INTRODUCCIÓN

Desde la Edad Media, las pruebas escritas se han usado como el principal medio
para dar certeza a las transacciones jurídicas, las exigencias del comercio, los
negocios financieros y la necesidad de contar con pruebas fiables de los
contratos y de muchos otros tipos de transacciones produjeron un extenso uso
de los documentos en la vida cotidiana y también en los procesos judiciales la
práctica fue creando varios tipos de documentos conforme a esas necesidades
y de acuerdo con los rasgos institucionales y la evolución de cada sistema, la
creciente importancia de esta práctica fue reconocida en el Derecho sustantivo.

El derecho probatorio forma parte del correspondiente derecho procesal, en

nuestro caso del procedimiento civil, cuyas disposiciones están reguladas por el
COGEP; de tal modo, que el tema de la prueba, lo constituyen aquellos hechos
que de acuerdo con el particular y concreto carácter de respectivo proceso es
necesario acreditar para llevar certeza de ellos al juzgador, noción que a su vez
es la base para desarrollar los conceptos de conducencia, pertinencia y utilidad
de la prueba (Art.158 al 173).

En consecuencia, en todos los sistemas jurídicos existen diversas reglas en

relación con la forma escrita de las transacciones jurídicas y la presentación o
práctica de pruebas escritas en los procesos judiciales. (Michele Taruffo)

ETIMOLOGÍA DE LA PALABRA DOCUMENTO

La voz documento, deriva del latín DOCERE, equivalente a dar a conocer; de tal
modo, que, por documento, hay que entender forzosamente cualquier objeto que
dé a conocer un hecho determinado.

La legislación argentina manifiesta que documento, es toda expresión de

persona conocida o conocible, recogida por escrito o por cualquier medio
mecánico o técnicamente impreso como los planos, dibujos, cuadros fotografías,
radiografías, cintas cinematográficas y fotocopias y archivos electromagnéticos
que tengan capacidad probatoria.

De tal manera que son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos,
cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones
magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y,
en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo,
y las inscripciones en lapidas, monumentos, edificios o similares.

El tratadista Cassimiro A. Varela en su obra Valoración de la Prueba, de Editorial

Astres, Buenos Aires Argentina, del año 1990, dice: Al igual que los otros medios
de prueba, el documento es resultado de una actividad humana, aunque en este
caso ella crea una cosa mediante un acto que sirve de vehículo de
representación?

Documento e Instrumento

Sobre los documentos e instrumentos, que nuestra legislación trata como he

señalado el Código Civil y el COGEP, el autor citado, dice: Existe cierta tendencia
a asimilar ambos conceptos. Así la legislación sustancial utiliza ambas
expresiones como sinónimas, y lo formal, al aludir a la prueba documental, se
refiere fundamentalmente a la instrumental, sin que obste a ello que la
circunstancia o autenticidad de algunos de estos debe acreditarse a través de
otros medios de prueba, tales como el reconocimiento judicial y el examen de
peritos.

Sobre este punto recalca, que: Documento es todo objeto producto de un acto
humano, que representa a otro hecho o a un objeto, a una persona, o una escena
natural o humana, mientras que el instrumento, constituye una de las varias
especies de documentos; la que consiste en escritos públicos o privados
auténticos o sin autenticidad.

Sobre los documentos públicos señala: Es aquel que ha sido otorgado o

autorizados por un funcionario público o depositario de la fe pública.

El documento público puede ser escrito o no, ya que es todo aquel que proviene
de la actividad de funcionarios públicos en el ejercicio de su cargo o de
depositarios de la fe pública, tal es el caso de los notarios, pudiendo revestir la
forma de una fotografía, de un plano, etc.
Clasificación de los documentos según el COGEP.

El COGEP establece una clasificación que es la que mayoritariamente ha sido

acogida

por el derecho comparado. Así lo establece el Código de Procedimiento Civil de

Chile,en sus artículos 342 y 346 (Ley No. 1552, 2016); el Código General del
Proceso delUruguay, en su artículo 170 (Ley No. 15.982, 1988); el Código
General del Proceso colombiano en su artículo 243 (Diario Oficial No. 48.489,
2012); entre otros, que dividen a los documentos en públicos y privados.

El COGEP en nuestro país, no es la excepción. Así, a partir de los artículos 205

y 216,

regula a los documentos públicos y a los privados, respectivamente, dilucidando

los elementos caracterizadores para cada uno de ellos, y los requerimientos para
su incorporación al proceso. A continuación, un análisis de ambas categorías.

¿Qué es Documento Público?

Es el otorgado por el funcionario público en el ejercicio de su cargo con su

intervención; mientras que escritura pública, que se encuentra dentro de los
documentos públicos, es el otorgado por un Notario o quien haga sus veces y ha
sido incorporado en el respectivo protocolo, en cuyo caso se denomina escritura
pública; de tal modo, que la escritura pública es el instrumento que contiene
declaraciones en actos jurídicos emitidas ante Notario, con los requisitos
previstos en la ley y que se incorpora al proceso. El proceso de su
perfeccionamiento consta de la recepción, la extensión, el otorgamiento y la
autorización, señala el ordenamiento jurídico colombiano.

¿Qué son Documentos Privados?

Son todos aquellos que no tienen el carácter de público, o sea, los producidos
por las partes o terceros que no tengan la calidad de funcionarios públicos o que,
teniéndolas, no lo expiden o autorizan en uso de las atribuciones que les concede
la ley.

Las legislaciones de varios países señalan que documento privado, es el que no

reúne los requisitos para ser documento público.
Son todos aquellos que no tienen el carácter de públicos y para la autenticidad
de estos documentos se requiere cumplir con lo que dispone el Art.201 del
COGEP; debiendo señalar, que la autenticidad es un requisito que debe estar
cumplido para que el documento pueda ser apreciado y valorado por el Juez en
lo que intrínsecamente contenga, pero es asunto ajeno a su valor probatorio; en
páginas posteriores.

El aporte de los documentos al proceso

El tratadista Hernán López, manifiesta que, al ser la prueba documental

preexistente por haber sido creada con anterioridad, no requiere de práctica
como acontece con otros medios para cuya materialización es obligada tal labor,
de tal manera que de lo que se trata es de hacerla llegar al expediente, aportarla
al mismo.

Agrega: Aportar los documentos es incorporarlos debidamente al proceso y para

el fin existen amplias posibilidades legales para hacerlo, tantos que incluso
algunas voces se alzan para exigir que se limiten las mismas, aspecto que no
comparto pues la regulación vigente, generosa en verdad, es la que mejor
consulta nuestra realidad y en nada conculca el debido proceso; según el
COGEP, por regla general el aporte de pruebas documentales puede ser hecho
en la demanda, en la reconvención o en la contestación, a la reconvención.

¿Qué es Prueba Documental?

El Dr. Rodrigo Jijón, en su obra La Oralidad y específicamente, sobre el anuncio

de prueba documental, manifiesta lo siguiente: La oralidad, como tal está referida
de manera fundamental al período de prueba. El debate probatorio es, por así
decirlo, el corazón del juicio oral. En la audiencia de prueba se va a cumplir con
los principios de inmediación, concentración y publicidad que caracterizan al
proceso oral. ¿La audiencia de pruebas debe ser dirigida personalmente por el
juez, bajo sanción de nulidad?

Sin embargo, no se debe descartar la presentación de documentos escritos en

juicio oral. Generalmente estos ya se exhiben con la demanda. Únicamente los
documentos que no estuvieron en poder de las partes o de los cuales las partes
no tuvieron conocimiento al momento de formular la demanda o la contestación,
pueden incorporarse en el término probatorio.

La prueba escrita es, sin duda muy importante en el proceso oral al respecto
citamos a Cappelletti, pero esta revalorización de la prueba oral no tiene
necesidad de acompañarse de una irracional desvalorización de la prueba
documental (preconstituida) la cual, aún antes del proceso, opera benéficamente
fuera del proceso, en el mundo de las relaciones sustanciales, creando un cierto
grado de certeza y de confianza de los asociados en sus negociaciones y en
general en sus relaciones jurídicas. Ocurre así que, incluso en un ordenamiento
procesal, coherentemente apoyado sobre el principio de oralidad, no solamente
se explica la permanente admisibilidad e importancia de la prueba documental,
sino que se justifica además una permanencia de la eficacia probatoria legal de
los escritos.

El principio de la oralidad implica la libre valoración de la prueba por constituir,

pero no implica, en cambio, en absoluto el abandono integral de la prueba legal,
cuando ésta se limite a las pruebas preconstituidas, las cuales, como repito,
despliegan todavía más su benéfica eficacia, de certeza antes y fuera del
proceso que en el proceso mismo.

Objeto de la Prueba Documental

Son todos aquellos hechos representados, presentes, pasados e, inclusive

futuros, así como los elementos que pueden ser incorporados como tales, como,
por ejemplo, la costumbre y la ley extranjera. Y en razón del carácter declarativo
o representativo del documento, también puede ser objeto de dicha prueba, el
pensamiento exteriorizado se entiende o la voluntad de sus partícipes, señala el
tratadista peruano Alberto Hinostroza Minguez.

Características de la Prueba Documental

La prueba obtenida a través de documentos, se caracteriza como prueba ocular,

cuando el documento utilizado para la averiguación de algo, es contemplado a
través de la vista; sin embardo, añade que la apreciación del documento no se
limita al uso del sentido de la vista, es más puede prescindirse de él como cuando
se percibe a través del oído (tratándose de discos o cintas magnetofónicas),
pudiendo emplearse ambos sentidos como el caso de viodeocintas.

Aportación de los documentos al proceso.

Para que el documento probatorio sea aportado legalmente al proceso no penal

debe considerarse el modo, tiempo, y lugar. Esto significa, en cuanto al tiempo,
que los documentos deben presentarse en el momento que la ley lo establece:
demanda, contestación de la demanda, reconvención, contestación a la
reconvención, y de no poseerlo la parte procesal, deben ser requeridos en el
anuncio de la prueba indicando la forma de acceder a ellos.

En cuanto al modo, los documentos podrán aportarse al proceso en originales o

copias certificadas, en este último caso pueden ser trascripción o reproducción
mecánica del documento, y debe siempre expresarse el archivo o registro en el
que se encuentre ubicado el original. En el caso de los documentos extendidos
en idioma extranjero siempre requieren la traducción al idioma castellano. Los
documentos se presentarán sin roturas, raspaduras, ni enmiendas.

Valor y eficacia probatoria de los documentos en el proceso.

El documento público posee una eficacia probatoria definitiva, mientras no se

desvirtúe su autenticidad, ya que se convierte en prueba plena frente a todas las
personas en cuanto a su existencia y a su fecha y respecto a las declaraciones
realizadas en el por el funcionario que lo autoriza, apreciándose esto de acuerdo
con la sana crítica (Coronas, 2000). En cuanto a la verdad de las declaraciones
hace fe solo contra los declarantes (art. 208 COGEP). En cuanto a los
documentos privados se toma en cuenta su existencia y su fecha y el idioma en
que se expidió.

Teniendo en cuenta el valor probatorio del documento en el proceso no penal,

tanto para el documento público como para el privado, el mismo deberá
analizarse a través de las reglas de la sana crítica a fin de observar la
autenticidad, la veracidad, la certeza y si se cumplen los requisitos para su
producción, exhibición o reproducción, y tenerse también en cuenta su
indivisibilidad e integridad

REGULACIÓN DE LA PRUEBA DOCUMENTAL EN EL CÓDIGO ORGÁNICO

GENERAL DE PROCESOS (COGEP)

El Código Orgánico General de Procesos, destina el Título II del Libro III a la

Prueba, estableciendo con ello, una postura diferente al derogado Código de
Procedimiento Civil, que introducía dentro del Título I, De los Juicios en General,
una Séptima Sección destinada a las pruebas (Registro Oficial Suplemento No.
58, 2005). En este sentido, el legislador del COGEP reserva un título de forma
exclusiva a tratar la cuestión.

Con ello, se tuvo bien en cuenta la trascendencia de la prueba en cualquier

proceso y especialmente en los no penales. El hecho de que la prueba se haya
regulado en un título entero, denota un sentido de relevancia de la materia
probatoria, destinando un cúmulo de artículos a normarla de forma tal que las
partes y los jueces, tengan en su haber, preceptos suficientes que delimiten en
cada momento su actuación.

Finalidad

Es claro que la finalidad de toda prueba es la “averiguación de la verdad (…)

defender la posición de su cliente, esto es, persuadir al juez de que el cliente
tiene la razón” (Obando, 2013, págs. 2-3). En materia documental, la prueba
adquiere connotaciones importantes, porque mediante ella, se logra conocer la
materialización del pensamiento o la declaración de voluntad plasmada en su
momento por una persona; así como la constatación de un hecho o información
necesarios, los que serán valorados atendiendo al tipo de documentos y al
cumplimiento de las exigencias legales correspondientes.

En este sentido, el COGEP no define de forma concreta la finalidad de la prueba

documental, pero en su artículo 158 refiere que a través de las pruebas se trata
de “llevar a la o el juzgador al convencimiento de los hechos y circunstancias
controvertidos”. Unido a ello de la lectura del artículo 193 se concluye que el
legislador pretendió que, mediante la información contenida en el documento, ya
fuere público o privado, se lograra verificar la certeza del hecho o la declaración,
constitución o incorporación de un derecho que se encuentra como parte del
contenido del mismo.

SISTEMAS SOBRE LA CONCEPCIÓN DEL DOCUMENTO EN COLOMBIA

Sistema acogido en Colombia

El ordenamiento jurídico colombiano acoge la concepción funcional del

documento al ser definido de manera general por el artículo 251 del C.P.C. como

todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo”. Este

artículo, además de hacer una enunciación de diferentes documentos, tales

como escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, radiografías,
etiquetas, cupones, sellos, entre otros, va más allá del simple bien mueble, y
enlista también como documentos las inscripciones en lápidas, los monumentos,
los edificios y similares. Estos últimos, son ejemplos criticados por la doctrina,
puesto que al ser imposible transportarlos al proceso judicial dejan de cumplir la
finalidad deseada, esto es, servir como medio probatorio. Una solución para el
problema del transporte, es acudir a otros medios probatorios, como el
testimonio, el dictamen pericial, la inspección judicial, o incluso la misma prueba
documental –fotografías, grabaciones entre otros-; y en este sentido, sobra su
enunciación dentro del artículo mencionado.

CONCLUSIONES

 El derecho probatorio constituye, sin lugar a dudas, uno de los aspectos

más trascendentales en la historia del derecho dentro del proceso resurge
como fuente de convicción posterior a la etapa oscura del sistema
inquisitivo, en la que la preponderancia de intereses dentro de la relación
jurídica procesal, socavó el derecho de las partes a demostrar sus
argumentos, convirtiéndose en derecho del juzgador imponer pruebas y
opacar hasta la extinción, el derecho de los demás.
 La prueba, como mecanismo del derecho probatorio, se erige, así como
la herramienta esencial cuya finalidad es la de demostrar un hecho: la que
para que tenga valor y eficacia, deberá cumplimentar principios y
exigencias formales y legales. Así, cuestiones tales como pertinencia,
utilidad, necesidad, legalidad, conducencia entre otras, provocan en la
 prueba y en la actividad probatoria, un cúmulo de condiciones que
favorecen su admisibilidad y eficacia, y ejercen influencia sobre la postura
del juzgador.
 En el Ecuador, la reciente entrada en vigor del Código Orgánico General
de Procesos, implementó un sistema probatorio que tiene tendencia hacia
una libertad de probanza, constitutivo de un sistema procesal garantista,
flexible. Así, se establece como pruebas el testimonio, el documento, la
pericia y la inspección judicial.

 Todas sin excepción se fundan sobre los mismos principios que han sido
acogidos de la doctrina, y que provocan en el material probatorio una
objetividad y concreción necesarias para que logren el papel al que están
destinados en la realidad procesal ecuatoriana.
 La prueba documental posee un valor preponderante dentro del sistema
de pruebas establecido en el COGEP. Su anunciación se da desde el
momento mismo en que es presentado el escrito de demanda y
contestación, y busca una justificación de los hechos que se esgrimen en
los respectivos escritos proposicionales. Su admisión, práctica y
valoración, se realizan sobre fundamentos legales correctamente
planteados, de forma tal que responden en esencia a un sistema procesal
oral.
 No obstante, en la realidad, existen dificultades en torno a la delimitación
de algunas cuestiones referidas a la práctica de la prueba documental, en
el sentido que no queda claramente establecido, si lo único que el juez
debe valorar es la parte pertinente del documento leído en la audiencia o
el documento íntegro, así como qué criterios objetivos se tendría para
determinar dentro del documento, cuál es la parte llamada “pertinente”, de
forma tal que, la obtención de una parte dentro del todo, podría influir en
la desnaturalización del contenido e información que se transmite.