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APROBO
Nombre o Puesto y Firma

HISTORIAL DE CAMBIOS Y REVISIONES

VERSION VIGENTE VIGENTE DESCRIPCION DE ULTIMOS
ELABORO REVISO/ APROBO
No DESDE HASTA CAMBIOS
Diego
Antonio Antonio
González
001 2018-01-01 2018-07-20 Aguilar Aguilar Documento versión inicial
RIOS
Gerente Gerente
CONSULTORA
Jorge Huanilo Antonio Se modificó los protocolos de
Antonio Aguilar
002 2018-07-20 Guía de Aguilar inducción y programa de
Gerente
turismo Gerente contingencias
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1. Propósito y Alcance
1.1 Propósito

Procedimiento documentado para identificar, tener acceso, cumplir y evaluar periódicamente la conformidad con la
legislación y normatividad que le sea aplicable.

1.2 Alcance

Legislación y normatividad que le sea aplicable a la actividad de parapente

2. Definiciones y Terminología

Definición de Términos usados en este Documento

Término Definición
Personas o grupo dentro o fuera del lugar de trabajo, involucrado o afectado por el
Parte interesada desempeño de la empresa.
Regla que se debe seguir o a que se deben ajustar las conductas, tareas, actividades, entre
otras. Si es del orden legal y sectorial a las actividades de la empresa, es de obligatorio
Normatividad cumplimiento. Alguna normatividad es de orden voluntario como es el caso de la
normatividad en sistemas de gestión ISO 9001
Normatividad de obligatorio cumplimiento. Exigencias establecidas en la constitución
Requisito legal
política, leyes, decretos, resoluciones, sentencias, acuerdos, normas técnicas y políticas,
aplicable con aplicación pertinente a las actividades desarrolladas por la entidad.
Regla o norma establecida por una autoridad superior para regular, de acuerdo con la
justicia.
Leyes Son normas hechas exclusivamente por el Congreso de la República que tienen aplicación
en todo el territorio nacional. (Artículo 150 de la Constitución Política de Colombia).
Decreto, un término que procede del latín decrētum, es la decisión de una autoridad sobre
la materia en que tiene competencia. Suele tratarse de un acto administrativo llevado a
Decreto cabo por el Poder Ejecutivo, con contenido normativo reglamentario, obligatorio y jerarquía
inferior a las leyes.
Disposición, generalmente establecida por un organismo internacional, que han de cumplir
Directiva todos sus miembros.
Es una orden escrita dictada por el jefe de un servicio público Acto administrativo que
Resolución reglamenta una solución a una determinada circunstancia que tiene
carácter general, obligatorio y permanente
Es un pacto, tratado o resolución de organizaciones, instituciones, empresas públicas o
Acuerdo privadas.
Instrucciones de servicio escritas dirigidas por una autoridad superior a agentes subalternos
Circular en ejercicio de su poder jerárquico.
Conjunto de las sentencias, decisiones o fallos dictados por los tribunales de justicia o las
Jurisprudencia autoridades gubernativas.
Es una regla u ordenación del comportamiento dictada por una autoridad competente, cuyo
Norma incumplimiento trae aparejado una sanción
La norma técnica sectorial (NTS) es un documento que contiene definiciones, requisitos,
especificaciones, terminología, requisitos específicos a las actividades de turismo de la
Norma Técnica
empresa. La elaboración de una NTS está basada en resultados de la experiencia, los
Sectorial convenios mundiales en relación al servicio de turismo y del desarrollo sostenible e integral,
de tal manera que se pueda estandarizar procesos, servicios y productos.

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Colección ordenada de reglas o instrucciones, que por la autoridad competente se da para

Reglamento la ejecución de una ley o para el régimen de una empresa, una dependencia o un servicio
Consejo Nacional de Política Económica y Social y está catalogado como el máximo
Conpes organismo de coordinación de la política económica en Colombia que da la línea y
orientación de la política macro
Convenios internacionales
Constitución política
Ley
Decreto
Directiva
Resolución
Jerarquización Acuerdo
Circular
Jurisprudencia
Norma Técnica Sectorial
Reglamento
Conpes
Normas voluntarias
Revisión periódica de la normatividad obligatoria y voluntaria aplicable, leyes, decreto,
Identificación resoluciones, NTS, acuerdos, reglamentos y otros requisitos aplicables a las actividades
propias de la empresa.

Acceso Fuentes de información que contiene los requisitos aplicables

Condición de aprobación o desaprobación por medio de valoraciones cualitativas y

Cumplimiento cuantitativas a partir de parámetros establecidos y que son condiciones dadas en un
requisito legal
Evaluación de los Verificación del grado de cumplimiento de la legislación vigente del Sistema de Gestión y en
requisitos legales si a la empresa
Forma de comunicar la matriz de identificación, acceso y evaluación de requisitos legales y
otros requisitos a las partes interesadas que participan en la realización de actividades de la
Divulgación empresa, con el fin de dar a conocer los requisitos legales aplicables a las principales
actividades de la empresa
Revisión periódica de los requisitos legales aplicables a fin de corroborar la vigencia y
Actualización aplicabilidad de dichos requisitos
La Matriz de Identificación, Acceso y Evaluación de Requisitos Legales y otros requisitos es
Matriz de requisitos un documento que contiene principalmente requisitos legales específicos aplicables a las
legales actividades desarrolladas por la empresa, los cuales son identificados, implementados y
evaluados con el fin de evaluar su cumplimiento

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3. Responsables

Personal Responsable del Cumplimiento de este Documento

Rol/ Cargo Proceso
Gerente Gerencia
Personal de la empresa Todos

3. Procedimiento
3.1 Identificación y Acceso a requisitos legales y otros para el Sistema de Gestión

Los niveles que componen principalmente la normatividad controlada por la empresa corresponde a:

Normatividad nacional
Es el primer nivel con el que la empresa cumple. Este se refiere a las leyes, decretos, resoluciones, reglamentos,
estatutos, entre otros, que son avalados por el Congreso de la República, por los Ministerios o por Departamentos
Administrativo

Normatividad departamental
Este segundo nivel se refiere más a la ubicación geográfica en la que se encuentra ubicada la empresa. En algunas
ocasiones los departamentos emiten normatividades específicas para prevenir efectos nocivos de alguna situación
que se presenta específicamente en su zona geográfica.

Normatividad local
Esta normatividad de tercer nivel se centra en aquellas zonas o municipios en los que se imponen normatividades
específicas para determinados trabajos. Esto es frecuente en municipios donde las alcaldías o las instituciones
pertinentes promueven el regimiento de una ley que favorece a la población.

Normatividad de acuerdo a la actividad que realiza la empresa

Esta normatividad está establecida por entidades que rigen la actividad de la empresa, como FEDEAEREOS, por
ejemplo.

Normas técnicas sectoriales

Es la normatividad específica a las actividades de turismo. En este caso podemos encontrar las Normas técnicas
sectoriales emitidas por el Ministerio de Turismo.

Normatividad acogida voluntariamente por la empresa

Hay algunas empresas que acogen normas para mejorar sus procesos laborales. Por ejemplo, hay organizaciones
que están certificadas en ISO 9001, aunque no es obligatorio, están usando para mejorar la gestión de calidad de su
producto o servicio.

Por otro lado, la Constitución Política de Colombia determina varias normas que en su generalidad deben ser
cumplidas por los empleadores y las empresas, éstas ya han sido reglamentadas mediante leyes, decretos y
resoluciones. Al cumplir con estas normatividades se está cumpliendo de forma directa con lo expuesto en el marco de
la Constitución Política de Colombia.

Para identificar los requisitos legales y otros requisitos asociados a cada una de sus actividades se pueden consultar
las siguientes fuentes de información o las que se crean pertinentes:

El Gerente identifica la normatividad a controlar: requisitos de ley, de los servicios prestados, reglamentarios,
requisitos del cliente y de la organización, para lo cual realiza las siguientes actividades mensualmente:

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 Consultar periódicamente las páginas web de los Ministerios de: Comercio, Industria y Turismo, de Ambiente
y Desarrollo Sostenible, de Cultura, de Transporte, de Salud y Protección Social, Superintendencia industria y
comercio, Superintendencia de puertos y transporte, Unidad administrativa especial del sistema de “Parques
nacionales” y la DIAN
 Consultar periódicamente las páginas de la gobernación y alcaldía donde se ejecutan las actividades de
turismo aventura
 Consultar periódicamente la página de FEDEAREOS, revisando en especial los reglamentos y comunicados
 Realizar los trámites necesarios para la adquisición de la información pertinente y una vez adquirido el
documento se controla según lo expuesto en el “Procedimiento Control de Documentos y Registros”
 Informa al personal de la empresa para analizar la legislación y normas recibidas o consultadas para
determinar su aplicabilidad en la organización
 Revisión de los requisitos legales vigentes
 Diligenciamiento de la Matriz de requisitos legales
 Implementación para la generación de evidencia del cumplimiento
 Verificación de cumplimiento
 Evaluación de cumplimiento

3.2 Diligenciamiento de la Matriz de requisitos legales

Para el diligenciamiento de la Matriz de Identificación, Acceso, Evaluación y Seguimiento de Requisitos Legales y

otros requisitos, se considerarán los siguientes criterios:

 Tipo de norma: Referencia el tipo de legislación o normatividad

 Número: Requisito numérico de identificación de la legislación o norma
 Fecha: Vigencia de aplicabilidad de la norma
 Título: Nombre dado como Identificación a la legislación o norma
 Expedida por: Autoridad que valida la legislación y/o norma
 Artículos que aplican: Literales de la legislación y/o norma aplicable, que la organización debe cumplir
 Descripción del artículo: Explicación del requisito aplicable a la organización
 Estatus: Estado de vigencia de la legislación y/o norma
 Responsable de la Evaluación: Cargo responsable de realizar la valoración cualitativa o cuantitativa del
cumplimiento de la legislación y/o normatividad aplicable.
 Fecha de la evaluación: Fecha en la cual se realiza la valoración cualitativa o cuantitativa del cumplimiento de
la legislación y/o normatividad aplicable.
 Cumplimiento: Determinación de cubrimiento de la legislación y/o normatividad aplicable, siendo sus
parámetros; Identificación, implementación, verificación del cumplimiento y resultado de cumplimiento.
 Identificación: Se evalúa si la legislación se ha tenido en cuenta dentro de los requisitos legales aplicables a
la organización. Los parámetros de evaluación son: 1=cumple; 0.5=cumple parcialmente; 0=no cumple.
 Implementación: Se evalúa si la legislación se ha desarrollado teniendo en cuenta su aplicabilidad en su
totalidad o su parcialidad en artículos considerables. Los parámetros de evaluación son: 1=desarrollada
totalmente; 0=desarrollada parcialmente o no desarrollada
 Verificación del cumplimiento: Se evalúa si la legislación aplicable a la entidad, tiene soportes o evidencias de
desarrollo. Los parámetros de evaluación son: 1=tiene soportes de implementación; 0=tiene soportes de
implementación parcialmente o no tiene soportes de implementación.
 Resultado de cumplimiento: Es la evaluación cuantitativa en porcentaje, del resultado de la identificación,
implementación y verificación de cumplimiento; siendo su nivel de promedio >=80%=cumple
 Responsable de cumplimiento: responsabilidad de conocer, entender, cumplir y mantener el cumplimiento de
la legislación y/o normatividad específica.
 Evidencia de cumplimiento: Prueba tangible del cumplimiento de un requisito.
 Documentos relacionados: Información documentada en cualquier medio, que soporta la evidencia de
cumplimiento de un requisito.

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3.3 Revisión de los requisitos legales vigentes

Cada vez que se genere cambio mediante consulta a las fuentes mencionadas el Responsable actualiza la matriz de
requisitos legales, registrando la respectiva fuente de consulta. Además, siempre que se detecte una modificación en
algún requisito debe actualizarse inmediatamente la matriz.

La información contenida en este formato debe ser revisada y comprendida por el Gerente, con el fin de asegurar el
cumplimiento y debe ser divulgada a las partes interesadas. En las partes interesadas se incluye el usuario o turista.

3.4 Generación de evidencia del cumplimiento de la matriz de requisitos legales

El Gerente deberá notificar en “Documentos relacionados” en la fila de cada norma, el plan de acción y la evidencia
del cumplimiento además de las fechas de seguimiento. Por esta razón es importante que al momento de investigar y
seleccionar la normatividad que se asumirá, se debe plantear de manera específica el plan de acción que se acogerá
para cada norma.

De esta forma, si se posee una norma dentro de la matriz de requisitos legales, se deberá demostrar el cumplimiento y
seguimiento de aquella legislación, ya sea por medio de capacitaciones, charlas, reuniones, procedimientos u otras
actividades que demuestran que la empresa está cumpliendo.

Las evidencias generadas “Pueden existir en papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o una
combinación de estos y en custodia de la Gerencia”.

3.5 Actualización de la matriz de requisitos legales

La objetividad de realizar una matriz de requisitos legales tiene que ver con el proceso de evidenciamiento y
acogimiento de las normas dentro de la empresa. No basta con solo tener las normas que se cumplirán sino también
se debe reflejar de manera regular, la actualización y revisión de la evidencia y la fecha de seguimiento que se ha
hecho a tal normatividad. Este es un proceso frecuente que se realiza de acuerdo a las actividades que se hagan para
cumplir estas normas. Por lo tanto, esta matriz de requisitos legales debe actualizarse frecuentemente con cada
actividad que sea realizada.

Por otro lado, al igual que toda la normatividad del SG-SST, se debe como mínimo realizar y revisar anualmente toda
la información respectiva a la matriz de requisitos legales. Por ejemplo, revisar aquellas normas que hayan sido
adicionadas, modificadas o derogadas con la intención de mantener el cumplimiento y la actualización de estas
normas. Es importante tener en cuenta que después de poseer la normatividad, lo más importante es mantener
actualizada nuestra matriz de requisitos legales con sus respectivas actividades de evidencia.

4. Referencias
Indique los procedimientos generales desarrollados para cumplir esta política de calidad llenando también la
respectiva matriz de relación entre documentos. Si lo desea, puede hacer HIPERVINCULOS para navegar entre sus
documentos (mostrándose en letra AZUL en la siguiente tabla) con la opción INSERTAR/ HIPERVINCULO en la
opción de VINCULAR AL ARCHIVO O DIRECCION URL, para ello recomendamos que el documento en la ruta
indicada sea actualizado sin cambiar su nombre para que se siga conservando este vínculo de manera adecuada en
las revisiones posteriores de éste original y del documento ligado.

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PA-IV-2-4 Control de los registros Procedimiento 01

N/A Manual de uso del Software MasterControl Manual Externo N/A

6. Registros

Formatos por Utilizar

Departamento, Area ó
Tiempo de
Código Título Persona que debe retener el
Retención
documento.
Na Listas Maestras Control de Documentos 3 años
Na Reporte de revisiones y aprobaciones Control de Documentos 3 años
Na Reporte de historial de revisiones Control de Documentos 3 años
Na Reporte de copias controladas Control de Documentos 3 años
Na Reporte de tipos de documentos Control de Documentos 3 años
Na Reporte de referencias Control de Documentos 3 años
Na Reporte de documentos ligados Control de Documentos 3 años
Na Reporte de campos personalizados Control de Documentos 3 años
Fo-IV-2-3-a Lista de distribución de documentos Control de Documentos 3 años
Fo-IV-2-3-b Historia de revisiones y retención de documentos. Control de Documentos 3 años

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