4.4.

Monitorear y Controlar el Trabajo

del Proyecto
23 October, 2012 / Gladys Gbegnedji Castaño

MONITOREAR: Supervisar y observar lo que está ocurriendo

CONTROLAR: Implementar acciones correctivas cuando sea preciso

El proceso de monitorear y controlar el trabajo, es responsabilidad del Director de Proyecto

y de su Equipo. Monitorear y controlar el trabajo consiste en observar qué está ocurriendo
en el Proyecto e implementar las acciones correctivas necesarias con el fin de cumplir con
los objetivos del Proyecto.

Un continuo seguimiento, aporta al Equipo una visión sobre cómo se está desarrollando el
Proyecto y permite identificar aquellas partes del Proyecto que requieren una atención
especial.

Por otro lado, un control continuo permite identificar acciones preventivas o correctivas y
hacer un seguimiento de ellas para determinar si éstas permitieron resolver el problema de
desempeño.

El proceso Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto consiste en:

 Comparar el desempeño real del proyecto con respecto al plan para la dirección del
proyecto
 Evaluar el desempeño para determinar la necesidad de una acción preventiva o
correctiva y para recomendar aquéllas que se consideran oportunas.
 Identificar nuevos riesgos y analizar, revisar y monitorear los riesgos existentes del
proyecto, para asegurarse de que se identifiquen los riesgos, se informe sobre su
estado y se implementen los planes apropiados de respuesta a los riesgos.
 Mantener, durante la ejecución del proyecto, una base de información precisa y
oportuna relativa al producto o a los productos del proyecto y su documentación
relacionada.
 Proporcionar la información necesaria para sustentar el informe de estado, la
medición del avance y las proyecciones.
 Proporcionar proyecciones que permitan actualizar la información relativa al costo y
al cronograma actuales.
 Monitorear la implementación de los cambios aprobados cuando éstos se
produzcan.

Las acciones correctivas tienen por objeto:

 Buscar problemas, en lugar de esperarlos

  Tener un plan realista con líneas de base actualizadas
 Encontrar la causa raíz del problema
 Volver el proyecto a su plan original (si fuera preciso)

4.5. Realizar el Control Integrado

de Cambios
23 October, 2012 / Gladys Gbegnedji Castaño

El proceso 4.5. Realizar el Control Integrado de Cambios consiste en revisar todas las
solicitudes de cambios, aprobar los mismos y gestionar los cambios a los entregables, a los
activos de los procesos de la organización, a los documentos del proyecto y al plan para la
dirección del proyecto. Comprende las siguientes actividades de gestión de cambios, cuyo
nivel de detalle difiere en función del estado de avance del proyecto:

 Influir en los factores que eluden el control de cambios, de forma que se

implementen únicamente cambios aprobados
 Revisar, analizar y aprobar las solicitudes de cambio de forma rápida
 Gestionar los cambios aprobados
 Mantener la integridad de las líneas base
 Revisar, aprobar o rechazar todas las acciones preventivas y correctivas
recomendadas
 Coordinar los cambios a través de todo el proyecto
 Documentar el impacto total de las solicitudes de cambio

Cualquier interesado involucrado en el proyecto puede solicitar cambios. Aunque los

cambios pueden iniciarse verbalmente, siempre deben registrarse por escrito e ingresarse al
sistema de gestión de cambios y/o al sistema de gestión de la configuración.

Siempre que se requiera, el proceso Realizar el Control Integrado de Cambios incluirá un

comité de control de cambios (CCB) que será responsable de aprobar o rechazar las
solicitudes de cambio, este comité puede estar compuesto por el Patrocinador, el Cliente y
en algunos casos el DP. En caso de que el proyecto se ejecute por medio de un contrato,
algunos de los cambios propuestos pueden requerir la aprobación del cliente, de acuerdo
con el contrato.

Aunque los cambios son aprobados o rechazados por el comité de control de cambios, el
Director de Proyecto debe llevar a cabo algunas acciones durante este proceso:

Informar a los interesados del impacto del cambio sobre el Proyecto

  Realizar una revisión de todas las recomendaciones de cambio y acciones
correctivas y preventivas
 Rechazar aquellas solicitudes de cambio que no estén alineadas con los objetivos
del Proyecto
 Validar la reparación de defectos
 Actualizar el Plan para la Dirección del Proyecto y las líneas de base

4.6. Cerrar el Proyecto o Fase

29 October, 2012 / Gladys Gbegnedji Castaño

El proceso 4.6. Cerrar Proyecto o Fase es el proceso que consiste en finalizar todas las
actividades a través de todos los grupos de procesos de dirección de proyectos para
completar formalmente el proyecto o una fase del mismo. El director del proyecto revisará
toda la información anterior procedente de los cierres de las fases previas para asegurarse
de que todo el trabajo del proyecto está completo y de que el proyecto ha alcanzado sus
objetivos.

Esta fase también se denomina cierre administrativo o interno, e incluye como mínimo,
estas actividades:

Reporte final del Proyecto

 Resumen de presupuesto final, con balance de recursos gastados y beneficios

obtenidos.
 Cronograma final, con balance de desviaciones entre las previsiones iniciales y el
resultado
 Directorio de participantes en el Proyecto (proveedores, subcontratistas, equipo,
etc.)
 Histórico del Proyecto. Archivo de toda la documentación generada

Desafectación del Equipo

 Evaluación final de los integrantes y del equipo

 Entrega de trabajos antes de la salida del equipo
 Actualización de las calificaciones de los miembros del equipo

Lecciones aprendidas

 Qué se ha aprendido, qué se ha hecho bien y qué se ha hecho mal