Capítulo 3

Principios y técnicas de control

Compras mayores y recepción

Análisis estructural

Sectores intervinientes definición y separación de funciones

 Verificar que exista una Clara definición de funciones y asignación de responsabilidades las
cuales cobran las transacciones involucradas en el procedimiento de compras y recepción
 Determinar si las decisiones máximas de las transacciones de compras se toman en niveles
jerárquicos adecuados conforme a la estructura general de la empresa
 Verificar si la estructura formal del sector responsable de compras es compatible con las
funciones que realmente se Ejecutan en el mismo
 Establecer si las transacciones de compras se efectúan bajo un régimen de centralización o
si por el contrario existe en el empresa más de un centro operativo que desarrolla esa
función. En este último caso analizar si existen razones que justifiquen la
descentralización.
 Comprobar el grado de cumplimiento del principio de control interno referente a
separación de funciones investigar en qué medida las funciones involucradas en compras
de están separadas de las que son propias de los siguientes sectores: almacenes recepción
control de existencias cuentas a pagar movimiento de fondos tesorería contaduría.
 Verificar si existen normas descritas referidas a las operaciones que integran el proceso de
compras comprobar si los procedimientos de están claramente expresados y se mantiene
actualizados verificar la coherencia y homogeneidad de las acciones y decisiones para
resolver problemas así como también la situación es que guardan similitud entre sí.
 Investigar si la empresa mantiene una política de relaciones humanas Y si los funcionarios
y empleados vinculados a funciones de compras son conscientes de la prohibición de
mantener vínculos comerciales o personales con los proveedores actuales o potenciales
de la organización para la cual trabajan averiguar si la empresa sigue una política de
rotación de personal para desalentar intentos de abuso de confianza a causa de la
experiencia adquirida por los empleados después de su larga permanencia en un mismo
puesto.
 Verificar De qué manera la organización dispone de archivos y registros que sirvan de
antecedentes y de elementos sensores para revisión y control de las operaciones de
compras y recepción controlar específicamente los siguientes elementos y su forma de
ordenamiento.
o Requerimientos de materiales de sectores productivos o pedidos de
reaprovisionamiento del sector almacenes
o Solicitud de cotizaciones a proveedores
o Cotizaciones recibidas
o Listas de precios de proveedores
o Órdenes de compra emitidas
o Partes de recepción
 o Tickets de control de balanza
o Informes de control de calidad
o Remitos de proveedores
o Informes de devoluciones
o Notas de débito a proveedores por devoluciones
o Antecedentes de operaciones anteriores efectuadas con proveedores grado de
cumplimiento servicio postventa calidad de los productos trayectoria comercial

Procesamiento electrónico de la información

Estructura organizativa y políticas

 Revisar que existan descripciones de puestos que aseguren la separación de funciones

entre los analistas y programadores designados para el desarrollo del sistema de compras
y recepción así como también de los operadores del centro de procesamiento de
información y de las terminales también deben estar separados las funciones de los
operadores de computación que participe en el procesamiento de transacciones de
compras y recepción y las de los encargados de la biblioteca de archivos magnéticos que
contengan los programas relativos a compras y recepción
 Asegurar que sólo las personas expresamente autorizadas en sus funciones puedan
permanecer en el área de operación de computadora y en las áreas de acceso a terminales
remotas en particular el personal asociado a funciones de compras y recepción debe tener
Vedado el acceso a las áreas indicadas
 Verificar que exista separación entre las funciones de quienes manipulan los bienes cuya
reposición adquisición se solicita y de quienes transfieren a la computadora los datos para
efectivizar las compras de los bienes
 Procura la rotación periódica de los operadores de computadora que participan en las
corridas de los programas asociados con las transacciones de compras y recepción a
efectos de evitar las tentaciones que puedan surgir en esos al detectar posibles
debilidades en los controles del sistema y en razón de sus experiencias
 Verificar que existan instrumentos precisas y que sean conocidas para los operadores los
cuales se indiquen a estos los procedimientos a seguir en caso de interrupción no deseado
o no programada de corridas de programas relativos a la gestión de compras y recepción
asegurar las condiciones de reinicio de los procesos en aquellas situaciones de emergencia
interrupción verificar que ante interrupciones prolongadas se cuente con personal
entrenado que asegure la continuidad de los procesos de solicitud de cotizaciones a
proveedores emisión de órdenes de compra emisión de partes de recepción y
reglamentación de estas operaciones
 Asegurar que todo programa de computación componente del sistema de compras y
recepción así como también la secuencia de corrido de esos programas hayan sido
aprobados por responsables de ese sistema verificar también que toda modificación
ejecutadas sobre los mismos haya sido sometida a aprobación de los niveles jerárquicos
no inferiores aquellos que aprobaron el sistema en su origen
 Comprobar la existencia de manuales de instrucción o de ayudas por pantalla para la
ejecución de corridas de programas del sistema de compras y recepción las instrucciones
 se deben referir a implementación del sistema operación de cada corrida de programas
funciones de impresión o de emisión por pantalla y procesos de verificación
 Observar si se mantienen registros referidos a corridos de aplicaciones de compras y
recepción que permiten obtener informes respecto de tiempos de utilización de equipos y
de programas identificación de operadores y terminales de intervinientes así como
también de cualquier situación de excepción durante la corrida Como por ejemplo
operación a cargo de programadores modificación de programas de la aplicación compras
y recepción etcétera
 Verificar que todos los informes de excepción que surjan de las corridas de los programas
del sistema de compras y recepción sean conocidos y actualizados por los responsables de
las áreas intervinientes gerencia de compras departamento de recepción gerencia de
finanzas departamento de contabilidad
 Verificar que se haya efectuado un análisis de riesgo para identificar programas críticos
aquellos en los que existe un alto grado de exposición al fraude programas que posibilitan
una categorización de proveedores no ajustadas a la realidad o falsa información necesaria
para concretar la Selección del proveedor más conveniente para cada operación o bien
que falseen datos sobre recepción en cuanto a cantidad o calidad
 Verificar el grado de confiabilidad de la tarea del sector control del departamento de
sistemas y procesamiento de la información en su relación con los usuarios del sistema de
compras y recepción observar el manejo de los controles de entrada de datos de los ítems
adquirir las salidas de información sobre pedidos de cotizaciones a proveedores análisis
del cotejo de cotizaciones y órdenes de compra emitidas
 Verificar que los programas de computación que integran el sistema de compras y
recepción sean convenientemente probados y aprobados por los niveles de
responsabilidad jerárquica de adecuada y que lo mismo ocurre con las modificaciones que
afecten a los mismos
 Confirmar que exista una política de administración de los recursos humanos que
Determine la interrupción del convenio laboral en aquellas situaciones en que los
miembros participantes en el sistema de compras y recepción no actúen conforme a los
lineamientos establecidos por la empresa ya sea por incumplimiento de sus
responsabilidades o por falta de habilidad técnica para la conducción y ejecución de las
operaciones
 Analizar los procedimientos que se desarrollan en el departamento de sistemas y
procesamiento de la información y en todo el entorno informático que rodea al
procedimiento de compras y recepción de modo de verificar que se cumplan las políticas
formuladas Por la alta gerencia con respecto a la gestión de aprovisionamiento
 Verificar que exista documentación del sistema de compras y recepción y de los
programas que lo integran que cumplan con los estándares lo anterior es válido tanto en
la ejecución de tareas manuales preparación de documentos para entrada de datos
requerimientos de reaprovisionamiento órdenes de compra uniformes de recepción como
en operaciones automatizadas
 Verificar que los Cortés periódicos de operaciones que tengan efectos contables por
ejemplo recepción de los ítems de reaprovisionamiento estén perfectamente
 sincronizados con otros procedimientos vinculados por ejemplo Constitución de pasivo
para liquidación y pago de proveedores
 Verificar que los archivos externos contenidos en discos dos cintas magnéticas que
almacena información referida a solicitudes internas de compras pedidos de cotización
cotizaciones órdenes de compra emitidas órdenes de compra pendientes de cumplimiento
registración de impuestos emergentes de las operaciones de compras contengan
etiquetas internas y externas que identifiquen el contenido de cada archivo la fecha y hora
de su última actualización el número de volumen de archivo el periodo de retención de
información dejar de lado la posibilidad de que esos archivos sean borrados
prematuramente asegurar que esos archivos mientras no sean utilizados en procesos
rutinarios se mantengan en recintos o áreas apropiadas separados físicamente del centro
de procesamiento
 Verificar que el desarrollo análisis y diseño del sistema de compras y recepción se efectúa
mediante una metodología aceptada y consistente y que satisfaga estándares predefinidos
 Verificar la existencia de políticas que orientan los mecanismos concretos adoptados para
originar modificar o Borrar datos almacenados en las bases de datos específicos o relativos
a pedidos de cotización cotizaciones órdenes de compra partes de recepción informes de
control de calidad
 Asegurar que se respete el principio de confidencialidad de la información relativa al
sistema de compras y recepción por ejemplo datos almacenados relativos a cotizaciones
de proveedores historial de proveedores antecedentes de industriales comerciales y
financieros verificar que el personal involucrado en las fases que integran el sistema de
compras y recepción conozcan la política y las normas de materia de confidencialidad y
reserva con relación a la transmisión indebida de información.

Análisis de procedimientos de control interno

Controles generales

 Verificar si todo el procedimiento de compras y recepción se apoya en instrumentos

oficiales manuales de instrucciones formales descritas que indiquen los pasos a seguir los
responsables de su ejecución la oportunidad de ejecución y resultados esperados
 Controlar si la información que se dispone antes de la toma de decisiones referidas a la
acción de comprar abarca satisfactoriamente los campos de conocimientos necesarios
para el perfeccionamiento de esas decisiones
 Verificar que en la empresa exista una Clara definición con respecto a lo que se considera
una compra mayor esto es a partir de qué monto o bajo qué condiciones la transacción
debe cumplir las exigencias más estrictas analizar si el monto establecido y razonable en
función del costo de satisfacer tales requisitos
 Comprobar que los procedimientos de compras declarados de oficiales abarquen todas las
alternativas que se pueden presentar con respeto a adquisiciones y contrataciones o bien
comprobar si existen excepciones aclarar si los mismos comprenden no sólo la adquisición
de bienes sino también la contratación de servicios
 Verificar si las compras y contratación de servicios se realizan únicamente sobre la base de
solicitudes autorizadas por funcionarios responsables conforme a la definición de
 funciones comprobar que el origen de las operaciones provenga de sectores
independientes del sector compras
 Controlar si existe Claridad con respecto a establecer en qué circunstancias un pedido de
compra puede surgir en un sector usuario directamente y en qué otras debe originarse en
el sector almacenes bajo la forma de pedido de reaprovisionamiento
 Investigar si en todas las transacciones de compras y contrataciones se solicitan
cotizaciones de precios y demás condiciones de la operación a varios proveedores cuyo
número dependerá del presupuesto que se haya formulado y en conformidad con la
escala determinada en las instrucciones establecidas averiguar si pueden existir
excepciones a esta Norma y en ese caso analizar los defectos que las mismas pueden
causar confirmar si los pedidos de cotizaciones y su respuesta se formulan por escrito
 Analizar Cuáles son los factores de los métodos que determinan los momentos y
cantidades a solicitar o reponer determinar si los mismos son acordes con la política de
inventarios y con los niveles de consumo programada si existe una definición con respecto
a la determinación del punto de pedido analizar la razonabilidad del mismo Para los
diversos elementos sobre los que se aplican
 Controlar si en el sector compras se disponen de información que permita conocer las
tendencias de los precios en el mercado proveedor de manera de poder tomar decisiones
más acertadas averiguar si existen en la empresa mecanismos que permiten determinar el
beneficio alcanzado con las decisiones tomadas
 Analizar los mecanismos y factores que se consideran en la asignación de la compra a un
proveedor determinado establecer si en la selección se aplica criterios que incluyen los
siguientes factores
o Historial antecedentes del proveedor
o Precio del producto
o Calidad con relación al precio
o Condiciones de venta
o Plazo y condiciones de entrega
o Formas de pago y condiciones para obtener bonificaciones o descuentos
o Servicio posventa
 Controlar si para cada transacción se registra el resultado del cotejo de las condiciones
ofertadas por los proveedores invitados a cotizar y si se manifiestan a razones de la
asignación observar si se guarda constancia de las causas En aquellos casos en los que la
asignación no recaiga En quién ofreció la cotización a precio más bajo
 Observar Quién o quiénes deciden la asignación de la compra a un proveedor verificar que
dicha responsabilidad sea acorde con la descripción de funciones previstas en el manual
de organización y en la parte referente al manual de procedimientos de terminar que la
revisión y comparación de precios y condiciones de las ofertas de los proveedores se
efectúa por un funcionario ajeno a las operaciones de compra como testigo en las
decisiones que se adopten para tal asignación
 Determinar qué en las transacciones de compra se preparen órdenes de compra controlar
si existe la posibilidad decepciones de esta Norma