Guía Administración Presupuesto de Gastos PMO

1. Creación Elemento PEP

En los casos en que el presupuesto de gastos del proyecto está dentro del presupuesto de
un área/departamento/sección en el cual se reportan los gastos, tanto del proyecto como
de la gestión BAU, se solicita al Analista Financiero del área a la cual pertenece el
proyecto, la creación de un elemento PEP de gastos. Con esto podemos administra el
presupuesto de gasto del proyecto independiente del presupuesto del departamento o
unidad a la que pertenece el mismo. En caso de que el proyecto tenga su propio centro de
gastos donde sólo se reporten los gastos del proyecto, se utilizan los reportes de ejecución
mensual del presupuesto de SAP.

A continuación los pasos para la creación del elemento PEP en caso de ser necesario:

a. Solicitar creación elemento PEP con monto aprobado para el proyecto. Enviar
copia con firmas de aprobación del Plan de Proyecto o Control de Cambio según
aplique.
b. Elaborar presupuesto en pesos dominicanos (RD$) por concepto.
c. Solicitar a Analista Financiero la tasa oficial para el Budget del año en curso, la
cual es diferente a la tasa mensual de presupuesto ejecutado.
d. Elaborar presupuesto en dólares (US$) por concepto basándose en la tasa
suministrada. Esto es requerido por SAP.
e. Enviar documento con presupuesto mensual en dólares y pesos dominicanos, para
la creación de grafos (también conocidos como partidas o rubros). NOTA: Los
gastos por concepto de nómina no se incluyen.

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f. Enviar solicitud de liberación de presupuesto al Analista Financiero. Solicitar

pantalla para verificación del mismo.

g. Solicitar al Coordinador de Presupuesto del proyecto la carga de presupuesto

liberado en SAP. Solicitar pantalla para verificación del mismo por categoría y
grafos asignados.

2. Administración de Presupuesto de Gastos

Los líderes de proyecto evalúan la necesidad de un recurso adicional y el % de tiempo de

asignación a esta tarea. A continuación las tareas a ejecutar por la persona manejando el
presupuesto.

a) Realizar una relación de gastos semanales y relación de facturas recibidas del

mes anterior.

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Monto a
Presupuesto Monto a
Descripción Comentarios Reportado/Gastado Reservar en
Correspondiente al mes Reservar
US$
6402000000
Mat.Exi.Track.Discr. $3,010.00 $0.00 $3,010.00 $85.20

Nómina (41 empleados a

RD$40.00/hr, 3 empleados a
RD$ 36.00 /hr, 2 adm. RD$
18,000 mensual, 1 de
6501002000 RD$15,200, 1 de RD$11,500,
Fact.Contrat.General 1 de RD$12,000, 1 de RD$
8.000 y 1 de RD$7,500)

Horas Extras
Dietas interior personal $47,669.00 $34,171.23 $13,497.77 $382.05
Horas Extras DF $64,589.00 $25,035.10 $39,553.90 $1,119.56
Furgon $17,000.00 $17,000.00 $0.00
6651000000 Gastos
Alojamiento interior (alquiler
Alquiler
apartamento) $23,000.00 $0.00 $23,000.00 $651.00
TOTALES 155,268.00 $76,206.33 $79,061.67 $2,237.81
b) Con esta información se analiza los montos a reservar por facturas no
recibidas. El responsable del presupuesto envía comunicación al Analista
Financiero antes del día 15 de cada mes con el monto a reservar. Las reservas
correspondientes a Facturación Contratista Opitel la realiza directamente el
Analista Financiero, quien recibe de Opitel la estimación de las facturas. El
responsable del presupuesto valida con el Analista Financiero el monto a
reservar.
c) Realizar los cortes de presupuesto de gastos los días 15 de cada mes.
d) Solicitar al Analista Financiero un reporte de “Relación
Actual/Outlook/Budget” del elemento PEP o copia pantalla, para resultado del
mes en curso.

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e) Cargar las facturas recibidas contra las reservas previamente realizadas.

f) El cierre de presupuesto de gasto se realiza en base al mes corriente (del 1 al
último día laborable) con la fecha contable. Se manejan las reservas para
cargar contra un mes en particular todo lo que no haya entrado al 15 del mes
en curso o según acuerdo con el Analista Financiero.
g) Enviar los resultados de la ejecución del presupuesto el último día laborable
de cada mes al Consultor del Proyecto.

3. Digitación en el Documento de Control

La ejecución del presupuesto de gastos, se mide a través del indicador % Logro plan de
Costos, el cual es un indicador de control y el resultado que se utiliza es el del mes
corriente (cálculo del último valor en el sistema de ítems). Sólo se considera un impacto
positivo en la ejecución mensual cuando se realiza un ahorro y el mismo es demostrable.

Ejemplo: EL proyecto A tenía presupuestado US$25,000.00 dólares para el mes de Febrero 2004.
Distribuidos por los siguientes conceptos: Alquiler, Facturación Contratistas, Material Gastable, Gastos
Reembolsables. Hubo un ahorro de US$2,000.00 en gastos reembolsables y no facturó por concepto de
alquiler US$1,000.00 este mes por factura retrasada del proveedor. En este caso se considera los
US$2,000.00 un ahorro y los US$1,000.00 como una mala ejecución por no haber realizado la reserva.

Para los resultados del mes de Diciembre se utiliza el método de cálculo YTD del
presupuesto ejecutado.

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