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1.1 Introducción
La creación de un sistema de software que incluya una Base de Datos (por ejemplo, un
sistema de control escolar, de inventarios, de facturación o de nóminas) es una actividad
que se encuentra incluida dentro de la disciplina de ingeniería conocida como Ingeniería de
Software. Esta disciplina proporciona métodos generales que se utilizan como guía para el
proceso de creación o modificación de tales sistemas, además de que plantea que un
sistema, sin importar su tipo, debe contar con atributos tales como mantenibilidad,
confiabilidad, eficiencia y usabilidad (Sommerville, 2000).
Dado que los sistemas se crean para ser utilizados en
organizaciones humanas y éstas son diferentes entre sí, un
sistema exitoso será aquel que mejor se adapte a las
necesidades específicas de la organización para la cual fue
creado, lo cual implica que los sistemas creados para
organizaciones diferentes diferirán uno del otro, aunque
se trate de sistemas del mismo tipo (es decir, un sistema
de control de inventarios creado para una empresa A será
diferente a un sistema de control de inventarios creado
para una empresa B).
Así, el éxito en la creación de un sistema es un proceso complejo que se fundamenta en la
percepción, el juicio y la creatividad de su desarrollador, razón por la cual la utilización de
herramientas automatizadas para la creación de sistemas implica una ayuda para algunas
actividades del proceso, pero no sustituye el ingenio y la experiencia humanos.
Aún cuando lo anterior presupone que no existe
un proceso estándar para la creación de un
sistema, existen métodos que definen las
actividades fundamentales comunes a ello. La utilización de un método presenta la ventaja
de estandarizar las actividades, facilitar su automatización y reducir los tiempos de creación
y capacitación relativos al sistema.
Dentro de la ingeniería de software, a estos métodos se les conoce como modelos de
desarrollo de software e incluyen, por ejemplo, al modelo de cascada y al modelo de
desarrollo evolutivo, los cuales se explicarán más adelante en forma muy breve debido a
que rebasan los límites del presente documento.
Aunque con algunas diferencias, en general podemos afirmar que todos los modelos de
desarrollo de sistemas de software incluyen 4 actividades imprescindibles:
• Análisis. Aquí se identifica lo que se espera del sistema y las restricciones asociadas a
éste.
• Diseño. Esta etapa incluye desde la creación de una imagen mental de la estructura y
funcionamiento del sistema (diseño conceptual), hasta su traslado a diseños más
detallados describiendo la configuración del sistema.
• Implementación y Prueba. Aquí se construye el sistema con la ayuda de herramientas
automatizadas, siempre tomando en cuenta que el producto debe cumplir con las
especificaciones descritas en las etapas anteriores; se incluyen también todas las
actividades necesarias para asegurar que el sistema realmente cumple con el propósito
para lo cual fue creado.
• Evolución y Mantenimiento. En esta etapa se incluyen las actividades relacionadas con
el mantenimiento del sistema considerando que, debido a que las organizaciones
humanas cambian con el paso del tiempo (es decir, evolucionan), todos los sistemas
serán objeto de modificaciones.
Utilizando la creación de un sistema de facturación como ejemplo práctico, en este capítulo
explicaremos las tres primeras actividades del proceso de elaboración de un Sistema de
Base de Datos.
Antes de proceder a crear nuestro Sistema de Base de Datos, sin embargo, definiremos
algunos conceptos básicos, así como el modelo de proceso (método) que utilizaremos y las
fases relacionadas con la planeación de un proyecto como éste (lo cual incluye definir y
organizar nuestras actividades como creadores del sistema).
1.2 Conceptos básicos
Hasta ahora hemos mencionado sistemas que incluyen una Base de Datos, pero no hemos
definido ¿qué es un dato?, ¿qué es una Base de Datos?, ¿cuáles son las herramientas
automatizadas que podemos utilizar para crear una Base de Datos?
Hansen (1998) define los
siguientes conceptos:
• Dato: Es un hecho aislado; no El futuro es hoy
constituye información Arte dentro de las PC
mientras no se relacione con
Cansados del gris del gabinete del CPU y de lo convencional de su diseño,
otra cosa (por ejemplo, “6 de miles de artistas y entusiastas de todo el mundo decidieron darle un soplo de
febrero de 1985” es un dato). aire fresco. Esta nueva forma de expresión, conocida como Casemodding,
consiste en alterar el exterior de las PCs para hacerlas más personales. Se
• Información: Está constituida trata no sólo de modificar su forma, sino también de adaptar los componentes
por datos organizados o a objetos impensados, como una máquina de hacer café, por ejemplo (¡Y
resumidos (por ejemplo, una pensar que no hace mucho, los fanáticos de Apple pusieron el grito en el cielo
cuando un fanático de las computadoras anunció que había modificado una
gráfica es un resumen visual Mac, insertándole partes de una PC!).
de datos, por lo que
proporciona información). La http://www.ciudad.com.ar/ar/portales/tecnologia/nota
/0,1357,50485,00.asp
fecha “6 de febrero de 1985” se convierte en información al asociarse con el día de
nacimiento de una persona.
• Base de Datos (BD): Es una colección de datos interrelacionados que pueden ser
utilizados por uno o más programas de aplicación.
• Sistema de Información: Es un sistema automatizado
que organiza datos para producir información.
• Sistema de Base de Datos: Está compuesto por una
Base de Datos, un sistema de gestión de Bases de Datos, el
hardware y el personal apropiados. Estos últimos pueden
dividirse en: el programador (quien crea programas de
aplicación que utilizan la base de datos), el usuario final
(quien accesa la base de datos por medio de programas de
aplicación) y, por último, el administrador de la base de
datos (quien se encarga del control general del Sistema de
Base de Datos).
• Sistema de Gestión de Bases de Datos (DBMS, por sus siglas en inglés): Es un sistema
computacional que facilita la gestión (administración) de Bases de Datos (por ejemplo,
Access, Dbase, Oracle, Informix, SQL Server, etc.).
En general, las bases de datos permiten el almacenamiento de grandes volúmenes de
información, de tal manera que su creación, actualización y consulta faciliten la toma de
decisiones dentro de las organizaciones.
Modelos de procesos
Como ya se mencionó, podemos utilizar diversos modelos (métodos) para la creación de un
Sistema de Base de Datos. Cada modelo representa al proceso de creación desde una
perspectiva particular, por lo que sólo provee información parcial acerca de ese proceso.
Estos modelos implican procesos generales para el desarrollo de un sistema. Sommerville
(2000) define los modelos más conocidos como sigue:
• Modelo de cascada. Toma las actividades fundamentales del proceso de desarrollo de
software y las representa como fases separadas del proceso que incluyen el análisis del
sistema, el diseño del sistema, la implementación y pruebas de unidad la integración y
prueba del sistema y la operación y mantenimiento del mismo. (Ver figura 1.1).
Figura 1.1 Modelo de Cascada
Actividad 1.1
Utiliza el plan presentado anteriormente como guía para crear el plan de proyecto de tu
propio Sistema de Facturación, que incluya:
1. Título
2. Introducción
3. Objetivos
4. Funciones generales del sistema
5. Productos esperados
6. Fases del proyecto (metodología)
7. Recursos necesarios
8. Cronograma de actividades.
• Datos del vendedor. Es recomendable que incluyan datos relacionados con el vendedor,
por ejemplo, para atender posibles aclaraciones o calcular el monto de su comisión por
las ventas realizadas. Dichos datos pueden ser su nombre y su clave de identificación.
• Datos de los artículos. Toda factura debe incluir datos de los artículos vendido, tales
como: su clave, descripción, unidad de medida, precio unitario y cantidad vendida.
• Cálculos. Finalmente, la factura debe incluir el cálculo del importe parcial y total de la
venta, así como el IVA aplicable. Estos datos deberán de ser almacenados en el sistema
para que la empresa pueda llevar el control de sus ingresos y de los impuestos que
deberá pagar a la Secretaría de Hacienda.
En la figura 1.2 también puedes observar que una Factura puede contener otros datos tales
como conducto y transporte para la entrega, número de pedido, etc. Sin embargo, estos
datos no serán considerados dentro de nuestro Sistema de facturación con el fin de
simplificar el ejemplo.
Actividad 1.2
Con base en lo aprendido en esta sección,
1. Realiza un análisis general de los datos que incluirá la Base que crearás para tu Sistema
de Facturación.
1,n n 1
TIPOPAGO FACTURA CLIENTE
n n 1
TIPOPAGO FACTURA CLIENTE
1 n n 1
TIPOPAGO FACTURA CLIENTE
1 n 1,n n 1
TIPOPAGO FACTURA CLIENTE
VENDEDOR
1 n n n 1
TIPOPAGO FACTURA CLIENTE
VENDEDOR
1 n n n 1
TIPOPAGO FACTURA CLIENTE
Finalmente, sabemos que en cada venta pueden venderse uno o más artículos, y que un
artículo puede venderse constantemente, mientras que otro artículo puede no venderse; lo
anterior implica que una Factura podrá contener los datos de uno o más artículos distintos y
también significa que, además, cada artículo específico podrá aparecer en varias facturas o
en ninguna. Todo esto nos lleva a la necesidad de modelar la relación Factura-Artículo,
cuya cardinalidad quedaría como se muestra en las figuras 1.6a, 1.6b y 1.6c
VENDEDOR
1 n n n 1
TIPOPAGO FACTURA CLIENTE
1,n
ARTÍCULO
VENDEDOR
1 n n n 1
TIPOPAGO FACTURA CLIENTE
1,n
ARTÍCULO
VENDEDOR
1 n n n 1
TIPOPAGO FACTURA CLIENTE
n
ARTÍCULO
Una vez completado el ejercicio anterior, el modelo de datos para el sistema de facturación
debe quedar como te mostramos en la figura 1.7. Observa que existen diferentes relaciones
entre las entidades; dichas relaciones pueden ser: de 1 a 1 (1→1), de 1 a varios (1→n), de
varios a varios (n→n).
VENDEDOR
1
n
1 n n 1
TIPOPAGO FACTURA CLIENTE
n
n
ARTICULO
Figura 1.7 Modelo de Datos
Observación:
Algunos autores sustituyen n por ∞ ó .
Notarás además que, para nuestro ejemplo, las entidades Factura y Artículo tienen una
relación n→n. Siempre que esto ocurra, lo indicaremos en el diagrama con un rombo
dibujado sobre la línea sólida que indica la relación entre el Artículo y la Factura; a estos
rombos les llamaremos uniones. Todas las uniones dentro del modelo de datos indican la
generación de una tabla. Algunos autores señalan las uniones con un rectángulo que
encierra las entidades, lo cual te mostramos en la figura 1.8.
FACTURA
1
FACTURA FACTURA
n n
nUNION ó
FACTURA-
ARTÍCULO
n
ARTICULO ARTICULO
n
ARTICULO
Actividad 1.3
Propiedad: Descripción:
Tamaño del Permite establecer el tamaño máximo de los datos almacenados en un campo de tipo
campo Texto, Numérico o Autonumérico.
Nuevos Sólo se aplica a los campos de tipo Autonumérico y nos permite especificar la forma en
valores que se incrementan los campos al agregar nuevos registros a una tabla.
Permite personalizar la forma en que los números, la fecha, la hora y el texto se
Formato muestran e imprimen. Puede utilizar uno de los formatos predefinidos o bien puede
crear un formato personalizado mediante los símbolos de formato.
Se usa para proporcionar información útil al usuario mediante títulos sobre los objetos
en distintas vistas: Los títulos de formularios especifican el texto que aparece en la
Título barra de título en la vista Formulario; los títulos de informes especifican el título del
informe en la Vista preliminar; y, finalmente, los títulos de botones y etiquetas
especifican el texto que aparece en el control.
Indexado Permite establecer un índice de un solo campo. Los índices hacen que las consultas
basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también aceleran las operaciones
de ordenación y agrupación. Sus valores son:
No.- Sin índice (Predeterminado).
Sí (Con duplicados).- El índice admite valores duplicados.
Sí (Sin duplicados).- El índice no admite valores duplicados.
Máscara de Sirve para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios
entrada pueden introducir en un control de cuadro de texto.
Especifica texto o una expresión que se introduce automáticamente en un control o
campo al crear un nuevo registro. Por ejemplo, si establecemos esta propiedad en un
Valor
campo de una tabla (como el campo Fecha de la tabla tabFactura), el control mostrará
predetermi-
la fecha actual del sistema. Esta propiedad no se aplica a los controles de casillas de
nado
verificación, botones de opción incluidos en un grupo de opciones, campos con el tipo
de dato autonumérico u Objeto OLE.
Propiedad: Descripción:
Puede utilizarse para especificar si es necesario que exista un valor en un campo. Si el
valor de esta propiedad es Sí, al introducir datos en un registro deberá especificar un
valor en el campo en cualquier control dependiente del mismo; además, el valor no
Requerido
podrá ser Nulo (por ejemplo, es posible que desees asegurarte de que el campo Nombre
de la tabla catCliente tenga siempre un valor en todos los registros). Esta propiedad no
se aplica a los campos de tipo autonumérico.
Permite especificar si una cadena de longitud cero (" ") es una entrada válida para un
Permitir
campo de una tabla. Esta propiedad solo se aplica a los campos de tipo Texto, Memo e
longitud cero
Hipervínculo.
Puedes utilizar la propiedad Regla de Validación con el fin de especificar requisitos
para los datos introducidos en un registro, un campo o un control.
Regla y
Texto de Cuando se introducen datos que infringen el valor de esta propiedad, se puede utiliza la
Validación propiedad Texto de Validación para especificar el mensaje que se mostrará al usuario.
Estas propiedades no son validas para las casillas de verificación, botones de opción o
botones de alternar.
Permite especificar el número de lugares decimales que utiliza Microsoft Access para
presentar números. Esta propiedad puede tener los siguientes valores: autonumérico
Lugares (los números aparecen en la forma especificada en la propiedad Formato) ó 0 a 15 (los
decimales dígitos situados a la derecha del separador decimal aparecen con el número de lugares
decimales especificado, y los situados a la izquierda del separador aparecen como
especifique el valor de la propiedad Formato).
Es recomendable que tus formularios incluyan un rótulo (conocido como etiqueta) con los
datos de la empresa y el logo de la misma; las etiquetas también te pueden servir para
indicar qué dato debe introducirse en cada cuadro de texto (los cuadros de texto son
campos en donde se introducen los datos que contendrá la base).
Además, en la parte inferior del formulario puedes incluir los botones de comando (botones
asociados a acciones) y los botones de desplazamiento (que te ayudarán a visualizar los
datos ya incluidos en tu base).
Es recomendable que crees tu propio patrón para diseñar tus formularios, de tal forma que
alinees y agrupes los elementos comunes (tales como datos de la empresa, botones de
comando, etc.) siempre de la misma forma, para que tus formularios tengan una
presentación homogénea y sean agradables a la vista.
Los formularios para los Vendedores, Artículos y Tipos de pago cuentan con características
similares al formulario Clientes, por lo que no los describiremos aquí; pero te proponemos
que intentes realizarlos tú solo. Hay otro formulario, sin embargo, que diseñaremos
contigo: el formulario para la emisión de facturas, al cual hemos llamado Facturación. En
la figura 1.11a te mostramos el diseño de este formulario.
Botón
agregar
Control de
lista
desplegable
Campos
Contenedores no
o “Frames” editables
Diseño de reportes
Al inicio del capítulo, también mencionamos como requisito que nuestro sistema debía de
emitir, además de las facturas, informes de concentrados de la facturación (Reportes). Los
reportes son documentos que emitirá el sistema y que, por tanto, también deben diseñarse.
La figura 1.12a te muestra el reporte Clientes.
Rótulo de
Logo Encabezado
Fecha de Emisión
Título del Reporte
Nombre de las
columnas de
datos
Datos del
Cliente
Pie de página
Observa que este reporte incluye un encabezado con los datos de la empresa, un listado con
todos los datos asociados a los clientes y un pie de página indicando el número de páginas
de que consta el reporte. La estructura es similar para los reportes de Vendedores y
Artículos., por lo que dejaremos que intentes diseñarlos por tu cuenta.
Existe otro reporte que es necesario diseñar: el Reporte de Facturas Emitidas (figura
1.12b), que constituye un concentrado de datos asociados a las facturas emitidas por el
sistema.
Este reporte contiene datos básicos de las facturas emitidas (tales como folio y fecha de
emisión), nombre del cliente y tipo de pago, los cálculos de IVA y total facturado incluidos
en las facturas emitidas (datos necesarios para el pago de impuestos) e incorpora cálculos
de totales globales facturados. Fíjate que debajo del diseño también incluimos un conjunto
de observaciones relacionadas.
Figura 1.12b Reporte de Facturas Emitidas
Diseño de páneles de control (menús)
Finalmente, abordaremos el diseño de los Páneles de Control o Menús, que son ventanas
que muestran las opciones que proporciona el sistema al usuario. Normalmente, en los
sistemas existe un menú principal y uno o varios submenús derivados de éste; lo anterior
equivale a decir que al diseñar los menús en realidad lo que estamos diseñando es la
estructura de las opciones o los niveles de opción que proporciona el sistema. La figura
1.13a muestra la estructura de nuestros menús.
Observa que, según la estructura propuesta en la figura, del Menú Principal podremos
acceder al Menú Informes (al cual llamaremos Submenú Informes) y de éste, a su vez,
podremos acceder a la opción Clientes (que se debe asociar, por tanto, al informe Clientes
de la figura 1.12a); de igual forma, del Menú Principal podremos acceder al Submenú
Catálogos y de éste, a la opción Clientes (que se debe asociar al formulario Clientes de la
figura 1.11). El mismo razonamiento se utiliza con las demás opciones de los submenús.
A continuación, en la figura 1.13a te mostramos el diseño del menú principal. Observa que
seguimos incluyendo en la parte superior los datos del sistema y los botones de ventana;
además, incluimos el nombre del menú y de los submenús asociados.
Figura 1.13b
Finalmente, incluimos el botón Salir, necesario para salir del sistema (en los submenús,
este botón es sustituido por el botón Regresar al menú principal). Como el diseño de los
submenús es similar al que aquí te mostramos, dejaremos que los realices por tu cuenta.
Actividad 1.4
Figura 1.14
Como finalizar Microsoft Access
1. Del menú Archivo selecciona la opción Salir.
Observaciones:
Si existe un acceso directo al programa dentro del escritorio de Windows, podrás
iniciarlo con solo hacer doble clic sobre el icono correspondiente a Access.
Al igual que en todos los programas de Windows, también puedes cerrar la aplicación
por medio del botón superior derecho
Cerrar ventana.
Como crear una base de datos
1. En el panel de tareas, del grupo Nuevo
selecciona la opción Base de datos en
blanco. Visualizarás una ventana
como la que se muestra en la figura
1.15
2. En esta ventana, debes seleccionar la
ubicación y asignar un nombre para tu
base de datos. Para nuestro ejemplo, el
nombre de la base será Facturación.
3. Una vez hecho lo anterior, visualizarás
una ventana como la que se muestra en
la figura 1.16, donde podrás observar
que la barra de título presenta el Figura 1.15
Figura 1.15
nombre que asignaste a tu base de
datos y donde además está
seleccionado, por omisión, en el
menú Objetos la opción Tablas y del
lado derecho la opción Crear una
tabla en vista Diseño.
Creación de las tablas en
vista diseño
El primer paso en la construcción de
nuestra base de datos consistirá en
desarrollar la estructura de tus tablas,
iniciaremos construyendo los que
denominamos como catálogos, por ser Figura 1.16
los más sencillos ya que no contienen en
su estructura ningún campo que haga referencia a un campo de otra tabla.
Para una mejor comprensión de este proceso, nos basaremos en la creación de la tabla
catCliente, tal y como se definió en la estructura de datos mencionada de la página 24 a la
26 de este mismo capítulo; para ello, haz lo siguiente:
1. Del menú Objetos selecciona la opción Tablas.
2. Haz doble clic en la opción Crear una tabla en vista Diseño.
3. Visualizarás una ventana como la que se muestra en la figura 1.17 en la cual debes de
escribir en la columna con el título Nombre del campo el nombre de cada una de las
columnas que contendrá la tabla.
4. Selecciona en la columna siguiente, para cada campo o columna el tipo de dato que le
corresponde y define simultáneamente en la parte inferior sus propiedades respectivas
(observa que las propiedades asociadas a cada campo varían según seleccionemos el
tipo de datos).
5. Siguiendo con los datos que contendrá la tabla, para introducir el indicador de clave
principal, posiciónate en el campo ID y haz clic en el botón Clave principal de la Barra
de herramientas Diseño de tabla.
6. Ahora cierra y guarda tu tabla haciendo clic en el botón Cerrar de la pantalla Vista
Diseño, ten mucho cuidado en utilizar el botón Cerrar Vista Diseño y no el de Cerrar
la Aplicación. Access te preguntará si deseas guardar los cambios, haz clic en el botón
Sí y escribe el nombre de la tabla, el cual en este caso es catCliente
Observación:
En la Barra de herramientas visualizarás el botón Vistas con el cual puedes seleccionar
una de las diferentes vistas que éste contiene. Las dos más utilizadas son Vista Diseño,
que es en la que te encuentras ahora, y la vista Hoja de datos, que te muestra los datos
de las tablas en forma de filas y columnas como en Excel.
Figura 1.17
Para la tabla catCliente, tu pantalla quedará como se muestra en la figura 1.17, donde
notarás que aparece una llave al lado derecho del campo ID, éste es el indicador de que este
campo es la clave principal de la tabla.
Actividad 1.5
Realiza lo siguiente:
1. Crea las tablas catArticulo, catTipoPago, catVendedor, de acuerdo con la estructura
definida para las mismas de la página 24 a la 26 de este capítulo y siguiendo el
procedimiento anterior.
Cuando termines ésta actividad, el área de trabajo de la opción Tablas quedará como se
muestra en la figura 1.18.
Figura 1.18
Figura 1.19
Figura 1.20
Figura 1.21
10. Visualizarás otra ventana como la que se muestra en la figura 1.21, en la cual debes
elegir los campos que contienen los valores que se incluirán en el campo de búsqueda.
Para nuestro ejemplo, selecciona el campo ID y el campo Nombre. Una vez realizada la
selección, haz clic en el botón Siguiente.
11. Visualizarás otra ventana como la que se muestra en la figura 1.22, en la cual
selecciona la opción Ocultar la columna clave (se recomienda), con el fin de que el
sistema muestre únicamente el nombre del cliente en la lista desplegable, y haz clic en
Realiza lo siguiente:
1. Agrega los campos IdVendedor e IdTipoPago a la tabla tabFactura, para terminarla.
2. Crea la tabla unionArticuloFacturado, realizando un procedimiento similar al que se
utilizó para crear la tabla tabFactura, pero en este caso el campo IdFactura no es un
campo de búsqueda, mientras que el campo IdArticulo sí lo es (en el diseño de la figura
1.11a de la página 27 definimos que este campo nos permitiría seleccionar la
descripción de cada uno de los artículos para la elaboración de nuestra factura).
Nota: Los campos que se tienen que seleccionar para el campo de búsqueda IdTipoPago
son los campos ID y TipoPago; para el campo IdVendedor se tendrá que seleccionar los
campos ID y Nombre; y para el campo IdArticulo se seleccionan los campos ID y
Descripcion.
Relaciones entre las tablas
Ya que terminaste de crear todas las tablas, ahora es el momento de establecer las
relaciones entre ellas basándote en el modelo de datos y en el modelo entidad-relación, que
explicamos en las páginas 19 y 20 de este libro.
Para ello, haz clic en el botón Relaciones de la Barra de herramientas Base de datos.
Figura 1.24
Visualizarás una pantalla similar a la de la figura 1.24; en ella se muestran las relaciones
existentes entre las tablas del sistema de Facturación. Estas relaciones fueron creadas
automáticamente cuando se elaboraron los campos de búsqueda; sin embargo, no tienen la
cardinalidad que se mencionó en el modelo de datos, por lo que no son las correctas. Lo
anterior implica que debemos eliminarlas o volver a definirlas. Para facilitar la tarea,
eliminaremos y volveremos a definir dichas relaciones haciendo lo siguiente:
1. Para eliminar una relación, haz clic en la línea que indica la relación y después presiona
la tecla Supr o Del. Access te preguntará si realmente deseas eliminar la relación, a lo
que debes responder Sí.
2. Reacomoda las tablas en el diagrama de tal forma que te facilite dibujar las nuevas
relaciones; para ello, posiciónate en la tabla que quieres mover y arrástrala hasta la
posición que desees que tenga en tu diagrama.
3. Redefine las relaciones seleccionando el campo de la tabla y arrastrándolo a su
correspondiente en la otra tabla (por ejemplo, para nuestro sistema arrastramos el
campo ID de la tabla catCliente hasta su correspondiente IdCliente de la tabla
tabFactura). Visualizarás una pantalla como la que se muestra en la figura 1.25,
observa, en la parte inferior de la figura, que la relación de catCliente a tabFactura es
del tipo uno a varios. Antes de presionar el botón Crear, selecciona la opción Exigir
integridad referencial.
Figura 1.25
Observaciones:
La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Access para garantizar que
las relaciones entre las tablas son válidas y que no se eliminarán ni modificarán
accidentalmente datos relacionados. (Así, por ejemplo, no podrás crear una factura para
un cliente que no existe en tu base, sino que deberás “crear” al cliente para después
hacerle su factura).
Al definir el tipo de relación, Access siempre asigna 1 a la tabla donde se encuentra la
clave principal y ∞ a la tabla donde se encuentra la clave externa.
Actividad 1.7
Realiza lo siguiente:
1. Elabora las relaciones que faltan, recuerda que esto lo debes hacer basándote en el
modelo de datos y en el modelo entidad-relación de las páginas 19 y 20. Al terminar
esta actividad tu pantalla de Relaciones debe quedar como se muestra en la figura 1.26.
Algunos autores llaman diagrama entidad-relación a este diagrama.
Figura 1.26
Figura 1.27
3. Selecciona la tabla en la cual estará basado el formulario. Para nuestro ejemplo,
selecciona la tabla catCliente y elige todos sus campos excepto ID, como se muestra en
la figura 1.28. Haz clic en el botón Siguiente.
Figura 1.28
Figura 1.29
5. Selecciona el estilo Estándar, como se muestra en la figura 1.30 y haz clic en el botón
Siguiente.
6. Escribe el nombre de tu formulario (para este ejemplo, será frmCliente como se muestra
en la figura 1.31) y haz clic en el botón Finalizar.
Figura 1.30
Figura 1.31
Figura 1.32
Observación:
Observa que la parte inferior de la figura 1.32 se
encuentra un control llamado Botones de
desplazamiento que, como su nombre lo dice,
nos permite desplazarnos de registro en registro
y además nos permite agregar un nuevo registro.
En la siguiente figura te mencionamos para qué
sirve cada uno de los botones que este control
contiene (este control aparece automáticamente
en cada uno de los formulario que se elaboran).
Como podrás observar en la figura 1.33, un formulario consta de tres secciones:
Encabezado, Detalle y Pie de formulario. Esta estructura la podemos observar
cuando visualizamos los formularios en la Vista diseño. Para cambiar de una vista a Vista
otra solo selecciona el botón Vista (el cual cambia de imagen dependiendo de la vista Diseño
en la que te encuentres) de la Barra Vista Formulario.
Tú puedes aumentar o
disminuir el tamaño de estas
secciones arrastrando los
bordes de cada sección hasta
la longitud deseada.
La sección llamada
Encabezado se utiliza para
incluir alguna imagen (el
logo de la empresa, por
ejemplo) y escribir títulos o
rótulos en general; en nuestro
caso, aquí colocaremos el
logo, nombre y dirección de
la empresa.
La sección llamada Detalle
constituye el espacio donde
Figura 1.33
se capturarán los datos. Aquí
puedes modificar el orden y
el tamaño de los cuadros de texto (por ninguna razón le cambies el nombre a los cuadros de
texto), añadir acentos a las etiquetas, etc.
En el Pie del formulario se añadirán los botones de comando (por ejemplo, los botones
Deshacer, Imprimir, etc.). Esto se explicará más adelante.
Puedes obtener un mejor diseño en los formularios creados (añadir imágenes y colores,
cambiar las fuentes, etc.) utiliza el Cuadro de herramientas en la Vista diseño el cual es
similar al que se muestra en la figura 1.34.
Para agregar uno de los controles del Cuadro de herramientas al formulario solo tienes que
seleccionar el control y dibujarlo, puedes modificar sus propiedades como formato, fuente,
tamaño, título, entre otros; para ello, haz lo siguiente:
1. Haz clic con el botón derecho sobre el control que desees modificar, visualizarás una
lista de opciones de la cual debes seleccionar la opción Propiedades. Visualizarás una
ventana como la que se muestra en la figura 1.35, en ella puedes modificar cada una de
las propiedades que ahí se muestran. Estas propiedades varían dependiendo del tipo de
control que selecciones.
Figura 1.35
Para nuestro ejemplo, el formulario debe quedar tal y como se diseñó en la figura 1.11 de la
página 26. En la figura 1.36, te mostramos un ejemplo de cómo debe quedar el formulario
Clientes una vez terminado, como podrás observar a este formulario se le agregó el logo,
nombre, dirección, código postal y teléfono de la empresa y se modificaron las
propiedades: Titulo=Cliente, Botones Minimizar Maximizar=No, Selector de registros=No
y Separador de registros=No. Además, se acomodaron los controles de acuerdo al diseño
Figura 1.36
antes elaborado.
Actividad 1.8
Realiza lo siguiente:
1. Elabora las ventanas de captura de artículos, vendedores y tipo de pago, siguiendo los
pasos que se describieron en la elaboración de la venta de clientes.
Figura 1.37
A continuación crea la consulta que contendrá los datos de los artículos facturados (el
cuerpo de la factura); esta se creará utilizando todos los campos de la tabla
unionArticuloFacturado (IdFactura, IdArticulo, Cantidad, PrecUnitFac y PorIvaFac) y los
campos Clave, PrecUnitArt y PorIvaArt de la tabla catArticulo como podrás observar, no
se incluyen los campos ID y Descripción, debido a que ya se encuentran incluidos en el
campo de búsqueda en la tabla unionArticuloFacturado en el campo IdArticulo. Para ello
haz lo siguiente:
1. Del menú Objetos selecciona la opción Consultas
2. Haz doble clic en la opción Crear una consulta en vista Diseño como se muestra en la
figura 1.39.
3. Visualizarás una ventana de la cual debes seleccionar las tablas unionArticuloFacturado
y catArticulo. Después, haz clic en el botón Cerrar.
4. Haz doble clic en cada uno de los campos de las dos tablas seleccionadas (exceptuando
ID y Descripcion da la tabla catArticulo, como se mencionó anteriormente).
Antes de guardar tu consulta, deberás de añadir los campos calculados Importe e Iva (si no
los incluyes, deberás de calcularlos por tu cuenta al momento de elaborar la factura y
entonces para qué utilizar la PC ¿Verdad?). Para agregar los campos calculados haz lo
siguiente:
1. Posiciónate en el renglón Campo al final de los campos que agregaste anteriormente,
escribe Importe:Cantidad*PrecUnitFac y haz clic en la siguiente columna para salir del
campo. Notarás que Access encierra tu fórmula entre corchetes de manera automática.
Esta fórmula indica que se agregará un campo con el nombre Importe, el cual contendrá
el resultado de multiplicar el campo Cantidad con el campo PrecUnitFac, asegúrate de
utilizar los nombres correctos de los campos involucrados.
2. Posiciónate nuevamente en el renglón Campo y escribe Iva:Importe*PorIvaFac/100.
Esta formula indica que se agregará un campo con el nombre Iva, el cual contendrá el
resultado de dividir entre 100 el producto del contenido de los campos Importe y
PorIvaFac. Visualizarás una ventana como la que se muestra en la figura 1.40
Figura 1.40
3. Cierra la ventana y guarda tu consulta con el nombre conArticuloFac. Para ello haz clic
en el botón Guardar de la Barra de Herramientas Diseño de consultas y coloca el
nombre antes mencionado.
El futuro es hoy
Reloj de pared.
Estamos en medio de una calle sin reloj y ya es de noche. ¿Le preguntamos
la hora a un desconocido? No, en vez de arriesgarnos a un asalto ahora la
solución viene en el formato del Mini Time Projection Clock, que proyecta
la hora exacta sobre cualquier superficie, utilizando para ello una luz
interna. Del tamaño de un llavero, basta con aplaudir para que el proyector
se encienda, ya que cuenta con un sistema de activación por ruido.
Con las dos consultas anteriores tenemos todos los datos necesarios para crear el formulario
principal. Ahora, realiza lo siguiente:
1. Del menú Objetos selecciona la opción
Formulario.
2. Haz doble clic en la opción Crear un
formulario utilizando el asistente, como
se muestra en la figura 1.41.
3. Visualizarás una ventana de la cual
debes seleccionar la consulta
conEncabezadoFactura y agregar todos
los campos que contiene; después,
selecciona la consulta conArticuloFac y
agrega todos los campos excepto los
campos IdFactura, PrecUnitArt y
PorIvaArt (el campo IdFactura no es Figura 1.41
necesario agregarlo ya que en el diseño del formulario principal no se tomó en cuenta, y
los campos PrecUnitArt y PorIvaArt se omiten porque para el formulario principal
utilizaremos los campos PrecUnitFac y PorIvaFac por razones que se mencionan más
adelante); lo anterior se muestra en la figura 1.42. Haz clic en el botón Siguiente.
4. Visualizarás una ventana que te pregunta Cómo deseas ver los datos y te permite
seleccionar una de las dos consultas utilizadas. Selecciona por conEncabezadoFac y en
la parte inferior selecciona la opción formulario con subformularios, como se muestra
en la figura 1.43. Haz clic en el botón Siguiente.
5. En la siguiente pantalla, selecciona la opción de distribución en forma Hoja de datos
como se muestra en la figura 1.44 y haz clic en el botón Siguiente.
Figura 1.42
Figura 1.43
Figura 1.44
6. Selecciona el estilo Estándar como se muestra en la figura 1.45 y haz clic en el botón
Siguiente.
Figura 1.45
Figura 1.46
Figura 1.47
Observa que el formulario principal contiene todos los campos necesarios para la creación
de la factura. Sin embargo, aún no hemos resuelto el problema planteado en la página 17,
referente a la actualización no deseada de los datos correspondientes al precio y/o
porcentaje de IVA de cada artículo contenido en las facturas ya emitidas y almacenadas en
la base de datos.
Para resolver este problema es necesario crear una macro que permita actualizar los datos
del precio e IVA al crear nuevas facturas, pero sin modificar los datos de las facturas
anteriores cuando estas se visualicen al consultar las por medio de el mismo formulario (a
través de los Botones de desplazamiento).
Es decir, qué pasa si en una fecha F1 facturamos el artículo A1 a un precio P1 y,
posteriormente, en una fecha F2 se modifica el precio del artículo A1 a P2. Es evidente que
este nuevo precio se debe aplicar a las facturas emitidas en fecha posterior a F2, pero no a
las emitidas con anterioridad y cuyos datos ya se encuentran almacenados.
¿Qué complicaciones nos trae lo anterior? Es evidente que si el precio cambia las nuevas
facturas deberán tener el nuevo precio y las anteriores, los precios anteriores. El problema
es que utilizaremos el mismo formulario para ver las facturas nuevas y las emitidas con
anterioridad, por lo cual necesitaremos que cuando el formulario nos presente los datos de
precio unitario y porcentaje de IVA utilizado en una factura anterior, lo tome de la tabla
unionArticuloFacturado y cuando nos presente los datos correspondientes al momento de
estar emitiendo una factura, los tome de la tabla tabArticulo.
Creación de la macro para el formulario principal
Una macro es un conjunto de una o más acciones (inclusive, una macro puede consistir de
un conjunto de macros). Cada macro realiza una acción determinada, tal como abrir un
formulario o imprimir un informe. Las macros, en general, nos ayudan a automatizar las
tareas comunes y repetitivas.
Para crear la macro que utilizaremos en el formulario principal, haz lo siguiente:
1. Abre el formulario frmArticuloFac Subformulario y visualízalo en Vista diseño.
2. Haz clic con el botón derecho en el campo IdArticulo y selecciona la opción
Propiedades. Recuerda que nuestro sistema está siendo diseñado y construido para que
al seleccionar la descripción de un artículo,
automáticamente se muestren su precio
unitario sin IVA y el porcentaje de IVA
asociado, además de que el campo de
búsqueda asociado a la Descripción del
artículo sea el IdArticulo. Para ello es que
debemos asociar la macro que vamos a
construir con el IdArticulo.
3. Selecciona la ficha Eventos, haz clic en la
propiedad Después de actualizar y
nuevamente haz clic en el botón que se
encuentra al lado de dicho campo como se
muestra en la figura 1.48.
Figura 1.48
4. Visualizarás una ventana como la que se muestra
en la figura 1.49. Selecciona la opción Generador
de macros y haz clic en el botón Aceptar.
5. A continuación coloca un nombre a la macro; en
este caso, escribe macActualizadoDatos como se
muestra en la figura 1.50.
6. Visualizarás la ventana Macro, de la cual en la
columna Acción seleccionarás la opción Figura 1.49
EstablecerValor. Esto hará que se muestren dos
opciones en la parte inferior izquierda de la
ventana. En la opción Elemento, escribe el nombre
del elemento que queremos actualizar; para nuestro
ejemplo, escribe PrecUnitFac y en la opción
Expresión, escribe PrecUnitArt (esto es para
actualizar el Precio unitario del artículo). El Figura 1.50
procedimiento se muestra en la figura 1.51.
Figura 1.51
7. Dado que la actualización también será necesaria para el porcentaje del IVA, en la
columna Acción selecciona nuevamente la opción EstablecerValor y en la opción
Elemento escribe PorIvaFac y en la opción Expresión, escribe PorIvaArt.
8. Finalmente, guarda la macro, cierra las ventanas y regresa a la pantalla principal de tu
Base de Datos.
Ahora sí, cada vez que utilices el formulario principal para crear una nueva factura, éste
incluirá los precios y porcentajes de IVA actualizados.
Vinculación del formulario principal con otros formularios
Cada vez que elaboremos una factura será necesario seleccionar, por medio de los controles
de listas desplegables respectivas, el vendedor, el tipo de pago, el artículo y el cliente
específicos de entre los que aparecen en nuestros catálogos, pero ¿qué pasa si el dato
buscado no existe para seleccionarlo? Como recordaras en el diseño del formulario
principal se muestra un botón a lado de las listas desplegables de Cliente, Vendedor, Forma
de pago y para el caso de los artículos el botón Agregar Articulo. Para agregar estos
botones de comando se explica el siguiente tema.
Botones de comandos
Para evitar el tener que cerrar el formulario principal y abrir algún otro (para agregar los
datos de un cliente, por ejemplo), podemos añadir a este formulario un botón de comando
que “llame” a las ventanas de captura (formularios) correspondientes. Para ello haz
lo siguiente:
1. Abre el formulario principal frmEncabezadoFac en Vista diseño.
2. Del Cuadro de Herramientas que se mostró en la figura 1.34, selecciona la opción
Botón de comando y dibuja el botón a la derecha del campo IdCliente. En forma
automática visualizarás la ventana del Asistente para botones de comando. En ella
selecciona la categoría Operaciones con formularios y, posteriormente, la acción Abrir
formulario como se muestra en la figura 1.52 y haz clic en el botón Siguiente.
3. Selecciona el formulario correspondiente (en este caso, frmCliente como se muestra en
la figura 1.53) y haz clic en el botón Siguiente.
4. Haz clic en la opción Abrir el formulario y mostrar todos los registros como se muestra
en la figura 1.54 y después haz clic en el botón Siguiente.
5. En la opción Texto, escribe tres puntos (…) como se muestra en la figura 1.55 y
haz clic en el botón Siguiente. El contenido de esta opción se visualizarás como
rótulo en el botón.
6. Escribe el nombre del botón (en este caso, cmdAddCliente como se muestra en la figura
1.56) y haz clic en el botón Finalizar.
Figura 1.54
Figura 1.55
Figura 1.56
Actividad 1.9
Realiza lo siguiente:
1. Crea los botones relacionados con las listas desplegables del tipo de pago, vendedor y
artículo, siguiendo los pasos del 2 al 6 descritos anteriormente (recuerda que para el
caso de artículo, se tiene que sustituir los tres puntos (…) por la frase Agregar
Artículo).
2. Agrega también el botón Deshacer, para eliminar algún registro. Para ello, realiza lo
siguiente:
a) Del Cuadro de Herramientas que se mostró en la figura 1.34, selecciona la opción
Botón de comando y dibuja el botón en el pie del formulario, en la posición que se
indicó en el diseño de dicho formulario.
b) En forma automática visualizarás la ventana del Asistente para botones de
comando. Selecciona la categoría Operaciones con registro y la acción Deshacer
registro. Haz clic en el botón Siguiente.
c) En la opción Texto, escribe la palabra Deshacer y haz clic en el botón Siguiente.
d) Escribe el nombre del botón (en este caso, cmdDeshacer) y haz clic en el botón
Finalizar.
Observación:
Si en tu formulario no se logran ver todos los campos del subformulario, esto se debe a
que el tamaño de cada uno de ellos es muy grande. Lo que puedes hacer es disminuir el
tamaño de cada campo hasta que logres visualizar todos los campos, de lo contrario
Access colocará una barra de desplazamiento horizontal para que puedas visualizarlos.
Tu pantalla deberá quedar como se muestra en la figura 1.57
Figura 1.57
Figura 1.58
Figura 1.59
Realiza lo siguiente:
1. Repite los paso 9 y 10 para los botones cmdAddArticulo, cmdAddTipoPago y
cmdAddVendedor
Finalmente, elimina de tu formulario principal el botón cmdActualizar ya que este no forma
parte del diseño y solo lo ocupamos para copiar la línea de código que realiza la
actualización de los datos en el formulario.
Cómo agregar campos calculados (Subtotal, Iva y Total de la factura)
Para finalizar la elaboración del formulario principal de facturación, solo falta añadir los
controles donde se visualizarán la suma de importes o Subtotal, la suma de impuestos o
IVA a pagar y la suma de ellos o Total. Debido a que los datos de donde se calcularán
estos valores están en el subformulario, tendremos que agregar primero tres controles al
subformulario y ahí realizar los cálculos. Posteriormente, agregaremos al formulario
principal otros tres controles desde donde podremos visualizarlos. Para ello, realiza lo
siguiente:
1. Abre el subformulario en Vista diseño.
2. Del Cuadro de Herramientas, selecciona Cuadro de texto y dibuja un cuadro de texto
en el pie del subformulario.
3. Haz clic derecho en el cuadro de texto y selecciona la opción Propiedades.
4. En la ficha Datos, en la propiedad Origen del control escribe la fórmula
=Suma(Importe) como se muestra
en la figura 1.60.
5. En la ficha Otras, haz clic en la propiedad Nombre y escribe txtSubtotal como se
muestra en la figura 1.61.
6. Cierra la ventana y observa que en el cuadro de texto se muestra la fórmula que recién
se introdujo.
Figura 1.62
Figura 1.63
6. En la ventana inferior central, haz doble clic en txtSubtotal que fue el nombre que le
dimos al control que creamos para calcular el Subtotal de la factura en la sección
anterior (observa que la fórmula correspondiente aparece en la ventana superior) como
se muestra en la figura 1.63 y después haz clic en el botón Aceptar.
7. En la ficha Todas de la ventana del Cuadro de texto, haz clic en la propiedad Formato y
elige la opción Moneda. También haz clic en la propiedad Alineación del texto y elige
la opción Derecha.
8. Cierra la ventana.
Actividad 1.11
Realiza lo siguiente:
1. Repite los paso del 2 al 6 para crear los controles que contendrán el valor del IVA y
Total del subformulario, y coloca en ellos lo siguiente:
Arreglos finales
1. En el campo de Fecha, haz clic derecho y selecciona la opción Propiedades,
visualizarás la ventana de propiedades, selecciona la ficha Formato, haz clic en la
propiedad Formato y elige la opción Fecha larga, aquí mismo el la propiedad Color
del fondo coloca un color gris claro.
2. Modifica las etiquetas de los cuadros de texto, según el diseño de la página 27 de este
capítulo.
3. Agregar el logo, nombre y demás datos de la empresa en la parte superior, como lo
hiciste en los demás formularios.
4. Para los campos no editables como Direccion, Rfc, Telefono, etc, modifica la propiedad
Color del fondo a un color amarillo, esto para indicarle a los usuarios del sistema que
en dichos campos no podrán agregar datos, solo visualizarlos.
Después de estas actividades tu formulario principal debe quedar tal y como se muestra en
la figura 1.65.
Figura 1.65
Como podrás observar, hasta el momento ya tenemos listo el formulario para la creación de
las facturas del sistema, pero falta lo más importante: mandar a imprimir dicha factura. Para
hacer ésto necesitamos colocar un botón que al hacer clic nos permita imprimir el informe
que contiene dichos datos. A este informe le llamaremos infImprimirFactura el cual se
explicara mas adelante, junto con el procedimiento para agregar el botón Imprimir.
Creación de los informes
En cualquier organización, siempre es necesario elaborar reportes relacionados con las
actividades realizadas. En nuestro ejemplo, necesitamos informes relacionados con las
cantidades de artículos, clientes o ingresos que se están facturando. En Access, a dichos
reportes se les llama Informes. Como ya te habrás dado cuenta, al igual que con los
formularios podemos tener informes cuyos datos provienen de una o de varias tablas
relacionadas. Como podrás suponer, en los informes de varias tablas haremos uso de
consultas. A continuación te guiaremos en el proceso de elaboración de un informe con una
sola tabla de datos asociada. Como ejemplo, crearemos el informe de Clientes, para ello
realiza lo siguiente:
1. Del menú Objetos selecciona la opción Informes.
2. Haz doble clic en la opción Crear un informe utilizando el asistente, como se muestra
en la figura 1.66.
Figura 1.66
3. Elige la tabla a partir de la cual se creará el informe. Para nuestro ejemplo, elige
catCliente y selecciona todos los campos exceptuando ID (ya que consideramos que no
es importante) como se muestra en la figura 1.67. Haz clic en el botón Siguiente.
4. Visualizarás una ventana que nos pregunta si deseamos algún nivel de agrupamiento
(figura 1.68). Dado que no deseamos agrupar, haz clic en el botón Siguiente.
5. A continuación visualizarás, otra ventana de diálogo por medio de la cual podrás
indicar a Access si deseas ordenar los datos a mostrar e indicar el campo o los campos
con base en los cuales se ordenará, así como el tipo de ordenamiento. Para nuestro
ejemplo, selecciona el campo Nombre (asegúrate que sea de forma ascendente) como se
muestra en la figura 1.69 y haz clic en el botón Siguiente.
Figura 1.70
Figura 1.71
Figura 1.72
6. Selecciona la distribución Tabular y la orientación Horizontal como se muestra en la
figura 1.70, y haz clic en el botón Siguiente.
7. Elige el estilo Corporativa como se muestra en la figura 1.71y haz clic en el botón
Siguiente.
8. Escribe como título para tu informe infCliente y haz clic en el botón Finalizar
como se muestra en la figura 1.72.
Figura 1.73
Tu informe se verá como se muestra en la figura 1.73.
Recuerda que puedes modificar el diseño de tus informes haciendo clic en Vista diseño.
Puedes agregar el logo, nombre y demás datos de la empresa, el título del informe, etc. (este
proceso es similar al que se hizo con los formularios) de tal forma que tu informe se vea
como se muestra en la figura 1.74 (cabe aclarar que en dicha figura ya existen datos en
nuestro sistema).
Figura 1.74
Actividad 1.13
Realiza lo siguiente:
1. Siguiendo los pasos descritos anteriormente crea los informes de artículos, tipo de pago
y vendedor.
Figura 1.75
7. En el renglón Criterios de la columna correspondiente al campo Fecha, escribe lo
siguiente: Entre[Fecha Inicio Periodo] y [Fecha Fin Periodo] para que, al momento de
ejecutar la consulta, el sistema te presente una pantalla como la de la figura 1.76, donde
podrás introducir el intervalo de tiempo que deseas se muestre en el informe.
8. Guarda tu consulta con el nombre conFacEmitidas.
Ahora crearemos el informe utilizando la consulta anterior y agregando las opciones de
resumen correspondientes. Para ello realiza lo siguiente:
1. Del menú Objeto selecciona la opción de Informes.
2. Haz doble clic en la opción Crear un informe utilizando el asistente.
3. Selecciona la consulta conFacEmitidas y agrega todos sus campos y haz clic en el
botón Siguiente.
4. En la ventana de agrupamiento selecciona la opción por Fecha, ésto nos permitirá
visualizar las facturas de nuestro informe por medio de la fecha y después, haz clic en
el botón Siguiente.
5. Elige la opción ordenar por el campo
IdCliente, Fecha o Folio, posteriormente haz
clic en el botón Opciones de resumen y activa
la columna Suma para los renglones Importe,
Iva y Total y haz clic en el botón Siguiente.
6. Selecciona la opción distribución por Bloque
en forma Horizontal y haz clic en el botón
Siguiente.
7. Elige el estilo Corporativa, haz clic en el
botón Siguiente.
8. Guarda tu informe con el nombre
InfFacEmitidas y haz clic en el botón
Finalizar. Figura 1.76
Figura 1.77
Recuerda que puedes modificar el diseño de tus informes haciendo clic en Vista diseño.
Puedes agregar el logo, nombre y demás datos de la empresa, el título del informe, etc. (este
proceso es similar al que se hizo con los formularios), de tal forma que tu informe se vea
como se muestra en la figura 1.78.
Figura 1.78
Informe para la Factura
En una sección anterior mencionamos que para mandar a imprimir la factura hacía falta la
elaboración de un informe, y es en esta sección donde lo construiremos. Dicho informe
incluirá datos que se encuentran contenidos en varias tablas relacionadas y, por tanto,
requerirá una consulta como fuente de datos. Dicho informe estará diseñado para ser
impreso en un formato de factura como la que se mostró en la figura de la página 12 de este
capítulo.
La creación del informe para la factura consistirá de dos partes: primero, crearemos una
consulta que proporcione los datos necesarios y, en segundo lugar, el informe propiamente
dicho. El procedimiento para crear la consulta es el siguiente:
1. Del menú Objetos selecciona la
opción Consultas.
2. Haz doble clic en la opción Crear una
consulta en vista diseño. Observa la
figura 1.79.
3. Agrega a tu consulta las tablas
tabFactura, catCliente,
unionArticuloFacturado y catAriculo.
Haz clic en el botón Cerrar.
4. Visualizarás una pantalla como la que
se muestra en la figura 1.80; como
podrás observar, automáticamente se
agregaron relaciones que no fueron Figura 1.79
creadas por nosotros y que deben ser
eliminadas. Reacomoda las tablas en el diagrama de tal forma que te facilite ver las
relaciones que existen entre ellas; después de esto, tu pantalla debe verse como la figura
1.81.
Figura 1.80
Figura 1.81
Figura 1.83
Figura 1.84
Figura 1.85
5. En la siguiente ventana no es necesario seleccionar un campo para la ordenación de los
datos, pero sí debemos de seleccionar algunas opciones de resumen. Para ello, haz clic
en el botón Opciones de resumen y activa la columna Suma para los renglones
Importe, Iva y Total como se muestra en la figura 1.86 y haz clic en el botón
Siguiente.
Figura 1.86
6. Selecciona la opción distribución en Pasos en forma Vertical y haz clic en el botón
Siguiente
7. Elige el estilo Corporativa y haz clic en el botón Siguiente.
8. Guarda tu informe con el nombre infImprimeFactura y haz clic en el botón Finalizar.
Figura 1.87
Tu informe se verá como se muestra en la figura 1.87.
9. A este informe debes quitarle todas las etiquetas (son los controles que muestran el
texto en negritas, la mayor parte de ellas se encuentra en la sección Encabezado de
página) para esto solo selecciona la etiqueta o etiquetas y presiona la tecla Supr o Del
(esto se hace porque, como se dijo anteriormente, la hoja que se utilizará para imprimir
las facturas ya contiene estos rótulos). Debes de acomodar los campos de tal forma que
se impriman en los lugares indicados, observa la figura 1.88.
Figura 1.88
Si mandas a imprimir el informe en este momento, se imprimirán todas las facturas que se
encuentren en tu sistema y el objetivo del informe es mandar a imprimir solo la que el usuario
esté visualizando en ese momento, por lo tanto, hay que hacer lo siguiente:
1. Haz clic con el botón derecho, en la esquina superior
izquierda del informe, visualizarás una lista de opciones de la
cual selecciona la opción Propiedades. Observa la figura
1.89.
2. Visualizarás la ventana de Propiedades del informe en la
propiedad Filtro de la ficha Datos escribe [Folio]=
[Forms]![frmEncabezadoFactura]![Folio] esto
permite que se visualice el informe únicamente con los datos
de la factura actual (los datos de las otras facturas se omiten).
3. En la misma ficha Datos en la propiedad Activar filtro
Figura 1.89
escribe Sí observa la figura 1.90. Cierra la ventana de
Propiedades.
4. Por último, guarda los cambios efectuados al informe y haz clic en el botón Cerrar.
¡Listo! Ahora sí ya
tienes el informe de la
factura, solo resta crear
el botón que nos
permita mandarla a
imprimir desde el
formulario principal.
Para esto, haz lo
Figura 1.90
siguiente:
Figura 1.91
7. Selecciona el informe infImprimeFactura como se muestra en la figura 1.92 y haz clic
en el botón Siguiente.
8. En la opción Texto, escribe Imprimir como se muestra en la figura 1.93 y haz clic en el
botón Siguiente. El contenido de esta opción se visualiza como rótulo en el botón (en
nuestro caso la palabra Imprimir, de acuerdo con nuestro diseño).
Figura 1.92
Figura 1.93
9. Escribe el nombre del botón (en este caso, cmdImprimir) como se muestra en la figura
1.94 y haz clic en el botón Finalizar.
Figura 1.94
Integración del sistema
Hasta aquí prácticamente has concluido tu base de datos, solamente te resta generar la
pantalla donde aparecerá el menú a través del cual los usuarios accederán a los diversos
formularios, catálogos e informes que se han creado en la base. A esto le llamamos
Integración del sistema e incluye, de acuerdo con nuestros diseños la creación de un menú
principal (que contendrá la opción de crear facturas) con dos submenús (el de los catálogos
y el de los informes) y la opción Salir.
Creación de los menús (Paneles de control)
Para crear los menús, realiza lo siguiente:
1. Del menú Herramientas, selecciona Utilidades de la base de datos y después
Administrador del panel
de control.
2. Access te preguntará si
deseas crear un panel de
control. Haz clic en el
botón Sí, esto te llevará
a la pantalla del Administrador del panel de control, observa la figura 1.95.
3. En dicha pantalla se presenta
como predeterminado el panel de
control principal, por lo que solo nos
hace falta agregar los submenús
(Nota: La opción predeterminado
indica que ese será el primer panel
que se mostrará; tú puedes elegir
como predeterminado cualquier panel
de control simplemente
seleccionándolo y presionando el
botón que dice Predeterminado). Para
Figura 1.95 agregar los submenús, haz clic en el
botón Nueva.
4. Escribe el nombre SubMenuCatalogos y haz clic en el botón Cerrar, esto te regresa a
la pantalla del Administrador del panel de control.
5. Nuevamente haz clic en el botón Nueva,
escribe el nombre SubMenuInformes y haz
clic en el botón Cerrar.
Como se muestra en la figura 1.96, en la
pantalla Administrador del panel de control
ahora se muestran los 3 elementos necesarios
para nuestros menús: el panel de control
principal, el submenú de los catálogos y el
submenú de los informes; sin embargo, aún
Figura 1.96
falta indicar qué elementos contendrá cada uno de ellos.
Para definir los elementos del menú principal haz lo siguiente:
1. Selecciona Panel de control principal y
haz clic en el botón Modificar.
2. Visualizarás una ventana, llamada
Modificar página del panel de control
principal como la que se muestra en la
figura 1.97, haz clic en el botón Nueva.
3. Visualizarás otra ventana, llamada
Modificar elemento del Panel de
control, donde debes introducir los datos
que te indicamos a continuación:
Figura 1.97
− En Texto, escribe: Facturación.
− En Comando: Selecciona Abrir
el formulario en modo Edición.
− En Formulario: Selecciona
frmEncabezadoFac.
Figura 1.98
4. Después de introducir estos datos,
la ventana quedará como se muestra en la figura 1.98. Finalmente, haz clic en el botón
Aceptar, esto te regresará a la pantalla Modificar página del panel de control
principal.
5. Para agregar otra opción al menú
principal haz clic en el botón Nueva.
6. Escribe en las opciones lo que te
indicamos a continuación:
− Texto: Informes.
− Comando: Selecciona Ir al panel.
− Panel de Control: Selecciona
SubMenuInformes. Haz clic en el
botón Aceptar.
7. Para agregar el submenú catálogos al
menú principal, haz clic en el botón
Nueva
Figura 1.99
8. Escribe en las opciones respectivas lo
que se indica a continuación:
− Texto: Catálogos.
− Comando: Selecciona Ir al panel.
− Panel de Control: Selecciona SubMenuCatalogos. Haz clic en el botón Aceptar.
9. Finalmente, agregaremos la opción Salir, para ello haz clic en el botón Nueva y agrega:
− Texto: Salir
− Comando: Selecciona Cerrar la aplicación. Haz clic en el botón Aceptar. La
ventana se verá como se muestra en la figura 1.99. Finalmente, haz clic en el botón
Cerrar.
Para definir los elementos de los submenús debes realizar un procedimiento similar al
anterior, con algunos cambios. En este proceso tus ventanas se mostrarán como en las
figuras 1.100 y 1.101:
1. Selecciona SubMenuCatalogos y haz clic en el botón Modificar.
2. Haz clic en el botón Nueva e introduce los siguientes elementos, para cada una de las
opciones que tendrá el subformulario:
a) Opción Clientes
− Texto: Clientes.
− Comando: Abrir el formulario en modo edición.
− Formulario: frmCliente.
b) Opción Artículos
− Texto: Artículos.
− Comando: Abrir el formulario en modo edición.
− Formulario: frmArticulo.
c) Opción Vendedor
− Texto: Vendedor.
− Comando: Abrir el
formulario en modo edición.
− Formulario: frmVendedor.
d) Opción Forma de Pago
− Texto: Forma de Pago.
− Comando: Abrir el
formulario en modo edición.
− Formulario: frmTipoPago.
e) Opción Regresar al menú
principal
− Texto: Regresar al
menú principal.
− Comando: Ir al panel.
− Panel de control: Panel de
control principal.
3. Haz clic en el botón Cerrar.
Figura 1.101
4. Selecciona SubMenuInformes y
haz clic en el botón Modificar.
5. Haz clic en el botón Nueva e introduce:
a) Opción Clientes
− Texto: Clientes.
− Comando: Abrir el informe.
− Formulario: infCliente.
b) Opción Articulo
− Texto: Artículos.
− Comando: Abrir el informe.
− Formulario: infArticulo.
c) Opción Vendedor
− Texto: Vendedor.
− Comando: Abrir el informe.
− Formulario: infVendedor.
d) Opción Facturas Emitidas
− Texto: Facturas Emitidas.
− Comando: Abrir el informe.
− Formulario: infFacEmitidas.
e) Opción Regresar al menú principal
− Texto: Regresar al menú principal.
− Comando: Ir al panel.
− Panel de control: Panel de control principal.
6. Haz clic en el botón Cerrar y después nuevamente en el botón Cerrar para salir del
Administrador del panel de control.
7. Observa que en el menú Objetos en la opción Formularios aparece un formulario
llamado Panel de Control y en la opción Tablas aparece, una llamada Switchboard
Items. Si haces doble clic en el formulario Panel de control, tendrás acceso a los menús
que acabas de crear. Dichos menús se verán como se muestra en la figura 1.102.
Figura 1.102
Recuerda verificar que todas sus opciones funcionen. Además, puedes modificar el diseño
de los menús en Vista diseño, agregar una imagen, etiquetas, etc., tal y como se hizo con los
formularios que se crearon anteriormente, de tal forma que se vean como el que se muestra
en la figura 1.103.
Figura 1.103
Añadir contraseña
Por último, podemos comentar que es posible compartir una base de datos en Access entre
diferentes máquinas, pero esto no siempre es recomendable. Con el fin de restringir el
acceso a la base, puedes agregarle una contraseña.
Para ello haz lo siguiente:
1. Cierra tu base de datos y
ábrela en Modo exclusivo
haciendo clic en el
triángulo que se muestra al
lado del botón Abrir como
se muestra en la figura
1.104.
2. Ya dentro de tu base de
datos, del menú
Herramientas, selecciona
Seguridad y después la
opción Establecer
contraseña para la base de
Figura 1.104
datos.
3. Visualizarás una ventana
Figura 1.105
en la cual debes escribir la contraseña que desees para tu base, después debes
confírmala, como se muestra en la figura 1.105.
4. Por último, haz clic en el botón Aceptar.
5. Cierra tu base y verifica que al abrirla te solicite la contraseña.
Observación:
Si quieres eliminar una contraseña, abre tu base en modo exclusivo y del menú
Herramientas selecciona la opción Seguridad, posteriormente selecciona la opción
Anular contraseña.
El siguiente paso sería implementar nuestro sistema de facturación. Esperamos que en este
capítulo hayas aprendido lo fundamental en el desarrollo de un pequeño sistema utilizando
el manejador de bases de datos Access. Así como haz aprendido a diseñar y desarrollar un
sistema de facturación, hay muchas aplicaciones pequeñas que puedes desarrollar tales
como: un sistema para imprimir credenciales, de biblioteca, etc. ¡Suerte!
Resumen
Las Bases de Datos constituyen actualmente una de las herramientas más utilizadas
para el almacenamiento y procesamiento de la información.
Para cualquier organización, un adecuado diseño de su Base de Datos conlleva la
posibilidad de utilizar dicha información como una ventaja competitiva.
El diseño de las Bases de Datos es un proceso que incluye la selección del modelo más
adecuado, así como la definición de los datos a almacenar, su interrelación y la forma
en que se visualizarán los mismos.
Una vez diseñada, la Base de Datos es creada utilizando aplicaciones como Access, que
de forma sencilla permiten llevar lo diseñado a la realidad.
La creación de una Base de Datos en Access implica la elaboración de tablas,
formularios, consultas y reportes, a través de los cuales serán manipulados los datos de
la organización.
Bibliografía
• Microsoft Access 97 Paso a Paso
− Catapult, 1997 España. Ed. Mc Graw Hill SA.
• Diseño y administración de Bases de Datos
− Hansen, Gary y James V. Hansen, 2ª edición 1997, España. Ed. Prentice Hall.
• Procesamiento de Bases de Datos
− Kroenke, David. 1996, México. Ed. Prentice Hall Hispanoamericana.
Referencias electrónicas
• http://personal3.iddeo.es/davmai/Access.htm
− Trucos de Access.
• http://communities.es/SoloAccess/_whatsnew.msnw
− Sólo Access.
• http://hades.udg.es/lista/access/
− Lista de correo de Microsoft Access.
• http://www.microsoft.com/spain/support/office/access/faq/f
aq2000.asp?FR=0
− Consultas más frecuentes sobre Microsoft Access.