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Guía de Estilo para Redactar Documentos PDF
Guía de Estilo para Redactar Documentos PDF
15 de agosto de 2008
José Vasconcelos 208, Col Condesa, C.P. 06140
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Guía de estilo para redactar documentos
Fecha de
Revisión Consideración del cambio en el documento
revisión
Elaboración para dar cumplimiento a la implementación de buenas prácticas
establecidas por la Secretaría de la Función Pública, siendo una de ellas el
Lenguaje Ciudadano. La presente guía tiene como objetivo proporcionar a las
00 14 de agosto de 2008
unidades administrativas elementos para la elaboración de documentos con
lenguaje claro y fácil. Versión dictaminada por el Comeri en la Cuarta Sesión
Ordinaria de 2008 (14-08-08).
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Contenido
Página
I. Introducción.................................................................................................. 3
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I. Introducción
En apoyo al compromiso de la nueva administración del Presidente Felipe Calderón de
articular un gobierno que responda con resultados positivos a las demandas de los
ciudadanos, se requiere que la administración pública tenga transformaciones
dinámicas y profundas en la manera de gobernar y, por ende, en la forma de comunicar
y rendir cuentas por parte de los servidores públicos.
Entre las facultades de Profeco para cumplir con su misión se encuentra la elaboración
de materiales de difusión que orienten e informen al consumidor sobre sus derechos y
promuevan el consumo inteligente. La Coordinación General de Educación y
Divulgación, a través de la Dirección General de Difusión (DGD), se encarga de
elaborar y editar estos materiales, pero no es la única fuente de información o
generadora de contenidos, aunque sí la única autorizada para la elaboración de
impresos.
Constantemente las áreas de Profeco necesitan impresos diversos para apoyar sus
labores y divulgar entre la población información relacionada con sus acciones. Para
facilitar y agilizar el apoyo que la DGD pueda brindarles se ha elaborado esta guía, en
la que se describen brevemente los puntos que deben considerarse al elaborar un
documento, cuáles son los tipos de documentos que pueden ser útiles para comunicar
determinados mensajes, los criterios editoriales que deben seguirse al redactarlo y los
errores más comunes que suelen cometerse al escribir, así como la manera de
corregirlos.
La palabra es un instrumento poderoso, pues lo que decimos con ella habla de nosotros
mismos, y mucho más cuando es escrita. De ahí la importancia de que los documentos
que elaboremos expresen nuestras ideas de una manera clara, respetando las reglas
ortográficas y gramaticales de la lengua española para facilitar la comprensión de los
lectores. La intención de esta guía es ser una herramienta que facilite el desempeño de
las funciones y atribuciones del personal de Profeco, particularmente para aquellos que
tienen la necesidad de comunicar, notificar, plasmar, solicitar, instruir, prevenir,
sancionar, corregir y normar, entre otros, a través de algún escrito como correos
electrónicos, carteles, disposiciones normativas o de apoyo administrativo y cualquier
otro documento dirigido a un ciudadano o servidor público.
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II. Glosario
Locuciones.- Grupo estable de dos o más palabras que funciona como una unidad
léxica con significado propio. Usualmente se refiere a las frases latinas que se emplean
en el español y que significan prácticamente lo mismo que en latín (locuciones
latinas).
III. Objetivo
Contar con un documento de consulta para que los escritos emitidos por los servidores
públicos de Profeco sean ágiles y estén bien redactados, con el fin de dar una mejor
imagen institucional. Buenos documentos tendrán un mayor impacto comunicativo,
ahorrarán tiempo, evitarán desconfianza y reducirán costos administrativos.
IV. Alcance
El presente documento puede y debe ser utilizado por todos los servidores públicos de
Profeco para mejorar los escritos que emitan; sin embargo, no es de carácter
obligatorio, toda vez que no limita la creatividad o el estilo personal de los mismos.
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A partir del objetivo general, se deben establecer los objetivos específicos, más
detallados, de cada documento; ahí estará de forma puntual lo que se va a decir.
Aquí se debe establecer un punto intermedio entre sus objetivos, la posible solicitud que
le hayan hecho y el público objetivo para determinar, más claramente, las razones del
escrito. Esto determinará si se trata de un documento informativo o de difusión, entre
otros.
Aquí es importante que vea quién o quiénes serán sus lectores. Le ayudará saber
quiénes son, dónde están y qué pueden asimilar de lo que está presentando.
No todas las personas tienen los mismos intereses. Algunas leerán el documento por
curiosidad, otras por escepticismo y otras porque necesitan información para realizar
algún trámite u obtener algún apoyo.
Pensar en los posibles intereses de las personas ayuda a incluir sólo la información que
éstas necesitan.
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Proporcionar referencias:
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A. Folletos
B. Dípticos
Impreso por ambos lados, doblado en dos áreas. Se sugiere para dar información breve
sobre un aspecto particular de algún tema.
C. Trípticos
Impreso por ambos lados, doblado en tres áreas. Se sugiere para dar información breve
sobre un aspecto particular de algún tema.
D. Carteles
Impreso en formato grande para ser colocado en muros. Se sugiere para dar
información muy puntual, de alto impacto y permanencia prolongada (ideales para
campañas, por ejemplo).
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E. Volantes
Impreso por uno o dos lados del papel. Se sugiere para dar información muy puntual y
de poca permanencia (se acostumbra remitir al lector a un teléfono, página web o
dirección para que consulte más información sobre el tema).
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1. Párrafos
Todo párrafo debe tener lógica y ser breve para el mejor entendimiento del documento
que se quiere elaborar.
Un buen texto contiene sólo las palabras necesarias para transmitir el mensaje. Se
recomienda no escribir oraciones largas debido a que son más difíciles de leer y
generalmente contienen varias ideas. Un texto breve y puntual habla de la claridad del
autor.
2. Cursivas
Irán en cursivas:
Las frases en lengua extranjera en todos los casos (no sólo la primera vez que
se mencionen).
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3. Negritas
Las negritas servirán para títulos y subtítulos y para destacar algunas palabras en el
cuerpo del texto. No deben usarse oraciones en negritas en el cuerpo del texto.
4. Mayúsculas
La primera letra en el título de cualquier obra y los nombres propios que sean
parte del título: Tratado de oceanografía, Taller internacional de estudios
sociales de ciencia y tecnología.
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Los nombres de los días de la semana, de los meses, de las estaciones del
año, de los puntos cardinales y de las notas musicales.
Los nombres de las partes en que se divide una obra: volumen, tomo, capítulo,
artículo, número, fracción, título.
Los títulos de dignidad, cargo, profesión u oficio: rey, papa, presidente, director,
licenciado, doctor, médico, carpintero, corrector, novelista.
La abreviatura representa una palabra por medio de una o varias de sus letras;
generalmente llevan punto y van separadas por espacios. El uso de las
abreviaturas está restringido a las fichas bibliográficas, libros técnicos, gráficas
y estadísticas. No deben usarse en el cuerpo del texto: Lic., etc., fig.
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Las siglas están formadas por el conjunto de las letras iniciales de las palabras
que forman el nombre propio de instituciones, empresas, asociaciones. No
llevan punto ni espacio intermedios:
Algunos vocablos surgidos como siglas han pasado a ser nombres comunes y,
por lo tanto, se escriben con minúscula:
Las siglas no llevan punto entre las letras y concuerdan en género con la
primera palabra:
Escribir las ONG's o las IT's es incorrecto. Se usará las ONG, las IT
Definir todos los símbolos, abreviaciones y acrónimos la primera vez que son
usados.
El acrónimo Profeco se utiliza como nombre propio, por lo que nunca va
precedido de artículo determinado (“la”).
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6. Comillas
Deben usarse dos tipos de comillas: “altas” y „sencillas‟. Usar las comillas altas para
citas textuales. Si dentro de un texto entrecomillado hay otra cita o palabra que requiere
comillas, usar las comillas sencillas para esta última.
Las partes y capítulos de los libros, así como las secciones de revistas y
programas.
7. Guiones
B. El guión (-):
A diferencia del inglés, el guión en español más que unir, separa (suele leerse
enfrentamiento América-Guadalajara, pero alianza francogermana). También sirve
para indicar la división silábica y colocado entre dos cifras, equivale a la preposición
a (por ejemplo, págs. 54-67).
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8. Barra
Para separar día, mes y año en las fechas: 25/12/2007, para lo que también
pueden emplearse guiones o puntos.
En el cuerpo del texto, las cifras de un solo dígito se escriben con letra;
después del diez, se usarán números. Cuando la cifra sea superior al millar
de millones se combinarán los números y las letras: 23 mil 876 millones.
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5568-8722
01 (427) 890 8900
Los horarios, que además se escribirán con dos puntos: de 7:00 a 15:00
horas.
Los porcentajes exactos: 90%. Aunque las expresiones 9 por 100 y nueve
por ciento son correctas, se preferirá el empleo de los números en
combinación con el signo %.
Las cantidades no se abrevian. Esto vale para cantidades escritas con letras
o con cifras. No es lo mismo: de 6 a 8 mil personas que de 6 mil a 8 mil
personas.
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Todos los números menores a uno deben escribirse antecedidos por cero (P
< 0.001).
B. Adjetivos numerales
C. Unidades de medida
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11. Otros
Las referencias a las figuras se indicarán como hiperligas (ver figura 1.1)
El tamaño del tipo de fuente debe ser tal que pueda leerse con claridad,
considerando que las figuras pueden ser reducidas para que sean
compatibles con el diseño en formato interactivo en CD-ROM.
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Los sitios de internet se pueden escribir con o sin “www”, a menos que el
acceso al sitio sea imposible de otra manera o se esté citando el acceso
directo a la sección de un sitio, en cuyo caso también deberá incluirse la
dirección completa: http://www.astm.org/author/siquickr.rtf
Los siguientes elementos con recomendados para aquellos escritos en que incluyen
referencias bibliográficas:
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TOLEDO, Alejandro, “La pasión literaria de García Ponce ha sido más intensa
que veintitrés años de parálisis progresiva”. Fragmento de la entrevista a
Huberto Batis. Proceso, n. 694, 19 de febrero de 1990, pp. 48-53.
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1. Problemas gramaticales
Estos vocablos son adverbios que podemos usar como enlaces en una oración y que
tienen un significado propio:
B. Por parte de
Incorrecta Correcta
Un premio fue entregado a Fulanito por El Conacyt entregó un premio a Fulanito.
el Conacyt.
No usaremos la forma –muy en boga– “por parte de”: Un premio fue entregado a
Fulanito por parte del Conacyt.
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C. Mismo
Incorrecta Correcta
Recibí tu carta, misma que leí Recibí tu carta y la leí apresuradamente.
apresuradamente.
D. Que
Incorrecta Correcta
Le rogamos nos diera su opinión. Le rogamos que nos diera su opinión.
El maestro dijo iba a reprobarme. El maestro dijo que iba a reprobarme.
De que
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¿Qué escucharon? ¿De qué se alegraron? ¿Qué era? ¿De qué se dio cuenta?
No usar Usar
a nivel nacional la producción ha sido la producción nacional ha sido escasa
escasa
a nivel nacional en el ámbito nacional
al interior de dentro de, en
bajo ese punto de vista desde ese punto de vista
bajo estas condiciones en estas condiciones
como así también así como también
cualquiera sea cualquiera que sea
de acuerdo a de acuerdo con
desde mi óptica desde mi punto de vista, desde mi
perspectiva
desempeñar un rol desempeñar un papel (o una función)
en base a con base en
en relación a en relación con, con relación a
entrar a entrar en
era allí que se encontraba era allí donde se encontraba
estar seguro que estar seguro de que (“es seguro que” y
“me aseguró que” son correctas)
fue así que llegó fue entonces cuando llegó
fue así que se logró fue así como se logró
influenciar influir (en o sobre)
ingresar a ingresar en
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Error Solución
en el lugar en que donde
en el momento en que cuando
las formas de extinción, como son las las formas de extinción como las
debidas a... debidas a...
un tercer problema es el de la un tercer problema es la obtención
obtención
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Es muy común el abuso de estos adverbios que suelen darle un tono rígido a la
escritura y hacerla elíptica. Para un texto más rico y directo, sin cacofonías,
además de usar correctamente estos adverbios, es necesario encontrarles
sustitutos adecuados. He aquí algunos ejemplos:
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Con frecuencia se utilizan palabras que no forman parte del idioma español, que
tienen una forma más clara y directa o para las que se puede encontrar un
sustituto más breve. Es necesario consultar el diccionario si se tiene duda con una
palabra (en lugar de inventar terminaciones o hacerle modificaciones a la misma).
He aquí algunos ejemplos y algunas sugerencias:
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Las palabras que aparecen en este cuadro existen (con un par de excepciones) y
pueden emplearse, pero su repetición resulta cansada y hace que los textos sean
poco claros. Al utilizar las palabras de la derecha (también sin abusos), el escrito
fluirá mejor.
A. Monosílabos
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cuál (pronombre relativo usado en una cual (pronombre relativo sustituible por
interrogación o admiración): ¿Cuál de como): Es un personaje cual ninguno.
todos?
Pronombre relativo usado en el estilo
indirecto con su sentido interrogativo o
exclamativo: No sabía cuál escoger.
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B. O
C. Preguntas y exclamaciones
Las palabras cómo, cuándo, dónde y qué se acentúan cuando son preguntas o
exclamaciones.
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F. Has y haz
G. Echo y hecho
No deben confundirse echo, echas, echa, del verbo echar, que se escriben sin h
(me echó la culpa), y las formas hecho, hecha, hechas, del participio del verbo
hacer, que se escriben con h (he hecho todo lo que me pediste), al igual que el
sustantivo masculino hecho (es un hecho que mañana vamos a comer).
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Se escriben separadas:
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Si lo que las áreas requieren es asesoría sobre un documento que se presentará, será
necesario que:
Para ejemplificar el uso de un software pueden grabarse las pantallas tal como
aparecen en su monitor (“screen shots”).
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X. Bibliografía
Para escribir adecuadamente, hay que leer. A continuación, presentamos algunas
lecturas o libros que serán muy útiles en la redacción de cualquier documento.
GRANDE, Paloma, Diccionario de sinónimos y antónimos (1ª ed.), Espasa Calpe, 1996.
LARA, Luis Fernando, et al., Diccionario del español usual en México, El Colegio de
México, México, D.F., 1996
Real Academia Española, Ortografía de la lengua española, Espasa Calpe (falta el año)
Secretaria de la Función Pública (2007), Manual de lenguaje claro (3ª ed.), [en línea]
México D.F., de www.lenguajeciudadano.gob.mx
SECO, Manuel, Guía práctica del español actual. Diccionario breve de dudas y
dificultades (1ª ed.), Espasa Calpe, 2003.
SECO, Manuel, Gramática esencial de la lengua española (4ª ed.), España, Espasa
Calpe, 1999.
Zavala Ruiz, Roberto, El libro y sus orillas (paso la cita completa mañana)
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