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Manual Ruben PCA 1 - 4 PDF
Manual Ruben PCA 1 - 4 PDF
Usuario
V.1.4
Manual de Usuario del Aplicativo RUBEN V 1.4
Viceministra de la Mujer
Marcela Patricia María Hualta Alegre
Elaboración de contenidos:
Dirección de Monitoreo y Evaluación de Impacto Social
Catalogación bibliográfica
Cendoc. MIMDES
Imprenta: CD BUSINESS
Dirección: Mariano H. Cornejo 1387-Pueblo Libre-Lima, Perú
CONTENIDO
1 INTRODUCCIÓN .....................................................................................................4
2 PROPÓSITO DEL DOCUMENTO ............................................................................4
3 DEFINICION DEL APLICATIVO INFORMATICO RUBEN...........................................4
4 ALCANCES DEL APLICATIVO .................................................................................4
5 INSTALACION .........................................................................................................4
5.1 REQUERIMIENTOS DE INSTALACION ....................................................................4
5.1.1 REQUERIMIENTOS DE HARDWARE .......................................................................4
5.1.2 REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE........................................................................4
5.2 CONFIGURACION PARA REALIZAR UNA CONEXIÓN A UNA BASE DE DATOS ....6
5.2.1 CONEXIÓN A UNA BASE DE DATOS EN MS ACCESS............................................6
6 INGRESO AL APLICATIVO......................................................................................7
7 AREAS DE TRABAJO DEL APLICATIVO RUBEN ....................................................8
7.1 FUNCIONALIDADES DE LA BARRA DE MENU RUBEN.........................................9
7.2 BOTONES DE APOYO AL RUBEN...........................................................................9
8 MÓDULOS ...............................................................................................................9
8.1 MÓDULO DE TABLAS GENERALES .....................................................................10
8.1.1 ENTIDAD...............................................................................................................11
8.1.2 PROGRAMA SOCIAL ...........................................................................................14
8.1.3 SUBPROGRAMA SOCIAL.....................................................................................15
8.1.4 TIPO DE CENTRO DE ATENCIÓN .........................................................................16
8.1.5 NOMBRE DEL CENTRO DE ATENCIÓN ................................................................17
8.1.6 BIEN O SERVICIO QUE SE ENTREGA ..................................................................18
8.2 MÓDULO DE BENEFICIARIO.................................................................................19
8.2.1 REGISTRO DE UN PADRÓN..................................................................................20
8.2.2 ELIMINAR UN PADRON DE BENEFICIARIOS(AS)...................................................22
8.2.3 REGISTRO DE BENEFICIARIOS(AS) .....................................................................22
8.2.4 EXTRAER DATOS DE LOS BENEFICIARIOS(AS) ...................................................24
8.2.5 CERRAR UN PADRÓN ...........................................................................................25
8.2.6 CONSISTENCIAR LOS PADRONES DE LOS BENEFICIARIOS(AS) .........................25
8.3 MÓDULO DE EXPORTACION ................................................................................28
8.3.1 EXPORTAR 2 O MÁS PADRONES DE BENEFICIARIOS(AS).....................................28
8.4 MÓDULO DE IMPORTACION.................................................................................30
8.4.1 IMPORTANDO UN ARCHIVO DE EXPORTACION RUBEN...........................................30
8.4.2 IMPORTAR BENEFICIARIOS(AS) A UN PADRON NUEVO...........................................32
8.4.3 IMPORTAR DATOS DE LOS BENEFICIARIOS(AS) .....................................................33
8.5 MODULO CARGAR COTEJO.................................................................................34
8.6 MÓDULO DE USUARIOS.......................................................................................36
8.7 MÓDULOS DE RESPALDO....................................................................................37
8.8 MÓDULOS DE RESTAURACIÓN ...........................................................................38
8.9 MÓDULO DE REPORTES ......................................................................................38
8.10 CASO PRÁCTICO: PARA EL REGISTRO DE BENEFICIARIOS(AS) DEL
PROGRAMA DEL VASO DE LECHE - PVL ........................................................................47
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Manual de Usuario del Aplicativo RUBEN V 1.4
1 INTRODUCCIÓN
El Ministerio de la Mujer y Desarrollo Social – MIMDES, en coordinación con los Gobiernos Regionales,
ha iniciado un conjunto de acciones para la implementación del Registro Unificado Regional de
BENEFICIARIOS(AS) de los Programas Sociales en el marco de la Ley Nº 28540 y el Decreto Supremo
Nº 002-2008-MIMDES (Reglamento de la Ley) que permite identificar a los BENEFICIARIOS(AS) en los
distintos Programas Sociales a fin de mejorar la eficiencia y eficacia del gasto social.
El RUBEN V 1.3 es el resultado de las sugerencias y aportes de los usuarios que interactuaron con
RUBEN V 1.1, en el empadronamiento del segundo semestre del año 2008, lo cual permitió al MIMDES lograr
una herramienta mejorada, validada y adaptada a las necesidades reales de cada programa social.
El aplicativo informático RUBEN es un software Cliente – Servidor, es decir que en una red interna
varios usuarios pueden acceder a una misma base de datos, como también cada usuario puede manejar su
propia base de datos.
RUBEN ha sido desarrollado para trabajar con conexión a base de datos MS Access (recomendado
para entidades pequeñas) así como MS SQL Server u ORACLE para aquellas que soportan grandes cantidades
de información.
Puede ser usado por entidades del Gobierno Nacional, Regional, Local y por Organizaciones Sociales de
Base, que gestionan Programas Sociales para dar cumplimiento a la normatividad vigente relacionada al Registro de
BENEFICIARIOS(AS).
5 INSTALACION
Sistemas Operativos:
Windows 98
Windows 2000
Windows Millenium
Windows XP
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RECOMENDACIONES:
Evitar el Windows Vista debido a que dicho sistema operativo consume demasiados recursos.
Asegurarse que su entidad le haya concedido los permisos necesarios para instalar programas en
la PC.
PASOS A SEGUIR
Descargar el instalador al Disco Duro de la PC el archivo “setup.exe”, también es posible accediendo a
la página web del MIMDES) http://www.mimdes.gob.pe/rub.htm)
Hacer doble clic sobre el archivo “setup.exe”, seguidamente aparecerán ventanas del asistente que lo
guiara durante todo este proceso de instalación, siendo estas las siguientes:
BIENVENIDA EN LA INSTALACION
INICIAR LA INSTALACIÓN
Clic en el botón “Instalar” y luego se procederá a instalar automáticamente los componentes del programa.
PROCESO DE INSTALACIÓN
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INSTALACIÓN COMPLETA
Finalmente clic en el botón “Finalizar” que cerrara el proceso de instalación lo cual significa que usted está listo
para utilizar el aplicativo RUBEN.
Al iniciar la configuración utilice el usuario “ADMIN” y clave inicial “ADMIN”. Si desea más información al
respecto lo podrá ver en el manual de instalación y configuraciones.
Seleccionar
Base de Datos
Conexiones
6 INGRESO AL APLICATIVO
Una vez instalado el aplicativo de acuerdo al punto 5.1.2, podrá abrir el aplicativo a través de dos
opciones:
Primera alternativa:
Hacer doble clic sobre el icono de acceso directo que aparece en el escritorio.
Segunda alternativa:
Usuario
contraseña
NOTA: Por defecto Usuario y contraseña será ADMIN y ADMIN respectivamente, dar clic en ACEPTAR
Cuando se actualice la versión del aplicativo RUBEN V.1.4 de una versión anterior, le saldrá la siguiente
ventana para actualizar las Tablas de la base de datos.
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1
2
Mantenimiento de
3 Tablas
NOTA: Por defecto, al abrir el aplicativo RUBEN, saldrá abierta la ventana de Mantenimiento de Tablas
Generales.
1) Área de Barra de Menú: Que se encuentra señalado en el grafico anterior mostrado con el numero 1,
el cual nos brinda atajos de para las múltiples opciones del aplicativo RUBEN. Es recomendable solo
usarlo en el caso de poseer un buen dominio de RUBEN.
2) Área de Barra de Herramientas (Módulos): En esta área encontraremos las funciones principales del
aplicativo RUBEN. Cabe resaltar que en este caso definimos MÓDULOS al conjunto acciones o
procesos relacionados y que se habilitan al hacer clic en algún icono que se encuentra en esta parte, es
decir cada icono que se encuentra en el área señalada con el número 2 es un MÓDULO del aplicativo
RUBEN.
3) Área de Caja de Herramientas: Es el área de los iconos de apoyo que nos ayudaran brindándonos
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opciones básicas y fundamentales como guardar, crear nuevo, eliminar, imprimir, etc.
SUB-MENÚ
BARRA DE MENÚ DESCRIPCIÓN CORRESPONDIENTE
Permite el registro de datos asociados a la - Tablas Generales
Entidad que administra programas - Registro de
sociales y sus respectivos BENEFICIARIOS(AS)
ADMINISTRACIÓN
BENEFICIARIOS(AS). Adicionalmente, - Exportación
realiza procesamiento y consolidación de - Importación
los datos. - Carga Cotejo MIMDES
- Usuarios del aplicativo
Permite restringir el acceso al aplicativo y
- Copia de Respaldo de BD
SEGURIDAD brindar seguridad a la BD.
- Restauración BD
- Consulta General (F11)
REPORTES Permite generar los reportes - Consulta Libre
8 MÓDULOS
El aplicativo informático RUBEN ha sido dividido en 9 módulos claramente diferenciados, siendo estos los
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siguientes:
3. Módulo de
Exportación
2. Registro de 4. Módulo de
Beneficiarios Importación
1. Módulo de 5. Módulo
Tablas Aplicativo Carga Cotejo
Informático
RUBEN V.1.4
9. Módulo de 6. Módulo de
Reportes Usuarios
8. Módulo de 7. Módulo de
Restaurar Respaldo
1. Módulo de Tablas: Solo Instancias que manejen Programas Sociales deberán usar este módulo (Caso:
Gobiernos Provinciales y Gobiernos Distritales).
2. Módulo de Registro de Beneficiario: Solo deberá usar este módulo en caso se manejen Programas
Sociales y ya se desee registrar BENEFICIARIOS(AS) (Ejemplo: Gobiernos Provinciales y Gobiernos
Distritales).
3. Módulo de Exportación: Solo Instancias que realicen envió de información (Ejemplo: Envío de
información de los Gobiernos Provinciales o Gobiernos Distritales hacia los Gobiernos Regionales).
5. Modulo Carga Cotejo MIMDES: La instancia que realizó su envío de su información al MIMDES podrá
cargar su información de los BENEFICIARIOS(AS) validada con la RENIEC y SISFOH.
9. Módulo de Reportes: Todas las instancias que deseen visualizar los reportes del aplicativo RUBEN.
Sin embargo, para realizar el Registro de BENEFICIARIOS(AS) de los Programas Sociales y la generación de
archivos para la remisión de los datos a la instancia correspondiente deberá mínimamente hacer uso de las
funcionalidades de los módulos Nº 1 y 2.
En caso de ser la instancia que sólo consolide los datos de los Programas Sociales de su ámbito, por ejemplo el
Gobierno Regional deberá hacer uso del módulo Nº 4.
Este módulo permite iniciar el uso del aplicativo informático RUBEN con la administración de:
Datos Generales de la Entidad que administra el programa social.
Datos Generales del Programa social.
Datos Generales del Subprograma social (en caso existiera).
Datos Generales de los tipos de Centros de Atención.
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NOTA: Tener en cuenta que se deben de registrar estos datos en forma secuencial.
Se accede a este módulo por defecto al iniciar el aplicativo RUBEN o también puede iniciar el módulo
haciendo clic en el botón TABLAS del área de Barra de Herramientas.
ÁREA DE CAJA DE HERRAMIENTAS (TABLAS GENERALES): Estos son los botones de la Caja de
Herramientas que se nos habilitan al ubicarnos en este módulo con el fin de ofrecernos mayor control.
8.1.1 ENTIDAD
Brinda al usuario la posibilidad de registrar, modificar o eliminar datos de una entidad, los diferentes
tipos de entidades son:
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NOTA:
En el caso del registro de Gobierno Provincial o Distrital se mostrara una ventana de aviso en la cual se
preguntara si se desea agregar la información de programas sociales por defecto, es recomendable hacer
clic SI a este aviso.
Caso Gobierno Nacional o Regional no se precargara ninguna información ya que estas entidades no
administren programas sociales, caso contrario se registrara esta información como indicaremos
posteriormente.
Para registrar una nueva Entidad hacer clic en el icono NUEVO que se ubica en la Caja de
Herramientas, por lo que seguidamente aparecerá la siguiente ventana de registro:
Instancia de
Gobierno
Departamento
Provincia
Distrito Sector
Entidad
Institucional
RUC
Deberá registrar los datos señalados, luego haga clic en el botón GUARDAR (ubicado en la Caja de
Herramientas) mostrándose un mensaje que indica que los datos ingresados han sido grabados correctamente.
En caso se desee eliminar la entidad, seleccionar la entidad a eliminar haciéndole clic, luego hacer
clic en el botón ELIMINAR (ubicado en la Caja de Herramientas), posteriormente se mostrara una ventana para
confirmar y cancelar la eliminación.
Si se desea modificar la información de la entidad, se debe hacer clic en dicha entidad, luego se
completaran los campos de registro con los datos de la entidad habilitando la posibilidad de modificar, a
continuación se procederá a modificar los campos necesarios según se requiera y finalmente se hará clic en el
botón GUARDAR (ubicado en la Caja de Herramientas).
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NOTA:
Se podrá eliminar una entidad siempre y cuando no se haya ingresado datos de uno o mas programas
sociales.
Se pueden registrar más de una entidad según corresponda.
El R.U.C. debe ser valido de lo contrario el sistema le mostrara un mensaje de error al grabar.
Primero hacer clic en el botón NUEVO e ingresar la información solicitada, luego hacer clic en el botón
GUARDAR.
Al hacer clic, los datos de la entidad ingresada se guardaran en la base de datos, luego se presentará la
siguiente ventana en el cual se tendrá la opción de agregar los programas sociales por defecto o ingresarlos por
primera vez. En este caso seleccionamos la opción Si.
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NOTA:
Este mensaje solo saldrá si se registra un Gobierno Provincial o Gobierno Distrital.
En ambos caso se recomienda hacer clic en la opción SI.
Finalmente observaremos que los siguientes datos se habrán cargado en las diferentes pestañas.
Se seguirán los mismos pasos que en el ejemplo A, con la única diferencia de que en este caso es
Gobierno Distrital tal como se muestra a la hora de registro de la entidad.
Para este caso se recomienda también hacer clic en Si después de grabar, para cargar los datos por
defecto como en el ejemplo A.
C.1 – Hacer clic en NUEVO, luego ingresar de datos de la entidad y finalmente hacer clic en GRABAR.
C.2 - Para este caso los programas sociales, subprogramas sociales, tipos de centro de atención, centro
de atención y bienes deberán registrarse manualmente. El registro manual lo explicaremos a continuación en este
mismo documento.
NOTA:
En el caso de Gobierno Regional y Gobierno Nacional no se cargara una data por defecto, ya que se ha
visto que estas entidades no administran programas sociales.
Si estas entidades llegaran a administrar algún programa social, se registrara manualmente.
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Aquí se registra el
nombre del programa
social
NOTA:
- Se pueden registrar tantos Programas Sociales como existan en la jurisdicción.
- En el caso de Gobierno Regional o Gobierno Nacional no habrá data cargada por defecto.
- Si fuese un Gobierno Provincial o Gobierno Distrital existirá la data precargada.
- Solo si la entidad posee algún Programa Social propio se realizara el registro de este, caso contrario y
recomendable, trabajar con los datos incorporados por defecto.
En caso se desee eliminar algún programa social, seleccionar el programa social a eliminar haciéndole
clic, luego hacer clic en el botón ELIMINAR (ubicado en la Caja de Herramientas), posteriormente se mostrara
una ventana para confirmar y cancelar la eliminación.
Si se desea modificar la información del programa social, se debe hacer clic en el campo del programa
social que se desea modificar, a continuación se procederá a modificar el campo seleccionado y finalmente se
hará clic en el botón GUARDAR (ubicado en la Caja de Herramientas).
Continuando con nuestro caso inicial la municipalidad Provincial de CHICLAYO que cuenta con 2
programas sociales por defecto, en el cual también se podría ingresar un nuevo programa social haciendo clic en el
botón NUEVO, luego se registrara el Programa Social que se desee agregar y las iniciales o siglas, y finalmente
hacer clic en el icono GUARDAR.
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REGISTRO DE UN SUBPROGRAMA
Aquí se selecciona el
nombre de la entidad
NOTA:
Para el caso del Programa de Complementación Alimentaria – PCA, se bloqueará la opción del botón
NUEVO, esto debido a que no existe otro Subprograma Social para el PCA.
En caso se desee eliminar algún subprograma social, seleccionar el subprograma social a eliminar
haciéndole clic, luego hacer clic en el botón ELIMINAR (ubicado en la Caja de Herramientas), posteriormente se
mostrara una ventana para confirmar y cancelar la eliminación.
Si se desea modificar la información del subprograma social, se debe hacer clic en el campo del
subprograma social que se desea modificar, a continuación se procederá a modificar el campo seleccionado y
finalmente se hará clic en el botón GUARDAR (ubicado en la Caja de Herramientas).
NOTA:
Recordemos que los subprogramas sociales que notamos, fueron agregados por defecto al crear la entidad
Municipalidad Provincial de CHICLAYO.
Es el lugar donde el programa social brinda el bien o servicio al beneficiario. Los tipos de centros
de atención varían de acuerdo a cada programa social.
Aquí se selecciona el
nombre de la entidad
NOTA:
Cada programa social tiene un tipo determinado de centro de atención.
Solo si la entidad posee algún Tipo de centro de atención propio se realizara el registro de este, caso contrario
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En caso se desee eliminar algún tipo de centro de atención, seleccionar el tipo de centro de atención a
eliminar haciéndole clic, luego hacer clic en el botón ELIMINAR (ubicado en la Caja de Herramientas),
posteriormente se mostrara una ventana para confirmar y cancelar la eliminación.
Si se desea modificar la información de algún tipo de centro de atención, se debe hacer clic en el campo
del tipo de centro de atención que se desea modificar, a continuación se procederá a modificar el campo
seleccionado y finalmente se hará clic en el botón GUARDAR (ubicado en la Caja de Herramientas).
Para crear un Centro de Atención se deberá hacer clic en el botón NUEVO de la caja de
herramientas.
Verificar la ubicación geográfica que se muestra por defecto, caso contrario modificarla
El código se asigna a un Centro de Atención si es que este lo tuviera, por Ejemplo: Establecimientos
de salud e Instituciones Educativas, caso contrario dejar este campo en blanco.
En lo que respecta a Nº puerta, Bloque, Manzana, Lote, Piso e Interior, solo llenar estos datos en el
caso de que el centro de atención los posea. Caso contrario dejar en blanco.
Completar la demás información que tuviese el centro de atención en los campos correspondientes.
Finalmente hacer clic en el icono GRABAR y se observaran en la parte inferior los centros de atención
grabados.
NOTA:
- Se pueden registrar tantos Centros de Atención como existan en la jurisdicción pertinente.
- Si se deja el código de Centro de atención en blanco al momento del registro de un Centro de Atención,
este código será autogenerado y será el ubigeo más un número secuencial.
- RUBEN reconocerá si se está refiriendo a una zona rural o zona urbana, deshabilitando o habilitando los
campos de Nº puerta, Bloque, Manzana, Lote, Piso e Interior.
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Si se desea modificar la información de algún centro de atención, se debe hacer doble clic en el centro
de atención que se desea modificar, luego aparecerá una ventana para modificar los datos del centro de atención
y finalmente se hará clic en el botón GRABAR.
La parte superior encerrada en el círculo rojo, es el filtro de búsqueda, y es a través de estos campos que
se va a filtrar las búsquedas según se requiera.
Luego con el objetivo de buscar a todos los centros de atención que pertenecen a la Municipalidad
Provincial de Chiclayo realizamos clic en BUSCAR, lo cual nos va a mostrar en este caso la siguiente pantalla.
Es este caso solo sale un centro de atención que cumple con nuestros criterios de búsqueda, ya cuando se tenga
mayor gran cantidad de registros distinguirá la utilidad de esta opción de búsqueda.
NOTA:
- En este caso solo sale un registro porque solo tenemos un centro de atención registrado en la
Municipalidad Provincial de Chiclayo.
- También hay la posibilidad de realizar la búsqueda por Tip CA (Tipo de Centro de Atencion), Cod CA
(Codigo de Centro de Atencion) o distrito, según se requiera.
- Se recomienda hacer las búsquedas x Codigo de Centro de Atención en caso tenga plenamente
identificado este identificador.
Esta opción permite el registro del Bien o Servicio que se entrega y que pertenece a un
determinado Programa Social.
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Para crear un Bien y/o Servicio que se entrega, seleccionar anteriormente la Entidad institucional a
cargo, luego hacer clic en el icono NUEVO (ubicado en la Caja de Herramientas), escribir el Bien y/o Servicio en el
campo correspondiente y finalmente hacer clic en el icono GUARDAR (ubicado en la Caja de Herramientas), tal
como se muestra en la ventana siguiente:
NOTA:
Solo si la entidad posee algún Bien y/o Servicio propio se realizara el registro de este, caso contrario y
recomendable, trabajar con los datos incorporados por defecto.
Para el posterior registro de los patrones de BENEFICIARIOS(AS) es obligatorio tener al menos un Bien y/o
Servicio el cual se indicada a la hora de registro del padrón.
Aquí se selecciona
el nombre de la
entidad
Aquí se registra
nombre del bien
En caso se desee eliminar algún Bien y/o Servicio, seleccionar el Bien y/o Servicio a eliminar
haciéndole clic, luego hacer clic en el botón ELIMINAR (ubicado en la Caja de Herramientas), posteriormente se
mostrara una ventana para confirmar y cancelar la eliminación.
Si se desea modificar la información de algún Bien y/o Servicio, se debe hacer clic en el campo del
Bien y/o Servicio que se desea modificar, a continuación se procederá a modificar el campo seleccionado y
finalmente se hará clic en el botón GUARDAR (ubicado en la Caja de Herramientas).
Para la municipalidad provincial de Chiclayo se creara un bien adicional haciendo clic en el botón NUEVO,
luego agregando el bien o servicio y finalmente hacer clic en el icono GUARDAR.
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EXP. SIAF : Inicia proceso de generación de archivos MS2 para el envío vía SIAF – GL.
NOTA: Se debe crear primero el Padrón para posteriormente registrar los BENEFICIARIOS(AS)
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NOTA:
- Se debe crear primero el Padrón para posteriormente registrar los BENEFICIARIOS(AS).
- La fecha de registro y supervisión deben encontrarse dentro del periodo y año que se eligen.
- Se debe registrar el Documento del responsable, el cual debe ser un numero de 8 digitos.
- En caso que el responsable y el Coordinador/Supervisor sean los mismos hacer clic en el boton que se
encuentra resaltado dentro de el circulo rojo para que se copie los datos del responsable hacia el lado
del Coordinador/Supervisor.
- Todos los campos son de carácter obligatorio, ha excepcion del campo de observaciones.
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Seleccionar el padrón que desea eliminar, hacer clic en el botón ELIMINAR (ubicado en la Caja de
Herramientas), luego confirmar la eliminación haciendo clic en SI.
2) Ejemplo para eliminar un Padrón
Por ejemplo, se desea eliminar el padrón correspondiente al Centro de Atención 2do Sector
Santa Ana. Para ser esto efectivo, se deberá seleccionar el registro correspondiente que se visualiza
en la imagen y hacer clic en el botón ELIMINAR Padrón.
NOTA: Tener cuidado con el uso de esta opción, ya que la eliminación de un padrón implica la eliminación
de los BENEFICIARIOS(AS) registrados a este Padrón
Primera Forma: Seleccionando el Padrón en el cual va a registrar a los BENEFICIARIOS(AS) haciendo doble clic
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Manual de Usuario del Aplicativo RUBEN V 1.4
en dicho padrón tal como se muestra en el Ejemplo donde el centro de atención tiene como nombre: NIÑO JESUS.
BENEFICIARIO
NOTA:
- Se valida que el DNI debe tener 8 dígitos (DNI de beneficiario, tutor y otros.), si el BENEFICIARIOS(AS)
no tuviese DNI se elegirá la opción NO TIENE en tipo de documento.
- Es necesario el registro de la información del Apoderado o Tutor para BENEFICIARIOS(AS) menores de
edad, en caso de que no tuviera tutor o apoderado elegir la opción No Registra Apoderado.
- Tener mucho cuidado al ingresar los datos, ya que RUBEN valida que la información ingresada sea
coherente, en caso contrario no te dejara guardar la información.
- RUBEN distingue si el lugar es zona RURAL o URBANA, dependiendo esto del distrito que se eligiese.
- Al terminar de escribir el DNI del beneficiario, el aplicativo RUBEN avisara si este ya esta registrado en
la base de datos y facilitara la información de este cargando la información de este.
Para registrar los datos del beneficiario hacer clic en NUEVO, luego ingresar los datos de DNI:
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74727575, LOZADA SILVA KARINA ELIZABETH, SEXO: FEMENINO, FECHA NAC: 09/11/1994,
DEPARTAMENTO: LAMBAYEQUE, PROVINCIA: CHICLAYO, DISTRITO: JOSE LEONARDO ORTIZ, DIRECCION:
CHICLAYO, etc. Para este caso, es un menor de edad; por lo tanto debe tener un TUTOR, de ser el caso en tener
algún impedimento para valerse por sí mismo también deberá registrar su TUTOR.
REGISTRAR BENEFICIARIOS(AS)
Luego de tener todos los datos conformes se hace clic en el botón GRABAR y el Beneficiario será
registrado inmediatamente, pudiendo ser esto observado en la parte derecha del monitor.
Es muy importante definir si el tipo de documento de identidad es DNI, caso que no lo tenga
seleccionar NO TIENE.
Esta opción permite extraer todos los datos de los BENEFICIARIOS(AS) registrados en un padrón.
Pasos a seguir:
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Manual de Usuario del Aplicativo RUBEN V 1.4
ESCRIBIR EL NOMBRE
DEL ARCHIVO
Esta opción permite cerrar un padrón, que es una validación previa de los datos de padrón para
que posteriormente sea enviada al Gobierno Regional (GR) en caso de que el informante sea un gobierno
Distrital por ejemplo.
Estar ubicado en el padrón con todos los BENEFICIARIOS(AS) registrados, en nuestro caso la
municipalidad provincial de Chiclayo.
Seguidamente hacer clic en el botón Cerrar Padrón, confirmar el mensaje en caso se desea cerrar el
padrón seleccionado o todos los padrones.
NOTA:
- En caso de re - aperturar el padrón una vez cerrado hacer clic en el botón RE – APERTURAR para
Re - aperturar el padrón, lo cual permitirá modificar datos de los BENEFICIARIOS(AS) cuando sea
necesario.
- Si modifica los datos del beneficiario y los guarda ya no podrá recuperar los datos anteriormente
registrados.
- Para acceder a los procesos de Exportar, Importar y Reportes, se debe CERRAR TODOS los Padrones.
Esta opción permite validar cada uno de los padrones de beneficiarios(as) con la información valida proporcionada
por el MIMDES de los beneficiarios(as) cotejada con RENIEC y el SISFOH, luego de haber realizado los
procedimientos del punto 8.5 Módulo de Cargar Cotejo.
NOTA:
- Para realizar este procedimiento previamente ha tenido que cargar la información proporcionada por el
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Pasos a seguir:
Haciendo doble clic, deberá Re - aperturar el padrón haciendo clic en el botón Si.
Abierto el padrón deberá hacer clic en el botón Consistencia para validar cada uno de los
padrones con la información resultante del cruce de información con el RENIEC y SISFOH.
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Manual de Usuario del Aplicativo RUBEN V 1.4
COLORES DESCRIPCION
Cuando el beneficiario se registró con los datos
obligatorios, tengan DNI validado por la RENIEC, sea
Verde
ELEGIBLE por el SISFOH y se encuentre en el grupo
de edad de la población objetivo.
Cuando el beneficiario se registró con los datos
obligatorios, su DNI se encuentra validado por la
RENIEC y no sea ELEGIBLE por el SISFOH, asimismo
cuando el beneficiario estaría próximo a cumplir la
Amarillo meta de edad permitido por la población objetivo. (Para
el caso esta diferenciando el que dato en el campo
observaciones, es decir, el beneficiario puede tener el
DNI valido pero no es Elegible por el SISFOH y no se
encuentre en el grupo de la población objetivo)
Cuando el beneficiario tenga el DNI invalido, no sea
Rojo Elegible por el SISFOH o no corresponda a la
población objetivo del programa.
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Manual de Usuario del Aplicativo RUBEN V 1.4
Para acceder a este módulo debe hacer clic en el botón EXPORTAR del área de Barra de Herramientas.
MÓDULO DE EXPORTACIÓN
Esta opción permite exportar todos los padrones cerrados del RUBEN, validando todos los datos
de los padrones para posteriormente ser remitidos al Gobierno Regional (GR).
Realiza la exportación con la diferencia de que esta vez exportas todos los padrones, se debe tener en
cuenta que en este caso debes haber cerrado todos los padrones previamente.
Pasos a seguir:
Como podemos ver en la parte superior derecha hay una lista de los padrones creados, en este caso hay un
solo padrón porque es el único que se creo en el ejemplo.
Posterior mente indique la entidad que desee exportar, eligiendo el periodo a exportar en caso tuviera varios
periodos y entidades.
NOTA:
Si no indicara entidad y periodo se exportara todo lo que se tenga registrado en el periodo que indique por
defecto la aplicación.
Deben estar cerrados los padrones, en caso contrario no será exitosa la exportación.
Se recomienda exportar en Excel (xls) cuando los registros no superen los 65,536 registros.
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Incorpora los datos que corresponden a la estructura del RURB haciendo posible la apertura de un
archivo en formato *.xls, *.txt o *.dbf para agregarlo a la base de datos RUBEN.
Para acceder a este módulo debe hacer clic en el botón IMPORTAR del área de Barra de Herramientas.
MÓDULO DE IMPORTACIÓN
Pasos a seguir:
.
Luego se desplegara la siguiente pantalla, donde seleccionara el TIPO de Importación y ubicar el
archivo a importar. Esta opción permite elegir cualquiera de los formatos DBF, TXT y XLS del listado y
hacer clic en el botón ABRIR.
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Luego hacer clic en IMPORTAR para confirmar que se migró correctamente. Caso contrario RUBEN
indicará que los datos contenidos en el archivo no pasaron la consistencia correspondiente. Por lo tanto no
podrá importar dichos datos ya que la data fue emitida en formato incorrecto, se recomienda solicitar a la
entidad informante que realice la corrección de los datos, ya que lo más probable es que esta data haya
sido manipulada luego de haber sido exportada por el aplicativo RUBEN.
NOTA:
El sistema reconocerá y alertara si el beneficiario ya se encuentra registrado en la base de datos.
Al hacer doble clic a algún registro este mostrara los tipos de errores si es que los tuviese
Se visualizará una columna alerta y otra error, indicando con el número 1 si es que existen dichas
observaciones.
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Es de gran utilidad cuando se cuente con un Excel en donde estén los BENEFICIARIOS(AS) que se
desee agregar al padrón.
Pasos a seguir:
Seleccionar únicamente datos de los BENEFICIARIOS(AS) desde el formato en Excel y luego copiarlos
presionando CTRL + C o seleccionando Edición/Copiar, como se muestra en la siguiente ventana:
NOTA:
Solo copiando datos sin la cabecera, es decir sin la primera fila donde se indica pat_ben, mat_ben,
nom_ben, etc.
Tener en cuenta que al copiar desde el Excel las columnas deben estar en el orden que se especifican.
Por defecto, RUBEN está configurado para copiar exactamente los datos de acuerdo a un orden
determinado, esto quiere decir que las columnas del Excel deben mantener la siguiente secuencia:
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Para grabar los datos de un beneficiario ingresado, haga clic en el icono GUARDAR.
Si desea eliminar a un beneficiario registrado, seleccione al beneficiario y luego haga clic en el
icono GUARDAR.
Si desea modificar los datos de un beneficiario registrado, seleccionar y editar el dato del
beneficiario que desee modificar y escribir el dato correcto; luego, hacer clic en el icono
GUARDAR.
NOTA:
No olvide de guardar los datos registrados
Esta opción permite validar la base de datos con la cuenta la ENTIDAD del Registro de sus BENEFICIARIOS (AS) y
validarlos con proporcionada por el MIMDES de su base de datos cotejada con el Registro Nacional de Identificación
y Estado Civil - RENIEC y el Sistema de Focalización de Hogares - SISFOH.
NOTA:
El archivo TXT contiene información válida de los BENEFICIARIOS(AS), el cual servirá para levantar
las observaciones que contienen los Informes de Seguimiento proporcionados por el MIMDES y sirva
para que la Entidad mejore su información para el próximo semestre a reportar.
Pasos a seguir:
Debe descargar el archivo en formato TXT de la página Web del MIMDES (www.mimdes.gob.pe/rub)
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Para acceder a este módulo debe hacer clic en el botón USUARIOS del área de Barra de
Herramientas.
Luego llenar los datos de la pantalla que se despliega, eligiendo y brindando los permisos
correspondientes y finalmente hacer clic en Adicionar.
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NOTA:
Se recomienda no cambiarle de clave al usuario ADMIN.
Nos permite realizar una copia de respaldo o backup de la base de datos del RUBEN, la cual sirve
para poder restaurar la base de datos en caso esta haya sido alterada o corrompida. Esta copia se almacenara
en formato DBF.
Para acceder a este módulo debe hacer clic en el botón RESPALDO del área de Barra de
Herramientas.
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NOTA:
Se recomienda siempre tener una copia de seguridad para el caso que la data sea alterada, Esto para que
sea posible volver a una versión anterior de la Base de Datos.
En caso se esté trabajando con una versión anterior de RUBEN es recomendable realizar una copia de
seguridad antes de pasar a esta versión.
Nos permite realizar la restauración de la Base de Datos RUBEN, es decir recupera toda la
información registrada, comúnmente usado para recuperar bases de datos anteriores o para remplazar la base
de datos por una que se tenga en formato MDB.
Para acceder a este módulo debe hacer clic en el botón RESTAURAR del área de Barra de
Herramientas.
NOTA:
Se restaurara mayormente una copia de respaldo ya guardada.
Tener mucho cuidado que al restaurar se borrara la información que tenga el RUBEN antes de procesar
dicha restauración.
Es recomendable hacer una copia de respaldo de la base de datos que se tiene antes de restaurar otra
base de datos (Esto en el caso que se trabaje con 2 o más bases de datos RUBEN).
Permite realizar reportes de acuerdo a la información estadística y nominal que se puede obtener de
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1. Relación de padrones.
2. Padrones de BENEFICIARIOS(AS)
3. Resumen por Entidades.
4. Resumen de Centro de Atención.
5. Resumen por Departamento.
6. Resumen por Provincia.
7. Resumen por Distrito.
8. Resumen por Grupo de Edades y Sexo.
9. Resumen por CA y BENEFICIARIOS(AS)
10. Beneficiarios con Diferentes DNI.
11. Beneficiarios con un mismo DNI.
12. Beneficiarios Duplicados.
13. Listado de GL que faltantes.
14. Listado de BENEFICIARIOS(AS).
15. Listado de BENEFICIARIOS(AS) por Programa Social (PS).
16. Listado de BENEFICIARIOS(AS) por Criterio de Elegibilidad (CE).
17. Estadísticas por Criterio de Elegibilidad.
18. Estadísticas por Grupo Etareo y Sexo
19. Formato de Actualización del PCA.
20. Formato de Seguimiento por Centro de Atención (CA)
21. Formato de Seguimiento por Subprograma
22. Para difusión en Web.
A través de este módulo de reportes se escoge el tipo de reporte que se desee y se filtra o restringe
según se requiera.
Para acceder a este módulo debe hacer clic en el botón REPORTES del área de Barra de Herramientas.
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Luego de elegir los filtros respectivos, hacer clic en Mostrar Reporte, y finalmente se mostrara los
siguientes reportes:
NOTA:
El reporte elegido podrá ser impreso haciendo clic en el Botón Imprimir que se encuentra en el Área de
Caja de Herramientas
1. Relación de padrones: Este reporte muestra un listado de todos padrones que se encuentran en la
base de datos, de acuerdo al filtro seleccionado.
2. Padrones de beneficiarios(as): Este reporte muestra cada padrón con sus beneficiarios para un
Centro de Atención.
3. Resumen por Entidades: Este reporte muestra un resumen del número de centros de atención y
beneficiarios de los Programas Sociales por cada Entidad.
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4. Resumen por Centro de Atención: Este reporte muestra un resumen del número de beneficiarios de
los Programas Sociales por cada Centro de Atención.
5. Resumen por Departamento: Este reporte muestra un resumen del número de beneficiarios por sexo
de los Programas Sociales por Departamento.
6. Resumen por Provincia: Este reporte muestra un resumen del número de beneficiarios por sexo de
los Programas Sociales por cada Provincia.
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7. Resumen por Distrito: Este reporte muestra un resumen del número de beneficiarios por sexo de los
Programas Sociales por cada Distrito.
8. Resumen por Grupo de Edades y Sexo: Este reporte muestra el número de beneficiarios por grupo
de edades y sexo de los Programas Sociales por cada Entidad.
9. Resumen por Centro de Atención y Beneficiarios: Este reporte muestra el número de centros de
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atención beneficiarios de los Programas Sociales a nivel distrital por cada Entidad.
10. Beneficiarios con Diferentes DNI: Este reporte muestra un listado de beneficiarios, el cual nos
indican que un mismo beneficiario se ha registrado con Diferentes DNI.
11. Beneficiarios con un mismo DNI: Este reporte muestra un listado de beneficiarios, el cual nos indican
que para un mismo DNI se han registrado a Diferentes beneficiarios.
12. Beneficiarios duplicados: Este reporte muestra un listado de beneficiarios, que fueron registrados en
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13. Listado de Gobiernos Locales faltantes: Este reporte muestra un listado de los Gobiernos Locales
que no figuran dentro de la base de datos, en caso hayan reportados todos, se mostrará la siguiente
información.
14. Listado de beneficiarios: Este reporte muestra un listado de todos los beneficiarios de la Entidad que
administra la base de datos.
15. Listado de beneficiarios por Programa Social: Este reporte muestra el listado de los beneficiarios
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16. Listado de beneficiarios por Criterio de Elegibilidad: Este reporte muestra el listado de los
beneficiarios por Criterio de Elegibilidad. (Este reporte se podrá visualizar para el Programa del Vaso
de Leche - Pagina Nº54), en caso el programa social no tenga información por Criterio de Elegibilidad,
se visualizará de la siguiente manera:
17. Estadísticas por Criterio de Elegibilidad: Este reporte muestra gráficamente el número de
beneficiarios por Criterio de Elegibilidad. (Este reporte se podrá visualizar para el Programa del Vaso
de Leche - Pagina Nº54). En caso el programa social no tenga información por Criterio de Elegibilidad,
se visualizará de la siguiente manera:
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18. Estadísticas por Grupo Etareo y Sexo: Este reporte muestra gráficamente el número de beneficiarios
por Grupo Etareo y Sexo, de acuerdo al filtro seleccionado en la base de datos.
19. Formato de Actualización del PCA: Este reporte le servirá a los Gobiernos Locales para actualizar
sus padrones de beneficiarios para el próximo. Además el reporte contiene información valida por el
MIMDES por cada beneficiario con información cotejada con RENIEC y el SISFOH a través de
símbolos.
20. Formato de Seguimiento por Centro de Atención: Este reporte muestra a través de colores de
semáforos (verde, amarillo y rojo) la información valida cotejada con RENIEC y SISFOH por cada
Centro de Atención.
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21. Formato de Seguimiento de Subprograma: Este reporte muestra a través de colores de semáforos
(verde, amarillo y rojo) la información valida cotejada con RENIEC y SISFOH en cada Centro de
Atención por cada Subprograma Social.
22. Para difusión en Web: Este reporte muestra los datos de cada beneficiario por cada Centro de
Atención. Este reporte será utilizado por los Gobiernos Regionales para su publicación en la Web.
8.10 CASO PRÁCTICO: PARA EL REGISTRO DE BENEFICIARIOS(AS) DEL PROGRAMA DEL VASO DE
LECHE - PVL
El presente caso práctico resume el proceso de registro de BENEFICIARIOS(AS) del Programa de Vaso de Leche -
PVL y la respectiva generación de los archivos MS2, los cuales deberán ser remitidos a la instancia correspondiente.
Nota: El procedimiento utilizado para el registro de BENEFICIARIOS(AS) del PVL también es aplicado para el registro
de BENEFICIARIOS(AS) del Programa de Complementación Alimentaria - PCA.
PROCEDIMIENTO HABITUAL
Una vez ingresado al aplicativo informático RUBEN1 con el usuario ADMIN y clave ADMIN. Deberá:
Registrar los datos de las Tablas Generales
Registrar el Padrón de BENEFICIARIOS(AS)
1
Recuerde, el sistema cuenta con procedimientos internos para la verificación de la base de datos a fin de determinar si se encuentra
actualizada a nivel de estructura y datos generales para la gestión de información, estos procedimientos son imperceptibles al usuario
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1. TABLAS GENERALES
Para el ejemplo, regístrese los datos de la ENTIDAD que administra el programa social a la Municipalidad Distrital
de Pisco, como es una instancia Local (Distrital) el aplicativo preguntará si desea agregar información de los
programas sociales por defecto, al cual se responderá afirmativamente. Inmediatamente se llenará la información
correspondiente a PROGRAMA, SUB-PROGRAMA (sólo para el caso de municipalidad provincial), TIPO DE
CENTRO DE ATENCIÓN Y BIEN O SERVICIO de las Tablas Generales.
Por lo tanto corresponderá registrar la información de los CENTRO DE ATENCIÓN de las Tablas Generales,
indicando los COMITES del Programa de Vaso de Leche, en este caso ingrese LA ESPERANZA I.
Para el caso del PVL, se selecciona los datos referidos al Padrón a Registrar, por lo que seleccionará la ENTIDAD
que Administra, el PROGRAMA SOCIAL, CENTRO DE ATENCION y BIEN O SERVICIO que se entrega.
Recuerde, que en el RESPONSABLE registrará la información de la presidenta del Comité del PVL, así como todos
sus datos generales y la FECHA DE REGISTRO en que actualizó el Padrón de BENEFICIARIOS(AS).
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Así mismo la información del COORDINADOR, está referida al Coordinador de la Municipalidad que gestiona el
programa, o se encarga del supervisar el Registro de BENEFICIARIOS(AS).
REGISTRO DE BENEFICIARIOS(AS)
Para el registro de beneficiario seleccione el Padrón registrado, y luego acceda a la opción de Registro de
BENEFICIARIOS(AS) del PVL a través de 2 formas:
Primera Forma: Haciendo doble clic sobre el Padrón del listado en el cual va a registrar a los BENEFICIARIOS(AS).
Listado Botón
Luego, se accede al Registro de BENEFICIARIOS(AS) del Programa de Vaso de Leche – PVL y se observará la
siguiente ventana:
1. Para registrar los datos del beneficiario del PVL hacer clic en NUEVO, luego ingresar los datos del
beneficiario.
2. Datos Generales del Beneficiario:
• Seleccionar el Tipo de Documento de Identidad e indicar el Nº de DNI en caso lo tenga.
• Llenar los demás datos del beneficiario
• Lugar de Residencia
• Datos del Apoderado.
• Adicionalmente, a los datos que recoge el RURB se registra: Sexo del tutor, así como el parentesco
del tutor con el beneficiario (1. Socio, 2. Cónyuge, 3. Hijos, 4. Nietos, 5. Padres, 6. Hermanos, entre
otros)
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• Tipo de Beneficiario: Seleccionar el criterio de elegibilidad (1.Niño de 0-6 años, 2. Madre Gestante, 3.
Madre Lactante, 4. Niño de 7-13 años, 5. Anciano (>60 años), 6. Tebeciano, entre otros)
Nota: Para el caso del registro de BENEFICIARIOS(AS) del PCA de acuerdo al formato no se recoge los datos como
Sexo del Tutor, Tipo de Parentesco del Tutor con el Beneficiario y Tipo de Criterio de Elegibilidad.
Es muy importante definir si el tipo de documento de identidad es DNI, caso que no lo tenga seleccionar
NO TIENE.
Tener mucho cuidado al ingresar los datos, ya que RUBEN valida que la información ingresada sea
coherente, en caso contrario no guardará la información.
Luego de tener todos los datos conformes se GRABA y el Beneficiario será registrado inmediatamente, y
esto se observa en la parte derecha bajo la forma de un Listado.
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Luego del registro de BENEFICIARIOS(AS), seleccione el Padrón registrado para iniciar la exportación de
la información vía MS2, esta opción especial cierra y exporta el Padrón a la misma vez.
Presione el botón Exp. SIAF, donde le aparecerá la siguiente pantalla adecuada, para exportar uno más
padrones de BENEFICIARIOS(AS), así mismo en el caso del PVL, se registre el código SIAF.
Seleccione si quiere EXPORTAR todos o solo los padrones seleccionados, especifique el Código SIAF y
presione el botón ACEPTAR, iniciando el procedimiento de carga.
Luego le aparecerá una ventana solicitando el nombre y formato, seleccione el formato MS2, donde al
colocar aceptar, se generara Un archivo de configuración más uno por cada comité, de forma correlativa
indicando como prefijo el nombre.
Finalmente, utilice los archivos MS2, según los procedimientos establecidos por el SIAF para
transmisión de datos.
Listado de beneficiarios por Criterio de Elegibilidad: Este reporte muestra en colores de semáforo
(verde, amarillo y rojo) el listado de los beneficiarios del Programa del Programa del Vaso de Leche por Criterio
de Elegibilidad, es decir, de acuerdo a la prioridad de su población objetivo.
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Estadísticas por Criterio de Elegibilidad: Este reporte muestra gráficamente los beneficiarios del
Programa del Vaso de Leche por Criterio de Elegibilidad y sexo.
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