“ FORMULACIÓN GUIA METODOLOGICA PARA EL DISEÑO DE UN CENTRO DE SERVICIOS DE

INFORMACIÓN BAJO EL MODELO PMI, PARA EL AREA DE ABASTECIMIENTO DE ECOPETROL

S.A. ”
ACTA DE CONSTITUCIÓN
Versión #: 1.0 Fecha de emisión: 7/3/2014

“FORMULACIÓN GUIA METODOLOGICA PARA EL DISEÑO DE UN CENTRO DE SERVICIOS DE

INFORMACIÓN BAJO EL MODELO PMI, PARA EL AREA DE ABASTECIMIENTO DE ECOPETROL S.A”

Project Charter / Acta de constitución de proyecto

Información del documento e historia de revisiones

Versión Fecha Autor (es) Notas de revisión

1.0 7/3/2014 Grupo 2
1.1 28/03/2014 Grupo 2

Índice de contenidos
1. Introducción
1.1. Visión general del proyecto
2. Objetivo y alcance del Proyecto
2.1. Objetivos
2.1.1. Objetivo General
2.1.2. Objetivo Específico
2.2. Características del proyecto
2.3. Alcance del Proyecto
2.3.1. Estructura organizacional inicial del proyecto
2.4. Productos Entregables
2.5. Calendario
2.6. Necesidad u oportunidades del negocio
2.7. Beneficios financieros del proyecto
2.8. Restricciones

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2.9. Supuestos

INTRODUCCIÓN
1.1 Visión general del proyecto
En la era de la información las empresas reconocen cada vez mas que los datos que poseen son un
recurso valioso y un bien intangible que genera ventajas competitivas como lo menciona porter en su
libro la ventaja competitiva de las naciones, sin embargo es poco común encontrar compañías que
manejen adecuadamente la información que generan; por lo general utilizan la información
parcialmente o se llenan de software y bases de datos complejas que no permiten obtener los mejores
resultados.
El gran avance en las tecnologías de información y comunicación ha obligado a las compañías a invertir
grandes cantidades de dinero administrar la información que le permitan obtener control sobre la
información que manejan pero no como procesarla adecuadamente.
Así las cosas, el objetivo es la de formular el proyecto del diseño de un centro de servicios de
información con base en la metodología PMI, para el área de abastecimiento de Ecopetrol, que garantice
no solo el control de los datos sino que permita la toma de decisiones en todos los niveles
organizacionales de la compañía.
El Project Management Institute (PMI, 2004) define proyecto de la siguiente manera: “Un proyecto es un
esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único”(PMI, 2004).
Este esfuerzo temporal tiene como fin darle nuevas herramientas al área de abastecimiento para la toma
de decisiones y ser una compañía pionera en el país con comunicación efectivamente administrada
agregándole valor a la cadena y a la compañía.
Para lograr dicho objetivo utilizaremos elementos de la metodología PMI del PMBOK y de la
metodología DAMA del DMBOK que constituyen la suma de conocimientos para ayudarnos a formular el
proyecto basados en la definición de las entidades de información, el proceso logístico más crítico,
definición de los niveles jerárquicos que deben tomar decisiones basados en la información disponible y
definición de los KPI del proyecto, para lograr formular un proyecto para el diseño de un centro de
servicios de información con base en la metodología PMI, para el área de abastecimiento de Ecopetrol.

2. Objetivo y alcance del proyecto

2.1 Objetivo
2.1.1 Objetivo General
Formular una guía metodológica para el diseño de un centro de servicios de información bajo el
modelo PMI, para el área de abastecimiento de Ecopetrol S.A.

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2.1.2 Objetivos Específicos

A. Definir unidades de información requerida para el centro de servicios de información del
área de abastecimiento de Ecopetrol S.A, basado en metodología PMI.
B. Priorizar y definir los puntos críticos de información en el área de abastecimiento de
Ecopetrol S.A.
C. Centralizar y controlar los datos maestros del área de abastecimiento de Ecopetrol,
permitiendo la toma de decisiones en todos los niveles organizacionales, mediante reportes
e indicadores de gestión.
D. Establecer un flujo regulado de información (entre niveles Gerencial, Táctico y Operacional),
que asegure su disponibilidad oportuna para la toma de decisiones en los procesos de
planeación del área de abastecimiento de Ecopetrol.

2.2. Características del proyecto

Conforme a la metodología PMI, dentro de las características que se encuentran en el proyecto
encontramos las siguientes acciones:
1. Gobierno de datos
2. Arquitectura, análisis y diseño de datos
3. Gestión de base de datos
4. Gestión de la seguridad de datos
5. Gestión de la calidad de datos
6. Gestión de datos maestros y de referencia
7. Gestión de almacenamiento de datos e inteligencia de negocio
8. Gestión de documentos, registros y contenido
9. Gestión de meta de datos

2.3. Alcance del proyecto

El alcance de este proyecto para el diseño de una guía metodología para el diseño de un centro
de servicios de información bajo el modelo PMI, para el área de abastecimiento de ECOPETROL
S.A., se ajusta al desarrollo de los siguientes aspectos:
1. Definición de las entidades de información aplicable al proceso de abastecimiento
2. Definición del proceso logístico para la colocación de la orden de compra, la cual se
trabaja dentro del proceso logístico de abastecimiento; este proceso es el de mayor
impacto dentro de los tres subprocesos de esta área.
3. Definición de los niveles jerárquicos de información

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4. Definición de la metodología DAMA

5. Definición de los KPi del proyecto Comentario [FJRB1]: Faltan los
reportes
La estructura para formular este proyecto estará basada en el desglose de las actividades
necesarias para entregar el diseño de un centro de servicios de información con base en la
metodología PMI y DAMA, para el área de abastecimiento de Ecopetrol.
La creación del centro de servicios se origina como necesidad para controlar la perdida de
información, tiempo y costo a la hora de tomar decisiones en punto más crítico del área de
abastecimiento de Ecopetrol, así las cosas, el proyecto pretende generar reportes e indicadores
de datos con información relevante para la compañía en los niveles estratégicos, tácticos y
operativos con alto valor para una compañía robusta por su naturaleza propia.
El centro de servicios de información y su competencia para centralizar la información dentro de
Ecopetrol, le permitirá ser más competitiva porque incide en la formulación de estrategias y
toma de decisiones que pueden generar una ventaja competitiva, suministrando datos
confiables a tiempo en cualquier momento, agregando valor a toda la cadena de abastecimiento
de Ecopetrol.

2.3.1 Estructura organizacional inicial del proyecto

Este proyecto se desarrollará con el desglose como guía metodológica de la estructura base para
el diseño de un centro de servicios de información para el área de abastecimiento de Ecopetrol,
suministrando varios elementos como la estructura de la base de datos, el gobierno de los datos
y los roles de reportes e indicadores para proporcionar la entrada para el montaje del mismo.
Los interesados en este proyecto son los que se definen a continuación:

EQUIPO DE PROYECTO Y
PATROCINAD DIRECTOR DE DIRECTOR DE GERENTES GERENTES SOCIOS DE
CLIENTE COMITÉ DE CONTROL DE
ORES PROGRAMA PROYECTO FUNCIONALES OPERACIONALES NEGOCIO
CAMBIOS
Líder Gestión de datos /
Líder de Líder de datos
Vicepresiden líder de datos maestros /
Nivel La Unidad de Tecnologías de maestros / Contratitas del
cia de Líder Gestión Líder de bienes servicios y
Operativo – tecnología de información / Vicepresidencia área de
Estrategia y de datos proveedores / ingeniero de
Compradores información líder de gestión de Estrategia y abastecimiento
Crecimiento Tecnologías de información
de datos. Crecimiento
/ contratistas
Nivel Táctico La dirección
– Lideres y Estratégica
Nivel
Vicepresiden
Gerencial –
cia de
Jefe de
Estrategia y
Unidad y
Crecimiento
Gerentes

2.4. Productos entregables

1. Guía metodológica para el diseño de un centro de servicios de información bajo el modelo
PMI, para el área de abastecimiento de ECOPETROL S.A.

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2. Estructura Reportes e indicadores para la toma de decisiones en los diferentes niveles

organizacionales (Nivel Gerencial, Táctico y operacional).
3. Estructura base de datos con atributos de confiabilidad, completitud y unicidad de
información.

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2.5. Calendario
ID Paquete de trabajo actividades
elaboracion un flujograma con cada
una de las actividades de los
procesos de compras planeacion y
logistica
Definición de etapas clave de los
procesos de compras planeacion y
logistica
Definición de los documentos
aplicables a cada una de las etapas
METODOLOGICA DE PRIORIZACION DE
1 UNIDAD DE INFORMACIÓN Definicion de Costo de los
procesos de planeacion, compras y
logistica
Establecer el nivel de importancia
en interrelacion con otros procesos
de negocio(contabilidad finanzas
etc)
Definicion de los tiempo de los
procesos de planeacion, compras y
logistica
Definir roles responsabilidades y
documentos asociados al proceso
Desglose en la metodologia de
cadena de valor
modelo de datos
Matriz - roles vs controles
Definir las reglas de negocio
asociadas a calidad
Flujograma de información
Mapa
Definir Datos Maestros - Compras
Definir Datos Mestros - Logistica
Definir datos Mestros- Planeación
2
DEFINICION DE LA Determinar datos de informacion
GOBERNABILIDAD DEL DATO
critica para abastecimiento
Reportes Nivel Estrategico -
Compras
Reporte Nivel Estrategico - Logistica
Reporte Nivel Estrategico -
Planeación
Reportes Nivel Tactico - Compras
Reporte Nivel Tactico - Logistica
Reportes Nivel Tactico - Planeación
Reportes Nivel Operacional -
Compras
Reportes Nivel Operacional -
Logistica
Reportes Nivel Operacional -
Planeación
Fechas de Corte
Indicadores Nivel Estrategico -
Compras
Indicadores Nivel Estrategico -
Logistica
Indicadores Nivel Estrategico -
Planeación
Indicadores Nivel Tactico - Compras
Indicadores Nivel Tactico - Logistica
3 DISEÑO DE INDICADORES
Indicadores Nivel Tactico -
Planeación
Indicadores Nivel Operacional -
Compras
Indicadores Nivel Operacional -
Logistica
Indicadores Nivel Operacional -
Planeación
Fechas de Corte
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8.40 Lider de Gestion de datos
2.40 lider de gestion de datos
4.80 Lider de datos Maestros y gerentes de area
6.00 Lider de datos Maestros y gerentes de area
7.20 Lider de datos Maestros y gerentes de area
7.20 Lider de datos Maestros y gerentes de area
3.60 Lider de datos Maestros y gerentes de area
4.80 Lider de datos Maestros y gerentes de area
Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos
4.80 maestros / lider de bienes servicios y
proveedores
Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos
3.60 maestros / lider de bienes servicios y
proveedores
Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos
8.40 maestros / lider de bienes servicios y
proveedores
Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos
4.80 maestros / lider de bienes servicios y
proveedores
Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos
4.80 maestros / lider de bienes servicios y
proveedores
Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos
2.40 maestros / lider de bienes servicios y
proveedores
Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos
maestros / lider de bienes servicios y
proveedores
Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos
9.60 maestros / lider de bienes servicios y
proveedores
Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos
maestros / lider de bienes servicios y
proveedores
Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos
2.40 maestros / lider de bienes servicios y
proveedores
Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos
maestros / lider de bienes servicios y
proveedores
Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos
6.30 maestros / lider de bienes servicios y
proveedores
Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos
maestros / lider de bienes servicios y
proveedores
Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos
maestros / lider de bienes servicios y
proveedores
Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos
6.30 maestros / lider de bienes servicios y
proveedores
Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos
maestros / lider de bienes servicios y
proveedores
Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos
maestros / lider de bienes servicios y
proveedores
Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos
6.30 maestros / lider de bienes servicios y
proveedores
Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos
maestros / lider de bienes servicios y
proveedores
Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos
3.60 maestros / lider de bienes servicios y
proveedores
Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos
maestros / lider de bienes servicios y
proveedores
Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos
3.30 maestros / lider de bienes servicios y
proveedores
Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos
maestros / lider de bienes servicios y
proveedores
Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos
maestros / lider de bienes servicios y
proveedores
Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos
3.00 maestros / lider de bienes servicios y
proveedores
Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos
maestros / lider de bienes servicios y
proveedores
Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos
maestros / lider de bienes servicios y
proveedores
Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos
3.00 maestros / lider de bienes servicios y
proveedores
Lider de Gestiòn de datos/ Lider de datos
maestros / lider de bienes servicios y
proveedores
3.00 Lider de Gestión de datos
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2.6. Necesidad u oportunidades del negocio

Tener un centro de mando de información, permite centralizar la información para una
buena toma de decisiones en el grupo empresarial como es el caso de Ecopetrol S.A.,
satisfaciendo no solo las necesidades de información de los usuarios internos asi como
para sus filiales, proveedores, y demás grupos de interes generando valor a toda la
cadena de abastecimiento.

2.7. Beneficios financieros del proyecto

A. Bases para diseñar un centro de servicios de información que permita tomar decisiones
en el área de abastecimiento de Ecopetrol y en todos los niveles jerárquicos-
organizacionales.
B. Mantener información Completa, actualizada, estandarizada y documentada, lo que
reduce el funcionamiento de aplicaciones en el área abastecimiento de Ecopetrol.
C. Toma de decisiones acertadas.
D. Reducción de costos vs. beneficios generados a todo nivel organizacional, con el centro
de servicios de información, para el área de abastecimiento de Ecopetrol S.A.

2.8. Restricciones
 Tiempo estimado para el desarrollo de las actividades corto.
 Cambios o definición de nuevos requerimientos.
 Desconocimiento de este tipo de centros de sistemas de información en Colombia.
2.9 Supuestos
Los riesgos de este proyecto estarán dados en la medida en se formule claramente el proyecto a
fin de dejar la entrada para el montaje del centro de servicios de información, para el área de
abastecimiento de Ecopetrol S.A.
El proyecto se montaría en 6 meses y la inversión retornaría en otros 7 meses después de su
montaje y puesta en marcha.

Aprobación del patrocinador:

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JAVIER GUTIERREZ PEMBERTHY 29 de Marzo de 2014

Aprobación de Project Manager:

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EDWIN MARTINEZ – Líder Gestión de datos – PM 7 de Marzo de 2014

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