Informe Denuncia La Union Suaza PDF

PROCESO: AUDITORIAS
PROCESO: AUDITORIAS
D01.08-IT03
CODIGO: D01.08-IT03
INFORME DE AUDITORÍA
VERSION: 11
16-04-2014
FECHA: 16-04-2014
AUDITORIA EXPRÉS
MUNICIPIO SUAZA (H) INSTITUCION EDUCATIVA LA UNION
VIGECIAS 2010-2011-2012 Y 2013
NEIVA, Abril del 2014
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“TRANSPARENCIA Y EFECTIVIDAD EN EL CONTROL FISCAL”
Gobernación Del Huila 5° piso. Teléfonos 8713304 – FAX 8713114 Línea Gratuita 018000-968765 www.contraloriahuila.gov.co
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AUDITORIA EXPRÉS
MUNICIPIO SUAZA (H) INSTITUCION EDUCATIVA LA UNION
VIGECIAS 2010-2011-2012 Y 2013
NEIVA, Abril del 2014
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AUDITORIA EXPRÉS
MUNICIPIO SUAZA. INSTITUCION EDUCATIVA LA UNION
Equipo Directivo
Indira Burbano Montenegro

Contralora Departamental
CLARA ROCIO SOTO MEDINA

Jefe Oficina de Participación Ciudadana (E) – Coordinadora Auditoría
Equipo Auditor
ALBA LUZ MUÑÓZ SALAS

Profesional Universitario
ESPERANZA GUTIERREZ QUINTERO

Técnico Operativo
Neiva, Abril del 2014
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TABLA DE CONTENIDO
Pág.
PRESENTACIÓN
1. RESUMEN EJECUTIVO 5
2. RESULTADOS DE AUDITORIA 7
2.1 DENUNCIA D-010 Y 032 DE 2013 7
2.1.1 Conclusiones Generales 18
20
2.2 DENUNCIA D-130 DE 2013 40
2.3 DENUNCIA D-134 DE 2013 42
2.4 OTROS HALLAZGOS DETECTADOS
3 ANEXOS
3.1 Formatos de Hallazgos
3.1.1 Administrativos
3.1.2 Fiscales
3.1.3 Disciplinarios
3.2 Resumen de hallazgos
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PRESENTACION
La Contraloría Departamental del Huila, con fundamento en los artículos 267 y 272 de la
Constitución Política, practicó Auditoría Express, a la Administración de la Institución
Educativa La Unión del Municipio de Suaza Huila, con el fin de dar trámite a las denuncias
Nos. D- 010, D032, D-130 y D134 de 2013, las cuales tienen que ver con inconsistencias
administrativas y desde luego el manejo inadecuado de los recursos de la Institución
Educativa.
Para tal efecto se dio aplicación a los principios de economía, eficiencia, eficacia, y equidad
con que se administraron los recursos puestos a su disposición y los resultados de su
gestión, la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas
se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables, en
la evaluación contractual.
Es responsabilidad de la Administración de la Institución, el contenido de la información

suministrada y analizada por la Contraloría Departamental del Huila. La responsabilidad de
este Ente de control, consiste en producir un informe que contenga el resultado de las
inquietudes formuladas por los denunciantes, incluyendo pronunciamientos sobre el
cumplimiento a las disposiciones legales.
La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con el procedimiento establecido para esta

modalidad de auditoría y conforme a las políticas de este Ente de Control, realizando un
análisis sobre documentos obtenidos para fundamentar los conceptos y la opinión
expresada en el informe. El control incluyó el examen, sobre la base de pruebas específicas,
de las evidencias que soportan las actuaciones administrativas.
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1. RESUMEN EJECUTIVO
El objetivo de esta Auditoría es atender las denunciar recibidas, con el fin de determinar las
posibles inconsistencias reveladas por el delator y el Consejo Directivo de la Institución
Educativa La Unión del Municipio de Suaza, quienes ponen en conocimiento de este órgano
de control, irregularidades en la administración de la Institución, a través de las denuncias D-
010, D-032, D-130 y D-132 de la vigencia 2013, solicitando además la revisión a la
contratación de la vigencias 2010, 2011, 2012 y 2013; evaluación que arrojó inconsistencias
legales, administrativas y de presunción fiscal, las cuales se relacionan a continuación:
La inaplicabilidad e incumplimiento del Decreto Nacional 4791/2008, el cual reglamenta

los artículos 11, 12,13 y 14 de la Ley 715/2001 relacionados con el manejo del Fondo de
Servicios Educativos de las Instituciones Educativas, la Ley 80/93 y el Decreto 111/96,
generan desorganización administrativa, reflejada en los resultados de la auditoría
realizada, la cual arrojó: 25 hallazgos administrativos, 9 hallazgos con presunción fiscal
que ascienden a $39.275.141,oo y 15 hallazgos de presunción disciplinaria y 2 con
presunción penal.
La falta de control y seguimiento por parte de la Entidad Rectora de la Educación en el

Departamento del Huila, en la valoración del cumplimiento de las funciones de los
responsables del manejo del Fondo de Servicios Educativos incluida la importante
función de la Contadora, ha traído como consecuencia un manejo inadecuado del
Fondo de Servicios Educativos de la Institución. Influye además, la falta de capacitación
en temas presupuestales, financieros y de contratación no solo a los rectores sino
también a los pagadores. Así mismo, la capacitación a los miembros del Consejo
Directivo de la responsabilidad e importancia de este Organismo en la Institución
Educativa conforme lo establece el Decreto 4791/1008.
Carencia de manuales de procedimiento de Contratación y Tesorería, (Ley 80/93 y

Decreto 111/96), unido a la ausencia de soportes necesarios en los contratos tales
como: Estudios Previos, propuestas, cotizaciones, certificados de disponibilidad,
registros presupuestales, certificados de cumplimiento y e informes de actividades y de
supervisión.
Carencia de un Manual de procedimiento, kardex de Almacén e inventarios actualizados

que le permitan a la Administración la distribución razonable de sus elementos y sobre
todo el control de entradas y salidas de lo adquirido y entregado, dentro de un proceso
reglamentado.
Debido a los resultados de las auditorías realizadas a las Instituciones Educativas, en

las cuales se vienen detectando serias inconsistencias en el manejo de los recursos del
Fondo de Servicios Educativos, es importante que este Ente de Control, realice una
Función de advertencia a la Secretaría de Educación Departamental.
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Conforme a las irregularidades observadas en la aplicación del Decreto 1286/2005

respecto a Conformación y manejo de los recursos de la Asociación de Padres de
Familia, la Secretaría de Educación Departamental debe ejercer inspección y vigilancia
sobre las Asociaciones de Padres de familia de las Instituciones educativas a su cargo,
con el fin de que cumplan lo establecido en la Ley y sus propios estatutos, para tal efecto
debe mantener información actualizada sobre la existencia de estas organizaciones tal
como lo establece el Art. 15 del Decreto 1286/2005
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2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA
Con el fin de esclarecer los hechos y poder ofrecer una respuesta satisfactoria a los
denunciantes y a la comunidad en general, se realizó una evaluación detallada a la Denuncia
010/2013 remitida por la Secretaría de Educación a este Ente de Control. Es importante
advertir que la Denuncia 032/2013 contiene los mismos puntos de la denuncia 010/2013. La
Contraloría Departamental atendió esta denuncia mediante el procedimiento de auditoría
Exprés, intensificando su actividad fiscalizadora en las irregularidades que presuntamente
generan detrimento fiscal, no sin antes, revisar y detectar inconsistencias de tipo
administrativo con presunción disciplinaria u otra connotación. El desarrollo de esta auditoría
arrojó el siguiente resultado:
2.1 DENUNCIA D-010-2013 y D-032-2013
Básicamente estas denuncias se refieren a inconsistencias en la Institución Educativa La

Unión en el municipio de Suaza Huila, con relación al manejo de los recursos provenientes
del Sistema General de Participaciones transferidos a la I.E. por concepto de gratuidad
educativa y otras inconsistencias relacionadas con el Consejo Directivo, las cuales se
relacionan a continuación:
Punto 1.
“Para nombrar el concejo (sic) directivo no convoca a elecciones a los delegados

nombrados por cada vereda como representantes de cada sede que conforman dicha
institución, sino que sita (sic) solo a los padres de familia que tienen hijos estudiando en
secundaria, mas no representan las otras sedes, quedando así el consejo directivo de una
sola vereda con el 75%, excluyendo de una manera indiscriminada a los delegados
legalmente nombrados por la asociación de padres- de familia para representar las
veredas, de esa manera la rectora elige con una democracia fingida: para que el concejo
(sic) directivo manejado por ella, llene las expectativas que ella se traza a modo personal,
desconociendo las necesidades básicas de cada sede o vereda, ya que el dinero de
gratuidad no nos alivia para nada, porque ella no nos permite que el concejo (sic) apruebe
las necesidades que nosotros planteamos, sino que invierte en lo que ella quiere, entre
otras cosas estamos cansados de no ser escuchados por esta señora”.
En la evaluación practicada, se encontró que para la vigencia 2013, existen en los

archivos notificaciones para el nombramiento de la Directiva del Consejo Directivo
realizadas por la Directora a los docentes de cada sede, no obstante, estas notificaciones
no presentan firmas de la Directora como tampoco del docente de la Sede que refleje que
realmente si se recibió la comunicación; como tampoco, se observó comunicación de
citación para esta elección los delegados nombrados por cada vereda.
Así mismo, no se observan registros de entrega de información a los alumnos con el fin de
convocar a los padres de familia a la elección del Consejo Directivo debidamente firmada;
hecho irregular que refleja la falta de convocatoria a los padres de familia, la cual genera
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una escasa participación de la comunidad educativa en la conformación de este Consejo

Directivo.
Atendiendo la segunda parte de este punto respecto a la distribución de los recursos de

gratuidad educativa, el grupo de auditoría detectó que efectivamente la Administración no
realiza esta distribución como lo indica el Ministerio de Educación Nacional en Circular
05/2008, la cual precisa que los rectores deberán garantizar que estos recursos lleguen a
cada una de las sedes donde se encuentran los estudiantes beneficiados en dinero o en
especie, previa concertación con la comunidad educativa (docentes, alumnos y padres de
familia).
Conclusión
Conforme a la importancia del Consejo Directivo en la distribución, manejo, y control de los

recursos del Fondo de Servicios Educativos y observando su inoperatividad frente a este
tema, el grupo de auditoría procedió a configurar el siguiente hallazgo Administrativo:
Debido a la inconformidad de los docentes de las sedes respecto a la distribución de los

recursos de gratuidad de la educación provenientes del Ministerio de Educación, es
importante que el Consejo Directivo en cumplimiento de las funciones otorgadas en el
Decreto 4791/2008 Art. 5º, reglamente al interior de la Institución, la distribución de éstos
recursos, además de ejercer control y seguimiento sobre su ejecución de acuerdo a las
necesidades propuestas por los docentes de cada una de ellas.
Referente a este hallazgo, la Institución sostiene: “que con respecto a la inconformidad de

algunos docentes de las Sedes Educativas por la distribución de los recursos de gratuidad
de la educación, sucede que hay tres sedes unitarias con pocos estudiantes estas son
Esmeralda con 33 estudiantes, la Argentina con 25 estudiantes y el Vergel Cabildo con 10
estudiantes, Dos docentes están en las sedes Pantanos de Toribio con 56 estudiantes, Las
Juntas con 42 estudiantes, Bajo Tablón con 50 estudiantes, y Toribio con 42 estudiantes,
también con tres docentes están las sedes Vergel con 85 estudiantes y Alto Tablón con 86
estudiantes y la sede principal con 286 estudiantes con esta diversidad de cantidades de
niños es muy difícil repartir”.
Como se puede evidenciar estos recursos para las sedes pequeñas son escasos, por este
motivo me veo en la tarea de organizar el presupuesto de manera equitativa, trasladando
presupuesto de una sede grande a otra más pequeña. Como también le he invertido más a
la sede principal por el número de estudiantes y por estar funcionando en esta sede la planta
administrativa”.
Analizada la respuesta, se confirma la observación como hallazgo administrativo para ser

presentado en el Plan de mejoramiento, teniendo en cuenta que el Consejo Directivo como
máximo organismo de la Institución, debe acordar con la Rectora la distribución de estos
recursos, teniendo en cuenta las necesidades de cada una de ellas, además de ejercer un
estricto control sobre su ejecución, toda vez que se observó que en la distribución de estos
recursos a las sedes, se les contabiliza los pagos de energía cuando los servicios públicos
de la Institución, son cancelados por parte de la Alcaldía Municipal de Suaza, es decir, que
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estos servicios no son cancelados con recursos de gratuidad, razón por la cual no deben ser
relacionados en los gastos de las diferentes Sedes.
Punto 2
“Sobre las capacitaciones de consejo directivo que da la Secretaría de Educación nunca da a

conocer las fechas o convocatorias de dichas capacitaciones, parece que no le interesa que
el consejo se capacite”.
Conclusión
Revisadas las capacitaciones ofrecidas por la Secretaría de Educación Departamental, en la

vigencia 2012 y 2013, se observan capacitaciones dirigidas al personal docente y directivo
docente y no al Consejo Directivo de las Instituciones Educativas cuando es muy importante
que ésta se haga extensiva a los miembros de este Consejo Directivo, considerando la
importancia que éste representa en las decisiones administrativas y presupuestales de la
Institución, por cuanto en muchas ocasiones la mayor parte de las inconsistencias
detectadas, obedecen al desconocimiento de sus funciones, luego entonces no es que la
Rectora no dé a conocer las fechas de las capacitaciones al Consejo Directivo sino que la
Secretaría de Educación no los incluyen.
Punto 3
“Los profesores que hacen parte del Consejo Directivo no le pueden opinar en la parte
económica y si alguien opina diferente a el concepto que ella está proponiendo, después
viene la persecución de parte de la rectora, así que cada docente está sometido a lo que la
rectora diga, los profesores para evitar persecuciones se cuidan en salud, pero en voz baja
se escucha y reconocen que la rectora obra mal y se considera que abusa del poder.”
Conclusión
Esta aseveración debe ser valorada por la Entidad competente (Secretaría de Educación
Departamental), toda vez que los docentes tienen todas las herramientas legales
necesarias para interponer sus respectivas denuncias ante las Entidades correspondientes.
Punto 4
“Se niega a dar cuenta de los recursos captados como matrículas (el valor de cada una es
de $20.000) y certificados de estudio (el valor de cada una es de $1.000) entre otros, por no
dar cuenta de estos dineros recolectados, asumimos que el dinero se está perdiendo”.
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Conclusión
Revisados los documentos que reposan en la Institución se logró verificar que por concepto
de matrículas no se recaudan dineros por cuanto con los recursos transferidos por la Nación
del Sistema General de Participaciones, concretamente por gratuidad de la educación, se
asumen estos costos educativos.
Con respecto a los $20.000,oo que menciona el denunciante, corresponden a la cuota anual
que cobra la Asociación de Padres de Familia de la Institución Educativa la Unión, a cada
núcleo familiar con el fin de cancelar el aseo de la I.E., los servicios de fontanería
consistente en el mantenimiento del acueducto y el lavado de los tanques. Se observó
como irregularidad que cada Sede tiene su Asociación de Padres de Familia cuando el
Decreto 2150 de 1995 en su Art. 40 establece que por cada establecimiento solo debe
existir una Asociación de Padres de Familia legalizada y cobran diferentes valor de
cuotas.(Bajo Tablón $30.000, Las Juntas 35.000) las que igualmente están prohibidas
expresamente en el Decreto 1286 de 2005 Art. 14 literal g.
Con respecto a los ingresos por concepto de certificados de estudios, la Contraloría

Departamental profundizó sobre este tema y detectó el siguiente hallazgo:
El Art. 8 del Decreto 4791 de 2008, establece que el Presupuesto de Ingresos de la

Institución Educativa, contiene la totalidad de los ingresos; sin embargo, se observa que la
Administración de la Institución, en las vigencias 2010, 2011, 2012 y 2013, manejó estos
recursos por fuera del Presupuesto y de las cuentas bancarias del Fondo de Servicios
Educativos, detectándose un presunto detrimento fiscal de $730.500,oo, hecho irregular que
refleja el manejo inadecuado de estos recursos.
La Institución argumenta que: “verificados los libros contables del año 2010, se observa que
están debidamente registrados los recibos de caja del número 451 al 501 por concepto de
certificados por un valor total de $514.500. Anexo relación de documentos registrados en la
contabilidad del año 2010.
En el año 2011 y principios del 2012 la auxiliar administrativa JAKELINE CUELLAR, fue la
que manejó los recursos financieros y tan yo como rectora solo me limitaba a dar las
instrucciones necesarias y ordenar los gastos. Por tal razón considero que esta persona
como funcionaria del cargo en ese entonces es la que debe dar la información requerida.
Desde junio del año 2012 hasta la fecha la auxiliar administrativa pagadora PAOLA ANDREA
CUELLAR ZULETA, es la funcionaria encargada de recibir los pagos por concepto de
certificaciones de estudio. En muchas ocasiones he pedido cuentas de este fondo pero aun
no tengo respuesta por parte de la funcionaria”.
Analizada la respuesta y los soportes allegados (relación de recibos de caja de la vigencia

2010), se corrobora que efectivamente los recursos ingresaron y fueron registrados en la
contabilidad Pública de la Institución, sin embargo, no fueron consignados en la Cuenta de la
Institución.
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Punto 5
“Se ha sugerido en múltiples ocasiones cambiar la contadora, petición de diferentes sedes

pero ello lo ha negado.
Por lo tanto se solicita a los entes legales investigar minuciosamente cada factura, cada
contrato, muchas facturas la pasa con el título de mantenimiento, además algunos precios
son elevados con relación al precio legal”.
Conclusión
Atendiendo esta solicitud, la Contraloría Departamental ,realizó un minucioso seguimiento a

las Ordenes de Servicios canceladas en las vigencias 2010, 2011, 2012 y 2013 frente a los
retiros efectuados por la administración y reflejados en los extractos bancarios
suministrados por el Banco Agrario, detectándose lo siguiente:
Comparados los pagos o retiros registrados en los extractos de las cuentas bancarias
Nos.3397000092-6, 43973000267-2 y 439733000114 del Banco Agrario en las vigencias
2010, 2011, 2012 y 2013 (exceptuando los gravámenes financieros del Banco), los cuales
ascienden a $228.941.099.23, frente a las diferentes cuentas canceladas (Ordenes de pago)
por la Administración de la Institución las que sumadas ascienden a $203.009.245,oo; se
detecta un presunto detrimento fiscal que asciende a $25.112.191.81 constituido por la suma
de los faltantes de las 4 vigencias, toda vez que no existen evidencias que soporten
legalmente la inversión de estos recursos, conforme se observa en el siguiente cuadro:
Cuadro 1
Retiros Ctas. Bancarias Nos.
Vigencias 3397000092-6, 43973000267-2 y Órdenes de Pago Faltantes
43973300011-4
2010 32.621.280,00 23.295.620,00 $ 9.325.660
2011 30.996.908,00 28.412.375,00 $ 2.584.533
2012 74.709.242,23 72.950.812,00 $ 1.758.430
2013 90.613.669,00 78.350.438,00 $ 12.263.231
TOTALES 228.941.099,23 203.009.245,00 $ 25.931.854
Respuesta de la Institución
“En cuanto a faltantes se han presentado únicamente en la vigencia 2013, y la contadora

nos informó al Consejo Directivo en reunión realizada el día 24 de octubre de 2013,
igualmente ella ya me había informado verbalmente y por vía correo electrónico, realizó
un arqueo de caja a la secretaria-pagadora de la Institución y nos informó de una posible
irregularidad en el giro de un cheque por valor de $2.754.882, que verificado con el
Banco Agrario de Colombia se confirmó que este cheque había sido girado y cobrado por
la señora PAOLA ANDREA CUELLAR ZULETA, por lo tanto, me encargué de informar
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esta situación de faltantes a la Secretaria de Educación Departamental, Oficina de

Inspección y Vigilancia, Oficina de Personal y Oficina de Control Interno. A la fecha la
Secretaria-pagadora ha reintegrado estos dineros a la cuenta del Fondo de Servicios
Educativos de la Institución.
La Contadora me informa que revisados los libros de contabilidad, los extractos y las
conciliaciones bancarias me confirma que no existen los faltantes que ustedes registran
por valor de $25.931.854, para lo cual se anexa cuadro consolidado de saldos donde
se explica los movimientos cuentas de bancos, caja y órdenes de pago realizadas
durante los años 2010, 2011, 2012 y 2013, donde se evidencia lo siguiente:..”
ORDEN DE PAGO
ORDEN DE
RETIROS RETIROS EN CONTABILIDAD FALTANTE-“NO
AÑO PAGO
CONTRALORIA CONTABILIDAD INCLUIDA CAUS. EXISTE”
CONTRALORIA
RETEFUENTE
QUEDO SALDO EN
2010 32.621.280 23.537.300 23.295.620 24.295.610
CAJA Y BANCOS
QUEDO SALDO EN
2011 30.996.908 30.973.000 28.412.375 28.817.881
CAJA Y BANCOS
QUEDO SALDO EN
2012 74.709.242,23 74.503.317,81 72.950.812 77.836.877
CAJA Y BANCOS
QUEDO SALDO EN
2013 90.613.669 83.380.122 78.350.438 81.371.742
CAJA Y BANCOS
CONCLUSION
Como la respuesta de la I.E. no allegó los soportes necesarios, el grupo de auditoría

procedió a analizar la información allegada por la Doctora Lucy Yasmin Atehortua Barragán
Contadora de la I.E., respecto a los retiros de la I.E registrados en los extractos bancarios
frente a los comprobantes de pago de las cuentas canceladas por los diferentes servicios en
la Institución Educativa La Unión, los cuales deben mantener correspondencia entre sí. Para
tal efecto, se tomó nuevamente la información suministrada por el Banco Agrario, los
extractos de las cuentas bancarias de las vigencias 2010, 2011, 2012 y 2013 y las cuentas
canceladas por la I.E., confirmándose un presunto faltante de $26.851.540.oo, producto de la
sumatoria de los faltantes en cada una de las vigencias tal como se observa en el cuadro
No.2.
Es preciso señalar, que en el nuevo análisis realizado con los documentos aportados por la
Contadora, arrojó resultados superiores a los inicialmente comunicados (cuadro 1) a la
Administración de la Institución Educativa; los cuales están reflejados en el cuadro 2, donde
se concluye que los retiros en las vigencias analizadas pasaron de $228.941.099,23 a
$235.613.427.23 y las Ordenes de pago de $203.009.245 a $208.761.887.
Cuadro 2
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CUADRO COMPARATIVO DE LOS RETIROS REGISTRAD0S EN LOS EXTRACTOS BANCARIOS SUMINISTRADOS POR EL
BANCO AGRARIO Y LOS APORTADOS POR LA CONTADORA DE LA I.E. FRENTE A LAS ORDENES DE PAGO CANCELADAS
POR LOS DIFERENTES SERVICIOS EN LA I.E.
Retiros Ctas. Retiros Ctas.
Órdenes de Pago Órdenes de Pago Retiros sin
Vigencias Bancarias (Banco Bancarias
I.E. (Contadora) soportes
Agrario) (Contadora)
2010 (Cta. No. 011-4) 32.586.818,00 32.570.102,00 24.295.610,00 24.295.610,00 $ 8.291.208
2011 (Cta. No. 011-4) 30.994.956,00 30.949.253,00 28.817.881,00 28.817.881,00 $ 2.177.075

2012 (Cta. No. 011-4,
74.686.502,23 74.686.199,23 76.316.877,00 77.836.877,00 ($ 1.630.375)
092-6 y 267-2)
2013 97.345.151,00 70.802.718,00 79.331.519,00 81.371.742,00 $ 18.013.632
TOTALES 235.613.427,23 209.008.272,23 208.761.887,00 216.844.381,00 $ 26.851.540
Conforme se observa en el cuadro, en la vigencia 2010, la Institución Educativa manejó los

recursos del Fondo de Servicios Educativos mediante la Cuenta de Ahorro No. 011-4 del
Banco Agrario, en la cual se observa un presunto faltante de $8.291.208, como resultado de
la sumatoria de los retiros mensuales efectuados por la Administración de la Institución
reflejados en los extractos bancarios suministrados por el Banco Agrario, los cuales
ascendieron a $32.586.818 sin los gravámenes; a los cuales se les resta $24.295.610 de la
sumatoria de las órdenes de pago que reposan en la Institución, toda vez que si la
Administración retira $32.586.818 de la Cuenta bancaria No. 011-4 para cancelar
compromisos que la Institución ha contraído, obviamente sus soportes deben estar
representados en Ordenes de Servicios, ya sea de suministros y/o prestación de servicios y
estas a su vez, deben corresponder a esta cifra y estar debidamente legalizadas, soportando
estos recursos; sin embargo, se observa que $8.291.208 que fueron retirados a lo largo de la
vigencia, no presentan ninguna Orden de Servicio, es decir, carecen de soportes, razón por
la cual se considera un presunto faltante.
Es importante mencionar que para cuantificar las órdenes de pago, el grupo de auditoría
tomó el valor total de cada una de las Ordenes de Servicios que reposan en la Institución con
la relación consecutiva de comprobantes de pago suministrada por la Contadora que para
esta vigencia va desde el No.556 del 12/01/2010 hasta el 657 del 14/12/2010 que ascienden
a $24.295.610, verificadas una a una con sus respectivos soportes que coinciden con el
análisis hecho por el equipo auditor.
En la vigencia 2011, la Institución manejó la misma Cuenta bancaria No. 011-4,

observándose un presunto faltante de $2.584.533, como resultado de la sumatoria de los
retiros mensuales efectuados por la Administración de la Institución y reflejados en los
extractos bancarios suministrados por el Banco Agrario, que ascendieron a $30.994.956.oo
sin los gravámenes; a los cuales se les resta $28.817.881.oo de la sumatoria de las órdenes
de pago que reposan en la Institución.
Para la vigencia 2012, además de la Cuenta de Ahorro No. 011-4 presenta las cuentas
bancarias Nos.092-6 y 267-2 cuyos retiros bancarios en las 3 cuentas ascendieron a
$74.686.502.23 sin gravámenes frente a la sumatoria de las Ordenes de servicio canceladas
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por un valor de $76.316.877, hecho irregular que refleja que la Administración canceló
compromisos con otros recursos que no fueron ingresados a las respectivas cuentas
bancarias del Fondo de Servicios Educativos en la suma de $1.630.375,oo, No obstante, el
equipo auditor tiene en cuenta este valor para efectos de determinar el faltante en las
vigencias anteriores a favor de la Institución.
Así mismo, en la vigencia 2013, se observa igualmente un faltante de $18.013.632.oo, toda

vez, que la sumatoria de los retiros mensuales reflejados en los extractos bancarios
ascienden a $97.345.151,oo sin los gravámenes; restándosele la sumatoria de las órdenes
de pago que reposan en la Institución $79.331.519.,oo, arrojando el faltante mencionado, el
cual carece de documentos soportes, tales como las Ordenes de servicios debidamente
legalizadas.
Es importante mencionar que en la información allegada por la Contadora de la Institución

para desvirtuar este hallazgo, no se presentan los extractos bancarios de las Cuentas No.
267-2 y 092-6 de los meses de Abril y Junio de 2013, donde se registran retiros por
$1.782.100.oo y $18.088.003.oo respectivamente.
Se cuestiona desde luego, la actitud de la Contadora en la presentación de la información

que soporta el hallazgo por cuanto carece de veracidad y no es coherente con la información
oficial reportada por el Banco Agrario, puesto que en la vigencia 2011, el formato de estado
de cuenta presentado por la Contadora correspondiente al mes de mayo de 2011, presenta
como fecha de cierre el 30/06/2011 cuando la información registrada corresponde al mes de
mayo; además este formato presenta un saldo de mes anterior diferente por cuanto registra
$17.503.197.81 cuando en el extracto suministrado por el Banco Agrario es de
$11.33.031,81. Igual situación ocurre con el estado de cuenta del mes de junio, que registra
fecha de cierre del 29/07/2011 cuando la información corresponde al mes de junio.
Igualmente, este estado de cuenta presenta un saldo de mes anterior diferente de
$20.927.520 cuando en el extracto bancario este saldo es de $17.503.197,81. Esta
inconsistencia se repite en el mes de septiembre donde el estado de cuenta allegado registra
una fecha de cierre del 31/10/2011 cuando la información que contiene el formato
corresponde al mes de septiembre. Conjuntamente este documento, presenta un saldo de
mes anterior diferente de $16.808.165.81 cuando el extracto bancario lo registra en
$14.307.420,81.
Para la vigencia 2012 se observa esta misma irregularidad, toda vez que en la Cuenta No.
011-4 en el mes de junio, la información del estado de cuenta presentado, no es igual al
extracto enviado por el Banco a este Ente de Control debido a que la fecha de cierre
registrada es del 31/07/2012 cuando la información que presenta corresponde al mes de
junio. Además este estado de cuenta allegado por la Contadora, presenta un saldo de mes
anterior de $10.159.056,81 y en extracto suministrado por el Banco es de $10.147.866,81.
Por lo antes expuesto, la respuesta no logra desvirtuar la observación y en consecuencia el

equipo auditor la califica como un hallazgo administrativo con presunción fiscal y disciplinaria,
debido a que no se encontraron evidencias que justificaran el total de recursos retirados de
las Cuentas bancarias de la Institución Educativa, puesto que al comparar los comprobantes
de egresos (pagos) de los diferentes compromisos adquiridos frente al saldo total de las
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Cuentas bancarias a 31 de diciembre de las vigencias 2010, 2011, 2012 y 2013, se

detectaron los faltantes relacionados en el cuadro, los cuales en las 4 vigencias ascendieron
a $26.851.540,oo.
Como en la vigencia 2013, la Auxiliar Administrativo PAOLA ANDREA CUELLAR ZULETA,

realizó la devolución del faltante por $4.067.227,oo, generado por el cobro de un cheque de
la Cuenta de Ahorros del Fondo de Servicios Educativos No.092-6 por valor de
$2.754.882,oo y el faltante producto de un arqueo de caja realizado en Octubre de la misma
vigencia por valor de $1.311.345,oo; recursos que fueron reintegrados mediante 2
consignaciones: El 3/12/2013 por $4.000.000,oo y el 28/02/2014 por $68.300,oo. Una vez
verificada la devolución antes mencionada, se procede a disminuir el valor del reintegro al
total del faltante detectado en las 4 vigencias ($26.851.540.oo), quedando entonces un
faltante definitivo de $22.785.313.oo, suma que se considera un presunto detrimento fiscal
por la falta de las Ordenes de prestación de servicios con los soportes legales que justifiquen
la inversión de estos recursos. (A-D-F)
Punto 6
“Tenemos el caso del tesorero en el periodo del 2010, el señor NELSON ZAMBRANO quien
le pago en junio de ese mismo año a la rectora el valor de quinientos mil pesos (500.000)
porque supuestamente él los había envolatado, ella no presentó ninguna justificación de
gasto de la salida de ese dinero”.
Conclusión
Conforme a la declaración juramentada tomada al Señor Nelson Zambrano por el Doctor

Héctor Augusto Vargas, Personero del Municipio de Suaza, estos recursos fueron devueltos
a la Rectora Luz Marina Bahamón Quigua, sin embargo revisados los extractos bancarios
de la Cuenta No.4-3973-300011-4 Fondo de Servicios Educativos y los recibos oficiales que
reposan en la Institución, no existen documentos legales que evidencien que efectivamente
estos dineros fueron reembolsados a la Cuenta de la Institución. Esta inconsistencia
reafirma lo detectado en el punto 5, donde se determinaron faltantes en las vigencias 2010,
2011, 2012 y 2013 precisamente por la falta de documentos legales que evidenciaran la
inversión de los recursos.
Punto 7
“Para nosotros como sede, a pesar de que matriculamos a tiempo los niños nos vernos
obligados a cobrar una matrícula de treinta mil pesos (30.000) por cada padre de familia para
los gastos de la planta física, también para cubrir los gastos de aseo y el señor que nos instala
el agua durante todo el tiempo y también para cubrir otros gastos, manifestamos que todos
estos gastos salen de los padres de familia, la señora rectora no nos aporta ningún solo peso
pues manifiesta que no es permitido que esa plata no es para eso, así que la ley de gratuidad
en nuestro medio no existe y no nos alivia la situación en nada, a ella le gusta invertir en
infraestructura y así firmar contratos (solicitamos que revisen las adjudicaciones de los
contratos y las cotizaciones para dicha adjudicación), también invierte en arreglo de
computadores donde a los ocho días vuelven a estar dañados y así tienen que quedarse el
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resto del año, los montos de estos contratos son elevados”.
Conclusión
Al igual que en el punto 4, se logró verificar que la Institución Educativa no recauda recursos
por concepto de matrículas toda vez que el Ministerio transfiere recursos del Sistema
General de Participaciones para la gratuidad educativa, recursos con los cuales se atienden
estos costos educativos. Es importante aclarar que los $30.000.oo que menciona el
denunciante corresponden a la cuota anual que cobra la Asociación de Padres de Familia
con el fin de cancelar el aseo de la I.E., los servicios de fontanería consistente en el
mantenimiento del acueducto y el lavado de los tanques, funciones inherentes a la
Institución que no deben ser atendidas con estos recursos.
Se observó como irregularidad que cada sede tiene su Asociación de Padres de Familia
cuando el Decreto 1286/2005 en su Art. Establece que solo existirá una asociación de
padres de familia por establecimiento educativo y el procedimiento para su constitución está
previsto en el Art. 40 del Decreto 2150/95, sin embargo, en esta Institución cada sede tiene
conformada su Asociación de Padres de Familia y cobran diferentes valores de cuotas,
(Bajo Tablón $30.000, Las Juntas 35.000) las que igualmente están expresamente
prohibidas en el Decreto 1286 de 2005 Art. 14 literal g.
Así mismo este Ente de Control atendiendo la inquietud de los denunciantes, procedió a
revisar el tema de la contratación concretamente en lo referente al Manual, objetos
contractuales, procedimiento y supervisión, detectando las siguientes inconsistencias:
Revisado el Manual de contratación Acuerdo 007 del 24 de julio de 2012, se observa seria
contravención al Decreto 734/2012 y actualmente al Decreto 1510 de 2013 y a la Ley 80/93,
respecto a carencia de una exigencia fundamental en la contratación Estatal como son los
estudios previos.
Una vez comunicada esta observación la Administración manifestó: “que se hizo revisión al
manual y se encuentra que hay que modificarlo para adicionar la exigencia de los estudios
previos o de conveniencia, igualmente en los formatos de contratación se adicionará cláusula
de interventoría y vigilancia, creación del comité evaluador y se llevará de aquí en adelante
un detalle claro y completo de los objetos de los contratos y ordenes de suministro”.
Las razones expuestas no desvirtuaron la observación, por lo tanto, se confirma como

hallazgo administrativo para ser presentado en el Plan de mejoramiento y como disciplinario
debido a la presunta contravención de las normas Ley 80/93, y Decreto 1510/2013 donde
establecen la exigencia expresa de los estudios previos en la Contratación, y como se
observa, el Manual de Contratación interno de la Institución, no contempla este precepto
normativo cuando los estudios previos obedecen a una exigencia legal que busca dar cabal
cumplimiento del principio de planeación el cual recoge los principios de economía, eficacia e
imparcialidad contemplados en el Art. 209 de la Constitución Política.
Igualmente como irregularidad se detectó que los objetos contractuales de las órdenes de
suministros y de prestación de servicios son muy generales, es decir no especifican: la clase,
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modelo, referencias del bien a obtener, o qué tipo de servicio se contrató, ejemplo: Compra
de fotocopiadora no detalla las características específicas de ésta; compra de sillas, no
especifica qué tipo de sillas, cuantas; mantenimiento de computadores, no define qué tipo
de servicio de mantenimiento contrata, cuántos computadores.
La Administración argumentó: que se llevará de aquí en adelante un detalle claro y completo

de los objetos de los contratos y órdenes de suministro…
Por último, el grupo de auditoría detectó que la Institución Educativa no presenta el manual
del proceso de contratación. Además, observó el incumplimiento al Manual de Contratación
en su Art. 6 respecto a la interventoría y vigilancia, por cuanto revisados los formatos de los
contratos, no se registra la cláusula de la supervisión como tampoco se asigna mediante
oficio quien desempeñará esta función que verifique el cumplimiento del objeto contractual.
Aparte de que no se evidencian en los anexos de los contratos, certificados de cumplimiento
expedidos por el supervisor como tampoco informes de actividades del desarrollo de los
contratos. Así mismo, no se ha creado el Comité Evaluador establecido en el Art. 17 del
mismo Manual de Contratación.
Las anteriores inconsistencias tienen connotaciones de tipo administrativo para ser

presentadas en el Plan de mejoramiento y de tipo disciplinario debido al presunto
incumplimiento de lo establecido en el Manual de Contratación interno de la Institución (Arts.
6 y 17), Decreto 2150 de 1995 en su Art. 40 y Decreto 1286 de 2005 Art. 14 literal g.
Punto 8
“Se entiende que el tesorero no puede involucrarse como contratista, pero en ocasiones es
contratado para realizar trabajos de infraestructura, estos contratos amarrados se prestan
para elevarse el monto del contrato con fines personales”.
Evidentemente en la vigencia 2012 mediante la Orden de Servicios No. 029 del 30 de julio,
se canceló al Señor Jaime Fernando Salas, la suma de $466.000 por concepto de mano
obra por arreglos en las Sedes El Tablón, La Argentina, La Esmeralda. Revisada esta orden
de prestación de servicios, se observó que no presenta, estudios previos y la formulación del
objeto contractual no especifica qué tipo de trabajos contrata, toda vez que lo registra como:
“Mano de obra arreglos sedes Bajo Tablón, La Argentina, La Esmeralda”, sin embargo se
verificó el cumplimiento del objeto contractual con los docentes de estas Sedes y se logró
determinar que efectivamente había arreglado unas baterías sanitarias, instalado un tanque
entre otras cosas.
Así mismo, se observó la Orden de prestación de servicios No. 54 del 12/06/2012 por valor
de $300.000.oo a nombre del mismo contratista Señor Jaime Fernando Salas, para
remodelar un piso de 2 x 2, pared 2 x 2, arreglo de baños e instalación de 2 lavamanos en
la Sede las Juntas.
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Conclusión
Es importante aclarar que el Señor Jaime Fernando Salas, en la vigencia 2012, es el

representante del Sector productivo en el Consejo Directivo de la Institución y no el Tesorero
por cuanto este cargo no existe dentro de este Organismo, sin embargo, existe desde luego,
una presunta contravención al Art. 8 numeral 2 literal e) de la Ley 80/93 el cual establece
como inhabilidades e incompatibilidades para celebrar contratos con la respectiva entidad a
los miembros de las Juntas o Consejos Directivos de los establecimientos educativos, por
tanto se determina un hallazgo con incidencia disciplinaria.
Punto 9
“Cuando llegan de parte de la Alcaldía Municipal de Suaza algunos regalos o tortas para
celebrar el día del niño, muchas veces llegan incompletos en número o no llegan a las
manos finales, además ella cobra viáticos elevados de estos detalles”.
Conclusión
Es difícil aclarar esta inquietud por cuanto la Institución carece de controles de entradas y
salidas de bienes y elementos; además la Institución no presenta registros de entregas de
regalos a los niños y con respecto al transporte se revisaron los comprobantes de pago que
reposan en la Institución y no se observan pagos de transporte por concepto de tortas ni
regalos para la celebración del día del niño.
2.1.1 Conclusiones Generales
No existe en la Institución control en las comunicaciones a los padres de familia sobre

la fecha y hora del nombramiento de los miembros del Consejo Directivo, toda vez que
las comunicaciones que reposan en la I.E., en su mayoría carecen de las firmas de la
Rectora y de los docentes de cada sede que recibe la comunicación, falencia que
impide una buena convocatoria y participación de la comunidad educativa en la
conformación del Consejo Directivo.
El Consejo Directivo, debe revisar y asumir el cumplimiento de las funciones otorgadas

en el Decreto 4791/2008 Art. 5º y reglamentar en la Institución Educativa La Unión, la
distribución adecuada y equitativa de los recursos de la gratuidad transferidos, además
de ejercer control y seguimiento sobre su ejecución de acuerdo a las necesidades
propuestas por los docentes de las 10 Sedes.
El Art. 8 del Decreto 4791 de 2008, establece que el Presupuesto de ingresos de la

Institución Educativa, contiene la totalidad de los ingresos, no obstante, la Administración
de la Institución, en las vigencias 2010, 2011, 2012 y 2013 manejó los ingresos por
concepto de certificados de estudios y tienda escolar por fuera del Presupuesto y de las
cuentas bancarias del Fondo de Servicios Educativos, toda vez que no los consignó a las
cuentas bancarias de la Institución, generando desde luego una presunta pérdida de
recursos.
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Por falta de documentos legales que evidenciaran la inversión de los recursos retirados
de las cuentas bancarias de la Institución Educativa, se detectaron faltantes en cada una
de las vigencias 2010, 2011, 2012 y 2013 que ascendieron a $22.785.313,oo suma que
se considera el presunto detrimento fiscal.
Existe presunta contravención al Art. 40 del Decreto 2150 de 1995 el cual establece que
por cada establecimiento debe existir una Asociación de Padres de Familia, sin embargo,
en la Institución Educativa la Unión, cada sede tiene conformada su Asociación de
Padres y en cada una de éstas cobran diferente valor de cuotas por asociación, las que
igualmente son una prohibición expresa del Decreto 1286 de 2005 Art. 14 literal g.
La Administración de la Institución Educativa no debe suscribir Ordenes de Prestación

de Servicios con los miembros del Consejo Directivo de la Institución, toda vez que el
Art. 8 numeral 2 literal e) de la Ley 80/93 lo establece como una de las inhabilidades e
incompatibilidades para contratar.
La contratación de la Institución Educativa, presenta serias inconsistencias legales

debido al incumplimiento normativo que rige esta aérea, tales como la carencia de
estudios previos, cotizaciones, certificados de cumplimiento, informes etc.
Existe desorganización administrativa relacionada con los recursos recaudados por

concepto de certificados de estudios y tienda escolar, los cuales no son consignados a
la Cuenta del Fondo de Servicios Educativos como tampoco se expiden recibos de caja
oficiales, generando manejo inadecuado de estos recursos.
No existe control en los pagos por parte de la Auxiliar administrativa con funciones de
Tesorería por cuanto no exige para el pago de las diferentes cuentas, los documentos
legales necesarios que evidencien el cumplimiento del objeto contractual, razón por la
cual los retiros bancarios no son coherentes con las órdenes de servicios contratadas,
como tampoco registra el ingreso de los elementos adquiridos.
El Consejo Directivo como máximo organismo de la Institución, no asume el

cumplimiento de sus funciones como lo establece el Art. 5 del Decreto 4791/2008 y más
concretamente los siguientes incisos:
2. Adoptar el reglamento para el manejo de la Tesorería, el cual por lo menos
determinará la forma de realización de los recaudos y de los pagos, según la
normatividad existente en la entidad territorial certificada (Secretaría de Educación
Departamental), así como el seguimiento y control permanente al flujo de caja y los
responsables en la autorización de los pagos.
3. Aprobar las adiciones al Presupuesto vigente así como los traslados presupuestales
que afecten el mismo.
8. Autorizar al rector o director rural para la utilización por parte de terceros de los
bienes muebles o inmuebles dispuestos para el uso del establecimiento educativo,
bien sea gratuita u onerosamente previa verificación del procedimiento establecido
por dicho órgano escolar de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1860 de
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1994.
9. Aprobar la utilización de recursos del Fondo de Servicios Educativos para la
realización de eventos pedagógicos, científicos, culturales, deportivos o la
participación de los estudiantes en representación del establecimiento educativo y
fijar la cuantía que se destine para el efecto.
10. Verificar el cumplimiento de la publicación en lugar visible y de fácil acceso del
informe de ejecución de los recursos del Fondo de Servicios Educativos.
La rectora de la Institución incumple con las responsabilidades establecidas en el Art. 6

del Decreto 4791/2008 respecto a los siguientes incisos:
2. Elaborar el flujo de caja anual del Fondo de Servicios Educativos estimado mes a
mes, hacer los ajustes correspondientes y presentar los informes de ejecución por lo
menos trimestralmente al Consejo Directivo.
3. Elaborar con la justificación correspondiente los proyectos de adición presupuestal y
los traslados presupuestales para aprobación del consejo directivo.
4. Celebrar los contratos, suscribir los actos administrativos y ordenar los gastos con
cargo a los recursos del Fondo de Servicios Educativos de acuerdo con el flujo de
caja y el Plan operativo de la respectiva vigencia fiscal previa disponibilidad
presupuestal y de tesorería.
5. Presentar mensualmente el informe de ejecución de los recursos del Fondo de
Servicios Educativos.
Se hace necesario que la Entidad Territorial Certificada – Secretaría de Educación,

intensifique esfuerzos en la capacitación al Personal Administrativo, Directivo incluyendo
a los Consejos Directivos de las Instituciones Educativas en temas sensibles e
importantes para el manejo del Fondo de Servicios Educativos, tales como:
Presupuesto, Financiero y Contratación, debido a que gran parte de las inconsistencias
detectadas en la evaluación reflejan desconocimiento por parte de la Rectora, Pagadora
y Consejo Directivo de la Institución. Otro aspecto que influye notablemente en la
desorganización administrativa percibida, es el hecho irregular de nombrar para el cargo
de Auxiliares Administrativos con funciones de pagadores a funcionarios, que no
presentan un perfil técnico o profesional acorde a las funciones que debe cumplir.
2.2 DENUNCIA D-130 de 2013
En esta denuncia se incluyen 2 solicitudes diferentes: La primera del 22 de noviembre de

2013 en la cual se solicita aclarar inconsistencias, relacionadas con el manejo inadecuado de
los recursos por parte de la Auxiliar Administrativo con funciones de Pagadora y la segunda
de fecha 25 de septiembre de 2013 presentada en la Oficina de Participación Ciudadana en
la que se solicita, aclarar otras inquietudes relacionadas con la Administración de la
Institución Educativa, las cuales se relacionan a continuación:
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Primera parte (22/11/2013)
Comedidamente le estamos haciendo llegar fotocopia del cheque No. 000040 del Banco
Agrario de Colombia girado el 21 de junio de 2013, a nombre de la Señora PAOLA ANDREA
ZULETA, Secretaria de la Institución Educativa La Unión Suaza, y copia de la letra de
cambio firmada por la Señora PAOLA ANDREA CUELLAR ZUELTA, con la cual dice
reconocer la suma de $1.311.345.00, ya que no justifican la salida de estos dineros a lo cual
la secretaria se responsabilizó de pagar el monto de la letra firmada, a lo que aduce que ella
se gastó este dinero.
La señora Rectora LUZ MARINA BAHAMÓN QUIGUA, dice que ella le firmó el cheque en
blanco para que la secretaria lo llenara, la secretaria dice que ella si retiró la plata pero la
que la tomo fue la rectora.
Quiero solicitarle a la Contraloría que en el caso de la contadora de la Institución, le hagan

una revisión ya que ella misma reconoció en una reunión del consejo que venían tapando un
faltante que aparece en contabilidad pero que cada año lo hacen aparecer como saldo en
caja, pero que el dinero está ejecutado en un 100%, que ella le ha dicho a LUZ MARINA la
rectora que tapará ese faltante pero que no ha querido.
La Contraloría Departamental teniendo conocimiento de este hecho irregular, procedió en

visita de campo de fecha 28 de febrero de 2014 a revisar e indagar sobre el faltante de
$4.066.227,oo el cual fue generado por 2 hechos:
El cobro del cheque No. 000040 del Banco Agrario girado el 21 de junio de 2013 por valor de
$2.754.882,oo a nombre de Paola Andrea Cuéllar, Auxiliar Administrativo con funciones de
Pagadora.
El faltante por valor de $1.311.345,oo, detectado en un arqueo de caja realizado por la

Rectora de la Institución, el 1 de octubre de 2013, para lo cual la funcionaria firmó una letra
de cambio por este valor.
Conforme al seguimiento se logró detectar que efectivamente la Funcionaria Paola Andrea

Cuéllar, había cobrado el cheque el 5 de julio de 2013, dineros que no fueron invertidos en la
Institución. Así mismo, los recursos correspondientes al faltante producto del arqueo
tampoco habían sido invertidos en compromisos de la Institución. No obstante, se evidenció
que estos recursos fueron devueltos por la funcionaria, mediante las consignaciones de
fecha 3/12/2013 por valor de $4.000.000 y $68.300,oo de fecha 28/02/2014 a la Cuenta
Corriente No. 092-6 “Fondo de Servicios Educativos” del Banco Agrario.
Conclusión
El organismo de Control Fiscal ante la evidencia de la devolución total del faltante referido en
la denuncia, manifiesta que una vez resarcido el daño económico a la Institución por parte de
la Auxiliar Administrativa, no hay mérito para establecer un hallazgo fiscal por ese valor, sin
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embargo, se cuestiona la conducta de la funcionaria. No se corre traslado a la Oficina de

Control Disciplinario, debido a que actualmente ésta adelanta el proceso No 175 del 2013 a
la Señora Paola Andrea Cuéllar por este hecho.
Segunda parte (25 /09/ 2013).
Punto 1
En el mes de junio, para la fiesta del Sampedrito, se ingresó a la contabilidad un recibo y

contrato por la suma $400.000, por reparación de unas faldas típicas que fueron prestadas
por la Alcaldía Municipal, las cuales se encontraban con algunos descocidos y fueron
reparadas por el entrenador del baile y su esposa, ellos no cobraron nada por esos arreglos,
pero la rectora posteriormente apareció con ese contrato en la Institución, cancelado a
nombre de la señora ELIANA CONSTANZA ALMARIO MORA.
Conclusión
Debido a que el docente Carlos Eduardo Ardila, encargado del área de lúdicas, en la
Institución Educativa, se encontraba ausente por motivos familiares, el grupo de auditoría
procedió a solicitar a la Personería tomar el testimonio juramentado del docente y la Señora
Eliana Constanza Almario con el fin de aclarar este punto de la denuncia. Recibidas las
declaraciones juramentadas diligenciadas por el Personero Doctor Héctor Augusto Vargas,
se concluye que efectivamente las faldas fueron arregladas por la Señora Eliana Constanza
Almario quien recibió el pago de $400.000 por este concepto y no como lo presenta la
denuncia, razón por la cual este hecho denunciado se considera injustificado.
Punto 2
“Y eventos intercolegiados el monto es elevado, aparte de eso no les dio a los alumnos
ningún refrigerio, además la camioneta según se tiene conocimiento es de propiedad de la
Rectora LUZ MARINA BAHAMÓN, pero el contrato aparece a nombre de FERNEY PÉREZ,
entre otros contratos por razón de transporte incluido el del año pasado el transporte escolar
cubría tres rutas, por la cual a los alumnos se les hacía tarde hasta una hora, pero no había
problema por ser la camioneta de su propiedad”.
Conclusión
Como la denuncia no específica a qué gastos se refiere como tampoco la fecha en que se
realizaron los intercolegiados, ni allega soporte alguno referido a este evento, este punto de
la queja no se puede aclarar. No obstante, se revisaron las órdenes de servicios de la
vigencia 2012 y 2013 y no se observó gastos por este concepto.
Con respecto a la presunta inhabilidad en la prestación del servicio de transporte escolar en

la camioneta de propiedad de la rectora, es importante mencionar que este servicio es
contratado por la Alcaldía Municipal con recursos del sistema general de participaciones y la
inconsistencia referida corresponde a una instancia diferente a este Organismo de Control
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razón por la cual se trasladará a la Entidad competente para que valore y califique lo
denunciado.
Punto 3
“El transporte para eventos como el Sampedrito fue por $620.000.00, la compra de rabo de
gallos, para la sede Bajo Tablón costo $160.00, se presume que el mismo costo por cada
una de las otras nueve Instituciones de las demás Veredas”.
Revisadas las órdenes de pago de la vigencia 2012 y 2013 por concepto de transporte para
eventos del San pedrito, se observa que solo existe una Orden de pago la No. 62 del
14/06/2012 a nombre del Señor Ferney Pérez por un valor de $620.000, cuyo objeto es la
cancelación del transporte realizado durante las actividades del San Pedrito Institucional.
Revisada esta Orden de Servicio No.027 del 8/06/2012, se observan inconsistencias legales
como en otras ordenes de servicio, tales como: El objeto contractual es muy generalizado por
cuanto no especifica el transporte de qué, a quienes, los días y las rutas, la clase de vehículo
en que se va a prestar el servicio, fotocopia del seguro del vehículo, pase del conductor, Rut,
antecedentes disciplinarios, afiliación a seguridad social, Certificado de cumplimiento del
Servicio.
Con respecto a los rabo de gallos, no existe en la Institución una Orden de suministro ni de
pago que refleje esta compra, se observó que éstos fueron registrados en la relación de
gastos de la Sede el Bajo Tablón en la vigencia 2013; en ninguna otra sede aparece estos
rabo de gallos.
Punto 4
“Elaboración de Boletines de la Sede Unión, Juntas Bajo y Alto Tablón, Argentina, Vergel,
Vergel Cabildo, Toribio Pantanos, Las Juntas y SER y Trabajo plataforma de sistemas de
matrículas por un costo de $3.100.000, en dos contratos girados a una señora llamada LUZ
MARINA GÓMEZ ALARCÓN de Suaza Huila, teniendo en cuenta que los que pagaron la
digitación y elaboración de esos boletines fueron los profesores de cada Institución, este es
una hallazgo muy evidente, "fueron los docentes quienes cancelaron".
Para aclarar esta presunta irregularidad, el grupo de auditoría revisó las órdenes de
prestación de servicios a nombre de la Señora Luz Marina Gómez Alarcón y logró detectar el
siguiente hallazgo:
Verificado el cumplimiento del objeto Contractual de la orden de prestación de servicios

No.041 del 30/11/2012 suscrita con LUZ MARINA GOMEZ ALARCON por valor de
$2.000.000, cuyo objeto es la impresión original de boletines y digitación de planillas y
cuadros de informes; se observa un presunto detrimento fiscal por este valor, puesto que
este objeto contractual fue realizado por la funcionaria de la Institución PAOLA ANDREA
CUELLAR – Auxiliar Administrativa y los docentes de las sedes de: La Argentina, Pantanos,
Bajo Tablón y la Unión, tal como se pudo evidenciar en la visita de campo.
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Una vez comunicada la no conformidad, la Administración de la Institución Educativa,

argumentó: que con respecto a la orden de prestación de servicio No.041 a nombre de LUZ
MARINA GOMEZ, correspondiente al mes de noviembre de 2012 es de anotar que esta
orden obedece a un acumulado servicio (digitado formatos y/o documentos varios, como
servicio de internet para legalizar registro de alumnos en el simat, impresiones de formatos,
fotocopias pruebas saber para simulacros para fortalecer el conocimiento de pruebas tipo
icfes y mejorar dichas pruebas) en los niños y niñas estudiantes de esta institución y
boletines para los niveles de preescolar y primaria de las escuelas: El Vergel, Las Juntas, La
Esmeralda, Alto tablón, la Unión (primaria) y El Cabildo realizado en el primero y segundo
semestre boletines de dos periodos para un total aproximado de 980 boletines en total
realizado por la prestadora del servicio.
De tal manera que los servicios no fueron pagados oportunamente y por esta razón se hizo
un acumulado y se presenta una sola cuenta para cobrar por el valor de $ 2.000.000 en. Es
de anotar que si la auxiliar administrativa, PAOLA ANDREA CUELLAR ZULETA hizo los
boletines de bachillerato por decisión de la rectora, ya que en varias ocasiones ella
manifiesta que esta función no le corresponde y los profesores de Bajo Tablón, la Argentina
Pantanos y Toribio realizaron las notas, pero que el resto de sedes como La Unión,(primaria)
Vergel, Cabildo, Las Juntas, Alto Tablón, La Esmeralda fueron a las cuales se les hizo estos
servicios y cuando la delegada Esperanza Gutiérrez les preguntó a todos los docentes los
cuales los convocó la especialista Luz Marina Bahamón Quigua rectora de la institución
educativa la Unión muy pocos fueron los que dijeron que los habían hecho (4) y los demás
(6) sostuvieron que si se los había hecho la señora LUZ MARINA GÓMEZ ALARCÓN la cual
tenía una sala de Internet en donde se contrató la elaboración de los boletines antes
mencionados, pre-matriculas de SIMAT y digitación de actualización del P.E.I”.
Conclusión
Considerando que la Administración de la Institución Educativa contrata y cancela servicios

con recursos del Fondo de Servicios Educativos con una persona particular cuando dentro
de su planta de personal tiene una funcionaria nombrada como Auxiliar Administrativo con
funciones Secretariales y por consiguiente recibe un salario proveniente de recursos del
Estado y más aún cuando se pudo evidenciar que efectivamente esta funcionaria realizó este
trabajo junto con los docentes de las Sedes La Argentina, Pantanos, Toribio, Bajo Tablón y la
Unión (Acta de verificación de fecha 27/02/2014). Además que la Institución contaba con los
equipos y medios necesarios (fotocopiadora y modem) para prestar estos servicios, sin
necesidad de contratarlos. Las razones expuestas permiten concluir que existe un presunto
detrimento patrimonial en la suma de $2.000.000,oo.
Igualmente es importante considerar los siguientes aspectos:

Para la época de la Orden de Prestación de servicio No. 041 del 30 de noviembre de
2012, la Institución Educativa La Unión, contaba con los servicios de la Auxiliar
Administrativo con funciones de Secretaria-Pagadora la Señorita PAOLA ANDREA
CUELLAR, quien viene desempeñándose en este cargo desde el 17 de julio de 2012 y
desde entonces elabora los boletines de calificaciones y planillas de los docentes de la
Institución con la colaboración de los docentes de las Sedes La Argentina, Pantanos,
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Toribio, Bajo Tablón y la Unión, elaborándose desde luego, todas las planillas en la
Institución (Acta de verificación de cumplimiento del objeto contractual de la Orden de
Prestación de servicios No. 041/2012 a nombre de Luz Marina Gómez Alarcón.
Se controvierte la respuesta que argumenta que este pago obedece a un acumulado de

servicios tales como: digitado de formatos y/o documentos varios, como servicio de
internet para legalizar registro de alumnos en el simat, impresiones de formatos,
fotocopias (pruebas saber para simulacros para fortalecer el conocimiento de pruebas
tipo icfes y mejorar dichas pruebas) y boletines para los diferentes niveles cuando el
objeto contractual de la Orden de Prestación de servicios es la Impresión originales de
boletines y digitación de planillas y cuadros de informes y no fotocopias ni servicio
de internet Así mismo, el Decreto 111/96, es claro en determinar en su art. 71, que
todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales deberán
contar con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de
apropiación suficiente para atender estos gastos, entonces no podemos estar hablando
de que este pago obedece a un acumulado de servicios.
Así mismo, se debate la respuesta respecto a los servicios de internet para el registro de
alumnos en el SIMAT, por cuanto la Institución canceló desde el 21/10/2011 al Señor
Jaime Penna Bastidas el servicio de alquiler de modem hasta cuando compra a movistar
el 24/05/2012 en servicio postpago, para el servicio de internet y precisamente el objetivo
de adquirir éste servicio, es el reporte de estudiantes al SIMAT. Igualmente, cancela el
servicio de fotocopias de pruebas saber para simulacros cuando la Institución compró
una fotocopiadora el 1 de junio de 2012 e incluso ya contaba con el servicio de
fotocopias. Respecto a los boletines y planillas se pudo evidenciar que estos fueron
elaborados por la Secretaria de la Institución y algunos docentes.
De otra parte, esta Orden de servicio presenta serias inconsistencias por cuanto su
objeto contractual es muy general y no específica el número de boletines, las sedes,
cuáles son los cuadros de informes que debía elaborar. Así mismo, esta orden de
prestación de servicios carece de todo tipo de evidencias que refleje el cumplimiento del
objeto contractual, tales como certificado de cumplimiento, informe de actividades, como
tampoco documento alguno que registre la entrega de estos boletines a la Institución.
Punto 5
“Arreglo y mantenimiento a computadores la suma de $12.000.000, que en la factura hace

figurar 56 computadores en la Sede Principal sin ser toda esa cantidad”.
Conclusión
Revisadas las órdenes de Prestación de Servicios por concepto de mantenimiento de

computadores en la vigencia 2012, se observa la Orden de Prestación de servicio No. 024
del 1 de junio de 2012 a nombre de JAIME PENNA BASTIDAS por valor de $4.080.000 cuyo
objeto es el mantenimiento de computadores de la Institución Educativa la Unión (10 sedes).
Para la vigencia 2013 no se contrató mantenimiento de computadores sino el suministro de
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repuestos para computadores de la Institución al mismo contratista Señor JAIME PENNA

BASTIDAS por valor de $1.422.000.oo de fecha 20/06/2013.
Frente a esta inconsistencia, el grupo de auditoría mediante acta de verificación de fecha 19

y 20 del mes de marzo de 2014, realizó una inspección documental a la Orden de Prestación
de Servicio No.024/2012 a nombre del Señor JAIME PENNA BASTIDAS la cual cumple con
los requisitos legales, sin embargo se cuestiona el objeto contractual, por cuanto éste es muy
generalizado, es decir que no especifica qué tipo de mantenimiento se contrata (preventivo
y/o correctivo) como tampoco determina el número de computadores en total y cuántos por
cada sede.
Así mismo, se procedió a corroborar el cumplimiento del objeto contractual con el docente de
la sede principal La Unión, responsable de los computadores y los docentes de las otras
Sedes que figuran en el listado de relación de mantenimientos (Las Juntas, Bajo Tablón,
Pantanos, Toribio, El Vergel y la Argentina) lográndose detectar, las siguientes
inconsistencias:
En el listado donde se relaciona la fecha, el detalle, la cantidad, sede, valor y el total por
cada sede, se observa inconsistencia en el número de computadores de la sede principal,
toda vez, que se relacionan 48 computadores, cuando para la época del servicio según el
docente Juan Camilo Peña Mora, encargado de la sala de informática para esa época en la
Sede la Unión, ésta contaba con 28 computadores de mesa a los cuales efectivamente se
les hizo el mantenimiento, luego entonces se observa, que se canceló el servicio a 20
computadores que no existían en la Sede la Unión a $40.000 c/u, generando un presunto
detrimento fiscal de $800.000,oo.
El resto de mantenimiento a los computadores a las demás sedes mencionadas,

efectivamente se realizó según se pudo comprobar mediante Acta de Verificación a los
docentes de cada una de ellas.
Punto 6
“La observación del Acta No 3.- quiero resaltar que en otras oportunidades se han
pronunciado otros veedores tal como el señor NICOLAS CALDERON quien era miembro del
Consejo Directivo en al año 2012, el cual expuso denuncias en los manejos de los dineros de
la Institución”.
Conclusión
Este punto de la queja, no es claro, por cuanto no especifica el hecho irregular en concreto,
como tampoco allega soportes. Como se habla del acta No. 3 del Consejo Directivo del año
2012, se revisó su contenido pero en él no se registra ninguna irregularidad denunciada por
parte del señor Nicolás Calderón, por el contrario se cita que se aclaran las denuncias de don
Nicolás sobre irregularidades de los manejos de los dineros, pero no se determinan cuáles
como tampoco registra esta Acta, cuáles son las aclaraciones.
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Punto 7
“La rectora compró un celular supuestamente para el buen uso de la institución, pero ha
sucedido que en los momentos de urgencias cuando los profesores necesitan informar a
los padres de familia sobre el estado de algunos de los alumnos, por enfermedad y/o
accidente, el celular se encuentra en la cartera de la Directora la mayoría de las veces
ausente de la institución”.
Conclusión
Conforme al seguimiento establecido en la visita de campo el grupo auditor, detec tó los

siguientes hallazgos:
Existe irregularidad en la utilización de la línea telefónica (celular) a nombre de la Institución

Educativa (No. 3112792240 y con referencia de pago No.1024991251 con la empresa
COMCEL), toda vez que su adquisición fue aprobada por el Consejo Directivo para el
servicio de la Institución en el evento de que algún niño o docente sufriera algún percance o
ante las necesidades que se presenten (Actas de Consejo Directivo Nos.011/2006 y
019/2007), sin embargo, no se cumple con este fin, por cuanto el celular no permanece en
las dependencias del establecimiento sino que es la Rectora LUZ MARINA BAHAMON quien
lo maneja permanentemente.
Esta observación se confirmó como hallazgo administrativo para ser presentado en el Plan
de mejoramiento, por cuanto si el Consejo Directivo como la máxima autoridad, aprobó la
compra del celular para el servicio de los estudiantes y docentes en eventos especiales,
desde luego, este equipo debe reposar en las dependencias de la Institución a cargo de una
persona responsable, bajo el control de la rectora, quien mediante formato institucionalizado
debe autorizar las respectivas llamadas o en su defecto la persona que se encargue o
delegue para su adecuado manejo.
Otras de las inconsistencias percibidas tienen que ver con el PLAN DE NAVEGACION
POSTPAGO No. 13406439 que aparece a nombre de Luz Marina Bahamón Quigua, Rectora
de la Institución, cuando este servicio, es cancelado con recursos públicos provenientes de
la Alcaldía Municipal, entidad que paga los servicios Públicos de la Institución, luego
entonces, éste debe figurar a nombre de la Institución Educativa y no a nombre de la
Rectora, toda vez que éste es un servicio de internet habilitado para los alumnos y docentes
mediante un control de la Administración.
Punto 8
“Lo referente a la compra de materiales de construcción para la elaboración de un aula de

clase en la sede de el Vergel, la cual tuvo un costo de $5.372.100, y posteriormente la
Asociación de Padres de Familia de esa Sede, cotizó los mismos materiales por la suma de
$4.000.000 denotando una diferencia de $1.372.100”.
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Conclusión
Frente a este punto de la denuncia, se logró determinar el siguiente hallazgo:
Revisada las órdenes de Suministro No. 043/2012 suscrita con ERNEY DUARTE
MONTOYA por valor de $5.372.100 cuyo objeto es el suministro de elementos de
construcción para el salón de la sede el Vergel de la Institución Educativa La Unión
Municipio de Suaza, se observa un presunto detrimento fiscal de $5.372.100, por cuanto se
inició la construcción en agosto de 2012 y a la fecha marzo 2014, la obra se encuentra
inconclusa, debido a que la I.E., no cumplió con los requisitos necesarios para garantizar las
normas técnicas establecidas por ICONTEC en cuanto a la cuantificación de los materiales y
los diseños técnicos (Norma Técnica Colombiana NTC 4595 para el planeamiento y diseño
de instalaciones escolares), es decir, no hubo planeación de la obra, como tampoco se contó
con los permisos legales necesarios (Licencia de construcción – Decreto Nal. No.
1469/2010).
Comunicada esta inconsistencia la Institución argumentó: “que para la gestión de la

construcción del aula en la sede El Vergel, en varias ocasiones me dirigí a la Alcaldía junto
con el presidente de la junta de acción comunal de esa vereda, para solicitar ante JESUS
RAMON, secretario de planeación, los permisos correspondientes a uso de suelos, licencia
de construcción y los planos del aula; donde este funcionario autorizó de manera verbal
empezar la obra, mientras se desocupaba de los informes que tenía que presentar”.
Analizados los argumentos presentados, se ratifica la improvisación de la construcción de la

obra por cuanto el ordenador del gasto, para realizar una obra debe contar con los planos y
las respectivas licencias de construcción conforme lo exige la ley, ya que para conceder
estos permisos, la oficina de planeación requiere conocer los planos y estudios previos,
requisitos que no se cumplieron en la construcción de esta obra y precisamente esta
irregularidad es la causa del presunto detrimento fiscal de $5.372.100.
Como se precisó en el hallazgo, la construcción inició en agosto de 2012 y a la fecha marzo

2014, la obra se encuentra inconclusa, debido a que la I.E., no cumplió con los requisitos
necesarios para garantizar las normas técnicas establecidas por ICONTEC en cuanto a la
cuantificación de los materiales y los diseños técnicos (Norma Técnica Colombiana NTC
4595 para el planeamiento y diseño de instalaciones escolares), es decir, no hubo
planeación de la obra, como tampoco se contó con los permisos legales necesarios (Licencia
de construcción – Decreto Nal. No. 1469/2010).
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El grupo de auditoría solicitó a la Oficina de Planeación Municipal a cargo del Doctor JESUS
RAMON LOSADA, certificación sobre el concepto técnico de la construcción del aula el
Vergel y si la Institución Educativa había solicitado la respectiva licencia de construcción;
quien certificó que el Municipio, se abstiene de aportar recursos para su terminación hasta
tanto no se refuerce la estructura y se cumpla con los requisitos de ley tales como:
No existe memoria de cálculo de la estructura firmada por profesional responsable.

No existen planos de la obra, tales como arquitectónicos, ejes y cimientos,
estructurales y detalles que permitieran valorar al alcance de la obra, firmados por
profesional responsable.
La cimentación no es la adecuada, por cuanto no posee zapatas, la sección de viga
de cimentación está por debajo de lo requerido para este tipo de infraestructura.
Las columnas no cumplen con la sección, distancia entre las mismas, faltan
columnas en los muros laterales.
No existe simetría en la estructura (esquinas sin elementos de confinamiento).
La viga sobre muros no cumple con la sección requerida.
No existe viga cinta, dinteles.
Las falencias determinadas a falta del cumplimiento de requisitos exigidos en la ley,

impidieron emitir la licencia de construcción.
Como se observa, existe un presunto incumplimiento normativo que debe ser valorado y
calificado por la Entidad competente, el cual igualmente genera un presunto detrimento fiscal
de $5.372.100.oo.
Punto 9
“Mano de obra de construcción en la misma sede por $223.000, la cual no se ha llevado a

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cabo, según la relación que ella presenta a los veedores de las cuentas canceladas, pero no
sabemos a quién ni por qué”.
Conclusión
Aparte de revisarse la legalidad de los recursos invertidos en la construcción del aula de la

Sede el Vergel registrados en el Punto 8 de esta denuncia, se revisaron las órdenes de
suministro de materiales y la mano de obra, determinándose lo siguiente:
Confrontados los comprobantes de egresos Nos. 00744 ($600.000), 00745 ($640.000),

00746 ($410.000) del 2, 6 y 10 de septiembre de 2011 respectivamente que reposan en la
I.E. La Unión (Sede Principal), con los cuales se cancela el suministro de materiales para la
construcción de una aula en la sede el vergel, frente a las facturas que reposan en ésta, se
detectó que estos materiales no los han recibido ni los docentes ni los padres de familia,
razón por la cual, se observa un presunto detrimento patrimonial de $1.873.000 constituidos
por $1.650.000 por concepto de materiales más $223.000 por la mano de obra de esta
construcción, toda vez que se evidenció que ésta fue cancelada por los docentes de la sede
el vergel directamente al Señor Gabriel Caicedo Devia según facturas que reposan en la
Sede el Vergel por valor de $700.000 con recursos de la comunidad educativa, los cuales
efectivamente el constructor recibió.
No obstante, en la I.E. La Unión, reposa la Orden de pago No. 085 de 2012 de fecha 29 de
agosto a nombre de Gabriel Caicedo Devia por valor de $223.000,oo sin que el beneficiario
haya recibido recurso alguno por parte de la I.E. la Unión, lo que igualmente se considera un
presunto detrimento patrimonial.
Como respuesta a la comunicación de este hallazgo, la Institución manifestó que: “Es de

aclarar que no fue un aula como ustedes lo manifiestan, sino el encerramiento de la sede EL
VERGEL. Respecto al encerramiento de la sede, se cofinanció con el municipio y el
presupuesto la institución, donde el valor asignado fue de $1´000.000 y estos fueron
entregados al señor ARNULFO HOYOS, presidente de la junta de acción comunal de la
vereda antes mencionada.
Estos hechos se dieron en el año 2011, donde solo se invirtió en el encerramiento de esta
sede, suministrando cemento y ladrillos para la obra. El hecho de que las docentes no
tengan algunas copias de las facturas no quiere decir que estos suministros no se hayan
dado. Los suministros siempre se le han comprado en AGROPECUARIA CAPI cuyo
propietario es el señor HERNEY DUARTE MONTOYA y donde existe las copias de esos
soportes. (Copias de facturas)”.
Analizada la respuesta de la Institución, se aceptan los argumentos mediante los cuales se

aclara que los comprobantes de egresos Nos. 00744 ($600.000), 00745 ($640.000), 00746
($410.000) del 2, 6 y 10 de septiembre de 2011 no corresponden a la construcción del aula
el Vergel y obviamente se da crédito a esta justificación por cuanto esta aula se construyó
en la vigencia 2012.
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CODIGO: D01.08-IT03
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Justifica además la Administración, que éstos suministros de materiales corresponden a la

construcción del encerramiento de la Sede el Vergel, afirmación que no es consistente,
debido a que estas órdenes de suministro presentan fecha del 22 de junio del 2011 y sus
comprobantes de pago igualmente son de estas fechas, cuando el encerramiento de la Sede
el Vergel fue construido el 19 de agosto de 2010 un año anterior al suministro de los
materiales en cuestión tal como lo refleja el contrato de obra suscrito con el Señor MILLER
MENESES ROJAS por valor de $1.500.000 y el certificado de cumplimiento expedido por la
Rectora de la Institución Educativa la Unión, los cuales registran fechas de cumplimiento de
la obra del 19 de agosto de 2010.
Así las cosas, estos materiales no pueden corresponder al encerramiento de la Sede, por
cuanto según el contrato de obra, en su cláusula Primera, Objeto del contrato, establece
que: “el contratista se obliga para con el contratante a ejecutar las obras de encerramiento
de la sede el Vergel”, es decir, con estos recursos se cancelaba la mano de obra ya que en
el mismo Contrato de obra, en la cláusula tercera establece que los materiales serían
cubiertos por la Alcaldía Municipal.
Ahora bien, estas órdenes de suministro carecen de documentos soportes que evidencien
que la Institución Educativa la Unión, recibió este material y a quien se lo entregó en la Sede
el Vergel, tales como entradas y salidas de almacén, facturas debidamente firmadas por
parte del proveedor.
Igual situación ocurre con la Orden de pago No. 085 de fecha 29 de agosto de 2012 a
nombre de Gabriel Caicedo Devia por valor de $223.000,oo que reposa en la Institución
Educativa La Unión, con la cual se cancela la mano de obra por la construcción del aula de
la Sede El Vergel, cuando en la visita de campo a la sede mencionada, se constató que ésta
había sido cancelada por las docentes de la sede el Vergel (Ana Luz Sáenz y Arcelia
Galindez) con recursos de la comunidad, mediante las siguientes facturas:
Fecha Beneficiario Concepto Valor
19/07/2012 Gabriel Caicedo 4 días de jornales del 16 al 19 de Julio 160.000

27/07/2012 Gabriel Caicedo 3 días de jornales 25, 26 y 27 de Julio 120.000
4 1/2 días de jornales 30 y 31 de Julio
03/08/2012 Gabriel Caicedo y 1,2 y 3 de agosto de 2012 180.000
5 días de jornales 6, 7, 8, 9 y 10 de
10/08/2012 Gabriel Caicedo Agosto 200.000
13/08/2012 Gabriel Caicedo 1 día de jornal 13 de Agosto 40.000
TOTAL 700.000
Con el fin de aclarar esta situación, el grupo de auditoría procedió a ubicar al Señor Gabriel
Caicedo, quien informó que él no había recibido recurso alguno por parte de la Rectora
Señora Luz Marina Bahamón, que ella le había solicitado firmar unos documentos para
legalizar los pagos que le habían realizado las docentes de la sede el Vergel con recursos de
la comunidad, es decir que los $223.000 que aparecen cancelados mediante Orden de pago
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CODIGO: D01.08-IT03
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FECHA: 16-04-2014
No. 085 de 2012 a nombre de Gabriel Caicedo Devia no fueron recibidos por este Señor,
hecho irregular que amerita ser investigado por la Entidad competente.
Punto 10
“En cuanto a los dineros dados por la Nación por Gratuidad, los invierte en lo que ella quiere
sin tener en cuenta las necesidades básicas que reportan los docentes y prioriza otras cosas,
incluso para desviar el recurso de una Vereda a otra”.
Este punto fue resuelto y atendido en el punto 1 de la Denuncia 010/2013.
Punto 11
“Compra de libros para curso de Inglés: THE BIG BAG COURSE INTERACTIVE:
Estos libros no ingresaron a la Institución según tengo entendido se los quedó el hijo
de la rectora porque estudia inglés. Tuvo un costo de $799.200.00 ”.
Conclusión
Con respecto a este punto de la denuncia, se observó lo siguiente:
Verificado el ingreso y salida de almacén de los libros del curso de inglés THE BIG BAG
COURSE INTERACTIVE, se observó que no existe documento alguno que refleje el ingreso
o salida de estos libros. Además cotejado en la biblioteca la existencia de éstos, se pudo
comprobar que los libros no reposan en la Institución, ni han prestado servicio alguno a los
estudiantes de la Institución por cuanto éstos no obedecen a una necesidad producto de un
estudio previo, razón por la cual se considera un presunto detrimento patrimonial en la suma
de $771.228,oo.
A esta observación comunicada, la Administración como respuesta sustenta que: “Referente

a los libros del curso de inglés THE BIG BAG COURSE INTERACTIVE, es preciso aclarar
que sí existen en la sede principal, pero no se han incluido en el inventario por la ineficiencia
de la auxiliar administrativa, ya que nunca tiene tiempo para cumplir con sus funciones. Si
bien es sabido, una de las funciones primordiales de esta funcionaria es la de incluir todos
los materiales y suministro, como también pasa con los equipos de cómputo, que al igual no
se han consignado en su totalidad en el inventario y por tal motivo se está presentando
falencias en este aspecto (fotos”).
Los anteriores argumentos difieren de lo realmente encontrado en la Institución ya que la

funcionaria Esperanza Gutiérrez del grupo de auditoría realizó en la visita de campo, la
inspección ocular y no encontró el CURSO DE INGLES THE BIG BAG COUSE
INTERACTIVE, cancelado mediante Orden de pago No. 086 del 1/09/2012 por $771.228,oo
(Acta de verificación de fecha 27 de febrero de 2014), incluso se verificó en las ordenes de
ingreso de Almacén y no existían como tampoco en el inventario de bienes de la Institución,
precisamente ese fue el motivo por el cual el grupo de auditoría lo consideró un presunto
detrimento, aún más, cuando ésta compra no obedeció a un estudio previo o a una
necesidad de la institución manifestada y justificada por parte de los docentes.
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Lo antes expuesto permite concluir que la respuesta no desvirtúa la observación y se

confirma como hallazgo administrativo con presunción fiscal; toda vez que no se allega
ningún soporte que refleje que los libros reposan actualmente en la Institución y que
efectivamente son todos los libros que componen el curso, THE BIG BAG COURSE
INTERACTIVE, tales como registro de ingreso a Almacén debidamente firmadas por la
Almacenista PAOLA ANDREA CUELLAR o de autoridad competente, copia del inventario
debidamente firmado por la Almacenista y la Rectora, toda vez que revisada la orden de
compra, esta no presenta estudios previos que reflejen claramente la necesidad y
justificación del objeto de la compra, porque no es comprar libros por comprar, es demostrar
que realmente se necesitan y que los docentes los van a utilizar en el proceso de enseñanza
-aprendizaje, es decir, que se pueda observar que realmente los recursos invertidos en esta
compra cumplan con el fin para el cual fueron destinados.
Punto 12
“La compra de segunda de un refrigerador por $2.000.000, cuando su valor real es de

$700.000, aproximadamente, y a ella se le sugirió comprar uno nuevo. De igual
manera la compra de una fotocopiadora nueva y compró fue una impresora de segunda / y
al parecer el valor real es de $1.000.000 y la facturó por $6.000.000 según tengo entendido”.
Conclusión
Conforme a este punto es importante clarificar que el enfriador botellero se canceló con la
Orden de pago No. 049 de 2013 a nombre del Señor Luis Eduardo Tavera Cruz por valor de
$2.000.000 quien había adquirido este electrodoméstico el 28 de diciembre de 2011 por un
valor de $3.000.000,oo.
En razón a esta inconsistencia, se configuró el siguiente hallazgo:
Existe irregularidad en las compras, por cuanto se adquieren bienes de segunda, tales como
el enfriador botellero adquirido el 15 de agosto de 2013 por un valor de $2.000.000 con más
de un año de uso, perdiéndose la garantía de recuperación del bien en el evento de daño o
fallas que presente el electrodoméstico, cuando el deber del administrador es garantizar que
los bienes adquiridos sean de buena calidad y que ofrezcan un servicio duradero
protegiendo de esta forma la buena inversión de los recursos.
Como respuesta, la Administración manifestó que: “en lo que se refiere a la compra de

bienes de segunda, se aclara que la compra del enfriador botellero se hizo por necesidad del
bien y está en buen estado y hasta el momento no ha presentado fallas técnicas, sin
embargo se atenderá la observación hecha por la comisión auditora”.
Corroborada la operatividad del enfriador, su servicio y el costo inicial de éste, se observa

una inconsistencia de tipo administrativo cuyo compromiso de mejora propuesto, debe ser
presentado en el Plan de mejoramiento debido al riesgo de pérdida por falta de la garantía
por la compra de equipos de segunda.
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Respecto a la segunda parte de este punto, la cual hace referencia a la compra de la

fotocopiadora, igualmente se precisa, que ésta se compró por un valor de $3.600.000,
mediante orden de pago No. 052/2012 y no por $6.000.000 como lo registra la denuncia.
Con el fin de conocer su precio real, el grupo de auditoría cotizó en el mercado esta
fotocopiadora sin lograr el precio a la fecha 1/06/2012 en que se adquirió, toda vez que las
especificaciones de la fotocopiadora en mención han sido descontinuadas debido al cambio
progresivo de la tecnología, hecho que impidió determinar su valor real en su momento.
Punto 13
“Con relación a la pintada de la Institución central que el contrato fue dado a dedo, a su
compañero sentimental, siendo esto prohibido, espero señores de la Contraloría le hagan
el disciplinario correspondiente por este hecho, ya que los contratos se lo dio siendo este
el primer grado civil o conyugue (sic)”.
Es importante advertir, que la Contraloría Departamental, es un organismo de Control

Fiscal y su competencia está dada a la vigilancia de los recursos del Estado, razón por la
cual no adelanta procesos disciplinarios, no obstante, cuando se tiene conocimiento de
presuntas inconsistencias que vulneren los esquemas normativos que rigen la
Administración Pública, desde luego traslada las inconsistencias detectadas a la Entidad
competente para que las valore y califique. Sin embargo el grupo de auditoría verificó el
cumplimiento de la Orden de pago No. 28 del 21/06/2013 por valor de $2.000.000 con la
cual se canceló la pintada de toda la sede principal de la Institución La Unión al Señor Noé
Gasca Becerra. Al no existir una orden de prestación de servicios ni sus soportes de Ley
(Propuesta, Rut, antecedentes disciplinarios, afiliación a seguridad social, certificado de
disponibilidad, y de registro Presupuestal) como tampoco el certificado de cumplimiento, se
consultó con Personal de la Institución (Pagadora y Docentes) quienes confirmaron que
efectivamente este servicio se había realizado.
Punto 14
“Solicitamos se realice una revisión a los ingresos de la Institución por conceptos de

certificados de estudio y fotocopias, ya que la Junta del Consejo Directivo no sabemos qué
distribución se le da, de igual forma existe un cuarto pequeño donde se ubica una señora
que le vende los recreos a los niños, la señora le cancela a la Directora un arriendo por
dejarla trabajar ahí, pero esos dineros no ingresan al colegio”.
Conclusión
Con respecto al tema de los certificados de estudio, fue resuelto y atendido en el punto 4 de la
Denuncia 010/2013.
Referente a los recursos percibidos por Tienda Escolar, se logró determinar el hallazgo que a
continuación se relaciona:
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Los recursos por concepto de Tienda Escolar no ingresan a la cuenta del Fondo de Servicios
Educativos, no se programan dentro del Presupuesto, no se han legalizado mediante un
contrato de arrendamiento como tampoco han sido autorizados por el Consejo Directivo
como lo establece el Decreto 4791/2008.
A esta irregularidad comunicada, la Institución argumentó que: “Este año vamos a hacerle
un contrato a la señora NIRZA POLANIA, por valor de $40.000 mensual de la tienda escolar
y este dinero se va a consignar mensualmente a la cuenta corriente de la institución”.
Teniendo en cuenta los argumentos presentados, el grupo de auditoría se permite precisar

que la Secretaría de Educación Departamental a través de la oficina de Inspección y
vigilancia, ha establecido el formato o modelo de Presupuesto que deben acoger las
Instituciones Educativas, tanto para los ingresos como para los gastos, incluyendo además,
las disposiciones generales, las cuales precisan los principios presupuestales de ley … la
clasificación y definición de los ingresos entre los cuales figuran los ingresos por
arrendamiento de bienes y servicios; rubro donde deben ingresar los recaudos obtenidos
por el pago de un canon de arrendamiento o de alquiler de bienes y servicios como la tienda
escolar, sin embargo la administración de la Institución Educativa La Unión en las vigencias
2011, 2012 y 2013 no presupuestó estos ingresos como tampoco los consignó a la Cuenta
del Fondo de Servicios Docentes, sino que se le dio un manejo por fuera de lo legalmente
establecido.
A pesar de observarse un presunto detrimento fiscal, el grupo de auditoría, no logró

cuantificarlo, por cuanto la Institución no expide recibo de caja oficiales, ni se lleva ningún
control sobre estos ingresos, sin embargo, se cuestiona el proceder administrativo de la
Ordenadora del gasto por cuanto es su responsabilidad elaborar el proyecto de presupuesto
con la totalidad de los ingresos que reciba el establecimiento educativo a través del Fondo
de Servicios Educativos tal como lo ordena el Decreto No. 4791/2008 en su artículo 8:
Presupuesto de Ingresos y legalizar este ingreso mediante recibos de caja oficiales y
contratos de arrendamiento debidamente autorizado por el Consejo directivo. Por tanto se
configura como hallazgo con incidencia disciplinaria.
Punto 15
“Algunas sedes piden materiales como pupitres y sillas y la señora les lleva sillas
viejas, no dota con nada nuevo, igual al caso del refrigerador y de la fotocopiadora,
estamos seguros que esos elementos pudieron ser comprados nuevos, la institución no
debe ni tiene por qué comprar elementos viejos. Conocemos el caso específico como
es que la Rectora LUZ MARINA BAHAMON, tiene arrumadas cantidad de sillas nuevas,
en una casa de habitación del Municipio de Suaza, que pertenecen al Colegio, y no
puede decir que es porque no hay espacio, porque el Colegio es bastante grande”.
Referente al refrigerador y la fotocopiadora se analizaron en el punto 12 de esta misma

denuncia y con respecto al tema de las sillas arrumadas en una casa de habitación del
Municipio de Suaza, el denunciante no especifica la dirección de la vivienda, como
tampoco allega soportes que permitan esclarecer este tema.
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Punto 16
“Es evidente que con respecto a la Contratación, no se tiene en cuenta el MANUAL DE

CONTRATACIÓN QUE RIGE EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA LA UNION, tal como el
de la Ley 80 de 1993, que es Ley General de las Instituciones del Estado”.
El tema de la contratación y sus diferentes inconsistencias fue abordado en el punto 7

de la denuncia 010/2013.
Punto 17
“Las actas de recibo de elementos, no son tenidas en cuenta a la entrada de Almacén

a satisfacción, ni las actas de salidas de Almacén no son tenidas en cuenta, no se
hacen no se sabe que sale. Las licitaciones públicas que son superiores a los 20
salarios mínimos y trámites y requisitos de la Ley 80 de 1993, para esto no se ha
organizado el comité como tal debe de existir y estar conformado por la Rectora, por
derecho propio, dos miembros del Consejo Directivo y el auxiliar administrativo área
pagaduría, sus decisiones se harán constar siempre mediante acta; el cual está
consignado en| el Articulo 10, del Manual de Contratación del Colegio y que ha sido
violado (Ver el Acuerdo Número 007 del 24-07-2012) el que a la fecha no ha constituido,
siendo esto causal de mala conducta en un funcionario público”.
Conclusión
Con el fin de corroborar lo denunciado, el grupo de auditoría profundizó en el tema de

Almacén y contratación respecto a la verificación de la contratación por licitación y la
conformación del Comité evaluador. Logrando configurar los siguientes hallazgos:
Se evidenció que la administración no cuenta con el kardex de Almacén y/o programa

sistematizado que garantice el registro adecuado de la información respecto a las entradas y
salidas de sus elementos, inconsistencia que no permite llevar un control estricto de los
bienes y elementos de la Institución. No se lleva un control de entradas y salidas de bienes
muebles debidamente firmados por quienes reciben.
Así mismo, la Institución no posee un inventario actualizado y valorizado de sus bienes

inmuebles, muebles y elementos devolutivos cuando es una función de la responsable del
Almacén.
De otra parte, a la fecha de la visita de campo, la Administración no había creado el Comité

Evaluador establecido en el Art. 17 del Manual de Contratación el cual estará integrado por
el Rector, dos miembros del Consejo Directivo y el Auxiliar Administrativo (Área Pagaduría),
cuyas decisiones se harán constar en Acta.
Es infundada la aseveración del denunciante con respecto a la contratación por Licitación

Pública, por cuanto la Institución en la vigencia objeto de estudio no suscribió ningún
contrato por esta modalidad.
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Punto 18
“Existe y anexo la prueba de una capacitación a docentes de las Diez (10) Sedes de la
Institución Educativa La Unión, sobre informática y telemática la cual nunca se dio y fue
cancelada con la factura No 0574 del 30-11-2012 por valor de un $1.000.000, a JAIME
PEÑA BASTIDAS CC. 16.668.698 de Cali, los docentes están prestos a declarar esta
falsedad”.
Respecto a esta irregularidad denunciada, en la visita de campo se logró determinar el

siguiente hallazgo:
Verificado el cumplimiento del objeto contractual de la Orden de Prestación de Servicios

No.042 de 2012 a nombre JAIME PENNA BASTIDAS por valor de $1.000.000,oo consistente
en la capacitación de informática y telemática a los docentes de las sedes de la I.E. La
Unión conforme a la propuesta presentada por el contratista, se detectó que no se cumplió
con este objeto contractual por cuanto la capacitación no fue recibida por los docentes de
primaria ni secundaria, tal como fue confirmado mediante el Acta de fecha 27/02/2014, sin
embargo esta cuenta fue cancelada según Orden de pago 118 de fecha 30 de noviembre
/2012.
A esta no conformidad, la Institución argumentó que: “Referente a la capacitación de

Telemática e Informática para los docentes de la Unión, esta no se pudo dar debido al poco
tiempo existente para la época por las diversas actividades. Además, como el señor JAIME
PENA BASTIDAS fue contratista por prestación de servicios para la actualización y
arreglado los computadores, y confiando de la buena fe, nos pareció fácil pagar por
adelantado este servicio. Es preciso aclarar que el valor de la capacitación fue devuelto en
su totalidad por el señor antes mencionado.
Debido a algunos acontecimientos inesperados en la zona donde laboro, se decidió utilizar el

dinero asignado para la capacitación en unas deudas por coronas funerarias dadas a un
alumno que murió en un accidente de tránsito y después a otros cuatro padres de familia
que murieron en un alud de tierra. Hechos ocurridos en la misma época. Además, pagamos
otros gastos como reconocimientos y estímulos a los docentes y alumnos de esta institución;
así como también la clausura”.
Conclusión
Como se observa el objeto contractual de la Orden de Prestación de Servicio No. 042 de

fecha 30/11/2012, consistente en la capacitación de informática y telemática a los docentes
de las sedes de la I.E. La Unión, no fue ejecutada, tal como se pudo constatar con los
docentes de las sedes de primaria y secundaria, los cuales manifestaron no haber recibido
capacitación alguna, (Acta de verificación de fecha 27/02/2014), sin embargo adjunto a la
Orden de Prestación de Servicios que reposa en la Institución, aparece la Orden de pago No.
118 de 2012 debidamente firmada por el Ordenador del gasto Señora Luz Marina Bahamón
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y el beneficiario Jaime Penna Bastidas; este documento refleja que efectivamente se canceló
el servicio en la suma de $1.000.000, cuando realmente esta capacitación no se realizó y no
se puede cancelar una Orden de prestación de servicio sin que su objeto contractual se haya
cumplido.
La respuesta confirma la irregularidad en el sentido de la devolución del dinero por parte del
contratista, lo cual confirma que efectivamente se canceló un servicio que no se había
prestado. Ahora bien, no considera cierta esta aseveración por cuanto en la Institución
educativa, no existe recibo de caja oficial, expedido por la Pagadora que demuestre que
efectivamente se hizo el reintegro de estos recursos por parte del Contratista, como tampoco
existe consignación alguna a la Cuenta del Fondo de Servicios Educativos por este concepto
que igualmente refleje la devolución mencionada.
De otra parte, se argumenta que con estos recursos se cancelaron deudas por coronas
funerarias dadas a un alumno y a cuatro padres de familia que murieron en esa época,
hecho que no concuerda con la factura allegada a nombre de Imelda Celis por ese concepto
la cual presenta fecha del 5/12/2013, es decir un año después. Ahora bien, el Decreto 4791
de 2008 en su art.11 establece claramente los conceptos para utilización de los recursos del
Fondo de Servicios Educativos, en los cuales estos gastos no se contemplan.
Así mismo sostiene que con estos recursos se cancelaron otros gastos como
reconocimientos y estímulos a los docentes y alumnos de esta institución; así como también
la clausura, sin embargo no se allegan facturas, recibos de caja oficial expedidos por la
Pagadora de la Institución con los cuales se demuestre que se cancelaron estos gastos.
Las razones expuestas, permiten concluir que existe un presunto detrimento fiscal de
$1.000.000 por cuanto se contrató un servicio y su objeto no se cumplió. Así mismo se
correrá traslado a las Entidades competentes para que valoren y califiquen el hecho
irregular.
Punto 19
“Otro punto muy importante que quiero denunciar es el atropello de la Rectora LUZ
MARINA BAHAMÓN, con la secretaria de la Institución debido a que la trata de
ladrona y dijo por la emisora Dinámica Stéreo, que ella era responsable de
embolsillarse los dineros, sin ser cierto ya que todas las salidas y pago de dineros va
bajo la firma y visto bueno de la rectora; de igual manera citó al Con sejo Directivo para
que le firmara un acta donde señalaba a la secretaria como responsable de los malos
manejos y todas la irregularidades en la Institución a lo cual el Consejo se negó a
firmar, VALE RESALTAR POR QUÉ RETIRO EL TESORERO Y PUSO TODO A CARGO
DE LA SECRETARIA? Vale la pena que la Auditoría revise el manual de funciones ya que
en calidad debe de existir en toda entidad, máxime cuando se trata del Gobierno.
De otro lado tenemos que la señora Rectora LUZ MARINA BAHAMÓN, todo el tiempo
trata de acomodar el Consejo Directivo a su antojo, pasando por encima de las
votaciones y de las actas, como en el caso que me pasó a mí en el 2011, yo entré en el
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Consejo de manera legal, pero en la primera reunión no me mandó convocatoria y ya

tenía en mi lugar a otra persona, por lo cual se pronunciaron los demás miembros del
consejo respaldando mi reclamo, y entonces aceptó que yo fuera miembro del consejo
directivo, y en este año 2013, tenemos el caso de DIEGO BUITRAGO que también
pasó lo mismo en la primera reunión cuando el también entró legalmente por votación,
y en su lugar ya había nombrado a otra persona y también por reclamo mío ratificó la
elección del señor Buitrago”.
Conclusión
Por competencias establecidas en el Decreto 4791/2008 en su Art.18, corresponde a la

Entidad Territorial certificada, en este caso la Secretaría de Educación Departamental,
ejercer el control y vigilancia sobre la organización y funcionamiento de las
Instituciones Educativas concretamente con la legalidad en el nombramiento e
integración de los miembros del Consejo Directivo.
Punto 20
“La ineficiencia de esta señora la demuestro con este documento, Anexo factura de
Electro Huila, código 400032937 valor total a pagar $733.040.00, dejó de pagar siete meses
(7), la energía, como ustedes pueden ver, la INSTITUCIÓN EDUCATIVA LA UNIÓN estuvo
sin luz un mes exactamente formándose el caos, no hubo clases de informática y en esa
misma fecha fueron los contratistas encargados de instalar la red los de Compartel, y no
pudieron llevar a cabo el trabajo en vista de que no había energía. Denota la rectora, lo
irresponsable, la falta de pertenencia con la institución, que teniendo dinero la Institución no
la cancela oportunamente.
El cuerpo de estudiante por Grados, de la Institución en su totalidad le allegó a la rectora

solicitud de reconexión de la luz, la cual anexo”.
Verificados los pagos de energía según reportes suministrados por la Electrificadora del
Huila, se observa que se canceló por concepto de energía de la Sede Principal la Unión la
suma de $733.040.oo el día 17/09/2013 en el Banco Agrario. Así mismo, se verificó que el
último pago anterior a este se había realizado el 20/03/2013 por un valor de $347.420,oo
en el Banco de Colombia. Observándose un retraso en el pago de 6 meses.
Conforme al seguimiento de los pagos por parte de la Alcaldía Municipal para la atención
de los servicios públicos de la Institución, se tiene que el Municipio en la vigencia 2013,
efectúo 2 giros: uno por un valor de $3.260.461 el 11/03/2013 y otro de $4.887.692.oo del
9/11/2013. Es importante mencionar que el primer giro de $3.260.461 alcanzaba para
cancelar 4 meses de las 10 Sedes de la Institución Educativa, es decir hasta el mes de
junio, sin embargo, el servicio de la Sede La Unión se canceló solamente en Marzo y no se
volvió a cancelar hasta la suspensión del servicio, 6 meses después.
Ahora bien, revisado el saldo de la Cuenta No.092-6 del Fondo de Servicios Educativos en
los meses de abril, mayo, junio, julio y agosto de 2013, la Institución contaba con la
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disponibilidad necesaria de recursos para atender este servicio, evitando la suspensión del
mismo, debido a las consecuencias que esto crea en una Institución Educativa, no solo
para su normal funcionamiento administrativo sino también académico, referente al
servicio de computadores, impresoras, fotocopiadoras, incluso la conservación de los
alimentos del restaurante escolar y la tienda escolar.
La irregularidad descrita, refleja claramente la inadecuada planeación de los recursos

cuando es responsabilidad de la Rectora elaborar el flujo de caja anual del Fondo de
Servicios Educativos estimados mes a mes previa disponibilidad presupuestal.
1.2.1 CONCLUSIONES GENERALES
Se contratan y se cancelan bienes y servicios sin el cumplimiento de los requisitos

legales (Documento de la Orden, Propuesta, Rut, antecedentes disciplinarios, afiliación a
seguridad social, certificado de disponibilidad, y de registro presupuestal) como tampoco
el certificado de cumplimiento (Ordenes de pagos Nos.793/2011, 796/2011, 030/2012,
032/2012, 028/2013, 23/2013, 18/2013 entre otras)
Se observa doble contratación en la prestación de algunos servicios por cuanto a pesar

que la Institución Educativa cuenta con el personal administrativo para tal fin, se contrata
a personas particulares para la realización de dichos servicios.
No existe control en el pago de las Ordenes de Prestación de servicio y suministros, toda

vez que se omite la exigencia del certificado de cumplimiento y el ingreso al Almacén de
la Institución, hecho irregular que permitió la cancelación de Ordenes, sin haberse
cumplido su objeto contractual.
Los servicios públicos de la Institución al igual que los bienes adquiriros a nombre de la
Institución (Celular y modem - internet), deben permanecer en ella para el servicio de la
comunidad educativa.
La suscripción de contratos de obra, amerita estricto cumplimiento legal (Ley 80/93 y

decretos reglamentarios), respecto a la exigencia de estudios previos, el cual incluye
estudios técnicos (planos), presupuestos, licencias de construcción y en sí la justificación
real de la necesidad.
La ejecución de los recursos de la Institución debe obedecer a un plan de compras que

incluya las necesidades más importantes de las diferentes sedes a solicitud de los
docentes y según aprobación del Consejo Directivo.
La compra de bienes para la Institución debe cumplir políticas públicas de calidad y

exigir las garantías necesarias que protejan los recursos en el evento de un daño y no
como ocurre cuando se adquieren equipos de segunda.
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La Institución presenta serias inconsistencias en el área de contratación debido a que no

se cuenta con un Manual de Contratación y de procedimientos. que cumpla con las
exigencias de ley, tales como: Estudios previos, objetos contractuales claros y precisos,
certificados de cumplimiento, informes de supervisión.
La dependencia de Almacén es inoperante y presenta falencias en su organización y

funcionamiento en cuanto a los materiales existentes en bodega, por cuanto no se
cuenta con un kardex donde se descargue o registre los movimientos de ingreso y de
salida de los elementos adquiridos y con respecto al manejo de los elementos
devolutivos y de consumo no presenta controles y/o registros debidamente firmados por
el docente que recibe y por la almacenista. Los comprobantes de entrada y de salida no
se encuentran pre numerados y firmados por el almacenista. El inventario se encuentra
desactualizado a 31 de diciembre de 2013.
2.2.3 DENUNCIA 134 de 2013
Esta denuncia reitera hechos que fueron abordados y dilucidados en la denuncia D-

130/2013, tales como: la compra de equipos como el enfriador de segunda, la compra de
una impresora, la capacitación de docentes del año 2012.
El grupo de auditoría clarificó aspectos relacionados con:
Punto 1
“La compra de una nevera de novecientos mil pesos con transporte hasta la sede Alto
Tablón en el año 2012, la cual fue entregada el año pasado por el Consorcio AVOSS para el
restaurante escolar con recursos de la Administración Municipal y cuyo transporte hasta la
vereda fue cubierto por la Junta de Acción Comunal (conforme lo expone el denunciante)”.
Revisadas las cuentas y comprobantes de egresos de los bienes adquiridos por la Institución
Educativa La Unión en las vigencias 2011, 2012 y 2013, se pudo constatar que si existe la
compra de una nevera según factura 5314/2011, la cual presenta las siguientes
características: Marca HACEB modelo 209 UPLAT, serie 90719601, compra que fue
realizada por la Docente Liliana Bahamón Álvarez conjuntamente con una madre de familia
la Señora Zaira Meneses como lo registra la factura y es la que actualmente reposa en la
Sede El Bajo Tablón y no como se argumenta en la denuncia.
Punto 2
“El costo de los implementos de aseo que entregó en la vereda Bajo Tablón por quinientos
treinta y cinco mil pesos y el docente sólo recibió un trapero, una escoba y una bolsa de
jabón en todo el año”.
Revisado el informe de gastos de la Sede El Bajo Tablón de la vigencia 2013, se observó,

que efectivamente se registra por compra de materiales de aseo el valor de $535.000, sin
embargo, con el fin de verificar en Almacén qué material se había entregado a esta Sede, se
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pudo comprobar que este valor obedecía a un error de digitación conforme lo manifestó la
responsable de Almacén, porque en realidad eran $56.400,oo para lo cual ella había
corregido el formato de entrega de materiales (Acta de verificación documental de fecha
27/02/2014).
2.2.3.1 Conclusiones generales
Debido a la falta de control en elementos devolutivos y de consumo entregados a los

docentes de las diferentes sedes mediante documento, se presentan inconsistencias
que no se aclaran en el momento de la entrega.
2.3 OTROS HALLAZGOS DETECTADOS
Hallazgo
Gran parte de los comprobantes de egresos, documentos que registran la firma del
beneficiario del pago y del Ordenador del gasto, no presentan firma de quien recibe el pago.
(Comprobantes Nos. 576, 577, 578, 579, 580, 581, 582, 583, entre otras).
Como respuesta la Institución argumentó que: En cuanto a la falta de firmas del beneficiario
del pago, se atenderá esta observación pues se presenta esta debilidad y hay que mejorarla.
Conclusión
Se acepta la respuesta, sin embargo se cuestiona esta falencia administrativa por cuanto la
carencia de las firmas ya sea del proveedor o del beneficiario refleja falta de legalidad en los
documentos, hecho que genera incertidumbre del desembolso, más aún cuando la
Administración cancela en efectivo y no mediante cheques.
Hallazgo
Revisadas las cuentas de pago de la vigencia 2010, 2011, de la Ordenes de Prestación de

servicios y suministros, se observa irregularidad respecto a los documentos que deben
anexarse a estas, tales como: Certificados de disponibilidad, certificado de registro
presupuestal, comprobantes de ingresos a Almacén, certificado de cumplimiento del objeto
contractual, Facturas (Ctas 2010, a favor de Ruby Peña Suarez, José Lizardo Ramón
Gómez, Luz Marina Gómez Alarcón, Ebanistería Suaza, Silvia Yovany Plazas, 2011: Víctor
Hugo Santanilla, Ome Murcia, José Ailzar. 2012: Adrián Montes Pajoy, Lennin Campos,
entre otras).
La Institución sostiene que respecto a los soportes de las cuentas pagadas hay que mejorar
este proceso, pues en algunos casos nos falta completar el total de los documentos
requeridos para contratar un servicio o comprar un bien.
Conclusión
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Es importante aclarar que los soportes se no se anexan a los contratos y no a las cuentas de
pago como quedó registrado en el hallazgo. Ahora bien, analizando la respuesta, esta deja
ver claramente cómo la carencia y falta de aplicación de un manual de procedimiento en el
proceso de contratación y de tesorería, genera serias inconsistencias de legalidad debido a
la falta de soportes tan importantes como el certificado de disponibilidad, certificado de
registros presupuestales, certificado de cumplimiento, documentos exigidos en las normas
tales como el Decreto-Ley de Presupuesto 111/96.
Hallazgo
Conforme a las Ordenes de Prestación de servicios relacionadas en el Cuadro, cuyos objetos

son la digitalización de: boletines, pre matrículas en el SIMAT, el PEI y organización del
archivo de presupuesto, actividades recurrentes al cargo de Auxiliar Administrativo de la
Institución que cumple funciones secretariales; se observa que la Administración contrató
estos servicios, hecho irregular que se considera como un presunto detrimento fiscal en la
suma de $4.063.000,oo, toda vez que la Administración efectúo un doble pago en la
cancelación de estas labores, puesto que la Institución en las fechas de las Ordenes contaba
en su planta de personal con las Señoras YAKELINE SALAZAR CUELLAR (Octubre 2010
hasta Marzo/2012) y PAOLA ANDREA CUELLAR (Julio/2012 a la fecha).
No. O.P.S.
Fecha Contratista Objeto Valor
No presenta Servicio de digitación y realización
orden 14/12/2010 Lida Margarita Pre matriculas en el SIMAT. $2.220.000,oo
Zambrano
Ord. Pago 762
18/10/2011 Luz Marina Gómez Digitalización trabajo PEI 100.000,oo
21/10/2011 Luz Marina Gómez Pre-matrículas Simat la Unión 100.000,oo
Servicio de digitación y
02 9/12/2011 Lida Margarita organización archivo presupuestal $1.509.000,oo
Zambrano
003 11/06/2013 Luz Marina Gómez Elaboración y digitación de
boletines. 134.000,oo
TOTAL $4.063.000,oo
Frente a esta irregularidad la Institución respondió que: En cuanto a la digitadora LIDA

ZAMBRANO CORTES, el Consejo Directivo en Acta No. 23 de fecha 29 de mayo de 2008,
aprobó el pago de una digitadora por cuentas de cobro. Propuestas hecha por el padre de
familia NELSON ZAMBRANO perteneciente a esta Institución, manifestó que el plantel
educativo necesitaba de una digitadora ya que no había una auxiliar administrativa y los
demás miembros del Consejo Directivo aprobaron esta propuesta.
Además LIDA ZAMBRANO CORTES, trabajó hasta meses antes que nos nombraran a la
auxiliar administrativa JAKELINE SALAZAR CUELLAR, después de este nombramiento no
se utilizaron más los servicios de esta persona.
Conclusión
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PROCESO: AUDITORIAS
CODIGO: D01.08-IT03
VERSION: 1
FECHA: 16-04-2014
Los argumentos presentados para desvirtuar esta observación no se aceptan, por cuanto
carecen de coherencia en el sentido de las fechas de las Órdenes de Servicios relacionadas
en el cuadro a nombre de Lida Zambrano Cortés y Luz Marina Gómez, las cuales presentan
fechas (14/12/2010, 18/10/2010, 21/10/2010, 9/12/2011 y 11/06/2013) en las que las
Señoras Jaqueline Salazar Cuellar y Paola Andrea Cuéllar fueron nombradas y
posesionadas como Auxiliares Administrativos con funciones secretariales, configurándose
desde luego un presunto detrimento fiscal de $4.063.000, debido al doble pago detectado sin
ninguna necesidad ya que estas funcionarias tenían la capacidad para hacerlo y
precisamente para eso se nombraban para que cumplieran funciones relacionadas con su
cargo y estas son funciones inherentes a este cargo de Auxiliar Administrativo con funciones
de secretaria.(A-F).
Hallazgo
Existe incumplimiento al Art. 15 del Decreto No. 4791/2008 respecto a la cobertura de la

póliza de manejo que ampara la Pagaduría de la I.E. la Unión, la que debe ser equivalente
“al menos al valor de lo presupuestado en el año inmediatamente anterior” (vigencia 2012
$88.787.000), toda vez que la Póliza No.121830 de fecha 27/08/2013 presenta un amparo
del valor asegurado inferior a esta cifra ($56.000.000), conforme lo exige el Decreto.
Conclusión
Se confirma la observación como hallazgo administrativo con presunción disciplinaria debido

a la contravención del Art. 15 del Decreto 4791/2008.
Hallazgo
Revisados los comprobantes de egresos de las vigencias 2010 Nos. 567, 568, 571, 642, 647,
648, 649, 656 y 2011 el No. 710 de las cuentas canceladas por concepto de transporte por
desplazamientos realizados por parte de la Rectora de la Institución, se observa un presunto
detrimento fiscal de $680.000, debido al incumplimiento del Decreto No.4791/2008 en cual
en su Art. 13 “prohíbe en la ejecución del gasto al Ordenador del gasto del Fondo de
Servicios Educativos, (inciso 2) “Reconocer y financiar gastos inherentes a la Administración
de personal, tales como viáticos, pasajes, gastos de viaje, desplazamientos y demás …”. Así
mismo, la Secretaría de Educación Departamental en las resoluciones Nos. 775 de la
vigencia 2010 y 247 de 2011 hace un reconocimiento a los Directivos de Instituciones
educativas cada 2 meses exclusivamente para que atienda este tipo de gastos.
Como respuesta a esta irregularidad la Institución replica que en cuanto a las cuentas
canceladas de transporte por desplazamientos realizados por la directora en los años 2010 y
una cuenta en el año 2011 el consejo directivo aprobó que se sacara del presupuesto para
que fuera a Neiva para hacer gestiones relacionadas con mi labor como rectora y gestora de
esta Institución; de lo anterior puede dar fe el señor DARIO MUÑOZ residente en la vereda la
unión y perteneciente al consejo directivo en el año 2010.
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PROCESO: AUDITORIAS
CODIGO: D01.08-IT03
VERSION: 1
FECHA: 16-04-2014
El reconocimiento para financiar los gastos de viaje y desplazamientos de los directivos,

docentes y administrativos se hizo con aprobación del consejo directivo mediante acta No.
002 del 2 de septiembre del año 2004. Anexo copia del acta del consejo directivo.
Conclusión
Tal como lo establece el Decreto Nacional 4791 de 2008 en su Art. 13. inciso 2
PROHIBICIONES EN LA EJECUCIÓN DEL GASTO, el ordenador del gasto del Fondo de
Servicios Educativos “no puede reconocer o financiar gastos inherentes a la
administración de personal, tales como viáticos, pasajes, gastos de viaje,
desplazamientos y demás”; sin embargo, la rectora de la Institución Educativa La Unión
contraviene este precepto normativo y autoriza gastos por estos conceptos, generando
desde luego un presunto daño a los recursos del Fondo de Servicios Educativos de la
Institución en la suma de $680.000, por cuanto en la vigencia 2010 autorizó y canceló
cuentas por este concepto de $590.000,oo y en la vigencia 2011 por $90.000,oo debido a
que se autorizaron viáticos y gastos de transporte tanto para la rectora (Luz Marina
Bahamón) como para algunos docentes (Carmenza Perdomo y Dalys Torres) incluso para
personas que no corresponden a la planta de personal de la Institución (Lida Margarita
Zambrano Cortés).
Aunado a esta irregularidad, la Secretaría de Educación Departamental, mediante resolución

0775 de 2010, considerando la prohibición de este Decreto, concede un día de viático
bimensual en la cuantía de $133.000 más el valor de $32.000 o $52.000 por concepto de
gastos de viaje a los Rectores y Directores Rurales de establecimientos educativos oficiales
del Departamento, para que se desplacen a Neiva a atender actividades oficiales inherentes
al empleo del que es titular fuera de su sede habitual de trabajo, tales como reuniones,
conferencias, investigaciones y trámites administrativos antes los Entes de control, Dian
entre otros, sin embargo, se observa que la Administración efectúa autorizaciones en gastos
por estos conceptos, contrariando las prohibiciones contempladas en el Decreto Nal.
4791/2008.
Se controvierte la respuesta, en el sentido de que estos reconocimientos fueron autorizados

por el Consejo Directivo de la Institución Educativa (no se allegaron los soportes), pese a que
este Consejo representa el máximo organismo de la Institución, igualmente debe acatar las
normas que rigen sobre la materia. Así las cosas, la respuesta no desvirtúa la no
conformidad, la cual se confirma como hallazgo de tipo administrativo y fiscal con presunción
disciplinara debido al presunto incumplimiento de la norma el cual generó un presunto
detrimento fiscal de $680.000,oo.
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PROCESO: AUDITORIAS

MUNICIPIO SUAZA (H) INSTITUCION EDUCATIVA LA UNION

VIGECIAS 2010-2011-2012 Y 2013

NEIVA, Abril del 2014

MUNICIPIO SUAZA (H) INSTITUCION EDUCATIVA LA UNION

VIGECIAS 2010-2011-2012 Y 2013

NEIVA, Abril del 2014

MUNICIPIO SUAZA. INSTITUCION EDUCATIVA LA UNION

Indira Burbano Montenegro

CLARA ROCIO SOTO MEDINA

ALBA LUZ MUÑÓZ SALAS

ESPERANZA GUTIERREZ QUINTERO

Neiva, Abril del 2014

Es responsabilidad de la Administración de la Institución, el contenido de la información

La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con el procedimiento establecido para esta

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resto del año, los montos de estos contratos son elevados”.

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