DESCRIPCIÓN DE PROCESOS

Anexo 2, Manual Sistema de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente "CRM-M01" V:01

CARACTERIZACIÓN PROCESO GERENCIAL

REQUISITOS
PROCESO Gerencial LIDER DEL PROCESO Gerente General - Subgerente
RUC

Dirigir la organización, planificando estrategias para dar cumplimiento a los requerimientos de clientes y partes interesadas, legales,
OBJETIVO HSEQ e internos alineándolos con los objetivos y políticas del sistema de gestión, con el fin de lograr un óptimo funcionamiento de la 1.1, 1.2, 1.3, 4.5. 2.1, 3.1, 3.2.6, 4.2, 4.3
organizacion.

SUMINISTRA ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS RECEPTOR

Valoración de riesgos, impactos ambientales, Formular y actualizar la Política, objetivos, Misión y Políticas, Objetivos, Misión y Visión
Todos los procesos Gerente General - Subgerente Toda la organización
requisitos legales, estadísticas de incidentes Visión, metas, proyecciones adecuadas y pertinentes

Objetivos específicos, programa de

Planeación, programa de actividades, presupuestos,
Todos los procesos Objetivos, metas y proyecciones Gerente General, Contador actividades, indicadores específicos, Lideres de procesos
interpretación de objetivos gerenciales, indicadores
instrucciones

Identificación de los requisitos de los clientes, asegurar el Personal de todas las áreas de
Clientes Necesidades de los clientes Gerente General - Subgerente Requisitos de los clientes identificados
cumplimiento de los requisitos la compañía.

PLANEAR
Recopilar solicitudes del personal, a fín de mejorar la
Personal Interno Solicitudes varias Gerente General - Subgerente Plan de motivación, incentivos y otros. Toda la organización
organización

Recopilar hojas de vida para aspirantes a los diferentes

Personal Referido Hojas de vida de personal referidas Gerente General - Subgerente Hojas de vida pre seleccionadas Asistente administrativa
cargos de la compañia

Cumplir y hacer cumplir las politicas y directrices del Cumplimiento de directrices de HSEQ y del
Proceso Gerencial Directrices del sistema integrado de gestión Lider de proceso Toda la organización
sistema integrado de gestión Sistema integrado de gestión

Identificar los cambios en el mercado, y establecer los

Mercado Nacional Nuevos requisitos, cambios normativos, etc. Gerente General - Subgerente Estrategias de mercado Junta de socios
planes de acción respectivos

Licitaciones, Información recolectada desde: Identificar nuevos clientes, atención de clientes actuales, Presentación de la empresa, Propuestas
Clientes- Mercado Gerente General - Subgerente Cliente
internet, publicidad, referidos, etc. recaptura de clientes. economicas

Asignar al representante de la dirección para el Sistema Responsable del sistema integrado de

Proceso de HSEQ Requisitos de las normas y de la Guía RUC Gerente General - Subgerente Proceso de HSEQ
integrado de gestión gestión

Lideres de proceso Informes de actividades Destinación de recursos para ejecutar las actividades Gerente General - Subgerente Recursos para la ejecución de actividades Todos los procesos
HACER

Lideres de proceso Solicitudes y resultados de gestión anteriores Análisis de solicitudes y estado de gestión al corte. Gerente General - Subgerente Autorizaciones, nuevos presupuestos Lideres de proceso

Lideres de proceso Solicitudes de compras o pagos Aprobaciones de compras o pagos Gerente General - Subgerente Solicitud de compras o pagos aprobados Proceso Administrativo

HSEQ, Revisión por la Gerencia, aprobación y

Informes de gestión, auditorias, indicadores, no Gerente General - Subgerente, Acta de Revisión Gerencial, actas de
Coordinador HSEQ desaprobación de planes de acción, reorientación de Proceso de HSEQ
conformidades y planes de acción Coordinador HSEQ reunión.
actividades y presupuestos

Revisar resultados de la gestión de los procesos y tomar

Todos los procesos Informes de gestión Gerente General - Subgerente Mejora continua del proceso Todos los procesos
decisiones para la mejora continua

Gerente General - Subgerente,

Revisar los requisitos del cliente para la propuesta Requisitos del cliente revisados Proceso Gerencial
Coordinador HSEQ

Gerente General - Subgerente, Capacidad de la compañía para el Gerente General - Subgerente,

Evaluar la capacidad de cumplir los requisitos del cliente
Coordinador HSEQ cumplimiento de los requisitos del cliente. Coordinador HSEQ

Necesidades del cliente (solicitud de cotización,

Elaboración y revisión de propuesta Gerente General - Subgerente Cotización u oferta Cliente
pliego de condiciones)
Cliente

Entrega de la propuesta Gerente General - Subgerente Cotización u oferta Cliente

Seguimiento a la propuesta Gerente General - Subgerente Cotización u oferta adjudicada o negada Gerente General - Subgerente

Aprobación de la propuesta Legalización de contrato, Gestión de Polizas, Requisitos HSE Gerente General - Subgerente Contrato u orden de servicio firmada Proceso de operaciones, HSEQ

Informacion de como el cliente persibe el

Proceso HSEQ Encuestas de satisfaccion de clientes Realizar encuestas de satisfacción a los clientes Subgerente Cliente
servicio prestado

Personal referido Hojas de vida de referidos Entrevistas a personal referido Gerente General - Subgerente Hojas de vida seleccionados Asistente administrativa
 Evaluar si lo planteado en los planes de acción se ha Gerente General - Subgerente, Planes de acción para el cumplimiento de los
Lideres de proceso Informes de gestión Lideres de proceso
cumplido y si hay mejoras en los procesos. Coordinador HSEQ indicadores

Gerente General - Subgerente,

VERIFICAR
Coordinador HSEQ Políticas, objetivos y metas Revisión y actualización de políticas, objetivos y metas Mejora de las directrices de la compañía Toda la organización
Coordinador HSEQ

Resultados de la participación y consulta del Verificar que el personal participe activamente en las Gerente General - Subgerente, Promover el compromiso del personal con
Toda la organización Toda la organización
personal actividades del sistema integrado de gestión. Coordinador HSEQ las actividades de HSEQ

Cliente Pagos de facturas de venta Seguimiento de cartera Auxiliar contable Facturas de venta canceladas Gerente General

Verificar que se gestionen las quejas, los reclamos y

Subgerente - Proceso HSEQ Reporte de quejas y reclamos Subgerente Cierre de quejas, reclamos y SNC Cliente
servicios no conformes generados en las operaciones

Brindar recursos y apoyo a todos las unidades que lo

Lideres de proceso Reporte Cumplimiento de los planes de acción necesiten para que logren ejecutar a cabalidad los planes Gerente General - Subgerente Plan de acción cumplido completamente Lideres de proceso
de acción
ACTUAR

Velar por el cumplimiento de Políticas, Misión, Visión, Gerente General - Subgerente, Lideres de
Proceso de HSEQ lineamientos Gerenciales Cumplimiento de los lineamientos Toda la organización
Objetivos proceso

Elaborar planes de acción que se requieran para la mejora Gerente General - Subgerente, Lideres de
Lideres de proceso Resultado de indicadores Mejora continua de los procesos Lideres de proceso
de los procesos proceso

Analizar resultados de las encuestas de satisfacion de los Gerente General - Subgerente,

Cliente Resultados de la encuesta de satisfaccion Planes de acción Toda la organización
clientes Coordinador HSEQ

RECURSOS PARAMETROS DE MEDICIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO

Talento humano competente. Infraestructura: Computador, Scanner, Software, Correo Electrónico, Informe de revisión por la Gerencia
Internet, Teléfono, Fotocopiadora, Papelería. Auditorias internas y externas
Encuestas de satisfacción del cliente
 DESCRIPCION DE PROCESOS
Anexo 2, Manual Sistema de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente "CRM-M01" V:01

CARACTERIZACIÓN PROCESO DE MANTENIMIENTO

REQUISITOS
PROCESO MANTENIMIENTO LIDER DEL PROCESO Jefe de Mantenimiento
RUC

Garantizar el mantenimiento de la flota, con la ejecucion del programa de mantenimiento preventivo y correctivo necesario con el fin de darle
OBJETIVO la mayor disponibilidad de los vehiculos en condiciones de calidad y seguridad establecidas al proceso de operaciones; Cumplimiendo los 1.4 - 3.2.1 - 1.1-2.1-3.1- 3.2.6- 4.2- 4.3
requisitos del cliente, legales, internos de la organización y los aplicables al SIG.

SUMINISTRA ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS RECEPTOR

Cumplir y hacer cumplir las politicas y directrices del sistema Cumplimiento de directrices de HSEQ y del
Proceso Gerencial Directrices del sistema integrado de gestión Jefe de Mantenimiento Toda la organización
integrado de gestión Sistema integrado de gestión

Elaborar planeacion (mensual) según programa de Jefe de Mantenimiento - Auxiliar

Proceso Gerencial Directrices gerenciales Planeacion mensual y presupuesto Proceso Gerencial

PLANEAR
mantenimiento de cabezotes y remolques de la flota propia de Mantenimiento

Cotizacion de servicio y tiempo de entrega Jefe de Mantenimiento - Auxiliar Vehículos y tanques cumpliendo requisitos
Proveedores Estimar tiempos de entrega delos vehiculos Proceso de Operaciones
estmado según disponiblidad de Mantenimiento para las operaciones

Planificación disponibilidad de vehículos (propios) o Informacion

Proceso Gerencial Contrato legalizado u orden de servicio Jefe de Mantenimiento Disponibilidad de la flota para la operación Cliente
de vehiculos programados para mantenimiento

Seleccinar proveedores aprobados segun Hacer el requerimiento de las necesidades de productos y Jefe de Mantenimiento - Auxiliar Subgerencia - Asistente de
Proceso Administrativo Requerimiento compra
el servicio servicios de Matenimiento gerencia

Recibir vehiculos programados y vehiculos para mantenimientos

Ejecutar el programa de mantenimiento Jefe de Mantenimiento Auxiliar
Proceso Gerencial preventivos y correctivos, efectuar inspeccion, para vehiculos Solicitud de servicio Proceso de operaciones
correctivo y preventivo de Matenimiento
propios.

Aprobacion de la inspeccion por parte de Asegurar que el vehiculo tercero cumpla

Proceso de operaciones Inspeccion de vehiculos terceros Area de Mantenimiento Proceso de operaciones
Operaciones. con todo lo estableicido

Inspecciones preoperacionales Y reportes Asegurar los trabajos de reparacion, mantenimiento y ajuste de

de los conudctores. mensuales de los los vehiculos, con base en el reporte del conductor, inspeccion y Area de Mantenimiento Vehículos aptos para las operaciones Proceso de operaciones
vehículos planeación de mantenimiento.
HACER

Proceso HSEQ
Coordinar y/o enviar repuestos y mecanicos para varadas en
Requerimientos en HSEQ para la operación Area de Mantenimiento Programas de HSEQ Cliente Gerencia Operaciones
carretera

Controlar el consumo del ACPM para la flota propia y realizar

Auxiliar de Matenimiento Vehiculo asignado Conductor
informes
Cliente
Auxiliar de Mantenimiento
Proceso Operaciones Solicitud del servicio (e-mail, llamada) Inventario de llantas y presupuesto Proceso Gerencial Cliente
Llantas
Proceso Gerencial
Alistamiento de equipos nuevos de la compañía (cabezotes y
Jefe de Mantenimiento Solicitud de recursos financieros Conductor
remolques)
 DESCRIPCION DE PROCESOS
Anexo 2, Manual Sistema de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente "CRM-M01" V:01

CARACTERIZACIÓN PROCESO DE MANTENIMIENTO

Proceso Gerencial Actualizar y verificar cumplimiento del programa de Jefe de Mantenimiento -

Cumplimiento de programa Toma de desiciones Gerenciales Proceso de HSEQ, Gerencia
Proceso HSEQ mantenimiento Profesional de Mantenimiento

VERIFICAR
Verificar cumplimiento de presupuesto, costos y gastos de Cliente, Proceso de HSEQ,
Proceso Gerencial Cumplimiento de presupuesto Subgerente Mediciones de costos y gastos
mantenimiento Gerencia

Jefe de Mantenimiento - Auxiliar

Proceso Operaciones Reporte Conductores Verificar trabajos realizados a los vehiculos Carga recibida Cliente
de mantenimiento

Documento legalizado para facturar y

Proceso Operaciones Reporte de novedades en ruta Registrar y analizar garantias Area de Mantenimiento Gerencia General
liquidar

Jefe de Mantenimiento - Auxiliar

Proceso Operaciones Reporte de novedades en ruta Registrar y analizar varadas Solucion de novedades oportunamente Proceso de Mantenimiento
de mantenimiento

Proceso Gerencial Verificar que los requisitos del cliente y de la organización

Requisitos de Mantenimiento por Cliente Area de Mantenimiento Satisfaccion clientes Clientes
Proceso HSEQ acordados con los terceros se cumplan.

Reprogramar vehiculos no atendidos de acuerdo a urgencia de

atencion
Proceso Gerencial
Resultados de la gestión del proceso
Proceso de HSEQ
ACTUAR

Solucionar retornos, varadas y trabajos no realizados

Proceso de operaciones
Jefe de Mantenimiento - Auxiliar
Resultados del desempeño del proceso
de mantenimiento
Proyectar capacitacion de conductores con un enfoque de
Cuidado y buen uso de los vehiculos Proceso de HSEQ
mantenimiento

Implementación, seguimiento y cierre de

Generar acciones correctivas, preventivas y planes de mejora Proceso Gerencial
acciones y planes de accion

RECURSOS PARAMETROS DE MEDICIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO

Talento humano competente. Infraestructura: Computador, Scanner, Software, Correo Electrónico, Internet, Medición de indicadores
Teléfono, Fotocopiadora, Papelería. Seguimiento a planes de acción
Informe de la revisión por la gerencia
Auditorias internas y externas
 DESCRIPCION DE PROCESOS
Anexo 2, Manual Sistema de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente "CRM-M01" V:01

CARACTERIZACIÓN PROCESO DE OPERACIONES

REQUISITOS
PROCESO OPERACIONES LIDER DEL PROCESO Jefe de Operaciones
RUC

OBJETIVO p 1.4 - 3.2.1 - 1.1-2.1-3.1- 3.2.1-3.2.6- 4.2- 4.3-4.5-4.6

SUMINISTRA ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS RECEPTOR

Cumplir y hacer cumplir las politicas y directrices del sistema Cumplimiento de directrices de HSEQ y del
Proceso Gerencial Directrices del sistema integrado de gestión Lider de proceso Toda la organización
integrado de gestión Sistema integrado de gestión

Planificar las actividades con el fin de dar cumplimiento a las Programacion de operaciones, disponibilidad
Proceso Gerencial Directrices operacionales Lider de proceso Cliente
directrices organizacionales de vehículos

Jefe de Operaciones
Proceso Gerencial Recursos para la ejecución de actividades Analizar y administrar los recursos disponibles y requeridos Disponibilidad de recursos Proceso Interno
Profesional Logistico

PLANEAR
Requisitos de los vehículos y tanques para Vehículos y tanques cumpliendo requisitos
Cliente Busqueda de vehículos que cumplen los estandares de los clientes. Auxiliar de Documentacion Cliente
las operaciones para las operaciones

Planificación disponibilidad de vehículos (vehículos propios y de Jefe de Operaciones

Proceso Gerencial Contrato legalizado u orden de servicio Solicitud del servicio Cliente
terceros) Jefe de Operaciones Terceros

Jefe de Operaciones Necesidades de recursos para las Gerencia General y

Proceso operaciones Programación de vehículos Programación de recursos
Profesional Logistico operaciones Subgerencia

Control diario de movilización por carretera y

Programación diaria de vehículos Gerencia General y
Profesional de Seguridad F. novedades
Proceso operaciones Sistema Satelital Controles para la trazabilidad de la carga en carretera Subgerencia
Escolta Acciones Preventivas, Correctivas y/o de
Requerimientos del cliente. Cliente
Mejoramiento

Proceso Gerencial Contrato legalizado u orden de servicio Seleccion de vehículos (vehículos propios y de terceros) Jefe de Operaciones Solicitud de servicio Cliente - Todos los procesos

Inspecciones preoperacionales y mensuales

Revision de los vehículos para el transporte de las mercancias Jefe de Mantenimiento Vehículos aptos para las operaciones Proceso de operaciones
de los vehículos
Proceso HSEQ

Requerimientos en HSEQ para la operación Planeación de actividades en HSEQ Jefe de Operaciones Programas de HSEQ Cliente Gerencia Operaciones

Jefe de Operaciones
Asignación de vehículos Vehiculo asignado Conductor
Profesional Logistico

Planificación ruta para transporte de carga, identificacion de peligros Jefe de Operaciones

Plan de Ruta Cliente
de la ruta, valoracion de riesgos de la ruta. Profesional Logistico

Solicitud de anticipo para viajes Jefe de Operaciones Solicitud de recursos financieros Conductor

Instrucciones y Recomendaciones para el

Entrega de información para cargue Supervisor de Campo Conductor
carge

Instrucciones y Recomendaciones para el

Desplazamiento al sitio de carga Conductor Conductor
carge

Cliente Instrucciones y Recomendaciones para el

Cargue del vehículo Cliente Conductor
carge
Proceso Operaciones Solicitud del servicio (e-mail, llamada)

Proceso Gerencial Elaboración manifiesto de carga Supervisor de Campo Manifiesto de Carga Conductor

Manifiesto y documentos para el transporte de

Despacho del vehículo Supervisor de Campo Conductor
la mercancia
HACER

Transporte de carga Conductor Solicitud de mantenimiento vehículo Proceso de operaciones

Controladores de trafico y Informes de seguimiento y retroalimentacion

Control y Seguimiento al transporte de la carga Cliente
seguridad en la plataforma

Descargue y/o entrega de la carga Conductor Cumplido del viaje Cliente o destinatario

Gestión Entrega de soportes de carga Cumplido del viaje Proceso de operaciones

Jefe de Operaciones Terceros

Selección de contratistas Contratistas aprobados para las operaciones Proceso de operaciones
Coordinador Flota Terceros
Documentación requerida para la selección
Proceso de HSEQ
de contratistas
Jefe de Operaciones Terceros
Evaluación y reevaluación de contratistas Contratistas aprobados para las operaciones Proceso de operaciones
Coordinador Flota Terceros
 HACER
DESCRIPCION DE PROCESOS
Anexo 2, Manual Sistema de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente "CRM-M01" V:01

CARACTERIZACIÓN PROCESO DE OPERACIONES

Recopilacion de información y verificación de la veracidad de la
Controladores de trafico y Hidrospill
Conductor Informacion de incidentes misma, desplazamiento de personal, vehículos y equipos para la Notificación de incidentes
seguridad Proceso de HSEQ
atención de incidentes.

Informacion de liquidacion de viajes de Cliente, Proceso de HSEQ,

Gerente General Revisión de liquidaciones de viajes de terceros Auditor Contable - Auxiliar Contable Aprobación de liquidación de viajes
terceros Proceso de operaciones

Detectar y dar tratamiento al servicio No Conforme que sea Cliente, Proceso de HSEQ,
Subgerente / Operaciones Mejora en la prestación del servicio
identificado. Proceso de operaciones
Controles operacionales para la prestación
Proceso HSEQ
del servicio
Verificación de los vencimientos de los documentos de los Documentos de vehículos, tanques y Cliente, Proceso de HSEQ,
Coordinador Flota Terceros
vehículos, tanque y conductores conductores vigentes. Proceso de operaciones

Profesional de Seguridad F.
Implementar los controles establecidos de seguridad Control diario de transporte por carretera y
Programación diaria de vehículos Escolta Gerencia General y
novedades
Proceso operaciones Sistema Satelital Subgerencia
Requerimientos del cliente. Sensibilizar al personal acerca de la responsabilidad por el control y Cliente
Profesional de Seguridad F. Acciones inmediatas
la seguridad en todos los niveles de la organización, atraves de
Escolta
inspecciones y charlas de seguridad.

Controladores de Trafico y
Jefe de Operaciones Control seguimiento satelital Control seguimiento satelital Monitoreo de los vehículos e informes Cliente
Seguridad

Controladores de Trafico y Cliente, Proceso de HSEQ,

Jefe de Operaciones Llamadas a los tranportadores Reportar las novedades presentadas en carretera Informe y reporte de novedades
Seguridad Gerencia

Cliente Confirmación de recepción de mercancías VERIFICAR Confirmar si el cliente recibió la mercancia

Controladores de Trafico y
Seguridad
Carga recibida Cliente

Conductor Entrega de documentos Recepcion de documentos para verificar cumplidos y facturacion Auxiliar de Documentacion Documento legalizado para facturar y liquidar Gerencia General

Profesional de Seguridad F.
Programación diaria de vehículos Llevar seguimiento de vehículos Control diario de transporte por carretera y
Escolta Gerencia General y
Sistema Satelital novedades
Proceso operaciones Subgerencia
Requerimientos del cliente.
Verificar la eficacia de los controles establecidos para el Profesional de Seguridad F. Cliente
Acciones inmediatas
cumplimiento de la seguridad fisica y control de perdidas Escolta

Realizar el seguimiento y la medición del proceso

Proceso Gerencial
Resultados de la gestión del proceso
Proceso de HSEQ
Analizar los datos
ACTUAR

Cordinador de Trafico y Seguridad

Proceso de operaciones Resultados del desempeño del proceso

Implementación de Acciones Correctivas, preventivas y/o de Mejora

Implementación, seguimiento y cierre de

Proceso Gerencial
acciones y planes de accion
Tomar las acciones ante eventos no normales como demoras, Profesional de Seguridad F.
faltantes de producto y desviaciones que afecten la seguridad Escolta

RECURSOS PARAMETROS DE MEDICIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO

Talento humano competente. Infraestructura: Computador, Scanner, Software, Correo Electrónico, Internet, Medición de indicadores
Teléfono, Fotocopiadora, Papelería. Seguimiento a planes de acción
Informe de la revisión por la gerencia
Auditorias internas y externas
Indicador de desbalances (Perdida de producto) o analsis desviaciones en ruta

PROCESO
Realizar el seguimiento, medición, análisis y mejora de los Sistemas de Gestión de Calidad y de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente,
OBJETIVO
garantizando el cumplimiento de las NTC ISO 9001:2008, OHSAS 18001:2007, ISO 14001:2004 y Guía RUC.
SUMINISTRA
Clientes, Gerencia general y
Lideres de proceso
Coordinador HSEQ
Normas ISO 14001 - ISO
9001 - OHSAS 18001 - Guía
RUC
Proceso Gerencial
Proceso Gerencial
Coordinador HSEQ
Operaciones
NORMAS ISO 9001 - ISO
14001 - OHSAS 18001 - Guía
RUC
NORMAS ISO 9001 - ISO
14001 - OHSAS 18001 - Guía
RUC
NORMAS ISO 14001 - OHSAS
18001 - RUC - Legislación
Colombiana
NORMAS ISO 9001 - ISO
14001 - OHSAS 18001 - RUC -
Legislación Colombiana -
Requisitos contratos
Clientes, Todos los procesos
DESCRIPCION DE PROCESOS
Anexo 2, Manual Sistema de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente "CRM-M01" V:01
CARACTERIZACIÓN PROCESO HSEQ
REQUISITOS
HSEQ LIDER DEL PROCESO Coordinador HSEQ
RUC
2.1, 2.2, 2.6, 2.7, 3.1, 3.2.2, 3.2.3, 3.2.4, 3.2.5, 3.2.6, 3.2.8, 4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 4.5.
ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS RECEPTOR
Decidir cuales son las certificaciones y recertificaciones a Gerencia - Subgerencia,
Lineamientos Estratégicos. Mercado Presupuesto del SIG y planes de acción Coordinador HSEQ
conseguir y mantener en el año Coordinador HSEQ
Indicadores, resultados auditorias, planes
de acciones, recertificaciones, estado del Revisión de presupuesto del SIG Gerente General - Subgerente Ajuste de presupuesto Coordinador HSEQ
SIG
Análisis de la identificación de peligros, valoración de riesgos,
Base para la elaboración de políticas,
Requisitos de las normas identificación de impactos ambientales, identificación de requisitos Coordinador HSEQ Gerente General
objetivos y metas.
PLANEAR
legales y de otra índole aplicables.
Recursos para la ejecución de actividades Analizar y administrar los recursos disponibles y requeridos Coordinador HSEQ Disponibilidad de recursos Proceso Interno
Responsable del sistema integrado de Implementación del sistema integrado de
Realizar la planificación del sistema integrado de gestión Coordinador HSEQ Toda la organización
gestión gestión
Identificación de peligros, valoración de
riesgos, identificación de impactos Elaborar las políticas, objetivos, metas y directrices del sistema Gerente General - Subgerente ,
Políticas, objetivos y metas de la compañía Toda la organización
ambientales, identificación de requisitos integrado de gestión. Coordinador HSEQ
legales y de otra índole aplicables.
Priorización de riesgos e impactos Tratamiento de los riesgos e impactos prioritarios de la
Coordinador HSEQ Programas de gestión Toda la organización
ambientales organización
Elaboración y/o ajuste de los documentos del sistema de gestión
de la empresa
Necesidades de documentación para el Revisión y aprobación de la documentación del sistema de gestión Documentación e implementación del Todos los procesos
Coordinador HSEQ
sistema de gestión de la empresa sistema de gestión integral. Evidencias Partes interesadas
Elaboración y Divulgación de la documentación del sistema y
control de registros.
Identificación de peligros, Aspectos ambientales y
responsabilidad social por proceso
Matriz identificación de peligros Todos los procesos
Necesidad de Gestión Integral del Riesgo Valoración de riesgos, Impactos ambientales por proceso Coordinador HSEQ
Matriz ambiental Partes interesadas
Determinación de los controles
Realización análisis de vulnerabilidad de la organización
Necesidad de respuesta a situaciones de Coordinador HSEQ Todos los procesos
Plan de emergencias y contingencias
emergencia y contingencia Profesional HSE Partes interesadas
Preparación y respuesta a situaciones de emergencias
Identificar legislación y normatividad Identificación y evaluación del cumplimiento legal de los requisitos Coordinador HSEQ - Matriz identificación de requisitos legales y Todos los procesos
aplicable y otros requisitos contractuales legales y otros requisitos que la organización suscriba Subgerente otra índole Partes interesadas
Determinación de la causa raíz de los incidentes presentados
Resultado consolidado de incidentes. Plan
Planificar las acciones necesarias para eliminar las causas de los Todos los procesos. Partes
de Acciones correctivas, preventivas o de
incidentes Interesadas
Reporte de incidentes y accidentes de la Coordinador HSEQ mejora
compañía Profesional HSE
Aplicar las acciones planificadas
HACER
 Reporte de incidentes y accidentes de la Coordinador HSEQ
Clientes, Todos los procesos
compañía Profesional HSE

CARACTERIZACIÓN PROCESO HSEQ

HACER
Evaluar el plan de acción para la eliminación de las causas de los
Informe de investigación de incidentes Clientes, Proceso Gerencial
incidentes

Quejas y reclamos del cliente graves y/o Determinar la necesidad de aplicar acciones correctivas o Coordinador HSEQ -
Proceso Operaciones Consolidado y acción Todos los procesos - clientes
repetitivas preventivas Subgerente

Coordinador HSEQ -
Proceso Operaciones No conformidades al servicio Analizar las causas de no conformidades reales y potenciales Consolidado y acción Todos los procesos - clientes
Subgerente

Resultados evaluación satisfacción del Coordinador HSEQ -

Proceso Gerencial Elaborar plan de acciones correctivas o preventivas Acciones correctivas a implementar Procesos del SIG
cliente Subgerente

Acciones correctivas / preventivas a

Proceso Gerencial Resultados de la revisión por la dirección Aplicar acciones correctivas o preventivas Coordinador HSEQ Procesos del SIG
implementar

Preparar plan de auditoria Plan de auditoria Auditores Internos

Realizar auditoria Informe de auditoria Proceso HSEQ

Coordinador HSEQ
Todos los procesos Documentación del proceso a auditar
Auditores internos y externos
Elaborar y presentar informe de auditoria Resultados de auditorias Todos los procesos

Plan de Acciones correctivas, preventivas o Proceso Gerencial - Proceso

Realizar correcciones
de mejora HSEQ

Coordinador HSEQ
Proceso Gerencial Solicitud de personal Apoyo al proceso Administrativo en la contratación de personal Personal para contratación Proceso Administrativo
Profesional HSE

Documentación e información del Sistema Asegurar que se promueva la toma de conciencia de HSEQ en Personal consiente y participativo en el
Toda la organización Coordinador HSEQ Toda la organización
integrado de gestión. todos los niveles de la organización. sistema integrado de gestión

Información y datos de entrada para la

Resultados de indicadores, programas de Consolidar la información y datos para la revisión gerencial del Coordinador HSEQ
Proceso HSEQ revisión gerencial del sistema integrado de Proceso Gerencial
gestión y del SIG. sistema integrado de gestión Profesional HSE
gestión

Riesgos, impactos prioritarios, identificación Coordinador HSEQ Control de riesgos e impactos,

Toda la organización Elaboración de planes y programas de HSEQ Toda la organización
de requisitos legales Profesional HSE cumplimiento de requisitos legales.

Verificar el cumplimiento de los programas de gestión de la

Cierre de Programas de gestión Proceso HSEQ
empresa

Resultados del desempeño del Sistema de

Consolidar la información de los procesos del sistema integrado
Gestión Integral (incluye programas de Proceso Gerencial
de gestión
gestión)

VERIFICAR
Coordinador HSEQ
Resultados de la gestión del Sistema Planificación y Ejecución el programa de inspecciones de la
Clientes, Operaciones Inspecciones realizadas Todos los procesos
integrado de gestión empresa
Lideres de proceso
Consolidar la información correspondiente al programa de
Proceso Gerencial, HSEQ,
inspecciones, análisis de condiciones anormales repetitivas y sus Resultado consolidado de inspecciones
Operaciones
causas básicas

Cumplimiento de la legislación y
Evaluar el cumplimiento de la legislación aplicable Proceso Gerencial
normatividad aplicable

Proceso HSEQ Medición indicadores del proceso Evaluar el cumplimiento de los indicadores del proceso Coordinador HSEQ Indicadores de procesos evaluados Todos los procesos
ACTUAR

Coordinador HSEQ
Proceso HSEQ Resultados de medición de los procesos Elaborar planes de acción Planes de acción Lideres de Proceso
Lideres de proceso

Comunicar a la Gerencia los resultados y gestión del sistema Información para la mejora del sistema
Proceso HSEQ Información y datos del SIG Coordinador HSEQ Gerencia
integrado de gestión integrado de gestión

RECURSOS PARAMETROS DE MEDICIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO

Talento humano competente. Infraestructura: Computador, Scanner, Software, Correo Electrónico, Internet, Medición de indicadores
Teléfono, Fotocopiadora, Papelería. Seguimiento a planes de acción
Evaluaciones del servicio, quejas, reclamos, estado de las acciones
Informe de la revisión por la gerencia
Inspecciones gerenciales - Operacionales
Auditorias internas y externas
 DESCRIPCION DE PROCESOS
Anexo 2, Manual Sistema de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente "CRM-M01" V:01

CARACTERIZACIÓN PROCESO ADMINISTRATIVO

REQUISITOS
PROCESO ADMINISTRATIVO LIDER DEL PROCESO SUBGERENTE
RUC

Brindar soporte a los procesos de la compañía mediante la adquisición de bienes, servicios y contratación del personal con competencias para
OBJETIVO 2.3, 2.4, 2.5
el desarrollo de las actividades de la compañía y gestion de servicios internos como informatica, mensajeria y servicios generales.

SUMINISTRA ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS RECEPTOR

Proceso Gerencial Recursos para la ejecución de actividades Analizar y administrar los recursos disponibles y requeridos Lider de proceso Disponibilidad de recursos Proceso Interno

PLANEAR
Cumplir y hacer cumplir las politicas y directrices del sistema Cumplimiento de directrices de HSEQ y del
Proceso Gerencial Directrices del sistema integrado de gestión Lider de proceso Toda la organización
integrado de gestión Sistema integrado de gestión

Proceso Gerencial Pagos de viajes a terceros Elaboración de ordenes de egreso Asistente de gerencia Comprobantes de egreso de pagos Gerencia General

Comprobantes de transferencias bancarias,

Proceso Gerencial Solicitud de transferencias Realización de transferencias bancarias Asistente de gerencia Proceso de Operaciones
Anticipos para las operación

Realizar compras que sean aprobadas por la Gerencia y/o

Proceso Gerencial Solicitud de compras Asistente de Gerencia Productos o servicios adquiridos Toda la organización
Subgerencia

Elaboracion de recibos de caja, ajustes contables, registros Recibo de Caja, Informe de Cartera por

HACER
Auxiliar Contable Movimientos de Bancos Auxiliar Contable Proceso Contable y financiero
contables vencimientos, Conciliaciones Bancarias

Referidos Gerencia y/o

Hojas de vida aspirantes Hacer la selección del personal a contratar Gerencia / Subgerencia Personal selecionado para contratacion Asistente Administrativa
Subgerencia

Hacer la contratación y afiliación del personal, seleccionado por

gerencia/ Subgerencia.
Proceso HSEQ Solicitud de ingreso de personal Realizar rerporte de novedades de nomina, seguridad Social. Asistente de Recursos Humanos Personal contratado Toda la organización
Gestión de examenes médicos ocupacionales, custodia del
archivo..

Realizar y solicitar a los jefes que se realicen las evaluaciones de Subgerente, Coordinador
Proceso HSEQ Solicitud de evaluaciones de desempeño Asistente de Recursos Humanos Personal evaluado
desempeño HSEQ
VERIFICAR

Verificar que las transferencias o pagos electronicos hayan sido Cumplimiento en pagos a trabajadores,
Proceso Gerencial Pagos o transferencias realizadas Asistente de gerencia Contratistas y proveedores
exitosos terceros y proveedores

Analizar resultados de las evaluaciones de desempeño de los Subgerente - Coordinador Acciones de mejora para el desempeño
Proceso Gerencial Evaluaciones de desempeño Toda la organización
trabajadores HSEQ laboral
ACTUAR

Proceso HSEQ Resultados de la evaluación de desempeño Tomar acciones de correción, acciones correctivas / preventivas Coordinador HSEQ Planes de acción Toda la organización

RECURSOS PARAMETROS DE MEDICIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO

Talento humano competente. Infraestructura: Computador, Scanner, Software, Correo Electrónico, Internet, Informe de revisión por la Gerencia
Teléfono, Fotocopiadora, Papelería. Auditorias internas y externas
Evaluación de desempeño del personal
 DESCRIPCION DE PROCESOS
Anexo 2, Manual Sistema de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente "CRM-M01" V:01

CARACTERIZACIÓN PROCESO CONTABLE Y FINANCIERO

REQUISITOS
PROCESO CONTABLE Y FINANCIERO LIDER DEL PROCESO CONTADOR
RUC

OBJETIVO Asegurar la provisión de recursos para el desarrollo de las operaciones, mantenimiento de los gatos de la compañía e implementación del SIG 1.4, 3.2.1.

PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS CLIENTE

Directrices organizacionales, objetivos de Planificación y documentación del proceso, definición de objetivos Documentos Indicadores y metas del Proceso Gerencial
Proceso Gerencial Contador
SIG y metas proceso Proceso HSEQ

PLANEAR
Proceso Gerencial Recursos para la ejecución de actividades Analizar y administrar los recursos disponibles y requeridos Contador Disponibilidad de recursos Proceso Interno

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