Bases Documentales 1ero. EMT ADM Prof. Téc.

Marly Cavia

Unidad 2 – Documentos Comerciales

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que
se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil.
Los comprobantes son formularios pre- impresos diseñados de forma tal que puedan
reseñar todos los datos de cada tipo de operación en particular.

2.1 Clasificación de la documentación comercial

1. Documentos Probatorios y Títulos Valores
Documentos Probatorios: Constituyen una base de prueba de las operaciones,
(comerciales e internas) de la empresa. Pueden ser Documentos Básicos son las operaciones
que inciden en el patrimonio, o Documentos Complementarios son actuaciones sin valor
contable son preparatorios de las operaciones.
Títulos Valores: Son los documentos necesarios para ejercer el derecho literal y autónomo
que en ellos figura. Tienen valor propio y no dependen de la operación que los originó.

2. Documentos Fiscales Obligatorios y No obligatorios

Decreto 388/92 y Resolución 688/92, establecen desde el punto de vista fiscal la distinción
entre:
Comprobantes Obligatorios necesitan la Constancia de Impresión extendida por D.G.I.,
boletas Contado, Facturas, etc. Podrán ser utilizados por dos años a partir de la fecha
impresa en el pie de los mismos. No podrán haber dos comprobantes con igual serie y la
misma numeración, podrán tener la misma serie pero distinta numeración, o igual numeración
y distinta serie.
Comprobantes No obligatorios son aquellos que la DGI no menciona en las normas
anteriores.

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Clasificación de la documentación Contable

• Boleta Contado
• Factura
• Nota de Débito
Documentos • Nota de Crédito
• Nota de Devolución Contado
Documentos Básicos • Recibo Oficial
• Vale de Caja
Probatorios
• Ingreso de Caja
• Orden de Compra
Contables Documentos • Orden de Venta
• Pedido Seccional
Complementarios • Remito

• Ordenes de Pago:
Títulos • Cheque
Representativos • Letra de Cambio
Documentos De Prestaciones • Promesas de Pago:
Dinerarias • Vale o Pagaré
Títulos • Conforme
Valores Títulos • Guía de Encomienda
Representativos • Carta de Porte
de Transporte de • Conocimiento de Embarque
Mercaderías • Certificado de Depósito
• Warrant

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Comprobantes Obligatorios y No obligatorios

• Boleta Contado
• Factura
Documentos • Nota de Débito
Fiscales • Nota de Crédito
Obligatorios • Nota de Devolución Contado
• Remito

• Recibo Oficial
• Ingreso de Caja
Documentos • Egreso de Caja
Fiscales • Orden de Venta
No Obligatorios • Orden de Compra
• Pedido Seccional

Disposiciones generales para los documentos probatorios

R.U.T
R.U.T.: Registro Único
Único Tributario:
Tributario:

La Dirección General de Impositiva (D.G.I.) como unidad administrativa del Estado tiene entre sus
cometidos designar un número de inscripción, el R.U.T. a los contribuyentes. No cambia a lo largo
de toda su existencia, si la empresa cierra y vuelve a abrir se le adjudica el mismo número que
tenía.
Consta de 12 dígitos por ejemplo: 21 390485 0017
Los dos primeros determinan la oficina de inscripción, por orden alfabético los departamentos: 08
Las Piedras, Canelones tiene 3 oficinas inscriptoras, por eso Montevideo tiene el 21.
Los seis siguientes son el número de inscripción, secuenciales y adjudicados por la computadora
de DGI. Ej. 390485
El último de 4 cifras que indica el tipo de empresa, codificación de DGI, Indican la cantidad de
sucursales de la empresa con contabilidad propia, siempre empieza con 001 y luego el dígito
verificador. Por ejemplo: 0018. Se usa como referencia para indicar el vencimiento de la fecha de
pago de los impuestos.

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21: Indica el lugar (d epartamento) de i ns cripci ón y radicación de la empresa.

Nú m er o d e D e p ar t a m e n t o se g ú n zo n a g e o gr á f ic a d e e xp e d ic ió n
01 Ar t i g a s 08 La s P ie dr a s 15 Ro c h a
02 Ca n e lo ne s 09 La v a lle ja 16 S alt o
03 Ce r r o L a r go 10 Ma ld on a do 17 S an Jo s é
04 Co lon ia 11 P an d o 18 S or ia n o
05 Du r a zn o 12 P ay s a n dú 19 T ac ua r e mb ó
06 Fl or e s 13 Rí o Ne g r o 20 Tr e in t a y Tr e s
07 Fl or id a 14 Riv er a 21 Mo nt e v id e o

En Montevideo la oficina de inscripción es en Fernández Crespo y Colonia (Ex Antel), y en el

Interior en las oficinas de la DGI.
Consultas en Información Técnica: 1997
Constancia para imprimir boletas (form. 6450).
La Constancia para imprimir boletas expedida por la DGI, deberá entregarla en la imprenta, lo
más pronto posible, porque no podrá dar inicio a sus actividades de venta si no tiene con que
facturar.

Pie de Imprenta:
Según el decreto 388/992 las Facturas Crédito, Boletas Contado, Notas de Débito, Notas de
Crédito y Remitos deben llevar obligatoriamente impreso el Pie de Imprenta. La D.G.I. controla el
correcto funcionamiento de las imprentas y la emisión de documentación que realizan las
empresas. Elementos:
a) Nombre o razón Social y Nº de R.U.C. de la imprenta.
b) Número de Constancia de Impresión.
c) Fecha de Impresión (mes y año)
d) Tirada con especificación de Serie (A, B, AA, AB…), número inicial y número final de
impresión para cada tipo de comprobante.
e) Número de vías impresas.
f) Leyenda "Imprenta Autorizada".

LOS CEIBOS S. A. R:U:C:: 21 234567 0014

Constancia DGI: 96 01 1234567 FECHA 07/2006
NOTA DE CRÉDITO A/000001 al 000100 - 3 VIAS
IMPRENTA AUTORIZADA - O.T. 301

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Constancias que deben figurar en la Documentación de Venta

Declaración de estar al día con el I.V.A: El Impuesto al Valor Agregado se aplica:

a) Compra -venta de bienes.
b) Importaciones, introducción de bienes al país.
c) Prestación de servicios.
Tasas de aplicación del I.V.A. en nuestro país.
a) Tasa básica 22 % UTE, ANTEL, electrodomésticos, etc.
b) Tasa mínima 10 % alimentos de primera necesidad, medicamentos y hospedaje.
c) Exentos: Leche, profesionales de la Salud.

Requisitos para poder deducir el I.V.A

Cuando la adquisición de bienes o servicios sea realizada por un contribuyente, la documentación
deberá contener:
• Número de R.U.C. del Comprador.
• Nombre y domicilio del Comprador.
• Discriminación del Impuesto.
Si la documentación se utiliza indistintamente con contribuyentes y consumidores finales, el
recuadro debe ser:

R.U.T. COMPRADOR CONSUMO

FINAL

Cuando el vendedor está exonerado del Impuesto al Valor Agregado, en el recuadro se consigna
otra leyenda.

CONTRIBUYENTE COMPRENDIDO EN EL
LITERAL E DEL ARTICULO 33 DEL TÍTULO 4
DEL TEXTO ORDENADO 1996