Manual de Usuario

INDICE

Capitulo 1: Fundamentos básicos.

1.1 Acceso al sistema. 3
1.2 Pantalla Vsctotal 4
1.3 Opciones de selección. 5
1.3.1 Teclas utilizadas en el sistema. 6
1.4 Barra de herramientas. 6
1.5 Un vistazo a las pantallas. 7
1.5.1 Tipos de campos. 7
1.5.2 Lista de localización y visualización de información. 9
1.6 Un vistazo a los menús. 10
1.6.1 Menú sistema. 10
1.6.2 Menú edición. 11
1.6.3 Menú procesos generales. 11
1.6.4 Menú obra. 11
1.6.5 Menú reportes. 12
1.6.6 Menú herramientas. 12
1.6.7 Menú ayuda. 12

Capitulo 2: Configuración del sistema.

2.1 Datos y registros de la empresa. 13
2.2 Contabilidad. 15
2.2.1 Estructura de las cuentas contables. 15
2.2.2 Pólizas y facturación. 16
2.3 Ordenes de compra generales. 16
2.4 Establecer ruta de respaldo. 17
2.5 Contra recibos. 18
2.6 Insumos. 18
2.7 Almacén. 19
2.8 Opciones de configuración. 19
2.9 Unidades. 20
2.10 Monedas. 21
2.11 Sucursales. 22
2.12 Categorías. 23
2.13 Categorías movimientos. 24
2.14 Departamentos. 24
2.15 Tipos de movimientos. 25
2.16 Cuentas contables. 26
2.17 Grupos. 27
2.18 Tipo de proveedores. 28
2.19 Áreas de costeo. 29
2.20 Perfil de usuario. 29
2.21 Usuarios. 30

Capitulo 3: Obra.
3.1 Crear una obra. 32
3.2 Abrir una obra. 33
3.2 Modificando las propiedades de una obra. 33
3.4 Cerrar una obra. 35
3.5 Agregando el presupuesto de obra. 36
3.6 OPUS: Importar el catalogo general de insumos. 37
3.7 Catálogo de insumos de la obra. 37
3.8 Catalogo general de insumos. 38

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Capitulo 4: Modulo compras.

4.1 Catalogo de empleados. 42
4.2 Requisiciones de insumos. 43
4.3 Cotizaciones. 47
4.4 Ordenes de compra. 51

Capitulo 5: Modulo almacén.

5.1 Catálogo de almacén. 54
5.2 Definiendo el inventario inicial. 55
5.3 Entrada de insumos por O.C. 57
5.4 Entrada de insumos por factura de proveedor. 60
5.5 Traspaso de insumos. 62
5.6 Salidas de insumos. 64
5.7 Devolución de insumos. 67

Capitulo 6: Modulo administrativo.

6.1 Catálogo de clientes. 70
6.2 Catálogo de proveedor. 73
6.3 Catálogo de beneficiario. 75
6.4 Contra recibos. 77
6.5 Facturación a proveedor. 79
6.6 Nota de crédito a proveedor. 83
6.7 Facturación a cliente. 86
6.8 Nota de crédito a cliente 90

Capitulo 7: Modulo contabilidad.

7.1 Contpaq: Importar catalogo de cuentas contables. 93
7.2 Asociando cuentas contables. 94
7.3 Generación de pólizas 94
7.4 Revisión de pólizas. 97
7.5 Exportar pólizas a un archivo txt. 97
7.6 Dimm: Declaración de operaciones con clientes y proveedores. 98
7.7 Modulo contable 99

Capitulo 8: Modulo bancos.

8.1 Pagos. 101
8.2 Cobros. 105
8.3 Modulo Bancario. 106

Capitulo 9: Modulo Control

9.1 Estimaciones
9.2 Contratos

Capitulo 10: Utilerías

10.1 Opciones avanzadas. 109
10.2 Edición de informes. 110
10.3 Respaldo y restauración de datos. 110
Capitulo 11: Módulo Ejecutivo
11.1 Pantalla de VSCTotal Ejecutivo 121
11.2 Barra de Herramientas Ejecutivas 122
11.3 Barra de Menús del Sistema VSCTotal Ejecutivo 123
11.3.1 Menú Sistema 123
11.3.2 Cuentas por Pagar 124
11.3.3 Cuentas por Cobrar 127

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11.3.4 Antigüedad de Saldos 128

11.3.5 Saldos en Cuentas 132
11.3.6 Compras por Obra 134
11.3.7 Insumos por Almacén 140
11.3.8 Flujo de Efectivo 141
11.3.9 Información financiera global por Obra 143
11.3.10 Facturas Recibidas pendientes de Capturar 156
11.3.11 Movimientos de almacén 157
11.3.12 Comparativa del presupuesto (Control de obra) 158

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Capítulo
1
Fundamentos Básicos
Los fundamentos básicos son aquellos procedimientos que comúnmente el usuario puede llevar a cabo
sin mayor dificultad en el sistema. Aun así, no esta de más plasmar una descripción de los fundamentos
básicos del sistema VSCTotal. Algunos de estos fundamentos son: el acceso al sistema VSCTotal,
la pantalla de VSCTotal, las opciones de selección, la barra de herramientas del sistema, las
pantallas. Conforme vayamos avanzando en este capítulo, iremos describiendo los fundamentos
básicos del sistema.

1.1 
Acceso al sistema VSCTotal

Una vez que el sistema VSCTotal ha sido instalado, debe contactar al proveedor del sistema para
solicitar la clave de acceso (login y password) del VSCTotal. Para empezar a trabajar con VSCTotal
debe hacer click en el botón Inicio -> Programas -> VSCTotal -> VSCTotal, el sistema desplegará la
pantalla de acceso (ver Fig. 1-1), en esta introduce el login y password.

Fig. 1-1 Pantalla de acceso del sistema VSCTotal.

Si el sistema muestra el siguiente mensaje (ver Fig. 1-2), asegúrese que su password este
correctamente escrito, ya que el sistema toma en cuenta caracteres en mayúsculas y minúsculas, si aún
así no puede tener acceso consulte al administrador del sistema, para que dé de alta su clave de
acceso, ó para que reconfigure su password.

Fig. 1-2 Mensaje de error.

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1.2 
Pantalla de VSCTotal

La pantalla principal de VSCTotal esta dividida en seis segmentos, a continuación se describen:

2 4
3

Fig. 1-3 Pantalla del sistema VSCTotal.

1. Barra de titulo: Muestra el nombre del sistema. Como en cualquier ventana del sistema
®
operativo Microsoft Windows , del lado derecho se encuentran los botones de control de la
ventana los cuales tienen las siguientes funciones:

Minimiza la ventana en la barra de tareas.

Agranda a su máxima capacidad la pantalla del sistema.

Cambia la dimensión de la ventana a su tamaño original ya sea que se encuentre

maximizada o minimizada.

Cierra la ventana y la aplicación.

2. Barra de menús: Encontrará las opciones que en ese momento se encuentren habilitadas. Más
adelante se realiza una explicación detallada.

3. Barra de identificación de sesión: Observará el nombre de la empresa registrada por el sistema,

el nombre del usuario que esta en sesión y la obra en la que está trabajando.

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4. Barra de herramientas: Permite realizar operaciones sobre las interfaces de todo el sistema.
Más adelante se llevará a cabo una explicación formal.

5. Área de trabajo: Podrá llevar a cabo todas las operaciones del sistema.

6. Renglón de mensajes: Muestra mensajes de ayuda correspondientes a la opción seleccionada,

visualiza la hora e indica si tiene activa la escritura en mayúsculas o minúsculas y, las teclas del
bloque numérico.

1.3 Opciones de selección

®
VSCTotal es un sistema diseñado para usarse en plataformas Microsoft Windows , por lo tanto, las
opciones de selección están estandarizadas a las opciones de este sistema operativo. El menú de
VSCTotal puede seleccionarse a través del teclado o por medio del mouse, de la siguiente manera:

Presione la tecla Alt al mismo tiempo que

Alt + presiona la letra subrayada del menú al que
Letra subrayada desee acceder, con esto, activa cualquier
menú del sistema.
Utilice las flechas: para
desplazarse a través de los menús o
submenús del sistema. Antes de que utilice
estas flechas debe activar cualquier menú.

Utilice el Mouse para seleccionar objetos en

el sistema. Para seleccionar objetos
necesita desplazar el puntero del Mouse
hasta el objeto y posteriormente hacer click
con el botón izquierdo del Mouse. Doble
click sobre el mismo botón y con el objeto
seleccionado para visualizar el contenido
del objeto. Click sobre el botón derecho del
Mouse para visualizar las acciones que
puede realizar sobre el objeto seleccionado.
Este símbolo indica que el menú
seleccionado contiene un submenú.

Fig. 1-4 Opciones de selección.

1.3.1 Teclas utilizadas en el sistema

Teclas rápidas

El uso de las teclas rápidas permite aligerar un comando u opción del sistema, no hay necesidad de
seleccionar los menús para acceder a sus comandos. La siguiente tabla concentra el grupo de teclas
rápidas:

Ins Crea un nuevo registro.

Ctrl+m Modifica el registro actual.
Ctrl+g Graba el registro actual.
Ctrl+del Elimina el registro actual.
Ctrl+h Deshace los cambios realizados en el registro.
Ctrl+v Realiza la vista preliminar de los datos.
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Ctrl+i Imprime datos.

Ctrl+p Muestra las propiedades de la obra, insumos, etc.
Ctrl+f Visualiza la foto de la obra, insumos, etc.
Alt+f4 Cierra el sistema.
Ctrl+a Selecciona todo (texto, archivos, imágenes).
Ctrl+c Realiza la copia de texto, archivos, imágenes.
Ctrl+v Pega en alguna parte de la pantalla lo que fue copiado o cortado.
Ctrl+x Realiza el corte de texto, archivos, imágenes.
Ctrl+z Deshace lo realizado hace un momento atrás.

Fig. 1-5 Teclas rápidas.

Teclas utilizadas en listados e interfaces

VSCTotal® maneja un conjunto de teclas rápidas para un mejor desempeño en sus listados e
interfases, la siguiente tabla reúne ese grupo de teclas rápidas:

CTRL+B Esta combinación de teclas es utilizada en los listados del sistema

para realizar la búsqueda de datos, de acuerdo al registro
seleccionado.
TAB Esta combinación de teclas es utilizada en las interfases del
sistema (pantallas, catálogos, listados) para desplazarse a través
de sus componentes.

Fig. 1-6 Teclas rápidas para los listados e interfaces.

1.4 Barra de Herramientas

La barra de herramientas permite realizar operaciones sobre las interfaces del sistema con tan solo
hacer un click sobre cualquiera de sus opciones (botones). VSCTotal contiene dos barras de
herramientas, a continuación se describe cada una de ellas:
1 2 3 4 5 6 7

Fig. 1-7 Barra de Herramientas.

1. Crea un nuevo registro.

2. Permite modificar un registro.
3. Guarda un registro.
4. Elimina un registro.
5. Deshace la escritura.
6. Realiza la vista previa de la información que será enviada a impresión.
7. Realiza una impresión.

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Crea una nueva obra.

Permite abrir una obra.

Visualiza las propiedades de la obra activa.

Cierra la obra activa

Visualiza el catálogo de insumos de la obra activa

Muestra la explosión de insumos de la obra activa
Visualiza el presupuesto de la obra activa

Muestra el listado de la requisición de insumos de la obra activa

Visualiza el listado de las cotizaciones de la obra activa

Visualiza el listado de las ordenes de compra de la obra activa

Visualiza el listado de las estimaciones de la obra activa

Visualiza los destajos y subcontratos de la obra activa

Fig. 1-8 Barra de Herramientas.

Las opciones de la barra de herramientas: Nuevo, modificar, grabar, eliminar y deshacer; son utilizadas
en los catálogos e interfaces del sistema para la administración de la información. Vista preliminar e
imprimir, son usadas para la generación e impresión de reportes.

1.5 Un vistazo a las pantallas

Las interfases del sistema VSCTotal están formadas por diferentes elementos: cajas de texto,
controles, listados de información, barras de desplazamiento; a través de estos componentes introduce
y modifica datos, habilita y deshabilita tareas, y se desplaza a lo largo y ancho de las interfases.

1.5.1 Tipos de campos

Al decir tipos de campos nos estamos refiriendo a aquellos componentes de las interfases del sistema
tales como: controles de selección, cajas de texto y barras de desplazamiento. Los controles de
selección y las cajas de texto pueden estas en uno de los dos siguientes estados: activos o inactivos.

Controles y cajas de texto con estado activo

Son aquellos que puede utilizar para introducir, modificar y seleccionar datos. La siguiente tabla
concentra este tipo de componentes que encontrará en las interfases del sistema:

Este control permite seleccionar sólo una de sus

opciones haciendo click sobre ella. Note que
cuando elige una opción, la otra se desactiva
automáticamente.

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Haga click sobre el botón de esta caja de texto

para visualizar el listado desplegable y poder
seleccionar un elemento del listado.

Este control permite que seleccione una o varias

de sus opciones haciendo click sobre ella(s) Para
desactivar una opción activa, haga click sobre
ella(s)

Esta caja de texto permite que introduzca grandes

cantidades de texto, números o datos
alfanuméricos.

Esta caja de texto permite que introduzca

pequeñas cantidades texto, números o datos
alfanuméricos.

Fig. 1-9 Controles y cajas de texto con estado activo.

Controles y cajas de texto con estado inactivo

Son aquellos que solamente permiten visualizar datos, no permiten que realice otro tipo de acción sobre
ellos. La siguiente tabla concentra este tipo de componentes que encontrará en las interfases del
sistema:

Fig. 1-10 Controles y cajas de texto con estado inactivo.

Barras de desplazamiento

Para desplazarse a través de los listados de las pantallas y catálogos utilice las barras de
desplazamiento. Con la barra de desplazamiento horizontal se desplaza a nivel columna, con la barra
de desplazamiento vertical puede desplazarse a nivel fila.

Colocándose sobre Teniendo seleccionado Colocándose sobre

este botón y este rectángulo con el este botón y
haciendo click sobre click izquierdo del haciendo click sobre
él, podrá mouse, puede él, podrá
desplazarse a la desplazarse ya sea a la desplazarse a la
izquierda. mitad, al inicio o al final derecha.
de la barra.

Fig. 1-11 Barra de desplazamiento.

Existe otra manera de desplazarse sobre los listados de las interfases, para esto, necesita posicionarse
en una fila o columna del listado y posteriormente utilizar las flechas de desplazamiento.

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1.5.2 Listados de localización y visualización de información

VSCTotal maneja dos tipos de listados: listado de localización y listado de visualización, a través de
estos listados usted busca o simplemente consulta datos. A continuación describimos cada uno de
estos listados.

Listado de localización de elementos

El listado de localización aparece cuando realiza la búsqueda de elementos, tales como: clientes,
insumos, proveedores, cuentas contables. Este tipo de listado lo obtiene cuando trabaja sobre los
catálogos del sistema. A continuación describimos las acciones a implementar para seleccionar un
elemento en este listado:

1.- Haga click sobre el

elemento que busca.

Listado de localización de
elementos. Puede
desplazarse por las
columnas con la tecla de
tabulación.

2.- Haga click en este Si desea cancelar la

botón para seleccionar el selección del elemento,
elemento que busca y salir haga click en este botón.
del listado.
Fig. 1-12 Listado de localización.

Para realizar una búsqueda rápida de un elemento en el listado de localización debe posicionarse en
alguna columna del listado (celdas que no tengan datos) y utilizar la combinación de las teclas Ctrl + B,
el sistema visualizará la siguiente pantalla de búsqueda:

1.- Introduzca el dato a buscar.

2.- Haga click en este botón
para que el sistema realice la Haga click en este botón para
búsqueda del dato terminar la búsqueda.
introducido.
Fig. 1-13 Pantalla de búsqueda de un registro.

Listado de visualización de información

Este listado muestra la información que se encuentra registrada en la interfaz actual. La siguiente figura
visualiza las partes que conforman al listado de visualización:
Cabecera del listado.
Haciendo click en la Barra de titulo: Visualiza el
cabecera del listado ordena nombre de la interfaz y el
los datos de forma filtro actual.
ascendente. Haciendo click
+ tecla Ctrl. ordena los datos
de forma descendente.

Concentra la información
filtrada. Para desplazarse
por las columnas utilice la
tecla de tabulación.

Fig. 1-14 Listado de visualización de datos.

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El listado de visualización se complementa con el filtro de visualización. El filtro de visualización es un

pasador de información hacia el listado de visualización, a través del filtro define la información que
desea visualizar en el listado, en base a una fecha o periodo determinado. Para obtener el filtro de
visualización necesita ubicarse en una celda del listado (celda sin datos) y hacer doble click. El sistema
visualizará la siguiente pantalla:

1. - Haga click en este botón

y posteriormente seleccione
2. - Haga click en una de un elemento.
estas opciones para
visualizar la información
3. - Al elegir alguna de estas
correspondiente a alguna
opciones, el campo se activa
de estas fechas,
para que pueda introducir la
solamente puede
fecha o fechas.
seleccionar una opción.

4. - Haga click en este

botón para filtrar la Cancela el filtro de
información hacia el visualización.
listado.
Fig. 1-15 Filtro de visualización.

El listado de visualización también permite realizar búsquedas de elementos, la forma de llevar a cabo
la búsqueda es igual a como se realiza en el listado de localización.

1.6 Barra de menús del sistema VSCTotal®

La barra de menús concentra los menús del sistema y a través de esta obtiene las interfases de
VSCTotal®. Esta barra de menús esta conformada por los siguientes menús:

Fig. 1-16 Barra de menús del sistema VSCTotal.

1.6.1 Menú Sistema

Este menú concentra los comandos comúnmente utilizados por el usuario y son frecuentemente
aplicados en la mayoría de las interfases del sistema. La siguiente figura visualiza el contenido del
menú Sistema:

Fig. 1-17 Menú Sistema.

Las acciones que puede implementar por medio del menú Sistema son las siguientes:

Nuevo. Crear un nuevo registro.

Modificar. Modificar el registro actual.
Grabar. Grabar el registro actual.
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Eliminar. Eliminar el registro actual.

Deshacer. Deshacer los cambios realizados en el registro.
Vista Preliminar. Hacer la vista preliminar de los datos.
Imprimir. Imprimir datos.
Salir. Salir del sistema.

1.6.2 Menú Edición

Contiene comandos que son utilizados para realizar duplicados y eliminación de texto, imágenes y
archivos. La siguiente figura representa el contenido de este menú:

Fig. 1-18 Menú Edición.

Las acciones que puede llevar a cabo a través del menú Edición son las siguientes:

Seleccionar todo. Seleccionar texto, imágenes y archivos.

Borrar. Borrar texto, imágenes y archivos.
Pegar. Pegar texto, imágenes y archivos.
Copiar. Copiar texto, imágenes y archivos.
Cortar. Cortar texto, imágenes y archivos.
Deshacer. Deshacer cualquier acción realizada hace un momento atrás.

1.6.3 Menú Procesos generales

Contiene los principales catálogos del sistema, el módulo de cuentas por pagar, el módulo de cuentas
por cobrar, el módulo bancario y el módulo contable. La siguiente figura visualiza el contenido de este
menú:

Fig. 1-19 Menú Procesos generales.

1.6.4 Menú Obra

Este menú esta diseñado para trabajar específicamente con el contexto que rodea a las obras, ya sea
en la definición de nuevas obras o existentes. La siguiente figura representa el contenido de este menú:

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Fig. 1-20 Menú Obra.

1.6.5 Menú Reportes

La función principal de este menú es la generación de reportes con el objetivo de consultar información
registrada en el sistema, ya sea de forma visible en pantalla o impresa. La siguiente figura representa el
contenido de este reporte:

Fig. 1-21 Menú Reportes.

1.6.6 Menú Herramientas

Este menú es utilizado para realizar la configuración del sistema, establecer restricciones a los
usuarios, interactuar con programas contables y manipular la base de datos del sistema. La siguiente
figura visualiza el contenido de este menú:

Fig. 1-22 Menú Herramientas.

1.6.7 Menú Ayuda

Este menú concentra los créditos de autor y la dirección de la empresa desarrolladora del sistema
VSCTotal.

Fig. 1-23 Menú Ayuda

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Capitulo
2
Configuración del sistema
La configuración del sistema se refiere a establecer los datos particulares de la empresa, a definir la
estructura de las cuentas contables que serán utilizadas por el sistema, a especificar la forma de
trabajar con las pólizas, a definir la fecha y horario de revisión y pago de facturas, a configurar las
salidas y traspasos de insumos, como también, a especificar los insumos para los diferentes conceptos
(estimación, destajo, subcontrato) Lo antes mencionado solamente es una parte de lo que es la
configuración del sistema; conforme vayamos avanzando, iremos mencionando los elementos que
forman parte de esta configuración.

Para acceder a la configuración del sistema necesita localizar y seleccionar el menú Herramientas ->
Configuración del sistema, como lo indica la siguiente figura:

Fig. 2-1 Acceso a la Configuración del sistema.

2.1 Datos y registros de la empresa

Los datos y registros de la empresa es la información que describe la identidad de la empresa y su
distinción ante las demás dentro del mercado comercial. Primeramente describiremos los datos
correspondientes a la empresa y posteriormente comentaremos los registros de la empresa.

3 4
2

6 7

9
8 10

Fig. 2-2 Datos de la empresa.

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1. Introduzca el nombre de la empresa.

2. Haga click en este botón para seleccionar la imagen que utilizará como logotipo de la empresa.
Al utilizar este botón, el sistema visualizará una pantalla, a través de ésta podrá localizar la ruta
de acceso de la imagen.
3. Haga click en este botón para eliminar la imagen que utiliza como logotipo.
4. En esta área podrá introducir los datos correspondientes a la dirección de la empresa
(Dirección, Ciudad, Estado, C.P.)
5. Introduzca el RFC de la empresa.
6. Introduzca la CURP.
7. En esta área podrá introducir los datos correspondientes a la persona que proporcionará
información relacionada de la empresa.
8. Haga click en este botón para guardar los datos introducidos.
9. Haga click en este botón para aplicar los cambios realizados a los datos.
10. Haga click en este botón si no desea guardar los datos introducidos.

Ahora, describiremos los elementos que conforman la pestaña de registros de la empresa:

3
1
4

8 6

9 7

Fig. 2-3 Registros de la empresa.

1. En esta área podrá introducir los registros correspondientes a la empresa (CANACO, RFC,
Reg. Patronal, CMIC, porcentaje de IVA)
2. Para registrar una cuenta contable de retenciones, haga click sobre el botón de búsqueda y
posteriormente seleccione la cuenta. En el cuadro de texto podrá visualizar el nombre de la
cuenta seleccionada.
3. Introduzca la cantidad correspondiente al número de cuentas contables que serán impresas por
hoja de póliza.
4. Haga click en este botón de búsqueda para seleccionar la cuenta inicial que asociará al reporte
de costos.
5. Haga click en este botón de búsqueda para seleccionar la cuenta final que asociará al reporte
de costos.
6. Para registrar una cuenta cambiaria de pérdidas, haga click sobre el botón de búsqueda y
posteriormente seleccione la cuenta. En el cuadro de texto podrá visualizar el nombre de la
cuenta seleccionada.
7. Para registrar una cuenta cambiaria de utilidad, haga click sobre el botón de búsqueda y
posteriormente seleccione la cuenta. En el cuadro de texto podrá visualizar el nombre de la
cuenta seleccionada.
8. Active esta opción para que el sistema calcule automáticamente el siguiente número de cheque.
9. Active esta opción para que el sistema calcule el saldo de los cheques no autorizados a pagar.

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En los puntos que acabamos de describir mencionamos el uso del botón de búsqueda. Una vez que
pulsamos este botón, el sistema despliega una pantalla la cual nos permite seleccionar la cuenta. Usted
no debe tener dificultad para seleccionar la cuenta ya que en secciones anteriores se le explico como
buscar un elemento, en este caso es una cuenta contable (ver Fig.1-12)

2.2 Contabilidad
El uso de pólizas es el factor importante para poder llevar a cabo la contabilidad en la empresa, por esta
razón, esta sección es dedicada a la configuración de pólizas que utilizará para trabajar en el sistema.
También, definiremos la estructura de las cuentas contables que manejaremos en VSCTotal. Para
llevar a cabo lo antes mencionado, es necesario que se dirija al menú Herramientas -> Configuración
del sistema. El sistema desplegará la pantalla de Opciones de configuración del sistema, la cual
estudiaremos en las siguientes secciones.

2.2.1 Estructura de las cuentas contables

VSCTotal permite que usted defina la estructura de las cuentas contables, más sin embargo, es
indispensable que utilice la misma estructura que maneja el programa contable CONTPAQ, para que
posteriormente no se presenten inconvenientes en la administración de las pólizas.

Para que usted lleve a cabo la definición de la estructura de las cuentas contables, debe tener visible la
pantalla Opciones de configuración del sistema, posteriormente seleccione la pestaña Pólizas y
facturación.

1
2
3

Fig. 2-4 Pólizas y facturación: Estructura de las cuentas contables.

1. Introduzca la estructura para las cuentas contables. En este caso, deseamos que la estructura
de las cuentas contables este compuestas de 3 dígitos + 3 dígitos + 3 dígitos, por lo tanto,
debe introducir 333.
2. Introduzca la cantidad correspondiente al número de dígitos que integrarán la cuenta contable
destinada para una obra.
3. Introduzca la cantidad correspondiente al número de dígitos que integrarán la cuenta contable
destinada a los insumos de la obra.
4. De esta forma quedará estructurada la cuenta contable, y será la que el sistema maneje.

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2.2.2 Pólizas y facturación

Al principio de este tema mencionamos la importancia que tienen las pólizas en la contabilidad, es por
ello, que en esta sección definiremos la forma de trabajar con las pólizas. También, haremos mención
sobre la configuración de facturas.

3
2 4

5 7

6
Fig. 2-5 Configuración de pólizas y facturas.

1. Active esta opción para que el sistema visualice las ordenes de compras (O.C.) asociadas a las
facturas de proveedores.
2. La generación de una póliza de cheque puede ser: igual al número de cheque o, al consecutivo
de egresos del cheque. Seleccione una de las dos alternativas, dependiendo la forma en que
desee generar la póliza de cheque.
3. Active esta opción para que el sistema genere pólizas de forma automática.
4. Active esta opción para que el sistema visualice las cuentas contables pertenecientes a una
cuenta de mayor.
5. En esta área podrá especificar el tipo de pólizas que utilizará en las transferencias entre
cuentas, en los egresos e ingresos de movimientos bancarios.
6. Pendiente.
7. Introduzca el número con el cual iniciará el folio de la factura.

2.3 Ordenes de compra generales

Las ordenas de compra generales son aquellas que pertenecen a una o más obras, mientras que las
ordenes de compra de la obra son aquellas que corresponden a una sola obra en especifico. Enseguida
se describe la configuración de las ordenes de compras generales para establecer la forma de trabajar
con ellas en el sistema.

Para que usted pueda realizar la configuración de las ordenes de compra generales, debe tener visible
la pantalla Opciones de configuración y posteriormente seleccione la pestaña Otros.

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Fig. 2-6 Otros: Configuración de las ordenes de compra generales.

1. Al capturar una O.C. los insumos pueden ser asignados a las obras que solicitan dichos
insumos, o bien, pueden ser asignados a una o varias obras. Active una de las dos alternativas.
2. Active esta opción para que el sistema visualice mensajes de advertencia cuando realice una
compra y la cantidad de los insumos sobrepasa el presupuesto.

2.4 Establecer ruta de respaldo

Siempre es conveniente realizar respaldos de las bases de datos que usted maneja en la empresa, esto
evitará probablemente perdidas de información inesperadas, o simplemente una mayor seguridad de su
información. A continuación describiremos la forma de llevar a cabo el respaldo de sus bases de datos
con el sistema VSCTotal.

2
1

Fig. 2-7 Otros: Respaldo de bases de datos.

1. Haga click en este botón de búsqueda para que el sistema visualice una pantalla, en la cual
podrá especificar el directorio para guardar la base de datos.
2. Visualizará el directorio de respaldo de la base de datos una vez seleccionada.

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2.5 Contra recibos

El sistema VSCTotal le da la facilidad de establecer un plan de revisión y pagos de facturas con la

intención de que usted tenga un mejor control sobre estas actividades. A continuación se describe como
realizar esta configuración.

3
1

Fig. 2-8 Otros: Configuración de revisiones y pagos de facturas.

1. Haga click sobre estas opciones para especificar la programación de los días de la semana en
los cuales realizará las revisiones y pagos de facturas.
2. Introduzca el horario en el cual realizará las revisiones de las facturas.
3. Introduzca el horario en el cual realizará los pagos de las facturas.

2.6 Insumos
En esta sección podrá especificar la forma en que dará salida a los insumos de almacén, como también,
especificar la manera de realizar traspasos de insumos. De igual forma, podrá definir aquellos insumos
que utilizará para los conceptos de estimación, destajo y subcontratos.

Fig. 2-9 Configuración de insumos.

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1. Usted puede visualizar las salidas y traspasos de insumos en una de las siguientes formas:
salidas y traspasos de insumos para una obra en especifico o, salidas y traspasos de insumos
para todas las obras. Active una de estas dos opciones.
2. Haga click en el botón de búsqueda y posteriormente seleccione la clave del insumo que
asociará para el concepto de estimación. En el cuadro de texto podrá visualizar el nombre del
insumo seleccionado.
3. Haga click en el botón de búsqueda y posteriormente seleccione la clave del insumo que
asociará para el concepto de destajo. En el cuadro de texto podrá visualizar el nombre del
insumo seleccionado.
4. Haga click en el botón de búsqueda y posteriormente seleccione la clave del insumo que
asociará para el concepto de subcontratos. En el cuadro de texto podrá visualizar el nombre del
insumo seleccionado.

2.7 Almacén
En esta sección podrá realizar la configuración sobre la forma de manipular los insumos registrados en
almacén, de igual forma, especificar el método de costeo de inventarios que utilizará para las salidas de
insumos.

Fig. 2-10 Almacén.

1. Active esta opción para que el sistema visualice los insumos inventariados y no inventariados
en las entradas de almacén.
2. Active esta opción para que el sistema sincronice el registro de facturas de proveedores contra
entregas en almacén.
3. El coste de salida de un insumo que esta en almacén puede ser de dos formas. La primera, el
coste del insumo que saldrá del inventario será de acuerdo a su primera entrada que tuvo en el
inventario (PEPS) La segunda, el coste del insumo que saldrá del inventario será igual al coste
total del inventario entre la cantidad total de insumos (PPP) Active una de estas dos opciones.

2.8 Opciones de configuración

VSCTotal maneja diversos catálogos, los “catálogos principales” del sistema que son los más
comúnmente utilizados por el usuario se localizan en el menú de procesos generales, pero esos los
describiremos más adelante. En esta sección nos enfocaremos a aquellos catálogos que forman parte
de la configuración del sistema. Para acceder a estos catálogos, localice y seleccione el menú
Herramientas -> Opciones de configuración, posteriormente elija el catálogo con el cual desee trabajar
(ver Fig. 2-11)

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 Manual de Usuario

Fig. 2-11 Acceso a Opciones de configuración.

2.9 Unidades
Unidades se refieren a la forma en que se pueden manejar los insumo en la obra, algunas de estas
unidades son: kilogramos, metros, litros, horas; por mencionar algunas. En este catálogo podrá registrar
nuevas unidades, realizar modificaciones a las unidades registradas, generar reportes e imprimir las
unidades que se encuentran almacenadas en este catálogo. A continuación se describen los elementos
que forman parte del catálogo de unidades:

Datos

Por medio de la pestaña datos, usted podrá registrar datos correspondientes a una nueva unidad,
también podrá realizar modificaciones a las unidades registradas. Enseguida describiremos los
elementos que conforman a esta pantalla:

2
4

Fig. 2-12 Catálogo de Unidades: Datos.

1. Visualizará la clave asociada a la unidad. El sistema genera de forma automática la clave.

2. Introduzca el nombre de la unidad (Kg, Mts, Lts)
3. Introduzca información adicional a la unidad.
4. Visualizará las unidades registradas en el catálogo.

Conversión

VSCTotal permite realizar conversiones entre unidades equivalentes, por mencionar un ejemplo,
podrá llevar a cabo la conversión de una unidad dada en metros a su equivalente en kilometros o
viseversa. Cuando ustede desee realizar conversiones entre unidades que no son equivalentes, el
sistema no se lo permitirá, por ejemplo, el sistema no permite efectuar la conversión de una unidad
dada en litros a su equivalente en metros.

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 Manual de Usuario

Para llevar a cabo la conversión entre unidades, primeramente necesita seleccionar la pestaña
conversión del catálogo de unidades. Posteriormente, haga click sobre el nombre de una de las
unidades registradas en el catálogo. Haga click en el botón agregar. Lo demás se describe con ayuda
de la siguiente figura:

2 3
5

4 6

7 8

Fig. 2-13 Conversión entre unidades.

1. En esta área de listado visualizará la unidad y factor de conversión.

2. Haga click en este botón para que el sistema visualice la pantalla de conversiones de unidades
y pueda empezar a realizar la conversión.
3. Utilice este botón si desea eliminar la conversión del listado de conversiones.
4. Haga click en este botón para que pueda seleccionar la unidad base de conversión.
5. Introduzca el factor de conversión.
6. Haga click en este botón para que pueda seleccionar la unidad equivalente a la unidad base.
7. Haga click en este botón para guardar la conversión.
8. Haga click en este botón si desea cancelar la conversión.

Por ultimo, si usted necesita generar reportes de las unidades registradas en este catálogo, debe tener
visible el catálogo de unidades y posteriormente hacer click en el botón vista preliminar de la barra de
herramientas. Una vez que tiene visible el reporte de unidades, puede imprimirlo; para esto debe utilizar
el botón imprimir de la pantalla vista preliminar.

2.10 Monedas
En este catálogo podrá registrar nuevos tipos de monedas (peso, dólar, euro), modificar los datos
relacionados con los tipos de monedas, generar reportes de los tipos de monedas registrados en este
catálogo e imprimir los tipos de monedas.

Datos

Por medio de la pantalla datos, usted podrá dar de alta nuevos tipo de moneda o, realizar cambios a
los datos de los tipos de monedas registrados. A continuación describiremos los elementos que
conforman esta pantalla:

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 Manual de Usuario

1
2

7 3

5
6

Fig. 2-14 Catálogo de Monedas.

1. Visualizará la clave asociada al tipo de moneda. La clave es generada automáticamente por el

sistema.
2. Introduzca el nombre / tipo de la moneda (pesos, dólares, euros)
3. Introduzca una descripción adicional al nombre de la moneda.
4. Introduzca el tipo de cambio base de la moneda.
5. Introduzca la leyenda que utilizará para la moneda (M.N, USD)
6. Introduzca el símbolo que asociará a la moneda.
7. En este listado visualizará las monedas registradas en el catálogo.

2.11 Sucursales
Por medio de este catálogo podrá registrar las sucursales que forman parte de la empresa, modificar la
información de las sucursales, generar reportes de las sucursales de la empresa e imprimirlos, y dar de
baja aquellas sucursales que ya no estén en trabajando para la empresa.

Datos

Seleccione la pestaña datos del catálogo sucursales para que pueda dar de alta nuevas sucursales, o
bien, modificar los datos de sucursales existentes en el catálogo. A continuación describiremos los
elementos que conforman a esta pantalla:

6 3

Fig. 2-15 Catálogo de Sucursales: Datos.

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 Manual de Usuario

1. Visualizará la clave asociada a la sucursal. La clave es generada automáticamente por el

sistema.
2. Introduzca el nombre de la sucursal.
3. Introduzca el nombre de la persona responsable de la sucursal.
4. Introduzca el número de teléfono y fax de la sucursal.
5. En esta área podrá introducir notas adicionales a la sucursal.
6. Por medio de este listado visualizará las sucursales registradas en el catálogo.

Dirección.

Para registrar la dirección de la sucursal, debe seleccionar la pestaña dirección del catálogo de
sucursales, en esta pantalla introducirá la dirección (calle, colonia), ciudad, estado y C.P.
correspondiente a la sucursal. En esta pantalla también podrá realizar modificaciones a la dirección.

2.12 Categorías
Por medio del catálogo de categorías podrá registrar la especialidad / puesto de los empleados que
laboran en la empresa. También podrá modificar los datos relacionados con las categorías de los
empleados, podrá eliminar categorías, conseguirá generar reportes de las categorías registradas en
este catálogo y además, imprimir dichos reportes.

Datos

Para que usted pueda introducir nuevas categorías de empleados o realizar modificaciones a dichas
categorías, debe seleccionar la pestaña datos de este catálogo. A continuación describiremos los
elementos que conforman esta pantalla:

2
4

Fig. 2-16 Catálogo de Categorías: Datos.

1. Visualizará la clave asociada a la categoría. La clave es generada automáticamente por el

sistema.
2. Introduzca el nombre de la categoría (especialidad)
3. Introduzca la descripción adicional a la categoría.
4. En este listado visualizará las categorías registradas en el catálogo.

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2.13 Categorías de movimientos

Para dar de alta aquellos movimientos bancarios que manipulará la empresa, debe utilizar el catálogo
de categoría de movimientos bancarios. En este catálogo podrá realizar modificaciones a los datos de
los movimientos bancarios registrados, conseguirá eliminar movimientos bancarios registrados en este
catálogo, logrará generar reportes e imprimir los movimientos bancarios que se encuentren recopilados
en este catálogo. Por mencionar algunos de los movimientos bancarios que usted podrá registrar en
este catálogo se encuentran: cheques, depósitos, transferencia entre cuentas.

Datos

Al seleccionar la pestaña datos de este catálogo, usted podrá dar de alta nuevos movimientos
bancarios, así como también, realizar modificaciones a los datos relacionados con los movimientos
bancarios. A continuación describiremos los elementos que conforman esta pantalla:

2
5

Fig. 2-17 Catálogo de Movimientos bancarios: Datos.

1. Visualizará la clave asociada al movimiento bancario. La clave es generada automáticamente

por el sistema.
2. Introduzca el nombre que identificará al movimiento bancario.
3. Introduzca una descripción adicional al movimiento bancario.
4. Haga click en este botón para especificar el tipo del movimiento bancario.
5. En esta área visualizará los movimientos bancarios registrados en el catálogo.

2.14 Departamentos
Dentro de la empresa existen diversos departamentos los cuales cubren ciertas funciones dentro de
esta, VSCTotal utiliza el catálogo de departamentos para registrar aquellos departamentos que
forman parte de la empresa. Por mencionar algunos departamentos podrían ser: administrativo,
contable, ventas, asesoria, entre otros. En este catálogo también podrá realizar bajas de los
departamentos que ya no estén dando servicio a la empresa. A continuación describiremos los
elementos que conforman a este catálogo.

Datos

En esta pantalla podrá dar de alta los departamentos que actualmente están en funcionamiento en la
empresa o, eliminar departamentos que ya no estén prestando servicios dentro de la empresa. La
pantalla datos esta constituida por los siguientes elementos:

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3 2

Fig. 2-18 Catálogo de Departamentos.

1. Visualizará la clave asociada al departamento. La clave es generada automáticamente por el

sistema.
2. Introduzca el nombre del departamento.
3. En esta área visualizará los departamentos registrados en el catálogo.

2.15 Tipos de movimientos

En este catálogo podrá registrar las categorias de movimientos para los insumos generales, de igual
forma podrá dar de baja dichas categorias de movimientos. A continuación describiremos los elementos
que conforman este catálogo.

Datos

Por medio de la pantalla datos, podrá registrar los tipos de movimientos que utilizará posteriormente en
los insumos generales, al momento de definir la categoría del insumo general. Enseguida
mencionaremos los componentes que integran esta pantalla:

3
4
5
6

Fig. 2-19 Catálogo de Tipo de movimientos.

1. Visualizará la clave asociada al tipo de movimiento. La clave es generada automáticamente por

el sistema.
2. Introduzca el nombre del tipo de movimiento.
3. Haga click en el botón de este listado desplegable para que pueda seleccionar la naturaleza del
tipo de movimiento (cargo, abono)
4. Active esta opción para que este movimiento tenga asociado un IVA.

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5. Utilice este botón para asociar una cuenta contable al movimiento actual. Al haber pulsado este
botón, el sistema visualizará la pantalla de “localizar cuentas contables”, en esta, podrá
seleccionar una cuenta contable. Una vez seleccionada la cuenta contable, podrá visualizar
dicha cuenta y el nombre de esta en los cuadros de texto cercanos a este botón.
6. Al utilizar este botón, también podrá asociar cuentas contables a los movimientos, podría
decirse que de una forma más rápida. Al pulsar este botón, el sistema visualizará la siguiente
pantalla:

1 2

4 5 6 7 8

Fig. 2-20 Asignación de cuentas contables.

1. Seleccione el o los tipos de movimientos a los cuales desea asociar cuentas contables.
2. En esta área visualiza los datos relacionados con cada uno de los tipos de movimientos, los
datos son: código (clave), descripción, cuenta contable y el concepto.
3. Active esta opción para seleccionar a todos los tipos de movimientos.
4. Haga click en este botón para que el sistema nos permita asociar cuentas contables al o los
tipos de movimientos seleccionados.
5. Haga click en este botón para regresar al catálogo de tipos de movimientos.
6. Haga click en este botón para que el sistema aplique las modificaciones realizadas a los tipos
de movimientos.
7. Haga click en este botón para guardar las modificaciones realizadas.
8. Haga click en este botón para cancelar las modificaciones realizadas antes de la ultima
grabación.

2.16 Cuentas contables

En este catálogo es donde registrará las cuentas contables que utilizará en el sistema. Es indispensable
que utilice cuentas contables si desea llevar a cabo asientos contables de sus operaciones. Las cuentas
contables que utilice tendrán la estructura que definió en la configuración del sistema. A continuación
describiremos los elementos que conforman a este catálogo.

Datos

En la pantalla datos, usted deberá introducir las referencias correspondientes a las cuentas contables
que registre en este catálogo. Esta pantalla esta formada por los siguientes elementos:

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1
2

9 3

4
5
8
6
7

Fig. 2-21 Catálogo de Cuentas contables: Datos.

1. Introduzca el número y nombre de la cuenta contable.

2. Haga click en este botón para que el sistema visualice la pantalla “localizar cuenta contable” y
posteriormente pueda seleccionar la cuenta contable. Una vez seleccionada la cuenta contable,
podrá visualizar dicha cuenta y su nombre en los cuadros de texto cercanos a este botón.
3. Haga click sobre el botón del listado desplegable para que pueda seleccionar el tipo de la
cuenta contable.
4. Introduzca la fecha en que dio de alta la cuenta contable.
5. Visualizará la fecha del ultimo movimiento asociado a la cuenta contable.
6. Introduzca el dígito de agrupación para la cuenta contable.
7. Haga click en esta opción para activar el estado de la cuenta contable, es decir, para que la
pueda utilizar. De lo contrario, si ya no desea utilizar la cuenta contable, haga click nuevamente
en esta opción para desactivar el estado de dicha cuenta.
8. Active una de estas opciones para especificarle al sistema si la cuenta contable tendrá o no,
asociada una cuenta contable de mayor.
9. En esta área podrá visualizar las cuentas contables registradas en el catálogo.

2.17 Grupos

El sistema VSCTotal administra gran variedad de insumos que serán utilizados en una o varias obras,
estos insumos usted los puede tener clasificados en grupos para una mejor gestión. Este catálogo esta
diseñado especialmente para eso, para registrar grupos en los cuales puede clasificar a los insumos de
las diversas obras. Por dar un ejemplo, algunos de los grupos que usted podría registrar, serian:
materiales, servicios, herramientas, mano de obra, entre otros. A continuación describiremos los
elementos que conforman a este catálogo.

Datos

En la pantalla datos, usted podrá dar de alta aquellos grupos que a definido utilizar para la clasificación
de los insumos. Enseguida describiremos los componentes de esta pantalla:

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2
4

Fig. 2-22 Catálogo de Grupos.

1. Visualizará la clave asociada al grupo. La clave es generada automáticamente por el sistema.

2. Introduzca el nombre del grupo.
3. Introduzca una descripción adicional al nombre del grupo.
4. En esta área visualizará los grupos registrados en el catálogo.

2.18 Tipos de proveedores

Las actividades que desempeñan los proveedores pueden ser la comercialización de materiales o la
prestación de servicios a la empresa, por mencionar algunas; estas y otras más actividades que
desarrollen los proveedores las puede registrar en este catálogo. A continuación describiremos los
elementos que conforman a este catálogo.

Datos

En la pantalla datos registrará las actividades que prestan los proveedores a la empresa, por ejemplo,
servicios o comercialización de materiales. Enseguida describiremos los elementos que conforman a
esta pantalla:

3
2

Fig. 2-23 Catálogo de Clasificación de proveedores.

1. Introduzca la clave para el tipo de proveedor.

2. Introduzca el nombre del tipo de proveedor.
3. En esta área podrá visualizar los tipos de proveedores registrados en el catálogo.

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2.19 Áreas de costeo

Hemos entendido ya, que los insumos son aquellos que utilizamos para llevar a cabo una o varias
obras, pero lo que falta especificar es en que área de costeo se utilizan dichos insumos en la obra. En
este catálogo podrá registrar las distintas áreas de costeo en las cuales posiblemente empleará los
insumos. A continuación describiremos los componentes que conforman a este catálogo.

Datos

En la pantalla datos, podrá dar de alta o eliminar las áreas de costeo en las cuales utilizará los insumos,
de igual forma, asociará la cuenta contable para dicha área de costeo. Enseguida describiremos los
componentes de esta pantalla:

4
3

Fig. 2-24 Catálogo de Áreas de costeo.

1. Visualizará la clave asociada al área de costeo. La clave es generada automáticamente por el

sistema.
2. Introduzca el nombre del área de costeo.
3. Haga click en este botón para que el sistema visualice la pantalla de “localizar cuenta contable”
y posteriormente seleccione la cuenta contable. Una vez seleccionada la cuenta contable, podrá
visualizar dicha cuenta y su nombre en los cuadros de textos cercanos a este botón.
4. En esta área visualizará las áreas de costeo registradas en el catálogo.

2.20 Perfil de usuarios

Un tema importante que no debemos pasar por altos es el de los perfiles de usuarios, es decir,
establecer las restricciones que se aplicarán a los usuarios del sistema. Algunos usuario tendrán mayor
privilegio que otros, en lo que se refiere a la utilización del sistema. El usuario con mayor grado de
prioridad es el administrador, esta persona podrá otorgar los privilegios de utilización a los demás
usuarios. Por ultimo, los perfiles de usuario definen a que opciones de los menús tienen acceso los
usuarios del sistema.

La configuración de los perfiles de usuarios la podrá realizar a través del menú Herramientas,
seleccionando la opción Perfiles de usuario. El sistema visualizará el catálogo de perfiles de usuario
(ver Fig.2-25) A continuación describiremos los elementos que contiene la pestaña datos.

Datos

Por medio de la pantalla datos, podrá registrar los perfiles de usuarios que trabajarán en el sistema.
Enseguida describiremos sus elementos:

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2
4

Fig. 2-25 Catálogo de Perfiles de usuario: Datos.

1. Visualizará la clave asociada al perfil del usuario. El sistema genera automáticamente esta
clave.
2. Introduzca el nombre correspondiente al perfil del usuario.
3. Introduzca una descripción adicional al perfil del usuario.
4. En esta área visualizará los perfiles de usuarios registrados en el catálogo.

Hemos explicado los elementos que conforman a la pestaña datos. Como podrá observar, esta no es la
única pestaña que conforma a dicho catálogo, existen otras, pero solo haremos mención de ellas. Las
otras pestañas solamente informan sobre las actividades que los usuarios pueden realizar en el
sistema, el administrador del sistema es la única persona que puede activar o desactivar estas
actividades y asociarlas a los perfiles de usuario, por lo tanto, cada perfil de usuario trabajará bajo
ciertas restricciones en el sistema.

2.21 Usuarios
Por medio de este catálogo, el administrador del sistema registrará a los usuarios que tendrán acceso al
sistema y especificará el perfil del usuario, como también, el login y password de dicho usuario.

Para acceder al catálogo de usuarios es necesario desplazarse al menú Herramientas, posteriormente

elegir la opción Usuarios. El sistema desplegará el catálogo de usuarios (ver Fig. 2-26).

Datos

A través de la pantalla datos, podrá dar de alta a los usuarios que trabajarán con el sistema, en esta
pantalla deberá especificar el perfil asociado a cada usuario, al igual que su contraseña. A continuación
describiremos los elementos que conforman a esta pantalla:

1
2

3
4
5
10 6

8
9

Fig. 2-26 Catálogo de Usuarios: Datos.

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1. Visualizará la clave asociada al usuario. La clave es generada automáticamente por el sistema.

2. Visualizará la fecha de registro del usuario.
3. Introduzca el nombre del usuario.
4. Haga click en el botón del listado desplegable para seleccionar el perfil del usuario.
5. Haga click en el botón del listado desplegable para asociarle una sucursal al usuario.
6. Active esta opción para que el sistema posteriormente visualice la información de las sucursales
activas que trabajan para la empresa.
7. En esta área de trabajo deberá introducir la clave de acceso del usuario (login y password).
8. Active esta opción para que el usuario pueda acceder a todas las obras almacenadas en el
sistema.
9. Active esta opción para que el usuario posteriormente pueda autorizar la programación de los
pagos.
10. En esta área de listado visualizará los usuarios registrados en el catálogo.

El catálogo de usuarios, además de su pantalla datos, contiene otras dos pantallas: Dirección y foto. La
pantalla dirección es utilizada para registrar la dirección del usuario, mientras que la pantalla foto es
utilizada por si desea asociar una fotografía al usuario.

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Capitulo
3
Obra
En el área de la construcción, la unidad de costo es la obra, por lo que es importante establecer que
todo documento emitido o recibido por la empresa indique a que obra va dirigida. Conociendo la
importancia de esta unidad de costeo, en este capitulo iremos comentando sobre aquellas actividades
que están involucrados con esta unidad de costeo.

Para empezar a trabajar con esta unidad de costeo, primeramente debe trasladarse al menú Obra y
posteriormente elegir la función que desee realizar. Este menú contiene las siguientes funciones:

Fig. 3-1 Menú Obra.

3.1 Crear una obra

Cuando la empresa constructora a adquirido una nueva obra, y la obra ya ha sido aprobada para
empezar a trabajar en ella, la empresa puede registrar la obra por medio del sistema VSCTotal. Para
dar de alta una obra, debe desplazarse al menú Obra, posteriormente elegir la opción Nueva. El sistema
desplegará la siguiente pantalla:

1
2

3 4

Fig. 3-2 Crear una obra.

1. Introduzca el nombre de la nueva obra (el nombre de la obra debe ser único y no exceder de 10
caracteres), usando como caracteres especiales el guión medio (-), el guión bajo (_) y la
diagonal (/)
2. En esta área visualizará el directorio en el cual se guardará la obra.
3. Haga click en este botón para grabar la obra.
4. Haga click en este botón para cancelar la grabación de la obra.

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3.2 Abrir una obra

Una vez que ya ha registrado una obra podrá empezar a trabajar en ella, para esto, deberá abrir la
obra. Para abrir una obra debe estar posicionado en el menú Obras y posteriormente elegir la opción
Abrir. El sistema visualizará la siguiente pantalla:

3 4

5
6 7

Fig. 3-3 Abrir una obra.

1. Haga click en el botón del listado desplegable y posteriormente seleccione la obra que desea
abrir.
2. En esta área visualizará los datos correspondientes de la obra que abrirá.
3. En esta área visualizará la imagen asociada a la obra.
4. Active esta opción para que el sistema visualice en el área de trabajo de la pantalla principal del
sistema, la imagen que utilizará como logotipo de la empresa.
5. Active esta opción para que el sistema visualice las obras cerradas que se encuentran
registradas en el sistema. Una obra cerrada puede ser aquella que ya a concluido.
6. Una vez que ha seleccionado la obra que desea abrir, pulse este botón para empezar a trabajar
en ella.
7. Haga click en este botón para cancelar la apertura de la obra seleccionada.

3.3 Modificar propiedades de una obra

Las propiedades de la obra representan en forma general la información relacionada con una obra, esta
información describe la identidad de dicha obra, representa el informe financiero y presupuesto de la
obra. A través de las propiedades de la obra, también podrá realizar la importación del presupuesto
para la obra, la explosión de insumos de la obra, entre otras actividades. Conforme vayamos
avanzando, iremos comentando todas aquellas actividades que están relacionadas con las propiedades
de la obra.

Para acceder a las propiedades de la obra, primeramente debe localizar y seleccionar el menú Obra,
posteriormente, elija la opción Propiedades. El sistema visualizará la siguiente pantalla:

1
2 12
3 4 13
5 14

7 15

16
11
8 9 10 6 17

Fig. 3-4 Datos de la obra.

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1. Haga click en el botón de este listado desplegable y posteriormente defina el estado de la obra
(activa o cerrada) El estado activa, indica que puede seguir trabajando en la obra. El estado
cerrada, especifica que usted ya no puede seguir trabajando en la obra.
2. En esta área podrá introducir el nombre de la obra.
3. Introduzca el número de contrato correspondiente a la obra.
4. Haga click en este botón para que el sistema visualice la pantalla de localización de propietario
y posteriormente seleccione el propietario que asociará a la obra.
5. Introduzca el nombre del supervisor asignado a la obra.
6. Haga click en este botón del listado desplegable y posteriormente seleccione la persona que
será la responsable de la obra.
7. Introduzca las notas adicionales a la descripción de la obra.
8. Haga click en este botón para que el sistema visualice la pantalla de localización de cuentas
contables, posteriormente seleccione la cuenta contable de egresos.
9. Este botón tiene la misma función que la del punto anterior, solamente que este permite agregar
cuentas contables de una forma más rápida. Una vez que a pulsado este botón, el sistema
visualizará la pantalla de asignación de cuentas contables, seleccione la o las obras a las
cuales desea asociar una cuenta contable y posteriormente asigne la cuenta contable de
egresos.
10. Introduzca el número de departamento COI.
11. Active esta opción para que posteriormente pueda contabilizar el IVA en la obra.
12. En esta área visualizará el logotipo asociado a la obra.
13. Haga click en este botón para reemplazar el logotipo de la obra.
14. Haga click en este botón para descartar el logotipo de la obra.
15. Al pulsar este botón, el sistema visualizará la pantalla de actualizaciones de presupuesto en la
cual podrá observar las fechas de modificaciones realizadas al presupuesto, al igual que el
usuario que realizó la actualización.
16. Haga click en este botón para grabar las modificaciones realizadas a las propiedades de la
obra.
17. Haga click en este botón para cerrar la pantalla de propiedades de la obra.

Resumen financiero

Resumen financiero es otra de las pantallas que forma parte de las propiedades de la obra, en esta
pantalla podrá visualizar el presupuesto total de la obra arrojado por el sistema OPUS, al igual que el
resumen financiero de la obra (ingresos, egresos, estimación de la obra y avance total de la obra) A
continuación comentaremos sobre los elementos de esta pantalla:

Fig. 3-5 Resumen financiero de la obra.

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1. En esta área visualizará el presupuesto total de la obra arrojado por el sistema OPUS, el costo
directo de la obra, el porcentaje indirecto de los insumos, el presupuesto contratado y costo
total de la obra.
2. En esta área visualizará el resumen financiero de la obra (ingresos, egresos, ultima estimación
y el avance total de la obra)

Presupuesto

En esta pantalla podrá modificar manualmente el presupuesto total arrojado por el sistema OPUS, ya
que en ocasiones este presupuesto puede ser insuficiente para cubrir la obra. También, visualizará la
comparativa de insumos de la obra y obtendrá el presupuesto destinado a cada grupo de insumos de la
obra.

1 2 3

Fig. 3-6 Presupuesto de la obra.

1. Active esta opción para que el sistema le permita modificar manualmente el presupuesto
arrojado por el sistema OPUS. Podrá modificar el presupuesto total de la obra y el presupuesto
destinado a cada grupo de insumos.
2. Haga uso de este botón para que pueda visualizar la pantalla de comparativa de insumos de la
obra. Esta pantalla cuenta con un filtro de datos, el cual puede utilizar para obtener de una
forma más especifica la comparativa de insumos.
3. Haga uso de este botón para que el sistema visualice la comparativa de insumos por medio de
una grafica de barras. Esta grafica de barras representa a los grupos de insumos de la obra, al
igual que lo presupuestado, estimado y comprado para cada grupo de insumos.
4. En esta área visualizará los grupos de insumos de la obra, como también, el resumen general
del presupuesto, lo estimado, lo comprado y lo programado para cada grupo de insumos.

3.4 Cerrar una obra

Una vez que la constructora a terminado o clausurado el trabajo de una obra que fue registrada en el
sistema, esta obra debe ser cerrada en el sistema. Al cerrar la obra, ya no podrá seguir realizando
actividades en ella, pero si podrá visualizar la información relacionada con la obra, para esto debe abrir
la obra (el estado de la obra debe ser activa)

Para cerrar una obra activa debe utilizar el menú Obra, y posteriormente elegir la opción Propiedades,
el sistema desplegará la pantalla Propiedades de la obra. En esta pantalla observará un campo como el
de la Fig. 3-7, en el cual debe elegir el estado CERRADA. Por ultimo, debe guardar los cambios
realizados.

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Fig. 3-7 Cerrar una obra.

3.5 Agregando el presupuesto de obra

El presupuesto en una obra es importante, a través de este, la empresa constructora puede establecer
una suposición de cuánto gastará en el desarrollo de dicha obra. También, el presupuesto de la obra
ayuda a construir una comparativa de lo presupuestado contra lo comprado. Por lo anterior, el sistema
VSCTotal facilita a las empresas constructoras manejar presupuestos de sus obras para tener un
mejor control sobre los gastos involucrados en las obras.

Sabiendo la importancia que tiene el presupuesto en la obra, ahora mencionaremos la manera de

agregar el presupuesto a una obra. Para agregar el presupuesto a una obra, debe utilizar el menú Obra
y posteriormente elegir la opción Propiedades, enseguida el sistema visualizará la pantalla de
propiedades de la obra.

En la pantalla propiedades de la obra encontrará el botón Actualizar explosión de insumos ( ), haga

uso de este botón para que el sistema despliegue la pantalla Actualizar datos de la obra. En esta
pantalla deberá especificar el programa que utilizará para generar el presupuesto de la obra.

4 5

Fig. 3-8 Actualizar datos de la obra.

1. Utilice el botón de este listado desplegable para elegir el programa que utilizará para generar el
presupuesto de la obra, elija OPUS.
2. Haga uso de este botón para que el sistema visualice la pantalla de localización de directorio,
en esta, deberá especificar la ruta del archivo fuente (OPUS)
3. Utilice este campo para introducir notas adicionales.
4. Una vez que ha seleccionado el programa, debe utilizar este botón para que el sistema haga la
actualización del presupuesto de la obra.
5. Utilice este botón para cancelar la actualización del presupuesto de la obra y cerrar la pantalla.

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3.6 OPUS: Importar el catálogo de insumos

Una de las ventajas con las que cuenta el sistema VSCTotal es la de interactúa con otros sistemas del
mercado, entre los que se destaca el sistema OPUS. El sistema OPUS es una herramienta que utiliza el
sistema VSCTotal para generar los presupuestos de las obras, a través de OPUS importaremos los
precios unitarios de los insumos que serán asignados en el catálogo de insumos de la obra.

Para importar el catálogo de insumos desde OPUS, debe hacer uso del menú Herramientas,
posteriormente seleccione la opción OPUS, por ultimo, elija Importar catálogo de insumos. El sistema
desplegará la siguiente pantalla (ver Fig. 3-9), en la cual deberá especificar la ruta de acceso del
archivo que utilizará para importar el presupuesto para la obra.

2 3

Fig. 3-9 Importar catálogo general de insumos

1. Utilice este botón para que pueda establecer la ruta de acceso del archivo que contiene los
precios unitarios de los insumos.
2. Utilice este botón para empezar a importar el catálogo de insumos de OPUS.
3. Utilice este botón para cancelar la importación del catálogo de insumos y cerrar la pantalla.

3.7 Catálogo de insumos

En el catálogo de insumos encontrará los insumos que forman parte de una obra en especifica, es decir,
los insumos que utilizará para llevar a cabo dicha obra. El sistema VSCTotal maneja también el
catálogo general de insumos, pero ese, lo describiremos en el siguiente apartado.

Para trabajar en el catálogo de insumos, debe utilizar el menú Obra, y posteriormente seleccionar la
opción Catálogo de insumos. El sistema visualizará una pantalla como la de la figura 3-11.

Datos

Por medio de esta pantalla datos, podrá registrar los insumos que utilizará para el desarrollo de una
obra en especifica, también podrá realizar modificaciones a los datos de los insumos y eliminar insumos
de este catálogo. A continuación describiremos los elementos que conforman a esta pantalla:

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Fig. 3-10 Catálogo de Insumos: Datos.

1. En este campo visualizará la clave asociada al insumo. El sistema genera automáticamente la

clave.
2. Utilice el botón de este listado desplegable para seleccionar la unidad que asociará al insumo.
3. Utilice el botón de este listado desplegable para seleccionar el grupo al que pertenecerá el
insumo.
4. Introduzca el nombre del insumo.
5. Introduzca la cantidad presupuestada del insumo.
6. Introduzca el precio promedio presupuestado que tomará como punto de referencia para
procesos posteriores.
7. En esta área de trabajo visualizará los insumos registrados en el catálogo.

Agregar un insumo desde el catálogo general de insumos

El catálogo de insumos contiene los insumos que utilizará para llevar a cabo una obra en especifica. El
registro de estos insumos, lo realizó introduciendo manualmente los datos de cada insumo a través de
los campos de la pantalla datos. Existe otra forma de añadir insumos al catálogo de insumos, es por
medio del catálogo general de insumos.

Para añadir un insumo desde el catálogo general de insumos hacia el catálogo de insumos, debe utilizar
el botón Agregar un insumo general ( ), el cual se encuentra en el catálogo de insumos. Una vez que
a pulsado este botón, el sistema desplegará la pantalla localizar insumo, en esta visualizará los insumos
del catálogo general, por ultimo, seleccione el insumo que desea agregar al catálogo de insumos.

3.8 Catálogo general de insumos

En el catálogo general de insumos tendrá disponible a todos aquellos insumos que ha utilizado en las
diferentes obras que ha realizado, y podrá exportar cualquiera de estos insumos al catálogo de
insumos. La diferencia que existe entre estos dos catálogos es la siguiente; el catálogo de insumos
solamente contiene los insumos de una obra, mientras que el catálogo general de insumos contiene los
insumos de todas las obras.

Para poder trabajar en el catálogo general de insumos, debe utilizar el menú Procesos generales,
posteriormente seleccione la opción Catálogos, y por ultimo, elija la opción General de insumos.

Datos

La pantalla datos es una de las que conforman a este catálogo, en esta pantalla registrará los insumos
generales que utilizará para las distintas obras. A través de la pantalla datos, también podrá realizar
modificaciones a los datos de los insumos y de igual forma, podrá eliminar insumos registrados en este
catálogo. Esta pantalla contiene algunos elementos que son semejantes a la pantalla datos, del

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catálogo insumos, es por ello que solo explicaremos aquellos elementos diferentes al catálogo de
insumos:

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Fig. 3-11 Catálogo de Insumos general: Datos.

1. Utilice este botón para que el sistema visualice la pantalla historial de compras del insumo
seleccionado.
2. Utilice el botón de este listado desplegable y posteriormente seleccione el área a la que será
destinado el insumo (albañilería, plomería, u otra)
3. Utilice el botón de este listado desplegable y posteriormente seleccione la categoría que
asociará al insumo.
4. Active esta opción para que el insumo sea inventariado y así, pueda ser controlado por medio
de entradas, salidas, traspasos y devoluciones a almacén.
5. Introduzca el nombre del almacén en donde estará acumulado el insumo.
6. Introduzca la cantidad mínima en existencia del insumo acumulada en almacén.
7. Introduzca la cantidad máxima en existencia del insumo acumulada en almacén.
8. En esta área de trabajo visualizará los insumos generales registrados en el catálogo.

Contabilidad

La pantalla contabilidad es otra de las que conforman al catálogo general de insumos, por medio de
esta pantalla realizará la asignación de cuenta contable de egreso e ingreso a cada insumo del catálogo
general. A continuación describiremos los elementos que conforman a esta pantalla:

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Fig. 3-12 Catálogo de Insumos general: Contabilidad.

1. Active estas opciones para que la cuenta de egresos e ingresos del insumo sea desglosada a
través de costo por obra.
2. Active esta opción para que la cuenta de egresos del insumo sea desglosada por área de
costeo.
3. Utilice este botón para que el sistema visualice la pantalla de localización de cuentas contables,
una vez visible esta pantalla, seleccione la cuenta contable de egresos.
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4. Utilice este botón para que el sistema visualice la pantalla asignación de cuentas contables, una
vez visible esta pantalla, seleccione los insumos generales a los cuales desea asignar una
cuenta contable, posteriormente asigne la cuenta contable.
5. Utilice este botón para que el sistema visualice la pantalla de localización de cuentas contables,
una vez visible esta pantalla, seleccione la cuenta contable de ingresos.
6. Utilice este botón para que el sistema visualice la pantalla de categorías de insumos, una vez
visible esta pantalla, seleccione los insumos a los cuales desea asignar una categoría de
movimiento, posteriormente asigne la categoría.

3.9 Explosión de insumos

La explosión de insumos es una representación de todos los insumos que están involucrados en el
desarrollo de una obra, la explosión de insumos la puede realizar a través del programa OPUS. Para
visualizar la explosión de insumos de la obra en la cual esta trabajando, debe utilizar el menú Obra, y
posteriormente elija la opción Explosión de insumos. Otra forma de obtener la explosión de insumos de
la obra es utilizando el botón Ver explosión de insumos ( ), que se encuentra en la pantalla
Propiedades de la obra. Al manejar cualquiera de estas dos alternativas para visualizar la explosión de
insumos, el sistema desplegará la siguiente pantalla:

Fig. 3-13 Explosión de insumos de la obra.

1. Esta área de trabajo es conocida como filtro de insumos, aquí especificará los insumos que
desea visualizar en el listado de explosión de insumos, para esto, haga click en la opción
deseada.
2. En este listado visualizará los detalles de los insumos filtrados a través del filtro de insumos.

3.10 Presupuesto de la obra

El presupuesto de la obra es una representación de lo que supuestamente se gastará para desarrollar
una obra. En secciones anteriores hemos comentado ya sobre lo que es el presupuesto de la obra, y la
forma en que lo podemos obtener, pero veamos un poco más sobre el presupuesto de la obra.

Para acceder al presupuesto de la obra, debe utilizar el menú Obra, y posteriormente elija la opción
Presupuesto, el sistema visualizará la pantalla de presupuesto de la obra, observe la siguiente figura:

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Fig. 3-14 Presupuesto de la obra.

En la anterior pantalla visualizará los detalles del presupuesto de la obra. En la pantalla de presupuesto
de la obra, también podrá observar las estimaciones de la obra, para esto, debe activar la pestaña
Estimaciones. Una vez que tenga visible las estimaciones de la obra, haga doble click sobre una de
ellas para visualizar el detalle de la estimación. Podrá hacer lo mismo para los contratos de la obra.

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Capitulo
4
Módulo Compras
En este capitulo comentaremos sobre el catálogo de empleados, detallaremos los aspectos
relacionados con las requisiciones de insumos que solicita un empleado, describiremos la elaboración
de cotizaciones a proveedores y por ultimo, haremos mención sobre los aspectos involucrados en las
ordenes de compras a proveedores.

4.1 Catálogo Empleados

Este catálogo es utilizado para concentrar en él, los empleados que laboran en la empresa. A través del
catálogo Empleados podrá registrar a los nuevos empleados de la compañía, también logrará realizar
modificaciones a los datos de los empleados, y dar de baja a aquellos empleados que ya no laboran
más para la organización.

Para que usted empiece a trabajar en el catálogo Empleados, primeramente debe activar el menú
Procesos generales, posteriormente seleccione la opción Catálogos, por ultimo, elija la opción
Empleados. El sistema visualizará el catálogo Empleados (ver Fig. 4-1)

Datos

La pantalla datos es una de las que conforman a este catálogo, esta pantalla es utilizada para realizar
en ella, las capturas de datos de los empleados de la empresa. Enseguida mencionaremos los
elementos que conforman a esta pantalla:

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Fig. 4-1 Catálogo de Empleados: Datos.

1. En este campo visualizará la clave asociada al empleado. La clave es generada

automáticamente por el sistema.
2. Active esta opción para especificar que este empleado aún esta laborando en la empresa. De lo
contrario, si el empleado ya no labora en la organización, entonces desactive esta opción.
3. Introduzca la especialidad del empleado.
4. Introduzca el nombre del empleado.
5. Utilice el botón de este listado desplegable, posteriormente seleccione la categoría que asociará
al empleado.
6. En este campo visualizará la fecha en que dio de alta al empleado en la empresa.

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7. Utilice este botón para que el sistema visualice la pantalla “localizar cuenta contable”,
posteriormente seleccione la cuenta contable de crédito que asociará al empleado.
8. En este campo visualizará el nombre de la cuenta contable, una vez seleccionada.
9. Utilice este botón para que el sistema visualice la pantalla “asignar cuentas contables”. Una vez
visible esta pantalla, seleccione los empleados a los que desea asignar una cuenta contable de
crédito, por ultimo, asigne la cuenta contable de crédito.
10. En esta área de trabajo visualizará los empleados registrados en el catálogo.

Independientemente de la pantalla datos, el catálogo de empleados cuenta con la pantalla dirección,

foto y la pantalla fabricación. Estas pantallas, al igual que la pantalla datos, son utilizadas para efectuar
la captura de datos correspondiente a la dirección domicilir del empleado, para asociar una fotografia
que identifique al empleado y, para asociar el codigo y tipo de empleado.

4.2 Requisiciones de insumos

La requisición de insumos es el punto de partida en el proceso de compras de insumos, las
requisiciones son elaboradas por los empleados de la empresa. En la requisición de insumos se
concentran los posibles insumos que serán utilizados para el desarrollo la obra. A través de las
requisiciones de insumos, usted podrá elaborar cotizaciones y ordenes de compras a proveedores.

Para empezar a conocer los aspectos relacionados con las requisiciones de insumos, debe activar el
menú Obra, posteriormente seleccione la opción Requisición de insumos. El sistema desplegará la
siguiente pantalla:

Fig. 4-2 Listado de Requisición de insumos.

En la figura 4-2 visualizará las requisiciones de insumos que se han registrado en el sistema hasta el
día de hoy, pero antes, debe utilizar el filtro de visualización. Para obtener el filtro de visualización debe
hacer doble click sobre las celdas que no tengan datos en el listado de requisiciones de insumos, una
vez visible dicho filtro, deberá especificar la fecha de elaboración de las requisiciones que desea
visualizar.

Fig. 4-3 Filtro de visualización.

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A través del listado de requisiciones de insumos, usted logrará visualizar el contenido de cada
requisición de insumos, de forma más explicita. Para visualizar el contenido de una requisición de
insumos, primeramente debe seleccionar la requisición; por ultimo, haga doble click sobre esta. El
sistema visualizará la pantalla “Requisición de insumos”, esta pantalla contiene los datos de la
requisición y el desglose de insumos que conforman a la requisición.

Otra de las facilidades que proporciona el listado de requisición de insumos, es la de ordenar los datos
que se encuentran concentrados en él, ya sea de forma ascendente o descendente. Para ordenar los
datos de forma ascendente, haga click sobre la cabecera del listado de requisición de insumos (Fig. 4-2,
fila color gris) Para ordenar los datos de forma descendente, haga Ctrl. + click sobre la cabecera del
listado de requisición de insumos (Fig. 4-2)

Por ultimo, en el listado de requisición de insumos también podrá realizar búsquedas de algunos
registros, normalmente de datos numérico y fechas. Para realizar las búsquedas de registros debe estar
ubicado en el listado de requisiciones de insumos, posteriormente debe utilizar la combinación de las
teclas Ctrl. + B, el sistema desplegará la pantalla de búsqueda, en esta debe introducir el dato a buscar.

Crear Requisición de insumos

Para capturar una nueva requisición de insumos, primeramente debe esta ubicado en el listado de
requisiciones de insumos, posteriormente utilice el botón Nuevo ( ) de la barra de herramientas,
inmediatamente el sistema desplegará la siguiente pantalla:

Datos

La pantalla datos es la primera que visualizará al registrar una requisición de insumos, en esta pantalla
introducirá los siguientes datos:

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Fig. 4-4 Requisición de insumos: Datos.

1. Utilice este botón para que el sistema visualice la pantalla “localizar empleado”, posteriormente
seleccione el nombre del empleado que solicita la nueva requisición de insumos.
2. Introduzca el área u oficio de quien solicita la requisición de insumos.
3. En este campo visualizará el folio asociado a la requisición. El folio es generado
automáticamente por el sistema.
4. Utilice el botón de este listado desplegable, posteriormente seleccione el almacén en donde
recaerá la requisición de insumos.
5. Introduzca la fecha en la que se espera tener entrada a almacén la requisición de insumos.
6. Introduzca la fecha de elaboración de la requisición de insumos.
7. Introduzca el número de contrato de la obra para la requisición de insumos, si en las
propiedades de la obra omitió el número de contrato. De lo contrario, si en las propiedades de la
obra definió un número de contrato, el sistema introducirá automáticamente este dato.
8. Introduzca en que área especifica de la obra utilizará los insumos de la requisición.
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9. Active esta opción para que el sistema tome en cuenta el certificado de calidad para esta
requisición de insumos.
10. En esta área de la pantalla visualizará el estado de la requisición de insumos.
11. Utilice este botón para que el sistema visualice la pantalla “Status de la requisición”. En esta
pantalla podrá observar una descripción detallada de la requisición de insumos.
12. Utilice este botón para guardar la requisición de insumos.
13. Utilice este botón para cerrar la pantalla “Requisición de insumos”.

Desglose de insumos

En esta pantalla podrá registrar los insumos que formarán parte de la requisición. Una vez que ha
introducido los datos de la requisición, el siguiente paso es cargar los insumos a la nueva requisición,
los insumos pueden provenir del catálogo de insumos de la obra o del catálogo general de insumos.

Para empezar a asignar insumos a la nueva requisición debe activar la pestaña “Desglose de insumos”,
de la pantalla “Requisición de insumos”. La siguiente figura visualiza el desglose de insumos de una
requisición de insumos.

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Fig. 4-5 Requisición de insumos: Desglose de insumos.

1. Haga click para seleccionar los insumos que probablemente desea eliminar.
2. En esta área de la pantalla visualizará el desglose de insumos que conforman la requisición. La
cantidad de cada insumo puede ser modificada, simplemente coloque el cursor del mouse en la
cantidad a modificar e introduzca la nueva cantidad. El área de costeo para cada insumo
también puede ser modificada, tan solo debe hacer click sobre el botón del listado desplegable
y posteriormente seleccione el área de costeo.
3. Utilice este botón para importar la requisición de insumos a Excel. Una vez que ha pulsado este
botón el sistema desplegará la pantalla “Importar requisición de insumos”, en esta deberá
especificar el directorio donde guardará la requisición.
4. Utilice este botón para agregar insumos a la requisición. Los insumos pueden ser tomados del
catálogo de insumos o del catálogo general. Al pulsar este botón, el sistema visualizará la
pantalla “Localizar insumos”, esta pantalla representa al catálogo de insumos de la obra. Ver
Fig. 4-6.
5. Utilice este botón para eliminar insumos de la requisición, para esto, los insumos deben estar
seleccionados.

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Fig. 4-6 Localizar insumos.

1. Haga click en el botón de este listado desplegable y posteriormente seleccione el grupo de

insumos que desea visualizar en el listado de la pantalla “Localizar insumos”.
2. Haga click sobre el botón de este listado desplegable y posteriormente elija la forma en que
ordenará los insumos en el listado de la pantalla “Localizar insumos”.
3. Introduzca el nombre del registro a buscar (clave o nombre del insumo), posteriormente pulse la
tecla Enter para que el sistema localice el registro.
4. Utilice este botón para que el sistema proporcione el resumen del insumo seleccionado, este
resumen consiste en desplegar la cantidad de lo presupuestado, ordenado y lo requisitado del
insumo.
5. Haga click sobre el insumo y posteriormente utilice este botón para agregar el insumo a la
requisición.
6. Utilice este botón para visualizar los insumos del catálogo general. Para asociar un insumo
desde el catálogo general hacia la requisición de insumos, hágalo de igual forma que el paso
anterior (5)
7. Utilice este botón para regresar a la requisición de insumos.

Estado de la requisición

Al momento de crear una requisición se dice que se encuentra Pendiente de Autorizar. Una vez
evaluada, pasa al estado Autorizada, incorporándose al cuerpo de la requisición el nombre del usuario
que la autorizó así como la fecha en que este evento ocurrió. Si por alguna causa la requisición no
procede se dice que se encuentra Rechazada. Una vez que la requisición ha sido surtida se dice que ha
sido atendida, ya sea Parcialmente o Totalmente. La siguiente figura visualiza los estados en los que
puede caer una requisición de insumos, así como su estado de compra.

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Fig. 4-7 Requisición de insumos: Estado de la requisición.

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1. Haga click sobre una de estas alternativas para especificar el estado de la requisición de
insumos. Solamente puede elegir una de estas alternativas.
2. Haga click sobre una de estas opciones para especificar el estado de compra de la requisición
de insumos. Solamente puede elegir una de estas opciones.
3. Introduzca observaciones para la requisición de insumos.
4. Introduzca la fecha de autorización de la requisición de insumos.
5. Utilice el botón de este listado desplegable y posteriormente seleccione el nombre de quien
autorizo la requisición de insumos.

Modificar Requisición de insumos

Para que pueda llevar a cabo la modificación de requisiciones de insumos es necesario que se
encuentre ubicado en el listado de requisiciones de insumos, para esto, debe utilizar el menú Obra y
posteriormente seleccione Requisición de insumos. Una vez que se encuentra en el listado de
requisición de insumos, usted puede modificar la requisición de insumos de dos formas:

1. Seleccione la requisición a modificar haciendo click sobre ella, posteriormente utilice el botón
Modificar elemento de detalle ( ), ubicado en la barra de herramientas. El sistema desplegará
la pantalla “Requisición de insumos”, en esta pantalla podrá empezar a realizar las
modificaciones a la requisición. Por ultimo, guarde las modificaciones realizadas.

2. Localice la requisición de insumos a modificar, posteriormente haga doble click sobre la

requisición. El sistema desplegará la pantalla “Requisición de insumos”, en esta pantalla podrá
empezar a realizar las modificaciones a la requisición. Por ultimo, guarde las modificaciones
realizadas.

Imprimir Requisición de insumos

Para que pueda realizar la impresión de una requisición de insumos es necesario que se ubique en el
listado de requisiciones de insumos. Una vez que esta situado en el listado de requisiciones de insumos
haga doble click sobre la requisición que desea imprimir, el sistema desplegará la pantalla “Requisición
de insumos”, posteriormente utilice el botón Vista preliminar ( ) para que el sistema visualice el reporte
correspondiente a la requisición. Por ultimo, con el reporte de la requisición visible en la pantalla, haga
click sobre el botón Imprimir ( ), ubicado en la barra de herramientas. De esta forma es como manda a
impresión una requisición de insumos.

4.3 Cotizaciones
Una cotización es una solicitud que la empresa pide a un proveedor con el propósito de conocer el valor
o apreciación general de los insumos cotizados. La empresa puede solicitar varias cotizaciones a
proveedores diferentes con la intención de realizar una comparativa sobre el coste de los insumos y así
poder elegir el proveedor que tenga la oferta más favorable.

Una cotización puede derivarse de una requisición de insumos, esto quiere decir que los insumos de la
requisición serán transferidos automáticamente a la cotización, lo anterior no quiere decir que las
cotizaciones forzosamente tengan que provenir de una requisición de insumos. Con forme vallamos
avanzando en este tema, iremos describiendo los aspectos que estas involucrados con las cotizaciones.

Para empezar a trabajar sobre las cotizaciones, primeramente debe utilizar el menú Obra,
posteriormente seleccione Cotizaciones. El sistema desplegará la siguiente pantalla:

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Fig. 4-8 Listado de cotizaciones.

En el listado de cotizaciones podrá visualizar las cotizaciones correspondientes a alguna fecha en

especial o a un periodo determinado, de igual forma, podrá observar las cotizaciones realizadas el día
de hoy, o las de todas las fechas hasta hoy. Para visualizar las cotizaciones correspondientes a las
fechas antes mencionadas, primeramente debe utilizar el filtro de información, en este especificará la(s)
fechas o el periodo de fechas en que se elaboraron las cotizaciones que desea visualizar en el listado
de cotizaciones. El filtro de información se obtiene haciendo doble click sobre un espacio sin datos en el
listado de cotizaciones.

Crear Cotización

Para crear una nueva cotización, primeramente necesita ubicarse en el listado de cotizaciones,
posteriormente utilice el botón Nuevo ( ) de la barra de herramientas para que el sistema visualice la
pantalla “Cotización de insumos”. En ese momento podrá empezar a registrar una nueva cotización.

Datos

La captura de la nueva cotización empieza con el llenado de la pantalla datos, en esta pantalla
introducirá los siguientes datos:

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3

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9 11

Fig. 4-9 Cotización de insumos: Datos.

1. Utilice este botón para que el sistema despliegue la pantalla “Localizar proveedor”,
posteriormente seleccione el proveedor a quien enviará la cotización.
2. Visualizará el nombre del proveedor a quien enviará la cotización.
3. Visualizará el folio de la cotización. El folio es asignado automáticamente por el sistema al
momento de grabar la cotización.
4. Introduzca la fecha de captura de la cotización.
5. Introduzca el nombre del contacto para la cotización.

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6. Utilice este botón para que el sistema despliegue la pantalla “Localizar requisición”, y
posteriormente seleccione la requisición de insumos. Este botón lo utiliza si la cotización se
deriva de una requisición. Recuerde que para trasladar una requisición de insumos hacia una
cotización, la requisición debe tener su estado en Autorizada.
7. Si desea realizar copias de esta cotización para diferentes proveedores, entonces debe utilizar
este botón. En el siguiente subtema describiremos como realizar copias de cotizaciones.
8. Active esta opción para que el nombre del contacto salga impreso en el reporte de la cotización.
9. Utilice este botón para grabar la nueva cotización.
10. Una vez guardada la cotización utilice este botón si desea trasladar la cotización a Excel.
11. Utilice este botón para cancelar y salir de la cotización.

Realizar copias de una cotización para diversos proveedores

Una vez que ha elaborado una solicitud de cotización y esa cotización la enviará a diversos
proveedores, usted puede generar copias de esa cotización para simplificar el trabajo. Para realizar las
copias de la cotización, primeramente debe utilizar el botón Generar copia de cotización ( ), el
sistema desplegará la siguiente pantalla:

2 3

Fig. 4-10 Copiado de una cotización para un proveedor.

1. Utilice este botón para que el sistema despliegue la pantalla “Localizar proveedor”,
posteriormente seleccione el proveedor. El nombre del contacto es asignado automáticamente
por el sistema si en la cotización especifico algún nombre del contacto.
2. Utilice este botón para grabar la copia de la cotización dirigida al proveedor seleccionado y
regresar a la cotización. Una vez ubicado en la cotización puede realizar una nueva copia, para
esto debe utilizar el botón Generar copia de cotización e implementar los pasos uno y dos que
acabamos de describir.
3. Utilice este botón para cancelar la copia de la cotización y regresar a la cotización.

Solicitud

Desde esta pantalla realizará el traspaso de insumos de la requisición hacia la solicitud de cotización, si
es que dicha cotización se deriva de una requisición. Si la cotización no es derivada de una requisición,
entonces los insumos para la cotización los exportará del catálogo de insumos, o del catálogo general.
A continuación describiremos como realizar lo antes mencionado desde esta pantalla.

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Fig. 4-11 Cotización de insumos: Solicitud.

1. Cuando ya ha asociado una requisición de insumos a la cotización, entonces puede hacer uso
de este botón para traspasar los insumos de la requisición hacia la cotización. Al pulsar este
botón el sistema desplegará la pantalla del listado de insumos de la requisición, estando en esa
pantalla seleccionará los insumos que desea transferir a la cotización:

Fig. 4-12 Listado de insumos en la requisición.

Para transferir determinados insumos a la cotización debe seleccionar el insumo haciendo click
sobre él y posteriormente utilice el botón Aceptar. Realice esta acción como tanto insumos
necesite traspasar a la cotización. Para transferir todos los insumos a la cotización debe utilizar
el botón Traspasar todo. Por ultimo, utilice el botón Cancelar para volver a la cotización de
insumos.

2. Utilice este botón para agregar insumos a la cotización desde el catálogo de insumos, o desde
el catálogo general de insumos.
3. Utilice este botón si desea eliminar insumos agregados a la cotización.

Cotización

Esta pantalla concentra los insumos agregados en la solicitud de la cotización, en esta deberá
especificar la cantidad de los insumos comprados, el precio de cada insumo, el porcentaje de impuesto,
el costo del flete. Esta cotización la utilizará como base para comparar precios antes las cotizaciones
solicitadas a los proveedores.

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Fig. 4-13 Cotización de insumos.

Otros datos es una más de las pantallas que conforman a la cotización, en esta pantalla deberá
especificar el almacén en donde recaerán los insumos de la cotización. En la pantalla Costos deberá
definir la forma de pago de la cotización, y establecer los costos de la cotización.

Modificar Cotización

Para llevar a cabo la modificación de cotizaciones es necesario que se encuentre ubicado en el listado
de cotizaciones, para esto, debe utilizar el menú Obra y posteriormente seleccione Cotizaciones. Una
vez que se encuentra en el listado de cotizaciones, usted puede modificar la cotización de dos formas:

1. Seleccione la cotización a modificar haciendo click sobre ella, posteriormente utilice el botón
Modificar elemento de detalle ( ), ubicado en la barra de herramientas. El sistema desplegará
la pantalla “Cotización de insumos”, en esta pantalla podrá empezar a realizar las
modificaciones a la cotización. Por ultimo, guarde las modificaciones realizadas.

2. Localice la cotización a modificar, posteriormente haga doble click sobre la cotización. El

sistema desplegará la pantalla “Cotización de insumos”, en esta pantalla podrá empezar a
realizar las modificaciones a la requisición. Por ultimo, guarde las modificaciones realizadas.

Imprimir Cotización

Para realizar la impresión de una cotización es necesario que se ubique en el listado de cotizaciones.
Una vez que esta situado en el listado de cotizaciones haga doble click sobre la cotización que desea
imprimir, el sistema desplegará la pantalla “Cotización de insumos”, posteriormente utilice el botón Vista
preliminar ( ) para que el sistema visualice el reporte correspondiente a la cotización. Por ultimo, con
el reporte de la cotización visible en la pantalla, haga click sobre el botón Imprimir ( ), ubicado en la
barra de herramientas. De esta forma es como manda a impresión una cotización de insumos.

4.4 Ordenes de Compra

Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio
convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega. La orden de compra es
una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura.

Una orden de compra puede derivarse de una requisición de insumos o de una cotización, pero puede
suceder que la orden de compra no provenga de una requisición o de una cotización, en este caso, los
insumos que integrarán la orden de compra serán transferidos desde el catálogo de insumos, y / o del
catálogo general.

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Para empezar a trabajar sobre las ordenes de compras es necesario que se encuentre ubicado sobre el
listado de ordenes de compras, para esto, debe utilizar el menú Obra, y posteriormente elija Ordenes de
compra. El sistema desplegará el listado de las ordenes de compras (ver Fig. 4-14), teniendo visible
este listado podrá visualizar las ordenes de compra elaboradas el día de hoy. Para visualizar las
ordenes de compras de fechas anteriores al día de hoy necesita utilizar el filtro de información, haga
doble click sobre alguna celda sin datos en el listado de ordenes de compra para obtener el filtro de
información.

Fig. 4-14 Listado de Ordenes de compra.

Crear Orden de compra

Para crear una nueva orden de compra, primeramente necesita ubicarse en el listado de ordenes de
compra, posteriormente utilice el botón Nuevo ( ) de la barra de herramientas para que el sistema
visualice la pantalla “Ordenes de compra”. En ese momento podrá empezar a registrar una nueva orden
de compra.

Datos

En esta pantalla es donde empezará la captura de datos de la nueva orden de compra, enseguida
describiremos más a detalle los elementos que conforman a esta pantalla:

1
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6 7 8

9
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Fig. 4-15 Orden de compra: Datos.

1. Utilice este botón para que el sistema despliegue la pantalla “Localizar proveedor”,
posteriormente seleccione el proveedor al que solicita la orden de compra.
2. Visualizará el folio de la orden de compra. El folio es generado automáticamente por el sistema
al momento de guardar la orden de compra.
3. Visualizará la fecha de elaboración de la orden de compra. Es generada automáticamente por
el sistema pero puede modificarla.
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4. Si la orden de compra es derivada de una requisición de insumos, entonces utilice este botón
para asociar la requisición a la orden de compra. En el campo “requisición” observará el folio
que hace referencia a la requisición de la que se deriva la orden de compra.
5. Si la orden de compra es derivada de una cotización, entonces utilice este botón para asociar la
cotización a la orden de compra.
6. Utilice el botón de este listado desplegable, posteriormente seleccione el tipo de la orden de
compra (compra o servicio)
7. Utilice el botón de este listado desplegable, posteriormente seleccione la fase de la obra a la
que serán destinados los insumos de la orden de compra.
8. Utilice el botón de este listdo desplegable, posteriormente seleccione el departamento en el que
recaerán los insumos de la orden de compra.
9. Active una de estas dos opciones para especificar el formato de impresión de la orden de
compra.
10. Utilice este botón para grabar la orden de compra.
11. Utilice para cancelar l orden de compra y salir de esta pantalla.

Detalle de insumos

En esta pantalla agregará y observará los pormenores de los insumos que conforman a la orden de
compra.

Fig. 4-16 Orden de compra: Detalle de insumos.

En el área de detalle de esta pantalla observará los insumos que a transferido desde la requisición de
insumos, o desde la cotización; de igual forma visualizará los insumos trasladados desde el catálogo de
insumos, o desde el catálogo general. Si la orden de compra es derivada de una requisición, entonces
utilice el botón “Insertar insumos desde requisición” para transferir todos o determinados insumos. Si la
orden de compra no proviene de una requisición de insumos ni de una cotización, entonces utilice el
botón “Insertar insumo” para importar los insumos desde el catálogo de insumos, o del catálogo general.

Costos es otra de las pantallas que utilizará para crear una orden de compra, en esta pantalla debe
especificar la forma de pago y costos de la orden de compra. En la pantalla Otros datos debe definir el
almacén en el cual recaerán los insumos de la orden de compra. Por ultimo, en la pantalla Estado debe
especificar si la orden de compra esta en revisión, aprobada, cancelada, parcialmente entregada o
totalmente entregada.

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Capitulo
5
Modulo Almacenes

Un almacén es el lugar o espacio físico en que se depositan los insumos a la espera de ser transferidos
al siguiente eslabón de la cadena de suministro, la obra. En este capitulo vamos a describir las
actividades involucradas con él termino “almacén”.

5.1 Catálogo Almacenes

En este catálogo registrará los almacenes que están proporcionando servicios a la empresa. Por otra
parte, realizará modificaciones a los datos de los almacenes registrados cuando sea necesario, de igual
forma, dará de baja aquellos almacenes que ya no están prestando servicios a la empresa.

Para visualizar el catálogo de almacenes y pueda empezar a trabajar en él, primeramente debe activar
el menú Procesos generales, posteriormente seleccione la opción Catálogos; por ultimo, elija
Almacenes. El sistema desplegará la pantalla del catálogo de almacenes.

Datos

Esta es la única pantalla que contiene el catálogo de almacenes, en esta se concentran los datos
correspondientes al almacén. A continuación la describiremos:

4
5
6
7 8
9

Fig. 5-1 Catálogo de almacenes: Datos.

1. En este campo visualizará la clave del almacén. La clave es generada automáticamente por el
sistema.
2. Introduzca el nombre del almacén.
3. Introduzca la dirección del almacén.
4. Utilice el botón de este listado desplegable, posteriormente seleccione la persona que estará
encargada del almacén.
5. Introduzca el horario de servicio del almacén.
6. Utilice el botón de este listado desplegable, posteriormente seleccione la obra a la que dará
servicio el almacén.

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7. Active esta opción para especificar que el almacén esta prestando servicios a la empresa, sino
es así, entonces desactive esta opción.
8. Active esta opción para definir que el costeo por inventario no se tomará en cuenta para el
almacén.
9. En esta área de la pantalla visualizará los almacenes que están prestando servicios a la
empresa.

5.2 Inventario inicial

El inventario inicial es la relación detallada y minuciosa de las existencias de insumos que tiene una
empresa al iniciar sus actividades, después de hacer un conteo físico.

Para empezar a trabajar sobre los inventarios iniciales en el sistema, primeramente necesita seleccionar
el menú Procesos generales, posteriormente debe elegir Almacenes; por ultimo, escoger la opción
Inventario inicial. El sistema desplegará el listado de entradas generales (ver Fig. 5-2), estando visible
este listado podrá observar los inventarios iniciales elaboradas el día de hoy. Para visualizar los
inventarios iniciales de fechas anteriores al día de hoy necesita utilizar el filtro de información, haga
doble click sobre alguna celda sin datos en el listado de ordenes de compra para obtener el filtro de
información.

Fig. 5-2 Listado de entradas generales.

Crear Inventario inicial

Para desarrollar un inventario inicial, primeramente necesita ubicarse en el listado de entradas

generales, posteriormente utilice el botón Nuevo ( ) de la barra de herramientas para que el sistema
visualice la pantalla “Inventario inicial”. En ese momento podrá empezar a registrar un nuevo inventario
inicial.

Datos

Es una de las pantallas que conforman al inventario inicial, a través de esta introducirá los datos que
describen al almacén. A continuación detallaremos esta pantalla:

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1 3

Fig. 5-3 Inventario Inicial: Datos.

1. En este campo visualizará el folio del inventario inicial. El folio es generado automáticamente
por el sistema.
2. Introduzca el folio de entradas.
3. Introduzca la fecha de captura del inventario inicial. Generalmente es definida por el sistema,
pero puede ser modificada.
4. Utilice el botón de este listado desplegable, posteriormente elija el almacén en donde
concentrará los insumos inventariados. Los almacenes visibles en este listado desplegable
pertenecen a la obra activa, por lo tanto, si desea iniciar un almacén ajeno a esta obra con este
inventario, deberá cerrar la obra activa y posteriormente abrir la obra que contiene ese almacén.
5. Utilice el botón de este listado desplegable, posteriormente elija el nombre de la persona que
recibirá los insumos inventariados en el almacén.

Detalle de insumos

En esta pantalla se concentran los insumos que serán inventariados, estos insumos serán trasladados
desde el catálogo general.

1 3
2

4 5

Fig. 5-4 Inventario Inicial: Detalle de insumos.

1. En esta área de la pantalla es donde se desglosa el detalle de los insumos trasladados desde el
catálogo general, aquí especificará la cantidad de cada insumo que será inventariado, así como
su precio y obra a la que será destinado.

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2. Utilice este botón para que el sistema despliegue la pantalla “Localizar insumos”,
posteriormente seleccione los insumos generales que trasladará hacia el inventario inicial.
3. Si desea eliminar un insumo que se encuentra en el inventario inicial, entonces debe
seleccionar el insumo que desea eliminar, posteriormente utilice este botón.
4. En esta área visualizará la descripción o nombre del insumo seleccionado.
5. En esta área visualizará las notas adicionales asociadas al insumo que tiene seleccionado.

Por ultimo, cuando ya ha terminado de hacer el inventario inicial debe utilizar el botón Aceptar para
grabar la información del inventario, de lo contrario, si no desea grabar dicho inventario utilice el botón
Salir para cancelar lo realizado en el inventario inicial y salir de él.

5.3 Entrada de insumos por Ordenes de Compra

El almacén es la zona donde se depositan los insumos que posteriormente se utilizarán en
determinada(s) obra. Para tener acumulado los insumos en el almacén, primeramente necesita tener
entrada de insumos a dicho almacén para posteriormente hacer uso de ellos, una forma de dar entrada
a almacén es a través de ordenes de compra. Existen otras formas de dar entrada a almacén pero
conforme vayamos avanzando en este capitulo las iremos describiendo.

Para empezar a trabajar sobre las entradas de insumos por ordenes de compra, primeramente necesita
seleccionar el menú Procesos generales y posteriormente seleccione Almacenes, enseguida active el
submenú Entradas para que consecutivamente elija la opción Por O.C. (Por Ordenes de Compra) El
sistema desplegará el listado de entradas generales (ver Fig. 5-2), estando visible este listado podrá
observar las entradas de insumos por ordenes de compra elaboradas el día de hoy. Para visualizar las
entradas de insumos de fechas anteriores al día de hoy necesita utilizar el filtro de información, haga
doble click sobre alguna celda sin datos del listado para obtener el filtro de información.

Para desarrollar una nueva entrada de insumos por ordenes de compra, primeramente necesita
ubicarse en el listado de entradas generales, posteriormente utilice el botón Nuevo ( ) de la barra de
herramientas para que el sistema visualice la pantalla “Entradas”. En ese momento podrá empezar a
registrar una entrada de insumos por ordenes de compra.

Datos

En esta pantalla especificará los datos relacionados a la entrada de insumos por medio de una orden de
compra. Recuerde que para tomar en cuenta una orden de compra en una entrada de insumos, la orden
de compra debe tener su estado en Autorizada.

1
2

4
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5 8

7 9

Fig. 5-5 Entradas de insumos por Ordenes de Compra: Datos.

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1. Utilice el botón de este listado desplegable, posteriormente seleccione el almacén en donde

recaerán los insumos de la orden de compra. Los almacenes visibles en este listado pertenecen
a la obra activa.
2. Si el almacén donde se depositarán los insumos de la orden de compra no tiene asignado una
persona quien reciba dichos insumos, entonces utilice el botón de este listado desplegable,
posteriormente seleccione el nombre de la persona quién recibirá los insumos de la orden de
compra.
3. Utilice este botón para que el sistema despliegue la pantalla “Localizar orden de compra”,
posteriormente seleccione la orden de compra asociada a la entrada de insumos, en esta
pantalla solamente visualizará las ordenes de compra autorizadas.
4. El folio de la entrada de insumos es generado automáticamente por el sistema al momento de
guardar la entrada.
5. Utilice el botón de este listado desplegable, posteriormente seleccione el transportista que se
encargará de trasladar los insumos hacia el almacén.
6. Introduzca el folio de entrada.
7. En esta área de la pantalla deberá especificar el número de embarque, el folio de la factura y la
fecha de recepción de la entrada a almacén.
8. Generalmente la fecha de captura de la entrada de insumos es asignada por el sistema, sino es
la correcta puede modificar este dato.
9. En esta área de la pantalla deberá especificar pedimento, tipo de pedimento y documento de la
entrada de insumos. Este conjunto de datos, permite identificar si existe un impedimento por el
cual no se pueda entregar el embarque.

Detalle de insumos

En esta pantalla es donde concentra los insumos trasladados desde la orden de compra asociada a la
entrada de insumos.

1 2 3

4 5

Fig. 5-6 Entradas de insumos por Ordenes de compra: Detalle de insumos.

1. En esta área de la pantalla es donde se desglosa el detalle de los insumos trasladados desde la
orden de compra hacia la entrada a almacén.
2. Utilice este botón para que el sistema despliegue la pantalla que concentra a los insumos de la
orden de compra asociada a la solicitud de entrada de insumos (ver Fig. 5-7), estando visible
esta pantalla podrá empezar a realizar la transferencia de insumos.

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Fig. 5-7 Listado de insumos de la orden de compra.

La forma de transferir insumos desde esta pantalla hacia la solicitud de entrada de insumos es
sencilla, seleccione el insumo a trasladar y posteriormente utilice el botón Insertar. Realice esta
acción tantas veces como insumos necesite transferir. Otra forma de hacer transferencias de
insumos es a través del botón Dar entrada a todo, utilizando este botón automáticamente
trasladará todos los insumos de la orden de compra hacia la entrada de insumos.

3. Si desea eliminar un insumo que se encuentra en la solicitud de entrada de insumos, entonces

debe seleccionar el insumo que desea eliminar, posteriormente utilice este botón.
4. En esta área de la pantalla visualizará la descripción o nombre del insumo.
5. En esta área de la pantalla visualizará las notas adicionales del insumo.

Modificar Entrada de insumos

Para llevar a cabo la modificación de entrada de insumos a través de ordenes de compra es necesario
que se encuentre ubicado en el listado de entradas generales, para esto, debe utilizar el menú Procesos
generales y posteriormente seleccione la opción Almacenes, del submenú desplegable elija Entradas y
posteriormente la opción Por O.C. Una vez que se encuentra en el listado de entradas generales, usted
puede modificar la entrada de insumos de dos formas:

1. Seleccione la entrada de insumos a modificar haciendo click sobre ella, posteriormente utilice el
botón Modificar elemento de detalle ( ), ubicado en la barra de herramientas. El sistema
desplegará la pantalla “Entradas”, en esta pantalla podrá empezar a realizar las modificaciones
a la entrada de insumos. Por ultimo, guarde las modificaciones realizadas.

2. Localice la entrada de insumos a modificar, posteriormente haga doble click sobre ella. El
sistema desplegará la pantalla “Entradas”, en esta pantalla podrá empezar a realizar las
modificaciones a la requisición. Por ultimo, guarde las modificaciones realizadas.

Imprimir Entrada de insumos

Para realizar la impresión de una entrada de insumos es necesario que se ubique en el listado de
entradas generales. Una vez que esta situado en el listado de entradas generales haga doble click
sobre la entrada de insumos que desea imprimir, el sistema desplegará la pantalla “Entradas”,
posteriormente utilice el botón Vista preliminar ( ) para que el sistema visualice el reporte
correspondiente a la entrada de insumos. Por ultimo, con el reporte de la entrada de insumos visible en
la pantalla, haga click sobre el botón Imprimir ( ), ubicado en la barra de herramientas. De esta forma
es como manda a impresión una entrada de insumos.

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5.4 Entrada de insumos por Facturación de proveedores

Esta es otra forma de dar entrada de insumos a almacén, y se utiliza cuando una entrada de insumos a
almacén no cuenta con una orden de compra previa a la factura.

Para empezar a trabajar sobre las entradas de insumos por facturación de proveedores, primeramente
necesita seleccionar el menú Procesos generales y posteriormente seleccione Almacenes, enseguida
active el submenú Entradas para que consecutivamente elija la opción Por Factura. El sistema
desplegará el listado de entradas generales (ver Fig. 5-2), estando visible este listado podrá observar
las entradas de insumos por facturación de proveedores elaboradas el día de hoy. Para visualizar las
entradas de insumos de fechas anteriores al día de hoy necesita utilizar el filtro de información, haga
doble click sobre alguna celda sin datos del listado para obtener el filtro de información.

Para desarrollar una nueva entrada de insumos por facturación de proveedores, primeramente necesita
ubicarse en el listado de entradas generales, posteriormente utilice el botón Nuevo ( ) de la barra de
herramientas para que el sistema visualice la pantalla “Entradas”. En ese momento podrá empezar a
registrar una entrada de insumos por ordenes de compra.

Datos

Esta es la primera pantalla que visualizará al realizar una entrada de insumos por facturación de
proveedores, esta pantalla es muy parecida a la pantalla de entrada de insumos por ordenes de
compra, la diferencia que existe entre estas dos pantallas es el campo donde especifica el origen de los
insumos para la entrada, en este tema especificaremos que los insumos provienen de una factura de
proveedor.

Fig. 5-8 Entrada de insumos por Facturación de proveedores: Datos.

1. Utilice este botón para que el sistema despliegue la pantalla “Localizar factura de proveedores”,
posteriormente seleccione la factura del proveedor asociada a la entrada de insumos, en esta
pantalla solamente visualizará las facturas de proveedores autorizadas.

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Detalle de insumos

La pantalla detalle de insumos concentra los insumos que son trasladados desde la factura del
proveedor hacia la entrada de insumos. Esta pantalla es semejante a la pantalla de detalle de insumos
explicada anteriormente en la entrada de insumos por ordenes de compra, la única diferencia es de
donde provienen los insumos.

Fig. 5-9 Entrada de insumos por Facturación de proveedores: Detalle de insumos.

1. Utilice este botón para que el sistema despliegue la pantalla que concentra a los insumos de la
factura del proveedor asociada a la entrada de insumos (ver Fig. 5-10), estando visible la
pantalla podrá empezar a realizar la transferencia de insumos.

Fig. 5-10 Listado de insumos de la factura de proveedor.

La forma de transferir insumos desde esta pantalla hacia la solicitud de entrada de insumos es
sencilla, seleccione el insumo a trasladar y posteriormente utilice el botón Insertar. Realice esta
acción tantas veces como insumos necesite transferir. Otra forma de hacer transferencias de
insumos es a través del botón Dar entrada a todo, utilizando este botón automáticamente
trasladará todos los insumos de la factura del proveedor hacia la entrada de insumos.

Por ultimo, la modificación e impresión de una entrada de insumos a almacén por facturación de
proveedores se realiza de igual forma que la modificación e impresión de una entrada de insumos a
almacén por ordenes de compra.

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Modificar Entrada de insumos

Para llevar a cabo la modificación de entrada de insumos a través de facturación de proveedores es

necesario que se encuentre ubicado en el listado de entradas generales, para esto, debe utilizar el
menú Procesos generales y posteriormente seleccione la opción Almacenes, del submenú desplegable
elija Entradas y posteriormente la opción Por Facturación. Una vez que se encuentra en el listado de
entradas generales, usted puede modificar la entrada de insumos de dos formas:

1. Seleccione la entrada de insumos a modificar haciendo click sobre ella, posteriormente utilice el
botón Modificar elemento de detalle ( ), ubicado en la barra de herramientas. El sistema
desplegará la pantalla “Entradas”, en esta pantalla podrá empezar a realizar las modificaciones
a la entrada de insumos. Por ultimo, guarde las modificaciones realizadas.

2. Localice la entrada de insumos a modificar, posteriormente haga doble click sobre ella. El
sistema desplegará la pantalla “Entradas”, en esta pantalla podrá empezar a realizar las
modificaciones a la requisición. Por ultimo, guarde las modificaciones realizadas.

Imprimir Entrada de insumos

Para realizar la impresión de una entrada de insumos es necesario que se ubique en el listado de
entradas generales. Una vez que esta situado en el listado de entradas generales haga doble click
sobre la entrada de insumos que desea imprimir, el sistema desplegará la pantalla “Entradas”,
posteriormente utilice el botón Vista preliminar ( ) para que el sistema visualice el reporte
correspondiente a la entrada de insumos. Por ultimo, con el reporte de la entrada de insumos visible en
la pantalla, haga click sobre el botón Imprimir ( ) ubicado en la barra de herramientas. De esta forma
es como manda a impresión una entrada de insumos.

5.5 Traspaso de insumos

El traspaso de insumos es la acción de transferir insumos de un almacén origen a un almacén destino,
no puede hacer traspasos de insumos al mismo almacén. El almacén origen debe ser de tipo general
para que pueda transferir insumos hacia almacenes que pertenecen a la misma obra o, hacia
almacenes de otras obras o, hacia almacenes generales.

Para empezar a trabajar sobre los traspasos de insumos entre almacenes, primeramente necesita
seleccionar el menú Procesos generales, posteriormente seleccione la opción Almacenes, por ultimo,
elija la opción Traspaso. El sistema desplegará el listado de traspaso de insumos generales (ver Fig. 5-
11), estando visible este listado podrá observar los traspasos de insumos elaborados el día de hoy.
Para visualizar los traspasos de insumos de fechas anteriores al día de hoy necesita utilizar el filtro de
información, haga doble click sobre alguna celda sin datos del listado para obtener el filtro de
información.

Fig. 5-11 Listado de traspaso de insumos generales.

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Crear Traspaso de insumos

Para desarrollar un nuevo traspaso de insumos entre almacenes, primeramente necesita ubicarse en el
listado de traspaso de insumos generales, posteriormente utilice el botón Nuevo ( ) de la barra de
herramientas para que el sistema visualice la pantalla “Traspaso de insumos”. En ese momento podrá
empezar a registrar un traspaso de insumos.

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1

5
2

Fig. 5-12 Traspaso de insumos: Datos.

1. Utilice el botón de cada listado desplegable para seleccionar el almacén origen, la persona que
entregará los insumos y la obra de donde saldrán los insumos a traspasar.
2. Utilice el botón de cada listado desplegable para seleccionar el almacén destino, la persona que
recibirá los insumos y la obra en donde recaerán los insumos.
3. En este campo visualizará el folio que identifica al traspaso de insumos.
4. Introduzca el folio de traspasos. Este folio es definido por usted y se utiliza para identificar al
traspaso de insumos.
5. En este campo visualizará la fecha de elaboración del traspaso de insumos.

Detalle de insumos

La pantalla detalle de insumos concentra los insumos que son obtenidos desde el almacén general y
que serán parte del traspaso de insumos. Esta pantalla es semejante a cualquier otra pantalla de detalle
explicada anteriormente, la única diferencia que existe en relación con las anteriores es el origen de
donde provienen los insumos.

Fig. 5-13 Traspaso de insumos: Detalle de insumos.

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1. Utilice este botón para que el sistema despliegue la siguiente pantalla la cual permite traspasar
los insumos que se encuentran en existencia en el almacén general y en la obra.

Fig. 5-14 Traspaso de insumos: Existencia de los insumos a traspasar.

Utilice el botón “Seleccionar insumos” de la pantalla anterior para que el sistema visualice los
insumos concentrados en el almacén general, posteriormente seleccione el insumo a traspasar.
Por ultimo, Utilice el botón “Insertar” para agregar el insumo al traspaso de insumos. Realice
este proceso tantas veces como insumos necesite agregar al traspaso de insumos.

Modificar Traspaso de insumos

Para llevar a cabo la modificación de un traspaso de insumos es necesario que se encuentre ubicado
en el listado de traspasos de insumos generales, para esto, debe utilizar el menú Procesos generales y
posteriormente seleccione la opción Almacenes, por ultimo, elija Traspaso. Estando visible el listado
usted puede modificar el traspaso de insumos de dos formas:

1. Seleccione el traspaso de insumos a modificar haciendo click sobre ella, posteriormente utilice
el botón Modificar elemento de detalle ( ), ubicado en la barra de herramientas. El sistema
desplegará la pantalla “Traspaso de insumos”, en esta pantalla realice las modificaciones a la
entrada de insumos. Por ultimo, guarde las modificaciones realizadas.

2. Localice el traspaso de insumos a modificar, posteriormente haga doble click sobre ella. El
sistema desplegará la pantalla “Traspaso de insumos”, en esta pantalla realice las
modificaciones a la requisición. Por ultimo, guarde las modificaciones realizadas.

Imprimir Traspaso de insumos

Para realizar la impresión de un traspaso de insumos es necesario que se ubique en el listado de

traspaso de insumos generales. Una vez que se encuentra en el listado de traspaso de insumos
generales haga doble click sobre el traspaso de insumos que desea imprimir, el sistema desplegará la
pantalla “Traspaso de insumos”, posteriormente utilice el botón Vista preliminar ( ) para que el sistema
visualice el reporte correspondiente al traspaso de insumos. Por ultimo, con el reporte del traspaso de
insumos visible en la pantalla, haga click sobre el botón Imprimir ( ) ubicado en la barra de
herramientas. De esta forma es como manda a impresión un traspaso de insumos.

5.6 Salida de insumos por obra

Salida de insumos se refiere a la acción de adquirir insumos que se encuentran depositados en un
almacén para posteriormente utilizarlos en determinada obra. La salida de insumos por obra se puede
dar directamente desde un almacén general o, desde una requisición de insumos que este asociada a
un almacén general.
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Para empezar a trabajar sobre las salidas de insumos de almacén, primeramente necesita seleccionar
el menú Procesos generales, posteriormente seleccione la opción Almacenes, del submenú
desplegable elija la opción Salidas, por ultimo, seleccione la opción A Obra. El sistema desplegará el
listado de salidas de insumos generales (ver Fig. 5-15), estando visible este listado podrá observar las
salidas de insumos elaborados el día de hoy. Para visualizar las salidas de insumos de fechas
anteriores al día de hoy necesita utilizar el filtro de información, haga doble click sobre alguna celda sin
datos del listado para obtener el filtro de información.

Fig. 5-15 Listado de salidas de insumos generales.

Crear Salida de insumos

Para desarrollar una nueva salida de insumos, primeramente necesita ubicarse en el listado de salidas
de insumos generales, posteriormente utilice el botón Nuevo ( ) de la barra de herramientas para que
el sistema visualice la pantalla “Salidas de insumos”. En ese momento podrá empezar a registrar una
salida de insumos.

1 5

2
6
3
7

Fig. 5-16 Salidas de insumos: Datos.

1. Utilice el botón de este listado desplegable, posteriormente seleccione el almacén del que
saldrán los insumos.
2. Utilice el botón de este listado desplegable, posteriormente seleccione la persona quien entregó
la salida de insumos.
3. Utilice el botón de este listado desplegable, posteriormente seleccione la obra en la cual se
utilizarán los insumos.
4. Utilice el botón de este listado desplegable, posteriormente seleccione la persona quien recibió
los insumos.
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5. Este campo visualizará el folio que identifica la salida de insumos. El folio es generado
automáticamente por el sistema.
6. Introduzca el folio de salidas. Este folio es definido por usted y se utiliza para identificar la salida
de insumos.
7. En este campo visualizará la fecha en que se realizó la salida de insumos.
8. Si la salida de insumos se deriva de una requisición de insumos, entonces utilice este botón
para seleccionar la requisición de insumos que asociará a la salida.

Detalle de insumos

La pantalla detalle de insumos concentra los insumos que son obtenidos desde el almacén general o
desde la requisición y que serán parte de la salida de insumos. Esta pantalla es semejante a cualquier
otra pantalla de detalle explicada anteriormente, la única diferencia que existe en relación con las
anteriores es el origen de donde provienen los insumos.

Fig. 5-17 Salidas de insumos: Detalle de insumos.

1. Utilice este botón para que el sistema despliegue la siguiente pantalla la cual permite realizar la
salida de los insumos que se encuentran en existencia en el almacén general o en la
requisición.

Fig. 5-18 Salida de insumos: Existencia de insumos a salir.

Utilice el botón “Seleccionar insumos” de la pantalla anterior para que el sistema visualice los
insumos concentrados en el almacén general o en la requisición, posteriormente seleccione el
insumo al que dará salida. Por ultimo, utilice el botón “Insertar” para trasladar el insumo a la
salida de insumos. Realice este procedimiento tantas veces como insumos desee agregar a la
salida de insumos.

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Modificar Salida de insumos

Para llevar a cabo la modificación de una salida de insumos es necesario que se encuentre ubicado en
el listado de salidas de insumos generales, para esto, debe utilizar el menú Procesos generales y
posteriormente seleccione la opción Almacenes, del submenú elija la opción Salidas, por ultimo,
seleccione la opción A Obra. Estando visible el listado usted puede modificar la salida de insumos de
dos formas:

1. Seleccione la salida de insumos a modificar haciendo click sobre ella, posteriormente utilice el
botón Modificar elemento de detalle ( ), ubicado en la barra de herramientas. El sistema
desplegará la pantalla “Salidas de insumos”, en esta pantalla realice las modificaciones a la
salida de insumos. Por ultimo, guarde las modificaciones realizadas.

2. Localice la salida de insumos a modificar, posteriormente haga doble click sobre ella. El sistema
desplegará la pantalla “Salidas de insumos”, en esta pantalla realice las modificaciones a la
salida de insumos. Por ultimo, guarde las modificaciones realizadas.

Imprimir Salida de insumos

Para realizar la impresión de una salida de insumos es necesario que se ubique en el listado de salidas
de insumos generales. Una vez que se encuentra en este listado haga doble click sobre la salida de
insumos que desea imprimir, el sistema desplegará la pantalla “Salidas de insumos”, posteriormente
utilice el botón Vista preliminar ( ) para que el sistema visualice el reporte correspondiente a la salida
de insumos. Por ultimo, con el reporte de la salida de insumos visible en la pantalla, haga click sobre el
botón Imprimir ( ) ubicado en la barra de herramientas. De esta forma es como manda a impresión
una salida de insumos.

5.7 Devoluciones de insumos

Una devolución de insumos es la acción de devolver insumos que pertenecen a una orden de compra
por la razón de que estos insumos tienen una calidad pobre en su construcción. Para realizar una
devolución de insumos, la orden de compra de donde se deriva dicha devolución tuvo que haber
entrado a almacén.

Para empezar a trabajar sobre las salidas de insumos de almacén, primeramente necesita seleccionar
el menú Procesos generales, posteriormente seleccione la opción Almacenes, por ultimo, elija la opción
Devoluciones. El sistema desplegará el listado de devoluciones de insumos generales (ver Fig. 5-19),
estando visible este listado podrá observar las devoluciones de insumos elaborados el día de hoy. Para
visualizar las devoluciones de insumos de fechas anteriores al día de hoy necesita utilizar el filtro de
información, haga doble click sobre alguna celda sin datos del listado para obtener el filtro de
información.

Fig. 5-19 Listado de devoluciones de insumos generales.

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Crear Devolución de insumos

Para desarrollar una nueva devolución de insumos, primeramente necesita ubicarse en el listado de
devoluciones de insumos generales, posteriormente utilice el botón Nuevo ( ) de la barra de
herramientas para que el sistema visualice la pantalla “Devoluciones de insumos”. En ese momento
podrá empezar a registrar una devolución de insumos.

1
4
2

3 5

Fig. 5-20 Devoluciones de insumos: Datos.

1. Utilice el botón del listado desplegable, posteriormente seleccione el almacén que utilizó para la
entrada de la orden de compra.
2. Utilice el botón del listado desplegable, posteriormente seleccione la persona responsable del
almacén.
3. Utilice este botón para que el sistema visualice la pantalla que concentra las ordenes de compra
que pertenecen al almacén, posteriormente seleccione la orden de compra.
4. En este campo visualizará el folio que identificará a la devolución de insumos. El folio es
generado automáticamente por el sistema al momento de grabar la devolución.
5. Introduzca la fecha en la que realizó la devolución de insumos.
6. Introduzca el folio de la factura a la que esta asociada la orden de compra.

Detalle de insumos

Fig. 5-21 Devoluciones de insumos: Detalle de insumos.

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1. Utilice este botón para que el sistema despliegue la pantalla que concentra los insumos de la
orden de compra.

Fig. 5-22 Existencia de insumo en la orden de compra.

Seleccione el insumo, posteriormente utilice el botón “Seleccionar” para asignar el insumo a la

devolución de insumos. Realice este procedimiento tantas veces desee asignar insumos a la
devolución.

Modificar Devolución de insumos

Para llevar a cabo la modificación de una devolución de insumos es necesario que se encuentre
ubicado en el listado de devoluciones de insumos generales, para esto, debe utilizar el menú Procesos
generales y posteriormente seleccione la opción Almacenes, por ultimo, seleccione la opción
Devoluciones. Estando visible el listado usted puede modificar la salida de insumos de dos formas:

1. Seleccione la devolución de insumos a modificar haciendo click sobre ella, posteriormente

utilice el botón Modificar elemento de detalle ( ), ubicado en la barra de herramientas. El
sistema desplegará la pantalla “Devoluciones de insumos”, en esta pantalla realice las
modificaciones a la devolución de insumos. Por ultimo, guarde las modificaciones realizadas.

2. Localice la devolución de insumos a modificar, posteriormente haga doble click sobre ella. El
sistema desplegará la pantalla “Devoluciones de insumos”, en esta pantalla realice las
modificaciones a la devolución de insumos. Por ultimo, guarde las modificaciones realizadas.

Imprimir Devolución de insumos

Para realizar la impresión de una devolución de insumos es necesario que se ubique en el listado de
devoluciones de insumos generales. Una vez que se encuentra en este listado haga doble click sobre la
devolución de insumos que desea imprimir, el sistema desplegará la pantalla “Devoluciones de
insumos”, posteriormente utilice el botón Vista preliminar ( ) para que el sistema visualice el reporte
correspondiente a la devolución de insumos. Por ultimo, con el reporte de la devolución de insumos
visible en la pantalla, haga click sobre el botón Imprimir ( ) ubicado en la barra de herramientas. De
esta forma es como manda a impresión una devolución de insumos.

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Capitulo
6
Modulo administrativo

El modulo administrativo concentra los catálogos principales del sistema (clientes, proveedores,
beneficiarios), contra recibos a proveedores, notas de crédito y la facturación de proveedores y clientes.
Conforme vayamos avanzando en el capitulo, iremos describiendo a detalle los puntos antes
mencionados.

6.1 Catálogo Clientes

El catálogo clientes es utilizado para llevar la administración de los clientes activos e inactivos en la
empresa, a través de este catálogo registra la adquisición de nuevos clientes o en caso contrario,
efectúa la baja de aquellos clientes que ya no tienen ningún tipo de relación con la empresa.

Para acceder al catálogo de clientes necesita localizar y seleccionar el menú Procesos generales,
posteriormente debe seleccionar la opción Catálogos, por ultimo, elija la opción Clientes. El sistema
visualizará la siguiente pantalla:

Datos

A través de esta pantalla y con la ayuda de la barra de herramientas lleva a cabo el registro de nuevos
clientes, baja de clientes, modificaciones en los datos de los clientes, y la generación de reportes de
clientes activos e inactivos en la empresa.

3
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5
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9

Fig. 6-1 Catálogo Clientes.

1. En este campo visualiza el folio que identifica al cliente. El folio es generado automáticamente
por el sistema al momento de grabar los datos del cliente.
2. En esta área de la pantalla especifica la razón social del cliente (nombre del proveedor),
además define si se trata de un cliente moral (sociedad, empresa, organización), o físico (una
persona)
3. En este campo introduce el registro federal de contribuyentes.
4. En este campo visualiza la fecha en que dio de alta al cliente.
5. Utilice el botón de este listado desplegable para especificar el tipo de moneda con el que
trabajará el cliente.
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6. Utilice el botón de este listado desplegable para definir si al cliente se le enajenan bienes (venta
de bienes), o prestan servicios.
7. En este campo introduce quien proporciona información relacionada con el cliente.
8. En este campo introduce el día o días de crédito que se le da al cliente para pagar la
enajenación o prestación de servicios.
9. En esta área de la pantalla visualiza los clientes activos e inactivos de la empresa.

Dirección

En esta pantalla registra la dirección del cliente y los medios de comunicación a través de los cuales
podrá establecer contacto con el cliente.

2
Fig. 6-2 Catálogo Clientes.

1. En esta área de la pantalla introduce la dirección del cliente.

2. En esta área de la pantalla introduce los medios de comunicación para establecer contacto con
el cliente.

Contabilidad

A través de esta pantalla asigna cuentas contables a los clientes para posteriormente realizar sus
asientos contables. Si no asigna cuentas contables a los clientes, entonces no podrá generar asientos
contables de clientes. La siguiente figura visualiza las cuentas contables que pueden ser asociadas al
cliente.

2 4
3
1

Fig. 6-3 Catálogo Clientes.

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1. Utilice este botón para asignar una cuenta contable (en pesos) al cliente. Al pulsar este botón el
sistema visualiza la siguiente pantalla:

Fig. 6-4 Localización de cuentas contables para clientes.

Haga click sobre la cuenta contable y posteriormente utilice el botón Seleccionar para asignar la
cuenta contable al cliente.

2. Utilizando este botón también puede asignar cuentas contables a los clientes de forma rápida.
Al pulsar este botón el sistema visualiza la siguiente pantalla:

2.1

2.3 2.4 2.5 2.6

2.2

Fig. 6-5 Asignación de cuentas contables a clientes.

2.1. Haga click sobre estos campos para seleccionar clientes.

2.2. Haga click sobre este campo para seleccionar todos los clientes.
2.3. Utilice este botón para asignar las cuentas contables a los clientes seleccionados. Al
pulsar este botón el sistema despliega la siguiente pantalla:

Fig. 6-6 Asignación de cuenta contable a clientes seleccionados.

Utilice el botón Seleccionar cuentas contables para asignar la cuenta contable a los
clientes. Al pulsar este botón el sistema visualiza la pantalla que representa la Fig. 6-4,
por lo tanto, realice las acciones asociadas a la figura.

2.4. Utilice este botón para regresar al catálogo de clientes.

2.5. Utilice este botón para aplicar los cambios realizados en la asignación de las cuentas
contables.
2.6. Utilice este botón para guardar las modificaciones.

3. En este campo visualiza el número de la cuenta contable.

4. En este campo visualiza el nombre de la cuenta contable.

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El procedimiento que acabamos de realizar es para asignar una cuenta contable (en pesos) al cliente.
Las cuentas contables de la Fig. 6-3 faltantes de asignar al cliente, se realiza de forma similar al
procedimiento que utilizamos para asignar una cuenta contable en pesos.

6.2 Catálogo Proveedores

El catálogo proveedores es utilizado para llevar la administración de los proveedores activos e inactivos
en la empresa, a través de este catálogo registra la adquisición de nuevos proveedores o en caso
contrario, efectúa la baja de aquellos proveedores que ya no tienen ningún tipo de relación con la
empresa.

Para acceder al catálogo de proveedores necesita localizar y seleccionar el menú Procesos generales,
posteriormente debe seleccionar la opción Catálogos, por ultimo, elija la opción Proveedores. El sistema
visualizará la siguiente pantalla:

Datos

A través de esta pantalla y con la ayuda de la barra de herramientas lleva a cabo el registro de nuevos
proveedores, baja de proveedores, modificaciones en los datos de los proveedores, y la generación de
reportes de proveedores activos e inactivos en la empresa.

2
1

3
4
5

6
7
8

9
10
Fig. 6-7 Catálogo Proveedores.

1. En este campo visualiza el folio que identifica al proveedor. El folio es generado

automáticamente por el sistema al momento de grabar los datos del proveedor.
2. Haga click sobre esta casilla para especificar que el proveedor es activo, es decir, que el
proveedor tiene una relación constante con la empresa.
3. En esta área de la pantalla especifica la razón social del proveedor (nombre del proveedor),
además especifica si se trata de un proveedor moral (sociedad, empresa, organización), o físico
(una persona)
4. En este campo introduce el registro federal de contribuyentes.
5. Utilice el botón de este listado desplegable para definir si el proveedor enajena bienes (venta de
bienes), o presta servicios.
6. En este campo introduce quien proporciona información relacionada con el proveedor.
7. Utilice el botón de este listado desplegable para definir la clasificación del proveedor
(proveedor, destajista, subcontratista)
8. Utilice el botón de este listado desplegable para definir si se trata de un proveedor que
comercializa materiales o presta servicios.
9. Utilice el botón de este listado desplegable para especificar la sucursal a la que pertenece el
proveedor.
10. En esta área de la pantalla visualiza los proveedores activos e inactivos de la empresa.
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En la pestaña dirección registra la dirección del proveedor y los medios de comunicación a través de los
cuales podrá establecer contacto con el proveedor. Los datos que concentra esta pantalla son similares
a los descritos en la pantalla dirección de clientes (Fig. 6-2), por lo tanto omitiremos la descripción de
sus elementos.

Contabilidad

A través de esta pantalla asigna cuentas contables a los proveedores para posteriormente realizar sus
asientos contables. Si no asigna cuentas contables a los proveedores, entonces no podrá generar
asientos contables de proveedores. La siguiente figura visualiza las cuentas contables que pueden ser
asociadas al proveedor.

2 3
4
6 7
5

Fig. 6-8 Catálogo Proveedores.

1. Utilice el botón de este listado desplegable para especificar el tipo de moneda con el que
trabajará el proveedor.
2. En este campo introduce el porcentaje de IVA para el proveedor.
3. En este campo introduce los días de crédito que otorgar el proveedor para efectuar el pago.
4. Utilice este botón para asignar una cuenta contable de crédito (en pesos) al proveedor. Al
pulsar este botón el sistema visualiza la siguiente pantalla:

Fig. 6-9 Localización de cuentas contables para proveedores.

Haga click sobre la cuenta contable y posteriormente utilice el botón Seleccionar para asignar la
cuenta contable al proveedor.

5. Utilizando este botón también puede asignar cuentas contables a los proveedores de forma
rápida. Al pulsar este botón el sistema visualiza la siguiente pantalla:

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 Manual de Usuario

5.1

5.3 5.4 5.5 5.6

5.2

Fig. 6-10 Asignación de cuentas contables a proveedores.

5.1 Haga click sobre estos campos para seleccionar proveedores.

5.2 Haga click sobre este campo para seleccionar todos los proveedores.
5.3 Utilice este botón para asignar cuentas contables a los proveedores seleccionados. Al
pulsar este botón el sistema despliega la siguiente pantalla:

Fig. 6-11 Asignación de cuenta contable a proveedores seleccionados.

Utilice el botón Seleccionar cuentas contables para asignar la cuenta contable a los
proveedores. Al pulsar este botón el sistema visualiza la pantalla que representa la Fig. 6-
9, por lo tanto, realice las acciones asociadas a la figura.

5.4 Utilice este botón para regresar al catálogo de proveedores.

5.5 Utilice este botón para aplicar los cambios realizados en la asignación de las cuentas
contables.
5.6 Utilice este botón para guardar las modificaciones.

6. En este campo visualiza el número de la cuenta contable.

7. En este campo visualiza el nombre de la cuenta contable.

El procedimiento que acabamos de realizar es para asignar una cuenta contable de crédito (en pesos)
al proveedor. Las cuentas contables de la Fig. 6-8 faltantes de asignar al proveedor, se realiza de forma
similar al procedimiento que utilizamos para asignar una cuenta contable de crédito (en pesos) al
proveedor.

La pestaña Más contabilidad concentra el concepto de retención al cual puede asociar una cuenta
contable. La forma de asignar una cuenta contable a este concepto es similar al procedimiento que
utilizamos para asignar una cuenta contable de crédito (en pesos) al proveedor.

6.3 Catálogo Beneficiarios

Beneficiario es la persona o entidad que recibe de otro, el pago o anticipo de un importe adeudado. El
catálogo beneficiarios es utilizado para llevar la administración de los beneficiarios activos e inactivos en
la empresa, a través de este catálogo registra la adquisición de nuevos beneficiarios o en caso
contrario, efectúa la baja de aquellos beneficiarios que ya no tienen ningún tipo de relación con la
empresa.

Para acceder al catálogo de beneficiarios necesita localizar y seleccionar el menú Procesos generales,
posteriormente debe seleccionar la opción Catálogos, por ultimo, elija la opción Beneficiarios. El sistema
visualizará la siguiente pantalla:
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Datos

A través de esta pantalla y con la ayuda de la barra de herramientas lleva a cabo el registro de nuevos
beneficiarios, baja de beneficiarios, modificaciones en los datos de los beneficiarios, y la generación de
reportes de beneficiarios activos e inactivos en la empresa.

1 2

3
4

5
6
7

8
Fig. 6-12 Catálogo Beneficiarios.

1. En este campo visualiza el folio que identifica al beneficiario. El folio es generado

automáticamente por el sistema al momento de grabar los datos del beneficiario.
2. Haga click sobre esta casilla para especificar que el beneficiario es activo, es decir, que el
beneficiario tiene una relación constante con la empresa.
3. En este campo introduce la razón social del beneficiario (nombre del beneficiario)
4. Utilice el botón de este listado desplegable para especificar la categoría del beneficiario.
5. Utilice este botón para asignar una cuenta contable de crédito (en pesos) al beneficiario. Al
pulsar este botón el sistema visualiza la siguiente pantalla:

Fig. 6-13 Localización de cuentas contables para beneficiarios.

Haga click sobre la cuenta contable y posteriormente utilice el botón Seleccionar para asignar la
cuenta contable al beneficiario.

6. Utilizando este botón también puede asignar cuentas contables a los beneficiarios de forma
rápida. Al pulsar este botón el sistema visualiza la siguiente pantalla:

6.1

6.3 6.4 6.5 6.6

6.2 5

Fig. 6-14 Asignación de cuentas contables a beneficiarios.

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6.1. Haga click sobre estos campos para seleccionar beneficiario.

6.2. Haga click sobre este campo para seleccionar todos los beneficiarios.
6.3. Utilice este botón para asignar cuentas contables a los beneficiarios seleccionados. Al
pulsar este botón el sistema despliega la siguiente pantalla:

Fig. 6-15 Asignación de cuenta contable a beneficiarios seleccionados.

Utilice el botón Seleccionar cuentas contables para asignar la cuenta contable a los
beneficiarios. Al pulsar este botón el sistema visualiza la pantalla que representa la Fig. 6-
13, por lo tanto, realice las acciones asociadas a la figura.

6.4. Utilice este botón para regresar al catálogo de beneficiarios.

6.5. Utilice este botón para aplicar los cambios realizados en la asignación de las cuentas
contables.
6.6. Utilice este botón para guardar las modificaciones.

7. En estos campos visualiza el número y nombre de cuenta contable asignada al beneficiario.

8. En esta área de la pantalla visualiza los beneficiarios activos e inactivos de la empresa.

En la pestaña dirección registra la dirección del beneficiario y los medios de comunicación a través de
los cuales podrá establecer contacto con el beneficiario. Los datos que concentra esta pantalla son
similares a los descritos en la pantalla dirección de clientes (Fig. 6-2), por lo tanto omitiremos la
descripción de sus elementos.

6.4 Contra recibos

Un contra recibo concentra la revisión de las facturas a pagar en una fecha establecida. Para empezar a
trabajar con contra recibos primeramente necesita activar el menú Procesos generales y posteriormente
seleccionar la opción Contra recibos. El sistema visualizará la siguiente pantalla:

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7 8
6

9
10 11

Fig. 6-16 Recepción de facturas de proveedores.

1. En este campo visualiza el folio que identifica al contra recibo. El folio es generado
automáticamente por el sistema al momento de grabar el contra recibo.
2. Utilice este botón para seleccionar el proveedor al que le pertenece el contra recibo. Al pulsar
este botón el sistema visualiza la siguiente pantalla:

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Fig. 6-17 Localización de proveedores.

Haga click sobre el proveedor y posteriormente utilice el botón Seleccionar para asignar el
proveedor al contra recibo.

3. Utilice este botón para agregar un nuevo proveedor. Al pulsar este botón el sistema visualiza el
catálogo de proveedores para dar de alta al nuevo proveedor.
4. Utilice este botón para buscar contra recibos existentes. Al pulsar este botón el sistema
visualiza la siguiente pantalla:

Fig. 6-17 Localización de una recepción de facturas.

Haga click sobre el folio del contra recibo y posteriormente utilice el botón Seleccionar para
visualizar en la pantalla Recepción de facturas (Fig. 6-16 ) las facturas que conforman al contra
recibo.

5. En este campo especifica la fecha de captura del contra recibo. El sistema la agrega
automáticamente, pero si no es la correcta, entonces modifíquela.
6. Utilice este botón para agregar facturas al contra recibo. Al pulsar este botón el sistema
visualiza la siguiente pantalla: 6.1

6.2

6.3

Fig. 6-18 Captura de facturas a revisión.

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6.1 Utilice este botón si la factura proviene de una orden de compra. Al pulsar este botón el
sistema visualiza la pantalla de Ordenes de compras pendiente de facturas, seleccione
la(s) orden de compra a facturar. Si la factura no proviene de una orden de compra,
entonces no utilice este botón.
6.2 En este campo introduce el folio de la factura a entregar.
6.3 Si la factura proviene de una orden de compra, entonces el importe de la orden de compra
es traspasado automáticamente al importe de la factura a entregar. De lo contrario, si la
factura no proviene de una orden de compra, entonces debe introducir manualmente el
importe de la factura. Por ultimo, presione el botón Aceptar para generar la factura.

En los campos fecha, moneda y obra, de la Fig. 6-18, introduce la fecha en que es entregada la
factura, el tipo de moneda que utilizará para el manejo de la factura y la obra a la pertenece la
factura.

7. Utilice este botón para eliminar facturas recibidas, antes debe tener seleccionada la factura a
eliminar.
8. Utilice este botón para visualizar los datos a revisar para las facturas recibidas.
9. Esta área de la pantalla concentra las facturas recibidas que forma parte del contra recibo.
10. En este campo especifica la fecha de pago de las facturas recibidas.
11. En este campo visualiza el importe total de las facturas recibidas.

6.5 Facturación de proveedores

La facturación de proveedores se realiza con el propósito de tener la administración de lo que la
empresa compra ante sus proveedores. Este tipo de facturación puede derivarse de una orden de
compra, o del catálogo general, o de ambos.

Para empezar a trabajar con la facturación de proveedores, primeramente debe seleccionar el menú
Procesos generales, y posteriormente seleccionar la opción Facturación de proveedores. El sistema
desplegará el listado de facturación de proveedores (ver Fig. 6-19), visible el listado observará las
facturas de proveedores elaboradas el día de hoy. Para visualizar las facturas de proveedores de
fechas anteriores al día de hoy debe utilizar el filtro de información, haga doble click sobre alguna celda
sin datos del listado para obtener el filtro de información.

Fig. 6-19 Listado de facturación de proveedores.

Crear Factura de proveedor

Para realizar una nueva factura de proveedor, primeramente debe ubicarse en el listado de facturación
de proveedores, y posteriormente utilizar el botón Nuevo ( ) de la barra de herramientas para que el
sistema visualice la pantalla Facturación de proveedores (Ver Fig. 6-20) Visible esta pantalla, usted
empieza a registrar los datos de la nueva factura de proveedor.

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Fig. 6-20 Facturación de proveedores.

1. Utilice este botón para agregar el proveedor a la factura. Al pulsar este botón el sistema
visualizará la pantalla de Localización de proveedores (ver Fig. 6-17) Visible esta pantalla,
seleccione el proveedor.
2. Si la factura se deriva de una orden de compra, entonces utilice este botón. Al pulsar este botón
el sistema visualizará la pantalla de Ordenes de compra pendientes de facturar (Fig. 6-21)
Visible esta pantalla, seleccione la orden de compra.

Fig. 6-21 Asignación de ordenes de compra a facturas de proveedores.

3. En este campo introduce el número que identifica a la factura.

4. En este campo define la fecha de recepción de la factura, la fecha es asignada
automáticamente por el sistema, pero puede modificarla.
5. Utilice el botón de este listado desplegable para especificar la obra afectada por la factura.
6. En este campo visualiza el folio asociado a la factura. El folio es generado automáticamente por
el sistema al guardar la factura.
7. Este campo indica la fecha de captura de la factura. La fecha es asignada automáticamente por
el sistema, pero puede modificarla.
8. Si asocia una póliza a la factura, entonces en este campo visualiza el folio de la póliza.
9. Utilice el botón de este listado desplegable para definir la forma de pago de la factura.
10. En este campo define la fecha de vencimiento para realizar el pago de la factura.
11. ?
12. El texto que aparece encima de esta línea color azul especifica el estado de la factura, más
adelante describiremos el estado que puede tener una factura.
13. Utilice este botón para capturar una nueva factura.
14. Utilice este botón para asignar una póliza a la factura. Al pulsar este botón el sistema
desplegará un mensaje el cual pregunta, desea que el sistema genere una póliza para la
factura. Usted debe confirmar la respuesta para continuar con el proceso de asignación de la
póliza. Hay ocasiones en las que no podrá asociar una póliza a la factura, ya sea, porque el
proveedor o algún insumo no tengan asociada una cuenta contable. Por ultimo, sino utiliza este

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botón para asignar una póliza a la factura, no hay problema, ya que al guardar la factura el
sistema preguntará si desea que el sistema genere automáticamente la póliza para la factura.
15. Utilice este botón para grabar la factura en el sistema.

Para obtener el detalle de los insumos concentrados en la factura del proveedor debe habilitar la
pestaña Detalles de insumos de la pantalla Facturación de proveedores (Fig. 6-20) Los insumos que
agrega al detalle de insumos de la factura, provienen, ya sea, de una ordene de compra, del catálogo
general de insumos, o de ambos. La siguiente figura representa el detalle de insumos de la facturación
de proveedores.

1
2 3

Fig. 6-22 Facturación de proveedores.

1. En esta área de la pantalla visualiza el detalle de los insumos que han sido agregados a la
factura desde la orden de compra o desde el catálogo general de insumos. Usted puede
modificar la cantidad solicitada de insumos para la factura, especificar a que obra afectan los
insumos, definir el precio por unidad de los insumos y el porcentaje de descuento aplicado a los
insumos.
2. Utilice este botón para agregar insumos a la factura. Al pulsar este botón el sistema visualizará
los insumos concentrados en el catálogo general de insumos, seleccione los insumos que
necesite asignar a la factura.
3. Utilice este botón para eliminar insumos agregados al detalle de insumos, antes de utilizar este
botón debe tener seleccionado el insumo a eliminar.

Ahora, para asignar los costos a la factura del proveedor necesita habilitar la pestaña Costos de la
pantalla Facturación de proveedores (Fig. 6-20) La siguiente figura visualiza los aspectos relacionados
con los costos de la factura del proveedor.

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Fig. 6-23 Facturación de proveedores.

1. Active esta opción si desea manejar una alerta para la programación de pagos de la factura.
2. En esta área de la pantalla especifica el tipo y cambio de moneda ha utilizar para la factura.
3. En esta área de la pantalla define el porcentaje para las retenciones e IVA de la factura.
4. Active esta opción para que agregue de forma manual el desglose de costos de la factura.
5. En esta área de la pantalla visualiza el importe total de la factura, así como el desglose de
costos.

Por ultimo, la factura de proveedor puede tener asociado uno de los siguientes estados: Pendiente de
revisar, Autorizada para pagar, Parcialmente pagada o Totalmente pagada; puede visualizar el status
de la factura habilitando la pestaña Estado de la pantalla Facturación de proveedores (Fig. 6-20) Al
momento de capturar una factura se dice que su estado esta Pendiente de revisar, a las facturas con
este estado no se les permite realizar pagos. Una vez que la factura ha sido revisada se dice que su
estado esta en Autorizada para pagar, por lo tanto, puede realizar el pago total o parcial al saldo de la
factura. Esta autorización sólo la pueden realizar los usuarios que tengan la autorización del
administrador del sistema. Los dos siguientes estados por los que pasa la factura son Parcialmente
pagada y Totalmente pagada, pero estos estados son controlados automáticamente por el sistema al
realizar abonos o el pago total al saldo de la factura.

Modificar Factura del proveedor

Las facturas de proveedores pueden ser modificadas siempre y cuando sus estados este en Pendientes
de revisar, de lo contrario no podrá modificar las facturas de proveedores. Para llevar a cabo la
modificación de una factura de proveedor es necesario que se encuentre ubicado en el listado de
Facturación de proveedores, para esto, debe utilizar el menú Procesos generales y posteriormente
seleccionar la opción de Facturación de proveedores. Estando visible el listado, usted puede modificar
la factura del proveedor de dos formas:

1. Seleccione la factura del proveedor a modificar haciendo click sobre ella, posteriormente utilice
el botón Modificar elemento de detalle ( ) ubicado en la barra de herramientas. El sistema
desplegará la pantalla de Facturación de proveedores, en esta pantalla realice las
modificaciones a la factura del proveedor. Por ultimo, guarde las modificaciones realizadas.

2. Localice la factura del proveedor a modificar, posteriormente haga doble click sobre ella. El
sistema desplegará la pantalla de Facturación de proveedores, en esta pantalla realice las
modificaciones a la factura del proveedor. Por ultimo, guarde las modificaciones realizadas.

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Imprimir Factura del proveedor

Para realizar la impresión de la factura del proveedor es necesario que se ubique en el listado de
Facturación de proveedores. Visible el listado haga doble click sobre la factura del proveedor que desea
imprimir, el sistema desplegará la pantalla de Facturación de proveedores. Posteriormente utilice el
botón Vista preliminar ( ) para que el sistema visualice el reporte de la factura del proveedor. Por
ultimo, con el reporte visible en la pantalla haga click sobre el botón Imprimir ( ) ubicado en la barra de
herramientas. De esta forma es como manda a impresión una factura de proveedor.

6.6 Notas de crédito de proveedores

Una nota de crédito es el documento que el vendedor (proveedor) elabora y remite al comprador
(cliente) para ponerlo en conocimiento de que ha descargado de su cuenta un importe determinado, por
alguno de los siguientes motivos: Error en la facturación, otorgamiento de bonificaciones o descuentos,
devolución de mercaderías. La nota de crédito siempre origina una disminución en la cuenta del
comprador o deudor, por lo tanto es un documento registrable.

Para empezar a trabajar con las notas de crédito de proveedores, primeramente debe seleccionar el
menú Procesos generales, y posteriormente seleccionar la opción Notas de crédito de proveedores. El
sistema desplegará el listado de las notas de crédito de proveedores (ver Fig. 6-24), visible el listado
observará las notas de crédito de proveedores elaboradas el día de hoy. Para visualizar las notas de
crédito de proveedores elaboradas fechas anteriores al día de hoy debe utilizar el filtro de información,
haga doble click sobre alguna celda sin datos del listado para obtener el filtro de información.

Fig. 6-24 Listado de notas de crédito de proveedores.

Crear Nota de crédito de proveedor

Para realizar una nueva nota de crédito de proveedor, primeramente debe ubicarse en el listado de
Notas de crédito de proveedores, y posteriormente utilizar el botón Nuevo ( ) de la barra de
herramientas para que el sistema visualice la pantalla de Notas de crédito de proveedores (Ver Fig. 6-
25) Visible esta pantalla, usted empieza a registrar los datos de la nueva nota de crédito de proveedor.

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Fig. 6-25 Nota de crédito de proveedores.

1. Utilice este botón para especificar el proveedor que elaboró la factura, al que se le descargará
de su cuenta un importe determinado. Al pulsar este botón el sistema visualiza la siguiente
pantalla:

Fig. 6-26 Localización de proveedores.

Haga click sobre el proveedor y posteriormente utilice el botón Seleccionar para asignar el
proveedor a la nota de crédito.

2. En este campo visualiza el folio asociado a la nota de crédito del proveedor. El folio es
generado automáticamente por el sistema al grabar la nota de crédito.
3. En este campo especifica la fecha de captura de la nota de crédito.
4. Utilice este botón para especificar la factura de la cual se deriva el reembolso. Al pulsar este
botón el sistema visualiza la siguiente pantalla:

Fig. 6-27 Localización de facturas de un proveedor.

Haga click sobre la factura y posteriormente utilice el botón Seleccionar para asignar la factura a
la nota de crédito.

5. En esta área de la pantalla visualiza los porcentajes de descuentos de la factura.

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6. En este campo define el folio que identifica a la nota de crédito.

7. En este campo visualiza el número de póliza asociado a la nota de crédito.
8. En esta área de la pantalla define el porcentaje de IVA y retenciones para la nota de crédito.
9. En esta área de la pantalla define el tipo y cambio de moneda para la nota de crédito, también
visualiza el desglose de costos e importe total de la nota de crédito.
10. Utilice este botón para grabar la nota de crédito.
11. Utilice este botón para asignar una póliza a la nota de crédito. Al pulsar este botón el sistema
desplegará un mensaje el cual pregunta, desea que el sistema genere automáticamente la
póliza para la nota de crédito. Usted debe confirmar la respuesta para continuar con el proceso
de asignación de la póliza. Hay ocasiones en las que no podrá asociar una póliza a la nota de
crédito, ya sea, porque el proveedor o algún insumo no tengan asociada una cuenta contable.
Por ultimo, sino utiliza este botón para asignar una póliza a la nota de crédito, no hay problema,
ya que al guardar la nota de crédito el sistema preguntará si desea que el sistema genere
automáticamente la póliza.

Para visualizar el desglose de insumos de la nota de crédito del proveedor, debe habilitar la pestaña
Desglose de la nota de la pantalla Nota de crédito (Fig. 6-25) Los insumos que agrega al desglose de la
nota de crédito son aquellos que serán reembolsados por el proveedor, como efecto de la venta
realizada anteriormente al cliente. La siguiente figura representa el desglose de la nota de crédito del
proveedor.

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Fig. 6-28 Nota de crédito de proveedores.

1. En esta área de la pantalla define los insumos que serán reembolsados por el proveedor, debe
especificar la cantidad de cada insumo, la unidad asociada a los insumos, la descripción de los
insumos y el precio unitario de los insumos.
2. Utilice este botón para agregar insumos a la nota de crédito.
3. Utilice este botón para eliminar insumos de la nota de crédito, para esto, debe tener
seleccionado el insumo a eliminar.

Por ultimo, la nota de crédito puede tener asignado uno de los siguientes estados: Activa, Afectada o
Cancelada; puede visualizar el status de la factura habilitando la pestaña Estado de la pantalla Nota de
crédito (Fig. 6-25) Al momento de registrar la nota de crédito se dice que su estado esta en Activa.
Cuando el saldo de la nota de crédito ha disminuido el pago de la factura del proveedor , se dice que el
estado de la nota de crédito esta en Afectado. Cuando el estado de la nota de crédito esta en
Cancelada, esta no puede ser tomada en consideración para realizar un pago.

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Modificar Nota de crédito

Las notas de crédito de proveedores pueden ser modificadas siempre y cuando su estado sea Activo,
de lo contrario no podrá modificar las notas de crédito. Para llevar a cabo la modificación de una nota de
crédito es necesario que se encuentre ubicado en el listado de Notas de crédito de proveedores, para
esto, debe utilizar el menú Procesos generales y posteriormente seleccionar la opción de Notas de
crédito de proveedores. Estando visible el listado, usted puede modificar la nota de crédito del
proveedor de dos formas:

1. Seleccione la nota de crédito del proveedor a modificar haciendo click sobre ella,
posteriormente utilice el botón Modificar elemento de detalle ( ) ubicado en la barra de
herramientas. El sistema desplegará la pantalla de Nota de crédito, en esta pantalla realice las
modificaciones a la nota de crédito. Por ultimo, guarde las modificaciones realizadas.

2. Localice la nota de crédito del proveedor a modificar, posteriormente haga doble click sobre
ella. El sistema desplegará la pantalla de Nota de crédito, en esta pantalla realice las
modificaciones a la nota de crédito del proveedor. Por ultimo, guarde las modificaciones
realizadas.

Para concluir, el procedimiento a seguir para realizar la impresión de una nota de crédito de
proveedores es similar al de la impresión de una factura de proveedor, la diferencia es que el
procedimiento se aplica sobre la nota de crédito y no sobre la factura del proveedor.

6.7 Facturación de clientes

La facturación de clientes se realiza con el propósito de tener la administración de lo que la empresa
vende ante sus clientes. Este tipo de facturación puede derivarse de una estimación, o del catálogo
general, o de ambos.

Para empezar a trabajar con la facturación de clientes, primeramente debe seleccionar el menú
Procesos generales, y posteriormente seleccionar la opción Facturación de clientes. El sistema
desplegará el listado de facturación de clientes (ver Fig. 6-29), visible el listado observará las facturas
de clientes elaboradas el día de hoy. Para visualizar las facturas de clientes de fechas anteriores al día
de hoy debe utilizar el filtro de información, haga doble click sobre alguna celda sin datos del listado
para obtener el filtro de información

Fig. 6-29 Listado de facturación de clientes.

Crear Factura de cliente

Para realizar una nueva factura de cliente, primeramente debe ubicarse en el listado de Facturación de
clientes, y posteriormente utilizar el botón Nuevo ( ) de la barra de herramientas para que el sistema
visualice la pantalla de Facturación de clientes (Ver Fig. 6-30) Visible esta pantalla, usted empieza a
registrar los datos de la nueva factura del cliente.

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Fig. 6-30 Facturación de clientes.

1. Utilice el botón de este listado desplegable para seleccionar la obra que será afectada por la
factura.
2. Utilice este botón si la factura se deriva de una estimación. Al pulsar este botón el sistema
visualiza la siguiente pantalla:

Fig. 6-31 Localización de estimaciones.

Haga click sobre la estimación y posteriormente utilice el botón Seleccionar para asignar la
estimación a la obra.

3. Utilice este botón para especificar el cliente. Al pulsar este botón el sistema visualiza la
siguiente pantalla:

Fig. 6-32 Localización de clientes.

Haga click sobre el cliente y posteriormente utilice el botón Seleccionar para asignar el cliente a
la factura.

4. En este campo visualiza el folio asociado a la factura. El folio es generado automáticamente por
el sistema al momento que guarda la factura.
5. En este campo visualiza el número que identifica a la factura.

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 Manual de Usuario

6. En este campo visualiza la fecha de captura de la factura. La fecha es generada

automáticamente por el sistema, pero puede ajustarla a sus necesidades.
7. Utilice el botón de este listado desplegable para definir el tipo de pago de la factura.
8. En este campo define la fecha de vencimiento para el pago de la factura.
9. El texto que visualiza sobre esta línea azul describe el estado de la factura.
10. Utilice este botón para grabar los datos de la factura.
11. Utilice este botón para asignar una póliza a la factura. Al pulsar este botón el sistema
desplegará un mensaje el cual pregunta, desea que el sistema genere automáticamente la
póliza para la factura. Usted debe confirmar la respuesta para continuar con el proceso de
asignación de la póliza. Hay ocasiones en las que no podrá asociar una póliza a la factura, ya
sea, porque el cliente o algún insumo no tengan asociada una cuenta contable. Por ultimo, sino
utiliza este botón para asignar una póliza a la factura, no hay problema, ya que al guardar la
factura el sistema preguntará si desea que el sistema genere automáticamente la póliza.

Para visualizar el detalle de insumos de la factura del cliente, debe habilitar la pestaña Detalle de la
factura de la pantalla Facturación de clientes (Fig. 6-30) Los insumos que agrega al detalle de la factura
son aquellos que le serán reembolsados al cliente, como efecto de la compra realizada anteriormente al
proveedor. La siguiente figura representa el detalle de insumos de la factura.

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Fig. 6-31 Facturación de clientes.

1. En esta área de la pantalla visualiza el detalle de la estimación o insumos que han sido
agregados a la factura. Usted puede modificar la cantidad solicitada de insumos para la factura,
definir el precio por unidad de los insumos y el porcentaje de descuento aplicado a los insumos.
2. Utilice este botón para agregar una nueva descripción de obra a la factura.
3. Utilice este botón para agregar insumos a la factura. Al pulsar este botón el sistema visualizará
los insumos concentrados en el catálogo general de insumos, seleccione los insumos que
necesite asignar a la factura.
4. Utilice este botón para eliminar la estimación o insumos agregados al detalle de la factura,
antes de utilizar este botón debe tener seleccionado el registro a eliminar.

Ahora, para definir los costos de la factura del cliente debe habilitar la pestaña Costos de la pantalla
Facturación de clientes ( Ver Fig. 6-31)

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Fig. 6-32 Facturación de clientes.

1. En esta área de la pantalla define el tipo y cambio de moneda para la factura.

2. En esta área de la pantalla asigna a la factura los porcentajes de amortización, retenciones e
IVA.
3. Si necesita introducir manualmente los costos de la factura, entonces habilite esta opción.
4. En esta área de la pantalla visualiza el desglose de costos de la factura.

Por ultimo, la factura del cliente puede tener asignado uno de los siguientes estados: Pendiente de
revisión, Cancelada, Parcialmente cobrada o Totalmente cobrada; puede visualizar el status de la
factura habilitando la pestaña Estado de la pantalla Facturación de clientes (Fig. 6-32) Al momento de
registrar la factura de cliente se dice que su estado esta Pendiente de revisar. Cuando ya no procede a
realizar el cobro de la factura esta será Cancelada. Los otros dos estados de la factura son controlados
automáticamente por el sistema al momento que realiza los cobros respectivos a la factura del cliente.

Fig. 6-33 Facturación de clientes.

Modificar Factura del cliente

Las facturas de clientes pueden ser modificadas siempre y cuando el estado sea Pendiente de revisar,
de lo contrario no podrá modificar las facturas de clientes. Para llevar a cabo la modificación de una
factura de cliente es necesario que se encuentre ubicado en el listado de Facturación de clientes, para
esto, debe utilizar el menú Procesos generales y posteriormente seleccionar la opción de Facturación
de clientes. Estando visible el listado, usted puede modificar la factura del proveedor de dos formas:

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1. Seleccione la factura del cliente a modificar haciendo click sobre ella, posteriormente utilice el
botón Modificar elemento de detalle ( ) ubicado en la barra de herramientas. El sistema
desplegará la pantalla de Facturación de clientes, en esta pantalla realice las modificaciones a
la factura. Por ultimo, guarde las modificaciones realizadas.

2. Localice la factura de cliente a modificar, posteriormente haga doble click sobre ella. El sistema
desplegará la pantalla de Facturación de clientes, en esta pantalla realice las modificaciones a
la factura. Por ultimo, guarde las modificaciones realizadas.

Imprimir Factura del cliente

Para realizar la impresión de la factura del cliente es necesario que se ubique en el listado de
Facturación de clientes. Visible el listado haga doble click sobre la factura del cliente que desea
imprimir, el sistema desplegará la pantalla de Facturación de clientes. Posteriormente utilice el botón
Vista preliminar ( ) para que el sistema visualice el reporte de la factura del cliente. Por ultimo, con el
reporte visible en la pantalla haga click sobre el botón Imprimir ( ) ubicado en la barra de
herramientas. De esta forma es como manda a impresión una factura de cliente.

6.8 Notas de crédito de clientes

Una nota de crédito es el documento que el vendedor (proveedor) elabora y remite al comprador
(cliente) para ponerlo en conocimiento de que ha descargado de su cuenta un importe determinado, por
alguno de los siguientes motivos: Error en la facturación, otorgamiento de bonificaciones o descuentos,
devolución de mercaderías. La nota de crédito siempre origina una disminución en la cuenta del
comprador o deudor, por lo tanto es un documento registrable.

Para empezar a trabajar con las notas de crédito de clientes, primeramente debe seleccionar el menú
Procesos generales, y posteriormente seleccionar la opción Notas de crédito de clientes. El sistema
desplegará el listado de las notas de crédito de clientes (ver Fig. 6-34), visible el listado observará las
notas de crédito de clientes elaboradas el día de hoy. Para visualizar las notas de crédito de clientes
elaboradas fechas anteriores al día de hoy debe utilizar el filtro de información, haga doble click sobre
alguna celda sin datos del listado para obtener el filtro de información.

Fig. 6-34 Listado de las notas de crédito de clientes.

Crear Nota de crédito de cliente

Para realizar una nueva nota de crédito de cliente, primeramente debe ubicarse en el listado de Notas
de crédito de clientes, y posteriormente utilizar el botón Nuevo ( ) de la barra de herramientas para
que el sistema visualice la pantalla de Notas de crédito de clientes (Ver Fig. 6-35) Visible esta pantalla,
usted empieza a registrar los datos de la nueva nota de crédito de cliente. Omitiremos la explicación de
la Fig. 6-35 ya que contiene los mismos datos que la Nota de crédito de proveedor (Ver Fig. 6-25), la
diferencia de estas dos pantallas la hace el proveedor y el cliente, que es la persona a quien pertenece
la nota de crédito.

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Fig. 6-35 Nota de crédito de clientes.

1. Utilice este botón para especificar el cliente (remitente) al que se le reembolsará parte del
importe pagado a un proveedor por motivo de una compra.

El desglose de la nota de crédito de cliente se maneja de igual forma que la nota de crédito de
proveedor, solamente que en el desglose de la nota de crédito de cliente se agregan los insumos que
serán reembolsados al cliente, como efecto de la compra realizada anteriormente a un proveedor. La
siguiente figura representa el desglose de la nota de crédito del cliente.

Fig. 6-36 Nota de crédito de clientes.

1. En esta área de la pantalla define los insumos que serán reembolsados al cliente, debe
especificar la cantidad de cada insumo, la unidad asociada a los insumos, la descripción de los
insumos y el precio unitario de los insumos.

Por ultimo, la nota de crédito de cliente puede tener asignado uno de los siguientes estados: Activa,
Afectada o Cancelada; puede visualizar el status de la factura habilitando la pestaña Estado de la
pantalla Nota de crédito (Fig. 6-35) Al momento de registrar la nota de crédito de cliente se dice que su
estado esta en Activa. Cuando el saldo de la nota de crédito ha abonado el cobro de la factura del
cliente , se dice que el estado de la nota de crédito esta en Afectado. Cuando el estado de la nota de
crédito esta en Cancelada, esta no puede ser tomada en consideración para realizar un cobro.

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Modificar Nota de crédito del cliente

Las notas de crédito de clientes pueden ser modificadas siempre y cuando su estado sea Activo, de lo
contrario no podrá modificar las notas de crédito. Para llevar a cabo la modificación de una nota de
crédito de cliente es necesario que se encuentre ubicado en el listado de Notas de crédito de clientes,
para esto, debe utilizar el menú Procesos generales y posteriormente seleccionar la opción de Notas de
crédito de clientes. Estando visible el listado, usted puede modificar la nota de crédito del cliente de dos
formas:

1. Seleccione la nota de crédito del cliente a modificar haciendo click sobre ella, posteriormente
utilice el botón Modificar elemento de detalle ( ) ubicado en la barra de herramientas. El
sistema desplegará la pantalla de Nota de crédito, en esta pantalla realice las modificaciones a
la nota de crédito. Por ultimo, guarde las modificaciones realizadas.

2. Localice la nota de crédito del cliente a modificar, posteriormente haga doble click sobre ella. El
sistema desplegará la pantalla de Nota de crédito, en esta pantalla realice las modificaciones a
la nota de crédito del cliente. Por ultimo, guarde las modificaciones realizadas.

Para concluir, el procedimiento a seguir para realizar la impresión de una nota de crédito de cliente es
similar al de la impresión de una factura de cliente, la diferencia es que el procedimiento se aplica sobre
la nota de crédito y no sobre la factura del cliente.

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Capitulo
7
Modulo contabilidad
Contabilidad es una técnica que se encarga de registrar, clasificar y resumir las operaciones
comerciales de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o
directores a través de la contabilidad podrán orientarse sobre el curso que siguen sus negocios
mediante datos contables y estadísticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la
compañía, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales,
entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa.

7.1 ContPAQ: Importar catálogo de cuentas contables

ContPAQ es el sistema contable financiero y fiscal que brinda una visión de los resultados de su
negocio. Este sistema esta desarrollado para proporcionar gran variedad de beneficios a la empresa,
entre los que se podría mencionar el control sobre los activos fijos de la empresa sin necesidad de
capturar una nueva cuenta contable por cada activo.

El VSCTotal® utiliza el sistema ContPAQ como herramienta para realizar la importación de cuentas
contables y posteriormente asociarlas a los activos de la empresa, además de realizar la exportación
de pólizas a archivos txt.

Para realizar la importación de cuentas contables desde ContPAQ, debe utilizar el menú Herramientas
-> ContPAQ -> Importar catálogo de cuentas. El sistema visualizará la pantalla de importación (ver Fig.
7-1) en la que debe especificar el sistema contable (ContPAQ) y especificar el directorio donde
guardará el archivo generado por ContPAQ.

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Fig. 7-1 Importación de cuentas contables.

1. Utilice el botón de este listado desplegable para definir el sistema contable (ContPAQ) de donde
importará el catálogo de cuentas contables.
2. Utilice este botón para especificar el directorio donde guardará el catálogo de cuentas
contables.
3. En esta área de la pantalla visualiza el directorio de ubicación del catálogo de cuentas
contables importado.
4. Active esta opción para sustituir el catálogo de cuentas contables importado anteriormente.
5. Utilice este botón para realizar la importación del catálogo de cuentas contables.
6. Utilice este botón para salir de la pantalla actual.

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7.2 Asignación de cuentas contables

Es indispensable que los activos de la empresa tengan asociadas cuentas contables, ya que esto forma
la antesala para la generación de los asientos contables que posteriormente son utilizados por la
empresa para realizar un análisis y generar datos estadísticos de su negocio.

El medio ha utilizar para realizar la asignación de cuentas contables es a través de los catálogos del
sistema. Los catálogos que utilizará para realizar la asignación de cuentas contables son: Proveedores,
clientes, general de insumos, cuentas bancarias, empleados y beneficiarios.

En algunos catálogos encontrará más de una especificación para la asignación de cuentas contables.
Es importante señalar que en algunas ocasiones, no todos los elementos registrados en el catálogo
podrán tener asignadas todas las cuentas contables que se definen en dicho catálogo, la asignación de
cuentas contables dependerá de las restricciones que maneja la empresa sobre el elemento registrado
en el catálogo.

7.3 Generación de pólizas

Las pólizas son indispensables para realizar posteriormente análisis contables de su negocio, y de esta
forma conocer la estabilidad y solvencia de la empresa. Las pólizas las puede generar de dos formas:
automáticamente o manualmente. Antes de continuar debe saber que para asociar pólizas a los
movimientos que realice (facturas de proveedores, facturas de clientes, pagos, entre otros), los activos
(insumos, proveedores, clientes, entre otros) de la empresa deben tener asociadas cuentas contables.

La generación automática de una póliza se lleva a cabo cuando usted graba un movimiento realizado,
en ese momento el sistema despliega el siguiente mensaje:

Fig. 7-2 Mensaje.

Debe de contestar la respuesta afirmativa al mensaje para que el sistema genera la póliza de la factura
de forma automática.

Ahora, si desea generar la póliza manualmente, entonces debe ubicarse en el Módulo contable del
sistema para visualizar el listado de pólizas. Visible el modulo contable, utilice el botón Nuevo ( ) de la
barra de herramientas para que el sistema visualice la pantalla de Pólizas (ver Fig. 7-3) y empiece a
capturar los datos de la póliza.

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Fig. 7-3 Pólizas.

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1. En este campo visualiza la fecha de captura de la póliza. El sistema genera automáticamente la

fecha de captura, pero puede ser modificada.
2. Utilice el botón de este listado desplegable para definir el tipo de la póliza.
3. Si la póliza es de cheques, entonces active esta opción.
4. En este campo visualiza el folio de la póliza.
5. En este campo visualiza el número que identifica a la póliza. El número de póliza es generado
automáticamente por el sistema.
6. Utilice el botón de este listado desplegable para definir la clase de la póliza.
7. En este campo introduce el concepto para describir la póliza.
8. Utilice el botón de este listado desplegable para especificar el estado de la póliza.
9. Utilice este botón para provisionar varias facturas de proveedor con esta póliza. Al pulsar este
botón el sistema visualizará la siguiente pantalla:

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Fig. 7-4 Facturas por provisionar.

9.1 En esta área de la pantalla especifica la información que desea filtrar. Primeramente debe
seleccionar el proveedor al que pertenecen las facturas por provisionar, posteriormente
especifica el periodo de fechas en el que fueron capturadas las facturas, por ultimo, debe
utilizar el botón Filtrar para visualizar las facturas que están sin provisionar.
9.2 Active esta opción para seleccionar todas las facturas pendientes de provisionar.
9.3 Haga click sobre cada una de estas opciones para seleccionar la(s) factura por provisionar.
9.4 Utilice este botón para generar la póliza a la(s) factura.
9.5 Utilice este botón para cancelar la generación de la póliza.

10. Utilice este botón para asignar la póliza a los traspasos realizados. Al utilizar este botón el
sistema visualiza la siguiente pantalla:

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Fig. 7-5 Localización de transferencias.

10.1 Haga click cada una de estas opciones para seleccionar la(s) transferencias sin póliza.

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10.2 En esta área de la pantalla define la información que desea filtrar, para esto debe
especificar la fecha de captura de los movimientos y posteriormente utilizar el botón
Filtrar.
10.3 Utilice este botón para generar la póliza del o los movimientos.
10.4 Utilice este botón para cancelar la generación de la póliza.

11. Utilice este botón para grabar la asignación de la póliza.

12. Utilice este botón para salir de esta pantalla.

Ahora, para visualizar el detalle de la póliza debe habilitar la pestaña Detalle de la pantalla Pólizas (ver
Fig. 7-3) El sistema visualizará la siguiente pantalla:

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Fig. 7-6 Pólizas.

1. En esta área de la pantalla visualiza el detalle de la póliza, es decir, cada número de cuenta
contable asociada a la póliza, el nombre de cada cuenta contable, entre otros.
2. Utilice este botón para asociar cuentas contables a la póliza.
3. Utilice este botón para eliminar cuentas contables de la póliza.
4. En esta área de la pantalla visualiza el total del cargo y abono asociado con la póliza.

Por ultimo, las relaciones de una póliza las puede visualizar con tan solo activar la pestaña Relaciones
de la pantalla Pólizas. El sistema visualizará la siguiente pantalla:

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Fig. 7-7 Pólizas.

1. En esta área de la pantalla visualiza las relaciones de la póliza, la póliza puede estar
relacionada con facturas de proveedores y clientes, movimientos bancarios, notas de
proveedores y clientes, y pólizas.
2. En esta área de la pantalla visualiza las posibles relaciones que puede generar para la póliza,
utilice el botón correspondiente para definir una nueva relación. Por ejemplo, si usted desea
asociar una factura de proveedor a la póliza, entonces debe utilizar el botón Facturación de
proveedores (Fact. Prov.) El sistema visualizará la siguiente pantalla:

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Fig. 7-8 Facturas relacionadas con una póliza.

En esta pantalla visualiza las facturas de proveedores relacionadas con la póliza. Para asociar
más facturas de proveedores a la póliza, debe utilizar el botón Adicionar. El sistema visualizará
la siguiente pantalla:

Fig. 7-9 Facturas de proveedores sin póliza.

En esta pantalla visualiza las facturas de proveedores que no tienen asociada una póliza. Para
relacionar facturas con una póliza debe seleccionar la(s) factura y posteriormente utilizar el
botón Adicionar. Para comprobar que realizó correctamente la asignación de una póliza a una o
varias facturas ubíquese en las relaciones de la póliza (ver Fig. 7-7) Debe visualizar la(s)
facturas que acaba de asociar a la póliza.

Este procedimiento lo puede utilizar para asociar una póliza a facturas de proveedores,
movimientos bancario, notas de crédito de proveedores y cliente, y pólizas.

7.4 Revisión de pólizas

Cuando una póliza ha sido generada, ya sea, manualmente o automáticamente, se dice que la póliza
tiene su estado en No revisada. Una póliza con este estado no puede ser exportada al sistema
ContPAQ. Cuando la póliza ya ha sido revisada, se dice que su estado es Revisada. Una póliza con
este estado sí puede ser exportada al sistema ContPAQ. Cuando una póliza a sido exportada al sistema
ContPAQ, se dice que su estado es Traspasada. Por ultimo, el estado de una póliza puede ser afectado
desde la pantalla Pólizas (ver Fig. 7-3)

7.5 Exportar pólizas a un archivo .txt

Las pólizas generadas en VSCTotal pueden ser enviadas a un archivo .txt con la ayuda del sistema
ContPAQ, esta exportación se hace con la intención de que las pólizas sean analizadas posteriormente
por otros programas (ContPAQ), y así forma conclusiones sobre el funcionamiento de la empresa. Para
realizar la exportación de pólizas a un archivo .txt, estas antes que nada, deben tener su estado en
Revisada. Posteriormente debe habilitar el menú Herramientas -> ContPAQ -> Exportar pólizas a
archivo txt. El sistema visualizará la siguiente pantalla:

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Fig. 7-10 Exportación de pólizas.

1. Esta área de la pantalla es conocida como el filtro de información para la exportación de

pólizas, aquí debe especificar el periodo en el que se capturaron las pólizas, definir el tipo de
pólizas y el estado de la pólizas; definiendo estos datos usted visualizará las póliza que desea
exportar, siempre y cuando las pólizas cumplan con estas restricciones.
2. Utilice este botón para actualizar el listado de pólizas.
3. Active esta opción para seleccionar todas las pólizas que no han sido exportadas.
4. Haga click aquí para seleccionar de forma individual cada póliza que desee exportar.
5. Esta área de la pantalla es conocida como el listado de pólizas, en este listado se concentran
las pólizas que cumplieron con las restricciones definidas en el filtro de información.
6. Utilice este botón para definir el nombre del archivo destino. Al pulsar este botón el sistema
visualiza una pantalla en la que debe indicar el directorio del archivo destino.
7. Utilice el botón de este listado desplegable para definir la aplicación que utilizará para el manejo
del archivo destino, en este caso será ContPAQ.

7.6 DIMM: Declaración de operaciones con clientes y proveedores

DIMM es una herramienta que utiliza el sistema VSCTotal para generar la relación de proveedores y
clientes con la empresa en base a un periodo fiscal. La relación de proveedores con la empresa se
refiere a generar un reporte con los proveedores que mayormente le vendieron a la empresa, estos
proveedores deben ser ordenas en forma descendente en base a las ventas realizadas. La relación de
clientes con la empresa se refiere a generar un reporte con los clientes que mayormente le compraron a
la empresa, estos clientes deben ser ordenas en forma descendente en base a las compras realizadas.
Por ultimo, la relación de los clientes y proveedores con la empresa puede ser enviada al FISCO a
través de un archivo .txt, para esto, debe haber capturado todos los datos que solicita tanto el módulo
de proveedores, como el módulo de clientes.

Para generar la relación de proveedores y clientes con la empresa, primeramente debe habilitar el menú
Herramientas -> DIMM. El sistema visualizará la siguiente pantalla:

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Fig. 7-11 Declaración de operación con cliente y proveedores.

1. En este campo define el ejercicio fiscal que tomará como base para generar la relación de
proveedores y clientes.
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2. Utilice el botón de este listado desplegable para definir el tipo de declaración, puede ser normal
o complementaria.
3. Si eligió el tipo de declaración normal, entonces el sistema genera automáticamente el número
de complemento consecutivo al anterior. De lo contrario, si eligió el tipo de declaración
complementaria, entonces usted debe definir el número de complemento para la declaración.
4. Utilice este botón para indicar el directorio del archivo destino (archivo con las relaciones de los
proveedores y clientes)
5. En esta área de la pantalla visualiza el directorio de ubicación del archivo destino.
6. Utilice este botón para exportar la relación generada de los proveedores y clientes, a Excel.
7. Utilice este botón para generar un archivo .txt con las relaciones de proveedores y clientes, este
archivo es el que envía al FISCO.

7.7 Modulo contable

A través del modulo contable puede generar listados de las operaciones contables realizadas durante
un periodo de tiempo o de alguna fecha en especifico, con el propósito de visualizar a detalle dichas
operaciones. Otra de las funciones que puede llevar a cabo desde este modulo es la importación de
cuentas contables y la exportación de pólizas. También puede realizar la generación de pólizas para
proveedores y clientes. Por ultimo, el modulo contable concentra un grupo de botones que a través de
ellos puede trasladarse a distintos módulos del sistema. Para acceder al modulo contable debe habilitar
el menú Procesos generales -> Modulo contable. El sistema visualizará el Modulo contable (ver Fig. 7-
12)

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Fig. 7-12 Modulo contable.

1. El modulo contable contiene este grupo de botones, los cuales, cada uno de ellos cumplen una
función especifica dentro de este modulo. A continuación describiremos cada uno de estos
botones:

Facturación de proveedores ( ): Utilice este botón para trasladarse a la facturación de

proveedores.

Notas de crédito de proveedores ( ): Utilice este botón para trasladarse a las notas de crédito
de proveedores.

Facturación a clientes ( ): Utilice este botón para trasladarse a las facturas de clientes.

Notas de crédito de clientes ( ): Utilice este botón para trasladarse a las notas de crédito de
clientes.
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Modulo bancario ( ): Utilice este botón para trasladarse al modulo bancario.

Opciones de configuración ( ): Utilice este botón para trasladarse a la configuración del

sistema.

Cuentas bancarias ( ): Utilice este botón para trasladarse al catálogo de cuentas bancarias.

Beneficiarios ( ): Utilice este botón para trasladarse al catálogo de beneficiarios.

Clientes ( ): Utilice este botón para trasladarse al catálogo de clientes.

Proveedores ( ): Utilice este botón para trasladarse al catálogo de proveedores.

Insumos ( ): Utilice este botón para trasladarse al catálogo general de insumos.

Cuentas contables ( ): Utilice este botón para trasladarse al catálogo de cuentas contables.

Importar cuentas contables ( ): Utilice este botón para importar cuentas contables de un
sistema contable.

Exportar pólizas ( ): Utilice este botón para exportar las pólizas revisadas a un sistema
contables.

Reporte de pólizas por rango ( ): Utilice este botón para generar un reporte de pólizas en base
a un periodo de fechas.

2. Esta área de la pantalla es conocida como el filtro de pólizas en base al tipo de movimiento,
habilite el tipo de póliza que desea visualizar, puede habilitar más de una opción.
3. Utilice este botón para actualizar el listado de pólizas visible en el modulo contable.
4. Utilice este grupo de botones para generar pólizas a proveedores:

Pólizas de diario de proveedores ( ): Utilice este botón para generar una póliza de registro del
pasivo, este tipo de pólizas están relacionadas con la factura de proveedores.

Provisionar notas de crédito ( ): Utilice este botón para generar una póliza de registro de
bonificación derivada de la nota de crédito a proveedores.

Pólizas de egresos ( ): Utilice este botón para generar una póliza relacionada con una salida
de capital.

5. Utilice este grupo de botones para generar pólizas a clientes:

Pólizas de diario de clientes ( ): Utilice este botón para generar una póliza de registrar del
activo, este tipo de pólizas están relacionadas con la factura de clientes.

Provisional notas de crédito ( ): Utilice este botón para generar una póliza de registro de
operación derivada de la nota de crédito a clientes.

Pólizas de ingresos ( ): Utilice este botón para generar una póliza relacionada con una
entrada de capital.

6. En esta área de la pantalla visualiza las pólizas filtradas en base a su tipo y fecha de captura.

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Capitulo
8
Modulo bancos
En el modulo bancos usted llevará a cabo los pagos a proveedores y cobros a clientes, a través de
movimiento realizados. Los tipos de movimientos que realizará son: cheques, depósitos, notas de
crédito, transferencia entre cuentas, movimientos bancarios.

8.1 Pagos
Los pagos se derivan de las compras realizadas a proveedores, y la forma de realizar los pagos pueden
ser de distintas formas, ya sea, por medio de cheques, notas de crédito, transferencia entre cuentas,
movimientos bancarios.

Para efectuar pagos a las facturas de proveedores debe acceder al menú Procesos generales ->
Pagos. El sistema visualizará el Modulo de pagos (ver Fig. 8-1)

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Fig. 8-1 Pagos.

1. Utilice este botón para seleccionar el proveedor al que le efectuará el pago. Al pulsar este botón
el sistema visualizará una pantalla que concentra a los proveedores, debe seleccionar el
nombre del proveedor.
2. Esta área de la pantalla es conocida como el filtro de status de facturas, aquí debe especificar
las facturas que desea visualizar en base a sus estados. La letra R representa las facturas en
revisión, la letra A representa las facturas autorizadas para pagar, la letra P representa las
facturas parcialmente pagadas y la letra T representa las facturas totalmente pagadas.
3. En esta área de la pantalla visualiza el resumen total del saldo de un proveedor, es decir, lo
facturado, lo pagado, lo saldado y lo pendiente de afectar.
4. En esta área de la pantalla visualiza el listado de las facturas del proveedor que cumplieron con
las restricciones definidas en el filtro de status de facturas.
5. Seleccione las facturas a las que desea afectar su importe.
6. En esta área de la pantalla visualiza el importe a pagar, el cual se deriva de las facturas
seleccionadas.
7. Habilite esta pestaña para visualizar las afectaciones realizadas a una factura, para esto debe
seleccionar la factura.

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8. Habilite esta pestaña para visualizar los movimientos realizados al proveedor seleccionado.
9. En esta área de la pantalla visualiza, ya sea, las afectaciones realizadas a una factura o los
movimientos realizados a un proveedor.
10. En esta área de la pantalla especifica que movimientos realizados a al proveedor desea
visualizar.
11. Active esta opción para visualizar los movimientos de cheques de caja chica realizados al
proveedor.
12. Esta área de la pantalla concentra el grupo de botones que debe utilizar para realizar
afectaciones a los importes de las facturas de proveedores. A continuación describiremos cada
uno de ellos:

Nuevo cheque ( ): Utilice este botón para generar un cheque como movimiento de pago. Si antes de
haber pulsado este botón usted selecciono una factura, entonces el importe del cheque afectará a la
factura seleccionada, por lo tanto una vez grabado el cheque, este tendrá su estado en afectado. Ahora,
si antes de pulsar este botón usted no selecciono una factura, entonces el importe del cheque no
afectará a ninguna factura, por lo tanto una vez grabado el cheque, este tendrá su estado en pendiente
de afectar. Al pulsar este botón el sistema desplegará el detalle del cheque (ver Fig. 8-2)

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Fig. 8-2 Detalle de cheque.

1. Utilice este botón para seleccionar la cuenta bancaria que utilizará para afectar el importe de la
factura. Al pulsar este botón el sistema visualizará una pantalla que concentra las cuentas
bancarias registradas, seleccione una de ellas.
2. En esta área de la pantalla visualiza el saldo de la cuenta bancaria que esta utilizando para
realizar la afectación a la factura.
3. En este campo visualiza la fecha de captura del cheque.
4. Utilice esta botón para asociarle una póliza al cheque. Podrá generar la póliza para el cheque,
siempre y cuando los insumos que concentra la factura a pagar estén ligados a una cuenta
contable.
5. En esta área de la pantalla visualiza, tanto, la fecha de impresión, como la fecha de cobro.
Estas dos fechas son generadas automáticamente por el sistema, pero usted puede
modificarlas.
6. En esta área de la pantalla visualiza a quien se le realiza el pago. Este dato lo obtiene el
sistema de la factura a pagar.
7. En este campo visualiza el importe del cheque que afectará a la factura. El importe del cheque
puede ser modificado.
8. En este campo visualiza el tipo de cambio que maneja el cheque, este dato se deriva de la
factura a pagar.
9. En esta área de la pantalla visualiza el número de la cuenta bancaria que utiliza para afectar el
importe de la factura, también observa la sucursal a la que pertenece la cuenta bancaria.

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10. En este campo visualiza el número que hace referencia al cheque, este dato es generado
automáticamente por el sistema en base al consecutivo anterior. El número de referencia puede
ser modificado por otro número, pero no debe haber dos números repetidos.
11. En esta área de la pantalla define sí el cheque será un anticipo a una orden de compra, anticipo
a un contrato o un pago de retención de garantía.
12. Utilice el botón Aceptar para realizar el pago de la factura, o el botón Salir para cancelar el
pago.

Por ultimo, un cheque puede ser utilizado para generar el pago de varias facturas, siempre y
cuando correspondan a un mismo proveedor.

Nuevo movimiento bancario ( ): Utilice este botón para generar un movimiento bancario como pago. Si
antes de haber pulsado este botón usted selecciono una factura, entonces el importe del movimiento
bancario afectará a la factura seleccionada, por lo tanto una vez grabado el movimiento bancario, este
tendrá su estado en afectado. Ahora, si antes de pulsar este botón usted no selecciono una factura,
entonces el importe del movimiento bancario no afectará a ninguna factura, por lo tanto una vez
grabado el movimiento bancario, este tendrá su estado en pendiente de afectar. Al pulsar este botón el
sistema desplegará el detalle del movimiento bancario (ver Fig. 8-3)

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Fig. 8-3 Movimientos bancarios.

1. Utilice este botón para especificar la cuenta bancaria que utilizará para realizar el pago de la
factura.
2. Utilice este botón para generar la póliza que ampara al movimiento bancario.
3. En esta área de la pantalla visualiza el saldo actual de la cuenta bancaria que utiliza para
realizar el pago de la factura.
4. Utilice el botón de este listado desplegable para definir el concepto del movimiento bancario,
este debe ser de tipo cargo ya que esta realizando un pago.
5. En este campo debe especificar el número de referencia que identifica al movimiento bancario.
6. En este campo define el importe del movimiento bancario que afectará a la factura.

Por ultimo, un movimiento bancario puede ser utilizado para generar el pago de varias facturas,
siempre y cuando correspondan a un mismo proveedor.

Afectar movimiento ( ): Utilice este botón para afectar a los movimientos, ya sea, de cheques o
bancarios que tienen su estado pendiente de afectar, solamente puede afectar a movimientos con este
estado. Los movimiento pendiente de afectar los visualiza habilitando la pestaña movimientos
realizados al proveedor (ver Fig. 8-1) Para afectar un movimiento realizado anteriormente, debe
seleccionar dicho movimiento haciendo click sobre él y posteriormente pulsar este botón. El sistema
visualizará la pantalla del detalle del movimiento, visible esta pantalla, seleccione la pestaña
Afectaciones (ver Fig. 8-4)

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Fig. 8-4 Detalle del movimiento.

1. A través de este botón usted realizará afectaciones al importe de las facturas que están
pendientes de pagar. Al pulsar este botón el sistema visualizará una serie de pantalla en las
que debe especificar la factura a pagar.
2. En esta área de la pantalla visualiza el detalle de las facturas afectadas.
3. En esta área de la pantalla visualiza el detalle de la factura seleccionada en el listado de
afectaciones.
4. Esta área de la pantalla concentra el resumen de los importes del movimiento bancario.

Cancelar movimiento ( ): Utilice este botón para cancelar movimientos realizados al proveedor. Antes
de continuar debe tomar en cuenta que para poder cancelar un movimiento, este no debe de estar
conciliado, es decir, no debe tener asociada una póliza, si es así, entonces debe desligar la póliza del
movimiento y posteriormente cancelar el movimiento. También debe saber que cuando cancela un
movimiento, este no causará afectaciones al importe de la factura. Habiendo tomado en cuenta lo
mencionado, usted podrá cancelar movimientos realizados. Para cancelar un movimiento, primeramente
debe seleccionarlo haciendo click sobre él y posteriormente utilizar este botón.

Eliminar movimiento ( ): Utilice este botón para eliminar movimiento realizados al proveedor. Debe
saber que para poder eliminar un movimiento, éste previamente debe ser cancelado. Una vez que ha
cancelado el movimiento, ya sea, de cheque o bancario, usted puede eliminarlo. Para eliminar un
movimiento cancelado, primeramente debe seleccionarlo haciendo click sobre él y posteriormente
utilizar este botón.

Modificar movimiento ( ): Utilice este botón para modificar movimientos realizados al proveedor. Antes
de continuar debe saber que para modificar un movimiento, éste debe tener su estado pendiente de
afectar, de lo contrario, no podrá realizar las modificaciones. Para modificar un movimiento,
primeramente debe seleccionarlo haciendo click sobre él y posteriormente utilizar este botón.

Modulo bancario ( ): Utilice este botón para trasladarse al modulo bancario. El modulo bancario se
describe más adelante.

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8.2 Cobros
Los cobros se derivan de las ventas realizadas a clientes, y la forma de realizar los cobros pueden ser
de distintas formas, ya sea, por medio de depósitos, notas de crédito, transferencia entre cuentas,
movimientos bancarios.

Para efectuar cobros a las facturas de clientes debe acceder al menú Procesos generales -> Cobros. El
sistema visualizará el Modulo de cobros (ver Fig. 8-5)

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Fig. 8-5 Cobros.

1. Utilice este botón para seleccionar el cliente al que le efectuará el cobro. Al pulsar este botón el
sistema visualizará una pantalla que concentra a los clientes, debe seleccionar el nombre del
cliente.
2. Esta área de la pantalla es conocida como el filtro de status de facturas, aquí debe especificar
las facturas que desea visualizar en base a sus estados. La letra R representa las facturas en
revisión, la letra C representa las facturas canceladas para cobrar, la letra P representa las
facturas parcialmente cobradas y la letra T representa las facturas totalmente cobradas.
3. En esta área de la pantalla visualiza el resumen total del saldo de un cliente, es decir, lo
facturado, lo cobrado, lo saldado y lo pendiente de afectar.
4. En esta área de la pantalla visualiza el listado de las facturas del cliente que cumplieron con las
restricciones definidas en el filtro de status de facturas.
5. Seleccione las facturas a las que desea afectar su importe.
6. En esta área de la pantalla visualiza el importe a cobrar, el cual se deriva de las facturas
seleccionadas.
7. Habilite esta pestaña para visualizar las afectaciones realizadas a una factura, para esto debe
seleccionar la factura.
8. Habilite esta pestaña para visualizar los movimientos realizados al cliente seleccionado.
9. En esta área de la pantalla visualiza, ya sea, las afectaciones realizadas a una factura o los
movimientos realizados a un cliente.
10. En esta área de la pantalla especifica que movimientos realizados a al cliente desea visualizar.
11. Esta área de la pantalla concentra el grupo de botones que debe utilizar para realizar
afectaciones a los importes de las facturas de clientes. A continuación describiremos cada uno
de estos botones de forma breve, ya que en la sección de pagos los describimos. La funciones
de estos botones para esta sección debe formularla en base a los cobros de clientes, y no en
los pagos a proveedores.

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Nuevo deposito ( ): Utilice este botón para generar un deposito como movimiento de cobro.

Afectar movimiento ( ): Utilice este botón para afectar a los movimientos, ya sea, de depósitos o
bancarios que tienen su estado pendiente de afectar, solamente puede afectar los movimientos con
este estado.

Cancelar movimiento ( ): Utilice este botón para cancelar movimientos realizados al cliente. Antes de
continuar debe tomar en cuenta que para poder cancelar un movimiento, este no debe de estar
conciliado, es decir, no debe tener asociada una póliza, si es así, entonces debe desligar la póliza del
movimiento y posteriormente cancelar el movimiento. También debe saber que cuando cancela un
movimiento, este no causará afectaciones al importe de la factura. Habiendo tomado en cuenta lo
mencionado, usted podrá cancelar movimientos realizados. Para cancelar un movimiento, primeramente
debe seleccionarlo haciendo click sobre él y posteriormente utilizar este botón.

Eliminar movimiento ( ): Utilice este botón para eliminar movimiento realizados al cliente. Debe saber
que para poder eliminar un movimiento, éste previamente debe ser cancelado. Una vez que ha
cancelado el movimiento, ya sea, de deposito o bancario, usted puede eliminarlo. Para eliminar un
movimiento cancelado, primeramente debe seleccionarlo haciendo click sobre él y posteriormente
utilizar este botón.

Modificar movimiento ( ): Utilice este botón para modificar movimientos realizados al cliente. Antes de
continuar debe saber que para modificar un movimiento, éste debe tener su estado pendiente de
afectar, de lo contrario, no podrá realizar las modificaciones. Para modificar un movimiento,
primeramente debe seleccionarlo haciendo click sobre él y posteriormente utilizar este botón.

Modulo bancario ( ): Utilice este botón para trasladarse al modulo bancario. El modulo bancario se
describe más adelante.

8.3 Modulo bancario

El modulo bancario concentra todos los movimientos realizados, tanto a proveedores, como a clientes.
También, a través de este modulo usted puede realizar el pago a proveedores y el cobro a clientes. Otra
de las funciones con que cuenta el modulo bancario es que usted puede ubicarse rápidamente en otros
módulos del sistema que están relacionados con el modulo bancario. Para acceder al modulo bancario
debe habilitar el menú Procesos generales -> Modulo bancario. El sistema visualizará el Modulo
bancario (ver Fig. 8-6)

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Fig. 8-6 Módulo bancario.

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1. El modulo bancario contiene este grupo de botones, los cuales, cada uno de ellos cumplen una
función especifica dentro de este modulo. A continuación describiremos cada uno de estos
botones:

Cheque independiente ( ): Utilice este botón para generar cheques independientes. Los
cheques independientes no son enlazados con facturas, simplemente se utilizan para justificar
gastos que no cuentan con un documento legal. Estos cheques se consideran de naturaleza
cargo.

Cheque a caja chica ( ): Utilice este botón para generar un cheque a caja chica. Los cheques
a caja chica son utilizados para realizar el pago de facturas, incluso facturas de diversos
proveedores. Estos cheques son considerados de naturaleza cargo.

Movimiento bancario ( ): Utilice este botón para generar un movimiento bancario. Los
movimientos bancario pueden ser de naturaleza cargo o abono.

Transferencia entre cuentas ( ): Utilice este botón para generar una transferencia entre
cuentas bancarias. La cuenta bancaria origen será de naturaleza cargo, mientras que la cuenta
bancario destino será de naturaleza abono.

Cambiar estado de conciliación ( ): Utilice este botón para conciliar o no conciliar, según sea
el caso, un movimiento previamente seleccionado.

Modificar movimiento ( ): Utilice este botón para obtener el detalle de un movimiento

previamente seleccionado, posteriormente puede modificar dicho movimiento. Solamente podrá
modificar los movimientos que no están conciliados.

Eliminar movimiento ( ): Utilice este botón para eliminar un movimiento previamente

cancelado.

Cancelar movimiento ( ): Utilice este botón para cancelar un movimiento previamente

seleccionado. Para poder cancelar un movimiento, este no debe estar conciliado.

Cuentas bancarias ( ): Utilice este botón para trasladarse al catálogo de cuentas bancarias.

Tipos de movimientos bancarios ( ): Utilice este botón para trasladarse al catálogo de tipos de
movimientos.

Beneficiarios ( ): Utilice este botón para trasladarse al catálogo de beneficiarios.

Facturas de proveedores ( ): Utilice este botón para trasladarse al modulo de facturación de

proveedores.

Notas de crédito de proveedores ( ): Utilice este botón para trasladarse al modulo de notas de
crédito de proveedores.

Facturas a clientes ( ): Utilice este botón para trasladarse al modulo de facturación de clientes.

Notas de crédito de clientes ( ): Utilice este botón para trasladarse al modulo de notas de
crédito de clientes.

Configuración ( ): Utilice este botón para trasladarse al modulo de configuración del sistema.

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Pagos ( ): Utilice este botón para trasladarse al modulo de pagos.

Cobros ( ): Utilice este botón para trasladarse al modulo de cobros.

Recalcular saldos de las cuentas ( ): Utilice este botón para recalcular o refrescar los saldos
de la cuenta bancaria, en base a los movimientos registrados.

Consultar el saldo historial de la cuenta ( ): Utilice este botón para calcular el saldo real y
conciliado de la cuenta bancaria seleccionada.

Actualizar información ( ): Utilice este botón para actualizar los movimientos concentrados en
el listado de este modulo.

2. Utilice este botón para seleccionar la cuenta bancaria de la cual desea visualizar los
movimientos realizados, o registrar nuevos movimientos a esta cuenta bancaria.
3. Utilice este botón para visualizar los datos generales de la cuenta bancaria seleccionada.
4. Utilice este botón para visualizar el saldo de la cuenta bancaria seleccionada.
5. Esta área de la pantalla visualiza el resumen de los cargos y abonos que han sido emitidos,
conciliados y pendientes de conciliar.
6. Esta área de la pantalla visualiza el saldo previo, el saldo al movimiento y el saldo posterior; que
corresponden al saldo conciliado y real.
7. En esta área de la pantalla se concentran los movimientos de la cuenta bancaria seleccionada,
en base a una fecha o periodo de fechas. Para obtener los movimiento realizados en fechas
anteriores debe utilizar el filtro de información, este filtro lo visualiza haciendo doble click sobre
algún espacio en blanco de esta área de la pantalla.

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Capitulo
9
Modulo Control
VS Control Total® le permite llevar el control de avances de una obra, para esto, es necesario registrar
las estimaciones que se le generan al cliente y los contratos asignados a subcontratistas o destajistas.
Esto, le permitirá mantener en su obra siempre el avance actual de trabajos y una visión completa del
volúmen avanzado y pendiente de ejecutar de cada una de las actividades.
Este capítulo consta de 2 apartados: estimaciones y contratos. En estimaciones aprenderá a
registrar una estimación a clientes, como explotar esta estimación para analizar la relación de insumos
que se deberían utilizar en este avance y comparar la explosión de insumos del avance completo de la
obra contra las compras registradas en el sistema, con lo cual se obtiene un análisis de los insumos que
se han comprado de más o fuera del presupuesto ligado a las estimaciones explotadas; también,
aprenderá como ligar una estimación realizada a la factura que se entregará al cliente. En Contratos
aprenderá como registrar un contrato ya sea subcontrato, Destajo o Administración, podrá configurar
los parámetros de fondo de garantía y porcentaje de amortización que se aplicarán directamente a sus
avances; también, podrá registrar los avances de cada contrato, y poderlo ligar a la facturación de
proveedores correspondiente.

9.1 Estimaciones
Los pagos se derivan de las compras realizadas a proveedores, y la forma de realizar los pagos pueden
ser de distintas formas, ya sea, por medio de cheques, notas de crédito, transferencia entre cuentas,
movimientos bancarios.

Para empezar a trabajar con estimaciones debe tener abierta la obra a la cual realizará dicha
estimación, posteriormente debe seleccionar el menú Obra -> Estimaciones. El sistema desplegará el
listado de las estimaciones de la obra en la que se encuentra trabajando (ver Fig. 9-1), visible el listado,
observará las estimaciones elaboradas el día de hoy. Para visualizar estimaciones elaboradas fechas
anteriores al día de hoy debe utilizar el filtro de información, haga doble click sobre alguna celda sin
datos del listado para obtener el filtro de información.

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Fig. 9-1 Listado de estimaciones de la obra actual.

1. Esta área de la pantalla es conocida como filtro de información, a través de este filtro define las
estimaciones que desea visualizar en el listado, las estimaciones serán filtradas en base a su
tipo, factura o estado.

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2. En esta área de la pantalla visualiza de forma general la cantidad: estimada, amortizado y fondo
de garantía, así como el total acumulado de estos tres conceptos. Estas cantidades representan
las cantidades acumuladas hasta la ultima estimación realizada.
3. Esta área de la pantalla concentra las estimaciones filtradas a través del filtro de información.

Crear Estimación

Para realizar una nueva estimación, primeramente debe ubicarse en el listado de Estimaciones de la
obra, y posteriormente utilizar el botón Nuevo ( ) de la barra de herramientas para que el sistema
visualice la pantalla de Estimación (Ver Fig. 9-2) Visible esta pantalla, usted empieza a registrar los
datos de la nueva estimación.

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Fig. 9-2 Estimación.

1. Esta área de la pantalla visualiza el número o folio que identifica a la estimación.

2. En esta campo introduce la fecha de captura de la estimación, regularmente este dato es
generado automáticamente por el sistema, pero puede ser modificado.
3. En este campo define el tipo de la estimación (Normal, Semanal, Quincenal), este dato es a
decisión del usuario.
4. En esta área de la pantalla especifica el periodo que abarca la estimación.
5. Utilice el botón de este listado desplegable para declarar la persona responsable quien realiza
la estimación.
6. En este campo visualiza el usuario del sistema quien realiza la estimación, este dato es
generado automáticamente por el sistema.
7. En esta área de la pantalla define el estado de la estimación. Cuando la estimación se
encuentra en su estado a revisión, esta no puede ser usada procesada / trabajada. Cuando la
estimación a sido revisada se dice que su estado cambia a autorizada. Por ultimo, una vez
autorizada la estimación, esta puede ser facturada, por lo tanto su estado cambiará a facturada.
8. En esta área de la pantalla visualiza los costos que forman parte de la estimación, como
también, define el porcentaje de: descuento, amortizado y fondo de garantía que utiliza para la
estimación.
9. Si la captura de los costos para la estimación desea introducirla manualmente, entonces habilite
esta opción.
10. Utilice este botón para generar una factura de proveedores a la estimación. Al utilizar este botón
el sistema visualizará la pantalla de facturación en la que deberá describir los datos
correspondientes.
11. Utilice el botón Grabar para dar de alta los datos de la estimación en el sistema. Utilice el botón
Cancelar para salir de la pantalla actual.

Ahora, para definir el detalle de la estimación debe habilita la pestaña Detalle, de la Fig. 9-2. El sistema
desplegará la pantalla representada por la Fig. 9-3, en esta pantalla manipula el detalle de la
estimación.
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Fig. 9-3 Estimación.

1. Utilice este botón para expandir todos los conceptos que se encuentran en el listado.
2. Utilice este botón para contraer todos los conceptos que se encuentran en el listado.
3. Esta área de la pantalla funciona como un filtro de información en el cual define los conceptos
de la estimación que desea visualizar en el listado, esto es en base a los conceptos estimados y
pendientes de estimar.
4. Esta área de la pantalla concentra el listado de conceptos de la estimación.
5. En esta columna visualiza la cantidad presupuestada correspondiente a la unidad(s) de cada
concepto de la estimación. El sistema no le permite alterar los datos de esta columna.
6. En esta columna visualiza el precio por unidad(s) corresponde a la cantidad presupuestada de
cada concepto. Los datos de esta columna son calculados automáticamente por el sistema. El
sistema no le permite alterar los datos de esta columna
7. En esta columna usted especifica la cantidad estimada en base a la cantidad presupuestada y
la cantidad acumulada.
8. En esta columna visualiza el porcentaje estimado para cada concepto de la estimación. El
sistema no le permite alterar los datos de esta columna.
9. En esta columna visualiza el importe estimado de cada concepto, el importe estimado se deriva
de la multiplicación del precio de cada unidad por la cantidad estimada. El sistema no le permite
alterar los datos de esta columna.
10. En esta columna visualiza la cantidad acumulada de cada concepto de la estimación, esta
cantidad se deriva de la cantidad acumulada actualmente más las cantidad estimada. El
sistema no le permite alterar los datos de esta columna.
11. Este grupo de botones permiten asociar o eliminar una imagen a cada concepto de la
estimación.
12. Utilice este botón para consultar la explosión de insumos de la estimación actual. Al haber
pulsado este botón el sistema visualizará la siguiente pantalla:

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Fig. 9-4 Explosión de insumos de la estimación.

La anterior pantalla concentra los insumos que conforma la estimación actual de la obra,
también observa la cantidad por unidad de cada insumo, el precio unitario de cada insumo, así
como el importe correspondiente a cada insumo.

13. Utilice este botón para obtener la comparativa de los insumos comprados contra los estimados.
Al haber pulsado este botón el sistema visualizará la siguiente pantalla:
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Fig. 9-5 Comparativa de insumos de la obra.

La anterior pantalla concentra los insumos estimados y comprados, desde que inició la obra
Hasta la ultima estimación realizada.

13.1 Esta área de la pantalla hace la función de filtro de información, seleccione la opción que
representa a los insumos que desea visualizar en el listado, solamente puede seleccionar una
sola opción.
13.2 Esta área de la pantalla visualiza la clasificación de colores que hacen referencia a los insumos
estimados y comprados. Estos colores visualiza en las cabeceras de las columnas.
13.3 Este campo visualiza el importe total estimado de los insumos, desde que inició la obra hasta
la ultima estimación realizada.
13.4 Este campo visualiza el importe total comprado de los insumos, desde que inició la obra hasta
la ultima estimación realizada.
13.5 En este campo visualiza la fecha correspondiente a la ultima estimación realizada, por lo tanto
es la fecha hasta donde abarca la comparativa de insumos.
13.6 Utilice este botón para actualizar la comparativa de insumos, es decir, la información
concentrada en el listado.

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13.7 Esta área de la pantalla concentra el listado de insumos que han sido filtrados a través del filtro
de información.
13.8 En esta columna visualiza la cantidad por unidad de cada insumo estimado.
13.9 En esta columna visualiza el precio unitario de cada insumo estimado.
13.10 En esta columna visualiza el importe de cada insumo estimado.
13.11 En esta columna visualiza la cantidad por unidad de cada insumo comprado.
13.12 En esta columna visualiza el precio unitario de cada insumo comprado. La columna siguiente
a esta, visualiza el importe de cada insumo comprado.

9.2 Contratos
Para empezar a trabajar con contratos debe tener abierta la obra a la cual realizará dicho contrato,
posteriormente debe seleccionar el menú Obra -> Contratos. El sistema desplegará el listado de los
contratos de la obra en la que se encuentra trabajando (ver Fig. 9-6), visible el listado, observará los
contratos elaboradas el día de hoy. Para visualizar contratos elaboradas fechas anteriores al día de hoy
debe utilizar el filtro de información, haga doble click sobre alguna celda sin datos del listado para
obtener el filtro de información.

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Fig. 9-6 Listado de contratos de la obra actual.

1. Esta área de la pantalla es conocida como filtro de información, a través de este filtro define los
contratos que desea visualizar en el listado, los contratos serán filtradas en base a su tipo,
contratista o estado.
2. En esta área de la pantalla visualiza de forma general el importe total contratado, lo amortizado,
el fondo de garantía y el importe avanzado.
3. Esta área de la pantalla concentra los contratos filtrados a través del filtro de información.

Crear Contrato

Para realizar un nuevo contrato, primeramente debe ubicarse en el listado de Contratos de la obra, y
posteriormente utilizar el botón Nuevo ( ) de la barra de herramientas para que el sistema visualice la
pantalla Contrato (Ver Fig. 9-7) Visible esta pantalla, usted empieza a registrar los datos del nuevo
contrato.

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Fig. 9-7 Contrato.

1. Utilice este botón para asignar el contratista que trabajará en el contrato. Una vez que ha
pulsado este botón, el sistema visualizará una pantalla en la que deberá seleccionar el
contratista.
2. En este campo visualiza el folio que identifica al contrato, este dato es asignado
automáticamente por el sistema una vez que ha guardado la información del contrato.
3. En esta área de la pantalla debe seleccionar el tipo de contrato, solamente puede habilitar una
opción. Sino selecciona una de esta opciones, entonces el sistema habilita por default la
primera de estas opciones(Subcontrato). Subcontrato es cuando la constructora proporciona la
mano de obra y el material para dicho contrato. Destajo es cuando la constructora solamente
proporciona el material, pero no la mano de obra para dicho contrato.
4. En esta área de la pantalla define las fechas de trabajo del contrato: fecha de inicio del contrato,
fecha de terminación del contrato y el tiempo real.
5. En esta área de la pantalla define el estado del contrato, conforme se trabaje en este.
6. El texto visible encima de esta línea señala el estado del contrato.
7. Utilice este botón para dar de alta los datos del contrato.
8. Utilice este botón para cerrar y salir de la pantalla actual.

Ahora, para registrar las actividades que formarán parte del contrato debe habilitar la pestaña
Actividades del contrato, de la Fig. 9-7. El sistema visualizará la siguiente pantalla:

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Fig. 9-8 Contrato.

1. Esta área de la pantalla concentra el desglose de las actividades que conforman el contrato.
2. Utilice este botón para agregar actividades al contrato. Una vez que ha pulsado este botón el
sistema visualizará la pantalla que concentra los conceptos / actividades que puede incluir en el
contrato.
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3. Utilice este botón para eliminar concepto agregados al contrato.

Para registrar los costos que forman parte del contrato debe habilitar la pestaña Totales, de la Fig. 9-8.
El sistema visualizará la siguiente pantalla:

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Fig. 9-9 Contrato.

1. En este campo visualiza el importe total del contrato.

2. En estos campos debe introducir el porcentaje del anticipo autorizado y el porcentaje del fondo
de garantía. Ambos porcentajes afectarán al importe del contrato.
3. En estos campos visualiza el importe del anticipo autorizado en base al porcentaje de este, de
igual forma visualiza el importe del fondo de garantía en base al porcentaje asignado.
4. Utilice este botón para visualizar la explosión de insumos del contrato. Una vez que ha pulsado
este botón, el sistema visualizará la siguiente pantalla:

Fig. 9-10 Explosión de insumos del contrato.

La anterior pantalla concentra los insumos que conforma el contrato, también observa la
cantidad por unidad de cada insumo, el precio unitario de cada insumo, así como el importe
correspondiente a cada insumo.

5. Utilice este botón para obtener la comparativa de los insumos asignados para el contrato contra
los insumos que han sido entregados para el avance de la obra. Al haber pulsado este botón el
sistema visualizará la siguiente pantalla:

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Fig. 9-11 Comparativa de insumos asignados contra entregados.

5.1 Esta área de la pantalla visualiza la clasificación de colores que hacen referencia a los insumos
asignados y entregados. Estos colores se visualizan en las cabeceras de las columnas.
5.2 Este campo visualiza el número de destajo.
5.3 En esta área de la pantalla tiene la función de filtro de información, aquí debe especificar los
insumos que desea visualizar en el listado. Con movimientos hace referencia a los registros
que tienen compras. Todo hace referencia a los registros que tienen y no tienes compras.
5.4 Esta área de la pantalla concentra el listado de insumos que han sido filtrados a través del filtro
de información.
5.5 En esta columna visualiza la cantidad por unidad de cada insumo asignado al contrato.
5.6 En esta columna visualiza el precio unitario de cada insumo asignado.
5.7 En esta columna visualiza el importe de cada insumo asignado.
5.8 En esta columna visualiza la cantidad por unidad de cada insumo entregado a la obra.
5.9 En esta columna visualiza el precio unitario de cada insumo entregado.
5.10En esta columna visualiza el importe de cada insumo entregado.

Para registrar avances al contrato debe habilitar la pestaña Avances, de la Fig. 9-11. Recuerde que
para registrar algún avance al contrato, el contrato debe estar autorizado, de lo contrario no podrá
registrar avances a dicho contrato.

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Fig. 9-12 Registro de avances al contrato de la obra.

1. Utilice este botón para registrar un avance al contrato. Una vez que ha pulsado este botón, el
sistema visualizará la pantalla de avance del contrato (Ver Fig. 9-13), en esta debe especificar
los datos principales del avance, como también, los costos asociados a dicho avance.

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Fig. 9-13 Avance del contrato.

En la anterior pantalla debe especificar el periodo de días que conforma dicho avance del
contrato. También puede facturar el avance del contrato, para esto debe utilizar el botón Factura
y posteriormente registrar los datos de la factura, los costos de amortización y garantía que
maneja en el avance serán traspasados al costo de la factura. Por ultimo, la Fig. 9-13 concentra
los conceptos asociados al contrato.

Otra de las pantalla que forman parte del avance del contrato es la que se representa en la Fig.
9-14, en esta pantalla registra el porcentaje de los costos que utilizará para el avance. Los
porcentajes son los siguientes: de descuento, amortizado y fondo de garantía. Si ha facturado
este avance de contrato, entonces estos costos serán reflejados en los costos de la factura.

Fig. 9-14 Avance del contrato.

2. Utilice este botón para modificar avances registrados al contrato.

3. Utilice este botón para eliminar avances registrados al contrato. Recuerde que no puede
eliminar una avance facturado.

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Capitulo
10
Utilerías
VSCTotal cuenta con la opción de utilerías, a través de esta manipula la base de datos del sistema.
También puede realizar respaldos de la base de datos cada vez que sea necesario. Otra función que
puede realizar a través de la utilería es la edición de reportes que maneja el sistema.

10.1 Opciones avanzadas

Las opciones avanzadas es una de las alternativas que presenta las utilerías del sistema, por medio de
esta opción el administrador del sistema dará mantenimiento a la base de datos del sistema, por lo tanto
debe respaldar la base de datos antes de realizar cualquiera afectación sobre esta.

Para realizar afectaciones a la base de datos del sistema usted debe habilitar el menú Utilerías ->
Opciones avanzadas. El sistema visualizará la siguiente pantalla:

Fig. 9-1 Opciones avanzadas.

Empaquetar la base de datos

La eliminación de registros que realiza en la base de datos se conoce como borrado lógico, esto es
porque sólo marca los registros como eliminados, pero estos realmente siguen existiendo en la base de
datos aunque no pueda visualizarlos en algún modulo o reporte del sistema. Para liberar el espacio que
ocupan estos registro debe utilizar el botón Empaquetar la base de datos (ver Fig. 9-1), con esto
realizará lo que se conoce como borrado físico. Una vez que realice el borrado de registros no hay
forma de recuperarlos.

Validar la base de datos

Uno de los errores que frecuentemente se presentan en la base de datos es que en ocasiones se daña
la tabla interna, la cual controla la ubicación de las tablas e índices. Para realizar un recuento de los
daños en la tabla, debe utilizar el botón Validar la base de datos (ver Fig. 9-1)

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Reindexar tablas de la base de datos

Los índices llevan el control para acceder rápidamente a un registro especifico de una tabla de la base
de datos, pero en ocasiones estos índices pueden dañarse, para descartar los posibles problemas que
se presenten debe utilizar el botón Reindexar tablas de la base de datos (ver Fig. 9-1)

Inicializar la base de datos

Utilice el botón Inicializar la base de datos para eliminar la información concentrada en la base de datos
del sistema, tenga en cuenta que al pulsar este botón perderá todo el contenido de la base de datos,
incluyendo el login y password de los usuarios.

Modificar las tablas de la base de datos

Cuando se realizan modificaciones a las interfases (pantalla y módulos) del sistema, en ocasiones
surge la necesidad de adherir o eliminar registros en las tablas de la base de datos, cuando suceda
estos utilice el botón Modificar las tablas de la base de datos para realizar las modificaciones necesaria
en las tablas.

10.2 Editar informes

El sistema cuenta con un conjunto de informes los cuales son utilizados para generar reportes de
información, y en ocasiones surge la necesidad de personalizar los reporte ya existentes o utilizar
nuevos reportes, cuando se presenten estas situaciones usted debe habilitar el menú Herramientas ->
Utilerías -> Editar informes. El sistema visualizará la siguiente pantalla:

2
1

3 4

Fig. 9-2 Edición de reportes / informes.

1. En esta área de la pantalla visualiza el listado de reportes que utiliza el sistema para
representar la información.
2. En esta área de la pantalla visualiza o introduce la descripción asociada a un reporte.
3. Utilice este botón para modificar algún reporte existente, antes de pulsar este botón debe
seleccionar un reporte existente. Realice las modificaciones y guarde los cambios.
4. Utilice este botón para salir de esta pantalla.
5. Utilice este botón para agregar nuevos reportes al sistema.

10.3 Respaldo y restauración de datos

La mejor manera de proteger la información que maneja el sistema, es a través de respaldar
frecuentemente la base de datos, con esto evitará posibles perdidas de información. Para realizar el
respaldo y restauración de datos es necesario habilitar el menú Herramientas -> Utilerías -> Respaldo y
restauración de datos. El sistema visualizará el siguiente mensaje:

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Fig. 9-3 Mensaje.

Al haber pulsado el botón Ok del anterior mensaje, el sistema visualizará la pantalla de Respaldo y
restauración de datos (ver Fig. 9-4)

Para respaldar la información de la base de datos debe habilitar la pestaña Respaldar datos y hacer lo
siguiente:

Fig. 9-4 Respaldo y restauración de datos.

1. Especificar el directorio donde respaldará la información.

2. Utilizar este botón para comenzar el proceso de respaldo de datos.

Para restaurar la información de la base de datos debe habilitar la pestaña Restaurar datos y hacer lo
siguiente:

Fig. 9-5 Respaldo y restauración de datos.

1. Especificar el directorio donde guardo el ultimo respaldo.

2. Utilizar este botón para comenzar el proceso de restauración.

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Capitulo
11
Módulo Ejecutivo

El sistema VSCTotal Ejecutivo cumple con la finalidad de proporcionar a los usuarios de nivel
gerencial el resumen de las actividades realizadas en su empresa de una manera concentrada para la
eficiente toma de decisiones.

 Ejecutivo
11.1 Pantalla de VSCTotal

La pantalla principal de VSCTotal Ejecutivo esta dividida en seis segmentos, a continuación se

describen:
7

4
2

Fig. 11.1-Ventana Principal.

1. Barra de titulo: Muestra el nombre del sistema. Como en cualquier ventana del sistema
®
operativo Microsoft Windows , del lado derecho se encuentran los botones de control de la
ventana los cuales tienen las siguientes funciones:

Minimiza la ventana en la barra de tareas.

Agranda a su máxima capacidad la pantalla del sistema.

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Cambia la dimensión de la ventana a su tamaño original ya sea que se encuentre

maximizada o minimizada.

Cierra la ventana y la aplicación.

2. Barra de menús: Encontrará las opciones que en ese momento se encuentren habilitadas. Más
adelante se realiza una explicación detallada.

3. Barra de identificación de sesión: Observará el nombre de la empresa registrada por el sistema,

el nombre del usuario que esta en sesión y la obra en la que está trabajando.

4. Barra de herramientas: Permite realizar operaciones sobre las interfaces de todo el sistema.
Más adelante se llevará a cabo una explicación formal.

5. Área de trabajo: Podrá llevar a cabo todas las operaciones del sistema.

6. Renglón de mensajes: Muestra mensajes de ayuda correspondientes a la opción seleccionada,

visualiza la hora e indica si tiene activa la escritura en mayúsculas o minúsculas y, las teclas del
bloque numérico.

7. Barra de Herramientas Ejecutivas. Muestra las opciones que son usadas de manera frecuente y
se encuentra ligado al menú consultas.

11.2 Barra de Herramientas Ejecutivas

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Fig. 11-2 Barra de Herramientas Ejecutivas.

1. Muestra la consulta de Cuentas por Pagar.

2. Muestra la consulta de Cuentas por Cobrar.
3. Visualiza la antigüedad de saldos.
4. Muestra la consulta de Saldos en Cuentas.
5. Visualiza la consulta de Compras por Obra.
6. Muestra la consulta de Comparativo de Insumos.
7. Visualiza la consulta de Insumos en Almacén.
8. .
9. Muestra la consulta de Flujo de Efectivo Esperado.

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11.3 Barra de menús del sistema VSCTotal® Ejecutivo

La barra de menús cuenta con las opciones de Sistema, Edición, Herramientas y Ayuda, las cuales
funcionan de manera similar al del sistema VSCTotal, sin embargo se agrega la opción Consultas la
cual agrupa los informes establecidos para éste módulo:

Fig. 11-3 Barra de Herramientas Ejecutivas.

11.3.1 Menú Sistema

Este menú concentra las consultas comúnmente utilizadas por el usuario, representando la información
concentrada y de fácil visualización. La siguiente figura visualiza el contenido del menú Sistema:

Fig. 11-4 Menú Consultas

La información que se puede obtener por medio del menú Consultas son las siguientes:

Cuentas por pagar. Muestra la información generada a partir de la facturación de

proveedores de manera concentrada.
Cuentas por Cobrar. Muestra la información proveniente de la facturación de clientes,
concentrado por obras, clientes y el listado general.
Antigüedad de Saldos. Determina los montos y su correspondiente desglose de lo
comprometido y el adeudo que tienen con la empresa.
Saldos en Cuentas. Muestra el estado de las cuentas bancarias así con la
información general de cada una de ella para su identificación.
Insumos por Almacén. Obtiene el valor de los almacenes utilizados así como la
existencia al periodo solicitado.
Flujo de Efectivo Esperado. Representa la forma en que se distribuye el efectivo manejado
por la empresa.
Información financiera global por Obra. Muestra la información referente a las finanzas de la empresa lo
cual ayuda a determinar el estado económico de cada una de
las obras de distintos puntos de vista.
Facturas recibidas pend. de Capturar. Muestra un listado de las facturas recibidas que no se han
capturado en la facturación de proveedores
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Movimientos de almacén. Muestra un listado de las facturas recibidas que no se han

capturado en la facturación de proveedores

11.3.2 Cuentas por Pagar

La consulta de cuentas por pagar muestra los documentos mediante los cuales se encuentra
comprometida la empresa, como lo son las facturas, esta pantalla se divide en la sección de los filtros y
el área de resultados.

Fig. 11-5 Pantalla de Cuentas por Pagar

1. Opciones de Filtrado de Datos

2. Área de resultado de la información

1 7

2 8

3
9

4 Fig. 11-6 Filtros de Cuentas por Pagar 5 6

La sección muestra la manera en que la información puede ser obtenida para enfocarse en los
resultados requeridos ante una solicitud específica de datos.

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1. Rango de fechas para mostrar la información.

2. Selección de una obra en específico o todas.
3. Permite seleccionar un estado específico de la factura.
4. Establece que solo se consideren los cheques entregados
5. Permite desglosar las facturas que afectan a distintas obras en su correspondiente afectación.
6. Selección entre las sucursales dadas de alta para la empresa.
7. Permite seleccionar los proveedores activos que son utilizados en los procesos del sistema.
8. El botón actualizar obtiene los datos considerando los filtros seleccionados
9. Muestra un listado de las programaciones que se encuentran capturadas

La información obtenida es agrupada en la facturación de dólares y pesos, a su vez en cada obra

se encuentra concentrada todas las facturas. Las columnas mostradas en ésta pantalla son: Obra,
Numero de facturas, sumatoria de los montos de las facturas, el total de lo pagado a cada una de ellas,
lo pendiente de pago y el total en moneda nacional.

En cada obra es posible hacer doble clic sobre alguna columna, ésta acción mostrará las facturas
ligadas a la obra solicitada; la información mostrada de las facturas es la siguiente: fecha de la factura,
folio, estado de la factura, fecha de vencimiento, la correspondiente orden de compra cuando aplique, la
sucursal a la que pertenece, el importe de la factura, lo pagado y lo pendiente de pago.

Fig. 11-7 Detalle de Facturas

Para ocultar la vista detalle de las facturas en la parte media del lado derecho se encuentra el botón
cerrar detalle.

Fig. 11-8 Botón Cerrar Detalle

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11.3.3 Cuentas por Cobrar

Ésta pantalla muestra las facturas generadas a nuestros clientes, la información se presenta por medio
de 3 pestañas: Global por Obra, Listado de Facturas y Global por Cliente.

Fig. 11-9 Área de Resultado de Información

1 5

2 6
3

4
Fig. 11-10 Filtro de Cuentas por Cobrar

1. Rango de fechas para mostrar la información.

2. Selección de una obra en específico o todas.
3. Permite seleccionar un estado específico de la factura.
4. Selección entre las sucursales dadas de alta para la empresa.
5. Permite seleccionar los clientes activos que son utilizados en los procesos del sistema.
6. El botón actualizar obtiene los datos considerando los filtros seleccionados

La información obtenida es agrupada en la facturación de dólares y pesos, a su vez en cada obra se

encuentra concentrada todas las facturas. Las columnas mostradas en ésta pantalla son: Obra,
Numero de facturas, sumatoria de los montos de las facturas, el total de lo pagado a cada una de ellas,
lo pendiente de pago y el total en moneda nacional.

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En cada obra es posible hacer doble clic sobre alguna columna, ésta acción mostrará las facturas
ligadas a la obra solicitada; la información mostrada de las facturas es la siguiente: fecha de la factura,
folio, estado de la factura, fecha de vencimiento, la correspondiente orden de compra cuando aplique, la
sucursal a la que pertenece, el importe de la factura, lo pagado y lo pendiente de pago.

Fig. 11-11 Detalle de Facturas

Para ocultar la vista detalle de las facturas en la parte media del lado derecho se encuentra el botón
cerrar detalle.

Fig. 11-12 Botón Cerrar Detalle

11.3.4 Antigüedad de Saldos

Este reporte está diseñado para mostrar la antigüedad de saldos tanto de clientes como de
proveedores, usted podrá obtener esa información separada por moneda y agrupada por cliente o
proveedor según su elección, también si desea conocer a un nivel mas detallado que facturas son las
que tienen antigüedad solo tiene que hacer doble clic en el proveedor o cliente o en su defecto hacer
clic en el botón “Ver detalle” (Ver Fig. 11-10). Este reporte puede ser manipulado para presentarse en
tres estilos (Semanal, Mensual y Quincenal) y además puede obtener una proyección futura de las
facturas a vencer.

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Fig. 11-8 Pantalla de Antigüedad de Saldos Clientes/Proveedores

1. Opciones de Filtrado de Datos

2. Área de resultado de la información. Esta área se divide en dos secciones una es para mostrar
la antigüedad en proveedores y la otra para mostrar la de clientes. Dentro de los datos que
podemos visualizar tenemos que lo único que cambia en la visualización de los resultados tanto
para clientes y proveedores es la columna Nombre las demás columnas las describimos a
continuación
La primer columna es para indicarnos si la fila se encuentra expandida (-) o contraída (+), es
decir, cuando está contraída indica que está mostrando de manera global los totales de la
antigüedad caso contrario indica que usted puede visualizar de manera individual cada uno de
los (proveedores o clientes) que en conjunto sus antigüedades suman el total global, las
siguientes columnas hasta antes de lo “Vencido” cambian de forma dinámica de acuerdo con el
estilo que usted seleccione (Semanal, Quincenal, Mensual) así si usted elige el estilo semanal
estas columnas indican la semana en la cual se vencieron las facturas, la columna “Vencido”
indica la suma de las columnas antes descritas, lo que esta por vencer se indica en la columna
que lleva el nombre “Por Vencer” por último tenemos el “Total”

4 3 1 6 7

5
Fig. 11-9 Filtros de Antigüedad de Saldos Clientes/Proveedores
En este apartado Filtros de Antigüedad de Saldos Clientes/Proveedores (Fig. 11-9) podrá ubicar los
diferentes filtros desde el estilo del reporte (semanal, quincenal, mensual), proveedor, tipo de reporte
(ya sea antigüedad de saldos o el de antigüedad de saldos con proyección futura), obra y además podrá
incluir o no los saldos en 0’s de los proveedores.

1. Estilo del Reporte (Semanal, Quincenal, Mensual)

2. Cuando activa la pestaña “Antigüedad en Proveedores” automáticamente le muestra una lista
con todos los nombres de los proveedores, si hiciera clic en la pestaña de “Antigüedad en
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Clientes” le mostrará la lista con los nombres de los clientes una vez llenado el control usted
podrá seleccionar un proveedor o cliente en especifico o (TODOS).
3. Tipo de Reporte (Antigüedad de Saldos o Proyección Futura)
4. Seleccionar una obra en especifico o (TODAS)
5. Incluir o Excluir saldos en ceros
6. Actualizar la consulta en base a los filtros especificados
1. Muestra el detalle de las facturas del proveedor seleccionado.

Detalle de la Antigüedad de Saldos (Clientes o Proveedores)

Muestra el listado de las facturas acomodadas en sus respectivos periodos de vencimiento.

Dentro de la información que muestra tenemos

Fig. 11-10 Pantalla Detalle de Antigüedad de Saldos

1. Opciones de Filtrado de Datos

2. Área de resultado de la información. La información que usted visualizará es la siguiente:
factura, obra, cuando vence, de cuantos días es el atraso y el importe de la factura acomodado
según en la columna de vencimiento que le corresponde.

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3 4

Fig. 11-11 Filtrado del Detalle de Antigüedad de Saldos Clientes/Proveedores

1. Cuando en el Filtro de Antigüedad de Saldos Clientes/Proveedores (Ver Fig. 11-9) tiene activa
la pestaña “Antigüedad en Proveedores” automáticamente le muestra una lista con todos los
nombres de los proveedores, si la pestaña activa fuera “Antigüedad en Clientes” le mostrará la
lista con los nombres de los clientes una vez llenado el control usted podrá seleccionar un
proveedor o cliente en especifico o (TODOS).
2. Muestra el estilo del periodo de vencimiento por default pone el que se especifico en el Filtro de
Antigüedad de Saldos Clientes/Proveedores (Ver Fig. 11-9) pero desde este apartado usted
puede cambiarlo
3. Por default muestra el tipo de reporte seleccionado en Filtro de Antigüedad de Saldos
Clientes/Proveedores (Ver Fig. 11-9) pero al igual que el estilo éste puede ser modificado
4. Actualiza la consulta basado en los filtros especificados

NOTA: Este reporte puede ser exportado a excel haciendo clic en la Barra de Herramientas en el botón
Exportar a Excel

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11.3.5 Saldos en Cuentas

Este reporte muestra los saldos de cada una de las cuentas bancarias que el sistema tiene dadas de
alta, los datos que se visualizan son los siguientes: numero de cuenta bancaria, nombre del banco,
sucursal, el titular de la cuenta, el tipo de cuenta de que se trate (de cheques, tarjeta, inversión, etc) , el
saldo real (es el saldo que da la sumatoria de los movimientos con naturaleza abono menos la
sumatoria de los movimientos de naturaleza cargo ) y por último el saldo conciliado (es el saldo que da
la sumatoria de los movimientos con naturaleza cargo menos la sumatoria de los movimientos de
naturaleza abono).

Al hacer doble clic en la cuenta bancaria de su elección le mostrará un listado con todos los
movimientos del mes actual, usted podrá cambiar este filtro haciendo doble clic en el listado para filtrar
en otras fechas.
1

Fig. 11-12 Pantalla de Saldos en Cuentas Bancarias

1. Con este botón actualizamos la consulta.

2. Muestra el resultado de los Saldos de Cuentas Bancarias.

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Detalle de Movimientos en Modulo Bancario

Muestra un listado con todos los movimientos bancarios realizados en la cuenta bancaria seleccionada.
Desde esta pantalla puede cambiar de cuenta bancaria, recalcular saldos, visualizar los saldos
generales de las cuentas y obtener el saldo histórico.

Fig. 11-13 Detalle de Movimientos en Modulo Bancario

1. Filtro de Cuenta bancaria y visualización de información de la cuenta bancaria.

2. Muestra los movimientos bancarios en una fecha o periodo determinado, por default muestra
los movimientos del mes actual. Muestra la fecha en que se realizó el movimiento, el nombre
del movimiento generado, la referencia, el nombre del beneficiario, la siguiente columna
muestra si se trata de un egreso (-) o de un ingreso (+) el importe del movimiento, si tiene póliza
en ésta columna se muestra su folio, la siguiente columna muestra si se encuentra conciliado
(SI) o no (NO), la siguiente si se entrego (SI)o no (NO) y por último las notas que se agregaron
a ese movimiento. Cabe mencionar que la información aquí visualizada es filtrada por fecha
haciendo doble clic en una fila en blanco, al hacer esto se muestra una pantalla de filtro de
fechas en la cual podrá indicar una fecha o un periodo.
1 2 3 4 5

Fig. 11-14 Filtro de visualización de movimientos bancarios

1. Por medio de este botón podemos cambiar de una cuenta bancaria a otra.
2. Muestra información de la cuenta bancaria basándose en el catálogo de cuentas.
3. Como su nombre lo indica recalcula los saldos de la cuenta bancaria activa.
4. Muestra el saldo histórico a la fecha.
5. Actualizamos la información presentada en Detalle de Movimientos en Modulo Bancario Fig. 11-
13.
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11.3.6 Compras por Obra

Muestra información de las compras realizadas a una obra en particular o todas filtradas por proveedor,
sucursal, estatus de compra (pendiente de revisión, autorizada, cancelada, parcialmente entregada o
totalmente entregada) así como incluir las ordenes de compra general cuando activa esta opción o sólo
las ordenes de compra a obra cuando se encuentra inactiva.
El resultado se divide en 5 secciones: Las Compras Totalizadas por Obra, totalizadas por proveedor,
insumos por obra, listado de ordenes de compra y ordenes de compra autorizadas por día las cuales se
describirán mas adelante.

3 4 5 6 7

Fig. 11-15 Pantalla de Compras por Obra

1. Filtrado de datos
1 2

4 6 7

Fig. 11-16 Filtrado de información para la Consulta de Compras por Obra

1. Indicar periodo de fechas,

2. Seleccionar de la lista (Todos) los proveedores o uno en particular
3. Seleccionar de la lista (Todas) las obras o una en particular
4. Seleccionar de la lista (Todas) las sucursales o una en particular

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5. Estado de la orden de compra (A revisión, Autorizada, Cancelada, Parcialmente Entregada y

Totalmente Entregada)
6. Incluir o no las ordenes de compra general
7. Actualizar la consulta basándose en los filtros

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2. Muestra el resultado de la consulta basada en los filtros.

3. Compras totalizadas por Obra. Muestra de forma general los totales de las compras por obra: la
primer columna indica la moneda de agrupación, (+) indica que al hacer clic se expandirá el
resultado mostrando todas las obras que en conjunto suman el total global de la moneda,
dentro de los datos que muestra el resultado tenemos que cada una de las obras, muestra el
numero total de ordenes de compra y el importe total de ellas, al hacer doble clic sobre una fila
de obra podrá visualizar todas las ordenes de compra contenidas en la columna Nº OCs como
se muestra en Detalle de las Compras de una Obra Fig. 11-16 aquí se muestra a detalle las
compras realizadas en la obra , fecha de compra, estado, fecha de vencimiento, folio de orden
de compra , nombre del proveedor, sucursal, total, tipo de cambio y el total en pesos, si usted
desea conocer aún más a detalle que insumos son los que se ordenaron en una compra , sólo
tiene que ubicarla en el listado (ver Fig 11-16) y al hacer doble clic le muestra los datos de la
captura de la orden de compra.

Fig. 11-17 Detalle de Compras de una Obra

4. Compras Totalizadas por Proveedor. Muestra las ordenes de compra, primero agrupadas por
moneda y posteriormente por proveedor. Al hacer doble clic en la fila de la moneda el nodo se
expande y muestra los proveedores con el numero de total de ordenes de compra que se les
solicitaron para identificar que ordenes de compra son las que se solicitaron haga doble clic en
la fila del proveedor y aparecerá un listado con el Detalle de las Compras a un Proveedor ver
Fig. 11-18 si desea visualizar los insumos de la orden de compra sólo verifique que la opción
Ver Detalles de la OC se encuentre activa y después localice la O.C. en el listado de la Fig. 11-
18 y haga doble clic si lo que desea es ver los insumos entregados en almacén active la opción
Ver Partidas Entregadas como se ve en la Fig 11-19 y el sistema le mostrara una pantalla en la
cual podrá visualizar en la primer pestaña Resumen de forma general los insumos solicitados,
la cantidad entregada en almacén y lo pendiente de entregar, en la pestaña Material Solicitado
verá todos los insumos que se solicitaron en la orden de compra en la pestaña Material
Entregado podrá obtener los insumos y la cantidad entregada en almacén y en Pendiente de
Entregar las cantidades pendientes en almacén.
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Fig. 11-18 Detalle de Compras de un Proveedor

Fig. 11-19 Partidas Entregadas de una Orden de Compra

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5. Insumos por Obra. En esta sección podrá visualizar los insumos adquiridos en una obra. Dentro
de la información que podrá obtener tenemos que los datos se encuentran agrupados por obra,
por lo tanto por cada obra tendrá el total en pesos de los insumos, para obtener el detalle de los
insumos adquiridos sólo tiene que posicionarse en la obra deseada y hacer doble clic y se
mostrarán los insumos que en su precio promedio forman el total en pesos de la obra, para
conocer a un nivel más detallado cuando se solicitó y a quien haga doble clic en el insumo y le
mostrará el Historial de Compras de Insumos ( ver Fig. 11-20 ) al igual que en las secciones
anteriores al hacer doble clic en la orden de compra el sistema le mostrara la pantalla de la
captura de la orden de compra.

Fig. 11-20 Insumos adquiridos por compra de una obra

6. Listado de Ordenes de Compra. Al hacer clic en esta pestaña visualizara todas las ordenes de
compra basadas en los filtros establecidos en la fig. 11-16, al hacer doble clic sobre una orden
de compra podrá obtener la pantalla de captura de datos de la misma.

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Fig. 11-21 Listado de Ordenes de Compra

7. Listado de Ordenes de Compra autorizadas del día. Muestra la lista de todas las ordenes de
compra autorizadas del día actual.

Fig. 11-22 Ordenes de Compra del día actual

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11.3.7 Insumos por Almacén

En la pestaña Agrupado por Obra muestra información de la existencia actual de los insumos y el ultimo
precio de compra agrupado por obra, al hacer doble clic sobre el signo (+) muestra el desglose de la
obra es decir, la descripción de los insumos con su existencia, unidad, obra, precio de última compra y
el importe; en la pestaña de Agrupado por Insumo muestra la existencia actual del insumo y al hacer
clic en el signo (+) despliega las obras en las cuales se encuentra el insumo.

Fig. 11-23 Pantalla de Insumos por Almacén

Fig. 11-24 Filtrado de información para la Consulta de Insumos por Almacén 4 5

1. Seleccionar de la lista (Todos) los almacenes o uno en particular

2. Seleccionar de la lista (Todas) las obras o una en particular
3. Muestra la dirección del almacén seleccionado
4. Muestra el Importe total del inventario de todas las obras (Global)
5. Actualizar Consulta basándose en los filtros especificados

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13.3.8 Flujo de Efectivo

Muestra información del flujo de efectivo de cada una de las monedas que la empresa maneja. Este
flujo de efectivo puede ser visualizado por el estilo de su elección (Diario, Semanal, Mensual) así este
reporte muestra por cada moneda el importe del saldo inicial, saldo de cuentas por cobrar , el saldo de
cuentas por pagar y el saldo final (Pantalla de Flujo de Efectivo ver Fig. 11-25).
Donde el saldo inicial es el resultado de la resta del Saldo de CXC – Saldo de CxP. dependiendo del
estilo seleccionado (si es diario entonces mostraría el saldo del día anterior, si fuera semanal el saldo
de la semana anterior y de igual manera para cuando sea mensual)
el saldo de cuentas x cobrar es la sumatoria de la resta de Ventas – Cobros seleccionado y el saldo de
cuentas por pagar es la sumatoria de la resta de Compras – Pagos, el saldo final es la resta del Saldo
de CXC – Saldo de CxP.
Al hacer clic en la columna del modulo seleccionado (Diaria, Semanal o Mensual) el sistema le muestra
(Detalle de Flujo de Efectivo Ver Fig. 11-26) si está en la fila de CXC le muestra un listado con los datos
de las Compras (fecha, folio de factura, cliente, estado, vencimiento, obra, sucursal, importe , lo
cobrado y lo pendiente de cobrar), si se encuentra en la de CXP le muestra un listado con los datos de
las Ventas (fecha, folio de factura, proveedor, estado, vencimiento, obra, sucursal, importe , lo pagado y
lo pendiente de pagar)

Fig. 11-25 Pantalla de Flujo de Efectivo

1. Filtrado de Información
2. Muestra el resultado de la consulta basándose en los filtros especificados

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Fig. 11-26 Detalle de Flujo de Efectivo

1. Información del Detalle de Flujo de Efectivo. Muestra información del modulo que seleccionó, el
estilo del reporte, moneda y periodo
2. Listado de Compras o Ventas del modulo especificado en la pantalla del Flujo de Efectivo.
Desde este listado puede acceder a la pantalla de captura dependiendo del modulo
seleccionado si es el de CXC verá la captura de Facturación a Clientes y si es desde el modulo
de CXP la pantalla de Facturación de Proveedores.

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13.3.9 Información Financiera Global por Obra

Por medio de este reporte usted podrá monitorear financieramente todas o cada una de las obras
ejecutadas en la empresa, conocerá el monto total de las Ventas a Clientes así como lo Cobrado y lo
Pendiente de Cobrar, el monto total de los Gastos, lo Pagado y lo Pendiente de Pagar, también el
resultado de restar lo Facturado (Ventas) – Gastos así como el resultado de restar lo Cobrado (Ventas)
– Pagado (Gastos).
Al hacer doble clic sobre alguna obra o al hacer clic en el botón Información Financiera de una Obra
podrá obtener resultados mas detallados (Ver Figura 11-29) si desea información global solo haga clic
en el botón Global y obtendrá el monto del Costo Total, el monto del Costo Directo, un resumen
financiero de ingresos (Ventas, Cobros, Por Cobrar y Anticipos) y egresos (Gastos, Pagado, Por Pagar,
Anticipos), datos de la última estimación (Fecha, el folio generado por el sistema y el importe total de
esa Estimación) y del avance ejecutado (Porcentaje de Avance y el monto total de lo Estimado) hasta el
momento, si elige hacer clic en el botón Comparativa de grupos entonces obtendrá los montos totales
del Presupuesto, lo Estimado y lo Contratado de cada uno de ellos y de manera general.
Como sabemos que no solo basta con obtener resultado globales sino como fue que éstos se originaron
usted podrá tener acceso a otras opciones tales como: Comparativa de lo Estimado vs. lo Comprado ,
Información Financiera de la Obra, Comparativa de lo Presupuestado vs Compras, Comparativa por
Clasificación de Insumos, Presupuesto, Detalle de Gastos cada una de estas opciones se detallarán
más adelante.
Nota: la Información Financiera Global por Obra puede ser impresa o enviada a Excel solo haga clic en
la opción de la Barra de Herramientas.

Fig. 11-27 Pantalla de Información Financiera Global

1. Filtrado de Información y de Acceso a otras opciones. Se detallará mas adelante

2. Muestra el resultado de la consulta

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1 2 3 4 5

Fig. 11-27 Filtro de la consulta de Información Financiera Global

6 7 8 9 10

1. Filtrar por una obra en particular o por (Todas)

2. Periodo de Fechas
3. Actualizar la consulta basándose en los filtros especificados de obra y periodo
4. Al hacer clic en IVA podrá incluir o excluir al precio el IVA
5. Comparativa de lo Estimado vs. lo Comprado. Antes de hacer clic en esta opción seleccione
una obra ya que es requisito para mostrar la comparativa, al hacerlo visualizará la pantalla (ver
Fig. 11-28). En ella usted podrá filtrar la comparativa por Insumos Excedidos del Presupuesto,
Insumos Fuera de Presupuesto y Totales de Insumos. El sistema le indicara con un color la
columna de la cantidad, precio unitario e importe de lo Estimado y con color la columna de la
cantidad, precio unitario e importe de lo Comprado al hacer clic en IVA podrá incluir o excluir al
precio el IVA. El listado indica el código del insumo, la descripción la unidad y el desglose de lo
estimado y lo comprado. Nota: la Comparativa de Insumos puede ser impreso o enviado a
Excel solo haga clic en la opción de la Barra de Herramientas.

Fig. 11-28 Comparativa de Insumos (Estimado vs Comprado) de una Obra

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6. Información Financiera de una obra. Información Financiera de una Obra Ver Fig. 11-29 Nota:
Este reporte puede ser impreso o enviado a Excel solo haga clic en la opción de la Barra de
Herramientas.

Fig. 11-29 Información Financiera de una Obra

7. Comparativa de Insumos de una obra (Ver Fig. 11-30). Muestra una comparativa del
presupuesto vs lo comprado, le indica la cantidad, precio unitario e importe del presupuesto y
en seguida la cantidad, precio unitario e importe de lo comprado de un insumo. Este reporte
puede ser filtrado por: Insumos excedidos del presupuesto, Insumos fuera de Presupuesto y
todos los insumos, al activar la opción Con IVA puede incluir o no el IVA en los costos, si desea
filtrar por grupo de insumo solo haga clic en uno de los siguientes grupos: Todos, Materiales,
Mano de Obra, Herramienta, Equipo, SubContratos, Acarreos, Destajos o Auxiliares, ahora
bien, si quiere filtrar las compras por un periodo o rango de fechas desactive la opción Todas
las Fechas para que se muestren los campos para introducir las fechas, al hacer clic en el botón
Actualizar podrá generar la consulta en base a los filtros antes mencionados. Para obtener
información mas detallada de la comparativa seleccione un insumo y haga clic en el botón
Detalle de Compras Ver Fig. 11-31 esta pantalla le muestra un resumen del presupuesto y de lo
comprado puede filtrar por fechas el detalle de las compras desactivando la opción Todas las
Fechas , una vez actualizada la consulta por medio del botón Actualizar le mostrará un listado
con el detalle de las compras para identificar el movimiento que originó la adquisición o costo
del insumo ( los puede identificar a través de los siguientes colores ( Orden de Compra,
Factura de Proveedor, Movimiento Bancario (Cheque independiente)) al hacer doble clic
sobre un elemento o insumo del Detalle de Compras lo lleva directamente a la pantalla de
captura del movimiento que lo originó (Orden de Compra, Factura de Proveedor o Movimiento
Bancario). Nota: el Detalle de las Compras puede ser impreso o enviado a Excel solo haga clic
en la opción de la Barra de Herramientas.

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Fig. 11-30 Comparativa de Insumos de una Obra

Fig. 11-31 Detalle de Compras de Insumos

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8. Comparativa por Clasificación de Insumos Ver Fig. 11-32. Si su empresa maneja

Clasificaciones de los grupos de insumos tales como (Materiales, Mano de Obra, Herramienta,
Equipo, Subcontratos) una vez que ya se encuentren registrados en el sistema por ejemplo:

Catalogo de Clasificaciones:
001000000 Materiales
001002000 Albañilería
001002001 Albañilería
001003000 Plomería
001003001 Plomería
002000000 Administración
002002000 Papelería
002002001 Papelería
002003000 Agua Potable
002003001 Agua Potable
002003000 Luz Eléctrica
002003001 Luz

y los insumos relacionados con su respectiva clasificación

Insumo Clasificación
Cemento F’150 -> Albañilería
Tubería de Cobre -> Plomería
Sobres 11x8.5” -> Papelería
Papel Bond 11x8.5” -> Papelería
Luz Eléctrica (Oficina) -> Luz
Agua Embotellada (Oficina) -> Agua Potable

Este reporte le mostrará agrupado por clasificación el monto del presupuesto y el de las compras, le
permite filtrar por fecha , incluir o no el IVA, además le indica el porcentaje de costo indirecto del
presupuesto y el porcentaje de costo indirecto de las compras así como el importe total, para ver con
mas detalle las compras de los indirectos haga clic en el botón Ver Fig. 11-33

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Fig. 11-32 Detalle de Compras de Insumos

Fig. 11-33 Relación de Insumos Indirectos de una Obra

9. Presupuesto (Ver Fig. 11-34). Al hacer clic en esta opción el sistema le mostrará la pantalla del
presupuesto, en ella usted podrá visualizar el costo total y el costo directo de la obra, le muestra
desglosado por cada una de los conceptos lo estimado (cantidad e importe), lo contratado
(cantidad e importe) y los avances del contrato (porcentaje e importe del porcentaje de avance).
Para conocer con mayor detalle lo estimado, contratado y avances, sólo posiciónese en la
columna y concepto deseado (cantidad estimada, importe estimado, cantidad contrato, importe
del contrato, avance contrato, importe avance del contrato) y haga doble clic y el sistema le
mostrara su detalle (Ver Fig. 11-35).

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Fig. 11-34 Pantalla del Presupuesto

1. Presupuesto de una Obra. Muestra el resumen del presupuesto y el Detalle de lo estimado,

contratado y avances del contrato

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Fig. 11-35 Detalle del Contrato de una partida del presupuesto

1. Muestra el detalle de las estimaciones de un concepto del presupuesto

2. Muestra el detalle de lo contratos de un concepto del presupuesto

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3. Muestra el detalle de los avances de un concepto del presupuesto

Nota: En cada uno de estos detalles se puede ir a la captura misma que originó el movimiento haciendo
doble clic en el elemento del listado como se muestra en la Fig. 11-36

Fig. 11-36 Pantalla de la captura que originó el movimiento

2. Estimaciones de una Obra. Muestra todas las estimaciones de la obra (Ver Fig. 11-37). En esta
sección puede filtrar por tipo de estimación, factura, estado, también al posicionarse en una
estimación puede obtener la explosión de los insumos estimados haciendo clic en el botón
al hacer clic en el botón obtendrá la comparativa de insumos de lo estimado y lo comprado
(Ver Fig. 11-38)

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Fig. 11-37 Pantalla de Estimaciones

1. Puede filtrar la información por tipo de estimación, folio de factura y estado de estimación
2. Muestra todas las estimaciones basadas en los filtros del punto anterior
3. Al seleccionar una estimación muestra la explosión de insumos de la misma
4. Muestra la comparativa de insumos. (Estimado vs Comprado). La explicación de esta pantalla
se vio anteriormente (Ver punto 13.3.9 Información Financiera Global por Obra Fig. 11-28
Comparativa de Insumos (Estimado vs Comprado) de una Obra

Fig. 11-38 Comparativa de Insumos de una Obra desde el Presupuesto

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5. Filtra el detalle de la estimación mostrando sólo los conceptos estimados cuando se encuentra
activa, si la desactiva muestra todos.
6. Muestra el detalle de la estimación seleccionada, es decir, los conceptos estimados del
presupuesto.

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3. Contratos de una Obra. Muestra todos los contratos de una obra (Ver Fig. 11-39). Al hacer clic
en la pestaña Contratos visualizará todos los contratos realizados en la obra y podrá filtrar por
tipo de contrato, contratista y estado. Del listado al seleccionar un contrato y hacer clic en el
botón podrá obtener un listado con los avances realizados tal como se muestra en la
Fig. 11-40, al hacer clic en el botón obtendrá la explosión de insumos de todos los contratos
de la obra (Ver Fig. 11-41) y al posicionarse en un contrato y hacer clic en el botón obtendrá
sólo la explosión del contrato seleccionado (Ver Fig. 11-42). Para obtener el detalle de un
contrato haga doble clic en el Contrato deseado y en la parte inferior visualizará el tipo, la clave
del concepto, descripción, unidad, cantidad contratada , precio e importe, la cantidad
acumulada de los contratos y el importe de lo acumulado.

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Fig. 11-39 Pantalla de Contratos de una Obra

1. Filtrar los contratos por Tipo de Contrato, Contratista y Estado

2. Muestra una pantalla con los avances realizados a un contrato (Ver Fig. 11-40). Debe
seleccionar primero el contrato y posteriormente hacer clic en este botón.
3. Muestra la explosión de insumos de todos los contratos ejecutados de la obra (Ver Fig. 11-41)
4. Muestra la explosión de insumos de un contrato en especifico. Posiciónese en el contrato y
haga clic en esta opción (Ver Fig. 11-42)
5. Muestra todos los contratos realizados en una obra , estos pueden estar filtrados de acuerdo al
punto 1
6. Al seleccionar un contrato y hacer doble clic muestra el Detalle del contrato.

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Fig. 11-40 Avances del Contrato de una Estimación en especifico

Fig. 11-41 Explosión de Insumos de los Contratos de una Obra

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Fig. 11-42 Explosión de Insumos de un Contrato en especifico

10. Detalle de Gastos. En esta opción podrá visualizar todos los gastos realizados a una obra, tales
como ordenes de compra, facturas de proveedores y movimientos bancarios (cheques
independientes) al activar la opción Incluye IVA podrá aplicar éste en cada uno de los importes
de los movimientos, al hacer doble clic sobre algún elemento del listado podrá visualizar la
pantalla de captura que originó el movimiento, en la parte inferior se muestran los totales
globales de Gastos, Pagado y por Pagar.

Fig. 11-43 Gastos de la obra

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13.3.10 Facturas Recibidas Pendientes de Capturar

Basándose en los contra recibos muestra las facturas recibidas pendientes de capturar. Este reporte
puede ser filtrado por periodo de fechas, proveedor, fecha de recepción, obra y sucursal. La información
que muestra es la siguiente: nombre del proveedor, fecha de recepción, folio de la factura, fecha de la
factura, orden de compra, nombre de la obra, importe total en la moneda de la factura, moneda, tipo de
cambio y el importe en moneda nacional.

Fig. 11-44 Pantalla de Facturas Recibidas Pendientes de Capturar

1. Filtro de Datos
2. Muestra el resultado de la consulta basada en los Filtros

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Fig. 11-45 Filtro de Facturas Recibidas Pendientes de Capturar

1. Periodo de Fechas (Filtrar por fechas)

2. Seleccione un proveedor en especifico o (Todos).
3. Seleccione una obra en especifico o (Todas).
4. Seleccione una sucursal en especifico o (Todas).
5. Actualizar consulta basándose en los Filtros seleccionados

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13.3.11 Movimientos de Almacén

Este informe muestra la información generada en nuestro almacén de manera agrupada, esto es, que
cada uno de los insumos se encuentran clasificados en una descripción general, ésta pantalla muestra
las siguientes columnas: la columna del signo para indicar que la obra contiene subclasificaciones
dentro de ella, la clave de la obra como es dada de alta en el sistema, la descripción de la clasificación,
la columna anterior muestra el importe acumulado de los movimientos anteriores a la fecha inicial
solicitada, la columna Entrada muestra el importe de las entradas en el periodo solicitado, las salidas
muestran el importe de las salidas en el periodo y la columna saldo es la suma del saldo anterior y las
entradas, menos las salidas.

A continuación se describen los filtros que pueden ser especificados para éste informe.

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Fig. 11-46 Filtro de movimientos de almacén.

1. Seleccioné la empresa de la que necesita la información.

2. Presione este botón si los insumos que se tienen en el almacén están clasificados por grupo. Si
no maneja alguna clasificación por grupo para los insumos, no utilice este opción.
3. Seleccione la opción mostrar todos los almacenes o un almacén en especifico para consultar.
4. Seleccione todas las obras o una obra en especifico para visualizar.

A continuación se visualiza la pantalla de resultados de la consulta seleccionada por el filtro de

movimientos de almacén.

Fig. 11-47 Pantalla de resultado de movimientos de almacén.

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13.3.12 Comparativo del presupuesto (comparativo por partidas)

Este apartado le muestra todo lo comprado que sea afectado a las partidas del presupuesto, para que
se vea representado este movimiento, es necesario tener en las propiedades de cada una de las obras
los parámetros de configuración “control por partidas del presupuesto” de esta manera se vera reflejado
el importe comprado por partida.

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Fig. 11-48 Comparativa del presupuesto.

1. Seleccione la obra para consultar el presupuesto de la misma.

2. Presione el botón actualizar para visualizar el presupuesto de la obra seleccionada.
3. Visualizará todo el contenido el presupuesto de la obra.

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