Fundamentos

TenStep Latinoamérica
300PM00.00

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¿Por qué son importantes los proyectos?
Éxito = Estrategia + Proyectos + Procesos

Concebir
ESTRATEGIA

RECURSOS RESULTADOS

IDE
AS
Continuar Construir

orar
Mej
PROCESOS PROYECTOS

18

18
FUNDAMENTOS
Conceptos Generales
Participantes e involucrados en el
Proyecto Dirección de Proyectos
Ciclo de Vida de Dirección de Proyectos

19
Proyecto
Empresa TEMPORAL que se asume con el fin de crear
un producto, servicio o resultado ÚNICO
Características Específicas
Tiene fechas de inicio y término perfectamente definidas.
El trabajo que se genera es de características únicas.
Elaboración gradual
Debe ponerse atención
Definir claramente: su alcance, sus límites presupuestarios,
los productos finales, así como los recursos asignados.
Administrar de manera directamente proporcional a su
envergadura, complejidad e importancia crítica.
Proyecto vs. Trabajos operativos
Trabajos realizados en organizaciones con el fin de lograr
objetivos se clasifican en
Proyectos
Son temporales y únicos
Operaciones
Son continuas y repetitivas
Comparten las siguientes características
Ejecutado por personas
Restringido por recursos limitados
Planificados, ejecutados y controlados
Restricciones de un proyecto

Alcance
Calidad

Alcance

22
Contexto de la Dirección de Proyectos
Programa
Un grupo de proyectos, subprogramas y actividades relacionados, dirigidos de
manera coordinada para obtener beneficios y control, no disponibles al
dirigirlos de manera individual.
Un proyecto puede o no ser parte de un programa, pero un programa siempre
tendrá proyectos.
Ejemplos
Programa de Mejoramiento de Eficiencia, que puede incluir varios
proyectos obteniendo beneficios en forma incremental
Implementación de una nueva línea del Metro, en que los beneficios
se generan como un todo.
Gestión de programas
“Gestión centralizada y coordinada de un programa para alcanzar sus
objetivos y beneficios estratégicos”
Se enfoca en la Gestión de las interdependencias del programa 23
Contexto de la Dirección de Proyectos
Portafolios y Gestión de Portafolios

Un conjunto de proyectos, programas y operaciones que se llevan a cabo para

alcanzar objetivos estratégicos.
Proyectos y programas dentro de un portafolio no necesariamente son
interdependientes o están relacionados
Ejemplo:
Una compañía decide invertir en desarrollo de nuevos productos, crea un
portafolio de proyectos de investigación.
El éxito del portafolio está determinado por un objetivo estratégico, por
ejemplo aumentar las ventas en un %.
Aunque no todos los proyectos sean exitosos, si se logra el objetivo
estratégico, el portafolio es exitoso.
24
Contexto de la Dirección de Proyectos
Gestión de Portafolios

“La Gestión centralizada de uno o más portafolios, para alcanzar

objetivos estratégicos.
Incluye identificar, priorizar, autorizar, dirigir y controlar
proyectos, programas y operaciones

Foco en priorizar la asignación de recursos

Gestión del portafolio debe ser consistente y estar alineada con

las estrategias de la organización

25
(PMBOK)
FUNDAMENTOS
Conceptos Generales
Participantes e involucrados en el Proyecto
Dirección de Proyectos
Ciclo de Vida de Dirección de Proyectos

27
Los dos participantes claves de un proyecto
El Sponsor (Patrocinador)

EL Director de Proyecto

MW
Sponsor o Patrocinador
Es quien promueve la realización del
proyecto Obtiene financiamiento y recursos
Se hace responsable de los beneficios que generará su producto
Posee la autoridad / responsabilidad mas alta en los proyectos
Proporciona una dirección y visión de alto nivel
Promociona el proyecto al interior de sus organización
Resuelve solicitudes de cambios y asuntos pendientes de
suma importancia
Acredita y garantiza que el proyecto genere beneficios

¿Tiene su proyecto un Sponsor? Si no lo conoce, preocúpese de identificarlo…

Stakeholders o Interesados
Stakeholder:
Existen diferentes grupos de interés, los cuales tienen
diferentes perspectivas del problema y diferentes
necesidades estratégicas, las cuales deberán ser abordadas
por la solución.
Un stakeholder, es todo aquel que se encuentre interesado,
involucrado o afectado directa o indirectamente por la
solución.
Rol del Director de Proyecto
Es el individuo responsable de que se alcancen los objetivos del
proyecto.

Dependiendo de la organización,
se le puede llamar:

Líder de Proyecto
Líder de equipo
Jefe de Proyecto
Administrador de Proyecto
Gerente de Proyecto
31
Responsabilidades del Director de Proyecto
Hacia el trabajo propio del proyecto:
Asegurar que todas las áreas del alcance definido del
proyecto están incluidas
Que el alcance esté basado en una especificación escrita y
consensuada de requisitos abordables
Planifica, obtiene los recursos y organiza los productos
Comunica, dirige (quien hace que y cuando)
Delega, motiva, evalúa
Resuelve problemas y produce resultados
Es decir Satisfacer las necesidades del negocio
Representadas por Sponsor y Stakeholders
32
Rol del Director de Proyecto
Responsabilidades hacia las personas:
Constituir un equipo de trabajo
Motivar
Habilidad de comunicación tanto verbal como por escrito
proactivamente.
Escuchar a las personas de manera activa.
Proporcionar de manera adecuada retroalimentación al
desempeño de las personas

33
Rol del Equipo de Trabajo de Proyecto
Llevar a cabo las actividades y labores específicas de un proyecto
Se reportan de manera directa con el Director del Proyecto Están
asignados al proyecto en un porcentaje relevante
Trabajan de manera directa en la creación de los productos
finales específicos, siendo responsables de la calidad de su
trabajo

34
FUNDAMENTOS
Conceptos Generales
Participantes e involucrados en el Proyecto
Dirección de Proyectos
Ciclo de Vida de Dirección de Proyectos

35
¿Qué es la Dirección de Proyectos?

“La aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las

actividades de proyectos con el fin de cumplir los requisitos de éste”.
th
PMI, Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) 5 edition

Éxito = Satisfacción de las necesidades de negocio

Representadas por Sponsor y Stakeholders 36
Metodología: una forma sistemática de hacer las
cosas, basada en la experiencia
Un sistema común de procesos y técnicas usado en una
disciplina específica.
Incluye buenas prácticas de trabajo repetibles, formatos, y
el conocimiento previo que la organización ha adquirido
Proporciona un lenguaje común y los mecanismos necesarios
para facilitar el entendimiento en su aplicación.
Genera un entorno bien orientado que habilita e incrementa
las posibilidades de éxito.
Definida exhaustiva y rigurosamente
Aplicada flexiblemente

37
Fundamentos de Dirección de Proyectos
Lo Esencial
Cada proyecto tiene un ciclo de vida basado en un simple
concepto
Primero PLANIFIQUE – Después PRODUZCA
Planificación es acerca de maximizar la EFECTIVIDAD
Producir es acerca de maximizar la EFICIENCIA
Desarrollar un proyecto es seguir un Proceso sistemático
para generar un PRODUCTO o SERVICIO

Lema:
MW
Planifique su trabajo — Trabaje según su plan
Planificación
Desarrollar Plan
Estrategia para alcanzar objetivos
Establecer Líneas Base
Estándares de control que reflejan los objetivos del proyecto
Alcances: ¿Qué se requiere?
Calidad: ¿En qué grado?
Tiempo: ¿Cuánto tiempo tenemos?
Costo: ¿Cuánto es el presupuesto?

MW
Seguimiento y Control
Controlar e informar avance
Desempeño contra objetivos de la línea base
Proyectar
Evaluar el estado actual, las tendencias y proyectar la
posición final
Aplicar medidas correctivas
Re planificar y (si es indispensable) Re pronosticar

MW
FUNDAMENTOS
Conceptos Generales
Participantes e involucrados en el
Proyecto Dirección de Proyectos
Ciclo de Vida de Dirección de Proyectos

41
Ciclo de Vida Básico del Proyecto
Pre Proyecto Post
proyecto proyecto

Necesidades y 1 2 3 4 Operación
Oportunidades Definir Planificar Ejecutar Cerrar

Nivel de
Esfuerzo

Plan
Producció
n

Continuar
?

Cuatro Fases Principales del Proyecto

MW
Ciclo de Vida del proyecto
Planificar Proyecto Producir Producto

Definir Planificar Ejecutar Cerrar

• Identificar • Recolectar • Kick-Off • Revisiones del
sponsor y información • Diseño cliente
necesidades •Funcionalidad • Adquisiciones • Aceptación de
• Visión Proyecto • Cronograma • Dirigir el trabajo. Productos
Complete • Metas Producto • Equipo Incidentes • Entrenamiento,
cada fase •Indicadores • Presupuesto • Controlar manuales
antes de críticos de éxito • Flujo de Caja - Alcance • Transferir
comenzar • Costos / • Líneas Base - Cronograma responsabilidades
la Beneficios • Re evaluación - Costos del producto
siguiente • Recursos riesgos • Proyeciones • Reasignar equipo
• Estrategias • Plan de Proyecto • Reportes de • Reporte final y
• Riesgos • [Seguir o No?] Avance lecciones
• Alternativas • Entregable(s) aprendidad
• Definición de • [Probar & • Archivo de
Proyecto aprobar] documentación
• [Aprobación?] • [Cierre del
proyecto]
Típicas fases principales, actividades, productos, decisiones
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Perfiles típicos del Ciclo de Vida

Planificar Producir
Definir Planificar Ejecutar Cerrar
decreciente

Costo Creciente
Oportu
nidad

Agregar valor Vs. Costo del cambio

Ciclos de Vida orientados al Producto

Se aplica según la industria o especialidad del proyecto,

  
Construcción
  
Desarrollo de Software
  
Desarrollo de nuevos productos
  
Investigación y desarrollo
 
Industria Farmacéutica
Relación entre Ciclos de Vida

Definir Planificar Ejecutar Cerrar

Sesión de preguntas

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