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Lab 03 - MS Project Ayuda
Lab 03 - MS Project Ayuda
Al asignar recursos en un proyecto se pretende asegurar el desarrollo de cada una de las actividades
del proyecto. El proceso normal de asignación de recursos empieza por programar las actividades y
sus secuencias, después se asignan recursos, ya sea personal, maquinaria y/o equipo.
Después que se ha realizado la asignación de recursos a las actividades, los administradores de
proyectos deben asegurarse que los recursos se apliquen de manera uniforme a lo largo del proyecto,
lo que se conoce como nivelación de recursos o redistribución de recursos.
La nivelación o redistribución de recursos permite un uso más eficiente de éstos, evitando que en
determinadas fechas se tenga una utilización excesiva y en otras fechas una subutilización de los
recursos.
Es importante analizar también si la fecha de terminación del proyecto se recorre por el hecho de
nivelar los recursos, y si este retraso es económicamente viable, en función de posibles multas o
exceso de gastos indirectos, o sencillamente si el cliente lo acepta.
Habrá que hacer entonces ensayos de nivelación o redistribución de recursos con algunas variantes y
revisar el flujo de efectivo, para determinar el uso más adecuado de los recursos considerando la
liquidez del proyecto, de manera que los flujos de caja o efectivo sean uniformes.
De acuerdo a la información anterior, habrá que utilizar las opciones de asignación y redistribución de
recursos.
Actividades:
1. A partir del proyecto definido en las sesiones anteriores, que ya tiene una serie de recursos
asignados, procederemos a revisar el histograma, las horas – hombre asignadas a cada recurso, el
costo correspondiente por recurso y verificar si existen recursos sobre-asignados o subutilizados.
2. Realizar la nivelación o redistribución de recursos con las diferentes opciones del MS Project hasta
obtener la mejor opción desde dos puntos de vista diferentes:
a) La opción que elimine la sobre-asignación de recursos sin que varíe la fecha de terminación del
proyecto.
b) La opción que optimiza el uso uniforme de los recursos, permitiendo un flujo de caja uniforme.
3. Obtener los diagramas de flujo de caja (en Microsoft Excel) para las dos opciones de nivelación (a y
b) mencionadas en el ítem anterior.
4. Tareas repetitivas
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Planificación y Control de Proyectos con MS-Project
En el recuadro derecho se observa por ejemplo que los días Miércoles, Jueves y Viernes
se requieren 24 horas del recurso “Analista” cuando en realidad para el proyecto solo se
cuenta con 2 Analistas los cuales trabajando 8 horas por día hace un total de 16 horas
como máximo, para cubrir las 24 horas serían necesarios 3 “Analistas” (3 x 8 = 24 horas),
pero esto incrementaría el costo del proyecto.
2. Redistribución de recursos
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Planificación y Control de Proyectos con MS-Project
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Planificación y Control de Proyectos con MS-Project
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• Note que la tarea señalada en el recuadro ha sido desplazada en el tiempo para evitar la
sobreasignación, pero se mantiene el recurso “Analista” sobreasignado el día Mie
12/02/14 como lo indicó el aviso emitido en el paso anterior, el cual también puede ser
verificado en la “hoja uso de recursos”:
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• Revisando la información original nos damos cuenta que en la actividad 1.1.2 “Identificar
la audiencia” se consideró originalmente un solo Analista y se tiene registrado dos
unidades en el documento en Project
• Desde el Diagrama de Gantt. Modifique la tarea 1.1.2. Doble clic en dicha tarea.
Seleccione la ficha Recursos. Modifique las Unidades del Analista a 1. Clic en Aceptar
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• Active la vista “Uso de recursos”. Verificamos que aún se mantiene una sobreasignación
de recursos para el “Analista”
• Active la vista del diagrama de GANTT y proceda a redistribuir los recursos. Utilizando las
siguientes opciones de redistribución
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Planificación y Control de Proyectos con MS-Project
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Planificación y Control de Proyectos con MS-Project
• A continuación se muestra loa información en la vista “Uso de tareas” los flujos de caja
• Doble clic en la escala temporal para mostrar valores resumidos por semana de trabajo
como se ve en la figura anterior
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• Pegar dichos datos en la fila 2 del nuevo libro, mientras que en la fila 1 coloque las
semanas de la 1 a la 6 como se indica en la siguiente figura. Aplique formato básico para
visualizar mejor dichos valores en Excel
• Seleccione los datos anteriores e inserte un gráfico de líneas en Excel como se muestra
en la siguiente figura:
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4. Tareas repetitivas
En nuestro caso adicionaremos una tarea repetitiva que será ejecutada por el Líder del Proyecto.
Dicha tarea será realizada todos los viernes durante 2 horas en el cual el Líder del proyecto
deberá informar a la gerencia sobre los avances del proyecto
• Debajo de la nueva tarea resumen adicione una tarea periódica (repetitiva) usando la
herramienta: “Tarea” “Insertar” “Tarea” “Tarea periódica”
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• Asignaremos como único recurso a “Líder de proyecto” a la tarea repetitiva. Para ello
seleccione las cinco tareas “1.4.1.1 .. 1.4.1.5” y elija la opción de la ficha “Tarea”
“Propiedades” “Información” y asigne el recurso “Líder de proyecto”
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• El encargado del proyecto nos indica que se modifique el número de horas del recurso
“Lider del proyecto” en la actividad “Seleccionar salas de exposición” para que invierta
únicamente 6 horas de trabajo diario en dicha actividad. Para ello, desde la vista
“Diagrama de GANTT”, doble clic a la tarea “Seleccionar salas de exposición” y elija la
ficha “Recursos”. Modifique las “Unidades” del recurso “Líder del proyecto” como se
indica. Para finalizar clic en el botón Aceptar (8hrs 1, entonces 6hrs = 6 x 1 / 8 = 0.75)
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5. Ruta crítica
La ruta crítica es un conjunto de tareas (o a veces una sola tarea) que controla las fechas de
comienzo y fin calculadas para el proyecto. Al concluir la última tarea de la ruta crítica, concluye
también el proyecto.
Las tareas que componen la ruta crítica suelen estar interrelacionadas mediante dependencias
entre tareas. Es probable que haya muchas de estas redes de tareas en todo el plan del proyecto.
De manera predeterminada, Microsoft Office Project sólo muestra una única ruta crítica general,
que es la única que controla la fecha de fin del proyecto. Puede definir el plan de forma que se
incluya también una ruta crítica adicional para cada red independiente o para cada conjunto de
tareas. Esto puede resultar útil para realizar un seguimiento de cada uno de los subproyectos de
un proyecto principal o de cada fase o hito de un proyecto dividido en varias fases.
Si conoce y controla la ruta crítica del proyecto, así como los recursos asignados a cada tarea
crítica, será capaz de identificar las tareas que pueden afectar a la fecha de fin del proyecto y, de
este modo, saber si el proyecto terminará en la fecha prevista.
Si es importante que el proyecto termine en la fecha prevista, preste especial atención a las tareas
de la ruta crítica y a los recursos asignados a esas tareas. De estos elementos dependerá que el
proyecto termine puntualmente.
Tenga en cuenta que la ruta crítica puede pasar de estar formada por una serie de tareas a estar
formada por otras tareas conforme avance la programación del proyecto. La ruta crítica puede
cambiar cuando finalicen las tareas críticas o cuando se retrasen las tareas de otro conjunto.
Inmediatamente, se creará una nueva ruta crítica con el conjunto de tareas que debe vigilar de
cerca para garantizar la finalización del proyecto en la fecha prevista o antes de esta fecha.
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• Se puede observar que la tarea “Seleccionar salas de exposición” no figura como parte
de la ruta crítica.
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Símbolo Descripción
Tarea resumen
Tarea
Hito
Los símbolos se pintan de color rojo si forman parte de la ruta crítica, en caso
contrario se pintan de color azul
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• Para obtener información completa de una tarea presione doble clic sobre dicha tarea
• Para adicionar una tarea. Seleccione la tarea predecesora a la nueva tarea y proceder a
arrastrar ligeramente la tarea predecesora y luego soltar, observe como se crea
automáticamente una nueva tarea
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• Puede también dar doble clic sobre la nueva tarea para visualizar la ventana de
información de la tarea y realizar el ingreso de datos de dicha tarea desde esa ventana
• Para eliminar una tarea basta seleccionar dicha tarea y presionar el botón “Suprimir”.
Aplicando dicho procedimiento elimine la “Tarea nueva”
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