UNIVERSIDAD MAYOR REAL Y PONTIFICIA

SAN FRANCISCO XAVIER DE CHUQUISACA

FACULTAD DE CIENCIAS AGRARIAS
ADMINISTRACION AGROPECUARIA

Trabajo Dirigido
“MANEJO DEL INVENTARIO Y REGISTRO DE INSUMOS Y MATERIALES
EN EL ALMACEN CENTRAL DEL GOBIERNO AUTONOMO MUNICIPAL
DE MONTEAGUDO”
Trabajo de Grado para obtener el título de:
Lic. en Administración Agropecuaria
Elaborado por: Judith Villalba Ortiz
Monteagudo-Bolivia
2018
INTRODUCCIÓN
El administrar inventarios nos remitimos al origen del comercio y desde esas épocas
hasta hoy se fue tecnificando.
Las instituciones o empresas públicas, para generar control y seguimiento a los inven-
tarios se rigen por leyes, normas y reglamentaciones y el origen del control radica en
Programa Operativo Anual (POA). En lo legal hacer referencia a la ley 1178 (Ley de Ad-
ministración de Control Gubernamentales - SAFCO) especificamente en el SPO, SABS
y registrado en el SCI. En el marco contable, se regulan en las NIC, y las NGAG.
Monteagudo fundada el 1595 que por su dinámica se debe planificar y realizar una ges-
tión social. Su estructura política conformado por 4 cantones, 93 OTBs, 77 comunidades
campesinas, 4 pueblos indígenas, y 12 juntas vecinales; y su población de 24.303,00
habitantes, con una densidad de 7,69 habitantes por Km2 (censo 2012). Es la primera
sección de la provincia Hernando Siles, segundo municipio importante de Chuquisaca.
El análisis se inicia en la partida central 30000 con el nombre de materiales y suminis-
tros y las sub partidas 32000 (Papelerías) y 39000 (Otros materiales). Al 2012, almace-
nes utilizaba, formularios manuales y Excel.
La observación realizada es la generacion de información mediante comprobantes que
deberían ser diseñados a necesidad y medida de la información requerida. Esto ocasio-
nó implementar desde año 2012 el sistema computarizado denominado SIGMA (Siste-
ma Informático para el Registro de Almacenes)
 ASPECTOS GENERALES

MARCO TEORICO

DIAGNOSTICO

GESTION DE INVENTARIOS

DISEÑAR Y SISTEMATIZAR

PUESTA EN MARCHA

CONCLUSIONES

ANEXOS

GRACIAS
 CAP. 1
ASPECTOS GENERALES
PROBLEMA
Problema
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Justificación
¿En qué medida el manejo de inventa-
rios y registro de insumos y materiales
va a mejorar la gestión de control del al-
macén central en el gobierno Autónomo
Municipal de Monteagudo?
OBJETIVOS

General
GENERAL
Específico Adecuar el manejo de inventarios y re-
gistro de insumos y materiales para me-
jorar el control eficiente de los inventa-
rios en el almacén central del Gobierno
Autónomo Municipal de Monteagudo.
 CAP. 2
MARCO TEÓRICO
CONCEPTUALIZACIÓN

Ins. y Mat. INSUMOS Y MATERALES

Inventarios Son bienes que se consumen
Almacén en el acto de consumo o en la
producción de otros bienes, de
Localización
forma que resulte práctico con-
siderar, que su baja física es
instantánea, es decir, la baja
del material e insumo, se con-
sidera como gasto.
La partida 30000 que corres-
ponde a los Materiales, disminu-
ye su valor de manera gradual
en la matriz presupuestarianta.
METODO DE INVESTIGACIÓN
Tipo TIPO
Métodos Exploratoria.
Técnicas Se emplea para examinar el
problema. Análizar el “antes”,
esto permite “plantear el pro-
blema”.
Decriptiva.
Mide y evalúa diversos aspec-
tos dimensiones o componen-
tes del fenómeno a investigar”.
Cuantifica variables de interés.

Con esta información:

Exploratoria-Descriptiva
se realiza el
Diagnóstico
Con el diagnóstico se determi-
nan las deficiencias y debilida-
des en el manejo de los insu-
mos y materiales.
 CAP. 3
REALIZAR UN DIAGNÓSTICO DEL MANEJO DE
INVENTARIOS DE INSUMOS Y MATERIALES Y
REGISTRO EN ALMACÉN, PARA IDENTIFICAR
LOS PUNTOS DÉBILES Y FUERTES
DIAGNÓSTICO
Distribución Política

Ejecución-Modificación

Dinámica de Insumos

Clasif. Presupuestario

Origen del Presupuesto

 CAP. 4
ANALIZAR LOS MECANISMOS DE GESTIÓN DE
INVENTARIOS Y RUTAS DE PROCESOS PARA LA
REFORMULACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
ADECUANDO A LAS NOMAS SABS
GESTION DE INVENTARIOS
Concepto GI CONCEPTO GI
Man. Inv. Es la cuantificación y cualifica-
ción de los bienes realizado a
un determinado periodo y de
acuerdo a un cronograma es-
tablecido.
Es la verificación de bienes me-
diante un recuento físico ma-
nual de existencia en kardex y
cotejando con el recuento físi-
co un momento determinado.
GESTION DE INVENTARIOS

Buenas Prác. Alm.

Dinámica de Mat.

Dinámica Comp.

Nota Entrada

Pedido Interno
 CAP. 5
DISEÑAR Y SISTEMATIZAR LA ESTRUCTURA DEL
FLUJO DE PROCEDIMIENTOS EN EL MANEJO DE
LOS INVENTARIOS
DISEÑAR Y SISTEMATIZAR EL FLUJO DE PROCEDIMIENTOS
Parte 1.

Parte 2

Global
 CAP. 6
APLICAR Y PONER EN MARCHA LA PROPUESTA
DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL
MANEJO Y REGISTRO DE MATERIALES E INSUMOS
NORMAS Y EXISTENCIAS
Normas

Inventarios
FLUJOGRAMA DOCUMENTOS
Flujograma

P. Compra

Entrada Inv

Salida Inv.
FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO
Organigrama

Flujograma
CRONOGRAMA DEL MONTAJE
Flujograma

Presupuesto

Cronograma
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
• Al desarrollar el presente trabajo, se enfatizó en diseñar modelos de gestión de IN-
VENTARIOS, que necesariamente deben estar orientados a determinar políticas al
margen de los mecanismos de control estatal, y que al ser bienes públicos deben es-
tar encaminados a minimizar errores, mayor eficiencia y eficacia, asegurando la dis-
posición de los mismos para proveer a las unidades.
• El manejo y control de inventarios merece atención en la unidad de finanzas por lo que
esta partida se tiene presupuestado el 38% de los recursos asignados al municipio.
• El estado deja al libre albedrio y apela a la capacidad profesional para desarrollar un
método o mecanismo de control de inventarios.
• Incapie en la capacidad profesional del encargado de almacén, al tener una infinidad
de bienes es mas compleja su administración, por lo tanto, se tiene que adoptar y
adaptar una técnica o mecanismo de control adecuado.
• No existe proceso de planificación de procedimientos por lo que el control deficiente,
es preciso realizar diagnósticos y a esas observaciones hacer recambios y modifica-
ciones, y definir metas y acciones para los controles pertinentes de la existencia.
• Se evidenció; primero la falta de planificación, la falta de planes y programas de ges-
tión de inventarios, la carencia en el diseño de objetivos y metas; por todo lo apuntado
las acciones y tareas no guardan sintonía con el quehacer de los inventarios.
• La unidad y en general la oficialía relacionada con almacenes no tiene un manual de
procedimientos, para verificar el flujo de accionen desde el origen y destino del proce-
dimiento de los inventarios.
• Los mecanismos de información que aplica la administración en su conjunto para la
verificación el estado de los inventarios derivados del trajín y manipuleo no se aplican
de manera recurrente y sostenida. Esto dificulta un control más preciso de los bienes.
• De acuerdo a la investigación se pudo percibir que no se consideran niveles de inven-
tario mínimo y máximo, para abarrotar el almacén y la posterior salida de los mismos
a las unidades solicitantes.
• Los mecanismos de control del movimiento de materiales e insumos no se implemen-
tan en forma adecuada.
• Los dispositivos de control y supervisión legal los establece y regula el estado median-
te normativas, estos no se ejecutan o no se aplican de forma eficiente. De acuerdo
a los resultados, el registro ingreso y salida de bienes en almacenes, no se realizan
evaluaciones ni la verificación de manera posterior para determinar los niveles reales
de existencia.
• Por todo lo expuesto, con el presente trabajo se permitió establecer y considerar un
Sistema de Control y Registro de Materiales e inventarios, desarrollados mediante un
planificación ajustado a las necesidades, con la administración de un profesional idó-
neo, definir metas y objetivos y diseñar planes y programas para realizar los recam-
bios.
RECOMENDACIONES
• Perfeccionar métodos de control de inventarios para garantizar el manejo eficiente.
• Capacitar de manera continua a las responsables gestores de los inventarios.
• Según conducto regular, poner en conocimiento a jefes inmediatos sobre las necesi-
dades de planificación y organización del proceso de control de insumos y materiales.
• Implementar un proceso de actualización sobre el saldo de los bienes con el fin de
verificar el saldo de materiales e insumos de tal manera que el dato permita ser fuente
de información para promover una renovación de los mismos.
• Diseñar e implantar un sistema automatizado de inventario, a fin optimizar en el ma-
nejo los inventarios, generar mayor precisión y actualización permanente.
• Socializar los resultados de presente trabajo sobre el proceso de gestión de inventa-
rios a las instancias de decisión, con el fin de informar sobre la situación del almacén.
• Establecer convenios con universidades y centros de capacitación, para preparar al
personal del área de inventarios en sistemas de inventarios, procedimientos técnicos
y sistemas informáticos para mejora los niveles de eficacia.
• Por último contactarse con especialistas en el desarrollo de reingeniería administrati-
va, informática, contable, con el propósito de formar un equipo técnico de profesiona-
les que encaren de manera más profesional en el manejo de procedimientos adminis-
trativos, contables, técnicos e informáticos relacionados con la sistematización de la
administración y control de inventarios.
ANEXOS
ANEXOS
LEY SAFCO

DS 0181 SABS

Ley 482 GAM

ANEXOS
Cuestionario

Entrevista

For. Manual

Kardex
GRACIAS POR TODO

Hay dos cosas que te harán más sabio:

“Los libros que lees y la gente que conoces“
Jurgen Clarick