Instituto de Desarrollo

Agrario (IDA)
Modelo de Cuentas para Libros
Contables
Octubre de 2012
Instituto de Desarrollo Agrario
Modelo de cuentas para libros contables

Contenido
Página

INTRODUCCIÓN....................................................................................................................... 2

ANTECEDENTES Y MARCO LEGAL................................................................................... 2

1. Código de Procedimientos Tributarios................................................................................. 2

2. Resoluciones de Tributación directa..................................................................................... 3

LIBROS CONTABLES NECESARIOS.................................................................................... 5

1. Libro Diario.......................................................................................................................... 5
2. Libro Mayor......................................................................................................................... 5
3. libro de inventarios y balances.............................................................................................. 6

PROCESO DE LEGALIZACIÓN DE LOS LIBROS CONTABLES DIGITALES............. 6

PASOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS LIBROS CONTABLES.......................... 7

1. Administración del Libro Diario:.......................................................................................... 7

2. Administración del Libro Mayor:........................................................................................... 8
3. Administración del Libro de Inventarios y Balances:............................................................. 9

BALANCE DE COMPROBACIÓN.......................................................................................... 11

LIBRO DIARIO.......................................................................................................................... 15

LIBRO MAYOR.......................................................................................................................... 18

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES............................................................................ 20

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INTRODUCCIÓN

A fin de mantener un principio de transparencia en el desarrollo de las operaciones de las

empresas, es que el gobierno de Costa Rica ha establecido el uso de los libros contables, como
uno de los mecanismos de registro e información, para la toma de decisiones tanto a nivel interno
como externo de las entidades.

ANTECEDENTES Y MARCO LEGAL

Basado en la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Digitales, la Dirección de

Tributación Directa emitió el martes 13 de setiembre de 2011, una resolución en la que permite a
los contribuyentes la presentación de libros contables en formato digital.

Hasta ahora, las Instituciones del Estado y el sector privado, estaban obligados por ley a presentar
físicamente los libros contables, los cuales en caso del sector público deben estar previamente
legalizados por la auditoría interna de la institución; de esta forma pueden realizar las respectivas
declaraciones de Impuesto sobre la Renta cuando corresponda y/o contribuir a la simplificación de
trámites administrativos y a la reducción de las gestiones de los usuarios.

El IDA tendrá acceso a las facilidades de la presentación digital de los libros contables,
completando el formulario D-406 denominado “Solicitud de Legalización de libros” de la
Dirección General de Tributación Directa, para ello deberá de indicar de inmediato que opta por la
presentación digital de sus libros contables en adelante, así como de sus los Estados Financieros
respectivos.

Aun cuando la Institución se incline por la presentación de los documentos en forma digital, los
contribuyentes no serán eximidos del pago de los timbres que son necesarios para la legalización
de los libros.

Este esfuerzo de la administración tributaria le permitirá un adecuado control de las operaciones

que realice el contribuyente durante el período fiscal, mediante la inspección más ágil de los
soportes digitales de los libros contables

Esto obliga a la administración tributaria a modernizarse y adoptar el cambio hacia lo digital,

creando la necesidad de controles sistematizados para el registro de los libros contables, lo
anterior obliga a retomar y revisar la normativa existente atinente a dichos puntos, y emitir algunas
directrices como lo que se menciona a continuación:

1. CÓDIGO DE PROCEDIMIENTOS TRIBUTARIOS

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CAPÍTULO IV: Razón de legalización

Artículo 6º—Razón de legalización: Todos los libros indicados en el artículo 5º de la

presente resolución, deberán llevar en el folio1, la razón de legalización preimpresa, en la
cual deben detallarse todos los datos requeridos en la misma. El interesado deberá transcribir
en el espacio correspondiente al Nº de asiento el número de autorización otorgado por la
Administración, así como el tipo de trámite autorizado por la misma.

Como una forma de garantizar el servicio de legalización a todos aquellos que así lo
soliciten, la Administración recibirá un máximo de tres solicitudes por interesado o
autorizado. En caso de que se requiera presentar más de tres solicitudes de legalización, el
encargado del Área de Servicio de cada Administración Tributaria tomará las acciones
administrativas correspondientes para dar cumplimiento a los principios fundamentales del
servicio público, en cuanto a la eficiencia, continuidad, igualdad y adaptación al cambio legal
imperante.

2. RESOLUCIONES DE TRIBUTACIÓN DIRECTA

MEDIANTE RESOLUCIÓN NO. 34-2011 SE AGREGÓ:

Artículo 1º—Libros en formato digital legalizados por la Dirección General de

Tributación. Podrán ser llevados en formato digital todos los libros sociales y comerciales
que esta Dirección debe legalizar, establecidos por el artículo 53 del Reglamento a la Ley del
Impuesto sobre la Renta, en concordancia con el artículo 51 de dicha Ley, así como los
artículos 251 y siguientes, y 303 del Código de Comercio, a saber: Diario, Mayor,
Inventarios y Balances, Actas de asambleas de socios, Actas del consejo de administración,
Registro de obligaciones, Registro de socios y el libro de Registro de los corredores jurados.

Artículo 2º—Solicitud de legalización y asignación de número de registro. Se entenderá

cumplida la prestación tributaria de legalización de los libros digitales indicados en el
artículo 1° de esta resolución una vez que la Administración Tributaria proporcione un
número de registro o entrada electrónica que será asignado al solicitante. A partir de la fecha
de asignación de ese número, el mismo deberá consignarse en cada uno de los folios de los
libros digitales legalizados.

Tanto quienes legalicen libros digitales por primera vez, como quienes hayan legalizado
libros físicos, que opten por cambiarlos a soportes digitales, podrán solicitarlo mediante la
presentación del formulario D-406 “Solicitud de legalización de libros” ante la
Administración Tributaria competente, en el que se indique claramente sobre el carácter
digital de los libros.

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Artículo 3º—Fuerza probatoria de los libros digitales legalizados. Una vez legalizados, los
libros referidos en el artículo 1° de esta resolución, tendrán la fuerza probatoria en las
mismas condiciones que los documentos físicos.

Artículo 4º—Conservación del soporte digital. De conformidad con el artículo 6º de la Ley

de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Digitales Nº 8454, estos libros se
conservarán por el plazo establecido por ley, en soporte digital, con la aplicación de las
medidas de seguridad necesarias para garantizar su inalterabilidad y para posibilitar su
acceso o consulta posterior.

Artículo 5º—Contenido de los libros digitales. El contenido de los libros que se conserven
en soporte digital deberá constituir fiel respaldo de los actos que por ley deban consignarse
en ellos. Los contribuyentes podrán escoger el formato de libro que mejor se avenga a sus
intereses y consignar en cada folio, sea este digital o de papel, el número de entrada o
registro digital otorgado por la Administración Tributaria como razón de legalización. Las
actas de los libros que se lleven en soporte digital, deberán ir firmadas digitalmente.

Artículo 6º—Cancelación de timbres. La facultad de optar por el uso de registros digitales

como soporte de los libros legales, no exime de la cancelación de los timbres que por ley
correspondan a la legalización de libros. La cancelación de los timbres deberá efectuarse
mediante formulario de Entero de Gobierno, y adherirse al formulario D-406 denominado
“Solicitud de legalización de libros”. Igualmente, se admitirán medios de pago digital de las
especies fiscales correspondientes, adhiriendo al formulario indicado, la impresión de los
comprobantes respectivos.

Artículo 7º—Los contribuyentes que continúen utilizando sus libros legalizados en la forma
física tradicional u opten por utilizar los libros indicados en el artículo 1° de esta resolución
de esta forma, deberán estarse a lo dispuesto en la Resolución Nº 09-2010 de las 11:15
horas del 13 de mayo de 2010 y sus reformas.
y El siguiente TRANSITORIO:

Transitorio I.—En el momento en que se materialice la digitalización de la solicitud de

constitución de una sociedad por medio de Gobierno Digital, quedará implícita la
legalización de los libros digitales para aquellos interesados que planteen dicha solicitud por
este medio, para lo cual la Administración Tributaria aplicará lo establecido en el artículo 2
de la presente Resolución, y proporcionará un número de registro o entrada electrónica que
será notificada al solicitante y a partir de tal fecha, dicho número deberá consignarse en cada
uno de los folios de los libros legalizados por este medio.

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LIBROS CONTABLES NECESARIOS

Los libros contables se dividen en tres, a saber: libro de diario, libro mayor y por último el libro de
inventarios y balances:

1. LIBRO DIARIO

Es un libro principal, denominado también "diario columnario", en él se registran en orden

cronológico todos los comprobantes de diario elaborados por la institución durante el mes.
Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan
los registros débitos y créditos, trasladándolos al libro mayor.

En este libro se encuentra información como:

 La fecha completa del día en el cuál se realizo el comprobante de diario.

 La descripción del comprobante.

 La totalidad de los movimientos débito y crédito de cada cuenta

 Los saldos finales de cada cuenta y su traslado a las cuentas del mayor.

 Todos los comerciantes deben conformar su contabilidad en libros y registros

contables de acuerdo con la normatividad del código del comercio y las disposiciones
legales.

2. LIBRO MAYOR

Es un libro principal que deben llevar las instituciones para registrar el movimiento mensual
de las cuentas en forma sintética. La información que en él se encuentra se toma del libro
Diario y se detalla analíticamente en los libros auxiliares.

En él se encuentra la siguiente información:

 La cuenta y su respectivo código (Este código es según el plan de cuentas de la

empresa).

 El saldo anterior de cada una de las cuentas que lo tengan.

 El movimiento débito o crédito de cada cuenta.

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 Las operaciones mensuales.

 Los saldos finales para la elaboración de los Estados financieros

3. LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

Al iniciar sus actividades comerciales que se llevan por lo menos una vez al año, toda
institución debe elaborar un inventario y un balance general que permitan conocer de manera
clara y completa la situación de su patrimonio.

Este libro se emplea para registrar por lo menos una vez al año los inventarios de todos los
bienes, derechos y obligaciones de la compañía o el balance general en forma detallada, de
tal forma que se presente una descripción mayor a la que se encuentra en los demás libros
principales, siendo por lo tanto necesario que su detalle se lleve al nivel de auxiliar.

Este deberá llevar:

 Balance de Comprobación.

 Estado de Situación Financiera.

 Estado de Rendimiento Financiero.

 Estado de Cambios en el Patrimonio.

PROCESO DE LEGALIZACIÓN DE LOS LIBROS CONTABLES DIGITALES

Actualmente, el IDA podrá solicitar la legalización de sus libros legales en formato digital si así lo
requiere o lo desea la Institución, como lo observamos, de acuerdo a lo establecido por el marco
legal, mediante la resolución 34-2011 de la Dirección General de Tributación Directa, la hacienda
pública autoriza a las personas físicas y jurídicas, sean públicas o privadas, a adoptar las nuevas
tendencias digitales, con esto se facilita el proceso tramitológico, y por ende da mayor fluidez a las
gestiones organizacionales, en aras de la eficiencia del gobierno general.

Para contar con los libros legales en formato digital se deberá puntualmente cumplir con la
legalización de los mismos de la siguiente forma:

 Los libros que se podrán llevar de forma digital el IDA serán el Diario, el Mayor, Inventarios
y Balances, y Actas de Sesión de Junta Directiva.

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 La auditoria interna será responsable de la legalización de los libros digitales.

 La auditoria deberá de legalizar a lo interno los libros contables digitales, mediante la firma
digital del Auditor General de la Institución en la primera página del documento digital en
primer orden, de forma posterior para su presentación oficial deberá de firmar digitalmente
cada una de las páginas.

 Las páginas del documento digital deberán de conservar el orden consecutivo del
documento digital, por lo cual es necesario que cada página sea foliada respectivamente.

 Dichos documentos digitales serán debidamente conservados de acuerdo a la legislación

vigente, por cinco años, y se mantendrán inalterados, debidamente resguardados de forma
electrónica de toda amenaza, y a disposición para su consulta permanente.

PASOS PARA LA ADMINISTRACIÓN ADECUADA DE LOS LIBROS CONTABLES

A continuación, se presentan los pasos para la administración adecuada de los libros contables de
la Institución:

1. ADMINISTRACIÓN DEL LIBRO DIARIO:

 Las columnas necesarias serán para el Libro de Diario son:

- La primer columna del formato del libro diario digital será para poner la fecha
- La segunda columna para indicar el número de asiento contable y/o la referencia
electrónica del asiento.
- La tercer columna para el numero de cuenta (según el catalogo de cuentas de la
empresa correspondiente),
- La cuarta columna para indicar el detalle.
- La quinta columna para algún detalle parcial de cuentas.
- La sexta columna para el DEBE.
- Y la sétima y última columna para el HABER.

 En la primera hoja electrónica del libro diario se anotara primeramente: el nombre de

la Institución, indicando después el nombre del contador quien es responsable del
llenado y registro.

 Se foliará por el responsable de la Auditoría Interna las hojas del libro diario digital,
indicándolo en la parte inferior al límite de la hoja.

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 El encargado de la administración por los libros contables de la Institución procederá a

elaborar un asiento de apertura en donde iniciará con la fecha, numero de cuenta,
trazamos una línea y en medio ponemos el numero de asiento, debajo de esta
indicación (numero de asiento), procederemos a anotar las cuentas de Activo
cargándolas con sus respectivos saldos iniciales en la columna del Debe, y se abonan
las cuentas de Pasivo y de Patrimonio, en la columna del Haber.

 Se revisa que nuestros saldos en la columna del debe sean iguales a los de la columna
del haber, y procedemos a escribir una breve indicación o detalle que nos de una idea
del asiento.

 El asiento número 1, el de apertura, coloca fecha, numero de póliza, numero de

cuenta, una línea y en medio el numero 1, y en el siguiente renglón (debajo) se procede
a registrar las cuentas que se van a cargar primero con sus respectivos saldos en la
columna del debe y en la del parcial, después se colocan las cuentas que se van a
abonar, con sus respectivos saldos en la columna del haber, se revisa que sean iguales
los cargos y los abonos, y por último se coloca el detalle y se hace el cierre del asiento
trazando una línea de cierre para el asiento desde donde inicio la columna de detalle
hasta el final de la misma columna.

 Este asiento se realiza de forma anual, con el resumen de las operaciones de la

Institución que tome en cuenta las cuentas nominales y reales de mayor, establecidas
de acuerdo a las cuentas del catálogo.

 Al final del periodo contable anual también se elabora el asiento de cierre del periodo,
en donde se dejan en cero todas las cuentas nominales del período; las cuentas con
saldo acreedor se cargan por el mismo saldo que el final al Debe y las cuentas con
saldo deudor se abonan al Haber por el mismo saldo que el final, quedando así en
cero las cuentas nominales al final del período y la diferencia a los resultados del
período.

Se procede por último a colocar un breve detalle del asiento contable y se hace el cierre del
asiento trazando una línea de cierre para el asiento desde donde inicio la columna de detalle
hasta el final de la misma columna.

2. ADMINISTRACIÓN DEL LIBRO MAYOR:

 Las columnas necesarias para el Libro Mayor son:

- La primera columna para la fecha.

- La segunda columna para el detalle.

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- La tercera columna para la referencia electrónica del Diario donde está el

asiento.
- La cuarta columna para los débitos.
- La quinta columna para los créditos.
- Y la sexta columna corresponde a la de saldo de la cuenta.

 En la primera hoja electrónica del libro mayor se anotara primeramente: el nombre de

la Institución, indicando después el nombre del contador quien es responsable del
llenado y registro.

 Se foliará por el responsable de la Auditoría Interna las hojas del libro de inventarios y
balances digital, indicándolo en la parte inferior al límite de la hoja.

 El encargado de la administración por los libros contables de la Institución procederá a

trasladar los saldos iniciales de acuerdo al orden en el catálogo, por cada página
electrónica se colocará el nombre de una cuenta contable de acuerdo al catálogo,
respetado el orden de éste.

 Se colocará para cada cuenta el saldo inicial a la fecha de la apertura, indicando: en el

encabezado de la hoja el Nombre de la Cuenta Contable, y en la primer línea se
colocaría por cada columna en su orden Fecha, Cuenta (se coloca la indicación “Saldo
Inicial” en este caso), referencia electrónica cruzada del asiento de proveniencia, y el
saldo de la cuenta en la columna saldo, eso para cada una de las cuentas del asiento de
apertura del Libro Diario.

 Al cierre del período anual todas las cuentas del asiento resumen de Diario se pasan al
Mayor en cada una de las cuentas correspondientes, indicando: Fecha, Cuenta,
Referencia electrónica cruzada del asiento de proveniencia, y se traslada a la columna
de Debe o Haber del Libro Mayor según la naturaleza del saldo mostrado por la
cuenta.

 Se totaliza la columna de saldo, sumando el saldo de la línea anterior con el nuevo

movimiento de la cuenta y anotamos el nuevo saldo.

3. ADMINISTRACIÓN DEL LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES:

 Las columnas necesarias para el Libro de Inventarios y Balances son:

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- La primera columna para la fecha.

- La segunda columna para el detalle.
- La tercera columna para algún detalle parcial de cuentas.
- La cuarta columna para la referencia electrónica del Libro Mayor de donde
proviene el registro con el saldo de la cuenta.
- La quinta columna, primera columna de saldos del estado financiero para
detalles de cálculos de saldos netos.
- La sexta columna, segunda columna de saldos del estado financiero donde se
presentan los valores netos de las cuentas.
- La sétima columna, tercer columna de saldos del estado financiero donde se
presentan los montos de cuadre del Estado Financiero.

 En la primera hoja electrónica del libro de inventarios y balances se anotara

primeramente: el nombre de la Institución, indicando después el nombre del contador
quien es responsable del llenado y registro.

 Se foliará por el responsable de la Auditoría Interna las hojas del libro diario digital,
indicándolo en la parte inferior al límite de la hoja.

 Se colocará para Estado Financiero un encabezado que indique:

- Nombre completo de la Institución y cédula juridicial.

- Nombre del Estado Financiero del que se refiere.
- Período o fecha al (a la) cual se refiere.
- Unidad de medida.

 El encargado de la administración por los libros contables de la Institución procederá a

trasladar los saldos iniciales del Libro Mayor conformado los Estados Financieros
básicos en perfecto orden:

- Estado de Situación Financiera.

- Estado de Rendimiento Financiero.
- Estado de Cambios en el Patrimonio.

 Se verificará el cuadre aritmético del Estado Financiero Elaborado.

 Se hace el cierre del asiento trazando una línea de cierre para el asiento desde donde
inicio la columna de detalle hasta el final de la misma columna.

A continuación se presentarán las cuentas a utilizar del catálogo y los libros contables.

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Balance de
Comprobación

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Código
Descripción
Completo
1. Activos
1.1.1 Efectivo y equivalentes de efectivo
1.1.2. Inversiones a Corto Plazo
1.1.3. Créditos a Corto Plazo
1.1.4. Inventarios
1.1.9. Otros Activos a Corto Plazo
1.2.2. Inversiones a largo plazo
1.2.3. Créditos a Largo Plazo
1.2.5. Activo Fijo
1.2.9. Otros Activos a Largo Plazo
2. Pasivos
2.1.1. Deudas a Corto Plazo
2.1.3. Fondos de terceros y en garantía
2.1.4. Provisiones y Reservas Técnicas a Corto Plazo
2.1.9. Otros Pasivos a Corto Plazo
2.2.1. Deudas a Largo Plazo
2.2.2. Endeudamiento Público a Largo Plazo
2.2.4. Provisiones y Reservas Técnicas a Largo Plazo
2.2.9. Otros Pasivos a Largo Plazo
3. Patrimonio
3.1.1. Capital
3.1.2. Revaluación de Activo Fijo
3.1.3. Ahorro o Desahorro Acumulado
3.1.4. Variaciones No Asignables a Reservas
4. Ingresos
4.1.3 Impuestos sobre bienes y servicios
4.1.9. Otros Impuestos
4.3.1. Multas y Sanciones Administrativas
4.3.2. Remates y Confiscaciones de Origen No Tributario
4.4.1. Ventas de Bienes y Servicios
4.4.5. Resultados Positivos por Ventas de Activo Fijo y Bienes Intangibles
4.5.1. Rentas de Inversiones y de Colocación de Efectivo
4.5.2. Alquileres y Derechos sobre Bienes
4.5.9. Otros Ingresos de la Propiedad
4.6.1. Transferencias Corrientes
4.6.2. Transferencias de Capital
4.9.1. Resultados Positivos por Tenencia y por Exposición a la Inflación
4.9.2. Reversión de consumo de activo fijo y bienes intangibles

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Código
Descripción
Completo
4.9.3. Reversión de pérdidas por deterioro de activo fijo y bienes intangibles
4.9.4. Recuperación de Previsiones, Provisiones y Reservas Técnicas
4.9.5. Recuperación de provisiones y reservas técnicas
4.9.9. Otros ingresos y resultados positivos
5. Gastos
5.1.1. Gastos en Personal
5.1.2. Servicios
5.1.3. Materiales y Suministros Consumidos
5.1.4. Depreciaciones de Activo Fijo y Bienes Intangibles
5.1.5. Pérdidas por Deterioro de Activo Fijo y Bienes Intangibles
5.1.6. Desvalorización y Pérdidas de Inventarios
5.1.7. Incobrabilidades, Desvalorizaciones de Inversiones y Provisiones
5.1.8. Cargos por Provisiones y Reservas Técnicas
5.2.1. Intereses, Comisiones y Gastos sobre Endeudamiento Público
5.2.9. Otros gastos Financieros
5.3.2. Resultados Negativos por Ventas de Inversiones
5.3.3. Resultados Negativos por Ventas de Activo Fijo y Bienes Intangibles
5.4.1. Transferencias Corrientes
5.4.2. Transferencias de Capital
5.9.1. Resultados Negativos por Tenencia y por Exposición a la Inflación
5.9.9. Otros Gastos y Resultados Negativos

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Presentación de los
Libros Contables

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Libro Diario

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Libro Mayor

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Libro de Inventarios y
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