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1. Por qué hacer gestión por proyectos: cambios económicos, cambios de mercado y competencia. Modelo
de 5 fuerzas. Complejidad y capacidad competitiva. Respuestas a estos estímulos.
2. Proyecto: un esfuerzo temporario para lograr un objetivo. Cumplimiento de especificaciones, inicio y final
y fondos limitados. Proyectos exitosos: características. Project management: conjunto de conocimientos
para satisfacer los requerimientos del proyecto.
Características de un Proyecto
Objetivo especifico
Cumplimiento de las especificaciones (resultados, tecnologia)
Inicio y final definidos (tiempos)
Fondos limitados (costos)
Uso de recursos (recursos)
2. Las 4 fases del ciclo de vida: Concepción, Desarrollo, Implementación y Cierre. Análisis externo e interno.
RESPONSABILIDADES AUTORIDAD
Asegurar que todos los hitos y resultados sean Manejo del Projecto y generación de
alcanzados cumpliendo las restricciones de directivas de acuerdo a las Políticas y
tiempos, costos y respetando los estándares de Procedimientos de la Cía.
calidad. Acceso directo a clientes u otras autoridades
Trabajar conjuntamente con los Gerentes Control del cash flow del proyecto
Funcionales para asegurar que los recursos se Revisión del Plan con la aprobación del
empleen en forma eficaz y eficiente Cliente
Interactuar con clientes y proveedores Requerir información relativa al Proyecto
Preparación de planes realistas Monitoreo de funciones para asegurar que
Mantener informados a stakeholders en forma todos los problemas sean identificados,
completa informados y resueltos
Proponer o Iniciar acciones correctivas Renegociar condiciones con Gerentes
funcionales
Delegar responsabilidad y autoridad a
personal funcional
PM Ventajas Desventajas
Falta de
Origen 1) Mayor imparcialidad
conocimiento
Externo 2) Visión externa
aplicado
Semana 4 - Estructura Organizacional
2. Tipos de estructuras:
Matriz
Funcional Por Proyectos
Débil Balanceada Fuerte
Autoridad del líder o Baja a Moderada a
Poca o ninguna Limitada Alta o casi Total
gerente del proyectos moderada Alta
% de personal afectado Prácticamente
0-25% 15-60% 50-95% 85-100%
full-time al proyecto ninguno
Tiempo Tiempo Tiempo Tiempo
Rol del líder Tiempo parcial
parcial completo completo completo
Coordinador Coordinador Gerente de Project
Título asignado al Coordinador del
del proyecto / del Proyecto Proyecto / Manager /
Responsable del proyecto / Líder
Líder del / Project Program Program
Proyecto del Proyecto
Proyecto Officer Manager Manager
3. Planeamiento organizacional:
a. Estructura organizacional
b. Plan de gestión de personal afectado a proyectos
c. Asignación de roles y responsabilidades
d. Información de soporte
Semana 5 - Planeamiento del Proyecto
1. Objetivos: Definir por completo todo el trabajo necesario, a través de documentos disponibles para todos
los participantes de proyecto
Roles
a. Project Manager: Metas y objetivos, hitos principales, requerimientos, reglas generales y supuestos,
limitaciones en tiempos costos y resultados, procedimientos operativos, políticas administrativas,
requerimiento de reportes.
b. El gerente de Línea: descripciones detallas de tareas para hacer efectivos los objetivos requerimiento e
hitos, Programación de detalle y asignación de personal para sostener los presupuestos y programas, Áreas
de riesgo incertidumbre o conflictos
c. Alta gerencia: actúan como negociadores entre los gerentes de proyecto y los de línea, provee
aclaraciones ante cuestiones críticas, provee canal de comunicación con la alta gerencia del cliente
2. Gestión de tiempos:
SECUENCIAS OBLIGADAS
Inherentes a la naturaleza del trabajo a realizar
A menudo implican limitaciones físicas
Lógica Hard
SECUENCIAS ELEGIDAS
Definidas por el equipo de programación
Se contempla que no afecte opciones futuras de programación
A menudo se basan en el conocimiento o experiencia “buenas prácticas”
Lógica Soft o preferencial
DEPENDENCIAS EXTERNAS
Relación de actividades del proyecto con actividades que se producen o desarrollan
externamente al mismo
Ejemplo: condiciones ambientales para preparar un terreno donde se iniciará una
construcción
3. Rutas:
- Holgura de una actividad (H): es la máxima cantidad de tiempo que una actividad puede retrasarse
sin afectar la duración total del proyecto. Se puede calcular de dos modos
H = FTF – Ftf
H = FTC - Ftc
- Camino crítico: secuencia de actividades, entre comienzo y final que requiere más tiempo
Semana 7 - Aprovisionamiento del Proyecto
Planeamiento
Selección de Administración Cierre de
Planeamiento de Requerimientos
fuentes de contratos contratos
requerimientos
2. Ciclo de adjudicación:
• Objetivo:
negociar tipo y condiciones de contrato que signifiquen un riesgo razonable para el
adjudicatario y le proporcionen al proveedor los incentivos para un aprovisionamiento
efectivo y económico
• Elementos básicos
mutuo acuerdo
existe una retribución
el proveedor es apto para el resultado esperado
el contrato sirve a los fines legales
el contrato refleja todas las obligaciones
• Conocer al proveedor de áreas críticas: Antecedentes, posición competitiva, posición de liderazgo,
alta dirección, orientación al cliente o al producto, capacidad de respuesta: global y particular,
compromiso con la calidad, situación financiera, Manejo de RRHH, Relaciones cliente proveedor.
• Evaluación de desempeño al proveedor: calidad, precio, servicio y disponibilidad
Tipos de contrato
1. Precio Fijo más: premios, fórmula ajuste
2. Tiempo y Materiales
3. Costo más: tasa porcentaje o tasa fija, máximo garantizado, máximo más ahorros compartidos,
Premios
Checklist:
1. Descripción del Proyecto
2. Alcance del Servicio
3. Administración del Contrato
4. Términos de pago
5. Obligaciones
6. Ítems que se proveen - cronograma y especificaciones
7. Garantías y garantes
8. Límites de responsabilidad
9. Tasas
10. Patentes
11. Información confidencial
12. Provisiones - previsiones
13. Cambios
14. Extras
15. Demoras
16. Requerimientos de seguros
17. Manejo de disputas
18. Plazo de rescisión
19. Árbitros
Semana 9 - Monitoreo y Comunicaciones
1. Función control:
Comprobar el cumplimiento de políticas, planes, objetivos o estándares: Registro y monitoreo de variables,
Analizar variaciones, Iniciar acciones correctivas, Verificar su eficacia
Dos tipos de controles: 1) Control estratégico, relacionado con las decisiones del negocio; 2) Control de
gestión, relacionado con los resultados de los procesos
Primer propósito de la función control: verificación cumplimiento Proceso vs. Planes
predeterminados, se han establecido presupuestos representativos que permiten
comparaciones
Segundo propósito de la función control: Control toma de decisiones (plan programa y
presupuesto, comparación entre la estimación y el uso real de los recursos, la estimación del
trabajo remanente, la estimación de los recursos a utilizar para completar el trabajo)
Descripción Trabajo o Form Autorización de Tareas: describe el trabajo a realizar, su organización y el marco
de tiempos de WBS
Se usa para:
liberar el contrato
autorizar el planeamiento
registrar las descripciones
lanzar las tareas a los departamentos operativos
Aceleración de programa de costo mínimo: se determina el camino crítico, se identifican las actividades que
tengan el costo de intensificación más bajo por semana, se reducen los tiempos hasta que no sea posible
reducirlo más; por ende otra ruta se convierte en crítica.
1. Definición y propósitos:
Capturar la esencia de los hechos
Beneficios futuros de la experiencia
Debe ser realizada después de que los hechos ocurrieran y durante el ciclo del proyecto
2. El proceso de Auditoría:
Contabili
Proyecto
dad
I. Descripción general
II. Situación Actual
Legales Técnicas
II.1.Costo
II.2.Programación
II.3.Avance AREAS
II.4.Calidad Compras
Clientes
III. Cuestiones críticas .Perspectivas resto proyecto
IV. Análisis de riesgos
V. Aplicaciones para otros proyectos Alta
Marketing
Gerencia
VI. Supuestos y limitaciones del Informe
Metodología:
1. Seleccionar área bajo análisis
2. Obtener los estándares de cumplimiento
técnicas
métodos
objetivos
3. Redactar las preguntas
4. Establecer sistema de puntuación
3. PROJECT:
PLAN DEL PROYECTO: Existe un plan detallado: camino crítico, programación, hitos, recursos, etc.
RECURSOS: Se dispone de suficientes recursos (Humanos, Técnicos, etc.) para completar el proyecto.
OWNERSHIP: Todos los involucrados han tenido la oportunidad de aportar y opinar acerca del Proyecto.
JUSTIFICACION: El proyecto se ha costeado y presupuestado en su totalidad y cuenta con el acuerdo del
sponsor.
EXPERTOS: Todos los miembros del equipo del Proyecto poseen el grado apropiado de pericia.
CLARIDAD: Los objetivos del proyecto son claros para todos los involucrados, y son coherentes con los de
la organización.
TOTAL SOPORTE: La Alta Gerencia comparte la responsabilidad con el equipo del proyecto para asegurar
su éxito; La Gerencia está receptiva a los requerimientos; el sponsor está comprometido.
Semana 11 - Oficina deProyectos
Proveer servicios o consultoría interna en todos los aspectos que la Organización debe generar
aptitudes en la implementación de sus proyectos
Apoyar a los Gerentes de Proyecto en el lanzamiento, implementación y conclusión
Ver que los proyectos son ejecutados alineados con las estrategias de la
organización y respetando los procedimientos establecidos
Proveer visión sistemática y metodología
Soporte a los
equipos
Métodos y
Consultoría
estándares
Métodos y
Capacitación
estándares
3. Visión futura:
Presiones:
Compete
Legales
ncia
Presiones
Económica Tecnología
s
Resultad
Estándar
os
es
Financier
Calidad
os
Factores
Políticos
Sociales