforme al art.368 COT.,y en cumplimiento de
este cometido pueden, según también vimos, "provocar la acción de la justicia".
5º) Al estudiar La Fiscalía Judicial señalábamos que tenía
determinadas atribuciones en materia de legados para objetos de beneficencia
pública, con arreglo al art. 1291 del Código Civil. Pues bien, ese mismo precepto
dispone: "La Fiscalía Judicial perseguirá judicialmente a los omisos, o delegará esta
gestión al defensor de obras pías". Vemos, así, que, por vía de delegación de
funciones, puede también el Defensor Público ejercer esta facultad fiscalizadora
propia de la Fiscalía Judicial.
6º) El art. 369, que permite a los jueces oír a los Defensores Públicos,
siempre que lo estimen conveniente, en las materias que dicha disposición señala.

(III)Los Relatores.-
El Código no da un concepto de lo que es el relator, sólo describe sus
funciones, en el artículo 372.
 1º. La más importante de sus funciones, es la contenida en el Nº 4 de dicho
artículo. Tal es hacer "la relación" de los procesos al tribunal colegiado en que
ejerce sus funciones para que éste pueda resolver o sentenciar conforme a
derecho.-
2º. Según el Nº 1 del art.372, el relator debe "dar cuenta" diariamente al
tribunal de ciertas solicitudes.
3º En ciertos casos, el relator ejerce funciones de ministro de fe con relación
a ciertos actos del proceso. Así ocurre en los casos de los Nº 3 y 6 del art. 372 y en
los que contempla el art.373.
(IV)Los Secretarios.
El art. 379 del COT da un concepto de secretario expresando: "Son ministros
de fe pública encargados de autorizar, salvo las excepciones legales todas las
providencias, despachos y actos..." emanados del tribunal a que pertenecen, "y de
custodiar los procesos y todos los documentos y papeles que sean presentados..."
Funciones;
1º) Autorizar todas las providencias, despachos y actos emanados de las
Cortes y Juzgados. Esta autorización del secretario es requisito esencial para la
validez de la actuación. Así lo establece el artículo 61 del C.P.C.
2º) Custodiar el proceso y todos los documentos y papeles que sean
presentados a las Cortes o Juzgados en que presten sus servicios.
3º) Dar cuenta diariamente a la Corte o juzgado en que presten sus servicios
de las solicitudes presentadas por las partes (art.380,Nº1)
4º) Hacer saber a los interesados, dentro del recinto de la secretaría, las
providencias o resoluciones recaídas sobre dichas solicitudes, anotando en el
proceso las notificaciones que hicieren (380, Nº2).
5º) Practicar las notificaciones por el estado diario.(380,Nº2).
6º) Dar conocimiento a cualquier persona que lo solicite de los procesos que
tenga archivados en su oficina y de todos los actos emanados de la Corte o
Juzgado, salvo los casos de procedimiento legalmente secreto.(380,Nº3).
7º) Autorizar los poderes judiciales que se otorguen ante ellos.
8º) Los secretarios de los juzgados de letras harán al juez la relación de los
incidentes y el despacho diario de mero trámite.(art.381)
9º) Deben llevar varios libros y registros que se mencionan en los arts.384 y
386 C.O.T.
10 º) Atribuciones jurisdiccionales en materia civil: Se las confiere el artículo
33 del Código de Procedimiento Civil, el que dispone que los secretarios letrados de
los juzgados civiles dictarán por sí solos los decretos, providencia o proveídos,
resoluciones, que serán autorizadas por el oficial primero. La reposición en su caso
será resuelta por el juez.-
(V) Los administradores de tribunales con competencia en lo
criminal.
Son funcionarios auxiliares de la administración de justicia encargados de
organizar y controlar la gestión administrativa de los tribunales de juicio oral en lo
penal y de los juzgados de garantía.
Sus funciones son:
a) Dirigir las labores administrativas propias del funcionamiento del tribunal o
juzgado, bajo la supervisión del juez presidente del comité de jueces;
b) Proponer al comité de jueces la designación del subadministrador, de los jefes
de unidades y de los empleados del tribunal;
c) Proponer al juez presidente la distribución del personal;
d) Evaluar al personal a su cargo;
e) Distribuir las causas a los jueces o a las salas del respectivo tribunal, conforme
con el procedimiento objetivo y general aprobado;
f) Remover al subadministrador, a los jefes de unidades y al personal de
empleados, de conformidad al artículo 389 F;
g) Llevar la contabilidad y administrar la cuenta corriente del tribunal, de acuerdo a
las instrucciones del juez presidente;
h) Dar cuenta al juez presidente acerca de la gestión administrativa del tribunal o
juzgado;
i) Elaborar el presupuesto anual, que deberá ser presentado al juez presidente a
más tardar en el mes de mayo del año anterior al ejercicio correspondiente. El
presupuesto deberá contener una propuesta detallada de la inversión de los
recursos que requerirá el tribunal en el ejercicio siguiente;
j) Adquirir y abastecer de materiales de trabajo al tribunal, en conformidad con el
plan presupuestario aprobado para el año respectivo, y
k) Ejercer las demás tareas que le sean asignadas por el comité de jueces o el
juez presidente o que determinen las leyes.
Se encuentran regulados en los artículos 389 A al 389 G del COT.
(VI)Los Receptores.
Los receptores, al igual que los Secretarios, son ministros de fe pública, aún
cuando para efectos diferentes (art.390)
Los receptores están al servicio de la Corte Suprema, de las Cortes de
Apelaciones y de los Juzgados de Letras del territorio jurisdiccional al que estén
adscritos.-
Ejercen sus funciones en todo el territorio del respectivo tribunal, pero podrán
practicar las actuaciones ordenadas por éste, en otra comuna comprendida dentro
del territorio jurisdiccional de la misma Corte de Apelaciones.
Sin perjuicio, el Tribunal de la causa puede designar receptor a un empleado
del Tribunal, para el solo efecto que practique una diligencia determinada que no
pueda realizarse por ausencia o motivo calificado de los receptores.
Funciones.
1º) La principal función del Receptor es la que señala el propio artículo 390, y
es la de practicar notificaciones a las partes, fuera del recinto de la secretaría, de los
decretos y resoluciones de los tribunales de justicia.
2º) Evacuar todas las diligencias que los mismos tribunales les cometieren
(art.390)
3º) Actuar como actuario o ministro de fe en la recepción de la prueba
testimonial y en la diligencia de absolución de posiciones en los juicios civiles
(confesión judicial provocada).
4º) Recibir las informaciones sumarias de testigos en actos de jurisdicción
voluntaria o en juicios civiles. (artículo 818 del C.P.C.)

(VII) Procuradores del Número.

Art. 394 "Los procuradores del número son oficiales de la administración de justicia
encargados de representar en juicio a las partes". De aquí se desprende que el
procurador del número es un funcionario público o agente público con
nombramiento por la autoridad competente.

Obligaciones y deberes. Art. 397 COT.

(VIII) Los Notarios.

Arts.399 a 445 COT.
En el Código Civil se les denomina "escribanos". Estos funcionarios
desempeñaban funciones que hoy en día corresponden a los notarios, pero tenían
también otras propias de los secretarios e incluso de los archiveros.
Art. 399 COT "Los notarios son ministros de fe pública encargados de
redactar, autorizar y guardar en su archivo los instrumentos que ante ellos se
otorgaren, de dar a las partes interesadas los testimonios que pidieren y de practicar
las demás diligencias que la ley les encomiende."
Organización. Art. 400
Funciones: Están enumeradas en el artículo 401 del COT, siendo las más
importantes las siguientes:
1º) Art 401 N°1 "Extender los instrumentos públicos con arreglo a las instrucciones
que, de palabra o por escrito les dieren las partes otorgantes."
 Dentro de los instrumentos públicos, tienen fundamental importancia las
escrituras públicas. El art. 1699 del Código Civil define lo que se entiende por
instrumento público y por escritura pública diciendo: "Instrumento público o
auténtico es el autorizado con las solemnidades legales por el competente
funcionario".
Otorgado ante escribano e incorporado en un protocolo o registro público, se
llama escritura pública."
Por su parte, el COT en su art. 403 también define lo que se entiende por
escritura pública, en términos semejantes, al expresar:
"Escritura pública es el instrumento público o auténtico otorgado con las
solemnidades que fija esta ley, por el competente notario, e incorporado en su
protocolo o registro público."
2º) Art 401 N°2 “levantar inventarios solemnes”. (art.858 C.P.C.)
3º) Art 401 Nº3 “practicar el protesto de letras de cambio”

Protocolización:
Consiste en agregar un documento al final del registro de un notario, a
pedido de parte interesada.
El documento que se protocoliza puede ser público o privado, puesto que la
ley no distingue. Tratándose de documentos privados, conforme a los arts. 1703 del
Código Civil y 419 del C.O.T., ellos adquieren fecha cierta, respecto de terceros,
desde su protocolización. En efecto, dicho art. 419 dispone que "la fecha de un
instrumento privado se contará respecto de terceros desde su protocolización con
arreglo al presente Código".
Ciertos documentos, que se mencionan en el art. 420 COT., adquieren el
valor de instrumentos públicos por el hecho de protocolizarlos. La ley dice que "una
vez protocolizados valdrán como instrumentos públicos...." El inc.2º del art. 415
dispone: "para que la protocolización surta efecto legal, deberá dejarse constancia
en el registro, del día en que se efectúe, con un certificado firmado por los
solicitantes, en que se especifiquen el contenido del documento....., con sus
indicaciones más esenciales para individualizarlo, y número de páginas y fecha,
certificación que suscribirán también el notario y testigos".

(IX)Los Conservadores.
Arts. 446 y Sgts. Del Código Orgánico de Tribunales
“Son conservadores los ministros de fe encargados de los registros conservatorios
de:
a) Bienes raíces
 b) Comercio
c) Minas
d) Accionistas de sociedades propiamente mineras
e) Accionistas de asociaciones de canalistas
f) Prenda agraria
g) Prenda industrial
h) Especial de prenda
i) y demás que les encomienden las leyes.

Dónde debe haber un Conservador:

Habrá un conservador en cada comuna o agrupación de comunas que constituya
el territorio jurisdiccional de juzgado de letras.
En aquellos territorios jurisdiccionales en que sólo hubiere un notario, el
Presidente de la República podrá disponer que éste también ejerza el cargo de
conservador. En tal caso, se entenderá el cargo de notario conservador como un
solo oficio judicial para todos los efectos.
En las comunas o agrupaciones de comunas en que hubiere dos o más notarios,
uno de ellos llevará el registro de comercio y otro el registro de bienes raíces.
Al Presidente de la República toca hacer entre los notarios la distribución de estos
registros.
Le corresponde igualmente designar de entre los notarios que existan en la
comuna o agrupaciones de comunas, el que deberá tener a su cargo el registro de
minas y el de accionistas de las sociedades propiamente mineras.
La distribución que el Presidente de la República hiciere regirá también respecto
de los sucesores en el oficio de los dichos notarios.
El notario que deba llevar el registro de bienes raíces llevará, además, los
registros de asociaciones de canalistas, de prenda agraria, de prenda industrial y
especial de prenda.
El Presidente de la República, previo informe favorable de la Corte de
Apelaciones, podrá determinar la separación de los cargos de notario y
conservador, servidos por una misma persona, la que podrá optar a uno u otro
cargo.
De igual manera, el Presidente de la República podrá disponer, previo informe
favorable de la Corte de Apelaciones, la división del territorio jurisdiccional servido
por un conservador, cuando él esté constituido por una agrupación de comunas,
creando al efecto los oficios conservatorios que estimare convenientes para el
mejor servicio público.
Libros que debe llevar el Conservador de Bienes Raíces:
a) Registro de Propiedad: En el que se inscribirán las transferencias de
dominio.
b) Registro de Hipotecas y Gravámenes: En el que se inscribirán las
hipotecas, los censos, los derechos de usufructo, uso y habitación, los
fideicomisos, las servidumbres y otros gravámenes semejantes.
c) Registro de Interdicciones y Prohibiciones de enajenar: En el que se
inscribirán las interdicciones y prohibiciones de enajenar.
Cada registro contendrá un índice por orden alfabético, destinado a colocar
separadamente el nombre de los otorgantes, el apellido de los mismos y el
nombre del fundo materia de la inscripción.

(X)Los Archiveros.-
Concepto:
El art. 453 se refiere a ellos diciendo que "son ministros de fe pública
encargados de la custodia de los documentos expresados en el artículo 455 de este
Código y de dar a las partes interesadas los testimonios que de ellos pidieren".
Organización:
Habrá archivero en las comunas asiento de Corte de Apelaciones de y en los
demás que determine el Presidente de la República con previo informe de la
respectiva Corte de Apelaciones.
Tendrán como territorio jurisdiccional el que corresponde a los juzgados de
letras de la respectiva comuna.
Cuando el archivero estuviere implicado o se imposibilitare por cualquier
causa para el ejercicio de sus funciones, será reemplazado por los notarios del
departamento, conforme al orden de su antigüedad (art.457 del COT.)
Funciones:
1) Custodiar los siguientes documentos:
a) Los procesos afinados que se hubieren iniciado ante los jueces de letras que
existen en la comuna o agrupación de comunas, o ante la Corte de Apelaciones o
ante la Corte Suprema, si el archivero lo fuere del territorio jurisdiccional en que
estos tribunales tienen su asiento.
b) Los procesos afinados que se hubieren seguido dentro del territorio
jurisdiccional ante jueces árbitros.
c) Los libros copiadores de sentencias de todos los tribunales del territorio
jurisdiccional.
d) Los protocolos de escrituras públicas otorgadas en el territorio jurisdiccional
respectivo.
2) Guardar con el conveniente arreglo los procesos, libros de sentencias,
protocolos y demás papeles de su oficina, sujetándose a las órdenes e
instrucciones que la Corte o Juzgado respectivo les diere sobre el particular.
3) Facilitar, a cualquiera persona que lo solicite, el examen de los procesos, libros
o protocolos de su archivo.
4) Dar a las partes interesadas, con arreglo a la ley, los testimonios que pidieren
de los documentos que existieren en su archivo.
5) Formar y publicar, dentro del término que el Presidente de la República señale
en cada caso, los índices de los procesos y escrituras con que se instale la oficina;
y en los meses de marzo y abril, después de instalada, los correspondientes al
último año.

XI Consejos técnicos
Art 457 COT Son organismos auxiliares de la administración de justicia,
compuestos por profesionales en el número y con los requisitos que establece la
ley. Su función es asesorar individual o colectivamente a los jueces con
competencia en asuntos de familia, en el análisis y mayor comprensión de los
asuntos sometidos a su conocimiento en el ámbito de su especialidad.

XII Los Bibliotecarios Judiciales

Art 457 bis COT
Son auxiliares de la Administración de Justicia cuya función es la custodia,
mantenimiento y atención de la Biblioteca de la Corte en que desempeñen sus
funciones, así como las que el tribunal o su Presidente le encomienden en relación
a las estadísticas del tribunal. El bibliotecario de la Corte Suprema tendrá a su
cargo la custodia de todos los documentos originales de calificación de los
funcionarios y empleados del Poder Judicial, los que le deberán ser remitidos una
vez ejecutoriado el proceso anual de calificación.