GESTIÓN DE INVENTARIOS PARA MANTENIMIENTO

MÓDULO 5: CLASIFICACIÓN DEL INVENTARIO PARA MANTENIMIENTO

5.1 Introducción

Los materiales empleados durante la ejecución de las actividades de mantenimiento

presentan diferentes características en cuanto a precios, demanda y criticidad, razón por
la cual, desde el punto de vista de su administración, no deben ser tratados de igual
manera. Si se quiere mejorar la eficiencia de la gestión de los materiales empleados en
mantenimiento, la primera tarea que se debe emprender es agruparlos en función de esas
características y así darles el tratamiento adecuado para que con la mínima inversión
garantizar el nivel de servicio necesario y no correr el riesgo de interrumpir la continuidad
de las operaciones.

Desde el punto de vista de la tasa de utilización se hace una primera clasificación:

inventario de artículos activos, inventario de artículos pasivos e inventario de materiales
de consumo.

5.2 Inventario de artículos activos

Son materiales que son utilizados frecuentemente por lo que la demanda puede ser
pronosticada con bastante precisión. Las características comunes de este tipo de
materiales son las siguientes:

✓ Materiales genéricos
✓ Piezas pequeñas para sustitución
✓ Económicos
✓ Plazos de entrega cortos
✓ Pocas veces son críticos
✓ Demanda elevada y altamente predecible
✓ Alta rotación
Los artículos activos representan un pequeño porcentaje del total de los artículos y un
porcentaje aún menor del valor total del inventario, por esta razón la reducción del nivel
de existencias no es la prioridad en este tipo de artículos, su gestión debe estar enfocada a
los siguientes aspectos:

✓ Un buen pronóstico de la demanda

✓ Plazos de entrega cortos
✓ Bajos precios unitarios
✓ Bajo riesgo de obsolescencia
✓ Baja probabilidad de exceder su fecha de vencimiento

Los principales objetivos de la gestión de inventarios de artículos activos son:

✓ Mejorar el nivel de servicio

✓ Disminución del costo del artículo
✓ Disminución del costo de la transacción (pedido)

5.3 Inventario de artículos pasivos

Son aquellos que son utilizados con poca frecuencia, por lo tanto es muy difícil pronosticar
su demanda. Es común denominar como pasivos a los artículos con una demanda inferior
a una pieza mensualmente y se comprobado que alrededor del 50 % de los artículos
considerados pasivos no han sido demandados en los últimos tres años. Por la escasa
información relacionada con su tasa de utilización, esta no puede ser pronosticada con
técnicas tradicionales básicas como la regresión simple y la distribución normal. Algunas
características comunes de este tipo de materiales son:

✓ Generalmente son muy costosos.

✓ Constituyen la mayor parte del valor del inventario en las plantas.
✓ La gran mayoría de los artículos de un almacén de mantenimiento típico está
conformada por artículos pasivos.
✓ Tienen plazos de entrega largos que pueden ser mayores a un año.
 ✓ Tienden a ser críticos por lo que necesitan tener una muy alta disponibilidad para
mantener la producción.

Típicamente en todos los almacenes de mantenimiento, los artículos pasivos representan,

en variedad y valor, alrededor del 90 % de todos los materiales almacenados. Debido a la
gran proporción que representa esta categoría, se recomienda dividirla en dos grupos,
pasivos claves y pasivos no claves. De estas dos subcategorías, los pasivos claves
presentan unas características sumamente importantes que los convierte en los
materiales de mayor prioridad para el análisis y toma de decisiones relacionadas con la
optimización del nivel de inventarios de mantenimiento en cualquier organización. Las
características a las que se ha hecho referencia son las siguientes:

✓ Los artículos pasivos claves tienen un valor desproporcionadamente muy grande

en relación al número de artículos.
✓ Cerca de la mitad de todos los artículos pasivos claves tienden a ser críticos para
las operaciones.
✓ Tienen una tasa de utilización muy baja y generalmente tienen tiempos de entrega
muy largos.

5.4 Inventario de materiales de consumo

Son aquellos materiales que no tienen un tamaño específico o que no se les puede
designar como unidades o piezas independientes. La unidad de medida depende de sus
características físicas (litros, m, m2, m3, kg) y su magnitud depende de la cantidad
utilizada o consumida. Ejemplo típico de este tipo de materiales son los lubricantes y
materiales de limpieza. Su gestión representa una prioridad muy baja ya que representan
muy poco porcentaje del valor total del inventario. Los plazos de entrega para estos
materiales son muy cortos (igual que los materiales activos) por lo que una rotura de stock
puede ser resuelta muy rápidamente. El exceso de inventario de estos materiales puede
producir pérdidas por vencimiento o por obsolescencia, pero como su consumo es alto y
su precio es bajo, estas son mínimas.
Todos los almacenes de mantenimiento en el mundo tienen un perfil que se puede llamar
“perfil típico de los inventarios de mantenimiento” ya que los resultados son similares en
cuanto al tipo y proporción de los diferentes tipos de materiales. En la figura 5.1 se
muestra los resultados de una investigación realizada por Moncrief, Schroder y Reynolds
en 190 almacenes de 52 compañías distintas de diversos sectores industriales tales como
refinerías, petroquímicas, energía, pulpa y papel, sistemas ferroviarios y químicas.

Figura 5.1 Perfil típico de los inventarios de mantenimiento. Fuente: Production Spare Parts.
Moncrief, Schroder, Reynolds

5.5 Técnicas de clasificación

Tradicionalmente se emplean dos técnicas de clasificación, la técnica ABC que clasifica los
materiales de acuerdo a su valor de uso y la técnica XYZ que clasifica a los materiales de
acuerdo a su valor en existencia. La técnica más conocida y ampliamente utilizada es la
ABC, pero al mismo tiempo no es la más importante para la gestión de inventarios de
mantenimiento.

5.5.1 Clasificación ABC

Es la técnica de clasificación más ampliamente utilizada para clasificar los inventarios y su

principal aplicación está en la clasificación de los inventarios con fines comerciales ya que
permite determinar los artículos que tienen un alto valor de uso, Si bien es cierto que esta
clasificación es de gran utilidad y contribuye a optimizar los inventarios, para los
inventarios de mantenimiento no es la técnica prioritaria para clasificar los materiales ya
que sólo analiza los materiales que tienen demanda durante un período determinado,
generalmente un año y precisamente en mantenimiento los materiales que tienen mayor
impacto sobre el valor del inventario son aquellos que tienen una tasa de utilización
extremadamente baja por lo que no se mueven durante períodos muy largos.

El objetivo de esta técnica de clasificación es definir tres categorías de materiales

denominadas materiales tipo A, materiales tipo B y materiales tipo C. Los materiales tipo A
son aquellos con el mayor valor de uso, los materiales tipo B son los que tienen un valor
de uso intermedio y los materiales tipo C son aquellos con el menor valor de uso. El
criterio para definir el porcentaje de valor de uso correspondiente para cada categoría
depende del analista que definirá estos valores de acuerdo al tipo de materiales que está
clasificando.

El valor que aporta esta técnica radica en que la gran mayoría de los inventarios tienen un
comportamiento típico. Es común encontrar que un pequeño grupo de materiales tenga
un valor de uso muy alto (materiales tipo A) y que un grupo muy grande de materiales
tenga un valor de uso muy bajo (materiales tipo C), estando los materiales tipo B ubicados
entre las dos categorías anteriores.

A pesar de lo explicado anteriormente, la técnica no debe ser descartada para clasificar los
materiales de mantenimiento ya que se puede encontrar oportunidades para su
optimización como reducción de precios, búsqueda de nuevos proveedores, disminución
del punto de pedido, disminución de la cantidad de pedido. La tabla 5.1 muestra valores
típicos de una clasificación ABC de materiales para mantenimiento, realizada después de
analizar el inventario durante un año de operaciones. Los valores de la tabla se
interpretan de la siguiente manera: los materiales de la categoría A son aquellos que
representan el 50 % del valor total de uso durante el periodo analizado y está conformada
por el 10 % de todos los materiales utilizados. La categoría B está conformada por el 30 %
de los materiales utilizados y representa el 30 % del valor total de uso. La categoría C está
conformada por el 60 % de los materiales utilizados y representa el 20 % del valor total de
uso.

NIVEL DE CATEGORÍA % DEL % DE ARTÍCULOS

UTILIZACIÓN VALOR DE USO UTILIZADOS

ALTA A 50 10

MEDIA B 30 30

BAJA C 20 60
Tabla 5.1. Valores típicos de una clasificación ABC de materiales para mantenimiento

5.5.2 Clasificación XYZ

Cualquier intento eficaz y eficiente de optimizar el nivel de inventarios de mantenimiento

requiere, en primera instancia, clasificar los materiales y aunque existen muchas formas
de clasificación, la técnica XYZ es la que conduce directamente a analizar los materiales
que mayor impacto tienen en el valor del inventario.

Esta técnica permite determinar tres categorías de materiales en función del valor que
tienen respecto al valor total del inventario. La categoría X agrupa aquellos materiales
cuyo valor representa un alto porcentaje del valor total. Típicamente este grupo está
conformado por una pequeña cantidad y variedad de materiales que usualmente ronda
entre el 5 % y el 10 % del total de materiales almacenados pero su valor generalmente
supera el 60 % del valor total del inventario. La categoría Y representa un valor y una
variedad intermedia mientras que la categoría Z agrupa una gran cantidad de materiales,
alrededor del 50 % de toda la variedad de materiales almacenados pero con un valor
relativamente bajo que puede estar entre el 10 % y el 20 % del valor total del inventario.

Igual que como se describió en la técnica ABC, los porcentajes del valor total del
inventario asignados para definir cada categoría queda a juicio del analista. La tabla 5.2
muestra valores típicos de una clasificación XYZ de materiales para mantenimiento. A
diferencia de la clasificación ABC que se hace para un periodo determinado, generalmente
un año, esta clasificación es realizada en cualquier momento y muestra como está
distribuido el valor total del inventario en tres categorías denominadas X, Y, Z, cada una de
las cuales comprende un porcentaje específico de todos los materiales almacenados. Los
valores de la tabla se interpretan de la siguiente manera: los materiales de la categoría X
son aquellos que representan el 60 % del valor total del inventario y está conformada por
el 10 % de todos los materiales almacenados. La categoría Y está conformada por el 30 %
de los materiales almacenados y representa el 30 % del valor total del inventario. La
categoría Z está conformada por el 60 % de los materiales almacenados y representa el 10
% del valor total del inventario.

VALOR CATEGORÍA % DEL % DE

VALOR TOTAL ARTÍCULOS

ALTO X 60 10

MEDIO Y 30 30

BAJO Z 10 60
Tabla 5.2. Valores típicos de una clasificación XYZ de materiales para mantenimiento