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2. ÁREA DE ESTUDIO NO. 2

Evaluación del proyecto

2.2. ANALISIS INSTITUCIONAL Y ORGANIZACIONAL

Ing. José Antonio Bazurto Roldán, MBA / EGP / EDCC

Manta, 2013
 “YA NO SON LOS GRANDES
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LOS QUE SE COMEN
A LOS PEQUEÑOS

AHORA SON LOS VELOCES

LOS QUE SE COMEN
A LOS LENTOS”

“Definición de insensatez
..es continuar haciendo
las mismas cosas…
Y esperar diferentes
Resultados” Albert Einstein

1. AIO CORTO
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Arthur Koestler
1. Es fácil ENSEÑAR a alguien algo nuevo…..
2. Pero se necesita LUZ DIVINA para que un
PROFESOR CAMBIE en el participante, los
esquemas tradicionales con los que ha estado
acostumbrado a mirar las cosas...
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Nuestro enfoque intenta:

1. CREAR UN LENGUAJE consistente y
común
2. Crear un MARCO que incorpore
nuevas ideas y experiencias
3.
4. Incorporar IDEAS de la experiencia
nuestra y suya

5. Hacer ACCESIBLES tanto la

terminología, como las ideas y el
marco conceptual
6. TRATAR con múltiples y diversas
realidades y escenarios
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Niveles múltiples de comprensión

1. El AIO requiere que
continuemos
construyendo, en forma
progresiva niveles más
profundos de
comprensión y
entendimiento

2. Los problemas del

desarrollo requieren
encontrar
constantemente nuevas
formas de apoyo a los
cambios que se producen
necesariamente en
diferentes niveles
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Análisis Institucional y
de la Organización

1. En qué consiste
2. Cual es su origen
3. Por qué es necesario
4. Cuándo se realiza
5. Cómo se hace
6. Quién lo ejecuta
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Interacción entre institucionalidad

y organizaciones

Crea las reglas del juego

Institucionalidad

Organizaciones
Influyen y son afectadas por estas reglas
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Análisis institucional y
de la organización

Es un enfoque sistemático
e integral que analiza tanto a
la institucionalidad como a las
organizaciones, con el fin de
mejorar su desempeño.
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Ideas sobre la institucionalidad

• Las normas emergen de muchas
fuentes:

1. Leyes, regulaciones
2. Costumbres, cultura, sociedad
3. Ámbito político y económico
4. Tecnología, aspectos
demográficos, entorno, etc.
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Institucionalidad y organizaciones
existen en muchos niveles

Internacional
Nacional
Regional
Provincial
Cantonal
Local
Comunidad
Grupal
Familiar
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¿El por qué de la preocupación?

1. Las organizaciones están
interesadas en conocer sobre la
calidad de su desempeño

2. Los involucrados necesitan conocer

sobre la eficacia de la organización

3. Estudios globales sobre la

efectividad (eficacia y eficiencia) del
apoyo internacional
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¿Cuándo debe hacerse?

• La experiencia demuestra que los involucrados

tanto internos como externos requieren datos
de la organización:

▫ Cuando la organización está experimentando un

cambio importante
▫ A intervalos regulares (cada 2 años)
▫ Como parte de un proceso de mejoramiento
contínuo que está en marcha
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Ubicación dentro del ciclo del

proyecto financiado

Diálogo del
Aprobar el
país
Proyecto

Discusiones Proponer Ejecución del Evaluación

del Proyecto Proyecto Proyecto de Proyecto

Diagnóstico de AIO Análisis de AOI Monitoreo de AIO

Asuntos claves a cambiar

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¿Cómo se realiza el análisis?

• Autoanálisis
▫ Revisión de operaciones
▫ Proceso apoyado por agentes externos
• Análisis Externo
▫ Auditoría administrativa
▫ Evaluación de organismos donantes
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¿Quién?

1. Auditores
2. Consultores externos
3. Gerentes
4. Equipos de un departamento o una
unidad administrativa
5. Donantes
6. Bancos
7. Otros involucrados
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Características de un sistema AIO y su uso

Propósito
claro

Modelo útil Análisis

institucional
y de la
Procesos organización
apropiados efectivos

Metodología
adecuada
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Nuestro enfoque y supuestos básicos

sobre el AIO
1. Es un proceso de aprendizaje continuo
2. Ayuda a adquirir conocimientos y
experiencia
3. Las organizaciones y la
institucionalidad pueden aprender a
mejorar su desempeño
4. Marco de referencia y terminología
comunes ayudan a las personas a lograr
un mejor aprendizaje
5. El aprendizaje se facilita con un modelo
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Un modelo basado en el
PROACTIVIDAD
desempeño
!
Historia
! Misión
! Cultura
! Incentivos/Recompensas

ENTORNO DESEMPEÑO DE LA
ORGANIZACIÓN CAPACIDAD
Administrativo ! Eficacia
DE LA
Ambiental ORGANIZACIÓN
!
! Eficiencia
Social/Cultural ! Relevancia
! Flexibilidad Liderazgo estratégico
Tecnológico Viabilidad financiera Estructura
Económico Recursos humanos
Finanzas
Político o de parte Programa/servicios
Infraestructura
interesada Tecnología
Conectividad
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¿Qué es el éxito?
• Un cirujano de trasplante de hígado operó a diez
pacientes:

▫ 2 murieron
▫ 1, que había tenido cáncer en años
anteriores, sufrió una recaída
▫ El hígado de 1 paciente comenzó a fallar, y
fue necesario un segundo trasplante
▫ De los restantes 6 pacientes, sólo 3 fueron
capaces de reasumir sus vidas normales de
trabajo.
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Depende de a quién se le pregunte !!

• Cuestionado sobre su desempeño, el cirujano
manifestó haber tenido una tasa de éxito de 8
en 10
• Un inmunólogo calificó de 7 en 10, pues creyó
que el cirujano no debió haber operado en la
persona que había tenido cáncer
• Un administrador de costos calificó como de 6
en 10
• La enfermera 3 en 10, tomando en cuenta la
calidad de vida posterior a la operación

(Mintzberg, 1996, HBR)

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¿CUÁNDO SE VEN LOS RESULTADOS?

1. Cuando se siembra bambú, no

crece en cuatro años
2. En el quinto año, en el periodo de
sólo seis semanas, el bambú
crecerá hasta tener 10 metros de
altura
3. Por lo tanto, la pregunta sería, ¿el
bambú creció 10 metros en seis
semanas o en cinco años?
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Desempeño en nuestro modelo

1. Variables escogidas en el
modelo:

1. Eficacia
2. Eficiencia
3. Relevancia
4. Flexibilidad
5. Viabilidad financiera
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Desempeño de la Organización
1. Al nivel más sencillo, el desempeño de la
organización es el cumplimiento de la
razón de ser de la organización.

2. Las organizaciones se desempeñan bien

cuando cumplen exitosamente sus
objetivos, sin desperdiciar recursos y
adaptándose rápidamente a las necesidades
cambiantes del mercado.
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¿QUÉ ES UNA ORGANIZACIÓN EFICAZ?

1. Una organización que es capaz de
cumplir con el propósito para el que fue
creada.

2. Sus objetivos y propósitos están

establecidos en sus:
1. Misión mandatos
2. Leyes o acuerdos de constitución (creación)
3. Mandatos
4. Estrategias (planes)
5. Funciones organizacionales (manuales)
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¿QUÉ ES UNA ORGANIZACIÓN EFICIENTE?

1. Se asocia con el costo de alcanzar una meta,

objetivo o resultado organizacional.

1. Costo por unidad de producción, por graduado, por

operación, por kilovatio hora, etc.

2. También se asocia con el uso de

subsistemas tales como (tasa de vacantes y
desperdicio o ausencia)

3. Eficiencia es la tasa de conversión de

insumos en productos.
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Una organización es RELEVANTE

cuando.
1. Satisface los requerimientos de los
involucrados tanto en calidad como en
cantidad y oportunidad de los bienes y
servicios

2. Está alineada con los intereses de los

involucrados - usuario, no-usuario, cliente, no-
cliente, comprador, ciudadano, consumidor,
proveedor de fondos, inversionista, sindicato,
gobierno, empleado

3. La relevancia está relacionada con ideas de

calidad
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Una organización es FLEXIBLE cuando

1. Puede responder a mercados

emergentes, en respuesta a tendencias,
tecnologías u otras fuerzas externas

2. Puede crear/explotar nuevos mercados

o fuentes de ingreso

3. Es capaz de renovarse
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Viabilidad financiera significa. .

1. Apoyo financiero 6. Políticas que apoyan
sostenido la generación interna
2. Nuevas fuentes de de fondos
recursos, ingresos 7. Acceso racionalizado
3. Presupuesto a los insumos
equilibrado, presupuestados
ganancia 8. Razonable
4. Confiabilidad asignación
financiera gubernamental
5. Evidencia de 9. Los proyectos están
planificación diseñados para
financiera a corto y lograr sostenibilidad
largo plazo financiera
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Resumen
Desempeño organizacional
en el modelo AIO es:

1. El grado de cumplimiento de la misión y

objetivos organizacionales (eficacia)
2. La utilización óptima de los recursos a su
alcance (eficiencia)
3. El nivel de satisfacción de las necesidades
de los involucrados (relevancia),
4. El grado de respuesta a exigencias del
entorno (flexibilidad), y
5. El grado de sostenibilidad de la
organización a lo largo del tiempo
(viabilidad financiera)
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Análisis del desempeño

Fuente de
Concepto Variable Indicador Informaciòn Análisis Juicios
informaciòn

Eficacia

Eficiencia

Relevancia

Flexibilidad

Viabilidad
financiera
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- GRACIAS -
Contacto ponente
Ing. José Antonio Bazurto Roldán, MBA / EDCC / EGP
BOLEROCO - PERDONALA
bazurto.jose@gmail.com

Manta – Ecuador
2013