INSTRUCTIVO

Bienvenidos al Instructivo de la Herramienta de Autoevaluación

de Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo para Empleadores y Contratantes .

Colmena Seguros ha puesto a tu disposición la Herramienta de Autoevaluación de

Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
para Empleadores y Contratantes, donde encontrarás el anexo técnico 1 de la
Resolución 1111 de 2017.

Objetivo de la herramienta:

Facilitar el proceso de autoevaluación de Estándares Mínimos del Sistema de

Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo para Empleadores y Contratantes
para identificar los avances en la implementación del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo.

Objetivo del Instructivo

Orientar a la Empresa-Cliente en forma clara y práctica en el manejo de la

herramienta: “Autoevaluación de Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo para Empleadores y Contratantes, Anexo técnico
1 de la Resolución 1111 de 2017”.

Alcance del Instructivo

Aplica para todas las Empresas-Clientes que requieran realizar la Autoevaluación

de Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo para Empleadores y Contratantes de acuerdo a la fase de evaluación
inicial de la Resolución 1111 de 2017.
Desarrollo del Instructivo

1. Habilitación de Macros Microsoft Office Excel versión 2007 en adelante.

La herramienta es un aplicativo diseñado y construido en Microsoft Office Excel,

programada bajo el lenguaje de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones 7.1.;
razón por la cual la Empresa Cliente debe garantizar que en el equipo de cómputo
donde se opere el “Administrador de Seguridad y Salud en el Trabajo de Aliados
Estratégicos”, tenga habilitados los contenidos para su correcto funcionamiento.
Siga los siguientes pasos.
2. Menú Principal

El “Menú Principal” Herramienta de Autoevaluación de Estándares Mínimos del

Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo para Empleadores y
Contratantes está dividido en cinco (6) módulos:

 Información Empresarial
 Autoevaluación Estándares Mínimos.
 Resumen Autoevaluación.
 Informe Gráfica.
 Gráfica Comparativa.
 Exportar a Excel.

El funcionamiento de cada una de los módulos se describe en los siguientes

pasos:
2.1. Diligenciamiento de Información Empresarial

En este primer paso la empresa cliente debe registrar su información de

identificación en la herramienta en el cuadro anexo. De acuerdo a los siguientes
pasos:

 Verificar que el cuadro anexo de información empresa se esté desplegando.

 Registrar los datos solicitados.
 Oprimir el botón de ACEPTAR.
 Los datos de manera automática serán registrados en el MENÚ de la
herramienta.

2.2 Módulo Autoevaluación Estándares Mínimos

El módulo Autoevaluación Estándares Mínimos permite a la Empresa Cliente

conocer su nivel de cumplimiento sobre los Estándares Mínimos orientados en la
Resolución 1111 de 2017 a través de la autoevaluación. Para diligenciar el módulo
que contiene la autoevaluación siga los siguientes pasos:
 1

Seleccionar el módulo de
Autoevaluación de Estándares
Mínimos

Registrar la fecha en la cual se

va a realizar la autoevaluación.

3
Identificar cada uno de los ítems
de estándar a evaluar y
seleccionar en ver criterio y
método de evaluación la opción
SI
 4

Dar inicio al registro de la valoración registrando una X

según sea las opciones:
 Cumple Totalmente
 No Cumple
 No aplica (Justifica-No justifica)
Para cambiar la marca de opción dar doble clik sobre
celda correspondiente

Si se registran 2 x en un mismo
criterio, se deberá eliminar una
X en tanto saldrá el mensaje de
“ Ya tiene una opción
seleccionada” para que se
pueda corregir la valoración
asignada.
 6

Una vez se termine la

calificación, se podrá verificar el
% de cumplimiento de los
estándares Mínimos al igual que
la asignación con colores del
estado o nivel de avance para el
plan de acción.

Seleccionar el botón de Plan de

acción.
 9

En el plan de acción aparecen

todos los Ítem de Criterio
calificados con NO CUMPLE
para que se describa la gestión
a realizar como acción de
mejoramiento

En las casillas que aparecen en blanco se deberá registrar la siguiente

información:

 Actividad concreta a realizar: Se define como la acción específica

que se va a realizar para intervenir el ítem de criterio que ha sido
calificado como “No cumple”.
 Responsable: Nombre de la persona que se responsabiliza de
gestionar, tramitar o administrar la gestión de la actividad a realizar.
 Recursos administrativos y financieros: Es el registro de presupuesto
asignado para la realización de la actividad.
 Fundamentos y soportes de la efectividad de las acciones y
actividades: Se define como la enumeración y descripción de
soportes físicos o digitales que argumentan el desarrollo de una
actividad.
 Fecha Programada de Cierre: Es el registro de la fecha programada
en la cual se va a dar cumplimiento al 100% de la actividad.
 Fecha de realización de la Actividad: Es el registro de la fecha en la
cual se dio el cierre real de la actividad.
 Estado de la Acción: Este campo en la herramienta es automático y
registrará los datos de Realizada o No realizad, de acuerdo al estado
de avance de la actividad.
  Observaciones: En esta celda se puede registra la información
complementaria que sea requerida para dar claridad a la actividad
realizada.

10

Regresar al Menú
Principal

2.3 Módulo Resumen Autoevaluación

El módulo Resumen de Autoevaluación permite a la Empresa Cliente identificar el,

listado de ítem de criterio cumplen totalmente, No cumplen, No aplican (Justifican
y no Justifican), con el fin realizar la clasificación para determinación de
priorización en las actividades de mejoramiento o mantenimiento.

Seleccionar el módulo de
Resumen Autoevaluación
 2

Regresar al Menú
Principal
2.4 Módulo Informe Gráfica

El Módulo Informe Gráfica presenta la identificación del avance del

cumplimiento de los Estándares Mínimos de acuerdo al ciclo PHVA y a los 7
criterios de calificación generales de la Tabla de valoración de la Resolución 1111
de 2017. Para visualizar el informe gráfico se deben seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el Módulo Informe

Gráfica

2
Seleccionar la fecha de la
evaluación que se desee
visualizar
En este cuadro y gráfica se visualiza el avance de cumplimiento por ciclo PHVA
con la asociación del avance sobre el cumplimiento con las valoraciones de crítico,
Moderadamente aceptable y Aceptable.

Seleccionar la fecha de la
evaluación que se desee
visualizar

En este cuadro y gráfica se visualiza el avance de cumplimiento por criterios y

evalúa la ponderación de porcentajes para mostrar los avances criterio a criterio y
adicional muestra el resultado total.

2.5 Módulo Gráfica Comparativa

El Módulo Gráfica Comparativa permite identificar los avances de gestión

realizados sobre el cumplimiento de los Estándares Mínimos de las diferentes
evaluaciones que año tras año se deseen realizar como proceso de seguimiento.
Para visualizar la gráfica comparativa se deben seguir los siguientes pasos:
 1

Seleccionar el Módulo Informe

Gráfica

Seleccionar las fechas de las

evaluaciones que se desee
visualizar en el comparativo
 3

Seleccionar la fecha de la
evaluación que se desee
visualizar

En este cuadro y gráfica se visualiza el avance de cumplimiento de Estándares

Mínimos por ciclos asociados al detalle de ítems de criterios con su respectiva
valoración.

2.6 Módulo Exportar a Excel.

El Módulo Exportar a Excel permite extraer la información de la tabla de valores

y Calificación de estándares mínimos del SG SST para que el documento pueda
ser impreso. Para realizar el proceso para impresión realice los siguientes pasos:
 1

Seleccionar el Módulo Exportar

a Excel.

Aceptar para guardar el archivo

 3

Guardar el archivo en el
escritorio o en la carpeta
seleccionada

Imprimir el archivo y registrar las firmas del Empleador o Contratante y del

Responsable de la Ejecución SG SST

Finalmente, cuando se desee realizar una nueva autoevaluación

correspondiente a otra fecha para hacer seguimiento del avance de los
Estándares Mínimos del SG SST se registrará la fecha actualizada en el
menú de ingreso a la herramienta e iniciar nuevamente el ciclo de
autoevaluación.
 1

Registrar la nueva fecha de

autoevaluación en el módulo de
Diligenciamiento de Información
Empresarial e iniciar
nuevamente el ciclo de
autoevaluación.