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DIAGNÓSTICO DE LOS SISTEMAS
DE LOGÍSTICA
Programa de Fortalecimiento de Servicios de Salud
1
Serie: Informes Técnicos
DIAGNÓSTICO DE LOS SISTEMAS
DE LOGÍSTICA
Ministerio de Salud
Dr. Carlos de Romaña y García
Ministro de Salud
Dr. Alejandro Aguinaga Recuenco

Vice Ministro de Salud

(PFSS)
Dr. Augusto Meloni Navarro
Coordinador General
Dr. Ricardo Corcuera Rodríguez

Sub Director Técnico
Ing. Fernando Ferrero Pavía

Sub Director Administrativo
Dr. Guillermo Frías Martinelli

Coordinador
Subcomponente de Sistemas Operativos
Revisión: Lic. Carmela Alvarez Ramos

Cuidado de edición: Eduardo Arenas Silvera
Enero de 1999
© MINISTERIO DE SALUD
Componente: Apoyo a la Red
Subcomponente: Sistemas Operativos
Av. Salaverry, cuadra 8 s/n

Teléfono 433-0245, Fax 433-0194
postmaster@minsa.gob.pe
http://www.minsa.gob.pe
Jesús María, Lima-Perú
DISTRIBUCIÓN GRATUITA
2
ÍNDICE
Presentación 5
Introducción 7
1. Diagnóstico 9
1.1 Conclusiones 12
1.2 Situación actual 13
1.3 Problemas mayores de logística y sus causas 17
1.4 Matriz de interacción del sistema logístico con otros elementos 25
1.5 Experiencias y estudios de los sistemas logísticos en el sector salud 26
1.6 Experiencias en Sistemas de información logística 28
2. Caracterización y extrapolación de problemas logísticos 31
2.1 Caracterización de escenarios futuros en el marco de la globalización
y competitividad 33
2.2 Extrapolación de los problemas logísticos al futuro escenario
Análisis de las obstrucciones, amenazas y oportunidades de mejora 34
3. Propuestas de soluciones 39
3.1 Visión-Misión del sistema logístico 42
3.2 El nuevo sistema logístico 44
3.3 Modelo de gestión logística 50
3.4 Sistema de Información Logístico 54
3.4 Propuesta de acción 61
4. Problemática normativa 81
4.1 Problemática 83
4.2 Análisis del Reglamento Único de Adquisiciones (RUA) 84
5. Normatividad vigente 85
6. Pautas para la fase de desarrollo e implementación
del nuevo sistema logístico 93
7. Acciones del PFSS para enfrentar la problemática del sistema
de logística del MINSA 95
3
4
PRESENTACIÓN
El Programa de Fortalecimiento de Servicios de Salud, tiene por propósito contribuir en

la mejora de la calidad y cantidad de servicios de salud que brinda el Ministerio de Salud,
particularmente a los sectores más vulnerables de la población. Por ello, se viene
implementando estrategias para incrementar la capacidad de gestión de las Direcciones
y establecimientos de salud, siendo una de ellas el mejoramiento de los sistemas de
logística, con la finalidad de mejorar y optimizar la atención de los servicios de salud. La
logística es un área de trabajo central en toda organización, porque de ella depende la
disponibilidad adecuada y oportuna de los recursos que contribuyen en el desempeño
eficiente de una tarea. Más aún el sector salud donde la vida humana está involucrada.
De ella depende en gran parte que la prestación del servicio de salud se realice con
eficiencia, calidad y calidez.
En 1996, con el propósito de conocer la problemática del sistema de logística del Minis-
terio de Salud, se encargó a la firma Sociedad Consultora Alemana de Higiene y Medici-
na Ltda. SANIPLAN realizar un Diagnóstico de los sistemas de logística, para ello, se
analizaron los procesos logísticos actuales en la Sede Central del MINSA y en las Direc-
ciones de Salud de Lima Este, Piura II, Loreto y Chavín.
El presente documento es una síntesis de dicho estudio y contiene además algunos

capítulos que ofrecen información actualizada sobre los dispositivos legales vigentes en
1998 y las acciones que el PFSS viene realizando para enfrentar la problemática del
sistema de logística del MINSA. Ponemos a disposición de ustedes este estudio para
darles a conocer la realidad del sistema de logística del MINSA y abrir un proceso de
enriquecimiento de las propuestas que se están manejando para resolver sus nudos
críticos y construir un sistema más eficiente, que contribuya a elevar la calidad y cantidad
de los servicios de salud de los establecimientos del MINSA.
Augusto Meloni Navarro
Coordinador General
PFSS-MINSA
5
6
INTRODUCCIÓN
El 24 de Octubre de 1995, la Sociedad Consultora Alemana de Higiene y Medicina Ltda.

SANIPLAN firmó contrato con el Ministerio de Salud a través de la Unidad Coordinado-
ra (UCP) del Programa de Fortalecimiento de Servicios de Salud (PFSS) para ejecutar el
DIAGNOSTICO DE LOS SISTEMAS DE LOGÍSTICA.
De acuerdo a la metodología utilizada se analizaron los procesos logísticos actuales, en

la Sede Central del MINSA y las Direcciones de Salud de Lima Este, Piura II, Loreto y
Chavín. En dichas redes y el nivel central se realizaron talleres de trabajo con el personal
responsable de logística en las instituciones de salud, lo que enriqueció el estudio reali-
zado, posibilitando contar con una visión de la situación actual ampliamente objetiva.
De otro lado, el relevamiento de información primaria, mediante encuestas y entrevistas

a los responsables y usuarios internos de los servicios de logística, como el relevamiento
directo de información sobre los procesos logísticos, posibilitó, a pesar del corto tiempo
disponible, definir en forma analítica y realista el estado situacional de la logística para
los servicios de salud.
Tomando como base la información proveniente del diagnóstico, se consideró las alter-
nativas de solución y se han definido las propuestas en lo concerniente al marco legal,
nuevo sistema logístico y modelo de gestión, así como las propuestas de acción para los
diferentes niveles de estructura del MINSA y para las etapas de transición (1año), inicia-
ción y consolidación de las reformas a implantarse.
Finalmente se han propuesto las pautas generales para continuar con el desarrollo de la
siguiente fase, vinculada con el desarrollo e implementación del nuevo sistema logístico.
7
8
1
Diagnóstico
9
Diagnóstico de los Sistemas de Logística
10
Diagnóstico
1. DIAGNÓSTICO
Con el fin de conocer la situación actual de los Sistemas de Logística en el MINSA, se

efectuó el levantamiento de información en la Sede Central y en cuatro (4) redes de
servicios de salud, una por cada región geográfica (Costa, Sierra, Selva) y una por el
Departamento de Lima.
REGION RED DE DIRECCIÓN DE SALUD Departamento

GEOGRÁFICA SERVICIOS
Costa Piura II Piura II Piura
Sierra Huaraz Chavín Ancash
Selva Loreto Loreto Loreto

(Iquitos)
Costa Lima-Este Lima-Este Lima
Para la realización del diagnóstico se establecieron 3 niveles de análisis:
Nivel de legitimación o estratégico
Comprende: Filosofía institucional, disposiciones legales, políticas y normas.
Nivel de Administración o gerencial
Comprende: Planeamiento, organización, dirección y control.
Nivel Operativo
Comprende: Codificación, programación, compras, aduanas, almacenes, inventarios,

distribución, transporte, contabilidad y proveedores.
Dichos niveles de análisis forman parte tanto de la sede central, como del nivel subnacional
y nivel local.
Complementariamente se analizaron los sistemas de información de logística.

11
1.1 CONCLUSIONES
Analizados los problemas logísticos centrales o mayores se ha llegado a las siguientes
conclusiones, las que expresan los aspectos trascendentales de la situación actual del
Sistema en los Servicios de Salud:
1. Ineficiencia de los sistemas de logística. Los subsistemas logísticos con que

cuenta el nivel Central, Subnacional y Local del MINSA, obedecen a criterios pro-
pios de un organismo público centralista que aplica procedimientos generados en
el supra-sistema, que no son específicos al Sector Salud; y que además adolecen de
la falta de modelos que les permitan lograr un accionar técnico y sistémico. Esta
situación se da en todos los subsistemas, por lo que es de suma urgencia, un rediseño
total de los mismos, acorde con las avanzadas disciplinas que comprende la moder-
na logística.
En algunas Direcciones de Salud* e instancias de gestión los índices de
burocratización logística son superiores al 90%, con pocas actividades que agregan
valor.
2. Gerencia ineficaz. Se observa carencia de políticas referidas al sistema logístico.
Falta de capacidad de liderazgo en la conducción del sistema logístico y carencia de
tecnología administrativa moderna. La Gerencia es normativista, orientada al cum-
plimiento de normas.
3. Ineficiencia del personal. En general, se observa conocimientos muy limitados del
personal, en las técnicas de logística. Este problema de calificación también se
encuentra ligado a problemas de una alta rotación de personal, bajas remuneracio-
nes y carencia de motivación.
4. Normatividad Inadecuada. Existe una frondosa, complicada y obsoleta normatividad,
útil para un modelo burocrático funcional piramidal, pero no adecuado para una
concepción moderna donde se revalora al usuario y al personal de la Institución.
En el «paso a la gerencia de calidad total y a la planificación estratégica», se hace
imprescindible generar una contemporánea y proyectiva normatividad y políticas
estratégicas, que permitan gobernar y operativizar la logística en el Sector Salud, en
los respectivos niveles que le corresponda, orientada a la salud con equidad, eficien-
cia y calidad.
5. Información no oportuna ni confiable. Se observa en muchos casos carencia de
información, en otros carencia de información confiable, oportuna y de calidad
para una adecuada toma de decisiones. No existen sistemas de información y hay
poco uso de la tecnología de la información. En un mundo que privilegia la infor-
mación y, donde la informática juega un rol decisivo, al no contar la logística del
MINSA, en sus diferentes niveles, con sistemas que respondan a sus actuales y
futuras necesidades, se hace necesario que la Institución ingrese a la era del mane-
jo de la información con la más alta tecnología.
6. Inadecuada relación con proveedores. Se mantiene la tradicional relación antagó-
nica entre proveedores y el cliente (MINSA). Los proveedores no representan lo
mejor del mercado. Falta de desarrollo de proveedores para aprovechar las posibi-
lidades existentes.
* Al momento de realizarse el estudio se encontraba vigente la división territorial por

Regiones y Subregiones de Salud. En esta publicación hemos preferido usar la deno-
minación actual: Dirección de Salud.
12
Diagnóstico
7. Insuficiencia de recursos financieros y rigidez en su uso. No se cuenta con la

suficiente flexibilidad para el uso de los recursos financieros destinados a adquisi-
ciones de bienes y servicios, por la rigidez y extremada desagregación de las parti-
das presupuestales. Asimismo, no se tiene la autonomía necesaria para utilizar
directamente los recursos obtenidos de los ingresos propios generados por las insti-
tuciones de salud en la compra de bienes y servicios. Y por último la limitación de
recursos financieros por parte del Presupuesto Nacional en cantidades y oportuni-
dad, incide en una insuficiente e inadecuada gestión logística.
1.2 SITUACIÓN ACTUAL

Para los diferentes niveles la situación actual del sistema logístico es la siguiente:
a) Nivel de Legitimación o estratégico

El suprasistema durante muchos años ha generado una frondosa, complicada y
obsoleta normatividad, actualmente desfasada ante el avance tecnológico, que re-
presenta un freno a lo que podría ser una gestión dinámica, oportuna y eficiente.
Las políticas «genéricas» que existen para el sistema de logística en la Sede Central,
Direcciones de Salud, y establecimientos son de carácter macro, no habiendo el
MINSA generado y/o adecuado políticas específicas.
La normatividad logística interna, para la Sede Central, Direcciones de Salud y

Establecimientos, en algunos casos existe y en otros no, siendo lo que existe muy
poco.
Recién se cuenta con un «pensamiento guía» o «idea-fuerza», dado a través de los

«LINEAMIENTOS DE POLÍTICAS 1995-2000» (06.12.95). Esta carencia impidió el
desarrollo de una institución con filosofía y visión moderna; consecuentemente la
logística careció de visión y definición de su rol institucional.
b) Nivel de Administración o Gerencial

La conducción ejecutiva del Sistema de logística se sustenta en criterios que limitan
su accionar, por obedecer a enfoques que han perdido vigencia y que han sido
dejados de lado al no articular con los modernos pensamientos de la administra-
ción y con la tecnología logística de avanzada.
Una de las características en este nivel, es que, recién se cuenta con la definición
de su misión institucional, careciendo aún de una definición de la misión logís-
tica, lo que lleva a concluir, que su rol de principal apoyo al objeto institucional, no
es preciso, o en el mejor de los casos, ni siquiera empíricamente está debidamente
interiorizado. Por Subsistemas la situación actual es la siguiente:
Planificación
Carencia de planeamiento estratégico y deficiente planeamiento operativo tan-
to a nivel institucional como en logística.
Desde el punto de vista del planeamiento logístico no se cuenta con estrategias
de reaprovisionamiento y modelos matemáticos de reposición de stocks.
Tampoco se formulan los stocks de seguridad o protección, ni los niveles de
stocks de operación.
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La programación se limita a consolidar los cuadros de necesidades empírica-

mente calculados y que no guardan relación con la real necesidad de las institu-
ciones.
Sistémicamente, el procesamiento de la información tampoco ha contado con
la atención suficiente, ni en forma «manual» ni «mecanizada».
Organización
La organización de la logística mantiene similitud en la sede central del MINSA
y en todas las instituciones desconcentradas, en las direcciones de salud; es
decir, son unidades orgánicas de apoyo dependientes de un órgano de adminis-
tración.
En el manejo de la autoridad se aprecia que la descentralización obedece a
normatividades propias de la regionalización existente en el país, y a la respon-
sabilidad delegada a los órganos desconcentrados dependientes del MINSA, lo
que es compatible con los actuales lineamientos de política del Ministerio.
Es importante resaltar que, a nivel central, existen unidades de línea del MINSA,
que tienen su logística propia, duplicando funciones y limitando el accionar de
la Oficina Ejecutiva de Logística del Ministerio a meras actividades de economa-
to.
La caracterización de los principales entes orgánicos del MINSA posibilitó con-
tar con un adecuado conocimiento de los procesos logísticos y de organización,
lo que permite afirmar que el apoyo del sistema logístico a los servicios de salud
es técnicamente limitado.
La carencia de personal calificado en los nuevos conceptos y procedimientos
logísticos, representa un serio escollo al desarrollo, se prevé fuerte resistencia a
cualquier tipo de cambio.
Dirección
La carencia de Visión y Misión Logística, por un lado, la falta de políticas y
normas específicas, por otro, además de la inexistencia de planes, son claros
indicadores que se carece de herramientas de gestión. La iniciativa, las innova-
ciones y el espíritu creativo son grandes ausentes que afectan la capacidad de
liderazgo.
Las modernas técnicas y concepciones de gerencia, no han sido incorporadas a
los procesos; consecuentemente, la direccionalidad y fases de ejecución del Sis-
tema, se ven preocupantemente sin rumbo.
El desconocimiento de los estilos de gestión es otra fuerte debilidad de quienes
conducen el Sistema.
Control
Los sistemas de control son deficientes, careciendo de procedimientos que les
permitan evaluar el comportamiento de la gestión y el desarrollo de la organiza-
ción.
Una muestra determinante es que no se utiliza ningún tipo de indicador que
posibilite desarrollar procesos de «feed back» para estabilizar el sistema.
c) Nivel Operativo
El análisis realizado a los diferentes subsistemas del sistema logístico, en los esta-
blecimientos y unidades administrativas en los diferentes niveles, ha permitido
14
Diagnóstico
detectar problemas claves que mantienen mucha similitud entre las organizaciones
muestreadas.
Los procedimientos estudiados tienen su base normativa e indicativa en el Sistema

Nacional de Abastecimientos y en el Reglamento Único de Adquisiciones (RUA) *.
Del análisis de los procesos logísticos, se observa que sólo un 4% del número de
actividades realizadas agregan valor.
El tiempo de procuración (desde el planteamiento de las necesidades hasta la

recepción de bienes), en algunos puestos de salud, ha demorado, en ciertos casos,
varios meses, lo que demuestra la existencia de procesos demasiado largos que
impiden brindar adecuadamente los servicios de salud.
El enfoque, el sustento doctrinal y el factor tiempo, son elementos determinantes

para definir que el sistema logístico ha devenido en inadecuado y no acorde con las
nuevas corrientes tecnológicas.
Codificación
Los códigos establecidos por el Sistema Nacional de Abastecimiento (SNA) no
son adecuados, por ser de carácter macro para la Administración Pública, re-
quiriendo el Sector Salud códigos apropiados al uso y consumo de los bienes
propios de su caracterización; además, su composición está totalmente alejada
de la tecnología que se utiliza en el diseño y formulación de un Manual de
Codificación.
El catálogo del INAP mezcla activos fijos con materiales, lo que ratifica que
existen fallas estructurales en el mencionado catálogo.
Los códigos en el ámbito público del Sector Salud no están estandarizados a
nivel nacional ni regional.
Programación
La programación generalmente se basa en Cuadros de Necesidades, que permi-
ten formular cuadros de obtención y de adquisiciones.
Las únicas instituciones que tienen un módulo de programación mecanizada
son: la Sede Central del MINSA, el Hospital Hipólito Unanue y el Hospital Alcides
Carrión, no siendo completo como Subsistema.
Es necesario resaltar que la mencionada programación carece de parámetros
estadísticos y no utiliza indicadores; tampoco se basa en un programa de pro-
ducción de servicios de salud.
Compras
Las adquisiciones se ejecutan regularmente, de acuerdo a los procedimientos
establecidos en el SNA, en base a los cuadros de obtención y a los pedidos de
los usuarios.
Generalmente se hacen en forma compulsiva, tomando decisiones
contingenciales, lo que conduce a efectuar adquisiciones empíricas. Una de
* Cuando se realizó el estudio se encontraba vigente el RUA, en la actualidad está

vigente la Ley Nº 26850, Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado (3-08-98),
y su reglamento (28-09-98).
15
las causas que originan esta situación son las entregas de recursos presupuestales
a destiempo y reducidos frente a lo programado.
La carencia de medios de comunicación es otro factor alarmante, que dificulta
seriamente la posibilidad de contar con una adecuada logística.
Aduanas
La problemática de aduanas se centra principalmente en la falta de medios
disponibles para operativizar rápidamente sus actividades de desaduanaje.
La mayor carga de trabajo se da en las donaciones.
Los procedimientos a ejecutar están al margen de la capacidad normativa,
correctiva y reguladora del MINSA, dado que pertenece a otro Sector.
Almacenes
Existe una inadecuada infraestructura física en los lugares de almacenamiento.
La carencia de medios y equipos para el cumplimiento de la Misión de los
almacenes representa una seria preocupación.
Normalmente realizan sus operaciones de ingresos, almacenamiento y despa-
cho, con el uso del kárdex. Instituciones que cuentan con procedimientos me-
canizados son: Sede Central, Hospital Alcides Carrión y Hospital Hipólito Unanue;
en el resto de organismos muestreados no se cuenta con mecanización, siendo
realizadas sus operaciones manualmente.
En ciertos casos, por ejemplo en la Sede Central, los almacenes actúan sola-
mente como custodio de los bienes de los usuarios, y por tanto, no mantienen
integrado un stock único de almacén.
Inventarios
El uso de técnicas de planeamiento y control de inventarios es ajena al Sistema;
por lo tanto, no se tiene políticas definidas, procedimientos, ni estrategias de
aplicación, menos modelos matemáticos de cuantificación que permitan apre-
ciar su comportamiento y establecer los mecanismos de «feed-back» necesarios
para la estabilización de los procesos.
Distribución y Transporte
No existen procedimientos definidos técnicamente; se carece de equipos para
una adecuada distribución y las limitaciones presupuestales son definitivas.
Normalmente los mismos usuarios recogen sus bienes y en algunos casos con-
tratan servicios.
No existe una programación consistente para la distribución, siendo una fuerte
limitante las inadecuadas condiciones de la cadena de frío.
Control Patrimonial
Este subsistema adolece de significativas deficiencias, pudiendo mencionarse
las siguientes : los códigos que se utilizan estructuralmente no son los técnica-
mente adecuados; es normal que falte actualizar los inventarios, definir la loca-
lización de los bienes y la asignación de responsabilidad por el uso. Los proce-
dimientos de altas y bajas no son funcionales, deviniendo en inoperativos; la
gran concentración de bienes inservibles (obsoletos o fuera de uso) genera gra-
ves problemas, no solo de espacio, sino, también, de gastos y/o pérdida de in-
gresos tan necesarios presupuestalmente.
Instituciones que utilizan sistemas mecanizados son: la Sede Central, Hospital
Hipólito Unanue y Hospital Alcides Carrión. El resto de organismos muestreados
16
Diagnóstico
ejecutan los procesos manualmente. Se observa una falta de consistencia en el

Subsistema.
Contabilidad
Normalmente los registros del Kárdex valorado no están al día por la carencia
de información oportuna, básicamente de los movimientos de ingresos y sali-
das.
El no contar con información contable oportuna genera graves problemas en la
toma de decisiones, controles y proyecciones institucionales.
Proveedores
De acuerdo a la información recopilada, el conjunto de adquisiciones de sumi-
nistros farmacológicos del MINSA, representa aproximadamente el 5% del mer-
cado nacional. Este porcentaje incluye a todas las instituciones del Estado que
brindan servicios de salud.
El registro de proveedores es deficiente y no se hace evaluación y calificación de
los mismos.
Se carece de políticas para el desarrollo de proveedores, promoviendo un abas-
tecimiento seguro y adecuado en términos de calidad y costo para la institucio-
nes del MINSA.
Es necesario resaltar que, en general, no se cuenta con información oportuna y
confiable, además de carecer de indispensables soportes informáticos.
Adicionalmente se ha analizado los sistemas de información de logística sinte-
tizando la situación actual en lo siguiente:
Información
La situación actual del sistema de información para las actividades de logística
es muy incipiente, realizándose en gran parte en forma manual, careciendo
prácticamente de la tecnología moderna, lo cual origina serias dificultades en la
programación, control de stocks, etc.
La carencia de información adecuada no permite realizar la programación de
las compras y stocks en función de la producción de los servicios.
La ausencia de medios adecuados para el flujo de información (telecomunica-
ciones) limita también la posibilidad de contar con un adecuado sistema de
información.
1.3 PROBLEMAS MAYORES DE LOGÍSTICA Y SUS CAUSAS

Producto del análisis de los problemas que inciden y repercuten en los servicios de
Logística, los cuales fueron detectados en la fase de diagnóstico, en las organizaciones
incluidas en la muestra del estudio, se seleccionó aquellos de naturaleza central denomi-
nados «problemas mayores» y se analizó exahustivamente las causas que los originan.
Estos problemas se observarán en la Sede Central, Direcciones de Salud y Estableci-
mientos. (Ver Cuadro Nº 1).
Dichos problemas y sus causas se han clasificado según los siguientes niveles:
Nivel de Legitimación o Estratégico
Nivel de Administración o Gerencial
Nivel Operativo
Incluye también los relacionados a recursos financieros.

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CUADRO Nº 1
ANÁLISIS DE LAS CAUSAS RAÍCES
DE LOS PROBLEMAS MAYORES
NIVEL DE LEGITIMACIÓN O ESTRATÉGICO
PROBLEMAS CAUSAS
- Frondosa, complicada y obsoleta - Normas formuladas en base a modelo

Normatividad. burocrático.
- Normas de carácter general no respon-

den a las necesidades específicas del
MINSA.
- No están actualizadas frente al avance

tecnológico.
- Carencia de políticas referidas al - Funcionarios no calificados

Sistema Logístico.
- Desconocimiento de una metodología de
formulación de políticas.
- Carencia de orientación de la Alta Geren-

cia para la proposición de lineamientos
de políticas.
- Políticas del Supra Sistema no han sido

adecuadas a la realidad del MINSA.
- Desgobierno de la Gestión Logís- - Falta de definición de la misión del siste-

tica. ma logístico.
- Dispersión de la función logística en el

MINSA central.
- Incumplimiento de las funciones básicas

por parte de las unidades orgánicas de
Logística .
18
Diagnóstico
ANÁLISIS DE LAS CAUSAS RAÍCES DE LOS

PROBLEMAS MAYORES
NIVEL DE ADMINISTRACIÓN O GERENCIAL
PROBLEMAS CAUSAS
- Planeamiento deficiente del - Falta de conocimientos de la tecnología.

aprovisionamiento de bienes y
- No existe sistema formal
servicios.
- Carencia de metodologías modernas.
- Sin planes de producción de salud.
- Resistencia al cambio
- Organización excesivamente
burocratizada, incoherente, - Excesiva conformidad
desintegrada y sin delegación de
autoridad en ciertos niveles. - Frondosa y obsoleta Normatividad.
- Organización no controlada.
- Exceso de formalismo y papeleo.
- Despersonalización de las relaciones con

otras unidades de línea.
- Falta de dirección del sistema de - Ejecutivos no calificados

logística del MINSA
- Sin cultura organizacional
- Sin desarrollo de cuadros de liderazgo.
- Desconocimiento de los estilos de gestión
- Obsoletos modelos de dirección.
- Control ineficiente - Sin procesos de «Feed Back»
- Equivocado control por procesos y no por

Resultados.
- Falta de objetivos y metas.
- Sin tomas correctivas oportunas.
- Anacrónico Sistema Nacional de Control.
19

PROBLEMAS MAYORES
NIVEL OPERATIVO
PROBLEMAS CAUSAS
- Inapropiado sistema de codifica- - Sistema de codificación mal conceptualizado.

ción.
- Mala estructura de los códigos.
- Ausencia de principios técnicos en el proce-
so de codificación.
- Modelo utilizado no es ad hoc para los bie-
nes que utiliza el sector salud.
- Procesos de adquisiciones proli- - La mayor parte del proceso constituye des-

jos y excesivamente burocráti- perdicios.
cos
- Pocas actividades del proceso agregan valor.
- Frondosa y obsoleta normatividad.
- Planeamiento y control de - No se ha desarrollado un moderno sistema

inventarios incipiente y empírico de planeamiento y control de inventarios.
- Sin determinación de stock de seguridad y
operativos.
- No se ha formulado políticas de stocks.
- Falta de conceptos de gestión económica de
stock.
- Ineficiente personal tanto en los - Falta de capacitación y adiestramiento en téc-

niveles operativos y de gestión lo- nicas logísticas.
gística
- Desmotivación y carencia de incentivos.
- Sin cultura organizacional.
- Personal excedente y mal calificado de otras
áreas han sido transferidos a logística.
- Falta definir el perfil de cargos.
20
Diagnóstico

PROBLEMAS MAYORES
NIVEL OPERATIVO
PROBLEMAS CAUSAS
- Información contable inoportu- - Sistemas de ingresos, salidas, saldos y valori-

na, distorsionada y poco zación a nivel piloto y no implantado a nivel
confiable. nacional.
- Registro de ingresos y salidas no ejecutado
en tiempo real.
- Deficiente sistema de almacenes - Personal sin adiestramiento en manejo y ges-

tión de almacenes.
- Sin procesos ágiles y efectivos.
- Deficiente Layout
- Pobre equipamiento
- Instalaciones internas inadecuadas.
- Sin sistema de seguridad.
- No existe un sistema técnico de - Inadecuado equipamiento y mantenimiento

distribución del MINSA de la cadena de frío.
- No cuentan con medios de transporte.
- No se ha diseñado formalmente el sistema.
- Improvisación al enfrentar la problemática de
distribución.
- Dificultades en el transporte por problemas
con las vías de comunicación.
- Deficiente sistema de control pa- - Diseño obsoleto e inapropiado para enfren-

trimonial tar efectivo control patrimonial.
- Excesivos trámites burocráticos.
- Inadecuados procedimientos para la baja de
bienes.
- Sistema de codificación no adecuado para el
sector.
- Falta de desarrollo de proveedo- - Sin modernos modelos de evaluación y cali-

res ficación de proveedores.
- Las políticas de relaciones con los proveedo-
res son anacrónicas.
- Normatividad vigente desfavorece desarrollo
de alianzas estratégicas.
21

NIVEL OPERATIVO
PROBLEMAS CAUSAS
- Carencia de un sistema de informa- - Falta de información sobre el merca-

ción logística. do, competencia, proveedores, precios
y avance tecnológico. Falta de
equipamiento y de uso de redes.
- Falta de integración con los sistemas

de información, de contabilidad, te-
sorería, presupuesto.
- Carencia de integración entre los sub-

sistemas logísticos y problemas de
duplicidad y desactualización de la
información.
22
Diagnóstico

RECURSOS FINANCIEROS
PROBLEMAS CAUSAS
- Los recursos financieros (fondos) asig- - Decisiones del Ministerio de Econo-

nados son desproporcionalmente mía y Finanzas (MEF). Ley General
menores a la exigencia de las necesida- del Presupuesto.
des.
- Capacidad limitada para el uso de los - Rigidez de la normatividad

fondos en función a las necesidades, presupuestal impide utilizar los fon-
impide un mejor uso de ellos, dos correspondientes a una partida
perjudicando un adecuado abasteci- específica en otra.
miento de insumos y servicios.
- Los fondos están disponibles en pla- - Demora del MEF en remitir los fon-
zos muy estrechos para su utilización, dos.
imposibilitando una adecuada - Descoordinación entre las áreas de
programación y ejecución por las limi- economía y logística de las unida-
taciones de los plazos. des y establecimientos del MINSA.
- Imposibilidad de los establecimientos - Normatividad legal que exige depo-

para administrar directamente y libre- sitar en el Banco de la Nación todos
mente los ingresos propios que genere. los ingresos propios.
- Imposibilidad de los establecimientos - Normatividad presupuestal actual

para contar con más fondos, de acuer- asigna fondos para las unidades y
do a los resultados logrados, al volu- establecimientos en función a la
men de atenciones. No se premia la oferta y no a la demanda de servi-
eficiencia. cios.
- Administración financiera es ineficiente. - Limitada o escasa preparación finan-

ciera básica del personal de logísti-
ca.
- Procedimientos internos deficientes
para utilización de fondos.
23

GERENCIA LOGÍSTICA
PROBLEMAS CAUSAS
Ineficacia de la gestión logística:
- Débil liderazgo en la conducción del - Gerentes no han sido adecuadamen-

sistema logístico. te seleccionados.
- Falta de capacitación y actualización
- Es normativista. Orientada a velar el - Carencia de políticas
estricto cumplimiento de las normas, - Cultura normativista y legalista en la
y no al logro de resultados y objeti- gestión pública.
vos. - Normatividad rígida
- Falta de autonomía
- El trabajo es descoordinado, sin - Trabajo orientado a cumplir funcio-
comunicación efectiva o ausencia de nes y no a lograr resultados.
coordinación con el personal de lo- - Organización con estructura vertical.
gística. - Falta de incentivos.
- Sueldos inapropiados
- La tecnología gerencial y logística
empleada es incipiente y obsoleta.
24
Diagnóstico
1.4 MATRIZ DE INTERACCIÓN DEL SISTEMA LOGÍSTICO CON OTROS

ELEMENTOS
La matriz que presentamos en el Diagrama N° 1, es un consolidado de las matrices de
interacción elaboradas en las redes estudiadas y en la sede central.
En esta matriz se observa que la rotura de stock, los trámites burocráticos y muchos
pedidos urgentes y pendientes, responsabilidad de la función logística, impactan negati-
vamente, con gran intensidad, en la eficiencia, efectividad y eficacia de los servicios de
salud. De no resolverse estos problemas no será posible lograr ni la buena calidad, ni la
productividad, ni la contabilidad de estos servicios.
Por otro lado, los usuarios administrativos y asistenciales, al formular incorrectamente

sus pedidos y programarlos empíricamente, sin estrategias, técnicas, ni modelos mate-
máticos, inciden en un deficiente servicio de logística.
Recortes presupuestados y atrasos en el pago a los proveedores, inciden negativamente,

con alta intensidad en el servicio de logística, el que a su vez se traduce en un deficiente
soporte a los prestadores de servicios de salud.
La obligación de depositar los recursos propios en el Banco de la Nación, sin obtener

ningún beneficio financiero y/o crediticio, además de no poder disponer del 100% de
éstos, afectan también el servicio de logística al carecer de medios para las adquisiciones,
tan limitados en el presupuesto del Sector Salud.
También la existencia de proveedores que no cumplen con los plazos de entrega, y que
no son idóneos, constituyen factores altamente negativos para la eficiencia y eficacia
logística, repercutiendo negativamente en la presentación de los servicios de salud. La
existencia de controles que privilegian los procesos burocráticos y no los resultados,
distraen, traban y alargan innecesariamente el tiempo de procuración, afectan la produc-
ción del servicio logístico y consecuentemente la presentación de un buen servicio de
salud.
El análisis de la matriz de interacción del sistema logística con otros elementos, con los
que existen un alto grado de interacción, que afectan y/o condicionan la acción de
Logística, puede sintetizarse en los siguientes aspectos fundamentales:
Usuario Administrativo/Usuario Asistencial; no programan sus necesidades:
Cuando la programación comprende cantidades menores a los requerimientos rea-

les, se origina una rotura de stocks, con la consecuente emisión repetitiva de pedi-
dos de materiales y con carácter de urgencia, que congestionan la labor logística,
dando como resultado un deficiente servicio.
Cuando las cantidades programadas son mayores a los requerimientos reales se

genera un sobre stock, con los costos inherentes en inversión, almacenamiento y
otros, agravándose por el hecho que al efectuar adquisiciones con cargo a una
cuenta presupuestal, estos bienes no pueden ser utilizados por otros usuarios.
Usuario Administrativo/Usuario Asistencial; emite pedidos mal formulados:
Todo pedido mal formulado, origina una demora en la atención, ya que logística
debe efectuar la modificación necesaria o devolver el pedido al usuario para su
corrección. Esta demora, se hace mayor, cuando se logra procesar la adquisición
errada y tiene que efectuarse la devolución de los bienes adquiridos al proveedor
para su cambio, cuando sea factible. El caso más crítico se presenta, cuando la
25
devolución o cambio no es posible y logística o el usuario se quedan con bienes o

productos no requeridos.
Usuario Asistencial; falta normar medicamentos:
La falta de normatividad logística (códigos) de los productos farmacológicos y mate-
riales médicos obliga a que los requerimientos solicitados contengan en forma rei-
terativa las especificaciones técnicas completas para una correcta atención; esto se
evitaría si existiera un catálogo de productos normalizados que pudieran ser identi-
ficados por un código.
Presupuesto; recortes presupuestales:
La gestión logística, está directamente relacionada a la disponibilidad de los recur-

sos presupuestales. Si se producen recortes presupuestales que no permiten la ad-
quisición de bienes en las cantidades inicialmente programadas, entonces el sopor-
te logístico se vuelve deficitario.
Asimismo la rigidez en el uso de las partidas presupuestales requiriéndose de acti-

vidades burocráticas de reprogramación cuando una determinada partida se agotó,
impiden una logística ágil.
Presupuesto; atraso en pago a proveedores:
Un adecuado servicio logístico, comprende la atención oportuna y consecuente-

mente el pago de los bienes adquiridos. La falta de disponibilidad presupuestal y el
control sobre su ejecución, origina el atraso al pago de los proveedores, generando
desconfianza y dificultades en la atención.
Proveedores; no idóneos y no cumplen con plazo de entrega:
El hecho de no tener un sistema de evaluación y control de proveedores, hace que

en los procesos de adquisición participen algunos que no reúnen las condiciones
necesarias para asegurar un buen servicio, originando en muchos casos devolución
de productos, demora en la atención de las órdenes de compra, que finalmente se
traducen en un servicio logístico ineficiente.
1.5 EXPERIENCIAS Y ESTUDIOS DE LOS SISTEMAS LOGÍSTICOS EN EL

SECTOR SALUD
Se ha efectuado la evaluación de las experiencias acumuladas por los Sistemas Logísticos
de organizaciones del sector y que por su dimensión y ámbito de cobertura se pueden
transferir al MINSA.
Se ha escogido a entidades representativas del sector, cuyos sistemas logísticos aporta-

rían valiosas experiencias aprovechables en el MINSA; estas entidades son:
Instituto Peruano de Seguridad Social

ONG AB PRISMA
ONG PROVIDA
También, se ha realizado el análisis del PACFARM (Programa de Administración Com-

partida de Farmacias), que siendo un programa del MINSA, ha sido importante detallar
en esta parte del estudio.
26
DIAGRAMA Nº 1 MATRIZ DE INTERACCIÓN DEL SISTEMA LOGÍSTICO - ELEMENTOS DE SEDE CENTRAL MINSA
PASIVOS LOGÍSTICA USUARIO USUARIO PRESUPUESTO PROVEEDORES CONTROL CLIENTE RECURSOS
ADMINISTRATIVO ASISTENCIAL INTERNO EXTERNO PROPIOS
ACTIVOS
(PROGRAMAS)
Rutura de stock
Trámite burocrático B A B B C A C
LOGÍSTICA Muchos pedidos de A A A A C B C
compra urgente A A B B C A A
No programan bien
USUARIO A necesidades
ADMINISTRATIVO A Pedidos mal formu-
lados
No programan
Diagnóstico
bien necesidades
USUARIO A
Falta formalización
ASISTENCIAL B
Medicamentos
(PROGRAMAS) A
Pedidos mal for-
mulados
A Reportes presupu-
PRESUPUESTO B estales
Proveedores no
A idóneos
PROVEEDORES A No cumplen con el
B plazo de entrega
Controles traban
B proceso logístico
CONTROL
B Se restringen a nor-
INTERNO mas distraen labo-
C
res del personal
Bajo nivel adquiri-
CLIENTE EXTERNO A
do
No hay políticas
claras
B Obliga a depositar
RECURSOS C en el Banco de la
PROPIOS C Nación recursos
generados y no de-
vueltos en un 100%
En la Matriz de la interacción del Sistema Logístico con los otros Sistemas de la Institución y su entorno, se tienen sistemas activos y pasivos. Cada Sistema Activo afecta o
impacta a cada uno de los elementos pasivos de su respectiva fila con una cierta intensidad, corresponde la letra A, cuando el impacto es de mediana intensidad, corresponde
la letra B, y cuando se trata de una débil intensidad, corresponde la letra C
27
Conjuntamente con el PACFARM, se ha efectuado el análisis detallado del sistema

SILOMED (Sistema Logístico de Medicamentos) desarrollado mediante colaboración con
el gobierno Italiano en el marco de cooperación técnica. Considerando el avance de la
implantación del PACFARM a nivel nacional, se recomienda la complementación, de
ambos sistemas, para aprovechar el efecto sinérgico en beneficio de la institución.
Asimismo, por los rasgos nacionales comunes, se ha incluido la experiencia logística del
Sistema de Salud de España, como un ejemplo de las soluciones adoptadas en un Esta-
do desarrollado, que habiendo alcanzado resultados exitosos, se propone que éstas solu-
ciones sean adoptadas total o parcialmente.
En el documento se concluye que, las experiencias del IPSS, en el campo de las licitaciones
marco, externalización, aplicación de tecnología de avanzada, pleno soporte de informá-
tica, y presupuesto en base a intervenciones realizadas, son experiencias valiosas que se
pueden transferir total o parcialmente al MINSA, efectuando las adaptaciones que las
condiciones específicas lo ameriten.
Asimismo, la experiencia de la O.N.G. A.B. PRISMA en relación a las actividades de Pro-

gramación y Distribución, es necesario incorporarla en el diseño del nuevo sistema logístico
para las entidades de salud del MINSA, a nivel central y nivel descentralizado.
Por último, la experiencia desarrollada por la O.N.G. PROVIDA, en relación a los «Con-
cursos de Precios Marco», también se considera aprovechable para el nuevo modelo de
gestión logística.
2.6 SISTEMA DE INFORMACIÓN LOGÍSTICA

En esta parte del estudio el Consultor ha realizado un diagnóstico de los sistemas
informáticos que se encuentran operativos en el MINSA, en razón a lo observado en las
redes y la Sede Central que sirvieron de marco muestral del proyecto.
No existiendo, en las redes de provincias, un sistema informático de logística operando,

el diagnóstico se concentró en las siguientes dependencias:
Dirección de Logística de la Sede Central

Hospital Daniel A. Carrión
Hospital Hipólito Unanue
Sistema Informático de la DIGEMID (PACFARM)
El Consultor establece en sus conclusiones que el Sistema Informático que funciona en

la Sede Central y el Hospital Daniel A. Carrión, puede ser tomado como estándar a nivel
nacional, con las adaptaciones y mantenimiento convenientes, en tanto se diseñe e
implemente el nuevo sistema.
Esta estrategia presenta las siguientes ventajas:
a) Algunos procedimientos se realizarán con mayor rapidez y exactitud.

b) Generar estadísticas y bases de datos de insumos, movimientos de insumos,
saldos del stock, proveedores, precios, etc.
c) Crear cultura informática en el personal.
28
Diagnóstico
d) Requerir poco equipamiento.

e) Preparación del personal en la operación de equipos informáticos.
f) La base de datos constituirá un valioso aporte, pues permitirá una migración
ordenada al nuevo sistema.
g) Se aprovechará la inversión efectuada por el MINSA en desarrollar el software
de logística.
29
30
2
Caracterización y
extrapolación de
problemas logísticos
31
32
Diagnóstico
2. CARACTERIZACIÓN Y EXTRAPOLACIÓN
DE PROBLEMAS LOGÍSTICOS
Tomando como base los problemas identificados en el diagnóstico, así como sus causas,
para los organismos involucrados en la muestra, se procedió a efectuar una caracteriza-
ción de la problemática logística y extrapolar dichos problemas a la situación que se
desea alcanzar de acuerdo al escenario propuesto.
2.1 CARACTERIZACIÓN DE ESCENARIOS FUTUROS EN EL MARCO DE LA

GLOBALIZACIÓN Y COMPETITIVIDAD
Esta fase consistió, en establecer las características principales del marco situacional en
el que se desarrollarán las actividades logísticas, en base a los «Lineamientos de políticas
1995 - 2000», a la Visión y Misión del Sector Salud, a sus Principios determinados, a las
Estrategias de Salud y a las metas establecidas para el quinquenio; todo ello concordan-
te con las megatendencias de la presente década.
La interrelación de estas determinaciones con los resultados obtenidos en el diagnósti-

co, permitieron estructurar temas significativos que son proposiciones trascendentes
que tendría que asumir el Estado; dichos temas se seleccionaron por niveles, para los
cambios estructurales, de inteligencia institucional, organizacional y de Salud Pública.
Las mencionadas actividades se ubican en tres escenarios condicionados por el ecosistema,

por la cultura tecnológica y las acciones de gobierno, que en razón de la práctica interna-
cional generalmente aceptada, se definió como reforma del sector salud, de gran, me-
diana y baja intensidad.
El análisis de las condiciones y las interrelaciones permitió definir la situación de cada

tema, en el escenario respectivo, de acuerdo a la factibilidad técnica de aplicación, y la
estimación del tiempo que demanda su desarrollo, manteniendo la situación actual en lo
que no es posible modificar a corto plazo.
El escenario de Reforma de Gran Intensidad representa la fase final del desarrollo de

la Reforma, por lo que sus condiciones han sido descritas para un ambiente de amplia
evolución.
Las principales características de dicho escenario y las cuales se espera alcanzar son las
siguientes:
El MINSA gobierna al Sector.
Las reglamentaciones, políticas y normas para el Sistema Logístico han sido cam-
biadas, facilitando la gestión.
33
Se actúa descentralizadamente y con amplia coordinación.
La centralización es sólo para aspectos estratégicos.
Se ha generado Alianzas Estratégicas con proveedores.
El control es en base a resultados.
Se encuentra implementado el Planeamiento Estratégico.
Desarrollo en ambientes de calidad total.
Se privilegia la «tercerización» para las actividades de apoyo.
Los procesos son fluidos, integrados y frugales.
Amplia participación social y financiamiento a la demanda.
Se utiliza ampliamente el Sistema de Información.
Líderes y personal están adecuadamente calificados.
Se cuenta con equipamiento en comunicaciones y en sistemas.
Las organizaciones privilegian al cliente, con eficiencia y eficacia.
Salud para todos, por todos, con equidad, eficiencia y calidad.
Como se aprecia el escenario sintetizado, Reforma de Gran Intensidad, mantiene estre-

cha relación con el pensamiento-guía de la Reforma del Sector Salud, al cual se deberá
llegar con el cumplimiento progresivo de los dos primeros escenarios (de Baja y Mediana
Intensidad), que de igual forma mantienen estrecha relación con los grandes lineamientos
de política.
2.2. EXTRAPOLACIÓN DE LOS PROBLEMAS LOGÍSTICOS AL FUTURO

ESCENARIO Y ANÁLISIS DE LAS OBSTRUCCIONES, AMENAZAS Y
OPORTUNIDADES DE MEJORA
Los problemas logísticos se identificaron por niveles: Legitimación, Administración y
Operativo, incluyendo por su trascendencia a los Sistemas de Información, siendo los
más importantes los siguientes:
LEGITIMACIÓN
Frondosa, complicada y obsoleta normatividad.

Carencia de políticas referidas al Sistema Logístico.
Desgobierno de la Gestión Logística.
ADMINISTRACIÓN
Planeamiento deficiente del aprovisionamiento de bienes y servicios.

Organización excesivamente burocrática, incoherente y desintegrada y sin dele-
gación de autoridad en ciertos niveles.
Falta de dirección del sistema de logística del MINSA.
Control ineficiente.
34
Diagnóstico
OPERATIVOS
Inapropiado sistema de codificación.

Procesos de adquisiciones prolijos y excesivamente burocráticos.
Planeamiento y control de inventarios incipiente y empírico.
Ineficiente personal tanto en los niveles operativos y de gestión logística.
Información contable inoportuna, distorsionada y poco confiable.
Deficiente sistema de almacenes.
No existe un sistema técnico de distribución del MINSA
Deficiente sistema de control patrimonial.
Falta de desarrollo de proveedores.
SISTEMA DE INFORMACIÓN
Carencia de un sistema de información logística.
Al extrapolar los problemas al nuevo escenario, se pudo visualizar las grandes obstruc-
ciones y amenazas, por niveles, que se originarían de persistir la situación actual, y lo
que haría a las instituciones de salud no competitivas e ineficaces.
A continuación se señalan las grandes obstrucciones y amenazas que se visualizan:
LEGITIMACIÓN o ESTRATÉGICO
Lentitud y parálisis en la toma de decisiones. Excesivo número de normas ina-

decuadas.
Sin guías para el desarrollo de la gestión originando decisiones empíricas y
circunstanciales.
Desgobierno y desorden administrativo que crea condiciones para operaciones
ilícitas. Costos excesivos de operación.
ADMINISTRACIÓN o GERENCIAL
Dificultad de formulación de presupuestos reales. Relaciones anárquicas e

incontroladas que determinan reprogramaciones adicionales de presupuesto.
No existe una base lógica técnica para el control de gestión logística.
Descoordinación en el uso de recursos de gestión logística.
Lenta y complicada la adquisición de bienes. Usuarios y proveedores insatisfe-
chos con el uso del sistema logístico. Descoordinación de Logística y los demás
sistemas. Duplicidad y multiplicidad de esfuerzos.
No hay liderazgo. Descoordinación y desintegración de la gestión logística, inva-
siones y traslapes de funciones logísticas para otros sistemas, falta de conduc-
ción para aprovechar adecuadamente los recursos humanos, materiales y eco-
nómicos.
No se conocen las desviaciones del sistema, no se puede establecer medidas
correctivas oportunas.
OPERATIVOS
Dificultad para formular un sistema de información ágil y contable. No es posi-

ble establecer un planeamiento y control adecuado. No puede integrarse la
información logística a nivel nacional.
35
Altos costos de adquisiciones y procedimientos lentos.
Deficiente servicio al usuario de logística y pérdida de capacidad de competen-
cia. Altos costos de reposición y mantenimiento. Roturas de stock o sobre
stock.
Imposibilidad de gerenciar y operar un servicio de logística eficaz y eficiente.
La información contable no es útil para tomar decisiones. Imposibilidad de
calcular costos de servicio.
Pérdidas, mermas y deterioros en el almacén, falta de seguridad.
Excesivo gasto en traslado del personal y abandono de puestos por periodos
recurrentes debido a la inadecuada distribución.
Saturación de ambientes con equipos obsoletos, en mal estado o inservibles.
Imposibilidad de mejorar calidad y costo de bienes. Incumplimiento de entrega
de bienes. Dilatado tiempo de adquisición.
Toma de decisiones por aproximación. Desperdicio de recursos humanos en la

búsqueda de información. Carencia de información sobre mercado, competen-
cia, proveedores, precios y avance tecnológico. Carencia de información conta-
ble de los stocks.
Definidos los problemas, extrapolados al escenario futuro, identificadas las obstruccio-

nes y amenazas, se identificaron las oportunidades de mejoras, que han determinado
las propuestas de acción más convenientes.
Las oportunidades de mejora más relevantes se han sintetizado como sigue:
LEGITIMACIÓN
Formular nueva normatividad para el Sector.

Capacidad de gobierno de Logística de la Sede Central. Diseño y desarrollo de
políticas de conducción general y rectoría del Sistema Logístico. Contar con
políticas claras y definidas de centralización y descentralización.
Definir la misión de cada organismo del MINSA, en lo relativo al Sistema Logístico.
Formular los dispositivos de reestructuración.
ADMINISTRACIÓN
Desarrollo de estrategias para el reaprovisionamiento. Modelos matemáticos

aplicables para el planeamiento de las adquisiciones. Sistema de información
adecuado para el planeamiento. Capacitación y concientización del personal
de logística y de los usuarios.
Reestructuración de la organización.
Capacitar para promover el desarrollo. Generación de cuadros de personal
para liderar los cambios.
Establecimiento de indicadores de desempeño Logístico. Establecimiento de
procedimientos de acciones correctivas. Sistema de información adecuado al
soporte operativo y de control. Desarrollo de sistema de supervisión y monitoreo.
OPERATIVOS
Disponer de nuevo sistema de codificación específico para salud.
36
Diagnóstico
Reestructuración de los procesos de adquisiciones.

Disponer estrategias y modelos matemáticos de planeamiento y control de in-
ventados.
Reestructuración de los cuadros de personal. Contar con programas de capaci-
tación, motivación e incentivos por rendimiento.
Integración de los procesos logísticos y contables.
Optimización del subsistema de almacenes.
Optimización del subsistema de distribución.
Establecimiento de un adecuado sistema de control Patrimonial.
Desarrollar conocimiento de proveedores. Alianzas estratégicas con proveedo-
res.
Establecimiento de un sistema de información logística que responda a las

necesidades del nuevo escenario.
37
38
3
Propuestas de soluciones
39
40
Propuesta de Soluciones
3. PROPUESTA DE SOLUCIONES
En esta parte del estudio se procedió a plantear las soluciones considerando tres etapas
temporales claramente definidas-.
PRIMERA ETAPA: Transición (corto plazo)

De hasta un año de duración, en la que se llevarán a cabo acciones de mejoramiento de
los procesos técnicos del sistema, de logística actual, y se formularán las normas legales
complementadas que permitirán mejorar la eficiencia del sistema logística.
Asimismo, se ejecutará acciones cuyos resultados se tendrán en la segunda etapa. Se

diseñará, desarrollará e implementará el nuevo sistema Logístico y el nuevo sistema de
información logística; se formulará la nueva normatividad para orientar y controlar las
actividades logísticas. También se iniciará la reorganización del sistema logística, y se
llevarán a cabo programas de capacitación.
En general, se desarrollaran acciones para mejorar la eficiencia del sistema logística

actual, y a la vez preparar las bases para contar con un nuevo sistema logística en la
segunda etapa
SEGUNDA ETAPA: lmplementación (mediano plazo)

De uno a dos años de duración, en la que se implementará el nuevo sistema logística, se
reorganizará el sistema logística en todos sus niveles y se hará uso pleno del sistema de
información logístico.
Asimismo, en esta etapa se harán las gestiones para lograr la aprobación de las nuevas
normas legales relacionadas a la nueva logística del MINSA. También se continuará con
los programas de capacitación.
TERCERA ETAPA: Consolidación (largo plazo)

De más de dos (2) años de duración, se caracteriza por la total implementación del
nuevo sistema logístico del MINSA, logrando la obtención de bienes y servicios con cali-
dad, en forma oportuna y económica.
En esta etapa se hará realidad la visión y misión del nuevo sistema logístico del MINSA.
También se ha identificado las acciones necesarias para «problemas con soluciones ob-
vias» y medidas de aplicación inmediata.
41
Como «Propuesta de Soluciones a la Problemática Logística» se presentan en forma

detallada los siguientes aspectos:
Visión - Misión del Sistema Logístico

El nuevo Sistema Logístico
Modelo de Gestión Logística
Sistema de Información Logístico
Propuesta de Acciones
De dichos aspectos se ha efectuado una síntesis de las consideraciones más relevantes,

las cuales se presentan a continuación:
3.1 VISIÓN-MISIÓN DEL SISTEMA LOGÍSTICO

a. Enfoque Filosófíco Paradigmático. El enfoque sobre el cual se ha definido la
misión y visión del sistema logístico del MINSA es de carácter holístico, sistémico,
integrador, competitivo y paradigmático de la globalización, desarrollado en el mar-
co de la Reforma del Sector Salud. (Ver diagrama Nº 2)
b. Visión del Sistema Logístico del MINSA. Los atributos que debe tener el nuevo
Sistema Logístico son los siguientes:
Integrado
Eficiente
Eficaz
Ético
Con avanzada tecnología de información
Libre de regulaciones burocráticas pero con guías de pensamiento facilitadoras
Fuertemente «Tercerizado»
Inteligente
En ambiente de Calidad Total
Formando Alianzas Estratégicas con proveedores
c. Misión del Sistema Logístico del MINSA. Siendo la Misión del Sector «SALUD
PARA TODOS POR TODOS», la del sistema logístico, definido bajo dos ámbitos, el
normativo y el operativo.
a) En el ámbito nacional y subnacional.

Formular políticas y normas para el sistema logístico a nivel nacional (sede
central) y a nivel subnacional en forma descentralizada (regiones y subregiones),
así como, proveer apoyo técnico-logística.
b) En el ámbito local (prestador de/ servicios)
Proveer a las unidades prestadoras los bienes y servicios en el lugar que se
necesite, en el momento oportuno, en cantidad necesaria, calidad adecuada,
con la máxima economía global y transparencia de precios.
42
DIAGRAMA N°2 FORMULACIÓN DE LA VISIÓN Y MISIÓN LOGISTICA DEL MINSA
43
3.2 EL NUEVO SISTEMA LOGÍSTICO

El nuevo sistema logístico (etapa de consolidación) se sustenta en un cambio y acción a
tres niveles (ver diagramas Nº 3 y 4):
Nivel de Legitimación (o estratégico)
De acuerdo al análisis del presente estudio, se ha determinado que el nuevo MINSA

deberá asumir la gobernabilidad de su Sistema Logístico en el ámbito central,
subnacional y local. El nuevo esquema se inscribirá en el contexto de Reforma del
mismo y en las exigencias del nuevo escenario, autorizándolo a modernizar su
competencia, atribuciones y funciones a fin de que señale sus políticas, norme,
gobierne y ejecute su logística. Para tal efecto se requiere de políticas y una nueva
normatividad para cada ámbito.
Nivel de Administración (o gerencial)
En el diseño del Sistema Logístico el Nivel de Administración representa el posicio-

namiento estructural de apoyo al cumplimiento de la Misión y Políticas Institucionales,
mediante la guía fuerza de la Visión Logística y del impulso operativo de su Misión.
Este cumplimiento de la Misión se logrará en el marco de los dispositivos legales,
políticas y normatividades que rijan en su tiempo de aplicación, además por una
clara definición conceptual de actuar en un escenario de globalización, competiti-
vidad, con nuevas megatendencias de cambio y exigente praxis de excelencia en la
calidad de los servicios que se brindan.
Es por ello, y en el contexto de la Reforma de Salud, la Administración del Sistema
Logístico conlleva a que principalmente el planeamiento esté estrechamente vincu-
lado a los objetivos y metas de Producción de los Servicios de Salud; y que el
accionar armónico se relacione con una organización que busca su mínima arqui-
tectura, al menor costo, con alta productividad, flexible, racional, integrada, descen-
tralizada y al servicio de los usuarios.
El rol que el compete a la dirección como gestora de resultados, se refuerza con el
adecuado e inteligente uso de los recursos, en busca permanente del cumplimiento
de la Misión y el acercamiento a la Visión del Sistema.
La exigencia de estabilización permantente del Sistema Logístico, representa un
reto al nuevo enfoque de control; por lo que su actuar deberá verse reflejado en el
auto análisis del comportamiento organizacional y de los resultados del planeamiento
y de la gestión, como muestra de estar en el ejercicio de la calidad total.
Nivel Operativo
En el nivel operativo se han efectuado las correspondientes definiciones de la mi-

sión, propuestas y resultados esperados para cada uno de los sub-sistemas siguien-
tes: codificación, compras, almacenes, inventarios, personal, contabilidad y provee-
dores.
A continuación se presenta la propuesta de cada uno de los subsistemas del nivel
operativo.
a) Codificación
La propuesta que se formula en el Subsistema de codificación es la siguiente:
- Eliminación en el Ministerio de Salud, y Centros dependientes, del Sistema

General de Codificación de Bienes del Sector Público y elaboración. Esta-
44
DIAGRAMA N° 3 MARCO NORMATIVO DEL SISTEMA LOGÍSTICO POR NIVELES
45
46
DIAGRAMA N°4 PROCESO DEL SISTEMA LOGÍSTICO POR NIVELES

blecimiento e implantación de un sistema de codificación propio, para cada

tipo de establecimiento, adoptando modelos avanzados existentes, previa
preparación de las estructuras necesarias mediante las fórmulas operativas
que se apuntan en el Subsistema de inventarios y de almacén.
Siguiendo las experiencias existentes en otros países, el sistema de codifica-
ción se debe realizar en paralelo con el sistema actualmente utilizado, defi-
niendo primeramente el modelo de catalogación y codificación, y después el
establecimiento de un Plan Piloto, que puede abarcar Centros Hospitalarios
complejos, Hospitales básicos, y un sistema de Centros de Salud y Puestos
de Salud. El experimento puede realizarse sobre una muestra primeramen-
te escogida, con criterios de diversificación.
b) Compras
Nuestra propuesta coincide con las oportunidades de mejora, que propician un
desarrollo de estrategias para el reaprovisionamiento, la implantación de mode-
los matemáticos que ayuden a decidir qué, cuándo y cuánto comprar. Conside-
rando estas oportunidades de mejora y la definición de los niveles técnico-
económicos para las adquisiciones de bienes y servicios, se presentan las si-
guientes propuestas de acción:
1. Formular modelos matemáticos de compras.
2. Desarrollo e implantación de nuevos y simplificados procesos para las ad-
quisiciones, soportado en plataformas informáticas adecuadas.
3. Implantación de los niveles de decisión técnico-económicos para la adquisi-
ción de Bienes y Servicios.
4. Tercerización o Externalización de servicios
c) Almacenes
Frente al problema del deficiente sistema de almacenes se ha establecido una
serie de propuestas de acción, que son:
1. Formular y desarrollar procesos simplificados perfectamente definidos y via-
bles: Recepción, control de calidad, almacenaje, conservación, despacho y
seguridad.
2. Formular indicadores para estabilizar el sistema- brecha estática y dinámica
de stocks, índices de rotación de existencias de inactividad y rotura de stocks.
3. Desarrollo de los estándares apropiados, para todos los procesos de alma-
cenamiento,
4. Desarrollo del método de trabajo conveniente.
5. Implementación de una adecuada estructura física y de equipamiento.
d) Inventarios
En principio ha de contarse con un plan de producción de los servicios de
salud, dicho plan nos va a permitir establecer las necesidades y concretarlas en
determinadas demandas, que permitirán contar con información necesaria.
Otra oportunidad de mejora, es el cálculo de período de entrega de los bienes
adquiridos, y como elementos favorecedores y agilizadores del proceso el dispo-
ner de información sobre mercado, proveedores por clase de materiales, de
precios unitarios y de costos añadidos.
47
No es lo mismo la adquisición de productos nacionales que aquellos que son de

importación, en los cuales existen diferentes procedimientos y procesos admi-
nistrativos, y por fin tendremos que evaluar los recursos de almacenaje y de
distribución.
Se desarrollarán las estrategias y modelos de planeamiento y control de inven-
tados.
e) Distribución
La propuesta para resolver el problema del transporte, consiste en traspasar en
lo posible el problema a los proveedores, o sea incluir en los contratos y condi-
ciones de compra una cláusula, que incluya el abastecimiento al almacén del
propio Centro. Este es un mecanismo de ahorro implantado en sistemas sani-
tarios de otros países y que es bien aceptado por los proveedores.
Como las características geográficas del Perú, y las comunicaciones tienen un
alto grado de dificultad, muchas veces no nos va a ser posible acudir a los
proveedores como para resolver el problema de ubicar las adquisiciones en los
puntos idóneos, y tampoco nos va ha resolver el problema de comunicación
entre los diferentes niveles y Centros del sistema, por ello tendremos forzosa-
mente que implementar, un sistema de transporte, en base a las dependencias
funcionales que existan para el abastecimiento, y teniendo en cuenta que el
servicio en caso de ser propio ha de cumplir al máximo las reglas de la rentabi-
lidad y control de los recursos humanos y materiales empleados, y en caso de
ser ajeno, o sea contratado, será necesario elaborar un pliego de condiciones
técnicas, que hagan posible la prestación de un buen servicio con unos costes
razonables.
De todos modos, se debe diseñar e implementar un sistema de distribución
externo e interno.
f) Personal
En la reforma de gran intensidad, el personal de Logística ha de estar altamente
cualificado, su trabajo orientado a la calidad total, y se prevé la instauración de
una política de incentivos en función de la productividad. Los programas de
capacitación han de ser continuos y su programación por etapas y en base a
temarios escogidos y establecidos dentro de una política general de capacita-
ción.
g) Contabilidad
La propuesta que realizamos es el desarrollo e implementación del proceso
contable, el establecimiento del análisis y la contabilidad de costos, la integra-
ción de los procesos de información de los procesos logísticos - contables, y la
instauración de mecanismos de autoevaluación y corrección.
Asimismo, concordante con la misión de Contabilidad, el Control Patrimonial,
por estar relacionado con el patrimonio institucional, debe ser función de con-
tabilidad.
De esta manera, logística queda desligada de dicha función, para concentrarse
en su misión, que es abastecer de bienes.
h) Proveedores
La propuesta en un escenario de reforma de gran intensidad, son las alianzas
estratégicas con proveedores, la selección de proveedores con criterios de polí-
48
ticas mencionados en el apartado anterior, interés armonizados proveedor-cliente,

políticas de contratos renovables, política de contratos Marco, para lograr el
establecimiento de garantías de calidad, tiempos de entrega y condiciones eco-
nómicas ventajosas para el sistema logístico y sanitario.
Convenio Marco
Se realizan con uno o varios proveedores a través de políticas de gestión, que
facilitan mediante un acuerdo global las adquisiciones descentralizadas con
cargo a los presupuestos de los establecimientos.
Son acuerdos que se establecen entre el cliente como ente corporativo y uno o
varios proveedores, por un plazo determinado, para establecer condiciones de
precios, calidad, forma de distribución, servicios, etc., y que sirven como marco
para que dichas condiciones sean aplicadas y desarrolladas entre el proveedor y
cada unidad, área o establecimiento, integrantes de la corporación, en función a
los requerimientos y posibilidades financieras de estas últimas.
Se refiere a los insumos de mayor monto anual de adquisición, que posibilitan
la mejora en precios y la selección de un solo proveedor por insumo, en las
mejores condiciones.
Una vez logrado el acuerdo, la adquisición puede ser descentralizada y realiza-
da por los servicios de logística de las unidades, áreas o establecimientos.
Ventajas:
- Permite aprovechar las ventajas de las adquisiciones en gran escala, de
manera especial a las unidades más pequeñas.
- Reducción significativa de precios
- Distribución a cargo del proveedor
- Mejores condiciones de pago
- Mejores tiempos de entrega.
Alianzas Estratégicas
Consisten en convenios de largo plazo que establecen clientes y proveedores
como un camino para lograr eficiencia y efectividad en el sistema logístico, y a la
vez para obtener beneficios mutuos, a través de acciones conjuntas y de estre-
cha cooperación.
Las alianzas estratégicas modifican radicalmente las relaciones entre proveedo-
res y cliente, tal como se muestra en el cuadro siguiente:
ASPECTO RELACIÓN TRADICIONAL ALIANZA ESTRATÉGICA
Plazo Corto Plazo Largo Plazo

Beneficios Egoístas Mutuos
Nº de Proveedores Muchos Pocos
Calidad de Proveedores Variable Mejores
Relación cliente-proveedor Antagónica Cooperación
49
Ventajas:
- Abastecimiento oportuno
- Logística «sin almacenes»
- Reducción radical de inventarios
- Reducción radical de costos
- Mejor servicio del proveedor
- Mejora el flujo de caja
- Mejora de la calidad de los insumos.
La conjunción de los conceptos y metodología de Reingeniería de Procesos, Just

in Time y otros, con el soporte de la tecnología de información, a través del
Intercambio Electrónico de Datos, entre otros, será fundamental para operativizar
con éxito las alianzas estratégicas.
3.3 MODELO DE GESTIÓN LOGÍSTICA

Los sistemas de Logística del MINSA comprenderán tres niveles:
Niveles Nacional: Sede Central del MINSA

Nivel Subnacional: Direcciones de Salud
Nivel Local:
- Unidades prestadoras individuales: Hospital de Referencia o Institutos especia-

lizados.
- Unidades prestadoras múltiples: Redes de establecimientos (hospital local, cen-
tros y puestos).
En el cuadro Nº 2 se plantea las funciones logísticas que se desarrollarán en el nuevo

Ministerio de Salud (Etapa de Consolidación).
Relaciones entre los niveles del MINSA

A continuación se detallan las relaciones que se establecerán entre los niveles de nuevo
MINSA:
a. Nivel Nacional: Sede Central
Dictará políticas nacionales (lineamientos para la acción) y normas que las Unida-
des de Gobierno Subnacional y las Unidades Prestadoras deberán seguir, y orientar
su accionar a ellas.
Coordinará con el nivel subnacional las acciones a seguir en caso de contingencias,
(epidemias, desastres naturales, etc.) a través de la logística correspondiente.
Supervisará la calidad de los servicios que brinden las unidades prestadoras indivi-
duales y múltiples.
Prestará apoyo técnico logístico a las unidades prestadoras: a través de compras por
encargo, y brindando información técnica.
Fomentará la importancia de la logística a través de acciones de concientización en
los niveles de decisión subnacional y unidades prestadoras.
Tendrá la responsabilidad de ejecutar las acciones de la etapa transitoria, así como
preparar la condiciones para la ejecución de la etapa de implementación.
50
CUADRO Nº 2
FUNCIONES LOGÍSTICAS EN EL NUEVO MINISTERIO DE SALUD
NIVEL/ORGANO DEPENDENCIA FUNCIONES
NACIONAL Dirección General de Ad- Dictar Políticas y Normas de carác-

Sede Central ministración ter general
Subdirección General de Gestión Logística de la Sede Cen-
Logística. tral
Información Técnica
Logística centralizada de bienes
- Negociación de convenios marco
y adquisiciones por encargo.
- Adquisiciones de alta tecnología
- De programas de salud especia-
les
- De emergencia y contingencia na-
cional
- De interés nacional
Administración de ayudas y
donaciones
Relaciones Logísticos supranacio-
nales.
SUBNACIONAL Dirección Administra- Dictar políticas y normas para su

Direcciones de Salud ción ámbito
Servicio de Logística Gestión Logística de la Dirección de
Salud.
Logística centralizada de bienes
- Negociación de convenios marco
y adquisiciones por encargo.
- Adquisiciones de alta tecnología
- De programas de salud especia-
les
- De emergencia y contingencia re-
gional
Información técnica
Logística de Centros y Puestos
Tutelados
Adquisición concordadas de bienes
para Centros y Puestos de salud.
Administración de ayudas y
donaciones
LOCAL Dirección del Hospital Inventarias

Unidad Prestadora Indi- Dirección de Logística Compras
vidual (Hospital de Re- Aduanas
ferencia e Institutos es- Almacenes
pecializados) Lavandería - Lencería
Hostelería
Servicios de Terceros
Transporte
51
FUNCIONES LOGÍSTICAS EN EL NUEVO MINISTERIO DE SALUD
NIVEL/ORGANO DEPENDENCIA FUNCIONES
LOCAL CABECERA
Unidad - Dirección de la Red Consolida pedidos de estableci-
Prestadora - Dirección de Logística mientos de red
Múltiple Adquisiciones para la red
(Redes) Apoyo Logístico
HOSPITAL LOCAL Planifica inventarios

- Dirección del Hospital Adquisiciones menores
- Dirección de Logística Almacenes
Lavandería, hostelería
Servicios de terceros
CENTROS Programa inventarias

- Jefatura del Centro Adquisiciones menores
- Administración Almacenes
Kárdex
Distribución
PUESTOS Programa inventarias

- Jefatura de Puesto Adquisiciones menores
Almacenes
Kárdex.
52
b. Nivel Subnacional: Direcciones de Salud
Dictará políticas Subnacionales (Lineamientos para la acción) y normas que las

Unidades Prestadoras deberán seguir, y orientar su accionar a ellas.
Coordinará con las unidades prestadoras individual y múltiple, las acciones a seguir
en caso de contingencias (Epidemias, desastres, etc.), a través de la logística corres-
pondiente.
Supervisará la calidad de los servicios que brinden las unidades prestadoras indivi-
duales y múltiples.
Prestará apoyo técnico logística a las unidades prestadoras: a través de compras por
encargo, brindando información sobre proveedores de insumos y equipos recientes
y de tecnología.
Fomentará la importancia de logística a través de acciones de concientización en
los niveles de decisión subnacional y unidades prestadoras.
Tendrá la responsabilidad de apoyar al nivel central en la ejecución de las acciones
de la etapa transitoria y en la preparación de las condiciones para la ejecución de la
etapa de implementación.
Asimismo, concientizar al personal de los niveles de decisión de los Establecimien-
tos de Salud y fomentar la importancia del Mantenimiento.
c. Unidades Prestadoras Individuales (institutos Especializados y Hospitales de
Referencia).
Las unidades prestadoras concientizarán al personal de los niveles de decisión de

la importancia de logística en los servicios de salud.
Coordinarán con las unidades de gobierno subnacional los aspectos de donaciones,
logística contingencial, compras por cargo.
Conducirán la ejecución de las acciones de la etapa transitoria y la preparación de
las condiciones para la ejecución de la etapa de implementación.
d. Unidades Prestadoras Múltiples (Redes de establecimientos)
La cabecera de red supervisará y evaluará los resultados de la gestión logística de

las unidades de la red de servicios de salud y los trasladará consolidadas al nivel
subnacional.
La cabecera de red atenderá las necesidades de bienes y servicios de los estableci-
mientos que conforman la red. Los establecimientos harán conocer sus necesida-
des.
Coordinará con las unidades de gobierno subnacionales los aspectos de donaciones,
logística contingencial, compras por encargo.
Conducirán la ejecución de las acciones de la etapa transitoria y la preparación de
las condiciones para la ejecución de la etapa de implementación.
En el Cuadro Nº 3 se presentan los procesos logísticos que irán evolucionando en
cada una de las etapas de desarrollo (Transición, lmplementación y Consolidación),
para cada uno de los niveles del MINSA.
53
Relaciones de Logística con componentes de los Sistemas Operativos

El sistema logística está relacionado estrechamente con los componentes de los Siste-
mas Operativos. En el Diagrama Nº 5 se presentan dichas relaciones
3.4 SISTEMA DE INFORMACIÓN LOGÍSTICO (SIL)
3.4.1 Características
El nuevo sistema de información logística del MINSA (Etapa de Consolidación)
tendrá las siguientes características:
a. INTEGRADO
La integración de la información logística debe darse tanto horizontal, vertical y
circularmente.
b. DOCUMENTADO
El sistema debe estar detalladamente documentado, considerando que su utili-
zación se va a difundir a diferentes niveles de la organización y en todo el
territorio nacional.
3.4.2 Diagramas
Para describir adecuadamente el sistema de información logística propuesto se han
diseñado los siguientes diagramas:
a. Diagrama de Contexto o Primer Nivel
Representa los inputs y outputs que recibe y genera el SIL, que son necesarios
tanto para la propia gestión logística como para las entidades externas que se
relacionan con el sistema, contribuyendo al logro de sus actividades. Se presen-
ta en el Diagrama Nº 6.
b. Diagrama de Sistema o Segundo Nivel
Representado en el Diagrama Nº 7 muestra los componentes del SIL, cómo
interactúan unos con otros, dónde intervienen las entidades externas y cuál es
la información que envían a los componentes.
C. Diagrama de Sistemas Operativos o Tercer Nivel
Muestra el detalle de cada uno de los sistemas operativos que constituyen com-
ponentes del SIL.
3.4.3 Uso de Tecnología de Información

El desarrollo tecnológico del sistema logística debe orientarse a la tecnología de
información moderna que permita procesos más eficientes.
Las tecnologías que deben adaptarse al Sistema Logístico son:
a. Redes
b. Bases de Datos
C. Teleproceso
d. Código de Barras
54
CUADRO N°3 DESARROLLO DE LOS SISTEMAS LOGÍSTICOS POR ETAPAS Y NIVELES
PROCESOS LOGÍSTICOS (*)
NIVEL
LOGÍSTICA ACTUAL LOGÍSTICA: Etapa Transitoria LOGÍSTICA: Etapa de interpretación LOGÍSTICA: Etapa de Consolidación
(1 AÑO) (2 AÑOS)
CENTRAL MARCO LEGAL: Sistema de Abastecimien- MARCO LEGAL: Se mantiene la legisla- MARCO LEGAL: Se aprueba un nuevo MARCO LEGAL : Se cuenta con un mar-
to, RUA, Ley de Presupuesto. ción vigente. Reglamento de Adquisiciones para las co legal que permita contar con un Sis-
Nueva legislación en proceso de diseño y instituciones y establecimientos del tema de Logística eficaz y eficiente en el
trámites de aprobación. MINSA. sector.
Se aprueba e implementa nuevo marco
legal.
MINISTERIO DE SALUD: Existencia de MINISTERIO DE SALUD: Se propone MINISTERIO DE SALUD: MINISTERIO DE SALUD:
una logística desintegrada. Revisada por realizar: Conductor, normador y promotor a ni- Conductor, normador y promotor a ni-
diferentes dependencias: Elaboración de un proyecto de ley para vel nacional. vel nacional.
DIGEMID: Adquisición, almacenes, adua- aprobar el Reglamento de Adquisicio- Norma, fiscaliza y controla calidad de Norma, fiscaliza y controla calidad de
nas, catalogación distribución de medi- nes para el sector público de Salud. medicamentos, insumos y drogas. medicamentos, insumos y drogas.
camentos. Elaboración y aprobación de un ROF. Norma y regula adquisiciones de cier- Norma y regula adquisiciones de cier-
PROGRAMAS DE SALUD Planificación Creación de una unidad centralizada tos equipos (sofisticados y de alto costos equipos (sofisticados y de alto cos-
financiera, adquisiciones, almacenes, dis- que integre las funciones logísticas para to). to).
tribución, insumos de salud colectiva. los Programas de Salud respecto a: ad- Organizado para la logística contingen- Organizada para la logística contin-
DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA: Economa- quisiciones de insumos y equipos, recep- cia: planificación, adquisiciones, alma- gencial: planificación, adquisiciones, al-
to, control patrimonial, aduanas para el ción de donaciones, aduanas, compra cenes y distribución. macenes y distribución.
apoyo de los hospitales y otras Institu- por encargo de unidades prestadoras, Logística para las donaciones: aduana Logística para las donaciones: aduana
ciones. almacenes, inventario, distribución, con- almacenes y distribución. almacenes y distribución. Apoyo técni-
Adquisiciones de equipos. trol patrimonial. Apoyo técnico para los prestadores: co logística para los prestadores:
Catalogación estandarizado. - Negociación de «convenios marco» a - Negociación de «convenios marco» a
Logística contingencial. solicitud de los prestadores de servi- solicitud de los prestadores de servi-
Elaboración de indicadores de desem- cios. Adquisiciones por encargo. cios. Adquisiciones por encargo.
peño logístico para la acción de - Información sobre proveedores de - Información sobre proveedores de
monitoreo. insumos básicos. insumos básicos.
- Información técnica de equipos. - Información técnica de Información.
HOSPITALES E INSTITUTOS HOSPITALES E INSTITUTOS Implantación del Sistema de Informa- Sistema de Información.
ESPECIALIZADOS DE LIMA : ESPECIALIZADOS DE LIMA : ción.
Inventario, adquisiciones, almacenes, adua- Inventario, adquisiciones, almacenes,
nas (sólo INEN), catalogación, control pa- aduanas (sólo INEN), catalogación con-
trimonial. trol patrimonial.
DIRECCIONES DE SALUD DE LIMA : DIRECCIONES DE SALUD DE LIMA :

Adquisición, almacenes y distribución de Adquisición, almacenes y distribución de
medicamentos medicamentos.
Distribución de Insumos de Programas. Distribución de insumos de Programas.
Logística de campañas de vacunación. Logística de campañas de vacunación.
55
(*) La propuesta elaborada por la firma consultora ha sido actualizada conforme al al normatividad vigente (ver Capítulo 5: Norm atividad vigente)
56

NIVEL
(1 AÑO) (2 AÑOS)
SUBNACIONAL DIRECCIONES DE SALUD: Existencia de DIRECCIONES DE SALUD DIRECCIONES DE SALUD (incluye DIRECCIONES DE SALUD: (incluye
una logística desintegrada. Lima) asumirán agresivamente su rol rec- Lima)
ROF de la Dirección de Salud. tor a nivel subnacional.
DIREMID: Inventarlos, adquisiciones, al- Creación de una unidad centralizada Conductor norrnador y promotor a ni-
macenes. que integre las funciones logísticas para Conductor, normador y promotor a nivel subnacional. Norma, fiscaliza y con-
Programas de Salud. distribución de los Programas de Salud respecto a: ad- vel subnacional. Norma, fiscaliza y controla a nivel subnacional, la calidad de
insumos. Logística de campañas de va- quisiciones de insumos y equipos, recep- trola a nivel nacional, la calidad de me- medicamentos, insumos y drogas.
cunación. ción de donaciones, aduanas, compras dicamentos, insumos y drogas. Norma la organización y funciones a
por encargo de unidades prestadoras Norma la organización funciones a ni- nivel subnacional incluyendo al siste-
(hospitales), almacenes, inventario, dis- vel subnacional incluyendo al sistema ma de logística.
tribución y control patrimonial de logística. Norma y regula adquisiciones de cier-
Cálculo de indicadores de desempeño Norma y regula adquisiciones de ciertos equipos (sofisticados y de alto cos-
de logística. tos equipos (sofisticados y de alto cos- to). Organizado para la logística

Logística de campañas de vacunación. to). contingencial: planificación, adquisicio-
Implantación del Sistema de informa- Organizado para la logística contin- nes, almacenes y distribución.
ción. gencial: planificación, adquisiciones, al- Logística para las donaciones: aduanas,
macenes y distribución. almacenes y distribución a nivel
Logística para las donaciones: aduanas, subnacional.
almacenes y distribución a nivel Apoyo técnico logístico para los
subnacional. Apoyo técnico logístico prestadores:
para los prestadores: - Negociación de convenios marco a
- Negociación de convenios marco a solicitud de los prestadores de servi-
solicitud de los prestadores de servicios.
cios. - Adquisiciones por encargo.
- Adquisiciones por encargo. - Información sobre proveedores de
- Información sobre proveedores de insumos básicos.
insumos Básicos. - Información técnica de equipos.
- Información técnica de equipos. Sistemas de Información.
Implantación el Sistema de Información.
(*) La propuesta elaborada por la firma consultora ha sido actualizada conforme al al normatividad vigente (ver Capítulo 5: Normatividad vigente)
NIVEL
(1 AÑO) (2 AÑOS)
LOCAL HOSPITALES DE REFERENCIA E HOSPITALES E INSTITUTOS HOSPITALES E INSTITUTOS HOSPITALES E INSTITUTOS

(PRESTADOR INSTITUTOS ESPECIALIZADOS: ESPECIALIZADOS: ESPECIALIZADOS: (Incluye Lima) ESPECIALIZADOS: (incluye Lima)
INDIVIDUAL) Planeamiento, inventarios, adquisicio- Planeamiento, inventarios, adquisicio- Planeamiento, inventarios, adquisicio-
Inventarios, adquisiciones, almacenes, nes, almacenes, catalogación, control pa- nes, almacenes, catalogación, control nes, aduanas, almacenes, catalogación,
catalogación, control patrimonial. trimonial. patrimonial. control patrimonial.
Implantación del Sistema de informa- Implantación del Sistema de Informa- Sistema de Información.
ción. ción.
LOCAL(RED) UTES: (Apoyo a Centros y Puestos) UTES: (Apoyo a Centros y Puestos) CABECERA DE RED: CABECERA DE RED:
(PRESTADOR Planeamiento, (consolida pedidos y pro- Planeamiento, (consolida pedidos y pro- Planeamiento, (consolida pedidos y pro-
MÚLTIPLE) Planeamiento, (consolida pedidos y programa) adquisiciones, almacenes, distri- grama) adquisiciones, almacenes, distri- grama compras) adquisiciones, almace-
grama) adquisiciones, almacenes, distri- bución, catalogación. bución adecuación de catalogación. nes, distribución ajustes a la cataloga-
bución, control patrimonial. Implantación del Sistema de Informa- Implantación del Sistema de Informa- ción.
ción. ción. Consolida inventarios de la red.
Sistema de Información.
HOSPITALES LOCALES: HOSPITALES LOCALES HOSPITALES LOCALES: HOSPITALES LOCALES:
Planeamiento, adquisiciones, almacenes, Planeamiento, adquisiciones, almacenes, Programa inventarios y entrega a la ca- Programa inventarios y entrega a la
control patrimonial, inventarios. control patrimonial, inventarios. beza de red. cabeza de red sus necesidades.
Implantación del Sistema de Informa- Distribución. Distribución
ción. Almacenes. Almacenes.
Kárdex Sistema de Información.
Implantación del Sistema de Informa-
ción
CENTROS DE SALUD: CENTROS DE SALUD: CENTROS DE SALUD: CENTROS DE SALUD:
Inventarios, adquisiciones, almacenes. Inventarlos, adquisiciones menores, al- Programa inventarios y envía a la cabe- Programa inventarios y envía a la cabe-
macenes. za de red sus necesidades. Adquisicio- za de red sus necesidades.
Implantación del Sistema de Informa- nes menores. Adquisiciones menores.
ción. Distribución Distribución
Almacenes. Almacenes.
Kárdex Kárdex
Implantación del Sistema de Informa- Sistema de Información.
ción.
PUESTOS DE SALUD: PUESTOS DE SALUD: PUESTOS DE SALUD: PUESTOS DE SALUD:
Inventarios, almacenes. Inventarlos, adquisiciones menores, al- Programa inventarios y envía a la cabe- Programa inventarios y envía a la cabe-
macenes. za de red. za de red sus necesidades.
Implantación del Sistema de Informa- Adquisiciones menores. Adquisiciones menores.
ción. Almacenes. Almacenes.
Kárdex Kárdex
Implantación del Sistema de Informa- Sistema de Información.
ción.
57
(*) La propuesta elaborada por la firma consultora ha sido actualizada conforme al al normatividad vigente (ver Capítulo 5: Normatividad vigente)
DIAGRAMA N° 5
INTERRELACIÓN DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA
CON LOS DEMÁS SISTEMAS OPERATIVOS
Información procesada de in-

Sistema gresos, consumos, saldos, pro- Sistema
de veedores, almacenes, programa-
ción y control de inventarios, de Supervisión
Información presupuestos, catalogación.
Monitoreo
Información sobre políticas, planes, progra- Evaluación de los sis-
mas, normas, priorización de servicios, esta- temas de logística
dísticas, información técnica. utilizados.
Solicitud de equipos, repuestos Solicitud de
para informática (hardware y bienes y
software). servicios.
Especif. técnicas de
Información equipos de informá- Información
sobre manteni- tica. sobre indicadores
miento de alma- de eficacia y eficien-
cenes, proveedores, cia de los sistemas
precios, servicios de de logística
terceros.
Nueva codificación, órde-
nes de compra, órdenes de
salida, notas de recepción,
inventarios físicos.
SISTEMAS
DE
LOGÍSTICA
Solicitud de servicios de
telecomunicaciones (telé-
Suministro de insumos, repuestos, he- fono, radio, fax, etc.)
rramientas y equipos, asi como la con- Suministro de ma-
tratación de servicios de terceros teriales, equipos y
Información de proveedores repuestos para
(bienes y servicios) Solicitud de equi- telecomu-
Información sobre adquisi- Solicitud pos y repuestos para nicaciones.
ción de activos fijos. de insumos, telecomunicaciones.
repuestos, herra- Solicitud de Medios de
mientas y equipos, telecomunicaciones y
servicios de terceros. transmisión de datos.
Especificaciones técnicas Instalación de equipos.
de equipos para el manteni- Especificaciones técnicas de equi-
miento. pos de telecomunicaciones.
Sistema Sistema
de de
Mantenimiento Telecomunica-
ciones
58
DIAGRAMA N° 6 SISTEMA DE INFORMACIÓN LOGÍSTICA DIAGRAMA DE CONTEXTO
59
60
DIAGRAMA N°7 SISTEMA DE INFORMACIÓN LOGÍSTICA DIAGRAMA DE SEGUNDO NIVEL

3.4.4 lndicadores de Gestión Logística

Los siguientes indicadores básicos serán utilizados en la etapa transitoria.
a) Indicadores para la Gerencia
- Brecha Estática de Stock
- Brecha Dinámica de Stock
- Comportamiento de los Inventarios (Tendencias) Brecha Presupuestal de
Compras.
b) Indicadores de Desempeño de la función Compras

- Nº de Ordenes de Pedido recibidos, tramitados, pendientes y anulados.
- Nº de Ordenes de Compra (O/C) emitidos, atendidos, pendientes y anula-
dos.
- Monto de las compras
- Porcentajes de gastos por compras
- Ordenes de Compras emitidos por empleado
- Monto de Compras por empleado
- Costo por Orden de Compra
- Distribución de O/C por proveedores, y ordenados en forma descendente,
según valor de compra.
c) Indicadores de Desempeño de la función Almacén

- Índice de Rotación de Inventarios
- Índice de Rotura de Stock
- Índice de Inactividad
- Nº de recepciones por mes
- Nº de despachos por mes
- Meses equivalentes de consumo
d) lndicadores de Desempeño logística para el Usuario Asistencial

- Ordenes de pedido atendidos
- Ordenes de pedido pendientes
- Indicadores de Soporte Logístico.
3.5 PROPUESTAS DE ACCIÓN

Con el fin de lograr la transformación y modernización de la logística actual del MINSA
se han elaborado propuestas de acción que se describen a continuación.
Estrategias
a. Las propuestas de acción se implementarán en tres etapas:
Primera Etapa: Transición (Corto Plazo)

Segunda Etapa- lmplementación (Mediano Plazo)
Tercera Etapa: Consolidación (Largo Plazo)
61
b. El desarrollo de cada una de las etapas debe ser liderado y orientado por la Alta
Dirección del MINSA (Sede Central, Direcciones de Salud y establecimientos).
c. Difusión a todo nivel y ámbito, de la nueva misión del MINSA y de la nueva logística.
d. Organizar un Comité de Logística integrado por la Alta Dirección y los Proyectos y

Programas que oriente y supervise la ejecución de las etapas.
e. Motivar y premiar al personal de acuerdo a los resultados logrados.
f. Difundir las historias de éxito y logros alcanzados.
A continuación se presenta en forma detallada las propuestas de acción de acuerdo a las

etapas antes descritas y por niveles del MINSA (Central, Subnacional y Local).
62
PROPUESTAS DE ACCIÓN POR ETAPAS Y NIVELES

ETAPA : DE TRANSICIÓN (HASTA 1 AÑO)
NIVEL : CENTRAL
PROBLEMAS PROPUESTA DE ACCIÓN (*) OBJETIVOS
Frondosa, complicada y Eliminación o exoneración total de las Lograr los dispositivos legales que
obsoleta normatividad y normatividades vigentes del Sistema Na- permitan al MINSA y al Sector, dirigir,
carencia de políticas refe- cional de Abastecimientos, RUA, y nor- gestionar y operar el Sistema Logístico,
ridas al sistema logístico. mas complementarias. Autorización de acorde a los modernos conceptos de
reglamentar el Sistema Logístico del la Administración y de los lineamien-
MINSA y del Sector. tos de Políticas 1995-2000 del MINSA,
Formular las políticas generales de ges- en el marco de la VISIÓN y MISIÓN
tión para el Sistema Logístico. descrita, tanto del MINSA, como de la
Formular políticas generales para los ór- LOGÍSTICA.
ganos descentralizados del Sistema .Establecer los grandes lineamientos de
Logístico. acción que permitan la gobernabilidad
del sistema en el Sector.
Establecer los lineamientos genéricos
del accionar de los órganos descen-
tralizados / desconcentrados del
MINSA que posibiliten la aplicación
del nuevo Sistema Logístico.
Desgobierno de la Ges- Definir en el Reglamento de Organiza- Determinar en forma clara y precisa

tión Logística ción y Funciones del MINSA, la MISION la competencia y actuación del Siste-
de cada organismo, evitando duplicidad ma frente a los otros Sistemas, para
y definiendo con claridad el ROL que establecer los parámetros de gobier-
compete al Sistema Logístico. no, orden funcional y optimizar los
costos de operación.
Planeamiento deficiente Contar con un plan de producción de Mejorar la programación logística ac-
de aprovisionamiento de los servicios de salud. tual, con indicadores elementales que
bienes y servicios. Disponer de datos estadísticos de con- permita contar con información bási-
sumo. ca para la formulación del presupues-
Calcular el período de entrega de bie- to y permita tener orientaciones míni-
nes. mas de cuánto y cuándo adquirir bie-
Disponer de información sobre los pro- nes y servicios.
veedores (mercado) por clase de mate-
riales.
Disponer de información de precios ac-
tualizados por item de material.
Disponer de información de costos de
adquisiciones.
Diferenciar las compras locales y de
importación.
Evaluar recursos de almacenaje y distri-
bución.
Concientización a usuarios internos.
Formular objetivos claros.
Disponer de estándares de consumo.
(*) La propuesta elaborada por la firma consultora ha sido actualizada conforme al al

normatividad vigente (ver Capítulo 5: Normatividad vigente)
63

NIVEL : CENTRAL
Organización excesiva- Diseño de una organización Establecer y desarrollar una estructu-

mente burocrática, incohe- - Integrada ra orgánica que privilegie la calidad del
rente, desintegrada y sin - Plana Servicio de Salud al usuario, posibilite
delegación de autoridad - Orientada al cliente la aplicación estratégica del
en ciertos niveles. - Descentralizada planeamiento logístico y permita ges-
- Desconcentrada. tionar por resultados.
Clara definición estructural de: Desarrollar una Cultura Organi-
- Órganos de Dirección zacional a todo nivel institucional, que
- Órganos de Apoyo además de asegurar el técnico cono-
- Órganos de Asesoramiento cimiento funcional, integre, motive,
- Órganos de Operación incremente la productividad y establez-
Inducir y desarrollar una cultura ca la conciencia de caminar hacia la
organizacional orientada a la nueva Vi- excelencia.
sión y Misión del MINSA.
Interrelación y coordinación del Siste-
ma Logístico con los otros sistemas del
MINSA.
ma Logístico del MINSA, con los otros
Sistemas Logísticos del Sector Salud.
Falta de dirección del Sis- Implementar planes para la formación Contar con cuadros de líderes alta-
tema Logístico del MINSA. de líderes. mente calificados en el Sistema
- Formación continua interna y externa Logístico, que permita la aplicación de
- Contratación de asesorías calificadas. la nueva Organización y Sistema, así
como desarrollarlos permanentemen-
te, actuando en razón de resultados.
Contar con personal calificado en el
Sistema, que posibilite aplicar las mo-
dernas concepciones logísticas y asi-
milar rápidamente los cambios que
exige la evolución tecnológica y la di-
námica de gestión.
Mantener asesorías profesionales que
orienten la gestión y transfieran avan-
ces tecnológicos y experiencias reali-
zadas en el Sistema Logístico.
Control ineficiente. Diseñar indicadores de desempeño Establecer mecanismos de evaluación

logístico. técnica de la organización logística y
Diseñar un sistema de control logístico del Sistema, que permitan detectar sus
de alta sensibilidad que permita detec- desviaciones y tomar las acciones
tar errores para corregirlos en forma correctivas en tiempo perentorio.
oportuna.
Carencia de un sistema de Desarrollo e implementación de un Sis- Desarrollar un Sistema de Información

información logística. tema de Información Logística, con las Logística que procese y proporcione
siguientes características: datos (información) en tiempo real y
- Portable en forma inteligente, para optimizar la
- Sensible Administración y los procesos
- Proveedor de información operativos logísticos.
- Inteligente
- Flexible

64

NIVEL : CENTRAL
Inapropiado sistema de Formular un nuevo sistema de codifica- Desarrollar e implementar Sistema de

codificación ción estandarizado a nivel nacional, «ad codificación del MINSA de acuerdo a
hoc» al sector salud, basado en el prin- los principios de Operaciones Unita-
cipio de operaciones unitarias, equilibrio, rias, Cobertura, Equilibrio y
exclusividad y cobertura, estructura Merciología, tanto para Activos Fijos,
constante y organización de lo particu- como para materiales susceptibles de
lar a lo general. ser aplicados en el sector.
Implementar e implantar el sistema.
Planeamiento y control Desarrollo de estrategias y modelos ma- Diseñar un Subsistema que permita
de inventarios incipientes temáticos de planeamiento y control de estabilizar el Sistema Logístico, hacien-
y empíricos. inventario. do uso de modelos que establezcan
el control de las desviaciones o ratifi-
car el resultado de los procesos.
Procesos de adquisicio- Desarrollo, implementación e implanta- Desarrollar procedimientos de com-

nes, prolijos y excesiva- ción de nuevos y simplificados proce- pras con el menor índice de desperdi-
mente burocráticos. sos para las adquisiciones soportado en cios, privilegiando las actividades que
plataformas informáticas adecuadas. agregan valor y permitan procesos fru-
gales.
Falta de desarrollo de Desarrollo de proveedores cualificados

proveedores y eficientes.
. Contratos renovables
. Contratos marco
Deficiente Sistema de Al- Formular y desarrollar procesos simpli- Brindar excelente servicio al usuario
macenes ficados, perfectamente definidos y fia- satisfaciendo sus necesidades en el
bles. momento oportuno y con alta calidad.
Formular indicadores para estabilizar el Desarrollar procedimientos de alma-
sistema. cenamiento con el menor índice de
Desarrollo de los estándares apropiados. desperdicios, privilegiando las activi-
Desarrollo del método de trabajo con- dades que agregan valor y permitan
veniente. procesos frugales.
Implementación de una adecuada es-
tructura física y equipamiento.
No existe un sistema téc- Adquisición de bienes con el compro- Establecer normas y procedimientos
nico de distribución del miso de entrega en los centros de utili- que permitan repartir y recepcionar los
MINSA. zación. bienes en las condiciones requeridas,
Contratar servicios de distribución ex- aptos para su uso y/o consumo y en
terna forma oportuna.
Diseñar e implementar un sistema de
distribución externa e interna.
Información contable in- Definir las bases necesarias para desa- Diseñar los procedimientos para la
oportuna; distorsionada y rrollar adecuadamente los procesos de Integración de los Sistemas Logísticos
poco confiable. información contable y logístico. y de Contabilidad
Ejercer las acciones oportunas para ase-
gurar que los mecanismos de interfase
de los sistemas de información de con-
tabilidad y logística funcionen en forma
fluida, oportuna y eficaz, con los meca-
nismos de autoevaluación y corrección.

65

NIVEL : SUBNACIONAL
Frondosa, complicada y .Formular políticas generales para los Establecer los lineamientos genéricos
obsoleta normatividad y ca- órganos descentralizados del sistema del accionar de los órganos descen-
rencia de políticas referidas logístico. tralizados / desconcentrados del
al sistema logístico. MINSA que posibiliten la aplicación del
nuevo sistema logístico.
del aprovisionamiento de los servicios de salud. tual, con indicadores elementales que
bienes y servicios. Disponer de datos estadísticos de con- permitan contar con información bá-
sumo. sica para la formulación del presupues-
Calcular el período de entrega de bie- to y permita tener orientaciones míni-
nes. mas de cuánto y cuándo adquirir bie-
Disponer de información sobre los pro- nes y servicios.
riales.
adquisiciones.
importación.
bución.
Disponer de estandares de consumo

mente burocrática, incohe- - Integrada ra orgánica que privilegie la calidad del
rente y desintegrada, y sin - Plana Servicio de Salud al usuario, posibilite
delegación de autoridad en - Orientada al cliente la aplicación estratégica del
ciertos niveles. - Descentralizada planeamiento logístico y permita ges-
Clara definición estructural de: Desarrollar una Cultura Organiza-
- Organos de Dirección cional a todo nivel institucional, que
- Organos de Apoyo además de asegurar el técnico cono-
- Organos de Asesoramiento cimiento funcional, integre, motive,
- Organos de Operación incremente la productividad y establez-
Inducir y desarrollar una cultura ca la conciencia de caminar hacia la
organizacional orientada a la nueva Vi- excelencia
Interrelación y coordinación del sistema
logístico con los otros sistemas del
MINSA.
sistemas logísticos del Sector Salud.

66
ETAPA : DE TRANSICION (HASTA 1 AÑO)

NIVEL : SUBNACIONAL
PROBLEMAS PROPUESTA DE ACCIÓN OBJETIVOS
Falta de dirección del sis- Implementar planes para la formación

tema logístico del MINSA. de líderes.
Formación continua interna y externa
Contratación de asesorías calificadas.
Control ineficiente. Diseñar indicadores de desempeño

logístico.
Diseñar un sistema de control logístico
de alta sensibilidad que permita detec-
tar errores para corregirlos en forma
oportuna.
Carencia de un Sistema Desarrollo e implementación de un Sis-

de Información Logística. tema de Información Logística, con las
siguientes características:
- Portable
- Sensible
- Proveedor de información
- Inteligente
- Flexible
Inapropiado sistema de Implementar e implantar el sistema de

codificación. codificación.
Planeamiento y control Desarrollo de estrategias y modelos ma-

de inventarios incipientes temáticos de planeamiento y control de
y empíricos. inventario.
Procesos de adquisicio- Desarrollo, implementación e implanta-

nes prolijos y excesiva- ción de nuevos y simplificados proce-
mente burocráticos. sos para las adquisiciones soportado en
plataformas informáticas adecuadas.
Falta desarrollo de pro- Desarrollo de proveedores cualificados

veedores y eficientes.
Contratos renovables.
Contratos marco.
67

NIVEL : SUBNACIONAL
Deficiente sistema de al- Formular y desarrollar procesos simpli- Brindar excelente servicio al usuario
macenes ficados, perfectamente definidos y fia- satisfaciendo sus necesidades en el

desperdicios, privilegiando las activida-
Desarrollo de los estándares apropiados. des que agregan valor y permitan pro-
cesos frugales.
Desarrollo del método de trabajo con-
veniente.

aptos para su uso y/o consumo y en
Contratar servicios de distribución ex- forma oportuna.
terna

Información contable in- Definir las bases necesarias para desa- Diseñar los procedimientos para la in-
oportuna, distorcionada y rrollar adecuadamente los procesos de tegración de los sistemas logísticos y
poco confiable. información contable y logístico. de contabilidad.

fluida, oportuna y eficazmente, con los
mecanismos de autoevaluación y correc-
ción.
68

NIVEL : LOCAL (PRESTADOR)
del aprovisionamiento de los servicios de salud. tual, con indicadores elementales que
bienes y servicios. permitan contar con información bá-
Disponer de datos estadísticos de con- sica para la formulación del presu-
sumo. puesto y permitan tener orientaciones
mínimas de cuánto y cuándo adquirir
Calcular el período de entrega. bienes y servicios.
Disponer de información sobre los pro-

riales.

tualizados por ítem de material.

adquisiciones.

importación.

bución.

mente burocrática, inco- - Integrada ra orgánica que privilegie la calidad
herente y desintegrada, y - Plana del Servicio de Salud al usuario, posi-
sin delegación de autori- - Orientada al cliente bilite la aplicación estratégica del
dad en ciertos niveles. - Descentralizada planeamiento logístico y permita ges-
Clara definición estructural de: Desarrollar una cultura organizacio-

- Organos de Dirección nal a todo nivel institucional, que ade-
- Organos de Apoyo más de asegurar el técnico conoci-
- Organos de Asesoramiento miento funcional, integre, motive,
- Organos de Operación incremente la productividad y establez-
ca la conciencia de caminar hacia la
Inducir y desarrollar una cultura excelencia.
organizacional orientada a la nueva Vi-

MINSA.


69

tema logístico del MINSA. de líderes. mente calificados en el Sistema
- Formación continua interna y externa Logístico, que permita la aplicación de


Control ineficiente. Diseñar un sistema de control logístico Establecer mecanismos de evaluación

de alta sensibilidad que permita detec- técnica de la organización logística y
tar errores para corregirlos en forma del Sistema, que permita detectar sus
oportuna. desviaciones y tomar las acciones
correctivas en tiempo perentorio.
Carencia de un sistema Desarrollo e implementación de un Sis- Desarrollar un Sistema de Información

de información logística. tema de Información Logística, con las Logística que procese y proporcione
siguientes características: datos (información) en tiempo real y
- Inteligente
- Flexible
Inapropiado sistema de Implementar e implantar el sistema de Desarrollar e implementar Sistema de

codificación. codificación. codificación del MINSA de acuerdo a
los principios de Operaciones Unita-
rias, Cobertura, Equilibrio y
Merciología, tanto para Activos Fijos,
como para materiales susceptibles de
ser aplicados en el sector.
Planeamiento y control Desarrollo de estrategias y modelos ma- Diseñar un Subsistema que permita
de inventarios incipientes temáticos de planeamiento y control de estabilizar el Sistema Logístico, hacien-
y empíricos. inventario. do uso de modelos que establezcan el
control de las desviaciones o ratificar
el resultado de los procesos.
Procesos de adquisicio- Desarrollo, implementación e implanta- Desarrollar procedimientos de com-

nes prolijos y excesiva- ción de nuevos y simplificados proce- pras con el menor índice de desperdi-
mente burocráticos. sos para las adquisiciones soportado en cios, privilegiando las actividades que
plataformas informáticas adecuadas. agregan valor y permitan procesos fru-
gales.
Falta desarrollo de pro- Desarrollo de proveedores cualificados

veedores. y eficientes.
70

Deficiente sistema de al- Formular y desarrollar procesos simpli- Brindar excelente servicio al usuario
macenes. ficados, perfectamente definidos y fia- satisfaciendo sus necesidades en el

desperdicios, privilegiando las activi-
Desarrollo de los estándares apropiados. dades que agregan valor y permitan
procesos frugales.
Desarrollo del método de trabajo con-
veniente.

aptos para su uso y/o consumo y en
Contratar servicios de distribución ex- forma oportuna.
terna

Información contable in- Definir las bases necesarias para desa- Diseñar los procedimientos para la In-
oportuna, distorcionada y rrollar adecuadamente los procesos de tegración de los Sistemas Logísticos y
poco confiable. información contable y logístico. de Contabilidad.

ción.
71

ETAPA : DE IMPLEMENTACIÓN (DE 1 A 2 AÑOS)
NIVEL : CENTRAL
Frondosa, complicada y Eliminación total de las normatividades Implementar, aplicar y establecer los
obsoleta normatividad y vigentes del Sistema Nacional de Abas- dispositivos legales, reglamentaciones
carencia de políticas refe- tecimientos, RUA, y normas complemen- y políticas, en la etapa de transición,
ridas al sistema logístico. tarias. que permitan operativizar los
Autorización de reglamentar el sistema lineamientos de acción y gobernar el
logístico del MINSA y del sector. sistema logístico en el sector.
Planeamiento deficiente Contar con un plan de producción de Formular la programación logística

del aprovisionamiento de los servicios de salud. con uso pleno de los sistemas de in-
bienes y servicios. Disponer de datos estadísticos de con- formación, por centro de costos, con
sumo. proyecciones de estrategias definidas
Calcular el período de entrega de bie- y apoyados en modelos matemáticos
nes. que orienten la factibilidad del
Disponer de información sobre los pro- planeamiento.
riales.
adquisiciones.
importación.
bución.
Disponer de estandares de consumo.
Organización excesiva- Diseño de una organización Implantar la nueva estructura orgáni-

mente burocrática, incohe- - Integrada ca que privilegie la calidad del Servi-
rente, desintegrada y sin - Plana cio de Salud al usuario, posibilite la
delegación de autoridad en - Orientada al cliente aplicación estratégica del planea-
ciertos niveles. - Descentralizada miento logístico y permita gestionar
- Desconcentrada. por resultados.
Clara definición estructural de: Implantar una cultura organizacional
- Organos de Dirección a todo nivel institucional, que además
- Organos de Apoyo de asegurar el técnico conocimiento
- Organos de Asesoramiento funcional, integre, motive, incremente
- Organos de Operación la productividad y establezca la con-
Inducir y desarrollar una cultura ciencia de caminar hacia la excelen-
organizacional orientada a la nueva Vi- cia.
MINSA.

72
ETAPA : DE TRANSICIÓN (DE 1 A 2 AÑOS)

NIVEL : CENTRAL
tema Logístico del de lideres. mente calificados en el Sistema
MINSA. - Formación continua interna y externa Logístico, que permita la aplicación de
Sistema, que posibilite aplicar las
modernas concepciones logísticas y
asimilar rápidamente los cambios que
Control ineficiente Implementación de acciones correctivas Establecer mecanismos de evaluación

a las desviaciones detectadas. técnica de la organización logística y
Implementación de mecanismos inter- del Sistema, que permita detectar sus
nos de calidad total. desviaciones y tomar las acciones
Implementar un sistema de control correctivas en tiempo perentorio.
logístico de alta sensibilidad que permi-
ta detectar errores para corregirlos en
forma oportuna.
Carencia de un sistema de Implementación de un Sistema de In- Implantar un Sistema de Información

información logística. formación Logística, con las siguientes Logística que procese y proporcione
características: datos (información) en tiempo real y
- Portable en forma inteligente, para optimizar
- Sensible la Administración y los procesos
- Inteligente
- Flexible
Inapropiado sistema de Implementar e implantar este sistema. Integrar la información logística a ni-
codificación. vel nacional del MINSA y del Sector
Salud.
Planeamiento y control de Desarrollo de estrategias y modelos Aplicar los modelos diseñados, para
inventarios incipientes y matemáticos de planeamiento y control lograr la efectividad del Sistema en sus
empíricos. de inventarios. niveles de Administración y
Operativos.
Procesos de adquisiciones Implementación e implantación de nue- Operar los procedimientos de compras

prolijos y excesivamente vos y simplificados procesos para las con el menor índice de desperdicios,
burocráticos. adquisiciones soportado en plataformas privilegiando las actividades que agre-
informática adecuadas. gan valor y permitan procesos fruga-
Implementación e implantación de los les.
niveles de decisión técnico - económi-
cos para la adquisición de bienes y ser-
vicios.
Desarrollo de proveedores cualificados
y eficientes.
Contratos renovables
Contratos marco
Establecimientos de garantías de cali-
dad, tiempo de entrega y económicas.
73
ETAPA : DE TRANSICIÓN (DE 1 A 2 AÑOS)

NIVEL : CENTRAL
Deficiente sistema de al- Desarrollo de los estándares apropiados. Brindar excelente servicio al usuario
macenes. satisfaciendo sus necesidades en el
Desarrollo del método de trabajo con- momento oportuno y con alta calidad.
veniente.
Operar procedimientos de almacena-
Implementación de una adecuada es- miento con el menor índice de des-
tructura física y equipamiento. perdicios, privilegiando las actividades
que agregan valor y permitan proce-
sos frugales.
Información contable Ejercer las acciones oportunas para ase- Mantener información integrada entre
inoportuna, distorsio- gurar que los mecanismos de interfase los sistemas logísticos y de contabili-
nada y poco confiable. de los sistemas de información de con- dad.
fluida, oportuna y eficaz, con los meca-
nismos de autoevaluación y corrección.
74

NIVEL : SUBNACIONAL
Frondosa, complicada y Eliminación total de las normatividades Implementar, aplicar y establecer los
obsoleta normatividad y vigentes del Sistema Nacional de Abas- dispositivos legales, reglamentaciones
carencia de políticas refe- tecimientos, RUA, y normas complemen- y políticas formuladas en la etapa de
ridas al sistema logístico. tarias. Autorización de reglamentar el transición , que permitan operativizar
Sistema Logístico del MINSA y del Sec- los lineamientos de acción y gobernar
tor. el sistema logístico en el Sector.

bienes y servicios. Disponer de datos estadísticos de con- formación, por centro de costos, con
sumo. proyecciones de estrategias definidas
Calcular el período de entrega. y apoyados en modelos matemáticos
Disponer de información sobre los pro- que orienten la factibilidad del
veedores (mercado) por clase de mate- planeamiento.
riales.
adquisiciones.
importación.
bución.
Disponer de estandares de consumo.
Organización excesiva- Diseño de una organización Implantar la nueva estructura orgáni-

mente burocrática, inco- - Integrada ca que privilegie la calidad del Servi-
herente, desintegrada y - Plana cio de Salud al usuario, posibilite la
sin delegación de autori- - Orientada al cliente aplicación estratégica del planea-
dad en ciertos niveles. - Descentralizada miento logístico y permita gestionar
Inducir y desarrollar una cultura ciencia de caminar hacia la excelen-
organizacional orientada a la nueva Vi- cia.
MINSA.

75

NIVEL : SUBNACIONAL
Falta de dirección del sis- Implementar planes para la formación Contar con cuadros de líderes alta-
tema logístico del MINSA. de lideres. mente calificados en el sistema
- Formación continua interna y externa logístico, que permita la aplicación de
- Contratación de asesorías calificadas. la nueva organización y sistema, así
Control ineficiente. Implementación de acciones correctivas Establecer mecanismos de evaluación

Implementar un sistema de control correctivas en tiempo perentorio.
logístico de alta sensibilidad que permi-
ta detectar errores para corregirlos en
forma oportuna.
Carencia de un sistema Implementación de un Sistema de In- Implantar un Sistema de Información

de información logística. formación Logística, con las siguientes Logística que procese y proporcione
características: datos (información) en tiempo real y
- Inteligente
- Flexible
Inapropiado sistema de Implementar e implantar este sistema. Integrar la información logística a ni-
codificación. vel nacional del MINSA y del Sector
Salud.
Planeamiento y control Desarrollo de estrategias y modelos Aplicar los modelos diseñados, para
matemáticos de planeamiento y control lograr la efectividad del Sistema en sus
de inventarios. niveles de Administración y Operativos.
Implementación e implantación de nue- Operar los procedimientos de compras

vos y simplificados procesos para las con el menor índice de desperdicios,
adquisiciones soportado en plataformas privilegiando las actividades que agre-
Implementación e implantación de los les.
niveles de decisión técnico - económi-
cos para la adquisición de bienes y ser-
vicios.
76

NIVEL : SUBNACIONAL
Falta de desarrollo de Desarrollo de proveedores calificados y

proveedores eficientes.

veniente.
sos frugales.
Información contable in- Ejercer las acciones oportunas para ase- Mantener información integrada en-
oportuna, distorcionada y gurar que los mecanismos de interfase tre los Sistemas Logísticos y de Con-
poco confiable. de los sistemas de información de contabilidad.
ción.
77


bienes y servicios formación, por centro de costos, con
Disponer de datos estadísticos de con- proyecciones de estrategias definidas
sumo. y apoyados en modelos matemáticos
que orienten la factibilidad del
Calcular el período de entrega. planeamiento.
Disponer de información sobre los pro-

riales.


adquisiciones.

importación.

bución.
Diseño de una organización Implantar la nueva estructura orgáni-

- Integrada ca que privilegie la calidad del Servi-
- Plana cio de Salud al usuario, posibilite la
- Orientada al cliente aplicación estratégica del planea-
- Descentralizada miento logístico y permita gestionar

ciencia de caminar hacia la excelen-
Inducir y desarrollar una cultura cia.
organizacional orientada a la nueva Vi-

MINSA.

78

Falta de dirección del sis- Implementar planes para la formación Contar con cuadros de líderes alta-
tema de dirección del sis- de líderes. mente calificados en el Sistema
tema logística del MINSA. - Formación continua interna y externa Logístico, que permita la aplicación de
- Contratación de asesorías calificadas. la nueva Organización y Sistema así
como desarrollados permanentemen-
te, actuando en razón de resultados
Sistema que posibilite aplicar las mo-
Control ineficiente. Implementación de acciones correctivas Establecer mecanismos de evaluación

Implementar un sistema de control lo- correctivas en tiempo perentorio.
gística de alta sensibilidad que permita
detectar errores para corregirlos en for-
ma oportuna.
Carencia de un sistema Implementación de un Sistema de In- Implantar un Sistema de Información

de información logística. formación Logística con las siguientes Logística que procese y proporcione
características datos (información) en tiempo real y
- Portable en forma inteligente, para optimizar
- Sensible la Administración y los procesos
- Inteligente
- Flexible
Inapropiado sistema de Implementar e implantar el sistema de Integrar la información logística a ni-

codificación. codificación. vel nacional del MINSA y del Sector
Salud.
Planeamiento y control Desarrollo de estrategias y modelos ma- Aplicar los modelos diseñados, para
de inventarios incipientes temáticos de planeamiento y control de lograr la efectividad del Sistema en sus
y empíricos. inventarios. niveles de Administración y Opera-
tivos.
Procesos de adquisicio- Implementación e implantación de nue- Operar los procedimientos de compras

nes prolijos y excesiva- vos y simplificados procesos para las con el menor índice de desperdicios,
mente burocráticos. adquisiciones soportado en plataformas privilegiando las actividades que agre-
les.
Implementación e implantación de los

niveles de decisión técnico- económicos
para la adquisición de bienes y servicios.
79
Falta de desarrollo de pro- Desarrollo de proveedores cualificados

veedores y eficientes.

veniente.
sos frugales.
Información contable, ino- Ejercer las acciones oportunas para ase- Mantener información integrada entre
portuna, distorsionada y gurar que los mecanismos de internase los Sistemas Logísticos y de Contabi-
poco confiable. de los sistemas de información de con- lidad.
ción.
80
4
Problemática normativa
81
4. PROBLEMÁTICA NORMATIVA
El análisis de la problemática normativa referida a la gestión logística, así como la elabo-

ración de propuestas de solución se han trabajado considerando tres líneas de trabajo,
buscando la solución a los problemas existentes y preparando las bases para una gestión
logística que coadyuve al gran cambio, a la competitividad de los servicios de salud como
producto de la reestructuración institucional y la reforma sectorial.
Las siguientes son las líneas de trabajo desarrolladas:
a) Identificados los problemas logísticos, se seleccionaron aquéllos que tienen entre

sus causas a la normatividad del sistema de logística. Seguidamente ser realizó el
análisis de los capítulos o artículos específicos de dichas normas legales, determi-
nándose mediante el razonamiento jurídico la efectividad de la norma, es decir si es
adecuada para el nuevo sistema logística o si se ha dado el caso de obsolescencia o
vacíos legales u otras deficiencias.
De manera particular, se ha evaluado la necesidad de modificar o crear nuevas

normas legales, por lo que se ha elaborado la propuesta de normatividad corres-
pondiente de tipo general.
b) Se ha efectuado un análisis detallado del Reglamento Único de Adquisiciones de

Bienes y Servicios No Personales (RUA), a fin de determinar los vacíos y las oportu-
nidades existentes y que se deben aprovechar para mejorar la gestión de adquisicio-
nes.
c) Se ha efectuado una comparación entre los procesos de adquisiciones de una em-

presa moderna y los del MINSA, con la finalidad de detectar las diferencias que
impiden al Ministerio contar con una logística más efectiva. Esta comparación
pone en evidencia la necesidad de cambiar o aprobar normas complementarias de
la normatividad de logística.
Sobre dichas líneas de trabajo, se presenta el siguiente resumen:
4.1 PROBLEMÁTICA
La normatividad vigente del sistema de abastecimiento, frondosa, complicada y
obsoleta, contenida en numerosas disposiciones legales de diferente jerarquía y
formulada por áreas específicas, no permite el funcionamiento y viabilidad de los
nuevos Sistemas de Logística que se propone.
Esta normatividad genera procedimientos logísticos burocráticos y prolijos,
constatándose que persisten los problemas de control deficiente de la gestión logís-
83
tica, inapropiado sistema de codificación, así como un ineficiente sistema de con-

trol patrimonial y falta de desarrollo de los proveedores.
4.2 ANÁLISIS DEL REGLAMENTO ÚNICO DE ADQUISICIONES (RUA)

Aunque el RUA ya no se encuentra vigente, creemos conveniente analizarlo porque
determinó el desarrollo de las características más importantes de la problemática logísti-
ca, y que aún hoy pueden observarse en el sistema.
a. Aspectos Generales
- El RUA fue promulgado en Julio de 1985.

- El contexto de aprobación del RUA se caracterizó por presentar una econo-
mía controlada, de proteccionismo exagerado, de mercado cerrado, de go-
bierno centralista, etc.
- El RUA ha sido establecido para los organismos del sector público, sin ha-
cer diferenciaciones entre ellos. A todos los trata igual.
b. Debilidades
- Es una norma que no contempla la realidad del MINSA, que por la natura-
leza de sus funciones tiene sus propias particularidades.
- El RUA es una norma para instituciones pasivas, protegidas, ineficientes, sin
sustento organizativo y técnico efectivo en logística.
En efecto, este reglamento contiene muchos artículos que mencionan prin-
cipios y conceptos elementales de logística, que no es necesario mencionar-
los, ya que cualquier institución eficiente debe tenerlos como su base teóri-
ca mínima. Para ello no se necesitan normas.
- Tiene varios artículos obsoletos, que hacen referencia a conceptos obsoletos
como precios controlados, protección a la industria nacional, etc.
- Varios de sus artículos fundamentales no son aplicados rigurosamente.
c. Vacíos
- No permite cambios radicales en las relaciones con proveedores, para el

desarrollo de proveedores y para alianzas estratégicas.
- No permite Logística sin papeles.
- No transparenta información de las adquisiciones a efectuar.
d. Fortalezas
- De alguna manera sirve para cautelar y ordenar el uso de los recursos del
Estado, siempre que se cumplan sus artículos.
84
5
Normatividad vigente
85
5. NORMATIVIDAD VIGENTE
El Congreso de la República, publicó el día 3 de Agosto de 1998 la Ley Nº 26850; que es

la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, que se encuentra vigente desde
la aprobación del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado,
por el Decreto Supremo Nº 039-98-PCM , del 28 de Setiembre de 1998.
Esta Ley, es aplicable al Sector Público, dando las Normas que deben observar en los
procesos de contrataciones y adquisiciones de bienes, servicios y obras.
Los principios que rigen los procesos regulados por esta Ley y su Reglamento son los de
moralidad, libre competencia, imparcialidad, eficiencia, transparencia, economía, vigen-
cia tecnológica y trato justo e igualitario para todos los contratistas; teniendo como
finalidad garantizar que las entidades del Sector Público obtengan bienes y servicios de
la calidad requerida, en forma oportuna y a precios o costos adecuados.
Esta Ley incentiva el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, que debe prever el
tipo de bienes y servicios que se requerira durante el ejercicio presupuestal y el monto
del presupuesto requerido.
A fin de año, la dependencia presentará un informe de la ejecución del Plan. Este infor-
me servirá para la evaluación de la gestión de la dependencia y de los servidores respon-
sables.
Esta Ley permite tener un mayor número de proveedores, dado que todos los procesos
de Adquisición son publicables, (salvo los de menor cuantía), donde pueden ofrecer sus
cotizaciones todos aquellos postores que no estén inhabilitados para contratar con el
Estado.
Podrán participar distintos postores en consorcio (asociación o sociedad), sin que impli-
que crear una persona jurídica distinta. Ninguna de las partes del consorcio debe estar
inhabilitada.
Para la evaluación y calificación de propuestas, se tiene que tener en cuenta la calidad y

tecnología requerida, dentro de los plazos más convenientes y por último el mejor costo
total.
El Reglamento establece los criterios, el sistema y los factores aplicables para cada tipo
de bien, servicio u obra a adquirirse o contratarse.
En el Reglamento se detalla los casos, montos y condiciones en que la entidad podrá

entregar adelantos.
87
Las garantías de: seriedad de la oferta, de fiel cumplimiento de la oferta y por los adelan-
tos; quedan detalladas en el Reglamento.
Todo contrato debe tener las cláusulas de: Garantía de Fiel Cumplimiento, Solución de
controversias y Resolución de contrato por incumplimiento.
El Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado reemplaza al Consejo

Departamental de Adquisiciones CONASUCO.
El Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado tiene las siguientes

funciones :
Velar por el cumplimiento y difusión de la Ley, su Reglamento y normas comple-

mentarias; y proponer las modificaciones que considere necesarias.
Resolver en última instancia los asuntos de su competencia.
En los casos en que se susciten controversias entre la entidades y los contratistas, y

éstas sean sometidas a arbitraje, designar al arbitro dirimente.
Administrar el Registro Nacional de Contratistas, así como el Registro de Inhabilitados

para Contratar con el Estado, los mismos que son públicos.
Absolver las consultas, sobre la materia de su competencia, que le formulen las

entidades del Estado.
Aplicar sanciones a los postores y contratistas que contravengan las disposiciones

de la Ley, su Reglamento y complementarias. Poner en conocimiento de la Contraloría
General de la República los casos en que se aprecie indicios de incompetencia,
negligencia, corrupción o inmoralidad detectado en el ejercicio de sus funciones.
Las demás que le asigne la legislación.
En el capítulo anterior de este informe, se identifica la problemática de la anterior

normatividad legal, la misma que se ha mejorado con la dación de la Ley Nº 26850; que
es la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, que se encuentra vigente
desde la aprobación del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del
Estado, por el Decreto Supremo Nº 039-98-PCM.
A continuación presentamos un cuadro comparativo de la anterior y la actual normatividad

legal:
88
Normatividad vigente
RUA LEY Nº 26850 Y SU REGLAMENTO
a. Aspectos generales
El RUA fue promulgado en julio de 1985. Vigente a partir del 28 de Setiembre de
1998.
Se caracterizó por presentar una economía Todos los procesos de Adquisición son
controlada, de protección exagerada, un mer- publicables (salvo los de menor cuantía),
cado cerrado, de gobierno centralista, etc. donde pueden ofrecer sus cotizaciones to-
dos aquellos Postores que no estén
inhabilitados para Contratar con el Esta-
do.
Fue establecido para los organismos del sec-

tor público, sin hacer diferencias entre ellos.
b. Debilidades
Es una norma que no contempla la realidad Precisiones y restricciones a la especifica-
del MINSA, que por la naturaleza de sus fun- ción técnica.
ciones tiene sus propias particularidades.
Es posibles solicitar una marca o tipo de
producto determinado cuando ello respon-
da a un proceso de estandarización, bajo
la responsabilidad del Titular de la Enti-
dad.
Fue una norma para instituciones pasivas, Es más flexible, pues se basa en los princi-
protegidas, ineficientes, sin sustento pios de: moralidad, libre competencia, im-
organizativo y técnico efectivo en logística. parcialidad, eficiencia, transparencia, eco-
nomía, vigencia tecnológica y trato justo e
igualitario para todos los Contratistas; te-
niendo como finalidad garantizar que las
entidades del Sector Público obtengan Bie-
nes y Servicios de la calidad requerida, en
forma oportuna y a precios o costos ade-
cuados.
Tiene varios artículos obsoletos, que hacen
referencia a conceptos obsoletos como pre-
cios controlados, protección a la industria
nacional, etc.
c. Vacíos
No permite cambios radicales en las relacio-
nes con proveedores, para el desarrollo de pro-
veedores y para alianzas estratégicas.
89
RUA LEY Nº 26850 Y SU REGLAMENTO
No permite Logística sin papeles Permite llevar el libro de Actas de Licita-

ción y Concursos, en hojas mecanizadas.
No transparenta información de las adquisicio- Esta Ley propicia la transparencia de la in-

nes a efectuar. formación de todos y cada uno de los pro-
cesos de Adquisición, la misma que debe
de estar a disposición de todas las perso-
nas.
Está establecido la publicación de las con-

vocatorias así como los resultados de las
Adjudicaciones, sólo en el caso de una Ad-
judicación por menor cuantía se está exo-
nerado.
d. Fortalezas
De alguna manera sirve para cautelar y ordenar Es el espíritu de la Ley
el uso de los recursos del Estado, siempre que
se cumplan sus artículos.
90
6
Pautas para la fase de
desarrollo e implementación
del nuevo sistema logístico
91
6. PAUTAS PARA LA FASE DE DESARROLLO
E IMPLEMENTACIÓN DEL NUEVO
SISTEMA LOGÍSTICO
Para esta fase se presenta un esquema de Contenido de las pautas para la ejecución del
diseño y desarrollo del Sistema Logístico.
En él se detalla el enfoque, se describen los objetivos generales y específicos, coordinán-

dolos con las etapas de su desarrollo.
Se consideran las siguientes etapas:
Diseño conceptual detallado
Desarrollo del Sistema Logístico
Desarrollo del Sistema Informática de Logística
Prueba del Sistema
Desarrollo de estrategias de implementación
En la parte de localización se explica en donde se van a desarrollar las diversas etapas

del proyecto, conceptuando que la implementación e implantación del sistema se reali-
zará a nivel nacional, pero la prueba y la verificación de información se propone realizar
en las dependencias y organismos que sirvieron de marco muestral:
Sede Central
Red Lima Este
Red Piura II (Luciano Castillo)
Red Huaraz
Red Iquitos.
En la parte de productos se especifican los resultados que espera el MINSA, consistiendo

fundamentalmente en la documentación técnico- operativo del sistema y su plataforma
informática; que a continuación se indican:
Propuesta de la reformulación de las normas legales
Manual de Políticas
93
Plan estratégico de desarrollo
Manual de Organización y Funciones
Especificaciones de cargos
Indicadores de desempeño
Sistema de información logística
Manual de Procedimientos Administrativos
Manual de Métodos de trabajo
Especificaciones técnicas para los materiales, equipos e infraestructura
Catálogo de lnsumos
Programa de capacitación del Personal.
También se considera aspectos de:
Implementación de los sistemas
Integración con otros sistemas.
Asimismo, se detalla el Cronograma de Ejecución y Costo aproximado de la consultaría

por el diseño, desarrollo y conducción de la implementación.
94
7
Acciones del PFSS para
enfrentar la problemática del
sistema de logística del
MINSA
95
7. ACCIONES DEL PFSS PARA ENFRENTAR
LA PROBLEMÁTICA DEL SISTEMA
DE LOGÍSTICA DEL MINSA
El Programa de Fortalecimiento de Servicios de Salud, en el marco de la Reforma Secto-

rial, considera de vital importancia mejorar la calidad y oportunidad de la información,
que permita tomar decisiones de gerencia . En este contexto y en concordancia con las
unidades vinculadas al desarrollo de procesos de logística en el MINSA, se ha considera-
do la Sistematización de los Procesos Logísticos como de vital importancia para aten-
ción eficaz, eficiente y oportuna de la salud de la población económicamente menos
favorecida.
Con la Sistematización de los Procesos Logísticos, se debe conseguir como imagen obje-
tivo sistemas de logística que tengan las siguientes características:
Orientado a avances en tecnología de información:
Sistema de Información Logístico integrado a los otros sistemas de la institución.

Proporcionará información al día, con oportunidad y calidad. Buscando y aplican-
do los avances de la tecnología de información, en lo que sea aplicable a cada
realidad.
Descentralizado:
Las unidades prestadoras de servicios de salud son las que desarrollarán los proce-
sos de logística, mientras que las unidades de gobierno serán fundamentalmente
entes normadores y de asistencia técnica en logística.
Integrado:
Cada nivel organizativo de la unidad prestadora ejecutará las funciones logísticas

de manera integrada.
Eficiente:
Los procesos logísticos serán cada vez más eficientes. Serán mejorados continua-
mente. Los procesos serán ejecutados por recursos humanos eficientes, orientados
a resultados, creativos e innovadores y que saben trabajar en equipo.
Eficaz:
Logística orientará sus procesos al usuario, buscando su satisfacción. Los procesos
97
serán conducidos por una gerencia orientada a resultados, proactiva, creativa e

innovadora, estratégica y competitiva, emprendedora y que sabe trabajar en equipo.
Ético:
Personal identificado con una cultura de ética en logística.

Cambio radical en las relaciones con proveedores:
Desarrollará a los proveedores y efectuará alianzas estratégicas con ellos, buscando

beneficios mutuos.
Inteligente:
Se constituirá un sistema organizacional que aprende constantemente para tomar

decisiones y reaccionar rápidamente de manera adecuada ante los requerimientos
del entorno.
En ambiente de Calidad Total:
Se institucionalizará una cultura de la calidad.
Para el desarrollo de la Sistematización, se considera la actualización de las Normas y el

avance tecnológico; dentro de este marco se encuentra en proceso de elaboración el
Análisis y Diseño del Sistema Informatizado de Logística del Ministerio del Salud, y los
instrumentos autoformativos relacionados a la Normatividad y Procesos de Logística.
Los objetivos que se esperan alcanzar con el presente Análisis y Diseño son:
Establecer las bases técnicas del Sistemas de Logística, para las unidades de gobier-
no y prestadoras de servicios de salud; a partir de la automatización del Sistema.
Perfeccionar la organización logística a nivel de las unidades de gobierno y de las

unidades prestadoras, considerando la reestructuración organizacional y el orde-
namiento y la simplificación de las funciones logísticas
Mejorar los mecanismos de elaboración de los Cuadros de Necesidades y los proce-

sos de adquisición.
Optimizar los procesos de abastecimiento y venta de medicamentos e insumos en

las farmacias de las redes de servicios de salud y los hospitales de referencia.
Desarrollar los Sistemas de Información Logístico para las unidades de gobierno

(Sede Central y Direcciones Departamentales) y prestadoras de servicios de salud
(hospitales de referencia y redes de establecimientos), como parte del Sistema de
Información General de dichas unidades.
Contar con el Catálogos de Insumos Asistenciales para las unidades de gobierno,

redes de establecimientos y hospitales de referencia.
Disponer de un nuevo Registro de Proveedores para cada una de las unidades de

gobierno, redes de establecimientos y hospitales de referencia.
Identificar Indicadores básicos que permitan evaluar el desempeño en logística.
Contar con cuadros de recursos humanos calificados, en los niveles gerencial y

operativo, con capacidades mínimas para desempeñar sus actividades con eficien-
cia y eficacia.
98
Acciones del PFSS para enfrentar la problemática del Sistema de Logística del MINSA
Sistemas, mecanismos, modalidades, planes y proyectos logísticos propuestos, fun-

cionando en los diferentes niveles del MINSA del ámbito de intervención.
Elaborar un programa de apoyo logístico, para la recepción y distribución de equi-

pos médicos e insumos adquiridos por los Programas.
En el Análisis del Sistema Informático de Logística, se revisará todos y cada uno de los
procesos de logística existentes, de acuerdo a la normatividad vigente, y la interrelación
con otras áreas del Ministerio de Salud (Administración, Mantenimiento, Centros de
Costo, Presupuesto, etc.) y con entidades externas (Ministerio de Economía y Finanzas,
SUNAT, etc). Se analizará además, el valor agregado que cada proceso adiciona al rol de
la logística para el cumplimiento de objetivos sanitarios, así como la Visión del MINSA.
Para el Análisis y Diseño del Sistema Informático de Logística, se tiene como fuentes de
información la Oficina Ejecutiva de Logística del Ministerio de Salud, la Oficina de Logís-
tica de un Hospital de Lima y el amplio estudio elaborado por la firma SANIPLAN en
1996, por encargo del PFSS, Diagnóstico de los Sistemas de Logística, cuyo resumen
forma parte de la presente publicación.
Estas fuentes de información, van a permitir revisar el proceso de Licitación con distribu-
ción a nivel nacional, (que en menor escala se efectúa en la Direcciones de Salud, distri-
buyendo dentro su área de influencia), el funcionamiento de Centros de Costos, los
requerimientos de información para la toma de decisiones y la interrelación con el soft-
ware que lo soporta; asimismo, en el Hospital se está implantando un software y un
hardware para la administración de los procesos de Programación y Mantenimiento de
Equipos, con el que se encuentra directamente relacionado.
Este Diseño deberá permitir mejorar los procesos de las Oficinas de Logísticas de todas
las entidades del Ministerio de Salud; llámese Nivel Central, Direcciones de Salud, Hospi-
tales, etc., y posteriormente desarrollar un software que informatice todo los procesos
que lo ameriten y permitan contar con información real, oportuna y confiable para la
toma de decisiones y una visión histórica e integral de los procesos.
Este diseño, debe contemplar, todas las Normas vigentes que deben cumplir las entida-
des públicas, así como enfrentar la problemática informática del año 2000, teniendo en
cuenta las características del parque informático del MINSA.
99
MINISTERIO DE SALUD
Publicaciones 1998
SERIE: DOCUMENTOS DE GESTIÓN
Gestión de la Capacitación en las Organizaciones, Conceptos básicos.
MINSA, PFSS, Área de Capacitación y Apoyo a la Gestión. Lima. Junio 1998. 72 pp.
Compilación de artículos sobre el tema de la capacitación en las organizaciones.
Asistencia Técnica en Sistemas Administrativos.

MINSA, PFSS, Área de Capacitación y Apoyo a la Gestión. Lima. Julio 1998. 112 pp.
Experiencia del Programa de Asistencia Técnica aplicado a los sistemas administrativos de perso-
nal, logística, tesorería y contabilidad, en 27 Direcciones de Salud de Salud, durante los meses de
setiembre de 1995 a enero de 1996.
SERIE: MÓDULOS DE GESTIÓN
1. Módulo Plan Operativo Institucional
MINSA, PFSS, Área de Capacitación y Apoyo a la Gestión. Lima. Setiembre 1998. 429 pp.
Este módulo forma parte del «Curso de Gestión en Redes de Establecimientos y Servicios de
Salud», orientado a contribuir al desarrollo de la capacidad de gestión interna de los niveles
directivos de establecimientos y servicios de salud, fortaleciendo especialmente su capacidad para
formular un Plan Operativo Institucional con enfoque estratégico. El módulo está basado en una
metodología de autoaprendizaje.
2. Módulo Gestión Logística
Este módulo forma parte del «Curso de Gestión en Redes de Establecimientos y Servicioss de
Salud», orientado a contribuir al desarrollo de la capacidad de gestión interna de los niveles
directivos de establecimientos y servicios de salud, fortaleciendo su capacidad para realizar una
gestión logística eficiente.
3. Módulo Gestión Financiera
Este módulo forma parte del «Curso de Gestión en Redes de Establecimientos y Servicios de Salud»,
orientado a contribuir al desarrollo de la capacidad de gestión interna de los niveles directivos de
establecimientos y servicios de salud, fortaleciendo su capacidad para realizar una gestión finan-
ciera eficiente.
4. Módulo Supervisión, Monitoreo y Evaluación
MINSA, PFSS, Área de Capacitación y Apoyo a la Gestión. Lima. Noviembre 1998. 380 pp.
Este módulo forma parte del «Curso de Gestión en Redes de Establecimientos y Servicios de Salud»,
y está orientado a contribuir al desarrollo de la capacidad de gestión interna de los niveles directi-
vos de establecimientos y servicios de salud, fortaleciendo su capacidad para realizar una adecua-
da gestión de supervisión, monitoreo y evaluación.
SERIE: INFORMES TÉCNICOS
1. Diagnóstico del Sistema de Mantenimiento
MINSA, PFSS, Subcomponente de Sistemas Operativos. Lima. Octubre 1998. 128 pp.
Esta publicación reseña las líneas principales del Diagnóstico del Sistema de Mantenimiento ela-
borado para el MINSA por la Asociación Consultora CESEL S.A. - EMEX S.A. - INTERSALUS S.A.
2. Diagnóstico de los Sistemas de Logística
MINSA, PFSS, Subcomponente de Sistemas Operativos. Lima. Enero 1999. 100 pp.
Esta publicación sintetiza los aspectos más importantes del Diagnóstico de los Sistemas de Logís-
tica elaborado para el MINSA por la Firma Consultora SANIPLAN.

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DIAGNÓSTICO DE LOS SISTEMAS

Programa de Fortalecimiento de Servicios de Salud

Dr. Alejandro Aguinaga Recuenco

Programa de Fortalecimiento de Servicios de Salud

Dr. Ricardo Corcuera Rodríguez

Ing. Fernando Ferrero Pavía

Dr. Guillermo Frías Martinelli

Revisión: Lic. Carmela Alvarez Ramos

Av. Salaverry, cuadra 8 s/n

El Programa de Fortalecimiento de Servicios de Salud, tiene por propósito contribuir en

El presente documento es una síntesis de dicho estudio y contiene además algunos

Augusto Meloni Navarro

El 24 de Octubre de 1995, la Sociedad Consultora Alemana de Higiene y Medicina Ltda.

De acuerdo a la metodología utilizada se analizaron los procesos logísticos actuales, en

De otro lado, el relevamiento de información primaria, mediante encuestas y entrevistas

Con el fin de conocer la situación actual de los Sistemas de Logística en el MINSA, se

REGION RED DE DIRECCIÓN DE SALUD Departamento

Costa Piura II Piura II Piura

Sierra Huaraz Chavín Ancash

Selva Loreto Loreto Loreto

Costa Lima-Este Lima-Este Lima

Para la realización del diagnóstico se establecieron 3 niveles de análisis:

 Nivel de legitimación o estratégico

Comprende: Filosofía institucional, disposiciones legales, políticas y normas.

 Nivel de Administración o gerencial

Comprende: Planeamiento, organización, dirección y control.

Comprende: Codificación, programación, compras, aduanas, almacenes, inventarios,

Complementariamente se analizaron los sistemas de información de logística.

1. Ineficiencia de los sistemas de logística. Los subsistemas logísticos con que

* Al momento de realizarse el estudio se encontraba vigente la división territorial por

7. Insuficiencia de recursos financieros y rigidez en su uso. No se cuenta con la

1.2 SITUACIÓN ACTUAL

a) Nivel de Legitimación o estratégico

 La normatividad logística interna, para la Sede Central, Direcciones de Salud y

 Recién se cuenta con un «pensamiento guía» o «idea-fuerza», dado a través de los

b) Nivel de Administración o Gerencial

 La programación se limita a consolidar los cuadros de necesidades empírica-

 Los procedimientos estudiados tienen su base normativa e indicativa en el Sistema

 El tiempo de procuración (desde el planteamiento de las necesidades hasta la

 El enfoque, el sustento doctrinal y el factor tiempo, son elementos determinantes

* Cuando se realizó el estudio se encontraba vigente el RUA, en la actualidad está

ejecutan los procesos manualmente. Se observa una falta de consistencia en el

1.3 PROBLEMAS MAYORES DE LOGÍSTICA Y SUS CAUSAS

Incluye también los relacionados a recursos financieros.

- Frondosa, complicada y obsoleta - Normas formuladas en base a modelo

- Normas de carácter general no respon-

- No están actualizadas frente al avance

- Carencia de políticas referidas al - Funcionarios no calificados

- Carencia de orientación de la Alta Geren-

- Políticas del Supra Sistema no han sido

- Desgobierno de la Gestión Logís- - Falta de definición de la misión del siste-

- Dispersión de la función logística en el

- Incumplimiento de las funciones básicas

ANÁLISIS DE LAS CAUSAS RAÍCES DE LOS

- Planeamiento deficiente del - Falta de conocimientos de la tecnología.

- Sin planes de producción de salud.

- Exceso de formalismo y papeleo.

- Despersonalización de las relaciones con

- Falta de dirección del sistema de - Ejecutivos no calificados

- Sin desarrollo de cuadros de liderazgo.

- Desconocimiento de los estilos de gestión

- Obsoletos modelos de dirección.

- Control ineficiente - Sin procesos de «Feed Back»

Nivel de legitimación o estratégico

Nivel de Administración o gerencial

La normatividad logística interna, para la Sede Central, Direcciones de Salud y

Recién se cuenta con un «pensamiento guía» o «idea-fuerza», dado a través de los

La programación se limita a consolidar los cuadros de necesidades empírica-

Los procedimientos estudiados tienen su base normativa e indicativa en el Sistema

El tiempo de procuración (desde el planteamiento de las necesidades hasta la

El enfoque, el sustento doctrinal y el factor tiempo, son elementos determinantes

Usuario Administrativo/Usuario Asistencial; no programan sus necesidades:

Usuario Administrativo/Usuario Asistencial; emite pedidos mal formulados:

Presupuesto; atraso en pago a proveedores:

Proveedores; no idóneos y no cumplen con plazo de entrega:

Instituto Peruano de Seguridad Social

Dirección de Logística de la Sede Central

El MINSA gobierna al Sector.

Se actúa descentralizadamente y con amplia coordinación.

La centralización es sólo para aspectos estratégicos.

Se ha generado Alianzas Estratégicas con proveedores.

El control es en base a resultados.

Se encuentra implementado el Planeamiento Estratégico.

Desarrollo en ambientes de calidad total.

Se privilegia la «tercerización» para las actividades de apoyo.

Los procesos son fluidos, integrados y frugales.