SISTEMA DE GESTION INTEGRADO HV-SGI-PR-002

Revisión: 00
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS Fecha: 04/01/16
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N° Revisión Control de Cambios Fecha

00 Primera edición de éste documento 04/01/16

Elaborado por : REVISOR: Responsable SGI APROBADOR: Gerente General

Nancy Davidia Romero Fernandez 23-dic-2015 Nancy Romero Fernández 04-ene-2016 Haylo Abel Vilca V.
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1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para asegurar que los registros del Sistema de Gestión, se mantengan
bajo control. El presente procedimiento se aplica para la identificación, el almacenamiento, la
protección, la recuperación, el tiempo de conservación y la disposición.

2. ALCANCE

El presente documento es aplicable a todas las áreas y personal de la empresa.

3. RESPONSABILIDADES

 El responsable del SGI es responsable de implementar el presente procedimiento en los

destinos involucrados con el Sistema de Gestión y de supervisar el cumplimiento del mismo.
 Los Jefes de campo tienen la responsabilidad de definir el lugar de ubicación, medio de
conservación y forma de protección de los registros dentro de su área, hasta la inclusión del
documento en el backup ó hasta su envío al archivo pasivo.

4. PROCEDIMIENTO

4.1 Identificación (codificación) de Registros

El Responsable SGI deberá identificar los principales registros generados en las actividades y
procesos bajo su responsabilidad, los cuales deberán consignarse en el Listado de Registros del
Sistema de Gestión, en donde se muestra el estado actual de la revisión, los responsables y el
tiempo de conservación /almacenamiento de cada uno de ellos.
Los formatos que generen registros, deben estar identificados con el código, número de revisión y
fecha de actualización.

 SIGLA GENERAL: HV: HVAC, SGI

 FORMATO: Agregar: F de formato. Seguido por el correlativo XXX: HV-SGI-F-0X

 Resultado: ADMINISTRACION HV-SGI-F-0X

Existen registros que no necesariamente tendrán un código respectivo, como por ejemplo: reportes,
informes, cuadernos, listas, guías, etc. Sin embargo, éstos deben estar igualmente registrados en
el Listado de Registros del Sistema de Gestión.

4.2 Almacenamiento de Registros

Los registros son archivados en gabinetes, en condiciones adecuadas para su protección y son
controlados por el Jefe o persona responsable designada para ello.
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Para el archivo de los registros, se podrá tener en cuenta alguno de los siguientes criterios:
 Orden alfabético.

 Orden cronológico.

Si es información externa: por cliente, subcontratista, país, institución, proyecto, asunto, persona
u otro tipo de identificación inequívoca.

Si es documentación interna: por área, asunto, persona u otra identificación inequívoca.

El Responsable SGI conserva y actualiza el registro y entrega una copia electrónica de ésta a todo
encargado destinado como responsable, quién debe ingresar ésta información al archivo.
4.3 Protección y Conservación de los Registros
La persona responsable, verifica y se asegura de la adecuada conservación de los registros, de tal
forma que siempre estén legibles, actualizados y protegidos contra cualquier daño, como incendio,
robo, extracción no autorizada, roturas, etc., durante el tiempo de conservación definido en el Lista
Maestra de documentos.
Luego de cumplido el tiempo de conservación en el área, los responsables, disponen que la
documentación sea trasladada al Archivo Pasivo o sea eliminada.
Registros en Medios Electrónicos.
Para el caso de aquellos registros que se encuentran almacenados en medios Electrónicos, el
Responsable coordinará con el área informática para ejecutar las actividades relacionadas al control
y eliminación de virus informático, accesos no autorizados, borrados y corrupción de contenidos,
backup y conservación de información.

4.4 Envío al Archivo Pasivo

4.4.1 Preparación e Inventario

Terminado el tiempo de conservación de los registros en Archivo Activo, el responsable
enviará la documentación conjuntamente con el formato Inventario de Documentos Enviados
al Archivo Pasivo al Administrador del Archivo Pasivo en el cual detalle los documentos que
están siendo enviados al Archivo Pasivo.
El responsable deberá verificar que todos los documentos remitidos al Archivo Pasivo se
encuentren agrupados con el mismo tiempo de conservación.

El Administrador del Archivo Pasivo llevará un control correlativo de la documentación remitida

por las áreas y señalada en el Inventario de Documentos Enviados al Archivo Pasivo.
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4.4.2 Envío
El Administrador del Archivo Pasivo verificará la documentación que recepciona de acuerdo
al registro Inventario de Documentos Enviados al Archivo Pasivo, dando su VºBº en señal de
conformidad. Una copia de este registro será conservado por el área usuaria y otra la
mantendrá el Administrador del Archivo Pasivo. Con esta información actualiza la base de
datos de documentos pasivos.

4.5 Acceso a los Documentos en el Archivo Pasivo

Cuando un área necesita extraer documentos del Archivo Pasivo, realiza su solicitud al Administrador
del Archivo Pasivo.
El Administrador del Archivo Pasivo, confirma si la solicitud cuenta con la aprobación del
responsable. De estar conforme, entrega la documentación y registra la salida en su registro como
Préstamo de Documentos Pasivos, el cual es firmado por la persona que recepciona la información
indicando la fecha de devolución.
El personal que solicitó los documentos, es responsable de proteger y devolver la información al
Archivo Pasivo, en el tiempo indicado.
El Administrador del Archivo Pasivo, una vez al mes realiza el control de devoluciones, efectuando
las acciones necesarias para la devolución oportuna de los documentos.

4.6 Disposición (Eliminación) de los Documentos en Archivo Pasivo

El Administrador del Archivo Pasivo, por lo menos dos veces al año, realiza verificaciones para
identificar los documentos que ya cumplieron su tiempo de conservación. De encontrar documentos
con el tiempo de conservación vencido, procede a la eliminación de los mismos, previa consulta
con el responsable, y lo reporta para la Eliminación de Documentos.

5. ANEXOS

HV-SGI-F-08 Lista Maestra de documentos