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CONTACTO
redarchiveroscordoba.com
editorial.ragcba@gmail.com
Editores
Comité Asesor
Comité Evaluador
Dr. Murilo Bastos da Cunha – UnB – Brasil
Mgter. Tomás Bondone – UNC – Argentina
Arch. Eliseo Gabriel Queijo Fellosa – Archivo Central Contaduría General de la Nación –
Uruguay
Mgter. María Laura Rosas Rossi – UdelaR – Uruguay
Dr. Eliezer Pires da Silva – UNIRIO – Brasil
5 Presentación
Equipo editorial
Artículos
Este nuevo número de REDar cuenta con seis colaboraciones, de autores de diversos
ámbitos de formación y especialización profesional, como la Universidad de La Habana,
la Universidad Nacional del Nordeste, la Universidad Nacional de Córdoba (Argentina) y
el Archivo Provincial de la Memoria de Córdoba.
Yorlis Delgado López, en el artículo “La gestión eficiente de los recursos en un Archivo:
una necesidad organizacional”, presenta un estudio sobre los límites y posibilidades de
la administración de los recursos en archivos, desde la realidad cubana.
Hugo Raúl Robledo, por su parte, aborda los aspectos fundamentales del diseño y
puesta en funcionamiento de repositorios digitales de documentos electrónicos, en “La
gestión de documentos electrónicos en repositorio digital institucional”.
Por último, Tito Villanueva e Iván Zabczuk dan cuenta de los resultados de un estudio de
usuarios en “Acceso a la información del Archivo de Placas Astronómicas del
Observatorio Astronómico de Córdoba: Documentos electrónicos y perfiles de usuarios”,
analizando las posibilidades de la institución para responder a las diferentes demandas
de información y servicios.
Productos y servicios automatizados en archivos
Products and automatized services in Archives
Recibido: 11/09/16 - Aceptado: 26/09/16
∗
Licenciada y Profesora en Ciencias de la Información (Universidad Nacional del Nordeste);
investigadora y extensionista, archivista y bibliotecaria.
∗∗
Licenciada y Profesora en Ciencias de la Información (Universidad Nacional del Nordeste);
investigadora y extensionista, archivista y bibliotecaria.
∗∗∗
Estudiante de la Licenciatura en Ciencias de la Información, Facultad de Humanidades,
Universidad Nacional del Nordeste.
communication technologies for the design and development of new informational and
documentary services and products in the field of archives, which provide competitive
advantages for themselves.
Introducción
Para describir los productos y los servicios archivísticos, primeramente, se debe tener en
claro que no existe la prestación de servicios sin un producto que lo respalde. Van
unidos pero no son lo mismo; dicho en otras palabras, el servicio es la acción que se
realiza a través del producto.
Es así que se toma el concepto de producto de información que ofrece Ramos, citado
por Sierra Escobar (2011, p. 71), el cual expresa que
Los instrumentos de control son de uso más frecuente en los archivos de gestión, como
ser las relaciones de entrega, que presentan información imprescindible para la correcta
identificación y localización física de la documentación; los registros de préstamos y las
tablas o registros de transferencia, que se utiliza para saber qué documentación se ha
producido y cómo localizarla, cumpliendo así su doble función.
Los productos conocidos como instrumentos de información, son el cuadro de
clasificación y los manuales de normas. El primero permite la identificación de las
unidades productoras y de las denominaciones de las series documentales; mientras
que el segundo permite recoger el cuadro de clasificación completo de toda la
institución, estudio de series documentales producidas, con los plazos de duración, las
tablas de valoración y expurgo y las normas de cómo realizar las transferencias de los
documentos (Molina Nortes y Leiva Palma, 1996, p.90).
Quizás sea necesario recordar que no todos estos productos son elaborados en todos
los tipos de archivos, llámense activos o de gestión, intermedios o históricos. Así como
la guía sirve para describir un archivo en su totalidad, no se la utiliza en un archivo de
gestión, pero sí en el archivo intermedio, y más aún en el archivo histórico.
En cuanto a los servicios de archivos, son aquellos considerados como “un proceso que
consiste en poner a disposición de los usuarios la documentación de cada entidad con
fines de información, cuyo objetivo es satisfacer oportunamente la necesidad de
información de la entidad y del público usuario” (Ministerio de Justicia, Perú, 1985), siendo
los siguientes: búsqueda documental e informativa, consulta en sala, reprografía,
restauración de documentos, custodia de documentos, asesoría técnica, asistencia técnica,
exposiciones, charlas, conferencias, presentación de libros, visitas guiadas, alertas. Los
destinatarios de la prestación de dichos servicios pueden ser la propia institución
productora de la documentación; el ciudadano, que lo consulta con la necesidad de 9
recuperar antecedentes documentales como probatorios de su derecho o aquel que
consulta sus fondos con fines de investigación; la comunidad, que hace uso de sus
instalaciones para charlas, conferencias, entre otros.
Los distintos tipos de servicios que se ofrecen mediante la aplicación de las herramientas
tecnológicas pueden agruparse de la siguiente manera:
Servicios automatizados en los archivos
En cuanto a las bases de datos, Rodríguez Yunta (2001, p. 291) las define como “un
conjunto de información estructurada en registros y almacenada en un soporte
electrónico legible desde un ordenador. Cada registro constituye una unidad autónoma
de información”.
En relación con los servicios que pueden ofrecerse para mantener la comunicación con
el usuario, tanto para consulta, información y atención, existe una diversidad de medios
que hacen más sencilla esta tarea, como ser la mensajería y el chat a través de las
distintas apps disponibles, las videollamadas, las videoconferencias, el correo
electrónico, y las redes sociales, que son muy utilizadas para llevar adelante los servicios
de difusión y extensión. La importancia que han adquirido las apps en los hábitos de
consumo de contenidos de los ciudadanos, la aparición de las primeras aplicaciones
nativas creadas desde las unidades de información (Arroyo Vázquez, 2013) han ampliado
su uso. La vinculación con el usuario a través de los distintos tipos de mensajerías fue el
primero de los servicios que se pudo ofrecer. Existen empresas que se dedican a la
construcción y mantenimiento de los sitios web y Opacs, diseñados especialmente para
la interfaz de la telefonía móvil, entre otros.
Apreciaciones finales 12
Antes de decidir qué productos elaborar, es necesario definir cuáles son las necesidades
de los usuarios/clientes y las características del archivo, pues no todos los productos ni
todos los servicios son para todos los archivos. Además, como se sabe, todo servicio
(tanto tradicional como automatizado) necesita de un diseño previo, de una
planificación, de un producto que lo respalde, de su ejecución, mantenimiento y
actualización, lo que requiere de una dedicación que en ocasiones está fuera del alcance
de la organización prestadora. Una opción para ello es recurrir al outsourcing
documental, que es una estrategia válida para reconocer cuáles son las características de
la organización, las exigencias de los usuarios/clientes, para definir qué productos y
servicios se ajustan más a las necesidades de la organización.
Bibliografía consultada
CASTILLO BURGOS, E.E. (2009). Propuesta para construir planes de difusión en archivos
universitarios. Códice, 5(2), 209-225. Recuperado
de http://eprints.rclis.org/20239/1/Propuesta%20para%20construir%20planes%20de%20
difusi%C3%B3n%20en%20archivos%20universitarios.pdf
GAY MOLINS, P. (1995). Los usuarios y el proceso técnico. En A.A. Ruiz Rodríguez (Ed.),
Manual de archivística (pp. 39-66). Madrid: Síntesis.
http://eprints.ucm.es/5661/1/2000-FESABID-outsourcing.pdf
14
Logística informacional en los archivos
Informational logistics in archives
Recibido: 11/09/16 - Aceptado: 22/09/16
∗
Aníbal Salvador Bejarano
Marta Isabel Fernández ∗∗
Natalia Vanesa Britez ∗∗∗
Abstract: The paper analyzes the conception of informational logistics as a strategy for
the development of services in archives, focused on enhancing the value of information 15
and its flows. We establish the relationships between archival processes, information
processing and logistical processes.
∗
Licenciado en Bibliotecología y Documentación, Especialista en Docencia Universitaria - Profesor
titular de Descripción documental y formatos, profesor adjunto a cargo de Métodos de evaluación
de fuentes y fondos y profesor adjunto a cargo de Organización de sistemas y servicios de
información, de la Licenciatura en Ciencias de la Información, Facultad de Humanidades,
Universidad Nacional del Nordeste
∗∗
Licenciada en Ciencias de la Información, Especialista en Docencia Universitaria, archivista,
museóloga y bibliotecaria. Profesora adjunta de Tratamiento de la documentación activa, auxiliar
docente de primera categoría de Tratamiento de la documentación con valor permanente, de la
Licenciatura en Ciencias de la Información, Facultad de Humanidades, Universidad Nacional del
Nordeste.
∗∗∗
Licenciada en Ciencias de la Información, archivista y bibliotecaria. Auxiliar docente de primera
categoría de Descripción documental y formatos, de la Licenciatura en Ciencias de la Información,
Facultad de Humanidades, Universidad Nacional del Nordeste.
Introducción
En el contexto global actual, los servicios archivísticos se convierten en un activo
intelectual fundamental para las organizaciones públicas y privadas, así como para los
ciudadanos. Es por ello, que se torna fundamental la orientación de sus procesos y
servicios hacia la eficiencia y la eficacia, enmarcada en normas de calidad. Dicha
orientación, debe seguir caminos de búsqueda permanente para el desarrollo de
mecanismos que permitan asegurar y facilitar la disponibilidad y el acceso a la
información contenida en los fondos documentales. Este trabajo consiste en
apreciaciones preliminares de revisiones bibliográficas, en el que se plantea la logística
informacional como estrategia para el desarrollo de servicios en archivos, centrada en
potenciar el valor de la información y de los flujos desde la filosofía de la calidad.
Logística informacional
El concepto de logística proviene del campo de la economía, y ha sido abordado por
numerosos autores como Magee (1968), Lalonde & Grabner (1971), Bowersox (1979),
Stock (1992), Ballou (1991, 2004), Douglas, Lambert, Cooper & Pagh (1998), Lamb, Hair
& McDaniel (2002), por mencionar algunos. El Council of Supply Management
Professionals (2005), define la logística como:
Aquella parte de la gestión de la cadena de suministro que planifica, implementa
y controla el flujo hacia adelante e inverso eficiente y efectivo y el almacenaje de 19
productos, servicios e información relacionada entre el punto de origen y el punto
de consumo para satisfacer los requisitos de los clientes.
Otra definición interesante de destacar es la elaborada por Gómez Acosta & Acevedo
Suárez (2007), que versa:
La acción del colectivo laboral dirigida a garantizar las actividades de diseño y
dirección de los flujos material, informativo y financiero, desde sus fuentes de
origen hasta sus destinos finales, que deben ejecutarse de forma racional y
coordinada con el objetivo de proveer al cliente los productos y servicios en la
cantidad, calidad, plazos y lugar demandados con elevada competitividad y
garantizando la preservación del medio ambiente.
Estos conceptos poseen un alcance genérico propio del ámbito de la administración, en
ambos se puede apreciar la presencia de términos que son cotidianos para el campo de
las ciencias de la información, como ser flujos de materiales y de información, procesos
informativos, usuarios, productos y servicios.
Tomando como base estos enfoques, en el campo de las unidades de información, se
aborda una perspectiva de análisis que centra el concepto de logística desde la
prestación y desarrollo de productos y servicios de información. En este sentido, se
considera la logística informacional como el proceso de gestión para la planificación, el
procesamiento, el almacenamiento, la organización y el diseño de productos y servicios,
el control y el desarrollo de flujos directos e inversos eficientes, efectivos y eficaces de la
cadena de suministros de información y/o documentos que posibiliten la satisfacción de
necesidades de los usuarios en el tiempo oportuno.
Es decir, que se considera a la logística informacional como un macroproceso integral que
involucra a todas las operaciones que se realizan para la prestación de servicios en las
unidades de información. Este macroproceso, sigue la lógica sistémica que incluye etapas
de ingreso, procesamiento, almacenamiento y salida. En cada una de estas etapas se
hacen presente subprocesos específicos que consisten en todo el trabajo que,
cotidianamente se realiza en la gestión documental y otros procesos importados de otros
campos o creados al efecto. Solo que se desarrollan desde un enfoque operativo
orientado en términos estratégicos, para asegurar agilidad y certeza en la llegada de la
información al usuario.
• Procesos de entrada: generación o producción del documento, recepción de los
documentos, valoración, etc.
• Procesos de organización y tratamiento: elaboración de tablas, clasificación,
ordenación y descripción de los documentos como parte integral de los procesos
archivísticos.
• Procesos de almacenamiento: ubicación física, distribución espacial, conservación, etc.
• Procesos de diseño y desarrollo de productos: elaboración de índices, rótulos
identificatorios, guías, catálogos, transferencia, OPAC, por mencionar los más comunes. 20
• Procesos de diseño, desarrollo y prestación de servicios: disposición, difusión,
diseminación selectiva, estudio de demandas y necesidades de los usuarios, entre otros.
• Procesos de búsqueda, recuperación y acceso: búsqueda en los instrumentos de
descripción y recuperación, distribución y/o trámite, en OPAC, localización del
documento, provisión al usuario, etc.
Considerando estos aspectos, hay que tener presente que es necesario un despegue en
la asignación de valor primordial al documento original y pasar a resignificar el valor del
contenido, es decir, de la información. Muchas veces, es sumamente indispensable
contar con la información aunque no provenga directamente del valor primario del
documento original para la toma de decisiones. La validez del documento y el resguardo
de su originalidad e integridad están asegurados por el trabajo comprometido de los
profesionales archivistas. Son estos, los responsables de resguardar todos los principios
archivísticos de los documentos, aunque, para la difusión de la información pueden
utilizarse los diversos medios que facilitan los recursos tecnológicos. La digitalización es
una de ellos y adquiere un cariz primordial.
Retomando lo enunciado por Guerra Bretana et al. (2015), donde resaltan lo
fundamental de tener previamente un conocimiento de las necesidades y de las
expectativas de los usuarios para la provisión de servicios, se considera necesario realizar
un análisis detallado y crítico siguiendo procesos de estudios de usuarios con criterio
técnico, que posibilite la elaboración de perfiles de necesidades y/o intereses para el
desarrollo de su tarea o toma de decisiones.
Considerando las funciones del archivo administrativo, el estudio de necesidades debe
orientarse a conocer cada puesto de trabajo, las misiones y funciones del mismo, las
actividades que se realizan, la toma de decisiones, los procesos productivos y
administrativos de la organización y las modalidades de trabajo de cada uno de los
agentes. La información resultante permitirá que el archivista que gestiona la
información pueda realizar el diseño de procesos y flujos informativos hacia cada uno de
los puestos de trabajo y, a su vez, adelantarse a las necesidades y proveer de la
información pertinente y precisa.
El diseño de servicios que asegura una logística informacional está centrado
básicamente en cuatro etapas: el análisis en profundidad de la información contenida en
los documentos, el estudio de necesidades de los usuarios, el diseño y gestión de flujos
y la yuxtaposición de necesidades con perfiles de interés.
Para ello, es preciso que el profesional considere la incorporación de cambios en sus hábitos
cotidianos de trabajo centrado en los documentos, e incorporar otros ejes de interés que
son las necesidades de los usuarios y el contenido de la información de los documentos. En
estos dos nuevos ejes, la indización, la utilización de lenguajes controlados y las
folksonomías se constituyen en herramientas apropiadas para valerse del auxilio de la
automatización y de la inteligencia artificial.
Como corolario, es dable mencionar que la logística informacional posiciona a los 21
profesionales archivistas como agentes activos, centrales e indispensables de la gestión
de la información en las organizaciones y en los archivos históricos. Es decir, que se
resignifica su rol como agente especializado en el procesamiento y en la diseminación
de la información, mediante canales y flujos de información estratégicos.
Bibliografía consultada
Council of Supply Chain Management Professional. (2006). CSCMP Supply Chain
Management Definitions and Glossary. Recuperado de https://cscmp.org/supply-chain-
management-definitions
Diccionario de Terminología Archivística. (1995). Madrid: Subdirección General de los
Archivos Estatales. Recuperado de http://www.mecd.gob.es/cultura-mecd/areas-
cultura/archivos/mc/dta/portada.html
GÓMEZ ACOSTA, M.I & ACEVEDO SUÁREZ, J.A. (2007). La logística moderna en la
empresa. La Habana: LogiCuba.
GUERRA BRETANA, R.M., ROQUE GONZÁLEZ, R. & MEIZOSO VALDES, M. del C. (2015).
Conceptos e indicadores de calidad en la actividad archivística. Rev haban cienc méd,
14(3), 329-336. Recuperado de
http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1729-519X2015000300010
MARTÍN GAVILÁN, C. (2009). Concepto y función de archivo. Clases de archivos. El
Sistema Archivístico Español. Recuperado de
http://eprints.rclis.org/14058/1/sisarchivesp.pdf
PABÓN VALENCIA, J.E. (1996). Los servicios archivísticos. En Nuestra palabra: textos
archivísticos panamericanos (pp. 111-119). Lima: Instituto Panamericano de Geografía e
Historia. Comité de Archivos. Recuperado de
http://www.mdp.edu.ar/humanidades/documentacion/licad/archivos/modulos/inicial/arc
hivos/bibliografia/inicial/MI011.pdf
PONJUÁN DANTE, G. (2004). Los procesos y la gestión de la información. En Gestión de
la información: Dimensiones e Implementación para el éxito organizacional (pp. 56-71).
Rosario: Nuevo paradigma.
RUIZ, A.L. (2007). La relación de la industria de servicios con la manufactura. Recuperado
de http://economia.uprrp.edu/ensayo%20132-Angel%20Ruiz.pdf
22
nº 2 / año 1 / julio - diciembre de 2016
http://redarchiveroscordoba.com/revista-redar/
Resumen: En este trabajo daremos cuenta del modo en que el Archivo Provincial de la
Memoria de Córdoba (APM) materializó en políticas públicas la Ley 9286. Describiremos
la manera en que se estructuró el APM en áreas de trabajo. En una primera parte se
explicitan los objetivos y funciones que establece la Ley 9286, los alcances y
delimitaciones de la normativa y las consignas de trabajo planteadas en el Estatuto,
mientras que en un segundo momento se pone en relieve cómo se desarrollaron las
actividades. En la tercera etapa explicitaremos los alcances que tuvo la recolección de
documentos, su desclasificación para uso como prueba en los juicios por crímenes de
23
“Lesa Humanidad”, y como respuesta a las solicitudes de datos presentadas en el APM
por sus usuarios. Finalmente, abordaremos el impacto del trabajo integral del APM en
sus múltiples dimensiones, en la comunidad y los alcances de las políticas públicas de
memoria, restitución y reparación de las víctimas.
Palabras clave: política de memoria – rescate documental – juzgado –comisaría – policía.
Abstract: In this paper we will relate the way in which the Archivo Provincial de la
Memoria de Córdoba (APM) transformed the Law 9286 into public policies. We will
describe the way in which the APM was structured in work areas. In the first part, we
describe the objectives and functions established by the Law 9286; we explain the scope
and delimitations of the regulations and the slogans of work set out in the Statute, while
in a second moment it is highlighted how the activities were carried out. In the third
stage, we will clarify the scope of document picking, and its declassification for use as
evidence in the “crimes against humanity”trials. Finally, we will address the impact of the
integral work of the APM in its multiple dimensions, in the community and the scope of
the public policies of memory, restitution and reparation of the victims.
Keywords: Memory Policy – Record rescue – Court – Police Station – Police.
∗
Técnico Profesional Archivero (UNC), responsable del “Área Archivo y Conservación” del Archivo
Provincial de la Memoria (APM) de Córdoba.
nº 2 / año 1 / julio - diciembre de 2016
http://redarchiveroscordoba.com/revista-redar/
El marco legal
Rescate documental
1
GONZÁLEZ QUINTANA, Antonio. (1995). Los archivos de la Seguridad del Estado de los
desaparecidos regímenes represivos.
nº 2 / año 1 / julio - diciembre de 2016
http://redarchiveroscordoba.com/revista-redar/
estrategia clásica: envío de notas a distintas instituciones públicas con el fin de que se
remitiera al Archivo toda la documentación que obrara en sus depósitos y que estuviera
vinculada al accionar del terrorismo de Estado en la provincia. Esta estrategia no fue
positiva. Por ello, al recibir notificaciones negativas respecto de dicho pedido se planteó
un cambio de mirada y se trazó un plan de rescate documental con la visita a los
lugares. De manera “experimental”, esta metodología de trabajo comenzó con la visita a
la Comisaría Sexta. Allí, un gran depósito repleto de papeles tirados por el suelo,
guardado en cajas o sostenido en viejas estanterías permitió observar que los
documentos debían ser buscados in situ. Seguidamente se procedió a formalizar este
tipo de metodología de búsqueda documental. Si hacemos un breve recorrido podemos
indicar queel 4 de septiembre de 2006 se comenzó la exploración en el Ministerio de
Gobierno con el hallazgo de la serie documental “Expedientes”, entre los cuales se
encontraron 102 pedidos de paradero. El 13 de junio de 2007 se visitaron dos Archivos
de la Policía ubicados en la Comisaria IV de Bº Gral. Paz, uno de ellos perteneciente a
dicha Comisaría, y el otro dependiente del Archivo General de la Policía de Córdoba. Allí
se realizó un relevamiento de las siguientes series documentales: “Sumarios
Administrativos”, “Sumarios por Ley 2757 (Accidentes de Trabajo), Fichas de “Números
Únicos” y “Ordenes del Día”, iniciando una línea de trabajo que se continuó con las
pesquisas en las 17 seccionales de Capital y las Unidades Regionales del interior
provincial, a saber: Sub Comisaría Villa Sarmiento Departamental San Alberto, Comisaría
26
San Francisco, Unidad Operativa Policial Unquillo, Unidad Regional Rio IV, Unidad
Departamental San Martín-Villa María, Comisaría Cosquín, Comisaría La Calera,
Comisaría Malagueño, Departamento de Inteligencia Criminal Departamental Punilla,
Comisaría Alta Gracia, Comisaría Jesús María, Comisaría Bell Ville, Comisaría Río Primero
y División Antecedentes Judiciales San Francisco. Por otro lado, en Capital se realizaron
las siguientes pesquisas: Deposito Judicial de la Dirección General de Investigaciones
Criminales, División Obras Departamento Construcciones, División Bomberos, Guardia
de Infantería y el ex Comando Radioeléctrico, siendo el último rescate documental el día
8 de agosto de 2013, en la Brigada de Explosivos, rescatándose de esa dependencia 57
Libros de Registro.
En cuanto a las series documentales que están en vigencia en los Archivos de la Policía,
se establecieron criterios particulares. En el caso de los Prontuarios se digitalizan en la
dependencia y al APM se transfieren copias digitales; en cuanto a los Legajos de
Personal se solicitaron por nota al Departamento de Administración de Personal al
momento de este redactar este informe se transfirieron 130 Legajos y 248 Prontuarios.
registros. En diciembre de 2010 se rescató del Archivo de la Escuela Normal Superior Dr.
Alejandro Carbó, la serie documental “Circulares de la Dirección Nacional de Educación
media y superior” (D.I.N.E.M.S) con fechas extremas 1972-1983 y cuyo volumen es de 21
biblioratos con un total de 2303 circulares.
2010; 16
2009; 11 2011; 21
17%
12% 22%
2008; 8
9%
2007; 21 2012; 13
22% 2006; 1 2013; 3
1% 3% 14%
Área Investigación
2
En el caso puntual de la Policía de la Provincia, siempre se contó con un enlace institucional a
través del personal del Departamento Especial de Protección a Testigos.
nº 2 / año 1 / julio - diciembre de 2016
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Siendo tareas del área educación “…proyectar y evaluar actividades educativas, diseñar y
producir material educativo y salas de exhibición en actividades coordinadas con el área
de investigación y de documentación y archivo…”se trabajó entonces en la elaboración
de una herramienta pedagógica que permitiera, a través del trabajo con documentos,
abordar las consecuencias del “Terrorismo de Estado” en el ámbito educativo.
3
Consejo Internacional de Archivos, Comité de Normas (2000).Norma Internacional General de
Descripción Archivística ISAD (G), 2ª ed. Madrid. “Descripción multinivel”, apartado 3.2.2 /
3.2.3., p. 27 - 30.
nº 2 / año 1 / julio - diciembre de 2016
http://redarchiveroscordoba.com/revista-redar/
Área Digitalización
papel para la toma de la imagen a través del scanner, yla segunda y más compleja, la
transmisión de la información sistematizada de la serie, su descripción, clasificación y
ordenamiento. También se trabajó en la correcta carga de sus metadatos, de manera
que se facilite a un ordenador su almacenamiento y recuperación. Si bien en principio se
realizaron tareas de digitalización de la documentación perteneciente a nuestro propio
acervo, fue a partir de convenios con distintas instituciones públicas y privadas que se
hizo posible acceder a documentos relacionados con las temáticas que desde el Archivo
se trabajan. De esta forma, y scanner mediante, se logró obtener una copia digital de
documentación original perteneciente a distintas instituciones, constituyendo un
complemento de la documentación en papel que se iba rescatando. De este modo, el
Archivo Digital nos permite disponer de documentación que, a pesar de que no sea en
su formato original en papel sino en formato digital, enriquece, por un lado, nuestro
propio acervo y, por el otro, favorece el desarrollo de las tareas de las otras áreas de
trabajo de la institución.
Conclusiones
esta forma restituyen relatos perdidos, olvidados o simplemente negados para poder
seguir viviendo.
Son también registros de verdad jurídica, ya que muchos de esos hombres y mujeres allí
plasmados están desaparecidos o fueron asesinados por esta fuerza policial. Estos
documentos permiten abrir causas o aportar pruebas en las causas por delitos de Lesa
Humanidad. Para los ex presos políticos, esos documentos pueden ser también el inicio
de la apertura para leyes reparatorias. Por otro lado, testifican de manera contundente lo
que los testigos y sobrevivientes han relatado por años en relación con el trato recibido
en estos lugares: la humillación, los golpes, la degradación humana y principalmente la
presencia de las vendas en los ojos de los secuestrados. No es ya sólo su testimonio, es
la fuerza de los documentos lo que les da la razón.
Finalmente, permiten también restituir otros períodos históricos previos a 1976. Muchos
ex presos pasaron por la D2 una o dos veces antes del ‘76. Es notorio cómo muchos no
recuerdan esas detenciones. Al enfrentarse con estos registros de 1971 o 1972, vuelven
a pasar por la memoria eventos que tenían olvidados. Permiten al equipo de
investigación del APM entender momentos históricos previos que muchas veces han
quedado velados por la contundencia del relato de 1976.
Bibliografía
34
La gestión eficiente de los recursos en un Archivo: una necesidad
organizacional
The efficient management of resources in an Archive: an organizational need
*
Yorlis Delgado López
yorlis.delgado82@gmail.com
Resumen: El artículo presenta un estudio teórico y conceptual de los recursos con que
cuenta una organización de archivo. Hace un análisis desde las ciencias de la
administración de cómo el arsenal de documentos, en los más disímiles formatos con
que cuentan estas organizaciones, constituye su más valioso activo y, junto a los demás
bienes, deben ponerse en función de los objetivos institucionales. Desde la realidad
cubana, los retos del mercado internacional y la escasez de recursos financieros, que
hacen que las decisiones sobre los bienes de un archivo sean cada vez más complicadas,
35
el autor da algunas recomendaciones sobre cómo administrar los activos y
transfórmalos en un producto o un servicio archivístico.
Abstract: The article presents a theoretical and conceptual study of the resources of an
organization of archives. It makes an analysis from the management science about how
the arsenal of documents, in the most diverse formats that these organizations includes,
is their most valuable asset, and it remarks that as well as with the other goods, they
should be based on institutional goals. From the Cuban reality, the challenges of the
international market and the scarcity of financial resources, which make the decisions on
the properties of an archive an increasingly complicated matter, the author gives some
recommendations on how to manage assets and transform them into a product or an
archival service.
*
Licenciado en Derecho. Profesor Instructor de la Facultad de Derecho de la Universidad de La
Habana. Responsable del Archivo Personal de Manuel Mendive Hoyo. MENDIVEART STUDY, Cuba.
Introducción
Los Archivos son organizaciones que han existido desde la antigüedad, y se puede
presumir que existirán hasta en las sociedades más modernas. El arsenal de documentos
con que cuentan constituye su más valioso recurso. Estos, junto a los demás, deben
ponerse en función de las metas de cada una de estas instituciones.
Se debe tener muy claro, antes de iniciar el estudio de este tema, que cada uno de los
recursos con que cuenta una organización debe encaminarse siempre al cumplimiento
de la misión que tiene trazada la entidad (Figura 1). Es muy común que, ante la
disyuntiva de un funcionario, de hacer una compra para satisfacer una necesidad
institucional o realizarla y complacer un gusto personal, la segunda variante sea la que
triunfe.
36
Una breve valoración acerca de lo que cuenta una organización de archivo para
encaminar su trabajo permite darse cuenta de cuáles son estos bienes. Los recursos
humanos, financieros y materiales vienen a la mente enseguida; luego de un análisis más
profundo aflorarían los inmateriales, aunque en un primer momento no se les llame
adecuadamente.
Los archivos son entidades por lo general modestas, pero cuando valoramos el caudal
informativo con que cuentan y la cantidad de usuarios que regularmente lo visitan, sin
importar las carencias materiales que pueda tener, es cuando uno se da cuenta de la
riqueza de esa entidad. Estas instituciones en ocasiones tienen tantos recursos que los
funcionarios no atinan cómo distribuirlos, o en ocasiones ni siquiera saben que existen.
Otra realidad, más frecuente, es que muchas veces el directivo es una suerte de mago,
pues estos son tan pocos que no se sabe cómo ponerlos aquí o allá. Estos dos extremos
ilustran una situación muy común en los archivos.
La realidad cubana, los retos del mercado internacional y la escasez de recursos
financieros hacen que las decisiones sobre los bienes de un archivo sean cada vez más
complicadas. En muchas ocasiones la realidad impone decidir la utilidad de una cosa
sobre otra, sin atender a lo que pudiera ser más racional. En estos momentos es cuando
deben aflorar las habilidades de un directivo para tomar determinadas decisiones.
Este análisis nos permite observar que no habrá un archivo sin uno u otro recurso, sino
mejores o más ineficientes directivos a la hora de tomar decisiones con un bien. Esta
realidad es cada vez más difícil de asimilar, pero su comprensión hará más fuerte a la
persona que hoy le toca la difícil tarea de dirigir una organización. Una de las
habilidades más difíciles de lograr en un directivo es la de tomar decisiones prácticas
con uno de los recursos con que cuenta una organización. Este artículo está dedicado a
dar algunas recomendaciones sobre cómo administrar estos bienes con que cuenta un
archivo, y que serán trasformados en un producto o un servicio.
1
“Zona Económica". [en línea] www.zonaeconomica.com/definicion/recursos. Consultado el 23 de
septiembre de 2016).
2
La era “post–custodial” en Archivística es una doctrina muy moderna, que entre otras cuestiones
plantea que los archivos existen, según Mirta Arévalo para “… preservar y organizar
intelectualmente la información contenida en el archivo, disponiéndola de modo rápido y seguro
para garantizar el acceso al usuario. Por consiguiente, actualmente los archivos se corresponden
Los archivos existen para brindar servicios, independientemente del archivo que
hablemos y de los usuarios que este atienda siempre es esta su meta. Los públicos
pueden ser diversos y cerrados. Afortunadamente hoy se maneja un escenario mucho
mayor a nivel mundial, aunque en Cuba aun cuando se habla de este tema, se nota
cierta reticencia sobre el acceso.
Son muchas las clasificaciones de los recursos que se pueden encontrar en una simple
revisión bibliográfica. Estas estarán vinculadas a la ciencia que estudia el fenómeno. Para
este estudio se asumen las que se consideran más ajustadas al mundo de los archivos.
Se entiende entonces que los recursos en un archivo se clasifican en tangibles e
intangibles.
Después de esta clasificación los recursos tangibles en un archivo serían los
documentos, en primer lugar. Los humanos, los financieros, y los materiales y los
intangibles serian los relativos a la propiedad intelectual y los conocimientos.
38
con las funciones de recuperar, organizar, controlar y servir la producción documental, facilitando
su acceso y consulta”. Arévalo, Mirta. “Archivo de Empresa vs. Outsourcing a principios del siglo
XXI” en Mundo archivístico http://www.mundoarchivistico.com/articulos&accion=ver&id=167
(Consultado en junio de 2016).
1.1. Los recursos tangibles en un Archivo
Estos recursos tangibles se han definido como “… aquellas manifestaciones sustentadas
por elementos materiales, productos de la arquitectura, el urbanismo, la arqueología, la
3
artesanía, entre otras. Se dividen en dos categorías: inmuebles y muebles” . Nótese que
según esta definición se está hablando en concreto de una cosa (en sentido jurídico) que
podemos palpar y visualizar en un espacio.
3
Diccionario museológico [en línea]:
http://diccionarios.astalaweb.com/Local/Diccionario%20museol%C3%B3gico.asp (Consultado en
junio de 2016).
4
Ver Legislación Cubana. Decreto Ley No. 265 “Del Sistema Nacional de Archivos de la República
de Cuba” del 10 de abril de 2009. Publicado en la Gaceta Oficial de la República de Cuba. Edición
Ordinaria No. 18 de 5 de mayo de 2009.
• Todos los procesos (los de conservación, restauración, la investigación y la
automatización) deben estar igualmente en función del servicio.
• La automatización debe estar contemplada en la planificación estratégica de
todos los archivos, aunque no se tengan los recursos para enfrentarla. Es
indiscutible el valor que tiene este proceso sobre los procesos conservativos,
pues son menos empleados por los usuarios. Además, el resultado siempre será
más cómodo para el usuario pues podrá acceder más rápido; podrá llevárselo a
su casa sin previo aviso y siempre que pague el costo establecido.
5
Ver Significados. [en línea] Dirección URL: www.significados.com/recursos-humanos/ (Consultado
el 23 de Septiembre de 2016).
6
Ver el sitio de la Oficina Nacional de Normalización, www.onn.cu
Sistema no sólo para el trabajo diario sino para realmente dar un servicio de
calidad.
• De la implementación de este Sistema se van a obtener las competencias
laborales, un importante recurso de la administración y de los administrados
para la gestión laboral. Estas serán muy trascendentales en los procesos de
idoneidad, en la exigencia a un subordinado del cumplimiento de una función
determinada o en el acto de contratación del personal. Este proceso de
elaboración y certificación de las competencias, igual que el anterior debe
realizarse conscientemente y con la participación de los trabajadores.
Recordemos que nadie podría saber mejor su contenido de trabajo que el
mismo administrado. Para ello, en el Comité de Expertos, encargado de elaborar
la propuesta, se debe garantizar que estén los trabajadores de mayor
experiencia en el trabajo de los archivos.
• Por último, nunca se debe olvidar que este importante activo no sólo es la
persona en sí misma, sino que son sus habilidades y conocimientos. En función
de esto la administración debe valorar las habilidades de cada quien y ponerlas
en función de las metas institucionales. Esto es muy sencillo si analizamos que,
por ejemplo, un trabajador indiscreto no es idóneo para trabajar el área
vinculada a los servicios, pero si es hábil en la costura de los expedientes y si se
lo reubica en el área de restauración, entonces la institución ganaría.
• Cada archivo debe convertirse en un centro de constate superación. La 41
inestabilidad del personal, la forma cambiante que va adquiriendo la archivística,
y las nuevas metas que va teniendo la especialidad son algunas de las
condicionantes que provocan esto. Se deben explotar todas las formas de
superación que existen hoy, desde un entrenamiento en el puesto de trabajo,
pasando por los cursos hasta llegar a los doctorados. Esta es un área en la que
se deben buscar colaboraciones con universid
• ades ante todo, pues vincular la teoría con la práctica es un método muy
efectivo cuando se quieren alcanzar resultados superiores. Una práctica muy
efectiva es tantear periódicamente el resultado de estas acciones y valorar su
impacto en las actividades del archivero. Eso no sólo permitirá saber las
próximas actividades a realizar, sino que permitirá evaluar la idoneidad del
trabajador.
7
Anzil, Federico. Recursos Financieros. Disponible en:
http://www.zonaeconomica.com/recursos/financieros (Consultado el 23 de septiembre de 2016).
8
Ídem.
dinero para hacerlo. No obstante, en situaciones de crisis se debe pensar siempre qué es
lo más importante para los usuarios. Para esto no hay recetas, porque quizás sea muy
significativo destinar una suma cuantiosa para restaurar una colección o automatizar un
fondo que podría perder. Pero sí se debe valorar, repito, lo que la ciudadanía necesita;
nunca se antepondrán intereses personales ni sectoriales.
9
Definición tomada de http://definicion.mx/recursos-materiales/ (Consultado el 23 de septiembre
de 2016).
10
Ver Decreto Ley No. 265 “Del Sistema Nacional de Archivos de la República de Cuba” del 10 de
abril de 2009. Publicado en la Gaceta Oficial de la República de Cuba. Edición Ordinaria No. 18 de
5 de mayo de 2009.
• Generalmente los archivos están carentes de los activos financieros para adquirir
estos bienes. Ante esta disyuntiva, se debe priorizar siempre la conservación
documental (estanterías). No se puede priorizar nunca otras cuestiones.
• Se debe tratar que obsolescencia tecnológica no se apodere de los archivos, o
peor aún estar totalmente carente de tecnologías. Se debe, al menos en los
planes, considerar mantener estas entidades lo más actualizadas posibles.
11
Definición tomada de http://definicionlegal.blogspot.com/2011/06/bienes-intangibles.html.
Consultado en junio de 2016.
• Posibilidad de apreciación por el uso: a diferencia de los recursos materiales, los
recursos intangibles pueden valorarse con el uso de los mismos. El posicionamiento
de una marca entre los consumidores puede mejorar con el paso de los años. El
conocimiento de un proceso productivo se perfeccionará mientras más tiempo la
organización utilice ese proceso. Las relaciones con los proveedores se afianzarán
con el paso del tiempo. Del mismo modo, ante cambios en el entorno, como
cambios tecnológicos, ciertos recursos intangibles, como procesos rutinarios,
pueden quedar obsoletos.
• Imposibilidad de adquirirlos en el mercado: los recursos intangibles se crean
lentamente en el interior de cada archivo, y usualmente no pueden ser vendidos o
comprados por otras empresas.
Es bien difícil estimar el valor económico de los recursos intangibles (a diferencia de los
recursos materiales) sin embargo pueden tener un fuerte impacto en la eficacia y la
eficiencia de cada organización. Suelen ser indivisibles. Factores como la percepción de
los archivos en el público, las relaciones con los proveedores, la capacidad de
adaptación, etc., son fundamentales a la hora de determinar los resultados, al mismo
tiempo que, a diferencia de la mayoría de los recursos materiales o financieros, no se
pueden adquirir en el mercado, sino que son el resultado de un proceso histórico que se
produce dentro de cada archivo.
45
1.2.1. Recursos intangibles relativos a la propiedad intelectual
Estos activos se clasifican en los de propiedad industrial y los de derecho de autor. En
algunos países estas ramas del derecho están bien diferenciadas, pero para este estudio
esta clasificación ofrece determinadas ventajas.
Los primeros son los derechos de marca, patentes, nombres, emblemas y lemas
comerciales, etcétera, y los segundos son los relativos a las obras literarias, artísticas y
científicas, las interpretaciones de los artistas intérpretes y a las ejecuciones de los
artistas ejecutantes, a los fonogramas y a las emisiones de radiodifusión. Estos recursos,
a pesar de la gran oportunidad que representan para los archivos, no han sido
prácticamente explotados en ellos. Aunque no se pretende agotar conceptualmente, se
hará un análisis de algunas definiciones que se deberían emplear en los archivos. Para
ello, se empleará la legislación de marcas 12 vigente en Cuba.
12
La legislación de marcas en Cuba está conformada por el Decreto Ley No. 203/2000 “De marcas
y otros signos distintivos” publicado en Gaceta Oficial de la República de Cuba, edición
extraordinaria del 2 de mayo del 2000 y la Resolución No. 63 del Ministerio de Ciencia, Tecnología
y Medio Ambiente (Citma), que establece su reglamento, publicado en Gaceta Oficial de la
República de Cuba, edición ordinaria del 24 de mayo del 2000.
Las marcas son “…todo signo o combinación de signos, que sirva para distinguir
13
productos o servicios de sus similares en el mercado” . Su misión es contribuir a
ordenar la competencia en el mercado y distinguir es su función típica ya sea a
productos o servicios a empresarios a establecimientos. Por su parte, los otros signos
distintivos, aunque su protección nunca llega a ser tan fuerte, tienen en esencia las
mismas características que las marcas. En Cuba están reconocidos por ejemplo los
nombres comerciales, los emblemas empresariales y los rótulos de establecimientos.
Las patentes y otras formas de protección de nuevos productos y procedimientos son
una modalidad muy importante para proteger determinados bienes que son creados
después de la aplicación de métodos científicos. Visto de esa manera puede parecer que
sólo les interesa a aquellos archivos que tienen un área de investigación. Es posible, pero
al mirar la parte de los procedimientos es muy sencillo percatarse del gran número de
procederes novedosos que son empleados sin la debida protección en los archivos. La
protección de obras científicas está respaldada en Cuba por la Ley No. 14/1997 “Del
Derecho de Autor”.
Examinemos algunas recomendaciones para los Archivos.
• El uso de las herramientas legales y la información de propiedad intelectual en la
concepción, diseño e implementación de la estrategia para fortalecer los
servicios contribuirá de manera significativa a la adopción de decisiones certeras
y ajustadas a las demandas del mercado actual y en particular al nuevo modelo
económico que se propone. 46
• Deben considerarse en la actualización de la estrategia de comunicación, tanto
para los públicos externos e internos, con un marcado interés en la visualización
y posicionamiento de la marca en sus diversos públicos y clientes.
• Desarrollar una valoración del capital humano a partir de los elementos del
derecho de autor (publicación científica, participación en eventos y otros) y
evaluar las posibilidades de protección de las metodologías y procedimientos
que para estos fines se emplean, considerando las formas de la propiedad
industrial más apropiadas y ajustadas a la realidad.
• Establecer una estrategia que propicie la protección y registro de cada una de
las obras resultante de la investigación. No es concebible que un archivo que se
haya convertido en un puntal en materia de conocimientos no tenga una obra
registrada.
• Es conveniente evaluar las posibilidades de registro y protección de una marca
comercial u cualquier signo distintivo, que identifique los servicios de cada
archivo en el mercado.
13
Ídem. Ver artículo 2 inciso a.
• Cada entidad debe evaluar la experiencia acumulada y las posibilidades reales
para tomar decisiones en relación a las marcas.
• Evaluar competidores y sus áreas de actuación para definir posibles mercados.
• Valorar la pertinencia y las acciones necesarias para certificar paulatinamente los
laboratorios vinculados a los servicios de análisis.
• Cada uno de los nuevos conocimientos deben ser resultados de los proyectos
de investigación que se ejecutan y se deben convertir en servicios integrales de
alto valor añadido que se oferten en el mercado nacional e internacional.
14
Ver definición en https://www.ecured.cu/Conocimiento/
que le entreguen en las acciones de superación. Ningún archivo puede darse el
lujo de que un funcionario quiera emplear una hora al día para superarse, pero
como no tiene los materiales no lo haga. Este proceso debe ser tan natural
como almorzar.
• Cada Consejo de Dirección de un archivo debe propiciar entre sus prioridades la
gestión del conocimiento. Cada uno de los directivos debe escuchar a sus
subordinados, sin importar al nivel cultural, la juventud u otra causa
discriminatoria. Recordar que muchas veces la razón está en el que sufre el
problema y no en la universidad. Socializar las ideas es una buena técnica para
encontrar soluciones.
El archivo que tenga un sistema de conocimientos más conceptualizado resaltará en el
mercado como una institución de excelencia.
Conclusiones
La administración de los recursos de un archivo es de suma importancia pues facilita la
organización y normalización de estos. Debe responder y debe puntualizar siempre al
cumplimiento de su misión y visión, como objetivos supremos de esta, ya que los
sistemas de administración interactúan directamente con el ambiente de la
organización. Estos constituyen una entrada, y todo resultado del sistema hacia su
ambiente es una salida. 48
De igual manera, la retroalimentación constituye un elemento clave para el desarrollo y
fortalecimiento de cada archivo. Este proceso permite conocer el impacto de los
servicios y productos que servirán como salidas en el ambiente, y propicia además el
rediseño del sistema en función de la satisfacción de las necesidades de los
usuarios/clientes que formarán entradas. Representa un proceso de suma importancia,
pues al final se obtiene una mejor administración de los recursos y a su vez influyen
cuantitativa y cualitativamente en el mejoramiento de la calidad de los servicios y
productos, que es el fin de estos.
Contar con los recursos adecuados es un elemento muy importante en la gestión de las
instituciones de archivo. Los directivos de estas organizaciones, en constante y sistémica
formación, deben encontrar un punto óptimo en la administración de los activos.
Bibliografía
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http://ww.revistadyo.com/index.php/dyo/article/viewFile/318/318. (Consultado el
04/07/2016). 49
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Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente (Citma). Resolución No. 21/2002.
Gaceta Oficial de la República de Cuba, Edición Ordinaria, No. 002, 7 de enero de 2003.
Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente (Citma). Resolución No. 78/2003.
Gaceta Oficial de la República de Cuba, Edición Ordinaria, No. 52, 3 de diciembre de
2013.
50
La gestión de documentos electrónicos en repositorio
digital institucional
The management of electronic records in an institutional digital repository
Recibido: 11/09/16 - Aceptado: 28/09/16
Abstract: The design and implementation of the institutional digital repository makes a
very significant contribution in relation to the management of electronic and digital
records that will make it possible to control, store and subsequently retrieve the
information produced; that is, to obtain fine information management in the institution.
In this paper we will cover the central aspects of the design and implementation of an
institutional digital repository based on the electronic record management.
Keywords: Record Management - electronic records – institution - digital repository
∗
Especialista en Educación y Nuevas Tecnologías, Especialista en docencia universitaria, archivista,
bibliotecario, Diplomado Superior en Ciencias Sociales con mención en Educación y Nuevas
Tecnologías, Profesor en Tecnología de la Comunicación: Informática en Educación, Profesor
adjunto a cargo de Gerencia de archivos, profesor adjunto a cargo de Sistemas de bases de datos,
jefe de trabajos prácticos de Organización de sistemas y servicios de información, de la
Licenciatura en Ciencias de la Información, Facultad de Humanidades, Universidad Nacional del
Nordeste
documentos, la clasificación, la ordenación -esa normalización que debemos trabajar
para propiciar el uso de los sistemas de información-, nos interroga acerca de las nuevas
tecnologías a implementar, sobre todo en cuanto a definir el hardware y el software que
vamos a necesitar. Entonces, podemos definir a la gestión documental como el proceso
en el cual vamos a tomar de los documentos lo que necesitamos teniendo en cuenta su
creación, utilización y eliminación. Es un proceso administrativo que tiene relación con el
ciclo vital de los documentos y el ciclo de vida de la información que contienen.
A estos documentos los podríamos clasificar por su forma de creación en: nativos
electrónicos, cuando han sido elaborados desde un principio en medios electrónicos y
permanecen en estos durante toda su vida; y en documentos electrónicos digitalizados,
cuando se toman documentos en soportes tradicionales (como el papel) y se convierten
o escanean para su utilización en medios electrónicos.
Los documentos en la actualidad se producen en sistemas ofimáticos y en entornos de
red, es decir, son nativos electrónicos, incluyendo base de datos, siempre que sean
resultados de actividades y operaciones de las entidades e individuos. De ahí, que
nuestro trabajo se centre en documentos nativos electrónicos o documentos que fueron
digitalizados como parte del proceso del trabajo, por ello existe un interés cada vez
mayor en su mantenimiento y conservación a largo plazo.
Los procesos de gestión documental se deben diseñar analizando los procesos de
trabajo con el fin de determinar los requisitos para lograr eficacia y eficiencia,
especificando los procesos de gestión documental, determinando qué documentos se
elaborarán (estructura, forma y contenido) y cómo (tecnologías), qué metadatos se
52
incorporarán (contexto), cómo y cuándo se retendrán, eliminarán y preservarán en el
tiempo.
53
Interfaz de Software, inserción de metadatos
Colecciones actuales Interfaz WEB
55
Resultados de búsqueda
56
5. Conclusiones
La Biblioteca Jurídica “Dalmacio V. Sarsfield” tiene entre sus funciones la de recopilar,
gestionar, difundir y preservar la producción documental de la institución, en este
sentido, se obtiene una colección organizada y de acceso abierto para magistrados,
funcionarios y empleados, así como la comunidad de usuarios externos, ciudadanos.
El Repositorio Digital brinda información precisa, veraz, concisa y oportuna a quienes
deben tomar decisiones, la facilidad de acceso y usabilidad basados en principios de
interacción e intuición para la búsqueda de información, logra la recuperación de una
información con estas características.
Los objetivos que nos hemos propuesto para trabajar en el Repositorio tienen que ver
con integrar y preservar -además de recuperar y difundir- la producción documental del
Poder Judicial. Entre las ventajas más importantes podemos ver que todos los
documentos están almacenados en una misma base de datos, por lo que es muy sencillo
buscar y recuperar. Además, todos los metadatos están escritos conformes a normas
internacionales. El mismo sistema que usamos, Greenstone, permite trabajar con esos
metadatos, a través de los cuales estamos brindando ese valor agregado a la
información propia; que está clasificada con el nombre del documento; incorporando de
esta manera palabras claves o descriptores que enriquecen la búsqueda para su
posterior recuperación.
Los proyectos de digitalización deben ser planificados a mediano y largo plazo en las
instituciones. No basta con contratar empresas dedicadas a digitalizar; se requiere
fundamentalmente el trabajo de los bibliotecarios y archiveros, quienes conocen acerca
de cómo, qué, cuándo y cuánto hacer; para alcanzar esos objetivos a mediano y largo
plazo, atendiendo que debe darse continuidad al proyecto y evaluarlo durante el
proceso y su finalización.
Por último, los repositorios digitales institucionales están dando beneficios muy
concretos a las organizaciones que potencian sus recursos de información, siempre y
cuando las mismas operen de acuerdo a lo deseado y planificado, cobrando relevancia
los procesos de control y evaluación de los sistemas de información.
57
6. Bibliografía
ARENCIBIA, J.R. (2006). “Las iniciativas para el acceso abierto a la información científica
en el contexto de la Web semántica”. Biblio, 7(25). Recuperado de
https://dialnet.unirioja.es/descarga/articulo/2170710.pdf
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TRAMILLAS, J. & Garrido Picazo, P. (2006). “Software libre para repositorios
institucionales: propuestas para un modelo de evaluación de prestaciones”. El
profesional de la información, 15(3), 171-81. Recuperado de
http://eprints.rclis.org/archive/00008300
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http://www.biblioteca.uam.es/paginas/repositorios2.html
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repositorios institucionales”. El profesional de la información, 14(4), 267-278. Recuperado
de http://sprints.rclis.org/archive/00004230
Acceso a la información del Archivo de Placas Astronómicas del
Observatorio Astronómico de Córdoba: documentos electrónicos y
perfiles de usuarios
The access to the data of the Astronomical Plates Archive from the Astronomical
Observatory of Córdoba: electronic documents and user profiles
Resumen: El artículo describe los perfiles de usuarios reales y potenciales del Archivo de
Placas Astronómicas del Observatorio Astronómico de Córdoba (O.A.C.). Analiza las
necesidades de acceso a la información y los diferentes documentos electrónicos que
pueden generarse acorde a dichas necesidades. 58
Palabras clave: Documentos electrónicos, Archivo de Placas Astronómicas, perfiles de usuarios,
acceso a la información, Observatorio Astronómico de Córdoba.
Abstract: The article describes the profiles of actual and potential users of the
Astronomical Plates Archive from the Astronomical Observatory of Cordoba (O.A.C.). It
analyzes the needs for access to information and the different electronic documents that
can be generated according to those needs.
Keywords: Electronic documents, Astronomical Plates Archive, User profiles, Access to information,
Astronomical Observatory of Córdoba.
Introducción
El presente trabajo busca analizar los distintos tipos de usuarios del Archivo de Placas del
Observatorio Astronómico de Córdoba (O.A.C.) y determinar las necesidades de
información que presenta cada uno. Este trabajo se enmarca en la labor que se viene
realizando a través del proyecto de investigación “Recuperación, puesta en valor y difusión
∗
Observatorio Astronómico, Universidad Nacional de Córdoba.
** Observatorio Astronómico, Universidad Nacional de Córdoba.
del Patrimonio de Fotografías Astronómicas del Archivo de Placas del Observatorio
Astronómico de Córdoba: conservación preventiva, análisis de procesos de digitalización y
construcción de metadatos” que tiene por objetivo hacer accesible la información
contenida en las placas.
El archivo del O.A.C. está compuesto por alrededor de 20.000 placas fotográficas
astronómicas y sociales (fotos del personal, del edificio, etc.) sobre soporte vidrio,
organizadas en series tales como: Catálogo Astrográfico, Carte du Ciel, Zonas de Pulkovo,
Sol, Luna, Planetas, Cometas y cuerpos menores, Cúmulos Globulares, Nubes de
Magallanes, Galaxies Australes, Observatorio Nacional Argentino / Observatorio
Astronómico de Córdoba y Espectros (Calderon et al., 2004).
Una placa fotográfica es un objeto compuesto por un soporte, en este caso vidrio, un
aglutinante de gelatina que contiene el material de la imagen obtenida y la imagen final:
sales de plata (bromuro de plata) (Lavédrine,
2009). Estos documentos tienen diferentes
dimensiones, con tamaños que oscilan entre 3
x 7 cm y 20 x 30 cm. En su gran mayoría están
depositadas en sus cajas originales, guardadas
con separadores de papel. Las más recientes,
desde la década del 40 en adelante, cuentan
59
con sobres de papel o cartulina que además
poseen información sobre las placas (Lencinas,
2015). El archivo Contiene documentación
producida por el Observatorio Astronómico de
Córdoba en el ejercicio de sus funciones. El
fondo documental está cerrado, con fechas
topes desde 1893 hasta 1983, actualmente
administrado por la Biblioteca del OAC.
En primer lugar, se decidió trabajar con la definición de las distintas clases de información
para luego desarrollar e identificar los distintos tipos de usuarios. En relación al acceso a la
información y sus características, cada grupo presenta necesidades y tipologías
informativas diferenciadas. Puntualmente mencionamos las siguientes clases de
información:
● Astrónomos recibidos: profesionales que trabajan con datos astronómicos certeros; por
ejemplo profesores universitarios, investigadores de observatorios astronómicos, centros
de investigación, universidades y otras instituciones. Poseen una formación especializada,
así como experiencia en la búsqueda y recolección de información específica en fuentes
especializadas de carácter científico, en la elaboración y redacción de artículos científicos.
Necesitan información específica sobre placas astronómicas, metadatos complejos con
datos precisos de la posición de cuerpos celestes y su intensidad lumínica, entre otros. Se
debe trabajar sobre la astrometría (posición de los astros) y fotometría (intensidad de la luz
de un astro) de cada placa. La digitalización de las placas debe ser de gran calidad y contar
con un tratamiento previo que garantice en lo posible un óptimo estado de conservación
de las mismas. Cabe aclarar que las placas que sufren graves daños o deterioros pueden
exhibir modificaciones de la emulsión y afectar la imagen, haciéndolas inútiles para
trabajos astronómicos.
● Estudiantes de nivel secundario: jóvenes con edades desde los 11 en adelante, insertos
en el sistema educativo y que han finalizado la primera etapa de su formación. Poseen
algunas herramientas para el uso del lenguaje y las matemáticas que pueden usar con
mayor libertad en cada experiencia formativa, algunos de ellos continuarán formándose a
nivel universitario. Necesitan información de nivel general, metadatos astronómicos no
muy específicos ni complejos. Se les puede acercar datos específicos sobre las placas,
siempre vinculados con temas y términos más generales, aplicables en escuelas
secundarias con el apoyo pedagógico de profesores. En esta instancia ya puede hablarse
de inquietudes vocacionales de los alumnos, algo a considerar respecto al tratamiento
pedagógico de la información.
● Público en general: el tipo de usuarios más diverso, no tenemos una gran certeza sobre
sus necesidades. Entre ellos podemos identificar turistas (nacionales o extranjeros) que
deseen conocer el OAC y el Archivo de Placas a través de visitas guiadas, aunque no
siempre disponen del tiempo suficiente para otras actividades. Es posible que hablen otro
idioma y debemos estar preparados para comunicarnos con ellos. Se parte de la base que
es necesario hablar el idioma inglés, hablado en gran cantidad de países, además del
español. También podemos incluir vecinos del Barrio Observatorio o de la Ciudad de
Córdoba, entre otros. Para todos ellos se debe pensar en diferentes formas de
acercamiento al Archivo de Placas Astronómicas, para que no sea un depósito oculto sino
un espacio abierto a toda la sociedad. Muchos de ellos no necesitan complejos metadatos
ni imágenes de altísima calidad. Debe brindárseles información que englobe datos sobre el
O.A.C, el Archivo de Placas y las imágenes de placas astronómicas, contemplando tanto
información general como la inclusión de instancias donde profundizar en la información
astronómica.
63
Definidos los tipos de usuarios y sus necesidades, planteamos los documentos electrónicos
que ayudarán a satisfacer las necesidades de los usuarios del Archivo de Placas.
● Astrónomos recibidos: necesitan imágenes de alta calidad en formato FITS (FITS Working
Group, IAU, 2008), que incorpora metadatos astronómicos legibles por softwares
especializados, imágenes con trabajo previo de astrometría y fotometría, necesitan además
una imagen en baja calidad (formato JPG) para sumar a trabajos científicos; todo ello
incorporado a sitios especializados accesibles a estos usuarios (Donzelli, 2016).
● Estudiantes de astronomía: los mismos requisitos que para el público anterior, ya que
pertenecen a la misma área y pueden tener la misma proyección y exigencias profesionales
a futuro.
● Estudiantes de escuelas especiales: similares requisitos que para los dos grupos
anteriores, incluyendo la presencia de profesionales docentes que utilicen herramientas
pedagógicas similares a las del nivel primario, canales de difusión muy accesibles e interfaz
amigable para facilitar la interactividad.
● Público en general: el público con menores exigencias de calidad de imagen. Los canales
de acceso deben ser simples y directos, dejando de lado la complejidad de interfaz de
búsqueda de los repositorios digitales. No es necesario complejas descripciones de objetos
celestes ni terminología astronómica demasiado específica. Se puede plantear proyectos
que incluyan la manipulación creativa de imágenes con el añadido de color, por ejemplo.
También el uso de volantes, fotografías en formatos JPG, PNG, GIF e hipervínculos podrían
satisfacer sus necesidades.
Conclusiones
Cabe aclarar que los usuarios y documentos definidos no pertenecen a una categorización
cerrada definitiva. A futuro pensamos que se deberá aplicar las estrategias de marketing
necesarias, a fin de lograr una completa y eficiente accesibilidad al Archivo de Placas para
todos aquellos que posean una necesidad informativa a satisfacer, cualquiera sea el grupo
de pertenencia a definir.
65
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