I.

DEFINICIONES
A. ¿QUE ES PMBOK?

La guía del PMBok es un estándar en la Administración de proyectos desarrollado por el

Project Management Institute (PMI), donde define se define la dirección de proyectos y
otros conceptos relacionados, y describe el ciclo de vida de la dirección de proyectos y
los procesos que conllevan.

El propósito del PMBoK es la aplicación de conocimientos, procesos, habilidades,

herramientas y técnicas para la gestión, administración y dirección de proyectos.

Cuando nos referimos a PMBoK no debe entenderse como una metodología, sino como
una guía de estándares internacionales para que los profesionales puedan adaptar a cada
caso y contexto particular los procesos, reconocidos como buenas practicas por el PMI
que se pueden aplicar a la mayoría de los proyectos en la mayoría de los casos.

B. ¿QUÉ ES UN PROYECTO?

Un proyecto es un conjunto de actividades coordinadas y controladas, con fechas de inicio

y fin definidas, encaminado a la creación de un producto o servicio único y conforme a
unos requisitos específicos, incluyendo limitaciones de tiempo, coste y recursos.

CARACTERÍSTICAS DE UN PROYECTO

Pueden ser de larga duración y estar sujetos a influencias externas e internas.

Frecuentemente tienen restricciones de coste y recursos

Crean productos entregables únicos

Se desarrolla en pasos

Tienen una duración limitada, con un comienzo y un final definido

 Figura 1: Relacion entre el cilo de vida del prducto y el ciclo de vida del proyecto.

C. ¿QUÉ ES LA GESTIÓN DE PROYECTOS?

Es la aplicación de un conjunto de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a

las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto.

D. BENEFICIOS MÁS DESTACABLES QUE APORTA UNA EFICAZ GESTIÓN

DE PROYECTOS

Ahorros de tiempo y coste.

Más rapidez en la solución de problemas.

Optimización en la resolución de riesgos.

Mayor efectividad en la comunicación y gestión de expectativas.

Mayor calidad de productos y servicios.

Optimización de la gestión financiera .

Mejora del proceso de toma de decisiones.

Mejora del ambiente laboral.

II. GRUPOS DE PROCESOS
Los proyectos disponen de su propio ciclo de vida, el cual se divide en las siguientes
fases:

Figura 2: Procesos del PMBoK.

Monitoreo y
Inicio Planificación Ejecución Cierre
Control

III. PROCESO DE INICIO

Antes de iniciar cualquier proyecto o una nueva fase de algún proyecto que ya exista, es
necesario contar con la autorización correspondiente, donde se va a identificar la
necesidad y cuestionar si es posible llevar a cabo el proyecto, de esto es de lo que se
encarga el Grupo de Procesos de Inicio, en el cual agrupa 2 procesos: El proceso de
Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto y el proceso de Identificar a los
Interesados.

Es el proceso de desarrollar un documento que autoriza formalmente la existencia de un

proyecto y confiere al director del proyecto la autoridad para asignar los recursos de la
organización a las actividades del proyecto
ACTIVIDADES DEL GRUPO DE PROCESO DE INICIO

PROPÓSITO DE LOS TRABAJOS DEL INICIO DEL PROYECTO

Se busca conocer la opinión del Director del Proyecto y que, mediante un acta de
constitución del Proyecto, el Project Manager redacte su opinión acerca del Proyecto

a) Iniciar formalmente el Proyecto: Para que el sponsor del Proyecto firme esa acta
de constitución del Proyecto autorizando el comienzo formal del Proyecto.
b) Tomar conciencia del Proyecto: De esta manera, ambos toman conciencia de que
se han entendido y de que el planteamiento del Proyecto lo tienen muy claro y,
por lo tanto, es el momento de planificar el Proyecto.
c) Propósito del Inicio del Proyecto: El propósito del inicio del Proyecto es poner de
acuerdo al Project Manager con su Jefe o Patrocinador.
d) Propósito de la Planificación del Proyecto: El propósito de la planificación del
Proyecto es que los actores interesados en el Proyecto y el Director del Proyecto,
se comprometan mediante un Plan de Dirección del Proyecto (PDP), es decir, que
el Project Manager y los Stakeholders se pongan de acuerdo en el Proyecto y en
los resultados esperados del mismo.

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto es el proceso de desarrollar un

documento que autoriza formalmente la existencia de un proyecto y confiere al director
de proyecto la autoridad para asignar los recursos de la organización a las actividades del
proyecto.

El beneficio clave de este proceso es un inicio y unos límites del proyecto bien definidos,
la creación de un registro formal del proyecto y el establecimiento de una forma directa
para que la dirección general acepte formalmente y se comprometa con el proyecto.

Figura 3: Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

Figura 4: Diagrama de Flujo de Datos de Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

 El acta de constitución del proyecto establece una relación de colaboración entre la
organización ejecutora y la organización solicitante. En el caso de proyectos externos
generalmente se opta por establecer este acuerdo a través de un contrato formal.

En este caso el equipo del proyecto juega el papel del vendedor que responde a las
condiciones de una oferta de compra de una entidad externa. El acta de constitución de
un proyecto se utiliza incluso para establecer acuerdos internos en el seno de una
organización con objeto de asegurar la entrega adecuada de acuerdo con el contrato.

DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO: ENTRADAS

A) Enunciado del Trabajo del Proyecto

El Enunciado del Trabajo del Proyecto (SOW) es una descripción narrativa de los
productos, servicios o resultados que debe entregar el proyecto. En el caso de proyectos
internos, el iniciador del proyecto o patrocinador proporciona el enunciado del trabajo
sobre la base de las necesidades de la empresa o de los requisitos del producto o servicio.
En el caso de proyectos externos, el enunciado del trabajo puede ser proporcionado por
el cliente como parte de un documento de licitación o como parte de un contrato.

Necesidad de negocio
Las necesidades de negocio
de una organización pueden
provenir de una demanda del
mercado, de un avance
tecnológico, de un requisito
legal, de una reglamentación
gubernamental o de
consideraciones
medioambientales.
Descripción del alcance del producto
La descripción del alcance del
Plan estratégico
producto documenta las
características del producto, El plan estratégico
servicio o resultados que el documenta la visión, metas y
proyecto se encargará de objetivos estratégicos de la
crear. organización y puede
contener una declaración de
alto nivel de su misión
B) Caso de Negocio

El caso de negocio o documento similar proporciona la información necesaria desde una

perspectiva de negocio para determinar si el proyecto es viable o no en términos de la
inversión requerida. Normalmente se utiliza para la toma de decisiones por parte de la
dirección o ejecutivos de un nivel superior al del proyecto.

Normalmente, necesidad de negocio y análisis costo-beneficio se incluyen en el caso de

negocio para justificar y establecer los límites del proyecto y el análisis se suele llevar a
cabo por un analista de negocio sobre la base de las diversas aportaciones de los
interesados.

El caso de negocio se crea como resultado de una o más de las siguientes razones:

 Demanda del mercado.

 Necesidad de la organización.
 Solicitud de un cliente.
 Avance tecnológico.
 Requisito legal.
 Impacto ecológico.
 Necesidad social
C) Acuerdos

Los acuerdos se establecen para definir las intenciones iniciales de un proyecto. Los
acuerdos pueden tomar la forma de contratos, memorandos de entendimiento, acuerdos
de nivel de servicio, cartas de acuerdo, declaraciones de intenciones, acuerdos verbales,
correos electrónicos u otros acuerdos escritos. Normalmente se utiliza un contrato cuando
se lleva a cabo el proyecto para un cliente externo.

D) Factores Ambientales de la Empresa

Los factores ambientales de la empresa que pueden influir en el proceso Desarrollar el

Acta de Constitución del Proyecto incluyen:

 Estándares gubernamentales, estándares de la industria o reglamentos.

 Cultura y estructura de la organización.
 Condiciones del mercado.
DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO:
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

A) Juicio de Expertos

A menudo se utiliza el juicio de expertos para evaluar las entradas que se usan para
elaborar el acta de constitución del proyecto. El juicio de expertos se aplica a todos los
detalles técnicos y de gestión a lo largo de este proceso. A continuación, se mostraran
algunas fuentes de expertos:

Otras unidades dentro de la organización.

Consultores.

Interesados, incluidos clientes y patrocinadores.

Asociaciones profesionales y técnicas.

Grupos industriales

Oficina de dirección de proyectos

B) Técnicas de Facilitación

Las técnicas de facilitación tienen una amplia aplicación en el ámbito de los procesos de
la dirección de proyectos y guían el desarrollo del acta de constitución del proyecto.

DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO: SALIDAS

Acta de Constitución del Proyecto

El Acta de Constitución del Proyecto es un documento emitido por el iniciador del

proyecto o patrocinador, que autoriza formalmente la existencia de un proyecto y confiere
al director del proyecto la autoridad para asignar los recursos de la organización a las
actividades del proyecto.
Documenta las necesidades de negocio, los supuestos, las restricciones, el conocimiento
de las necesidades y requisitos de alto nivel del cliente y el nuevo producto, servicio o
resultado que el proyecto debe proporcionar.

Ejemplos:

El propósito o la justificación del proyecto

Los objetivos medibles del proyecto y los criterios de éxito asociados
Los requisitos de alto nivel
Los supuestos y las restricciones
La descripción de alto nivel del proyecto y sus límites
Los riesgos de alto nivel
El resumen del cronograma de hitos
El resumen del presupuesto
La lista de interesados
Los requisitos de aprobación del proyecto (es decir, en qué consiste el éxito del
proyecto, quién decide si el proyecto tiene éxito y quién firma la aprobación del
proyecto)
El director del proyecto asignado, su responsabilidad y su nivel de autoridad
El nombre y el nivel de autoridad del patrocinador o de quienes autorizan el acta
de constitución del proyecto