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Manual de Usuario CRM - 3 PDF
Manual de Usuario CRM - 3 PDF
Manual de Usuario
Preparado para
INACAP
Módulo
Egresados
TABLA DE CONTENIDOS
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................ 4
INTEGRACIONES ............................................................................................................................................. 16
SIGA ................................................................................................................................................................................ 16
MASTERBASE ...................................................................................................................................................................... 17
TRABAJANDO.COM (BOLSA DE TRABAJO CONTACTO LABORAL) ...................................................................................................... 18
PORTAL EMPRENDIMIENTO .................................................................................................................................................... 19
CONTACTABILIDAD .......................................................................................................................................... 27
FORMULARIO DE INGRESO DE CASOS ......................................................................................................................................... 27
RESOLUCIÓN DE CASOS.......................................................................................................................................................... 28
Responder caso con correo electrónico ........................................................................................................................................... 29
Cambio de estado de un caso .......................................................................................................................................................... 31
LISTAS DE MARKETING .......................................................................................................................................................... 32
CAMPAÑAS ........................................................................................................................................................................ 36
EVENTOS ........................................................................................................................................................................... 38
Perfilamiento de eventos ................................................................................................................................................................. 39
Requerimientos................................................................................................................................................................................ 41
Invitaciones a Evento ....................................................................................................................................................................... 42
CORREOS CORPORATIVOS ...................................................................................................................................................... 44
ENCUESTAS ................................................................................................................................................... 45
ENVÍO DE ENCUESTA A UNA PERSONA ....................................................................................................................................... 45
ENVÍO MASIVO DE ENCUESTAS ................................................................................................................................................ 46
RESPONDER ENCUESTAS ........................................................................................................................................................ 47
CREACIÓN Y MODIFICACIÓN DE ENCUESTAS ................................................................................................................................ 49
CREAR ENCUESTA EN BASE A OTRA EXISTENTE ............................................................................................................................. 52
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EMPLEABILIDAD ............................................................................................................................................. 53
AVISOS TRABAJANDO.COM ..................................................................................................................................................... 53
PRÁCTICAS LABORALES .......................................................................................................................................................... 55
ALIANZAS O CONVENIOS ........................................................................................................................................................ 56
INFORMES..................................................................................................................................................... 58
REPORTE INSERCIÓN AL MUNDO LABORAL .................................................................................................................................. 58
REPORTE EGRESADOS N° EGRESADOS HISTÓRICOS ...................................................................................................................... 59
REPORTE EGRESADOS PORCENTAJE QUE TRABAJA ........................................................................................................................ 60
REPORTE RANGOS DE RENTA ................................................................................................................................................... 61
CREAR INFORMES NATIVOS ..................................................................................................................................................... 62
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INTRODUCCIÓN
El siguiente documento contiene las principales funcionalidades del sistema Microsoft Dynamics
CRM, con el objetivo de explicar su funcionamiento y facilitar el entendimiento del sistema para
cualquier usuario.
Microsoft Dynamics CRM está diseñado para ayudar a la Institución a registrar y mantener la
información para Egresados en una única base centralizada, con el fin de poder acceder a
información actualizada, de manera fácil y en línea. Esto permite además reducir el tiempo
invertido en tareas administrativas. Microsoft Dynamics CRM permite realizar y automatizar
numerosas tareas comunes, como por ejemplo:
Envío de encuestas
Organización de eventos
Reportes
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NAVEGACIÓN EN CRM
Al entrar al sistema, se encontrará con la siguiente pantalla, la cual está compuesta por barras de
herramientas para realizar diversas acciones, módulos que agrupan información, listados de datos
y vistas.
Vistas Barra de
Herramientas
Listados de datos
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CREAR REGISTROS
Para crear un registro se debe hacer clic en nuevo, y se deben llenar al menos todos los campos
indicados con un asterisco, ya que estos son campos obligatorios.
MODIFICAR REGISTROS
Para modificar un registro, se debe seleccionar el registro y hacer clic en el botón editar, o bien,
hacer doble clic en el registro.
Los campos que se encuentren inhabilitados son los que no se pueden modificar, por ejemplo el
RUT de una persona, además al igual que en la creación se deben llenar al menos todos los
campos obligatorios.
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BUSCAR REGISTROS
Existen varias formas de buscar un registro específico cuando está trabajando con una lista de
registros o cuando está rellenando un formulario. Con Búsqueda avanzada, también puede
guardar su búsqueda como una vista guardada para volver a usarla más tarde.
Para poder filtrar vistas, solo debe hacer clic en el botón Filtro y posteriormente en la columna
que se desea filtrar, de la misma manera que se trabaja en Excel.
En el cuadro Buscar registros, escriba unas cuantas letras para reducir la búsqueda y haga clic en el
botón Búsqueda .
Use un asterisco (*) como comodín si el texto que está buscando no está al principio de un campo.
Por ejemplo, para buscar todos los registros que contienen la palabra "avanzado" en las columnas
de búsqueda, escriba *avanzado.
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Para ordenar una lista de registros, haga clic en un encabezado de columna. Para invertir el orden,
haga clic otra vez en el encabezado.
Un icono de flecha en el encabezado de la columna muestra que la lista está ordenada: el icono
Orden ascendente indica ascendente y el icono Orden descendente indica descendente.
Para ordenar por una columna adicional, presione MAYÚS mientras hace clic en el encabezado de
la columna adicional.
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La búsqueda se guarda como vista y aparece en la ficha Vistas guardadas del formulario
Búsqueda avanzada. Esta nueva vista también está disponible desde la página de lista del
tipo de registro del cuadro Vista, en la sección Mis vistas.
Si hay más de una página de registros disponible en la lista de registros, utilice las flechas de
Página situadas en la parte inferior de la lista para ver las páginas adicionales.
Para ver registros con la información de la columna ordenada que empiezan por una
determinada letra, haga clic en la letra.
Para ver registros con la información de la columna ordenada que empiezan por 0-9,
haga clic en #.
Para ver todos los registros, haga clic en Todo.
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IMPRIMIR
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3. Para imprimir una lista de todos los elementos que se encuentran en todas las páginas de
esa vista, haga clic en Todos los registros de todas las páginas y, a continuación, en
Aceptar.
4. En el formulario Vista previa, haga clic en Imprimir.
5. En el cuadro de diálogo Imprimir, seleccione las opciones de impresión que desee y haga
clic en Imprimir.
6. En la barra de herramientas Estándar del formulario Vista previa, haga clic en Cerrar.
Puede exportar cualquier lista a Microsoft Office Excel, incluidos los resultados de una búsqueda
con Búsqueda avanzada (Herramienta usada para buscar actividades y registros específicos.).
Puede exportar a una hoja de cálculo estática (Un archivo que no cambia cuando se modifican
datos en Microsoft Dynamics CRM.) o dinámica (Un archivo que actualiza los datos de la base de
datos de Microsoft Dynamics CRM cada vez que se abre.) o a una tabla dinámica (Herramienta que
puede usar para reorganizar y resumir columnas y filas de datos seleccionadas en una hoja de
cálculo sin cambiar los datos.) de Excel.
1. En cualquier área con una lista de registros, seleccione las columnas que se incluirán en la
lista exportada.
2. En la barra de herramientas Acciones, haga clic en el botón Exportar a Excel .
3. En el cuadro de diálogo Exportar datos a Excel, seleccione el tipo de exportación.
4. Haga clic en Exportar.
5. Para guardar los datos exportados en un archivo, en Excel, en el menú Archivo, haga clic
en Guardar.
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INTEGRACIONES
Las integraciones son desarrollos a medida que comunican otros sistemas con CRM.
SIGA
Se desarrollaron 3 servicios para integrar datos desde SIGA a CRM.
1. Personas
a. Este servicio se ejecuta 2 veces al año, la fecha de ejecución es configurada por un
administrador del servidor.
2. Estudios en INACAP
a. Este servicio se ejecuta 2 veces al año, la fecha de ejecución es configurada por un
administrador del servidor.
3. Prácticas profesionales
a. Este servicio se ejecuta semanalmente, el día de ejecución es configurado por un
administrador del servidor.
Estos datos no son cargados directamente desde SIGA, son cargados desde una tabla intermedia
que un administrador es responsable de poblar con la información correcta dicha tabla.
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MASTERBASE
Masterbase es una herramienta de marketing utilizada para el envío de correos.
2. Crea las respuestas de campaña para tener el seguimiento por cada persona.
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1. Empresas:
a. Cuando una empresa obtenida desde trabajando no existe en CRM, esta se crea.
b. Crea Contactos de Empresa.
2. Avisos:
a. Crea y actualiza los avisos en la entidad Avisos trabajando.com
3. Personas:
a. No crea personas ya que estas deberían estar todas ingresadas desde SIGA.
b. Actualiza los Datos Contacto (Egresados).
c. Seguimiento Profesional.
d. Otros Estudios
e. Áreas de Interés
f. Experiencias profesionales
g. Idiomas
h. Software
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PORTAL EMPRENDIMIENTO
Existe un servicio que se encarga de identificar a las personas registradas en el portal Red de
Emprendimiento INACAP, traer todos los proyectos que han postulado a la Incubadora de
Negocios INACAP y los almacena en la entidad proyecto incubadora.
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GESTIÓN DE DATOS
En el área de gestión de datos, podemos visualizar los registros de personas, empresas, contacto
de empresas y proyecto incubadora.
PERSONAS
La entidad personas contiene todos los registros de las personas en CRM, ya sean ingresados
desde Egresados o Capacitación, además de la integración realizada con SIGA
Dentro de personas tenemos diferentes vistas que podemos utilizar, para seleccionarlas solo
debemos hacer clic en una de ellas.
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Al abrir un registro de persona podemos identificar si esta fue ingresada por Egresados viendo el
campo Origen del Registro.
A la izquierda de la ventana podemos ver las entidades relacionadas, por ejemplo si una persona
tiene un proyecto incubadora, este puede verse desde el mismo registro de la persona.
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EMPRESAS
Las empresas son ingresadas a CRM por los usuarios de Capacitación y Egresados, además se
pueden crear nuevas empresas desde la integración con trabajando.com (Bolsa de Trabajo
Contacto Laboral)
Dentro de empresas tenemos diferentes vistas que podemos utilizar, para seleccionarlas solo
debemos hacer clic en una de ellas.
También se pueden ver las entidades relacionadas al registro, como por ejemplo los convenios:
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CONTACTOS EMPRESA
La entidad contactos empresa, nos da la información de alguna persona que podamos contactar
de la empresa que necesitemos, esto puede ser vinculado entre una Persona existente en CRM y
una Empresa, o una Empresa y una persona que se detalla solo en el registro.
Estos registros pueden ser creados de manera manual, además se crean desde la integración que
obtiene información de trabajando.com
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PROYECTOS INCUBADORA
La entidad proyectos incubadora muestra todos los proyectos que se presentaron a la Incubadora
de Negocios INACAP, esto se carga por medio de una integración al portal.
Para que se creen los proyectos es necesario que la persona exista en CRM, no se crean personas
por medio de la integración.
Ejemplo de un proyecto:
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CONTACTABILIDAD
En el área de Contactabilidad nos encontramos con las entidades; resolución de casos, listas de
marketing, campañas y eventos.
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RESOLUCIÓN DE CASOS
En la entidad resolución de casos veremos 2 tipos diferentes de casos, en el título comienzan con
CRM o WEB, esto nos indica cual fue la vía de ingreso del caso.
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También está la posibilidad de utilizar plantillas de correo guardadas, para esto se debe hacer clic
en el botón “Insertar Plantilla”
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Para eso, en el ribbon al abrir un caso, tenemos la sección Acciones, donde podremos dar como
resuelto o cancelar un caso.
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LISTAS DE MARKETING
Las listas de marketing sirven para crear listas de personas que tengan algo en común.
Se utilizan diferentes filtros que deseamos para luego segmentar la cantidad de personas a un
público objetivo para luego poder contactar a estas personas o realizar alguna acción con ellas. Por
ejemplo, enviar encuestas.
En este capítulo, solo se mostrará cómo hacer las listas de marketing, más adelante se explica
cómo hacer el envío de las encuestas a una lista de marketing.
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1. Tipo de Integrante: Este campo al colocar contacto, buscará personas que se encuentren
en la entidad Personas.
2. Tipo:
a. Estático, esta lista se crea y las personas que se seleccionan quedarán en la lista a
menos que se eliminen manualmente.
b. Dinámico, cuando una persona tenga algún cambio en uno de sus campos, y por
este cambio ya no cumpla con el filtro de la lista de marketing, esta persona es
excluida automáticamente.
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Se abrirá una nueva ventana donde seleccionaremos de que manera vamos a filtrar las personas
que estará en la lista.
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Seleccionamos el filtro con el que vamos a segmentar las personas, por ejemplo las personas que
nacieron el o después del 14-03-1980
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CAMPAÑAS
La entidad campañas cuenta con una integración a Masterbase para hacer seguimiento a los
correos que se envían desde allí.
Para crear una nueva campaña se debe hacer clic en nuevo, y luego llenar los campos del
formulario al igual que en las otras entidades.
1. Usa MasterBase? : Este campo indica si debe ejecutarse la integración con MasterBase
para esta campaña.
2. Código de campaña: Este es el código o ID del Mail creado en MasterBase, CRM buscará
en MasterBase ese Código y traerá las estadísticas de este.
3. Fecha de inicio propuesta: Es la fecha en la que comenzará a hacer la lectura de las
estadísticas desde MasterBase.
4. Fecha de finalización propuesta: Es la fecha en que dejará de ejecutarse la integración con
MasterBase, a partir de esa fecha no se actualizarán más los datos estadísticos.
La integración con MasterBase se realiza una vez al día, el funcionamiento de esta fue explicado en
la sección Masterbase.
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Para ver las estadísticas por campaña se debe abrir la campaña y ver la sección Resultados
Estadísticos. En las entidades relacionadas están las respuestas de campaña, donde podemos ver
el resultado del envío de correos por persona.
Respuestas de Campaña:
Al abrir una podemos ver el estado del correo para cada persona:
Adicionalmente puede utilizar todas las funcionalidades del módulo nativo de Campañas de
Marketing (ver Anexo)
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EVENTOS
En la entidad Eventos podemos registrar eventos que se realizarán como charlas, ferias entre
otros.
Para crear un evento se debe hacer clic en nuevo y llenar el formulario de dicho evento. Para
agregar elementos a las Grillas, se debe guardar primero el evento.
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Ojo que son independientes, es decir si selecciona un Área Académica, no se filtrarán las Carreras
que puede asociar.
Para poder vincular Áreas Académicas, primero debe crear y guardar el registro del evento y luego
ir a la grilla y seleccionar desde el Ribbon, “Agregar Área Académica existente”:
Se abrirá una ventana desde donde puede seleccionar una o más Áreas Académicas:
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Para asociar Carreras, debe posicionarse por sobre la grilla de Carreras y presionar el botón
“Agregar Carreras Existentes”
REQUERIMIENTOS
Los eventos pueden tener requerimientos asociados, para agregar un requerimiento, debe
posicionarse sobre la grilla de Requerimientos y en el Ribbon seleccionar el botón Agregar Nuevo
Requerimiento
Se abre una ventana con el formulario de Requerimiento, que debe completar y guardar:
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INVITACIONES A EVENTO
Es posible registrar un listado de invitados al evento y si éste confirmó y si asistió. Los invitados a
eventos corresponden a Personas registradas en CRM.
Puede agregar invitados uno a uno al Evento, seleccionando desde el menú de la izquierda
“Invitaciones a eventos” y luego desde el ribbon el botón “Agregar nuevo Invitación a Evento”:
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Se abrirá un formulario, que trae pre-lleno el valor del Evento, debe seleccionar a la Persona que
ha invitado al evento:
Adicionalmente es posible realizar una carga y edición masiva de las invitaciones, confirmaciones y
asistencia.
Para cargar el listado de invitados, necesita un archivo de texto plano o xml con las siguientes
columnas:
En la columna Participante indique el RUT o cualquier campo que identifique de manera única a la
Persona, en el campo Evento indique el nombre del Evento, exactamente como está creado en
CRM.
Las columnas Asistió? Y Confirmó? Pueden quedar en blanco (y ser completadas más adelante)
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Una vez que cuente con el archivo, debe Importar los datos a CRM (debe contar con privilegios
para esto). En un capítulo más adelante se indica cómo realizar la importación desde un archivo.
CORREOS CORPORATIVOS
Inicialmente se configuraron 4 correos, los cuales se gatillarán en ocasiones especiales:
1
El Administrador funcional deberá modificar estos años, cada año, indicando el año actual y el anterior
2
El Administrador funcional deberá modificar estos años, cada año, indicando el año actual y el anterior
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ENCUESTAS
Se desarrolló para CRM un módulo de encuestas, y se dejaron configuradas 3 Encuestas, que están
listas para ser utilizadas, éstas son:
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Al crear una invitación, ésta queda en estado “Invitación Creada”, y el destinatario recibe un
correo electrónico con un link a la encuesta que debe responder .
Para esto debemos entrar a la encuesta y en el Ribbon hacer clic en el botón Invitación Masiva
Encuesta.
Solo se mostraran listas de marketing activas y que sean destinadas a Personas (Contacto).
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RESPONDER ENCUESTAS
Al abrir el link que las personas reciben en el correo, o bien los links que se completan al crear una
invitación, se visualizan de la siguiente manera:
Página de actualización de datos personales (al modificar los datos acá, se modifican en la ficha de
la Persona en CRM)
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Página de encuesta:
No es necesario responde todas las preguntas de una vez, puede guardar como “Borrador”,
pasando en CRM la invitación a estado “Encuesta respondida parcialmente”. Sólo cuando se
contestan todas las preguntas obligatorias, es posible “Enviar”, y la invitación queda en estado
“Encuesta respondida completamente”
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Una vez que se llena la información general de la encuesta, se pueden revisar las encuestas y
agregar o modificar preguntas.
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Para ver las preguntas se debe hacer doble clic sobre esta, o se puede agregar una nueva con el
botón nueva pregunta.
Dentro de las preguntas se deben configurar una serie de campos que se definen a continuación:
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a. Importar opciones: Si se marca Si, se debe seleccionar otra pregunta para copiar
sus opciones de respuesta.
5. Su visibilidad depende de otra pregunta?: Si se selecciona Si, se debe seleccionar de que
pregunta depende si visibilidad, y colocar el texto exacto de la respuesta que depende.
6. Índice: Define el orden en que se mostrarán las preguntas.
7. Obligatoria: Define si esta pregunta debe ser respondida por obligación en la encuesta.
Para duplicar una encuesta se debe abrir la encuesta que desea duplicar y hacer clic en el botón
“Duplicar Encuesta”
En la lista de encuestas aparecerá una copia de la que se creó. Esta estará en estado “En Borrador”
luego de terminar de ajustar la encuesta se debe publicar.
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EMPLEABILIDAD
En el área de empleabilidad podemos ver 3 entidades de las cuales 2 se cargan desde
integraciones, por lo que solo nos sirven para obtener información.
AVISOS TRABAJANDO.COM
Esta entidad nos muestra todos los avisos que se agregan o modifican en trabajando.com, siempre
que sea como requisito que las instituciones de egreso sean INACAP o Universidad Tecnológica de
Chile. Los datos son cargados solo desde una integración y no es posible crear avisos en CRM.
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PRÁCTICAS LABORALES
Esta entidad nos muestra todas las prácticas que están registradas en SIGA. Los datos son cargados
solo desde una integración y no es posible crear registros en CRM.
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ALIANZAS O CONVENIOS
En esta entidad se cargaran cada cierto tiempo por un administrador. Esto lo realizarán por medio
de cargas masivas mediante archivos Excel.
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INFORMES
Dentro de la sección Informes podemos ver informes ya creados para Egresados o crear informes
nuevos.
Se deben seleccionar los filtros existentes y luego esperar que cargue el reporte.
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Se debe colocar un Nombre para el informe y una descripción si se desea, luego se debe hacer clic
en el botón “Asistente para informes”
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Luego seleccionamos las entidades con las que se desea hacer el informe.
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FLUJOS DE TRABAJO
CRM permite crear diferentes flujos de trabajo bajo diferentes condiciones.
Por ejemplo, se puede ejecutar un flujo de trabajo cuando se crea un registro, cuando se modifica
un registro o manualmente en cualquier momento que el usuario lo desee.
Por ejemplo cuando se modifica en año de egreso de una Carrera de un estudio en inacap.
Si el año de egreso es igual al año actual, enviar un correo felicitando a la persona por haber
egresado.
En base a los cambios o creaciones de registros también se pueden asignar valores a ciertos
campos.
Dependiendo de sus necesidades reales pueden ir surgiendo ideas para estos flujos de trabajo, en
caso de que requieran alguno deberán solicitarlo a su administrador de sistema.
SERVICIOS PERIÓDICOS
Como se ha mencionado durante el documento, hay varios servicios periódicos que se ejecutan y
no son visibles para los usuarios.
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Dentro de Microsoft Dynamics CRM existen los campos de tipo Búsqueda (lookup) los que
hacen referencia a otro tipo de registro, por ejemplo para el caso de las invitaciones a
Eventos, tenemos como campos de búsqueda el Evento y la Persona
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ejemplo para los campos de tipo numérico se define un mínimo y un máximo, en el caso
de dos opciones estas pueden ser “Si y No”, “Verdadero y Falso”, “Masculino y Femenino”,
etc. Es necesario tener presentes estas consideraciones al momento de realizar la
importación.
Tipo de datos
Campos obligatorios
Para poder realizar una importación a través de plantilla detallaremos una secuencia de pasos que
aplica para cualquier tipo de entidad en Microsoft Dynamics CRM, como ejemplo nos basaremos
en la entidad Alianzas o Convenios.
DESCARGAR LA PLANTILLA
Primero debemos generar la plantilla:
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III. Se nos solicitará guardar un archivo con extensión XML el cual corresponde a la plantilla
a importar. Guardamos este archivo en una ubicación que recordemos.
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II. Al momento de completar los valores dentro de la lista se percataran que para cada
columna se detalla el tipo de datos que puede contener según la definición de ese
campo en Microsoft Dynamics CRM.
Por ejemplo en el Grupo de Interés indica que este es un conjunto de opciones con 3
posibles opciones y las indica:
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Para los campo de tipo Búsqueda (en este caso el único que hay es el propietarios) se
especifica que el valor ya debe existir en Usuarios o Equipos de CRM
III. Dentro del archivo se ven columnas resaltadas en “negrita”, estas columnas
corresponden a los campos obligatorios dentro del formulario de Alianzas o Convenio
IV. Completados al menos los valores en negrita que son los obligatorios guardamos los
cambios del archivo y nos disponemos a realizar la importación.
IMPORTAR ARCHIVO
I. Ahora nos vamos a “Importar datos” dentro del Ribbon y seleccionamos “Importar
datos”.
II. Se nos consultara por el nombre del archivo de datos, debemos hacer clic en Examinar…
y seleccionar el archivo XML que editamos.
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IV. Hacemos clic en siguiente y nos solicitará el especificar si se deben permitir duplicados a
partir de las reglas de duplicados especificadas en Microsoft Dynamics CRM para esta
entidad además del Propietario para los registros que se crearán.
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V. Hacemos clic en enviar para que se procesen los datos. Nos informara que los datos se
enviaron y que podemos ver el estado haciendo clic en Importaciones.
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VI. Dentro de importaciones verán el proceso que lanzaron el que irá cambiando de “Razón
para el estado” hasta llegar a completado indicando si todos los registros se procesaron
de forma correcta o no. Las importaciones se visualizan desde el Área de Trabajo
Con esto finaliza el proceso de importación y conseguimos cargar los registros del XML.
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GENERAR CSV
I. A partir de Excel generamos un CSV con las columnas que deseemos importar a CRM.
Recordar que se deben considerar al menos las columnas de campos obligatorios.
Como buena práctica se recomienda que los encabezados de las columnas tengan los
mismos nombres de los campos en Microsoft Dynamics CRM (Ejemplo para Invitaciones a
Eventos)
II. Completamos el archivo con los registros que queremos importar teniendo en
consideración la restricción de los campos de tipo búsqueda.
Una particularidad de realizar importaciones por medio de CSV es que permiten agregar
valores a los campos de tipo Conjunto de Opciones. Si se indica un valor que no existe en
CRM, esto no es impedimento para el proceso dado que crea el valor en el picklist pero se
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debe tener extremo cuidado dado que este campo se podría distorsionar. Para este
ejemplo no tenemos campos tipo Conjunto de Opciones.
III. Teniendo listos los datos guardamos el archivo de tipo “CSV (delimitado por comas)” en
una ubicación que podamos recordar.
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VII. Revisamos la asignación de datos y debemos indicar que las Personas o Participantes se
buscan por RUN
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VIII. Para los campos de búsqueda, debe indicar cuál será la clave, por defecto es el campo
Nombre, por ejemplo para Personas tenemos el RUT, entonces hacemos clic en la lupa
al lado de Participante, se abre una ventana pequeña.
IX. Para indicar que la personas deben buscarse por RUT, hacer clic nuevamente en la lupa,
ahora de la ventana pequeña y marcar el campo RUN
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XII. Detallamos que no se permitan los duplicados y especificamos el propietario para los
registros. Hacemos clic en enviar.
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XIV. Finalizado el proceso de importación vemos los registros cargados inclusive el que
contenía el valor de la familia que no existía.
Utilizaremos como ejemplo las invitaciones a eventos, para actualizar si confirmaron y/o
asistieron.
En primer lugar debe exportar el listado de registros a actualizar a Excel, para nuestro
ejemplo, abrir el evento e ir al listado de Invitaciones:
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II. Se abrirá una ventana, debe marcar la opción “Que esta información quede disponible
para volver a importar mediante la inclusión de los encabezados de columna necesarios”.
Presione Exportar
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III. Se pregunta si desea abrir o guardar el archivo xml, seleccione Guardar y luego indique
una ruta que recuerde
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IV. A continuación abra el archivo y edite las columnas que necesite, en este ejemplo
marcaremos que todos confirmaron y sólo 2 asistieron, una vez que termine de editar
Guarde
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IX. Para hacer seguimiento a la importación, hágalo desde el Área de trabajo, Importaciones
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CAMPAÑAS DE MARKETING
Microsoft Dynamics CRM se ha diseñado para ayudar a las empresas a solucionar estos problemas
mediante una herramienta que conecta los esfuerzos de ambos grupos.
La capacidad de saber qué se ha gastado en una campaña y relacionarlo con los ingresos reales
obtenidos es la esencia del marketing de bucle cerrado. Una empresa de marketing con esta
información puede planear, realizar previsiones y establecer objetivos de forma más eficaz. Esta
información ayuda al equipo de marketing a evaluar la calidad de los orígenes de clientes
potenciales y a diseñar campañas que produzcan mejores resultados con cada esfuerzo.
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• Crear actividades de campaña, que son las interacciones con el cliente, como un
mensaje de correo electrónico, una carta o una llamada telefónica.
• Usar listas de marketing, que son listas de clientes que cumplen criterios
específicos (por ejemplo, todos los clientes que han comprado un producto
específico en el último año).
• Ver respuestas de campaña, que son las respuestas de los clientes a las
actividades de campaña.
PRÁCTICAS RECOMENDADAS: puede usar las campañas para automatizar las actividades de
marketing realizadas a través de correo electrónico. Si usa un mensaje de correo electrónico como
una actividad de campaña, puede elegir si el sistema envía automáticamente el mensaje de correo
electrónico o si requiere que el propietario del mensaje de correo electrónico lo envíe. De forma
predeterminada, el sistema envía automáticamente el mensaje de correo electrónico.
Las campañas de marketing se usan para esfuerzos de marketing tradicionales, en los que el
usuario puede desear programar múltiples actividades, como una difusión de mensajes de correo
electrónico seguida de llamadas telefónicas a objetivos específicos. Son esfuerzos a más largo
plazo, en los que normalmente se distribuye información a través de varios tipos de actividades.
Las campañas de marketing también permiten agregar a la campaña productos de destino,
documentación de ventas y detalles de campaña relacionados. Esta característica suele ser usada
por representantes de marketing y jefes de marketing.
Las campañas exprés se usan para campañas de una sola actividad y se crean mediante un
asistente. Son esfuerzos a corto plazo que distribuyen una sola actividad. Por ejemplo, si un
representante de ventas sabe que va a asistir a una feria comercial en una región geográfica
determinada, puede usar la Búsqueda avanzada para crear rápidamente una lista de clientes
potenciales de esa región. Después puede usar la lista para crear una campaña exprés y programar
una llamada telefónica a cada cliente potencial. Cada llamada telefónica programada aparecerá
automáticamente en su área de trabajo como una actividad. El personal de ventas y los jefes de
ventas suelen usar campañas exprés.
Las campañas de marketing y las campañas exprés ofrecen funcionalidades similares: ambas
pueden usar listas de marketing, distribuir información a través de actividades y permiten ver las
respuestas. La diferencia principal es la duración y la complejidad de la campaña. Las campañas
rápidas son breves y sólo distribuyen una actividad. Las campañas de marketing tienen una
duración más larga y pueden incluir muchos tipos de actividades.
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Las campañas exprés permiten asignar actividades a usuarios y colas para su realización. Las
actividades se pueden cerrar y se pueden crear informes de las mismas.
• Usar una lista de marketing para seleccionar los clientes. La creación de listas de
marketing se describe en lecciones posteriores. Para tener acceso a listas de
marketing existentes, en el panel de navegación, haga clic en Marketing y, a
continuación, haga clic en Listas de marketing. En la lista, seleccione la lista que
desee usar y haga clic en Crear campaña exprés para iniciar el asistente.
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• Usar la Búsqueda avanzada para buscar registros y después en los resultados, haga
clic en Crear campaña exprés para iniciar el asistente
• Usted mismo: esto le permite crear rápidamente una lista de clientes con los que
desea trabajar personalmente.
• El propietario de los registros: esto permite asignar trabajo al propietario
específico del registro del cliente.
• Otro usuario o una cola: esto permite asignar el trabajo a una cola para que
alguien se ocupe de él.
Después de crear la campaña exprés, Microsoft Dynamics CRM crea y distribuye las actividades al
recurso apropiado. Una vez que la campaña exprés se ha creado y distribuido, el usuario asignado
puede ver y realizar acciones en las actividades de campaña y las respuestas. Para analizar la
eficacia de la campaña, se pueden ver los registros para clientes y ejecutar informes.
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CAMPAÑAS DE MARKETING
En Microsoft Dynamics CRM, la campaña de marketing representa un esfuerzo de marketing
completo. Las campañas de marketing organizan en una única ubicación todos los detalles,
incluidas las tareas de planeamiento, las actividades de campaña, los productos, la documentación
de ventas, las campañas relacionadas, la lista de marketing y la distribución de las actividades de
marketing. Al tener toda la información en una ubicación, puede evaluar rápidamente el éxito de
la campaña.
ACTIVIDADES DE LA CAMPAÑA
Las actividades de campaña son la base de una campaña. Son la acción que constituye la base de la
campaña, como enviar una carta, realizar una llamada telefónica o enviar un mensaje de correo
electrónico. Las actividades de campaña pueden incluir una prioridad y un presupuesto. Por
ejemplo, si la actividad es una carta, el presupuesto puede incluir el costo de la impresión, los
sobres y el franqueo. Esta información ayuda a determinar el costo y el valor de la campaña.
Cuando haya completado la actividad, puede actualizar el costo real. El seguimiento de costos le
ayuda a planear actividades y campañas futuras.
Las campañas pueden tener más de una actividad; por ejemplo, puede enviar una carta y realizar
un seguimiento con una llamada telefónica. Las actividades de una campaña pueden usar la misma
lista de marketing o cada actividad puede usar una lista distinta. Por ejemplo, una campaña puede
incluir tres listas de marketing distintas para varios grupos de clientes con mensajes distintos para
cada grupo. En este caso, se crean actividades independientes para cada mensaje y cada actividad
usa una lista de marketing distinta para dirigirse a los clientes apropiados para ese mensaje.
• Teléfono
• Cita
• Carta
• Fax
• Correo electrónico
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Al crear o modificar actividades de campaña, puede especificar el costo de las actividades. Cuando
se actualizan los costos en las actividades, se actualiza automáticamente el costo total de la
campaña global. Esto le permite ver todos los costos asociados con una campaña.
LISTAS DE MARKETING
En resumen, las listas de marketing son listas de Personas que cumplen un conjunto de criterios
específicos. Las listas de marketing sólo pueden contener un único tipo de registro (por ejemplo,
personas, sucursales o clientes potenciales, para INACAP sólo utilizamos Personas). Una vez
determinado el tipo de registro, no se puede modificar, aunque se agreguen registros individuales
a la lista (o se quiten registros de la lista). Las listas de marketing se pueden eliminar, combinar en
otras listas o desactivar. Cuando decida que la lista de marketing está completa, puede bloquearla
para evitar que se hagan cambios.
TAREAS DE PLANEAMIENTO
Las tareas de planeamiento le ayudan a organizar las tareas que debe completar para iniciar y usar
una campaña. Por ejemplo, si la campaña fuera un evento que se va a celebrar para los clientes,
puede especificar tareas de planeamiento como reservar espacio o contratar proveedores.
Además, puede incluir tareas como diseñar y encargar los folletos que va enviar por correo.
PRODUCTOS DE DESTINO
Se puede diseñar una campaña de marketing para promocionar uno o varios productos. Si la
organización usa el catálogo de productos de Microsoft Dynamics CRM, puede agregar productos
a la campaña para que los comerciales puedan ver fácilmente qué se promociona con la campaña
y puede crear fácilmente informes muy específicos que muestren la eficacia de la campaña. Por
ejemplo, el equipo de marketing puede estar interesado en saber cómo se realizaron muchas
campañas para promocionar un producto determinado a lo largo de un período determinado y
cuántos ingresos generaron dichas campañas.
DOCUMENTACIÓN DE VENTAS
La documentación de ventas ofrece información acerca de un producto o un servicio. Los
comerciales pueden revisar la documentación y entregársela a los clientes en función de su nivel
de interés. Se pueden agregar los archivos de la documentación de ventas a una campaña para
ayudar a los comerciales a buscar la información que deben conocer para realizar un seguimiento
efectivo de los clientes. Los representantes de ventas pueden descargar o ver la documentación
de ventas agregada cuando sea necesario.
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completadas las campañas, puede ejecutar informes para analizar la eficacia de la campaña global
y de cada una de las campañas relacionadas.
Una vez creadas las actividades de campaña y llegado el momento de lanzar la campaña, se
distribuyen las actividades. Las actividades de campaña se pueden crear al principio del ciclo de
planeamiento de la campaña y después se pueden usar tareas de planeamiento para que avisen
cuando llegue el momento de distribuirlas.
Las plantillas también permiten garantizar que varias campañas dirigidas por personal diferente
contengan las mismas actividades, la misma información del producto u otros elementos cuya
coherencia desee mantener.
Las plantillas de campaña pueden ser modificadas o publicadas por todos los usuarios de
Microsoft Dynamics CRM. Por ejemplo, si forma parte de un equipo de marketing centralizado que
proporciona soporte a personal ubicado en otras regiones o países, puede crear una plantilla y
hacer que esté disponible para todos los representantes de marketing y de ventas. Ellos pueden
crear nuevas campañas a partir de la plantilla y modificarlas para adaptarlas a sus necesidades
locales y lanzar campañas únicas, orientadas a cuentas de su región geográfica.
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Tras crear una campaña y distribuir las actividades, el público de destino empezará a responder a
la campaña. En esta fase, el énfasis cambia de una campaña de marketing saliente a un esfuerzo
orientado a ventas entrante. Puede capturar las respuestas de la campaña de marketing y
determinar el seguimiento apropiado.
Una vez creadas las respuestas de campaña, se puede convertir una respuesta de campaña en un
nuevo cliente potencial, oferta, pedido u oportunidad.
ANALIZAR CAMPAÑAS
Un análisis eficaz requiere especificar los datos correctos y realizar un seguimiento de los mismos.
Debe determinar qué tipo de análisis desea realizar y después crear procesos u otros
procedimientos para asegurarse de que se especifican los datos correctos y se realiza un
seguimiento de los mismos.
Los informes de campaña de marketing se pueden usar para generar planes de marketing.
Mediante el análisis del informe que proporciona datos sobre el efecto financiero de las
campañas, una organización puede determinar qué campañas tuvieron éxito. Al usar estos datos,
puede decidir qué campañas deben seguir realizándose y cuáles no, o hacer cambios en las
campañas. Los datos también pueden proporcionar información útil sobre el tiempo de las
campañas críticas. Combinar estos datos con datos de competidores y un plan de marketing
pueden ser la mejor defensa contra las empresas de la competencia. Asimismo, al evaluar el
aumento de las ventas en función de otros informes de Microsoft Dynamics CRM, el plan de
marketing puede incorporar nuevas campañas que satisfagan cuotas de ventas agresivas para
productos frente a las limitaciones de presupuesto impuestas a la campaña.
Hay dos informes que pueden ser especialmente útiles para evaluar campañas. El informe de
comparación de campañas permite identificar las campañas con más y menos éxito. Este informe
compara campañas en función de parámetros como la eficacia de los costos y el número de
respuestas. El informe de comparación de campañas realiza un seguimiento del progreso y el
estado de las campañas. El informe ofrece una vista detallada que incluye todas las fechas, los
destinos, las definiciones, las respuestas y los resultados financieros de cada campaña.
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6. En la página siguiente, en Tipo de actividad que desea crear, seleccione el tipo de actividad
que se usará en esta campaña. Las opciones son: Llamada de teléfono, Cita, Carta, Fax o
Correo electrónico.
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La campaña es el contenedor de toda la información, las tareas y las actividades necesarias para
administrar la campaña. Para “lanzar” una campaña, debe distribuir las actividades a los usuarios
asignados. Estas actividades constituyen la base de la campaña. La actividad especifica el canal que
se usará para comunicarse con el cliente y, después de realizar la actividad, constituye la
comunicación real con el cliente.
Cuando se crea una nueva campaña, Microsoft Dynamics CRM genera automáticamente parte de
la información sobre la campaña. Por ejemplo, el sistema crea el código de campaña. El registro de
la campaña también rellena automáticamente los campos correspondientes al propietario de la
campaña (la persona que la creó) y al nombre de la persona que la modificó por última vez. Esta
información no puede modificarla el usuario.
En el registro de la campaña:
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Al guardar los registros correspondientes, Microsoft Dynamics CRM calcula y muestra esta
información en la ficha Actividades financieras del registro de la campaña:
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2. Para crear una nueva campaña, en el Ribbon, haga clic en Nuevo. Para editar una campaña
existente, selecciónela en la lista y ábrala.
3. En el formulario Nativo de Campaña (no disponible para INACAP), en la ficha General,
escriba la información requerida:
• Nombre: escriba un nombre descriptivo para la campaña.
• Razón para el estado: seleccione la fase en la que se encuentra la
campaña (p. ej., propuesta, lanzada o completada).
• Divisa: si es necesario, cambie la divisa predeterminada para indicar la
divisa aplicable a esta campaña. Para buscar una divisa puede hacer clic en
el icono Buscar.
NOTA: en la ficha Datos financieros debe escribir número entre 0,00 y 1.000.000.000.000,00. Se
pueden usar puntos y una coma decimal, pero no se puede usar un símbolo de moneda, como el
del dólar ($) o el euro (€).
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TAREAS DE PLANEAMIENTO
Después de crear el registro de la campaña, puede agregarle las tareas de planeamiento. Las
tareas de planeamiento son acciones que hay que realizar antes de distribuir las actividades de
campaña. Son las piezas que hay que colocar para la campaña. Algunos ejemplos de tareas de
planeamiento son la creación de paquetes de folletos o la adquisición de una lista de un
proveedor.
Las tareas de planeamiento ayudan a hacer un seguimiento de todas las cosas que hay que hacer
para asegurar el éxito de la campaña. Son una lista de tareas pendientes centralizada para el
equipo. Los usuarios que tienen tareas de planeamiento asignadas pueden ver sus asignaciones en
la lista Actividades, bajo Área de trabajo. El propietario de la campaña puede abrir la campaña
para ver el estado de todas las tareas de planeamiento de manera sencilla.
ACTIVIDADES DE CAMPAÑA
Las actividades de campaña son las acciones necesarias para realizar la campaña. Permiten hacer
un seguimiento de todas las actividades que usted u otros integrantes de la organización deben
completar para la campaña. Las actividades permiten obtener tanto información básica como
datos detallados; por ejemplo, costos presupuestados, el proveedor con el que se trabaja, las
fechas de inicio y finalización programadas, las prioridades, etc. Además, puede indicar cuántos
días deben transcurrir antes de que se pueda enviar documentación adicional o correspondencia a
los integrantes de la lista. (Esto es especialmente útil para las empresas que tengan
departamentos de ventas y marketing independientes.) A medida que la campaña progresa, se
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puede actualizar el registro de actividad con las fechas reales de inicio y finalización, así como la
información del costo real.
Las actividades se pueden asignar a propietarios, cuya misión será llevarlas a cabo. Cuando esté
preparado para iniciar la campaña, podrá distribuir las actividades. A continuación, los propietarios
realizarán las actividades (por ejemplo, llevar a cabo la investigación, preparar los materiales,
realizar llamadas de teléfono o enviar cartas).
Una actividad puede tener asociada una lista de marketing concreta. Por ejemplo, una campaña
podría tener tres listas de marketing distintas para varios grupos de clientes, de manera que se
envíen mensajes distintos a cada grupo. Se crean actividades de canal independientes para cada
mensaje y la lista de marketing adecuada se asocia a cada actividad. De manera predeterminada,
se asocian todas las listas de marketing a todas las actividades.
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6. En el panel de navegación del formulario, bajo Detalles, haga clic en Integrantes de la lista
de marketing.
7. En la barra de herramientas de acciones, haga clic en Administrar integrantes.
8. En el cuadro de diálogo Administrar integrantes, haga clic en Usar Búsqueda para agregar
integrantes y, a continuación, en Aceptar.
9. En el campo situado junto al icono Buscar, escriba el nombre del contacto, la cuenta o el
cliente potencial que desea agregar y, a continuación, haga clic en el icono Buscar.
10. En Registros disponibles, seleccione los integrantes que desea agregar y haga clic en el
botón >> para agregar el registro a la lista Registros seleccionados.
11. Repita los pasos 9 y 10 hasta que haya agregado todos los integrantes que desea incluir en
esta lista de marketing.
12. Haga clic en Aceptar.
Puede agregar integrantes adicionales a la lista en cualquier momento, pero deben ser del tipo de
integrante que seleccionó para la lista: cuentas, contactos o clientes potenciales. Puede agregar
cuentas, contactos y clientes potenciales a una lista de marketing existente de varias maneras:
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1. En la lista, seleccione y abra la campaña a la que desea agregar una lista de marketing.
2. En el panel de navegación del formulario, haga clic en Listas de marketing de destino.
3. En la barra de herramientas de acciones, haga clic en Agregar.
4. En el campo situado junto al icono Buscar, escriba el nombre de la lista que desea agregar
y después haga clic en el icono Buscar.
5. En Registros disponibles, seleccione las listas que desea agregar y después haga clic en el
botón >> para agregar las listas a la lista Registros seleccionados.
6. Repita los pasos 5 y 6 hasta que haya agregado todas las listas de marketing que desea
incluir en esta campaña.
7. Haga clic en Aceptar.
8. Aparece el cuadro de diálogo Agregar listas de marketing a la campaña y le pregunta si
desea agregar las listas a actividades de campaña abiertas y sin distribuir. Si hace clic en
Aceptar, la lista se agrega automáticamente a todas las actividades de campaña.
NOTA: para comprobar que la lista, el producto o la documentación de ventas se han agregado a
la campaña, vuelva a abrir la campaña y, en Marketing, haga clic en Listas de marketing de destino
o, en Ventas, haga clic en Productos de destino o en Documentación de ventas. Aparecerá la
información que ha agregado.
También puede usar la función Administrar integrantes para agregar integrantes a una lista y
quitarlos de ella. Para ello, resalte una lista y elija Administrar integrantes. Esta característica
permite:
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Los elementos relacionados con la campaña que puede agregar a una plantilla de campaña son:
• Actividades de marketing
• Productos
• Documentación de ventas
• Listas de marketing
• Información de presupuestos
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ESCENARIO
[Nombre de empresa] es un gimnasio local que está planeando un evento de inauguración.
Llamarán a los residentes locales de la zona y les ofrecerán un pase gratuito de 10 días. [Nombre
de empresa] ha asignado un presupuesto de [Presupuesto] dólares para este evento y prevé que
ganará [Ingresos] al final de la campaña.
• Tareas de planeamiento
• Especificar actividades de campaña
• Crear una lista de marketing
CREACIÓN DE LA CAMPAÑA
Para crear la campaña, siga estos pasos:
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PRÁCTICA RECOMENDADA: puede agregar a este proceso un flujo de trabajo a petición que cree
automáticamente una tarea para enviar por correo el pase gratuito al cliente. De esta manera,
cuando el personal de telemarketing ejecute realmente la campaña, podrá crear actividades que
recuerden a otro equipo distinto que debe enviar los pases por correo.
Usted decide qué actividades se van a distribuir y cuándo. Cuando distribuya las actividades,
podrá:
• Asignar actividades, como llamadas de teléfono, para que otros usuarios las
completen
• Enviar correos electrónicos a la lista o listas de marketing de destino
• Preparar archivos para enviarlos a un proveedor o asociado de marketing
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4. En la lista, seleccione y abra las actividades que desee distribuir. Para seleccionar más de
una actividad, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en las diferentes
actividades.
5. Desde el Ribbon de cada Actividad, haga clic en Distribuir actividad de campaña
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Cada actividad tiene un conjunto de campos diferente. Por ejemplo, en las llamadas de
teléfono puede seleccionar un script el campo lookup Script. En los correos electrónicos,
puede escribir el texto del correo electrónico. Consulte la Ayuda de Microsoft Dynamics
CRM para obtener más información.
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Si eligió el correo electrónico para enviarlo de forma automática cuando acabe el asistente,
seleccione Enviar mensajes de correo electrónico de forma automática y cerrar las actividades
de correo electrónico correspondientes. Normalmente, las actividades aparecen en la lista de
actividades y las debe realizar el usuario asignado. Puede seleccionar esta opción para que el
correo electrónico se envíe inmediatamente al hacer clic en Distribuir.
NOTA: si el canal seleccionado está en blanco o es otro, la actividad no se podrá distribuir a otros
propietarios. Permanecerá en la cola de actividades de campaña hasta que el propietario de la
campaña lo complete o hasta que asigne un canal específico a la actividad.
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Entre los numerosos informes que pueden ayudar al administrador de la campaña se incluyen los
siguientes:
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Durante la ejecución de cada actividad, puede realizar modificaciones en la campaña para dirigir
cambios en el terreno de la competencia, controlar respuestas o llevar un seguimiento del correo
no entregado. Además, puede gestionar fácilmente aspectos de la campaña que incluyen el
presupuesto, la distribución de tiempo y los clientes potenciales que se generan a partir de las
respuestas a la campaña. Por ejemplo, si una empresa de telemarketing está completando
llamadas más rápido de lo que se anticipó, puede usar los fondos que sobren para adquirir otra
lista y poder así contactar con más clientes potenciales.
Podrá cerrar el registro de campaña cuando se hayan completado la campaña y sus actividades. Al
cerrarla se marca el final de la campaña pero se mantiene la información para elaborar informes.
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8. En la sección Detalles, reemplace el texto del campo Asunto por la información específica
de la respuesta, por ejemplo, “Interesado en el producto” o “Visitará la feria comercial”.
9. Haga clic en Guardar y cerrar para cerrar el formulario Respuesta de campaña.
10. Haga clic en Guardar y cerrar para cerrar el formulario Actividad de campaña.
11. Haga clic en Guardar y cerrar para cerrar el formulario Campaña.
NOTA: para promover una actividad de campaña, primero debe estar guardada y no puede tener
modificaciones desde la última vez que se guardó. Si ha realizado cambios, haga clic en Guardar
antes de promocionar el registro.
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NOTA: también puede ver respuestas de campaña en un formulario Campaña. Para ello, abra una
campaña. En el panel de navegación del formulario, en Detalles, seleccione Respuesta de campaña.
Aparecerán todas las respuestas de campaña asociadas con la campaña.
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ESCENARIO
Uno de los integrantes del personal de marketing se encuentra revisando mensajes de correo
electrónico y encuentra uno de un cliente [nombre del cliente], que asistió a un evento que formó
parte de una campaña de marketing ([nombre de la campaña]). Este mensaje de correo
electrónico se registra en Microsoft Dynamics CRM como una respuesta a la campaña. El cliente
potencial parece muy interesado en los productos utilizados en el evento, por lo que el integrante
del personal de marketing convierte la respuesta en un cliente potencial para su seguimiento por
parte de un representante de ventas.
OBJETIVOS
Los objetivos de esta demostración son:
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PASOS
Siga estos pasos para registrar una respuesta de campaña:
Microsoft Dynamics CRM pone a su disposición todas las listas de destino y todos los datos de
campaña en una ubicación centralizada. Puede usar las capacidades de búsqueda y las
herramientas de informes para realizar el seguimiento de campañas anteriores, campañas
propuestas y campañas futuras, así como realizar ajustes en el planeamiento de la campaña y en
las campañas futuras.
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También puede usar las características de elaboración de informes para validar los mecanismos de
entrega. Por ejemplo, puede ejecutar un informe para ver si el mercado de destino ha respondido
mejor a una campaña de correo directo o de correo electrónico. A continuación, con los resultados
de estos datos, puede cambiar las campañas futuras al mejor método para mejorar el éxito global.
Puede usar los informes de Microsoft Dynamics CRM para evaluar la rentabilidad tanto operativa
como financiera de una campaña. Para los análisis de administración de campañas puede usar lo
siguiente:
• Vistas de campaña: use el campo Vista para elegir una de las cuatro vistas
estándar. Estas vistas incluyen toda la información estratégica relacionada con la
campaña. Puede obtener acceso a ellas desde el campo Vista del formulario
Campaña.
• Información de ejecución de actividades tácticas de la campaña: permita a los
ejecutivos de marketing y de ventas supervisar las actividades de la lista que
pueden ayudar a realizar un seguimiento del éxito de la campaña en el equipo de
ventas.
• Comparación de dos campañas: determine cuál de las dos tuvo más éxito.
• Agrupar respuestas por origen del canal: use el código de canal de la actividad de
marketing para determinar qué origen de clientes potenciales ha sido mejor.
• Estadísticas simples: determine el número de clientes potenciales y el coste por
cada uno de ellos.
• Estadísticas complejas: determine el valor de los beneficios generados por euro
gastado en la campaña.
ESCENARIO
Un integrante del personal de marketing sale de una reunión del equipo de ventas con
comentarios sobre un producto de la competencia que está teniendo mucho éxito gracias a
mejores iniciativas de marketing. El integrante del personal recuerda que la compañía está
intentando realizar una campaña de correo directo para este producto y busca lo siguiente en el
área de marketing:
La campaña de correo directo empieza dentro de un mes, con un estado de “lista para el
lanzamiento”. Sin embargo, los informes de comparación indican que la campaña de correo
electrónico es más eficaz que los envíos generales directos. El integrante del personal de
marketing recomienda cambiar el canal a correos electrónicos para esta campaña.
EVALUAR LA CAMPAÑA
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La elaboración de informes y el análisis no sólo se realizan al final de una campaña. Por ejemplo, el
jefe de marketing puede utilizar las vistas de actividades y los informes de actividades de campaña
para administrar la ejecución y los procesos de flujo de trabajo asociados. Los procesos de flujo de
trabajo se pueden usar para:
ESCENARIO
El jefe de marketing desea revisar la siguiente información de la [campaña usada en el escenario
anterior].
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PASOS
Para ver el informe Rendimiento de la campaña, siga estos pasos:
ESCENARIO
El jefe de marketing desea revisar el estado de la actividad [nombre de la actividad] asociada con
la campaña [nombre de la campaña].
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PASOS
1. En el panel de navegación, haga clic en el módulo Marketing y, a continuación, en
Campañas.
2. Abra la campaña [nombre de la campaña].
3. En el panel de navegación del formulario, en Detalles, haga clic en Actividades de
campaña.
4. Abra la actividad [nombre de la actividad de campaña].
5. En la barra de herramientas de acciones del formulario, haga clic en Informes.
6. Haga clic en Estado de actividad de campaña.
ESCENARIO
La coordinadora de marketing de [nombre de la empresa] lanza una campaña creada
anteriormente. Durante la vida de la campaña, la coordinadora de marketing llama a todos los
contactos de la lista de marketing de la campaña y recopila todas las respuestas. Cuando ya se ha
puesto en contacto con la mitad de los contactos de la lista de marketing, desea ver un informe
para comprobar el estado de la campaña. Una vez que se ha puesto en contacto con todos los
contactos y se han recopilado todas las respuestas, la coordinadora da por finalizada la campaña.
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Partner of the Year for Latin America
WINNER 2012
3. En el cuadro de diálogo Seleccionar registros, haga clic en Todos los registros aplicables.
4. Haga clic en Ejecutar informe.
NOTA: puede ejecutar un informe de campaña mientras la campaña está en marcha y después de
que se haya completado. También puede imprimir el informe o exportarlo.
FINALIZAR LA CAMPAÑA
1. En la lista Campañas, seleccione y abra la campaña actual [nombre de la campaña].
2. En el campo Razón para el estado, seleccione Completada.
3. En Fecha de finalización real, escriba [Fecha] para indicar cuándo terminó la campaña.
4. Haga clic en Guardar y cerrar.
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