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UNIVERSIDAD DE AQUÍNO BOLIVIA

FACULTAD DE ARQUITECTURA HABITAT Y DISEÑO


CARRERA TURISMO

PROYECTO FINAL
“Buenas Prácticas de Atención al Cliente en Agencias de Viaje”

NOMBRE: Gicelle Tejada García


Luis Alberto Molina Núñez

DOCENTE: KAREN RENEE SALDAÑA KENDERESSY

MATERIA: SEMINARIO DE CALIDAD

Santa Cruz- Bolivia


Diciembre - 2018
Título: Buenas Prácticas de Atención al Cliente en Agencias de Viaje
Autor: Luis Alberto Molina Núñez

INDICE
1 CAPÍTULO I ................................................................................................ 4

1.1 INTRODUCCIÓN .................................................................................. 4

1.2 DESCRIPCIÓN DEL TEMA................................................................... 5

1.3 OBJTIVOS............................................................................................. 6

1.3.1 OBJETIVO GENERAL .................................................................... 6

1.3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS........................................................... 6

1.4 Delimitación o Alcances ........................................................................ 7

1.4.1 Límite Temporal .............................................................................. 7

1.4.2 Límite Espacial ............................................................................... 7

1.4.3 Límite Teórico ................................................................................. 7

1.5 JUSTIFICACIÓN ................................................................................... 8

CAPITULO II ...................................................................................................... 9

2.1 OBJETIVO DEL TEMA .......................................................................... 9

2.2 Atención al Cliente en Agencias de Viaje para un buen contacto con el


cliente. .......................................................................................................... 10

Buenas prácticas de Atención al Cliente en Agencias de Viaje para un buen


contacto con el cliente. ................................................................................. 10

2.2.1 LAS 10 REGLAS PRINCIPALES DE LA ATENCIÓN AL CLIENTE


EN AGENCIAS DE VIAJE ......................................................................... 13

2.3 NORMAS PARA EL PERSONAL ........................................................ 14

2.4 RELACIÓN PRESENCIAL CON EL CLIENTE .................................... 16

2.5 ATENCIÓN TELEFÓNICA .................................................................. 18

2.6 ATENCIÓN DIFERIDA (WEB, E-MAIL, CORREO) ............................. 20

2.7 CAPACIDAD DE INFORMACIÓN ....................................................... 21

2.8 GESTIÓN DE QUEJAS Y SUGERENCIAS......................................... 23

2.9 RESERVAS ......................................................................................... 24

2.10 FACTURACIÓN Y DESPEDIDA ...................................................... 25

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Título: Buenas Prácticas de Atención al Cliente en Agencias de Viaje
Autor: Luis Alberto Molina Núñez

2.11 ATENCIÓN DURANTE Y POST-VIAJE ........................................... 26

2.3 CONCLUSION .................................................................................... 27

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Título: Buenas Prácticas de Atención al Cliente en Agencias de Viaje
Autor: Luis Alberto Molina Núñez

1 CAPÍTULO I

1.1 INTRODUCCIÓN

Se dice que la calidad ha evolucionado a lo largo de los años y ha dado lugar a


los diferentes conceptos que rigen los estándares de calidad en nuestros días,
pero se mantiene la esencia de que la calidad como significado de aportar valor
al cliente. También, la calidad se refiere a minimizar las pérdidas que un producto
pueda causar a la sociedad humana mostrando cierto interés por parte de la
empresa a mantener la satisfacción del cliente.

La alta competencia existente entre las organizaciones, por la situación


económica que pasamos actualmente, hace no solo necesaria si no se convierte
en una medida de urgencia la utilización de diversas herramientas para la mejora
continua, una de ella es la gestión de la calidad.

Uno de los puntos de importancia en la calidad dentro de una empresa de


servicios turísticos se basa en las capacidades del personal, siendo las
capacitaciones continuas una de las herramientas más efectivas para ofrecer un
servicio de calidad, de esta manera lograr superar las expectativas del cliente.

Por otra parte, las exigencias no solo se centran entre organizaciones, es mucho
más complejo en el mercado laboral, donde una profesional se encuentra en el
dilema de resaltar para obtener un buen puesto laboral.

Ante esta situación nace la inquietud de desarrollar un manual de capacitación a


los estudiantes de turismo en temas que aumenten las competencias y
habilidades de cada uno de ellos, es así que el presente trabajo se centra en 3
temas: Estrategias de ventas, atención al cliente en agencias de viajes y técnicas
de guiado “City Tours” Para adoptar lineamientos y perfeccionar su formación
estudiantil.

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Título: Buenas Prácticas de Atención al Cliente en Agencias de Viaje
Autor: Luis Alberto Molina Núñez

1.2 DESCRIPCIÓN DEL TEMA

Si bien es cierto que la capacitación es uno de los caminos por medio del cual
garantiza el correcto cumplimiento de tareas y actividades, sin embargo, se
manifiesta como un instrumento que enseña y coloca en circunstancias de
competencia a cualquier persona.

En el desarrollo del siguiente proyecto se consideran temas de importancia para


la industria turística como ser el Área de Ventas, Guía de Turismo y Atención al
Cliente, que servirán para poder realizar el Primer Ciclo de Conferencia siendo
relevante para el aprendizaje y el incremento de conocimiento que dará como
resultado una mejora en el desarrollo de habilidades y hará que los Estudiantes
de Turismo se desenvuelvan mejor.

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Autor: Luis Alberto Molina Núñez

1.3 OBJETIVOS

1.3.1 OBJETIVO GENERAL

Elaborar el 1er Ciclo de Conferencias “Habilidades de un Turistólogo “en temas


relacionados al turismo, dirigido a estudiantes de la Carrera de Turismo para
adoptar lineamientos y perfeccionar su formación estudiantil.

1.3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Indagar sobre temas diversos relacionados al Turismo para darlos a


conocer como herramientas de desarrollo.
 Elaborar fichas técnicas del programa de capacitación para facilitar la
comprensión de Tema.
 Instruir en las buenas prácticas de Atención al Cliente en Agencias de
Viaje hacia un buen contacto con el cliente.
 Mostrar las técnicas de guiado en un City tours para que los estudiantes
tengan conocimiento como guías turísticos en la ciudad.
 Dar a conocer estrategias de ventas respaldadas científicamente para que
los estudiantes de turismo tengan conocimiento acerca de qué acciones
tomar para tener un crecimiento económico.

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1.4 DELIMITACIÓN O ALCANCES

1.4.1 Límite Temporal

El presente trabajo se elaboró de noviembre a diciembre del 2018

1.4.2 Límite Espacial

El trabajo se desarrolla en la ciudad de Santa Cruz de la Sierra capital del


departamento de Santa Cruz en instalaciones de la Universidad De Aquino
Bolivia.

1.4.3 Límite Teórico

El presente trabajo se basa en la elaboración de manuales o guías para capacitar


a los estudiantes de turismo de la Universidad de Aquino Bolivia proporcionando
lineamientos que sirvan a los estudiantes al momento de ejercer la carrera.

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Autor: Luis Alberto Molina Núñez

1.5 JUSTIFICACIÓN

Las manuales son importantes porque proporcionan lineamientos y refuerza


conocimientos para desarrollar sus habilidades, para esto es necesario facilitar
información clara y precisa sobre temas de interés turístico, ya que se ha visto el
interés y entusiasmo que muchos estudiantes de la carrera de turismo
demuestran al momento de aprender cosas nuevas.

En el presente trabajo se pretende capacitar a los estudiantes en de técnicas


que fueron investigadas y seleccionadas para ser presentadas en un manual que
muestra pasos fáciles de seguir de manera que ellos puedan tomar los puntos
de interés personal y lo apliquen al momento desenvolverse en el ámbito
profesional.

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Autor: Luis Alberto Molina Núñez

CAPITULO II

2.1 OBJETIVO DEL TEMA

Proporcionar conocimientos orientados a las buenas prácticas para la atención


al cliente especialmente para aquellos que tienen contacto directo con los
mismos y de esta forma se contribuya al mejoramiento de la productividad y
calidad.

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Autor: Luis Alberto Molina Núñez

2.2 Atención al Cliente en Agencias de Viaje para un buen contacto con el

cliente.

Programa de Buenas prácticas de Atención al Cliente en Agencias de Viaje


Capacitación para un buen contacto con el cliente.

Alcance de la
Estudiantes de la Carrera de Turismo de la Universidad Udabol
capacitación

• La capacitación como todo proceso educativo cumple


una función eminente; la formación y actualización de
los recursos humanos, reditúa en el individuo como
progreso personal y en beneficio de sus relaciones
con el medio social.
• En la sociedad de hoy, la capacitación es considerada
Justificación
como una forma extraescolar de aprendizaje,
necesaria para el desarrollo de los estudiantes e
indispensable para responder a los requerimientos
regidos actualmente. Así mismo prepara al individuo
para convertirse en referente para eventos realizados
en el futuro.

- formar y actualizar al estudiante en beneficio de sus


relaciones con el medio social., necesaria para su
desarrollo personal e indispensable para responder
Fines de la
a los requerimientos del avance y la productividad
capacitación
actual.
- orientar hacia la renovación de los conocimientos,
habilidades y actitudes del individuo para obtener un
capital humano más competente.
Objetivos
• Proporcionar conocimientos orientados al mejor

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Título: Buenas Prácticas de Atención al Cliente en Agencias de Viaje
Autor: Luis Alberto Molina Núñez

desempeño en la ocupación laboral.


• Contribuir al mejoramiento de la productividad,
calidad y competitividad de los futuros profesionales
de Turismo.

Capacitar a los estudiantes de Turismo para que


Metas
conozcan las herramientas en forma de guía para
ayudar a la mejora de la atención al cliente.

 Capacitación mediante la modalidad de Talleres


presenciales
Tipo de
 Impartición de contenidos mínimos conceptuales
Capacitación
mediante exposiciones
 Generación de situaciones prácticas y resolución de
problemas presentadas por los exponentes.

- Estudiantes de la Carrera de Turismo de la


Beneficiarios
Universidad de Aquino Bolivia
- Cualquier persona que pueda estar interesada en el
Tema.
Producto entregado:

 Manual con documentación mínima referente a los


principales tips de atención al cliente
 Folletería turística
Recursos
Materiales Infraestructura:

Aulas de la Universidad de Aquino UDABOL,


Facultad de Arquitectura, Hábitat y Diseño, Carrera
de Turismo, 3º piso, aula 31.

Otros: Multimedia, pizarra, marcadores

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Título: Buenas Prácticas de Atención al Cliente en Agencias de Viaje
Autor: Luis Alberto Molina Núñez

Los exponentes de la capacitación serán:

Recursos *Estudiantes de 8vo Semestre de la Carrera de


Humanos Turismo,

Universidad UDABOL

 Reglas Principales de la atención al cliente en


Agencias de Viaje.
 Normas para el personal.
 Relación presencial con el cliente.
Contenidos
 Atención telefónica
 Capacidad de información.
 Reservas.
 Gestión de quejas y sugerencias
Un encuentro de hora y media de duración
Duración
Días y horarios a establecer

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2.2.1 LAS 10 REGLAS PRINCIPALES DE LA ATENCIÓN AL CLIENTE EN


AGENCIAS DE VIAJE

1) Esfuérzate en conocer al cliente y sus necesidades,

se capaz de ponerte en su lugar.

2) Considera tu imagen personal como parte del

servicio.

3) Muestra disponibilidad por atender y ayudar a los

clientes.

4) Ten una actitud positiva y muéstrate cortés.

5) No digas NO, busca una solución.

6) Escucha con atención y exprésate con claridad.

7) Convierte las quejas en oportunidades para mejorar.

8) Respeta a tus compañeros y trabaja en equipo.

9) Interésate en aprender y mejorar habilidades y

conocimientos.

10) Conoce bien el destino en el que te encuentras.

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 REQUERIMIENTOS GENERALES

2.3 NORMAS PARA EL PERSONAL

Si la empresa dispone de fórmulas de cortesía deberán ser empleadas

por todo el personal en sus diferentes áreas de actuación. En el caso que

no se encuentren definidas se emplearán las básicas de relación entre

personas: saludar (buenos días; tardes; etc.); ofrecer ayuda (que desea);

si se conoce dirigirse al cliente por su apellido; despedirse al saludar (que

tenga un buen día; Buenas Noches; etc.)

Se tiene un trato amable con los clientes.

La amabilidad la refleja:

o La predisposición a atender de manera inmediata al

cliente.

o El tono de voz y el ritmo de transmisión (relajado y con un

ritmo suficiente que no refleje ni prisas ni ansiedad).

o La capacidad para escuchar (se trata de que el cliente

pueda expresar todo aquello que desea y que se realice un

esfuerzo de comprensión).

o La capacidad de controlar la agresividad.

o La capacidad de sonreír.

o La capacidad de utilizar el idioma del cliente.

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Imagen personal cuidada. El personal acude a su puesto de

trabajo aseado y viste un uniforme (si está estipulado) en

perfecto estado, trasladando una imagen de profesionalidad,

orden y pulcritud en el servicio. Adoptan unos códigos estéticos

determinados: los hombres bien afeitados y peinados y las

mujeres sin excesos de joyas, perfume o maquillaje.

Se debe mantener una imagen de interés hacia el cliente que se

fundamente en:

o Mantener un control visual en la zona de contacto con el

cliente.

o Evitar realizar trabajos paralelos o jugar con objetos.

o Asentir regularmente cuando el cliente habla.

o Contestar las preguntas y si no se saben las respuestas

realizar el esfuerzo de buscar la información.

En cualquier caso, se prioriza la atención al cliente

presencial. Se mantendrá el nivel físico con el cliente cuando

este está de pié. El personal que se dirige a clientes que se

encuentran sentados deberá mantenerse de pie. Cuando el

personal está en situación de espera se mantendrá a la vista del

cliente, evitando apoyarse en elementos decorativos, paredes o

mobiliario. Se evitará meterse las manos en los bolsillos y, en la

medida de lo posible, cruzarse de brazos.

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Título: Buenas Prácticas de Atención al Cliente en Agencias de Viaje
Autor: Luis Alberto Molina Núñez

2.4 RELACIÓN PRESENCIAL CON EL CLIENTE

El personal es accesible para el cliente lo que quiere decir que:

o Se encuentra siempre a la vista del cliente.

o En caso de que exista un mostrador se intentará, en la

medida de lo posible, no dar la espalda al cliente.

o Se mantiene una observación constante de su área de

actuación y de los clientes que en ella se encuentran.

Se deberá primar la rapidez en la atención al cliente presencial.

El personal dejará los trabajos que pudiera estar realizando,

siempre que esto sea posible, cuando un cliente se dirige a el.

En caso de que no fuera posible se pedirán discul pas y se

intentará atenderlo con la mayor celeridad.

En el caso que esté ocupado cuando llega un cliente con otro

cliente, presencial o por teléfono, se realizará una indicación

gestual de identificación y se mantendrá el contacto visual con

el cliente en espera.

En el caso que se esté ocupado con otro empleado se pospondrá

el asunto hasta que se verifique la necesidad del cliente.

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En el caso de estar atendiendo al teléfono si se presenta un

cliente, y la llamada no procede de otro cliente, se pospondrá o

se mantendrá en espera.

Si estando atendiendo a un cliente se produce una llamada

telefónica, se solicitará la autorización de este para contestar, y

en caso de que se trate de llamadas que no son de otros clientes

se dejarán en espera o se pospondrán.

El personal deberá primar la discreción y evitará conversaciones

o llamadas personales que puedan ser oídas por el cliente.

Cualquier problema de trabajo entre el personal deberá ser

resuelto sin perder la compostura y manteniendo tonos de voz y

un vocabulario correcto.

Si se debe interrumpir a un empleado que está atendiendo a un

cliente, previamente se solicitará la autorización del cliente.

Si por cualquier motivo se tuviera que dejar al cliente, se

solicitarán disculpas, intentando que un compañero se ocupe lo

más rápidamente de él. En el caso que el cliente decidiera

esperar se intentará volver lo antes posible.

En caso de estar realizando una gestión que requiere una espera

del cliente se mantendrá como mínimo el contacto visual durante

el desarrollo de la misma. Cuando la espera prevista sea

excesiva (más de 5 minutos) se ofrecerá un lugar de espera

donde el cliente pueda sentarse.

La relación con los clientes será siempre de “Usted”.

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2.5 ATENCIÓN TELEFÓNICA

- Las llamadas se contestan en el más breve tiempo posible, antes

del tercer tono. Si por cualquier razón se debe poner en espera

al cliente, el tiempo de la misma debe ser inferior a 30 seg.

- Se deben emplear fórmulas de cortesía. Al descolgar el teléfono

se identifica el establecimiento, se pronun cia la frase de saludo

y se ofrece ayuda (Agencia…, buenos días, le atiende…. ¿En

qué puedo ayudarle?)

- Se utiliza el nombre del cliente (Sr…), desde el momento en que

éste lo ha facilitado y se ahorran al cliente esperas innecesarias,

evitando poner en espera la llamada de un cliente sin antes

averiguar quién es y qué desea, por si sólo se trata de pasarle a

una extensión o habitación.

- El personal tendrá un trato amable con los clientes.

o La amabilidad telefónica la refleja:

o El tono de voz y el ritmo de tran smisión (relajado y con un

ritmo suficiente que no refleje ni prisas ni ansiedad).

o La capacidad para escuchar (se trata de que el cliente

pueda expresar todo aquellos que desea y que se realice

un esfuerzo de comprensión), manteniendo un contacto

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Título: Buenas Prácticas de Atención al Cliente en Agencias de Viaje
Autor: Luis Alberto Molina Núñez

auditivo regular (asentir) que demuestre que se está

atendiendo.

o La capacidad para realizar preguntas que faciliten lo que

el cliente quiere comunicar.

o La capacidad de controlar la agresividad.

o La capacidad de utilizar el idioma del cliente o en su

defecto si es extranjero en inglés.

- Se debe conseguir generar una imagen de interés en el cliente

que se fundamente en:

o Asentir regularmente cuando el cliente habla.

o Repetir los aspectos esenciales de las cuestiones

planteadas por el cliente.

o Contestar las preguntas y si no se saben las respuestas

realizar el esfuerzo de buscar la información.

o Anotar los datos proporcionados por el cliente cuando la

complejidad (por ejemplo, un apellido, una dirección, una

hora...) o la importancia (siempre en el caso de una queja)

lo aconseje reformulándoselos al cliente.

- En caso de estar realizando una gestión que requiere una espera

del cliente se mantendrá como mínimo un contacto auditivo

regular (cada 30 segundos se comunicará que se sigue

realizando la gestión).

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Título: Buenas Prácticas de Atención al Cliente en Agencias de Viaje
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2.6 ATENCIÓN DIFERIDA (WEB, E-MAIL, CORREO)

Cuando la comunicación con el cliente se realiza de manera

diferida, a través de web, e-mail o correo, se deberá garantizar

la rapidez en la respuesta, utilizando la vía más directa posible

atendiendo a las siguientes pr ioridades: teléfono, Web, mail,

correo.

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2.7 CAPACIDAD DE INFORMACIÓN

 Capacidad de explicar Servicios. Las agencias conocerán las

actividades a realizar en el destino.

 Se dará respuestas inmediatas a posibles retrasos en las

condiciones iniciales de servicio.

 A la entrega de la documentación, se comenta toda aquella

información básica del destino receptor.

 Se orienta al cliente, con información del destino, asesorándole

y facilitándole material informativo, horarios de transporte,

lugares de interés, etc., para lo cual se cuenta con un soporte de

información organizado, convenientemente actualizado y con

una cuidada presentación para que el cliente mismo pueda

consultarlo.

 Información del proceso del viaje y características de los

servicios.

 Clarificar dudas del cliente y verificar comprensión.

 Las quejas de los clientes se recogerán por escrito, y se realizará

a la vista de este. Se recogerán los motivos de la queja y,

posteriormente, se canalizará a través de los mecanismos

establecidos.

 Verificar buen estado de los documentos.

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 Generar información complementaria y entregarla (En caso de

carencia y posibilidad de generarla de manera inmediata).

 Generar información complementaria y determinar plazo de

entrega (En caso de carencia y posibilidad de generarla de

manera aplazada).

 Disculpas y explicación de motivos (en caso de información no

disponible o accesible).

 Cuando se deban enviar documentos se utilizará

preferentemente la vía más directa posible atendiendo a las

siguientes prioridades: e-mail, correo.

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2.8 GESTIÓN DE QUEJAS Y SUGERENCIAS

 Las quejas de los clientes de recogerán por escrito, y se realizará

a la vista de este. Ante una queja se ha de prestar total atención

a lo que el cliente comunica, escuchando los detalles para

extraer la máxima información y posteriormente analizar como

evitar que vuelva a ocurrir.

 Se ha dejar hablar al cliente hasta que haya terminado de

exponer su problema, sin interrumpirle en ningún caso. Aunque

el cliente no tenga razón, no se le discute, se argumenta que ha

habido un problema de comunicación, un male ntendido, una

disfunción en el servicio...

o Se le presenta una disculpa y se le comunica que se

tomarán las medidas oportunas. Se le recuerda al cliente

que existen formularios donde reflejar su queja por escrito.

En caso de que no lo haga, debe ser registr ada por parte

del personal.

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Autor: Luis Alberto Molina Núñez

2.9 RESERVAS

REQUERIMIENTOS ESPECÍFICOS

 Se tendrá la capacidad de explicar servicios y condiciones

(Seguros, disponibilidad, tarifas, condiciones de pago, etc.).

 Las peticiones de reserva deberán ser atendidas con la mayor

diligencia posible, debiendo ser respondidas en las 12 horas

posteriores a la recepción de esta.

 Informar de las condiciones de reserva y obtener conformidad.

En caso de comunicaciones diferidas (solicitud a través de e -mail

o correo) esta actuación se realizará preferentemente por la vía

más directa posible atendiendo a las siguientes prioridades:

teléfono, mail, correo.

 Solicitar Datos y reconfirmarlos anotándolo en un formulario. En

caso de comunicaciones diferidas (cuando la solicitud se ha

realizado a través de e-mail o correo) esta actuación se realizará

preferentemente por la vía más directa posible atendiendo a las

siguientes prioridades: teléfono , mail, correo.

 Entregar Bono o justificante de reserva Verificado. En caso de

envíos diferidos (a través de e-mail o correo) esta actuación se

realizará preferentemente por la vía más directa posible

atendiendo a las siguientes prioridades: mail, correo.

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2.10 FACTURACIÓN Y DESPEDIDA

 Se reconfirman, antes de la entrega efectiva de la factura , los

cargos.

 En caso de discrepancia se pueden explicar los cargos con

detalle.

 Se dispone, en el momento de la entrega de la factura, de todos

los detalles contratados.

 En caso de pago efectivo se verifica el cambio antes de la

devolución.

 En el caso de pago con tarjeta de crédito, se verifica que se ha

firmado la copia de la Tarjeta de crédito.

 Se verifica que se firma la aceptación de la factura en caso de

cobros diferidos.

 Se verifica la satisfacción verbalmente.

 Se despide al cliente, invitándole a vo lver a contratar los

servicios de la agencia.

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2.11 ATENCIÓN DURANTE Y POST-VIAJE

Se proporciona al cliente por escrito los teléfonos de contacto en

el caso de incidencias durante el viaje.

Se lleva desde la agencia un calendario de finalizaciones de

viaje, y dos días después de la vuelta se establece un mecanismo

para preguntar sobre el viaje e interesarse por su nivel de

satisfacción (a poder ser se les remite una encuesta).

El personal asesora y ayuda a los clientes en la realización de

trámites burocráticos necesarios previo al inicio del viaje.

En caso de incidencia o modificación de las condiciones iniciales

del viaje, buscando las alternativas que más se adecuen a sus

necesidades.

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2.3 CONCLUSION

Se puede concluir del presente trabajo que los estudiantes deben estar
preparados en la mejora de su desarrollo personal por lo que la capacitación
debe ser continua y de acuerdo a los requerimientos cada vez más exigentes en
el mercado laboral.

Si bien se ha visto que las Buenas Prácticas en Atención al Cliente forma parte
de herramientas para facilitar que las personas que están en contacto directo
con el público puedan tener un lineamiento a seguir para que se complemente
en el éxito de la satisfacción personal.

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