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GM-PR-004 Control de Documentos y Registros
GM-PR-004 Control de Documentos y Registros
CÓDIGO : GM-PR-004
VERSIÓN : 4
Toda copia en PAPEL es un ¨Documento no Controlado¨ a Excepción del original, por favor asegúrese de que ésta es la versión vigente del
documento. La impresión o fotocopia, total o parcial, de su contenido, está restringida sin la autorización expresa del Representante de la
Dirección para el Sistema de Gestión de Calidad.
Nombre del proceso
Código: GM-PR-004
1. OBJETIVO.
Establecer los controles a los registros que integran el Sistema de Gestión de Calidad
de la CREG en cuanto a su identificación, almacenamiento, tiempo de retención,
recuperación y disposición final.
2. ALCANCE.
3. GLOSARIO.
Documentos externos: Son aquellos documentos que tienen un origen por fuera
de la organización.
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Nombre del proceso
Código: GM-PR-004
4. ABREVIATURAS.
5. DESARROLLO.
5.1 Políticas.
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documento. La impresión o fotocopia, total o parcial, de su contenido, está restringida sin la autorización expresa del Representante de la
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Nombre del proceso
Código: GM-PR-004
Todo documento del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) que sea impreso por los
servidores públicos y/o contratistas es un DOCUMENTO NO CONTROLADO a
excepción del original.
Los documentos aprobados del sistema de gestión de calidad (SGC) son colocados en
medio magnéticos en la aplicación ISODOC, contarán con protección contra cambios,
con el fin de evitar la modificación de los mismos sin autorización del Administrador del
Sistema de Gestión de Calidad, donde pueden ser consultados por todos los
funcionarios de la Entidad.
Los documentos de origen externo se identifican y controlan en el Sistema
Electrónico de Gestión Documental – S.E.G.D.
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Código: GM-PR-004
Algunos documentos del SGC son aprobados por el Director Ejecutivo mediante
Resolución, pero siempre con el apoyo del Comité de Calidad para controlar que se
cumpla con los requisitos correspondientes y asegurar la conveniencia del
documento dentro del Sistema de Gestión de Gestión de Calidad (SGC).
Cambios en ortografía.
Adecuación de contenido que facilite la visualización y uso.
Mejoramiento en la redacción de párrafos.
Re direccionamiento de Hipervínculos.
Cambio en el nombre de un cargo.
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Código: GM-PR-004
5.2. ACTIVIDADES.
INICIO
El Funcionario interesado que detecte la
Funcionario de la necesidad de elaborar y/o modificar un
1. documento del SGC
CREG
Necesidad de crear y/o
modificar un documento.
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Código: GM-PR-004
ISODOC
Incluir documento y/o Se revisa si el documento se encuentra
7. actualizar su versión. El A.S.G.C. en el listado maestro de ISODOC
actualizado de acuerdo a lo aprobado.
2
1 FIN
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Anular documento
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Código: GM-PR-004
INICIO
El Comité de Calidad de la entidad es
Comité de Calidad Oráculo e responsable de determinar la identificación
1. ISODOC de los registros asociados al Sistema de
Identificar registros con nombre Gestión de la Calidad.
y / o código.
Remitente y/o
Destinatario y/o
No. de Radicación.
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6. CONTROL DE CAMBIOS.
Fecha Nueva
Descripción del cambio Responsable
Modificación Versión
Jorge Andrés Amaya
Creación del documento A.S.G.C
31/08/2005 0
Sandra Milena Tello
Actualización del Procedimiento Responsable de 01/10/2008 1
Planeación
Sandra Milena Tello
Se modificaron las responsabilidades de
Responsable de 14/08/2009 2
revisión y aprobación de documentos. Planeación
Revisión, corrección y actualización total Ricardo Alonso
Jaramillo
del documento con el fin de mantener la 20/06/2011 3
Responsable de
mejora continua del sistema. Planeación
Se actualiza el procedimiento de acuerdo Karen Fonseca 22/10/2014 4
con la actividad que realiza en el comité A.S.G.C
de calidad, el representante de la
dirección y subdirección administrativa y
financiero, se deja como documento
soporte de las reuniones el acta de
reunión PC-FT-004, se aclara que el
listado maestro se refleja en la aplicación
ISODOC.
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7. DOCUMENTOS RELACIONADOS.
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